"Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ với việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

trực tiếp (nếu cú) (nếu cú) Trong đỳ chi phớ thu mua trực tiếp bao gồm cỏc chi phớ trong quỏ trỡnh thu mua hàng như: chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phớ kiểm nhận nhập kho,... Tựy theo từng hợp đồng kinh tế đó ký kết với cỏc nhà cung cấp mà cỏc loại chi phớ thu mua cú thể được cộng hoặc khụng được cộng vào giỏ thực tế của NVL, CCDC nhập kho. Nếu chi phớ vận chuyển do bờn bỏn chịu thỡ trị giỏ thực tế NVL, CCDC mua ngoài nhập kho khụng bao gồm chi phớ vận chuyển. Vớ dụ: Ngày 20/02/2005, cụng ty Cổ phần Xà phũng Hà Nội mua Formalin của cụng ty hoỏ chất - Bộ Thương Mại theo hoỏ đơn số 0024360 , VAT 5% với số lượng là 3080kg , đơn giỏ 4.350 đồng/kg (chưa cỳ thuế VAT ).Chi phớ vận chuyển do bờn bỏn chịu. Trị giỏ thực tế của số hàng Formalin nhập kho là: 3080 X 4.350 = 13.398.000(đồng) Trị giỏ NVL, CCDC thuờ ngoài gia cụng chế biến nhập kho: Do đặc điểm sản xuất của cụng ty là sản xuất cỏc loại chất tẩy rửa, do đú số lượng NVL, CCDC thuờ ngoài gia cụng chế biến ớt, thường chỉ thuờ gia cụng hộp nhựa để đựng cỏc loại kem giặt. Trong trường hợp này, để gia cụng số lượng hộp nhựa nhất định, cụng ty xuất nhựa hạt cho đơn vị nhận gia cụng, khi cụng việc hoàn thành, cụng ty nhập lại số hộp nhựa theo đỳng yờu cầu ghi trong bản Hợp đồng kinh tế đó ký kết giữa hai bờn. Như vậy, trị giỏ NVL, CCDC thuờ gia cụng chế biến nhập lại kho được tớnh như sau: Trị giỏ NVL, CCDC Trị giỏ NVL, CCDC Chi phớ thuờ thuờ ngoài gia cụng = xuất kho thuờ gia + gia cụng chế biến nhập lại kho cụng chế biến chế biến Trị giỏ NVL, CCDC tự gia cụng chế biến nhập kho: Hiện nay, NVL tại cụng ty Cổ phần Xà phũng Hà Nội cú một số loại vừa dựng để sản xuất vừa xuất bỏn cho bờn Lever - Haso và một số doanh nghiệp khỏc như Silicat lỏng, xỳt (NaOH),... NVL được xuất ra để cụng ty tự gia cụng chế biến, sau đú nhập lại hoặc xuất bỏn. Trị giỏ thực tế của NVL tự gia cụng chế biến được tớnh theo cụng thức sau: Trị giỏ NVL, CCDC Trị giỏ thực tế Chi phớ tự gia cụng chế biến = NVL, CCDC đem + gia cụng nhập lại kho gia cụng chế biến chế biến 3.2. Tớnh giỏ NVL, CCDC xuất kho: Cụng ty Cổ phần Xà phũng Hà Nội tớnh giỏ NVL, CCDC xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền. Trị giỏ NVL, CCDC xuất kho được tớnh căn cứ vào số lượng NVL, CCDC xuất kho trong kỳ và đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền thực tế của số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền được tớnh trong một thỏng. Cụ thể, toàn bộ NVL, CCDC sử dụng ở cụng ty được theo dừi trờn sổ chi tiết vật tư, trờn cơ sở theo dừi cả về mặt số lượng và mặt giỏ trị của từng lần nhập. Sau một thỏng, kế toỏn vật tư tớnh ra đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền để tớnh giỏ xuất cho số NVL, CCDC xuất ra trong thỏng theo cụng thức: Giỏ thực tế NVL, CCDC + Giỏ thực tế NVL, CCDC Đơn giỏ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bỡnh quõn = gia quyền Số lượng NVL, CCDC + Số lượng NVL, CCDC tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giỏ trị NVL,CCDC xuất kho trong kỳ Số lượng NVL,CCDC Xuất kho Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền = x Vớ dụ: Thẻ kho theo dừi tỡnh hỡnh N - X - T Natrisunfat (Na2SO4) Vật liệu tồn đầu thỏng 02/2005: 5.490.043 kg trị giỏ 5.454.459.268 đồng. Tỡnh hỡnh nhập, xuất trong thỏng 02/2005 như sau: Ngày 19/02: Nhập kho 264.650 kg , đơn giỏ: 867 đồng/kg (đơn giỏ chưa cú VAT). Ngày 20/02: Nhập kho 1.501.000 kg đơn giỏ 863 đồng/kg Ngày 24/02: Xuất kho 1.451.600 bỏn cho Cụng ty Lever - Việt Nam Ngày 29/02: Xuất kho 60kg bỏn cho Cụng ty Lever - Việt Nam Kế toỏn vật tư tớnh đơn giỏ xuất kho trong thỏng như sau: Đơn giỏ 5.454.459.268+ (867 X 264.650)+ (863 X 1.501.000) bỡnh quõn = gia quyền 5.490.043 + (264.650 + 1.501.000) = 961,903 (đồng) Trị giỏ vật liệu thực tế xuất kho là: 1.451.600 X 961.903 +60 X 961.903 = 1.396.356.109(đồng) + Danh mục khỏch hàng Bao gồm khỏch hàng, nhà cung cấp , cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty (liờn quan đến tạm ứng). Danh mục khỏch hàng dựng để theo dừi chi tiết cụng nợ cho từng đối tượng. Việc khai bỏo cài đặt thụng tin cho cỏc đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả\Danh mục từ điển\ Danh mục nhà cung cấp” hoặc “Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu\Danh muc từ điển\Danh mục khỏch hàng”. Nhấn F4, sau đú kế toỏn sẽ khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan đến cỏc nhà cung cấp như: Mó khỏch hàng, tờn khỏch hàng, địa chỉ, mó số thuế… Vớ dụ: Việc đặt mó khỏch hàng được thực hiện theo qui định: - Với khỏch hàng là đơn vị bỏn : NMBM + số thứ tự Cụng ty Liờn doanh Lever VN tại HN NMBM001 DN tư nhõn HC Hạ Long NMBM002 Cụng ty TNHH SX&TM Thỏi Hà NMBH003 -Với khỏch hàng là đơn vị mua: NNNB + số thứ tự ZIGONG HONGHE NNNB002 Cụng ty Biờn Mậu Hà Khẩu NNNB004 Cụng ty TM Hồng Phỳc NNNB005 - Với cỏc bộ phận trong cụng ty: HASO + số thứ tự Phũng Kế Hoạch Thị trường HASO005 Phõn xưởng Kem giặt HASO004 Bộ phận Xỳt HASO012 + Danh mục hàng hoỏ vật tư Việc khai bỏo được thực hiện qua menu lệnh: “Kế toỏn hàng tồn kho kho\Danh mục từ điển\Danh mục hàng hoỏ,vật tư ”.Nhấn phớm F4 để thờm danh điểm.Sau đú người sử dụng sẽ khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan như: Mó hàng hoỏ , vật tư, số thứ tự , tài khoản kho… + Danh mục kho hàng Kế toỏn khai bỏo danh mục kho hàng thỏng qua menu lệnh “Kế toỏn hàng tồn kho\ Danh mục từ điển \Danh mục kho hàng”.Nhấn F4 sau đú kế toỏn sẽ khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan đến kho hàng: Mó kho hàng, tờn kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở. Vớ dụ: Mó kho Tờn kho CODIEN Kho cơ điện KDD Kho đi đường MBGTHA Giao thẳng MBHASO Kho Haso MBHDNG Kho Hà Đụng 4. Nội dung kế toỏn chi tiết NVL, CCDC tại cụng ty Cổ phần Xà phũng Hà Nội 4.1 Trỡnh tự thủ tục nhập kho NVL, CCDC mua ngoài Căn cứ vào kế hoạch SXKD của doanh nghiệp, bộ phận Kế hoạch của phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu xỏc định nhu cầu vật tư cần dựng và cử cỏn bộ vật tư đi mua. Khi cỏn bộ vật tư đưa hàng và phải bỏo cho phũng Kỹ thuật để tiến hành kiểm tra chất lượng. Qua kiểm nghiệm, nếu đạt chất lượng thỡ phũng Kỹ thuật sẽ ký phiếu KCS đồng ý cho nhập kho. Thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng (do bờn bỏn lập) và số lượng vật tư thực Từ nhập kho được kiểm nghiệm, ký phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liờn trong đú: Một liờn gốc lưu tại phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu Một liờn do thủ kho giữ Một liờn giao cho kế toỏn thanh toỏn của phũng Kế hoạch - Tài vụ kốm theo hoỏ đơn bỏn hàng để thực hiện phần thanh toỏn. Đối với NVL, CCDC nhập kho do nhập khẩu, thuờ ngoài gia cụng chế biến hay tự gia cụng chế biến thỡ trỡnh tự, thủ tục nhập kho cũng tương tự trường hợp nhập kho NVL, CCDC do mua ngoài. Vớ dụ: Ngày 16/02/2005 nhập kho 3080kg Formaline mua của Cụng ty hoỏ chất - Bộ TM Bảng số 03 CễNG TY HOÁ CHẤT Gia lõm – Hà Nội MST: 0100106923 TK: 0011000016926 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liờn 2: (Giao khỏch hàng) Ngày 16 thỏng 2 năm 2005 Ký hiệu: AA/ 05 Số: 0024360 Đơn vị bỏn hàng: Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu Địa chỉ: 135 Nguyễn Văn Cừ - Q. Long Biờn - HN Họ tờn người mua hàng: Hoàng Văn Sơn Đơn vị: Cty Cổ phần Xà phũng Hà Nội Địa chỉ: 233b- Nguyễn Trói- Thanh Xuõn- HN Hỡnh thức thanh toỏn: Chậm 20 ngày MST: 0100100311 STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 1 Formaline (+220) kg 3080 4.350 13.398.000 Đ.loan Cộng tiền hàng: 13.398.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 669.900 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 14.067.900 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu khụng trăm sỏu mươi bảy nghỡn chớn trăm đồng . Người mua hàng (ký, ghi rừ họ tờn) Kế toỏn trưởng (ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rừ họ tờn) Hỳa đơn GTGT lập thành 03 liờn: Liờn 01: lưu tại gốc Liờn 02: giao khỏch hàng Liờn 03: giao cho kế toỏn theo dừi nội bộ Bảng số 04 CễNG TY CỔ PHẦN XÀ PHềNG HÀ NỘI KCS/KNVT – 08 Hà Nội ngày 16/02/2005 BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số 28 Căn cứ vào hợp đồng giữa Cụng ty Cổ phần Xà phũng Hà Nội với Cụng ty hoỏ chất – Bộ TM Hụm nay ngày 16/02/2005 chỳng tụi gồm ễng : Nguyễn Thành Cụng Trưỏng ban KCS Bà : Nguyễn Thị Lan Uỷ viờn Bà : Trần Võn Anh Uỷ viờn Đó cựng nhau kiểm nghiệm vật liệu sau STT Tờn,nhón hiệu,quy cỏch vật tư ĐVT Số lượng Ghi chỳ Theo chứng từ Theo kiểm nghiệm Đỳng quy cỏch Khụng đỳng quy cỏch 1 2 3 4 5 6 7 8 Formaline Kg 3080 Kết luận của ban kiểm nghiệm : hàng đủ , đảm bảo chất lượng, sử dụng được ngay . Trưởng ban KCS Uỷ viờn Uỷ viờn Ký tờn Ký tờn Ký tờn Bảng số 05 CễNG TY CỔ PHẦN XÀ PHềNG HÀ NỘI PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 thỏng 02 năm 2005 Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Họ tờn người giao hàng: Cụng ty Hoỏ chất – Bộ TM Lý do nhập: Nhập hàng mua Nhập tại kho: Vật tư (kốm 01 chứng từ gốc) NỢ: 152 Cể: 331 (KB058) STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch , phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 Formaline Kg 3080 4.350 13.398.000 Cộng 13.398.000 Viết bằng chữ:Mười ba triệu ba trăm chớn mươi tỏm nghỡn đồng. Nhập ngày… thỏng … năm 2005 Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 4.2 Trỡnh tự, thủ tục xuất kho NVL,CCDC Trong quỏ trỡnh SXKD, NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho nhiều mục đớch khỏc nhau: Cú thể xuất dựng cho sản xuất sản phẩm, đưa đi gia cụng chế biến, xuất phục