Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm

ại form Người sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việcất sửa đỗi kiểm thử 2.2.3 Xoá kiểm thử Mô tả : Đây là trường hợp cho phép người dùng xoá phép kiểm thử Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn Người sử dụng chọn một Use Case Người sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó Chương trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thử đó Người sử dụng chọn xoá kiểm thử Chương trình hỏi xác nhận lại Người dùng đồng ý Chương trình xoá các thông tin liên quan trong cơ sở dữ liệu Khi không xoá được thông tin trong cơ sở dữ liệu , chương trình thông báo lỗi và hiễn thị lại form Người sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc xoá kiểm thử II. thiết kế một hệ thống thông tin 1. Thông tin 1.1 Khái niệm Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin tồn tại dưới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu hay xung điện... Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhận tin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. 1.2. Các tính chất của thông tin - Tính tương đối của thông tin. - Tính định hướng của thông tin. - Tính thời điểm của thông tin. - Tính cục bộ của thông tin . 1.3. Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lí được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Trong một mô hình quản lí được phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối tượng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào - Thông tin ra - Thông tin quản lý - Thông tin phản hồi Thông tin ra môi trường Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin quyết định Thông tin tác nghiệp Mô hình thông tin trong quản lí 2. Khái niệm hệ thống thông tin Khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thường được dùng lẫn lộn dù chúng là hai khái niệm khác nhau. Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tượng nao đó. Thông tin có thể coi như dữ liệu đã xử lý ở dạng tiện dùng, dễ hiểu. Như vậy thông tin có thể ví như đầu ra còn dữ liệu giống như đầu vào. Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan. Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết. Nếu kho giữ liệu này được cài đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ các chương trình của máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì được gọi là hệ cơ sở dữ liệu. Hệ thống thông tin quản lý phần mềm là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến một phần mềm nào đó và hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý phần mềm có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến phần mềm đó. Trong hệ thống thông tin phần mềm các yếu tố đầu vào của hệ thống được lấy từ nguồn được xử lý với các dữ liệu đã cho trước. Các kết quả này được gọi là đầu ra và được chuyển đến đích hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. 3. Hệ thống thông tin trong một tổ chức 3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. - Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. 1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tượng và thiết bị thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Đích Nguồn Phân phát Thu thập Xử lý và lưu trữ Kho dữ liệu 2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Gồm 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý: nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Hệ thống trợ giúp ra quyết định Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải pháp và lựa chọn một phương án. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyên gia: Hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh: được sử dụng như một hệ trợ giúp chiến lược, thiết kế cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lược. 2.2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm người mô tả. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là: Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và địa điểm. Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?. Mô hình vật lý trong Liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này. Ba mô hình của một hệ thống thông tin 2.3. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn: * Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực. Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho người nhận, lời văn phải sáng sủa. Tính bảo vệ được: chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ. 3. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 3.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin Giá trị của một thông tin quản lý Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra. Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin đó để lựa chọn được phương án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định 3.1.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin. 3.2. Chi phí cho hệ thống thông tin Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác. Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác. 4. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 4.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triễn một hệ thống thông tin là có được môth sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỷ thuật , tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước . + Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị 4.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích là có được một sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng mà nó được hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyêntắc: Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin bao gồm 7 giai đoạn : 4.2.1. Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Mục đích của đánh giá yêu cầu là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh chóng và không đòi hỏi chi phí lơn. Nó bao gồm các công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị báo cáo về đánh giá yêu cầu. 4.2.2. Phân tích chi tiết Giai đoạn này chỉ được thực hiện khi đã có đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu. Xác định nguyên nhân của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống, định ra mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Trong giai đoạn này cần phải tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho việc phân tích. Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bằng các phương pháp khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin thường dùng là : Phỏng vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu, quan sát ... Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chủ yếu sau : + Lập kế hoạch + Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại + Nghiên cứu hệ thống thực tại + Đưa ra các phán đoán, xác định các yếu tố của giải pháp + Đánh giá lại tính khả thi + Thay đổi đề xuất dự án + Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết 4.2.3. Thiết kế logic Giai đoạn này mục đích là để xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin. Mô hình logic của hệ thống mới bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra, nội dung của CSDL, các xử lý và các hợp thức hoá phải thực hiện. Mô hình logic phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Các công đoạn chủ yếu của giai đoạn này là: + Thiết kế CSDL + Thiết kế xử lý + Thiết kế các luồng dữ liệu vào + Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic + Hợp thức hoá mô hình logic 4.2.4. Đề xuất các phương án của giải pháp Để giúp cho những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích của mội phương pháp. Phải đưa ra được khuyến nghị cụ thể. Các công đoạn của giai đoạn này bao gồm : + Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức + Xây dựng các phương án của giải pháp + Đánh giá các phương án của giải pháp + Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp 4.2.5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hẹn kỹ thuật; và tiếp đó các tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những phần giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chủ yếu của giai đoạn này gồm : + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra) + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá + Thiết kế các thủ tục thủ công + Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 4.2.