Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco

chóng, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Ngoài ra, việc áp dụng phương pháp gợi nhớ để mã hoá nguyên vật liệu rất tiện lợi cho Công ty trong việc mã hoá khi có thêm loại nguyên vật liệu mới. 2.2.2.2. Đánh giá NVL Việc đánh giá nguyên vật liệu là khâu quan trọng trong công tác tổ chức kế toán vật liệu, phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán vật liệu. Hiện nay, ở các doanh nghiệp nói chung, ở Công ty cổ phần Traphaco nói riêng đều thực hiện đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực 02 - hàng tồn kho, đó là nguyên tắc giá gốc (hay còn gọi là trị giá vốn thực tế). ã Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho ở Công ty cổ phần Traphaco, thì NVL được nhập kho, chủ yếu từ các nguồn sau: - Do mua ngoài - Do tự chế, tự sản xuất - Do sản xuất không hết nhập lại kho - Do kiểm kê phát hiện thừa. * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài do dùng để sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu từ nên trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản CKTM, GGHB, hàng mua trả lại * Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự sản xuất hoàn thành thì trị giá vốn thực tế là giá thành sản xuất ra vật liệu đó. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho do sản xuất không hết nhập lại kho, phát hiện thừa khi kiểm kê thì trị giá vốn thực tế nhập kho chính là giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. ã Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Đối với phần mềm Fast khi tính giá trị vốn xuất kho, chương trình cho phép tính giá vốn theo ba phương pháp: - Phương pháp tính giá trung bình - Phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp tính theo giá đích danh ở công ty, trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Theo phương pháp này, giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. = = x Vì công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên đơn giá bình quân này được cài sẵn trong máy cho từng thứ vật liệu riêng theo công thức trên, kế toán chỉ cần nhập liệu vào số lượng xuất, còn trị giá vốn thực tế xuất kho là do máy tự động tính vào thời điểm cuối kỳ. 2.2.3. Tổ chức kế toán nhập VNL ở Công ty cổ phần Traphaco, nguyên vật liệu rất phong phú được nhập kho chủ yếu là mua ngoài, chỉ có một số loại là tự chế. Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật như chè dây, tỏi, nghề, gừng, hà thủ ô, atiso là những thứ trong nước sản xuất được nhiều thì công ty mua trong nước, còn có một số loại đặc biệt như hoá chất mà trong nước không sản xuất được thì công ty phải nhập khẩu về. Ngoài ra khi nguyên vật liệu sử dụng không hết thì cũng được nhập kho. 2.2.3.1. Kế toán nhập vật liệu do mua ngoài a) Kế toán nhập vật liệu do mua trong nước * Tài khoản sử dụng TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" TK 152 được mở 2 tài khoản cấp 2 TK 1521 "Nguyên liệu, vật liệu chính" TK 1522 "Mguyên liệu, vật liệu phụ" TK 331 "Phải trả cho người bán" TK 13311 "Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ" TK 111 "Tiền mặt" TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" ở Công ty cổ phần Traphaco để sản xuất ra nhiều loại thuốc thì cần phải có đến hàng trăm, hàng nghìn thứ nguyên vật liệu khác nhau. Do đó để đảm bảo quá trình sản xuất được ổn định mà lại không bị ứ đọng vốn ở vật liệu tồn kho, Công ty phải tiến hành mã hoá, phân loại chúng vào các kho khác nhau theo nội dung kinh tế để kế toán tiện theo dõi, quản lý tình hình nhập - xuất - tồn, từ đó thông báo cho các phòng liên quan như phòng đảm bảo chất lượng, phòng kế hoạch cung tiêu biết để đưa ra kế hoạch thu mua, dự trữ, cung ứng kịp thời. Mã kho Tên kho KHO08 Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh KHO09 Kho phụ liệu 75 Yên Ninh KHO10 Kho hoá chất dược liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KHO11 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KHO12 Kho dược liệu Phú Thượng KHO13 Kho phụ liệu Phú Thượng KHO14 Kho hoá chất phụ liệu GMP Phú Thượng .. * Chứng từ sử dụng: - Quyết định nhập vật tư - Phiếu nhập kho 01-VT - Phiếu kiểm nghiệm - Hoá đơn GTGT (liên 2) - Hoá đơn cước phí vận chuyển * Quy trình luân chuyển Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, thủ tục nhập kho phải trải qua các bước sau: Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu thực tế vật liệu tại kho, nếu có nhu cầu phải mua thêm loại vật liệu nào đó phòng kế hoạch cung tiêu sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất và giao cho cán bộ vật tư đi ký hợp đồng với nhà cung cấp và thu mua trên thị trường. Khi nhận được hoá đơn của nhà cung cấp gửi tới, phòng kế hoạch cung tiêu tiến hành đối chiếu với hợp đồng mua hàng để quyết định nhận hàng. Khi nguyên vật liệu mua về, văn cứ vào hoá đơn của người bán có ghi các chỉ tiêu: tên vật tư, chủng loại vật tư, đơn giá, số lượng, hình thức thanh toán ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu mua về có đúng với nội dung ghi trên hoá đơn và đúng với hợp đồng đã ký không và lập phiếu kiểm nghiệm. Phiếu kiểm nghiệm được lập thành hai bản, một bản giao phòng kế hoạch cung tiêu, một bản giao cho phòng kế toán. Khi có sự đồng ý của ban kiểm nghiệm về việc vật liệu đủ điều kiện nhập kho, cán bộ cung tiêu sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho phòng kế toán. Phiếu nhập kho được lập nhằm xác nhận số lượng vật liệu nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Ta có thể thấy rõ quy trình luân chuyển chứng từ hơn qua ví dụ sau: Ví dụ: Ngày 09/12/2004 Công ty cổ phần Traphaco mua của công ty dược phẩm Trung ương II 510kg Mg Stearat theo hoá đơn số 15351, về nhập kho. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do người bán chịu. Quy trình nhập nguyên vật liệu cần phải có các chứng từ như sau: Bảng 01: Hoá đơn giá trị gia tăng Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 9 tháng 12 năm 2007 Mẫu số 01 GTKT-3LL AA2004T 15351 Đơn vị bán hàng: Công ty dược phẩm Trung ương II Địa chỉ: 60B Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: 0300483319 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán sau bằng tiền mặt: Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Mg Stearat Kg 510 26.000 13.250.000 Cộng tiền hàng 13.260.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.326.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14.586.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, năm trăm tám sáu nghìn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 02: Phiếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu Tên mẫu: Mg Stearat Số phiếu: 23 Số kiểm soát: 35 Hạn dùng Số lượng: Người lấy mẫu: Nơi sản xuất: Hàn Quốc Nhà cung cấp: Công ty dược phẩm TW II Ngày lấy mẫu: 9/12/2004 Ngày kiểm nghiệm: 9/12/2004 Tiêu chuẩn kiểm nghiệm: Ngày trả lời kết quả: STT Yêu cầu Kết quả 1 Tính chất: Bột kết tinh trắng hay gần như tắng hoặc tinh thể nhỏ không màu. Hơi tan trong nước, dễ tan trong nước sôi, khó tan trong ethanol 96% và methanol Đúng 2 Định tính: Đúng 3 Độ trong và màu sắc của dung dịch Đạt 4 PH: Dung dịch 2% có pH từ 6,8 đến 7,6 Đạt (7,2) 5 Kim loại nặng không quá 20 phần triệu Đạt 6 Clorid: Không được quá 0,03% Đạt 7 Mất khối lượng do làm khô: không được quá 1% Đạt 8 Tro sulfat: không quá 0,1% Đạt 9 Định lượng: Chế phẩm làm khô phải chứa từ 98,0 đến 102% thành phần hoá học 99,32% Kết luận: Mẫu nguyên vật liệu Mg Stearat có số kiểm soát trên đạt các yêu cầu theo tiêu chuẩn DĐVNIII. Kiểm nghiệm viên TP. Kiểm nghiệm Bảng số 03: Traphaco Số 2023 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _________________ Quyết định nhập vật tư Tên vật tư: Mg Stearat Nhập kho: DL HC 75 Yên Ninh - Nhà sản xuất: Hàn Quốc - Quy cách: - Số lô: Hạn sử dụng: - Tên nhà cung cấp: Công ty dược phẩm Trung ương II - Đơn vị tính: Kg Đơn giá: 26.000 - Số lượng trên hoá đơn: 510 Số lượng thực tế: 510 Căn cứ: - Vào biên bản vật tư số.. ngày .. tháng .. năm . - Kết quả kiểm tra chất lượng phiếu kiểm nghiệm số 23 Đạt Không đạt x Tiêu chí Yêu cầu Kết quả kiểm tra Quyết định x x - Nhập - Không nhập - Yêu cầu thực hiện trước khi nhập: . Ngày.. tháng .. năm Trưởng phòng ĐBCL DSCKL Nguyễn Tất Văn Ngày tháng . năm . Phó giám đốc DSCKL Phạm Thị Lượng Biểu số 04: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu nhập kho Ngày 11/12/2004 Số Nợ TK 152 Có TK 331 Họ, tên người giao hàng: Trần Thị Yến Theo HĐ GTGT số 15351 ngày 09/12/2004 của Công ty Dược phẩm Trung ương II Nhập tại kho: KHO08 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 1 MGST - Mg Stearat Kg 510 510 26.000 13.260.