vụ cho quản lý, bỏn hàng hoặc cú thể xuất đưa đi bỏn,... Với mỗi hỡnh thức xuất phục vụ cho cỏc mục đớch khỏc nhau thỡ trỡnh tự xuất cũng khỏc nhau a Phương phỏp ghi sổ Theo chế độ chứng từ kế toỏn quy định ban hành kốm theo quyết định 15/TC/QĐ/CĐ kế toỏn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh, cỏc chứng từ kế toỏn về NVL, CCDC bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT) - Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03- VT ) - Biờn bản kiểm kờ vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ (Mẫu số 08- VT) - Hoỏ đơn GTGT (Mẫu số 01/ GTGT) - Hoỏ đơn bỏn hàng (Mẫu số 01- BH) - Hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (Mẫu số 02- BH) Ngoài cỏc chứng từ mang tớnh chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, cỏc doanh nghiệp cú thể sử dụng thờm cỏc chứng từ kế toỏn mang tớnh chất hướng dẫn như : - Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04- VT) - Biờn bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05- VT) - Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ (Mẫu số 07- VT) Sổ kế toỏn chi tiết NVL, CCDC: Tuỳ thuộc vào phương phỏp kế toỏn chi tiết NVL, CCDC ỏp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết phự hợp. Cỏc loại sổ, thẻ kế toỏn chi tiết bao gồm: - Thẻ kho (Mẫu số 06- VT) - Sổ kế toỏn chi tiết vật tư - Bảng kờ nhập, xuất - Bảng kờ luỹ kế nhập- xuất - Bỏo cỏo nhập- xuất- tồn - Sổ đối chiếu luõn chuyển - Sổ số dư. Cỏc loại chứng từ trờn đõy được lập và luõn chuyển theo đỳng quy định của chế độ kế toỏn hiện hành. Cỏc chứng từ này là cơ sở, căn cứ phỏp lý để kế toỏn vật tư kế toỏn chi tiết NVL, CCDC trong cụng ty. Do đặc điểm NVL của cụng ty là cỏc hoỏ chất, do đú việc tồn kho nhiều, lõu sẽ dẫn đến hư hỏng nờn khi mua NVL về phục vụ cho sản xuất, phũng Kinh doanh và phũng Kỹ thuật phải tớnh toỏn lượng NVL nhập kho dựng trong kỳ và dự phũng cho cỏc trường hợp cần thiết. b. Xuất kho NVL, CCDC đưa vào sản xuất Hàng thỏng căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD được giao và định mức tiờu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, phũng Kỹ thuật lập định mức vật tư cho từng phõn xưởng. Căn cứ vào định mức vật tư của từng phõn xưởng, phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu lập phiếu lĩnh vật tư hạn mức. Phiếu lĩnh vật tư hạn mức được lập thành 03 liờn, trong đú: -Một liờn giao cho phõn xưởng giữ, hàng ngày khi đi lĩnh vật tư, phõn xưởng phải lấy ký nhận của thủ kho. -Hai liờn cũn lại giao cho thủ kho giữ tại kho để vào thẻ kho, cuối thỏng giao lại cho kế toỏn vật tư của phũng Kế hoạch - Tài vụ. Đối với CCDC khi xuất kho, kế toỏn cũng tiến hành cỏc thủ tục tương tự như vật liệu. Căn cứ để xuất kho CCDC là định mức sử dụng CCDC cho sản xuất hoặc nhu cầu sử dụng CCDC cho cụng tỏc quản lý hay bỏn hàng. Khi NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho cỏc mục đớch mà khụng theo phiếu lĩnh vật tư hạn mức thỡ phải cú sự đồng ý của cỏc phũng ban chuyờn mụn ,cũn nếu là trường hợp đặc biệt thỡ phải cú sự đồng ý của giỏm đốc. Mẫu phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức và phiếu xuất kho được lập như sau Bảng số 06 CễNG TY CỔ PHẦN XÀ PHềNG HÀ NỘI PHIẾU LĨNH VẬT TƯ HẠN MỨC Thỏng 02 năm 2005 Đơn vị lĩnh: Phõn xưởng Kem giặt Tờn vật liệu: Natri Sunfat Nhập tại kho: Hoỏ chất Tờn, quy cỏch vật tư Đơn vị tớnh Giỏ đơn vị bỡnh quõn Hạn mức lĩnh cả thỏng Lý do sử dụng Natri Sunfat kg 73.6 Sản xuất kem giặt Trưởng phũng cung tiờu Trưởng phũng Kế hoạch Ngày thỏng Xin lĩnh Kho thực phỏt Ghi chỳ Số lượng Phụ trỏch đơn vị Số lượng Số kiện Người lĩnh ký Tồn đầu thỏng 02/2005: 50 Nhập trong kỳ: 73.6 Thực dựng: 100 Tồn chuyển sang thỏng 23.6 Cộng 100 Số lượng thực phỏt trong thỏng: 100kg Viết bằng chữ: một trăm kilogam chẵn Thủ kho Phụ trỏch đơn vị lĩnh Bảng số 07 CễNG TY CỔ PHẦN XÀ PHềNG HÀ NỘI PHIẾU XUẤT KHO Số XKG/2 Ngày 29 thỏng 02 năm 2005 Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1-1-1995 của BTC Họ tờn người nhận hàng: Phõn xưởng Kem giặt Lý do xuất kho: Sản xuất kem giặt Xuất tại kho: Hoỏ chất Số TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Muối Sunfat ngoại Na2SO4 kg 100 100 1.031.098 103.110 Cộng 103.110 Xuất, ngày 29 thỏng 02 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Phụ trỏch đơn vị Người nhận Thủ kho c. Xuất kho vật liệu thuờ ngoài gia cụng chế biến Căn cứ vào hợp đồng thuờ nhận gia cụng đó ký kết, phũng Kinh doanh xuất nhạp khẩu lập phiếu xuất vật tư. Phiếu xuất vật tư được lập thành 03 liờn, trong đú: + Một liờn giao cho bờn nhận gia cụng + Hai liờn cũn lại thủ kho giữ. Cuối thỏng, sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển cho phũng Kỹ thuật 01 liờn và 01 liờn cho bộ phận kế toỏn vật tư của phũng Kế hoạch - Tài vụ. d. Xuất kho đem bỏn ra ngoài Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua NVL, CCDC của cụng ty, phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu viết hoỏ đơn bỏn hàng (hoỏ đơn GTGT- mẫu số 01- GTKT). Hoỏ đơn GTGT được lập thành 03 liờn, trong đú: Một liờn lưu tại phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu Một liờn giao lại cho khỏch hàng khi đó tiến hành thanh toỏn hay chấp nhận thanh toỏn với kế toỏn tiền mặt. Một liờn do kế toỏn giữ. Thủ kho chỉ được giữ bản photocopy. Đồng thời với việc viết hoỏ đơn GTGT, phiếu xuất kho cũng được lập thành 03 liờn. 5. Phương phỏp kế toỏn Hiện nay, cụng ty Xà phũng Hà Nội đang ỏp dụng Phương phỏp thẻ song song để hạch toỏn chi tiết NVL. Theo phương phỏp này, để hạch toỏn nghiệp vụ N - X - T kho NVL, ở kho, thủ kho phải mở thẻ kho theo dừi, ghi chộp về mặt số lượng và phũng Kế toỏn mở thẻ kế toỏn theo dừi cả về mặt số lượng và giỏ trị. Giỏ trị NVL xuất kho được tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền. Khi cú nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và định mức vật tư kỹ thuật cho từng loại sản phẩm, nhõn viờn thống kờ phõn xưởng sẽ lập Phiếu lĩnh vật tư hạn mức để lĩnh vật tư theo sản lượng kế hoạch dựng cho sản xuất, sau khi được ký duyệt, thống kờ phõn xưởng sẽ xuống lĩnh vật tư về xưởng sản xuất. Theo quy định của cụng ty, trờn Phiếu lĩnh vật tư hạn mức, ở phần biểu phớa trờn nhõn viờn quản lý phõn xưởng phải ghi đầy đủ tờn vật tư, đơn vị tớnh, hạn mức lĩnh cả thỏng và lý do sử dụng kốm theo chữ ký của trưởng phũng Kinh doanh, trưởng phũng cung tiờu. Ở phần biểu phớa dưới, phải ghi số lượng vật liệu tồn từ thỏng trước, mỗi lần lĩnh phải viết