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như : các bản hướng dẫn sử dụng, các thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công việc chính trong giai đoạn triển khai kỹ thuật bao gồm : + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật + Thiết kế vật lý trong + Lập trình + Thử nghiệm hệ thống + Chuẩn bị tài liệu 4.2.7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn : + Lập kế hoạch cài đặt + Chuyển đổi + Khai thác và bảo trì + Đánh giá hệ thống. III. phân tích hệ thống thông tin quản lí Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 2. Các phương pháp thu thập thông tin 2.1 Quan sát Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu được những thông tin theo yêu cầu. 2.2 Phỏng vấn Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: - Chuẩn bị phỏng vấn. - Tiến hành phỏng vấn. 2.3 Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. 2.4 Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ một só lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì ding tới phiếu diều tra. 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. 3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là : Phải xác định được những gì cần phải làm, nhóm người sử dụng hệ thống trong tương lai - Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. 3.2 Phân tích hệ thống Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ như : - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Business Function Diagram : BFD ) Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng. Bước này để : * Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. * Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống. * Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. - Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram DFD ) Giúp ta xem xét 1 cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu trên. - Mô hình thực thể quan hệ - Mô hình quan hệ Từ đó tiến hành xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. 3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc ). Thiết kế hệ thống một cách tổng thể - Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công. - Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Thiết kế chi tiết - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính. - Xác định và phân phối thông tin đầu ra. - Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy. 3.4 Cài đặt hệ thống mới - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng. - Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống. - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. IV. thiết kế hệ thống thông tin quản lí phần mềm 1. Các công cụ mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Tronh thực tế các hệ thống thông tin thường rất phức tạp, do đó tồn tại một số các công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoávà xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và từ điển hệ thống. 1.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Infomation Flow Diagram ) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các kí pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin như sau : * Xử lí Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá hoàn toàn Thủ công Tin học hoá *Kho lưu dữ liệu *Dòng thông tin *Điều khiển Tài liệu 1.2 Các phích vật lí Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra (Input /Output), thủ tục xử lí, phương tiện xử lí... sẽ được ghi trên các phíc vật lí này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Phích luồng thông tin: Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Phích xử lí: Tên xử lí: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lí: Phích kho chứa dữ liệu: Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập: Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lí của từ điển hệ thống Sơ đồ luồng thông tin IFD Kho dữ liệu Luồng Xử lí Điều khiển Phích Phích IFD Phích Phích 1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram ) Sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lí, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi. thời điểm xử lí dữ liệu và đối tượng chịu trách nhiệm xử lí. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các kí pháp dùng trong sơ đồ DFD Sơ đồ DFD dùng các kí pháp cơ bản là : thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Nguồn hoặc Đích: Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Dòng dữ liệu: Tên dòng dữ liệu Tiến trình xử lí: Tên tiến trình xử lí Kho dữ liệu: Tệp dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ DFD có các mức ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1,.... Tuỳ theo từng trường hợp khác nhau và tuỳ vào tính chất khác nhau của hệ thống mà cần phải phân rã các mức DFD khác nhau. Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1,... 1.4 Các phích logic Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic – chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử hệ thống thông tin - Phích xử lí logic - Phích luồng dữ liệu - Phích phần tử thông tin - Phích kho dư liệu - Phích tệp dữ liệu Mô tả cụ thể các phích logíc như sau: Phích xử lí logic Tên xử lí: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lí sử dụng: Mô tả logic của xử lí: Phích luồng dữ liệu Tên luồng: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Phích phần tử thông tin Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép: Phích kho dữ liệu Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lí có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu co liên quan: Phích tệp dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Phân tích chi tiết hệ thống thông tin Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống. Chẳng hạn, đối với hệ thống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chương trình cũng như việc đưa vào những nguyên tắc quản lí mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng. Chính vì lí do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thường đưa ra phương thức tiếp cận hệ thống theo từng mức. Đó cũng chính là nội dung của phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE (MEtliode pour Rassembler les Ideés Sans Effort), là phương pháp phân tích có nguồn gốc từ Pháp. Theo phương pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố: - Xử lí (Treatment). - Dữ liệu (Data). - Truyền tin (Communication). Và 4 mức tiếp cận: - Khái niệm (Conceptural): ở mức này,hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống được mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng như thời điểm (bao giờ?). Mức này tương đương với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái gì? Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm v