Hệ thống quản trị thư viện tích hợp ILIB

thông tin của đơn đặt và nhận => theo dõi sát sao công tác bổ sung tài liệu của thư viện Cho phép thống kê, quyết toán, tạo các báo cáo, các khiếu nại... liên quan đến công tác bổ sung. Quản lý và theo dõi quỹ bổ sung. Lưu trữ các tham số phục vụ cho việc bổ sung Hỗ trợ một phần cho công tác biên mục. PHẦN 1: Tạo đơn đặt ấn phẩm đối với xuất bản phẩm riêng biệt ' Cho phép thiết lập đơn đặt theo yêu cầu của từng thư viện, kiểm soát các đơn đặt của các tài liệu không phải là xuất bản phẩm liên tục: sách, bản đồ, tranh, ảnh... & Các bước Từ màn hình chính iLib Nhắp chuột vào biểu tượng của Module bổ sung Xuất hiện cửa sổ chính của module Bổ sung: được chia làm 2 phần Phần dành cho các xuất bản phẩm riêng biệt: sách, bản đồ... Phần dành cho các tài liệu nhiều kỳ: báo, tạp chí Màn hình chính của Module bổ sung Nhắp chuột vào nút [Xuất bản phẩm riêng biệt] Màn hình đặt các xuất bản phẩm riêng biệt ? Nhắp chuột vào tab Đơn đặt để tiến hành làm việc với Đơn đặt. ? Người dùng có thể tạo mới, sửa đổi hoặc huỷ bỏ một đơn đặt. I. Tạo một đơn đặt mới Nhắp chuột vào nút [Tạo đơn đặt] để tạo ra một đơn đặt mới. Hiện thông báo Nhắp chuột vào nút để tạo một đơn đặt mới, tại cửa sổ Đơn đặt sẽ có 2 phần thông tin: Đơn đặt và Chi tiết đơn đặt. Nhập các thông tin chung của một đơn đặt. Số đơn: Mã tự động (Chương trình tự động tăng). Ngày đặt: Ngày bắt đầu đặt tài liệu (Ngày/tháng/năm) (Ngầm định là ngày hiện tại). Ngày nhận: Ngày dự kiến sẽ nhận tài liệu (Ngày/tháng/năm). Người tạo đơn: chương trình tự ghi nhận khi người dùng truy nhập hệ thống. Tên đơn: Nhập tên cho đơn đặt vừa tạo Tình trạng đợn đặt: Đợi duyệt (có thể sửa chữa hoặc xoá đơn đặt) hoặc Đã duyệt (Không thể sửa chữa hoặc xoá đơn đặt). Quỹ: Thông tin về các loại quỹ trong thư viện (được kiểm soát theo tham số). Nhắp chuột vào nút để truy cập đến các loại quỹ. A Chú ý: Ta có thể tham khảo thêm cách thức quản lý quỹ trong Bổ sung tại Bài 3, Chương II, Tài liệu dành cho cán bộ Quản trị hệ thống. Nhà cung cấp: Các thông tin chung về nhà cung cấp (được kiểm soát theo tham số): Nhắp chuột vào nút để truy vấn đến nhà cung cấp. Lưu ý: Ta có thể tham khảo thêm cách thức quản lý Nhà cung cấp tại phần I, Bài 2, Chương II, Tài liệu dành cho cán bộ Quản trị hệ thống. Màn hình nhập thông tin chung Màn hình nhập thông tin chi tiết đơn đặt II. Các bước thêm một tài liệu vào danh sách của đơn đặt Chia làm 3 trường hợp A.Trường hợp I: Thêm sách lẻ Nhắp chuột vào nút [Thêm sách lẻ] Chọn Mẫu Marc21: hiện cửa sổ biên mục Marc21 để người dùng nhập thông tin cho sách cần bổ sung. Màn hình nhập thông tin bổ sung sách lẻ Tại trường: Loại biểu ghi: chọn loại biểu ghi phù hợp với tài liệu: sách, Bản đồ,… Tại trường Worksheet: chọn loại Worksheet: Sách bổ sung…, các nhãn trường để trắng để người dùng nhập thông tin cho tài liệu. Lần lượt nhập thông tin tài liệu cho các trường tương ứng Thao tác với trường chính: Lặp: Nhắp chuột vào nút [+] ngay bên tay trái của trường đó, hoặc ấn phím F3 hoặc tổ hợp phím trên bàn phím để thêm một trường chính. Xoá: Nhắp chuột vào nút [-] ngay bên tay trái của trường đó, hoặc ấn phím F4 trên bàn phím. Thao tác với trường con: Lặp: Nhắp chuột vào nút [+] ngay bên tay phải của trường đó hoặc tổ hợp phím Nhắp chuột vào nút để ghi lại các thông tin vừa nhập Nếu người dùng muốn xem ISBD của biểu ghi, nhắp chuột vào nút Nếu chỉ muốn xem các thông tin vừa nhập vào, tại trường Worksheet: chọn trạng thái: Full Nhắp chuột vào nút thông tin của tài liệu cần đặt sẽ hiển thị ra màn hình chính của Đơn đặt. A Chú ý Tại màn hình chính của Bổ sung có thể liên kết các nhãn trường trong biểu ghi với nhau. Thao tác : Chọn nhãn trường cần liên kết Nhấn chuột vào Hiển thị màn hình bên Màn hình liên kết nhãn trường con Nhấn chuột vào Liên kết Chọn nhãn trường con cần liên kết VD: muốn liên kết giữa nơi xuất bản với nhà xuất bản ta thao tác như sau: Tại trường con cần liên kết (nhà xuất bản 1) nhấn nút Liên kết è hiển thị màn hình trên. Ta nhấn chuột vào nơi xuất bản 1 cần liên kết sau đó nhấn nút Liên kết. Tiếp theo ta chọn nhà xuất bản 2 cần liên kết tới nới xuất bản 2. è Sao chép tài liệu Hỗ trợ người dùng có thể copy ấn phẩm kế tiếp từ ấn phẩm đã nhập từ trước Từ màn hình chính vào theo đường dẫn Bổ sung\xbp riêng biệt\Đơn đặt hoặc đơn nhận\Thêm sách lẻ, sau khi nhập xong biểu ghi đầu tiên người dung có thể bấm nút để copy nguyên nội dung biểu ghi đó sang biểu ghi mới và tiến hành sửa các thông tin cần thiết. è Nhập ảnh cho tài liệu Chương trình hỗ trợ chức năng nhập đường dẫn bìa của ấn phẩm sau khi đã được scan để hiện thị lên OPAC Từ màn hình chính vào theo đường dẫn Bổ sung\xbp riêng biệt\Đơn đặt hoặc đơn nhận\Thêm sách lẻ, sau khi nhập xong thông tin của tài liệu, chọn nút , trỏ đường dẫn đến file ảnh đã scan. à Tra trùng sách lẻ: Khi người dùng tra trùng thông tin để bổ sung sách, có 2 tình huống xảy ra : A. Trường hợp 1 Nếu muốn Tra trùng để lấy lại thông tin của tài liệu đã có trong CSDL, nhắp chuột vào nút , hiện cửa sổ “Tra cứu sách” để người dùng tra cứu tài liệu: Nhập các điều kiện tra cứu: Loại ấn phẩm, nhan đề, tác giả,.. Nhắp chuột vào nút , thông tin tài liệu tìm được sẽ được hiển thị tại phần “Kết quả tìm kiếm” Nhắp chuột vào tài liệu cần đặt, nhắp nút , thông tin của tài liệu vừa chọn sẽ được hiển thị ra màn hình Biên mục theo Marc21. Bấm vào thông tin của tài liệu vừa chọn sẽ được đưa ra màn hình chính của đơn đặt. Cửa sổ tra trùng ấn phẩm Chương trình tự động báo trùng Đây là tính năng người dùng có thể tuỳ chọn, nếu bỏ dấu tick ở nút “Báo trùng dữ liệu” thì chương trình sẽ không tự động báo trùng. Và vì thế thao tác ghi dữ liệu cũng nhanh hơn. Khi người dùng nhập 5 thông tin về tài liệu như : Tên tài liệu, Tác giả, nơi xb, nhà xb, năm xb, trùng với tài liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu, chương trình đưa ra thông báo : "Trùng dữ liệu. Đã có ấn phẩm này trong cơ sở dữ liệu" Nếu người dùng bấm vào , thì chương trình sẽ tạo thêm một biểu ghi mới giống hệt biểu ghi đã có trong cơ sở dữ liệu; Nếu sau khi thông báo, người dùng bấm vào nút , biểu ghi trùng trong CSDL sẽ được lấy lại, người dùng bấm nút để thêm số lượng bản cho tài liệu. B. Trường hợp 2: Thêm sách Bộ Từ màn hình chính của Đơn đặt, nhắp chuột vào nút [Thêm sách tập] Cửa sổ thêm mới sách bộ Nhắp chuột vào để tạo một bộ sách mới, xuất hiện màn hình cho nhập thông tin sách bộ. ( Màn hình thêm mới biểu ghi Bộ) Nhập thông tin chung cho biểu ghi bộ. (chú ý trường 300$a nhập tổng số tập) Chọn [Ghi/Đặt sách] để ghi lại biểu ghi chung cho bộ. Sau đó click vào nút [Thoát] để vào màn hình nhập thông tin cho biểu ghi riêng (của từng tập). Nhập các thông tin của từng tập trong bộ. Nhắp chuột vào nút để thêm một tập mới. Thao tác thêm tập mới sẽ giống với thao tác thêm sách lẻ. Tuy nhiên cần chú ý đến các trường thông tin đặc thù của sách tập: 245$n, 245$p…. ( Màn hình thêm mới biểu ghi tập) Nhắp chuột vào nút [Ghi/Đặt sách] để lưu lại các thông tin vừa tạo. Bấm vào [Thoát] để trở về với màn hình thông tin chung của bộ Nếu muốn thêm tập mới cho bộ sách đó thì click chuột vào nút [+ +], chức năng của nút này là copy 1 biểu ghi giống hệt biểu ghi tại vị trí của nút ta vừa chọn, sau đó sẽ sửa thông tin của tập vừa được copy. Trường 245$n là trường bắt buộc phải sửa. Thao tác sửa thông tin sẽ tương tự việc sửa thông tin cho sách lẻ. Tiếp tục làm như vậy cho đến khi kết thúc các tập cần làm. Tick chọn vào ô [Đặt] để đặt ấn phẩm vào đơn đặt. Nhấn nút [Đặt sách] để trở về màn hình chính của đơn đặt. ( Màn hình chi tiết đơn nhận) Nhắp chuột vào nút [Ghi lại] để lưu lại các thông tin vừa tạo. III. Tìm kiếm nhanh theo nhan đề Chương trình hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm nhanh ấn phẩm mình cần tại màn hình đơn đặt hoặc đơn nhận Tại màn hình chính của Đơn đặt hoặc Đơn nhận, tại ô [Nhan đề] nếu đơn có nhiều biểu ghi, muốn tìm biểu ghi nào thì đánh 1 chữ bất kỳ tên của ấn phẩm đó, chương trình sẽ trỏ đến biểu ghi tìm được IV. Xoá một đơn đặt đã có Tại Tab Đơn đặt Nhắp chuột vào nút ở phần Số đơn để truy vấn đến đơn đặt cần tìm (các đơn đặt này đã được tạo từ trước). Có thể đánh mã đơn cần tìm để tiến hành tìm kiếm hoặc kéo thanh trượt để Nhắp chuột vào đơn đặt cần tìm Cửa sổ chọn đơn đặt Nhắp chuột vào đơn cần tìm , sau đó ấn [OK] để trở về màn hình đơn đặt. Nếu muốn xoá đơn đặt: Muốn xoá bỏ đi một đơn đặt thì trước tiên phải: Đơn đặt có trạng thái là: chưa duyệt Xoá các chi tiết đơn đặt đó: xoá danh sách tài liệu trong đơn đặt bằng cách nhắp chuột vào nút bên tay phải tài liệu cần xoá. Nhắp chuột vào nút để xoá đơn đặt. V. Sửa đơn đặt đã có Trong trường hợp muốn sửa lại thông tin một tài liệu trong đơn đặt, cần tiến hành các bước sau: Truy vấn đến đơn đặt có ấn phẩm đó (thao tác như trên) Sửa thông tin chung: có thể nhập trực tiếp các thông tin cần sửa Sửa chi tiết đơn đặt: Nháy đúp chuột tại tên tài liệu đó Xuất hiện màn hình sửa tài liệu Sửa các thông tin cho cuốn sách đó Nhắp chuột vào [Ghi lại] Nhắp chuột vào [Thoát] Cửa sổ sửa thông tin tài liệu A Chú ý: Khi thiết lập xong đơn đặt, người tạo sẽ để trạng thái Đợi duyệt. Người có trách nhiệm sẽ xem qua và nếu chập nhận được sẽ chuyển trạng thái Đã duyệt. PHẦN 2: Thao tác với đơn nhận ấn phẩm cho xuất bản phẩm riêng biệt ' Cho phép tạo ra các đơn nhận tài liệu và theo dõi quá trình nhận tài liệu theo đơn đặt của các tài liệu không phải là xuất bản phẩm liên tục: sách, bản đồ, tranh, ảnh... & Các bước Vào hệ thống như Phần 1 Nhắp chuột vào Tab [Đơn Nhận] hoặc nút [Nhận ấn phẩm] để chuyển sang cửa sổ của đơn nhận: Tại cửa sổ đơn nhận có 2 phần thông tin: Đơn nhận và Chi tiết đơn nhận Cửa sổ Đơn nhận tài liệu ? Người dùng có thể tạo mới, sửa đổi hoặc huỷ bỏ một đơn nhận I. Tạo mới một đơn nhận Nhắp chuột vào nút để tạo ra một đơn nhận mới. Tại cửa sổ Đơn nhận sẽ có 2 phần thông tin: Đơn nhận tài liệu và Chi tiết nhận. Đơn nhận tài liệu: Nhập các thông tin chung của một đơn nhận. Số đơn nhận: Chương trình tự sinh ra Ngày nhận: Ngày thực nhận tài liệu về thư viện Nguồn nhận: Nhắp chuột vào các nguồn sẵn có: như mua, tặng, biếu,.. Theo đơn đặt: Nhắp chuột vào nút để truy vấn đến các đơn đặt, Nhắp chuột vào đơn đặt cần nhận. Quỹ: Nhắp chuột vào quỹ bổ sung. Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp A Chú ý Ta có thể tham khảo thêm Quản lý Quỹ trong Bổ sung tại Bài 3, Chương II, Tài liệu dành cho cán bộ Quản trị hệ thống. Ta có thể tham khảo thêm Quản lý Nhà cung cấp tại phần 1, Bài 2, Chương II, Tài liệu dành cho cán bộ Quản trị hệ thống. Nhận ấn phẩm: Nhập các thông tin chi tiết của tài liệu nhận. Các thao tác thêm ấn phẩm cho đơn nhận tài liệu: Có thể nhận tài liệu theo 3 cách: Tài liệu từ đơn đặt: chọn số đơn đặt từ trường Theo đơn đặt Nhận tài liệu không qua đơn đặt: bỏ trống trường Theo đơn đặt Nhận tài liệu từ file import ( Excel và Z3950 ) A. Nhận tài liệu qua đơn đặt Chọn đơn đặt cần nhận tài liệu: Tại trường: Đơn đặt, nhắp chuột vào nút để truy vấn đến các đơn đặt, Nhắp chuột vào đơn đặt cần nhận, ấn . Nhắp chuột vào nút [Thêm từ đơn đặt] khi đó sẽ hiện ra giao diện màn hình sau: Cửa sổ lựa chọn tên sách đặt Tích chuột vào ô , chọn tài liệu trong đơn đặt sẵn có Trường hợp chọn tất cả tài liệu có trong danh mục, người dùng tích chuột vào ô bên tay trái phía trên. Ấn hệ thống sẽ tự đưa ra tất cả các thông tin của cuốn sách đã có trong đơn đặt. Nhập số lượng thực nhận Nhập giá thực của tài liệu Nhắp chuột vào loại tiền để chọn loại tiền. Nhập tỷ giá, thành tiền Sau đó B. Nhận tài liệu không qua đơn đặt Việc nhận tài liệu không qua đơn đặt sẽ giống với việc thêm ấn phẩm cho đơn đặt, nếu bạn chưa nắm rõ thao tác này, xin tham khảo tại Chương II, bài 1, phần II trong tài liệu này. C. Trường hợp 3: Import ấn phẩm từ file