đủ số lượng lĩnh, ngày lĩnh và ký vào cột Người lĩnh ký tương ứng với dũng đú. Cuối thỏng, nhõn viờn quản lý phõn xưởng phải tớnh toỏn lượng vật tư tồn chuyển sang cho thỏng sau vào Phiếu lĩnh vật tư hạn mức rồi gửi cho thủ kho để đối chiếu với thẻ kho, thủ kho ký xỏc nhận sự chớnh xỏc giữa số liệu trờn Phiếu lĩnh vật tư hạn mức và thẻ kho. Phiếu lĩnh vật tư hạn mức được lập thành 03 liờn: Liờn 01 do phõn xưởng cú nhu cầu lĩnh giữ, liờn 02 giao cho thủ kho và liờn 02 gửi cho phũng Kế toỏn để vào sổ chi tiết NVL. Cuối thỏng, nhõn viờn thống kờ phõn xưởng lập và gửi Bỏo cỏo sử dụng vật tư cho phũng Kế toỏn. Sau khi đối chiếu số liệu trờn sổ chi tiết vật tư với số liệu trờn Bỏo cỏo sử dụng vật tư, kế toỏn lập Bảng phõn bổ vật tư sử dụng cho từng phõn xưởng. Tại cụng ty Xà phũng Hà Nội hiện nay đang thực hiện chế độ khoỏn vật liệu cho cỏc phõn xưởng theo hạn mức sử dụng, nếu trong quỏ trỡnh sản xuất, phõn xưởng tiờu dựng NVL ớt hơn hạn mức mà vẫn đảm bảo tiờu chuẩn chất lượng sản phẩm thỡ phần NVL phõn xưởng tiết kiệm được sẽ quy ra giỏ trị thực xuất và cộng vào lương cho nhõn viờn trong phõn xưởng, định mức vật tư được tớnh cho cả vật liệu chớnh và vật liệu phụ. Tại cụng ty khụng thực hiện việc mua vật tư khụng qua nhập kho chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng, mà mọi NVL được mua về đều phải tiến hành nhập kho sau đú mới xuất cho cỏc bộ phận cú nhu cầu sử dụng. 5.3 Trỡnh tự kế toỏn Ở kho: Để phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn NVL, CCDC, hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp. Thẻ kho chỉ phản ỏnh mặt số lượng của từng thứ, loại, nhúm NVL, CCDC theo từng lần nhập, xuất. Kế toỏn vật tư là người mở thẻ kho, sau khi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho thỡ giao lại cho thủ kho ghi chộp và bảo quản. Hàng ngày, khi cú cỏc nghiệp vụ nhập, xuất NVL, CCDC phỏt sinh, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất NVL, CCDC và ghi số lượng thực Từ nhập, xuất vào cỏc chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào những chứng từ này, thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của thứ, loại NVL, CCDC vừa nhập, xuất. Mỗi chứng từ này được ghi trờn một dũng của thẻ kho và cuối ngày thủ kho phải tớnh ra số lượng tồn kho để ghi vào cột “Tồn” của thẻ kho. Vớ dụ về việc ghi chộp trờn một thẻ kho như sau: Thẻ kho của muối Sunfat ngoại(Na2SO4) là thẻ kho số VT0066. Một số nghiệp vụ về nhập, xuất Natri Sunfat được thủ kho ghi và phản ỏnh vào thẻ kho như sau: +Tồn đầu thỏng 02/2005: 5.490.043 kg tương ứng với trị giỏ là 5.454.459.268 đồng +Ngày 28/02/2005 nhập kho 31.000 kg Na2SO4 được mua từ cụng ty Biờn Mậu Hà Khẩu, căn cứ ghi thẻ kho là phiếu nhập kho số PN075 ngày 28/02/2005 +Ngày 28/02/2005 xuất kho 100 kg Na2SO4 cho phõn xưởng Kem giặt. Căn cứ ghi thẻ kho là phiếu lĩnh vật tư hạn mức Bảng số 08 CễNG TY CỔ PHẦN XÀ PHềNG HÀ NỘI THẺ KHO VT0066-Muối Sunfat ngoại Na2SO4 Từ ngày 01/02/2005 đến ngày 28/02/2005 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Kế toỏn ký Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu thỏng 5.490.043 1 PN004 19/02 Cty Biờn Mậu HK 19/02 64.740 5.554.783 2 12754 24/02 Cty LD Lever VN 24/02 627.250 4.927.533 