Excel hoặc từ Z3950 vào đơn đặt ( xem thêm : Chương II, bài 1, Phần II - C ) II. Đăng ký cá biệt cho tài liệu Sau khi nhận tài liệu xong, cán bộ bổ sung phải cá biệt hoá (đăng ký cá biệt - ĐKCB) cho từng cuốn. Các bước tiến hành như sau: Nhắp chuột vào nút (bên cạnh mỗi tên sách của đơn nhận) để tiến hành đăng ký cá biệt cho từng cuốn, xuất hiện màn hình sau: Cửa sổ đăng ký cá biệt cho tài liệu Các thông tin về Đơn nhận và Tên tài liệu, Số lượng, máy sẽ động điền vào Phần thông tin: Các biệt hoá xếp vào kho: có các thông tin: Số ĐKCB: có thể đánh trực tiếp vào hoặc dùng máy quét mã vạch. Nơi lưu trữ: Chọn nơi lưu trữ cho tài liệu cần ĐKCB đó. Tùy chọn: “Khoá OPAC” nếu được chọn thì số ĐKCB đó sẽ không hiển thị trên OPAC. Trong trường hợp tài liệu có nhiều bản có thể đánh số ĐKCB theo lô Chọn nút [ĐKCB theo lô] Cửa sổ đăng ký cá biệt theo lô Nhập các thông tin: Phần đầu: phần ký hiệu trước dấu chấm trong số ĐKCB Độ dài số chạy: độ dài của chữ số sau dấu chấm Bắt đầu từ số: số ĐKCB bắt đầu cần ĐKCB Số lượng: số lượng cuốn sách cần ĐKCB Chọn ‘Nơi lưu trữ’ Nhắp chuột vào [Đăng ký]. III. In nhãn đăng ký cá biệt và in nhãn xếp giá A Chú ý: Nhãn xếp giá chính là nhãn đăng ký cá biệt nhưng không phải theo mã vạch, sau khi đã đăng ký cá biệt cho các tài liệu nhận về ta cần phải in nhãn đăng ký Từ màn hình chính của Đơn nhận, nhắp chuột vào nút Cửa sổ in đăng ký cá biệt và Nhãn xếp giá In Nhãn ĐKCB Xác định các giá trị cần in Nếu in các số ĐKCB có trong hệ thống thì chọn “Kiểm tra trong CSDL” Nhắp chuột vào nút Kết quả in đăng ký cá biệt Nếu muốn in nhãn ĐKCB không kiểm tra trong CSDL ta bỏ dấu check ở phần kiểm tra trong CSDL Nhập thông tin Phần đầu, Độ dài số chạy, Bắt đầu từ số, Số lượng cần in. Nhấn nút In để in ra nhãn ĐKCB theo điều kiện vừa nhập. Chức năng tìm số ĐKCB lớn nhất đã có trong hệ thống. Nhập phần kí hiệu đằng trước dấu chấm trong số ĐKCB vào vùng thông tin Phần đầu Click chuột vào nút [>] chương trình sẽ thông báo số ĐKCB lớn nhất đã có trong hệ thống IV. Xoá một đơn nhận đã có Tại Tab Đơn nhận Nhắp chuột vào nút ở phần Số đơn để truy vấn đến đơn nhận cần tìm (các đơn đặt này đã được tạo từ trước). Có thể đánh mã đơn cần tìm để tiến hành tìm kiếm hoặc kéo thanh trượt để Nhắp chuột vào đơn nhận cần tìm Cửa sổ chọn đơn nhận Nhắp đúp chuột vào đơn cần tìm để trở về màn hình đơn nhận Nếu muốn xoá đơn đặt: Muốn xoá bỏ đi một đơn đặt thì trước tiên phải xóa chi tiết đơn đặt đó: Xóa số ĐKCB của từng ấn phẩm. Xoá danh sách tài liệu trong đơn nhận. Sau đó Nhắp chuột vào nút [Xoá đơn nhận] để xoá đơn nhận. V. Sửa đơn nhận đã có Trong trường hợp muốn sửa lại thông tin tài liệu trong đơn nhận, cần tiến hành các bước sau: Truy vấn đến đơn nhận có ấn phẩm đó (thao tác như trên) Sửa thông tin chung của đơn. Sửa chi tiết của đơn. A Chú ý Đơn nhận đã nhận về kho và đăng ký cá biệt cho từng cuốn thì không thể xoá được PHẦN 3: Tra cứu – Báo cáo trong công tác bổ sung ' Tra cứu các thông tin liên quan đến quá trình bổ sung qua đó tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ kho, các đơn đặt và nhận ấn phẩm, in sổ đăng ký cá biệt,... A Chú ý: Các báo cáo này tuỳ thuộc vào nhu cầu của mỗi cơ quan thông tin – thư viện. & Các bước I. Thao tác lập báo cáo đối với đơn đặt Từ tab Đơn đặt Nhắp chuột vào mục Màn hình tra cứu báo cáo đơn đặt Nhập các tiêu chí để tìm kiếm (theo các trường trên form tìm kiếm) VD: tìm theo điều kiện mã đơn : Có thể điền chính xác mã đơn cần tra cứu hoặc nhập khoảng mã đơn. Ví dụ: tìm các đơn có mã từ: 51 đến 51. Nhắp chuột vào đế tiến hành tra cứu. Nếu muốn tra cứu lại Nhắp chuột vào . Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị chi tiết trong phần Kết quả tra cứu Nếu muốn xem chi tiết đơn đặt: Nháy đúp chuột vào đơn đặt cần xem Trong trường hợp đơn chưa duyệt có thể duyệt luôn đơn đặt đó: Nhắp chuột vào nút Vào mục báo cáo, Nhắp chuột vào loại báo cáo cần in. VD: In đơn đặt, Thư mục thông báo sách mới ... Nhắp chuột vào để tiến hành in báo cáo. Nhắp chuột vào để ra khỏi tra cứu – báo cáo Màn hình kết quả in Đơn đặt II. Tra cứu – báo cáo đối với đơn nhận Chương trình linh hoạt cho người dùng trong việc in các nhãn môn loại và nhãn ĐKCB theo từng khổ giấy khác nhau. Hỗ trợ rất nhiều loại báo cáo phục vụ tìm kiếm, thống kê, phân loại tài liệu. Từ tab Đơn nhận Nhắp chuột vào mục Cửa sổ tra cứu báo cáo đơn nhận Nhập các tiêu chí để tìm kiếm một Đơn nhận ( theo các trường trên form tìm kiếm) Nhắp chuột vào đế tiến hành tra cứu. Nếu muốn tra cứu lại Nhắp chuột vào . Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị chi tiết trong phần Kết quả tra cứu Nếu muốn xem chi tiết đơn nhận => Nhắp chuột vào Vào mục báo cáo, nhắp chuột vào loại báo cáo cần in: Nhắp chuột vào để tiến hành in báo cáo. Nhắp chuột vào để ra khỏi Tra cứu – báo cáo Lưu ý: Khi tra cứu tài liệu ở đơn đặt và đơn nhận của bổ sung, chương trình hỗ trợ hiển thị thông tin sách bộ tập theo định dạng sau: Tên bộ - chỉ số tập: tên tập (245$a-245$n: 245$p) PHẦN 4: Thao tác với đơn đặt ấn phẩm nhiều kỳ ' Do tính chất đặc thù của các ấn phẩm nhiều kỳ (tạp chí, báo, niên giám,...) là có tính chất liên tục, giao nhận từng số, đặt lại hàng năm, nên nghiệp vụ xử lý đối với những loại tài liệu này được tách riêng. Xuất bản phẩm nhiều kỳ cũng bao gồm các chức năng giống như quản lý sách đặt mua, nhận, khiếu nại khi không nhận được, đóng tập, biên mục, lưu thông, báo cáo thống kê... & Thao tác Tại màn hình chính của Module bổ sung. Nhắp chuột vào nút Chọn Tab Đơn đặt Trên màn hình đơn đặt có 2 phần chính là thông tin chung đơn đặt và chi tiết đơn đặt. Cửa sổ màn hình đặt xuất bản phẩm nhiều kỳ I. Tạo mới một đơn đặt Tạo một đơn đặt mới Nhắp chuột vào nút [Tạo đơn đặt], xuất hiện màn hình sau: Nhắp chuột vào nút [Tạo mới] Nhập các thông tin chung về một đơn đặt. Số đơn: chương trình tự động tăng khi nhấn nút Thêm mới . Ngày đặt: Ngày bắt đầu đặt tài