3 PN075 29/02 29/02 31.000 4.958.533 4 XKG/2 29/02 PX Kem giặt 29/02 100 4.958.433 Tổng 4.310.106 3.789.640 Tồn cuối thỏng 6.010.509 Bảng số 09 CễNG TY CỔ PHẦN XÀ PHềNG HÀ NỘI PX: Kem giặt BÁO CÁO SỬ DỤNG VẬT TƯ Thỏng 02 năm 2005 Stt Tờn VT Đơn vị Tổng số lĩnh trong thỏng Trong đú vật tư dựng Ghi chỳ Thớ nghiệm Tỏi chế sửa chữa Thực dựng cho sản xuất 1 LAS Kg 340 340 2 NaOH Kg 20 20 3 Natrosol Kg 3.6 P/x tự mua 4 Na2SO4 Kg 100 100 5 Điện Kw 28 Tạm tớnh Ở phũng kế toỏn: Để phản ỏnh chớnh xỏc, kịp thời, đầy đủ sự biến động của NVL, CCDC, cụng ty quy định 07 ngày một lần, kế toỏn xuống kho kiểm tra, ký, xỏc nhận vào thẻ kho. Tại phũng kế toỏn, kế toỏn vật tư sử dụng Sổ chi tiết vật tư để theo dừi tỡnh hỡnh N - X - T NVL, CCDC. Sổ này cú sẵn trờn mỏy, phản ỏnh sự biến động cho từng thứ, loại, NVL, CCDC theo cả hai chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Trờn thực tế, đến cuối thỏng nhõn viờn kế toỏn vật tư mới xuống kho để kiểm tra tỡnh hỡnh ghi chộp vào thẻ kho của thủ kho, ký xỏc nhận vào thẻ kho và nhận toàn bộ cỏc chứng từ nhập - xuất trong thỏng về phũng kế toỏn.Sau khi nhận được chứng từ kế toỏn,kế toỏn tiến hành kiểm tra và phõn laọi chứng từ,căn cứ vào cỏc chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết vật tư,sổ chi tiết vật tư mở cho từng loại NVL,CCDC trờn một trang sổ,toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến NVL,CCDC đú đều được phản ỏnh trờn trang sổ đú,cuối cựng kế toỏn tiến hành so sỏnh đối chiếu số liệu trờn sổ chi tiết với số liệu trờn thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào phiếu nhập,phiếu xuất kho, thẻ kho và sổ chi tiết tiết hà`ng húa kế toỏn tập hợp vào bảng tổng hợp xuất nhập tồn CễNG TY CỔ PHẦN XÀ PHềNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Mẫu sổ 17 – VT QĐ liờn bộ TCKT-TG Số 583-LB Danh điểm vật tư: Muối Sunfat ngoại………………………………..Số thẻ ……VT0066…… Tờn vật tư……………………………………………………………..Số tờ ……..01…………. Nhón hiệu qui cỏch:…………………………………………………………………………….. Đơn vị tớnh:….Kg…………………………………………………….Giỏ kế hoạch………….. Kho:..Hoỏ chất…………………………………………………………………………………. Ngày thỏng Số chứng từ Trớch yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Số lượng Thành tiền (Trớch dẫn) Tồn ĐK 5.490.043 5.454.459.268 19/02 PN044 BIờn mậu 64.740 867 56.130.983 5.554.783 5.510.590.255 24/02 12754 Lever VN 627.250 1.031.098 646.765.843 4.927.533 4.863.833.412 28/02 PN075 Biờn mậu 31.000 866 26.871.078 4.958.533 4.890.704.490 28/02 XKG/2 PX K.giặt 100 1.031.098 103.110 4.958.433 4.890.601.380 Tổng cộng 4.310.106 4.365.099.172 3.789.640 3.907.493.984 6.010.509 6.197.980.627 Bảng số 10 Bảng số 11 BẢNG PHÂN BỔ VẬT TƯ SỬ DỤNG Thỏng 02 năm 2005 Stt Tờn vật tư ĐV tớnh BL hạ cấp Hà Nội 1 kg HN khụng bao bỡ Rửa chộn HN RC hoa cam ĐM Thực tế ĐM Thực tế ĐM Thực tế ĐM Thực tế ĐM Thực tế 1 LAS Kg 22.5 22 143 140 66 65 88 84 22.4 29 2 NaOH Kg 14 14 4.9 6 3 Na2SO4 Kg 49.2 60 16 30 8.4 10 4 Natrosol Kg 2.4 2.4 1.2 1.2 5 Na2SO3 Kg 61.5 60 195 195 90 90 Bảng số 12 TỔNG CễNG TY HOÁ CHẤT CễNG TY XÀ PHềNG HÀ NỘI BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ Từ ngày 01/02/2005 đến ngày 28/02/2005 Số tt Mó vật tư Tờn vật tư ĐVT đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 