liệu (Ngày/tháng/năm) (Ngầm định là ngày hiện tại). Hạn nhận: Ngày dự kiến sẽ nhận tài liệu (Ngày/tháng/năm) Tình trạng đơn: Chưa duyệt hay Đã duyệt Quỹ: chọn danh sách quỹ được bổ sung (nếu có). Nhà cung cấp: Nhắp chuột vào nút để chọn nhà cung cấp Nhắp chuột vào để thêm mới một ấn phẩm. Cửa sổ nhập ấn phẩm nhiều kỳ Nhập thông tin về ấn phẩm Nếu là ấn phẩm đặt mới: Nhập các thông tin về ấn phẩm: chọn loại tài liệu, nhập nhan đề, nhập định kỳ, ... và kết thúc nhắp chuột vào . Nếu là ấn phẩm đã có trong CSDL: thì Nhắp chuột vào để tra cứu lấy ấn phẩm đó, rồi nhắp chuột vào . Nhập thêm các thông tin cho ấn phẩm đặt: Từ ngày: Ngày bắt đầu đặt Đến ngày: Ngày kết thúc Định kỳ xuất bản: chọn các loại định kỳ cho ấn phẩm SL/1 số: nhập số lượng bản sẽ nhận trong 1 lần về Tổng số: Chương trình sẽ tự động đưa vào Giá: Lấy giá trị đã được nhập trong phần thêm ấn phẩm Tiền: Chọn loại tiền cần phải trả khi mua ấn phẩm Tỷ giá: Nếu không phải là tiền Việt thì phải nhập tỷ giá cho loại tiền đó. Thành tiền: Chương trình sẽ tự động đưa vào. Thiết lập chi tiết định kỳ cho ấn phẩm Nhắp chuột vào nút tại phần CT định kỳ, xuất hiện màn hình sau: Màn hình chi tiết thiết lập số phát hành Tích chọn thời gian xuất bản ấn phẩm. Nhắp chuột vào nút . Nhắp chuột vào nút để lưu các thay đổi. A Chú ý: Tại ô [CT định kỳ] người dùng có thể nhập trực tiếp định kỳ cụ thể của ấn phẩm. Tùy theo định kỳ xuất bản của ấn phẩm, người dùng cần chọn đúng chi tiết của định kỳ. Nếu định kỳ là tuần thì sẽ chọn các ngày trong tuần, nếu định kỳ là tháng thì sẽ chọn các ngày trong tháng và nếu định kỳ là năm thì chọn các tháng trong năm. Tạo một đơn đặt từ một đơn đặt đã có Nhắp chuột vào nút để tiến hành tạo một đơn mới Nhắp chuột vào nút để lấy thông tin ấn phẩm từ các đơn đặt trước, xuất hiện màn hình sau: Chọn đơn đặt cần copy, nhắp chuột vào nút Tiến hành sửa đổi lại thông tin ấn phẩm. Nhắp chuột vào nút A Chú ý Chỉ copy được các đơn đã ở trạng thái Duyệt Thời gian từ ngày .... đến ngày .... phải lớn hơn ngày của đơn đặt cũ. II. Xoá/Sửa một đơn đặt Tại Tab đơn đặt Nhắp chuột vào tại mã đơn đặt => xuất hiện danh mục đơn đặt Cửa sổ chọn đơn đặt ấn phẩm Chọn đơn đặt cần tìm Nhắp vào Thông tin về đơn đặt được đưa ra màn hình Nếu muốn sửa, Nhắp chuột vào Sửa các thông tin về đơn đặt Thêm ấn phẩm định kỳ cho đơn nhận tương tự như phần Tạo mới đơn đặt Nếu muốn xoá, Nhắp chuột vào Trả lời thông báo hoặc Nhắp chuột vào nút để ghi lại các thay đổi. A Chú ý: Khi đơn đặt đã được nhận thì không thể sửa/xoá được đơn đó III. Thiết lập Tham số Định kỳ xuất bản Người dùng có thể tự thiết lập định kỳ cho ấn phẩm định kỳ theo cấu trúc chuẩn Từ màn hình chính của Đơn đặt xbp nhiều kỳ, chọn nút Tại Tab , chương trình đã thiết lập danh mục sẵn, người dùng có thể thêm nếu cần, tuy nhiên phải nhập theo cấu trúc ví dụ: 1$w:2 1 tuần/ 2 kỳ (w: tuần, d: ngày, m: tháng, y: năm) PHẦN 5: Thao tác với nhận ấn phẩm nhiều kỳ ' Cho phép theo dõi chặt chẽ việc nhận ấn phẩm định kỳ vào thư viện Các bước thực hiện I. Nhận các ấn phẩm theo đơn đặt Tại màn hình chính của Module bổ sung. Nhắp chuột vào nút Chọn tab Đơn nhận Cửa sổ nhận xuất bản phẩm nhiều kỳ Tại cửa sổ chi tiết nhận cũng có 2 phần chính: Thông tin chung về đơn nhận Chi tiết nhận Chọn loại xuất bản cần nhận Xuất bản định kỳ Xuất bản không định kỳ Nhắp chuột vào nút tại trường Số đơn đặt Nhắp chuột vào nút tại trường Nhan đề ấn phẩm để nhập số nhận về cho ấn phẩm đó. Nhập tên ấn phẩm cần tìm vào ô tìm kiếm (71%An ninh thế giới) Nhắp chuột vào nút để tìm kiếm ấn phẩm. Bấm chọn ấn phẩm cần lấy, sau đó nhắp chuột vào nút Xuất hiện chi tiết ấn phẩm cần nhận: Nhan đề: Nhan đề chính của ấn phẩm Nhan đề phát hành: Nhan đề thêm của ấn phẩm. Số phát hành: Số phát hành của ấn phẩm. Số lượng: số bản nhận được Hạn nhận: Thời gian dự kiến nhận số đó Thực nhận: Ngày nhận được số phát hành của ấn phẩm Đã nhận: Tích chọn mỗi khi có số phát hành của ấn phẩm về Để nhận ấn phẩm khác làm lại từ bước 6. A Chú ý Tại ô thực nhận người dùng không được nhập, giá trị của ô này sẽ được lấy mỗi khi tích vào ô đã nhận tương ứng của số phát hành đó. Muốn xem lại tất cả các số đã nhận của ấn phẩm, người dùng tích chọn vào ô hiện tất cả các số để xem. II. Nhận ấn phẩm không định kỳ: các đặc san, phụ san, .... Nhắp chuột vào nút tại trường Nhan đề ấn phẩm để chọn ấn phẩm Nhập tên ấn phẩm cần tìm vào ô tìm kiếm Nhắp chuột vào nút để tìm kiếm ấn phẩm Bấm chọn ấn phẩm cần lấy, sau đó nhắp chuột vào nút Xuất hiện chi tiết ấn phẩm cần nhận: Nhan đề phát hành: Nhan đề thêm của ấn phẩm. Số phát hành: Số phát hành của ấn phẩm. Số lượng: số bản nhận được Hạn nhận: Thời gian dự kiến nhận Thực nhận: Ngày nhận được số phát hành của ấn phẩm Đã nhận: Tích chọn mỗi khi có số phát hành của ấn phẩm về Nhắp chuột vào nút A Chú ý: Nếu ấn phẩm nhận về không qua đơn đặt mà chưa có trong chương trình thì người dùng nhắp chuột vào nút để tiến hành nhập ấn phẩm, sau đó tiến hành nhận như từ bước 5 trở đi. Bài : MODULE OPAC Phần1: Giới thiệu Module Opac cho phép khả năng truy nhập mục lục công cộng trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng. Module cung cấp các khả năng tìm kiếm mạnh với giao diện được thể hiện dưới dạng một mẫu định sẵn. Cho phép người dùng tìm theo nhiều tiêu chí khác nhau, hỗ trợ các toán tử tìm kiếm. Có thể tìm tin ở hai chế độ: cơ bản và nâng cao. Hỗ trợ tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50. Quản lý thông tin người dùng và cung cấp diễn đàn để người dùng có thể trao đổi thông tin cho nhau. Cung cấp các các dịch vụ trực tuyến: trợ giúp, xem thông tin người dùng, thông báo sách mới, đăng ký mượn và xin gia hạn qua mạng. & Các bước tiến hành Kích hoạt trình duyệt Internet Explorer hoặc Netscape. Tại khung địa chỉ : nhập địa chỉ trang OPAC Tên máy chủ truy nhập Ví dụ: Truy nhập thành công vào Opac xuất hiện màn hình sau: Màn hình chính của OPAC & Opac c