01-VT0054 LAS Kg 1.000 10.900.000 340 3.706.000 660 7.194.000 2 01-VT0066 Muối Sunfat ngoại Na2….. Kg 5.490.043 5.740.375.440 4.310.106 4.365.099.172 3.789.640 3.907.493.984 6.010.509 6.197.980.627 3 01-VT0078 Silicat Kg 27.869 21.666.170 443.120 383.298.800 415.290 359.527.391 55.699 45.437.578 4 01-VT0239 Tinh dầu cam Kg -0,40 -40.964 50 4.750.000 49,6 4.709.036 5 01-VT0257 Formaline Kg 6.160 26.796.000 6.160 26.796.000 6 02-VT0044 Hộp blan HC CỏI 8.000 4.800.000 410 246.000 7.590 4.554.000 7 03-VT0050 Khẩu trang Cỏi 419 923.333 30 66.110 389 8.572.23 … 10.435.924.160 15.592.847.280 13.983.182.358 12.045.589.081 6. Kế toỏn tổng hợp NVL, CCDC tại cụng ty Cổ phần Xà phũng Hà Nội 6.1 Tài khoản kế toỏn sử dụng Cụng ty Cổ phần Xà phũng Hà Nội hiện nay đang tiộn hành hạch toỏn HTK theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn nờn kế toỏn tổng hợp NVL,CCDC sử dụng cỏc tài khoản sau: TK 152- Nguyờn liệu, vật liệu: Tài khoản này dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động của NVL theo giỏ thực tế. Cụng ty cũng sử dụng tài khoản này để phản ỏnh số hiện cú và sự tăng giảm CCDC. +TK 152 được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2: +TK 1521: NVL chớnh, phụ +TK 1524: Nhiờn liệu và vật tư dựng cho sửa chữa TK 331- Phải trả người bỏn: Tài khoản này dựng đểnphản ỏnh quan hệ thanh toỏn giữa cụng ty và người bỏn, người nhận thầu và cung cấp vật tư, hàng húa, lao vụ theo hợp đồng đó ký kết. Ngoài ra kế toỏn cũn sử dụng cỏc tài khoản liờn quan như: TK 111, 112, 141, 621, 622, 627, 641, 642…cỏc tài khoản này được chi tiết đến cỏc tài khoản cấp 2 6.2 Kế toỏn tổng hợp tăng NVL, CCDC Khi phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh làm tăng giá trị NVL, CCDC cụng ty hạch toỏn chi tiết theo từng kho. Việc định khoản cỏc bỳt toỏn được thực hiện trực tiếp trờn mỏy tớnh (phần mềm kế toỏn) . Cuối mỗi thỏng kế toỏn vật khụng nhập bảng kờ vật tư mà theo dừi trực tiếp trờn mỏy. - Trong trường hợp NVL, CCDC được mua ngoài tại cỏc cơ sở trong nước, kế toỏn phản ỏnh trị giỏ vốn thực tế nhập kho là khụng cú thuế GTGT. Kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy theo định khoản: Nợ TK 152: Giỏ chưa thuế VAT Nợ TK 133: Thuế VAT Cú TK 331: Chi tiết theo đối tượng Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 0024360 (bảng số 03), phiếu nhập kho số PN 013 (bảng số 05) kế toỏn vật tư sẽ định khoản trực tiếp trờn mỏy như sau: Nợ TK 1521: 13.398.000 Nợ TK 133: 669.900 Cú TK 331: 14.067.900 ( Chi tiết Cụng ty hoỏ chất BTM ) - Trường hợp cụng ty cú sử dụng một số loại vật liệu (hoỏ chất) mà cỏc cơ sở trong nước khụng sản xuất được, cụng ty phải nhập từ phớa nước ngoài theo hợp đồng đó ký kết. Trước khi nhập kho, phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập Bảng kờ trị giỏ hàng nhập khẩu (bảng này được lập cho từng chuyến hàng nhập kho. Khi hàng về nhập kho cụng ty, trỡnh tự nhập kho tương tự như cỏc trường hợp mua của cỏc cơ sở trong nước. Căn cứ vào phiếu nhập kho, bảng kờ trị giỏ hàng nhập khẩu, kế toỏn nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152: Giỏ CIF và thuế nhập khẩu Cú TK 331 Giỏ CIF Cú TK 3333 Thuế nhập khẩu Vớ dụ: Ngày 29/2/2005 Cụng ty Xà phũng Hà N