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) T/L KTT (Ký, họ tên) T/L GĐ Công ty (Ký, họ tên) Khi kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, thì kế toán sẽ tiến hành nhập liệu trên máy. Sau khi kết thúc nhập liệu, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào "sổ nhật ký chung", "sổ chi tiết vật liệu" (của vật liệu: Mg Stearat), "Sổ chi tiết thanh toán với người bán" mở cho công ty dược phẩm Trung ương II, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ cái TK331, TK 1521. * Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật tư. Tại Công ty "Sổ chi tiết thanh toán với người bán", kế toán công nợ lập trên cơ sở các "phiếu nhập kho" về vật liệu, các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp và được quản lý theo mã đối tượng thanh toán cho từng đối tượng thanh toán. * Sổ Cái TK331: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho TK "phải trả người bán" được dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các nhà cung cấp. Căn cứ để ghi "Sổ Cái TK331" là số liệu trên "Sổ nhật ký chung". * Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào: Hàng tháng trên cơ sở hoá đơn, các chứng từ có liên quan đến việc nhập liệu, kế toán tiến hành lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Biểu 05: Sổ chi tiết công nợ Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Khách hàng: Công ty dược phẩm Trung ương II (KDT14) Từ ngày" 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư đầu kỳ: 5.725.000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 03/12 PC 16 Tiền hàng bột tỏi + cao lục vị ẩm HĐ 15120 (27/11) 11111 5.725.000 11/12 PN 15 Nhập 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 (09/12) 1521 13.260.000 11/12 PN 15 Nhập 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 (09/12) 13311 1.326.000 27/12 PC 72 Tiền Mg Stearat 15351 (09/12) 11111 Tổng phát sinh nợ: 20.311.000 Tổng phát sinh có: 14.586.000 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày ..... tháng ..... năm .... Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 06 Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Mẫu số: 03/GTGT (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 12/2004 Mã số: 0100108656 Tên đơn vị kinh doanh: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Hà Nội Hoá đơn chứng từ mua Tên người bán Mã số thuế của người bán Mặt hàng Doanh số mua vào chưa có thuế Thuế suất (%) Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày, tháng năm phát hành hoá đơn AA2004T 15351 Công ty dược phẩm TW II (60B Nguyễn Huy Tưởng- Thanh Xuân - Hà Nội 0300483319 Mua 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 13.260.000 10 1.326.000 PN15 EC2004T 41766 DNTN SXBB Hùng Cương (Đông Thiên Vĩnh Hưng HM HN) 0101313898 Mua 192 Kg hạt chống ẩm Hđ 41766 90.204.000 10 902.400 PN24 AA2004T 15226 01/11/2004 Công ty SXKD XNK giấy in và bao bì LIKSIN- (701 Hùng Vương - quận 6 - TP HCM) 0301441600 Túi nhóm hoạt huyết dưỡng não 100 viên 23.284.000 10 2.328.400 PN40 HY2004B 67424 03/11/2004 Công ty TNHH Đúc Tấn - Sài Gòn (307 Tam Trinh - Hai Bà Trưng) 010095670 Cốc Trajocdan, slaska, lục vị ấm 11.280.000 10 1.128.000 PN57 Tổng cộng 4.621.985.563 402.212.699 Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày. tháng . năm . Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 07 Sổ Cái Tài khoản Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 PC21 Xí nghiệp hoá dược - MDH06 Thanh toán tiền Canxi Cabonat PN29 (25/10/2004) 1111 36.949.500 11/12 PN15 Công ty dược phẩm TW II- KDT14 Nhập 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 (09/12/2004) 1521 13.260.000 11/12 PN15 Công ty dược phẩm TW II- KDT14 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1.326.000 27/12 PC72 Công ty dược phẩm TW II Thanh toán tiền hàng theo HĐ 15351 (09/12/2004) 1111 14.586.000 Tổng số phát sinh Nợ: 11.156.875.592 Tổng số phát sinh Có: 11.444.893.643 Số dư có cuối kỳ: 13.689.132.366 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày.... tháng ..... năm .... Người ghi sổ (Ký, họ tên) b) Kế toán nhập vật liệu do mua ở nước ngoài Trong ngành để sản xuất ra thuốc thì phải cần rất nhiều thứ nguyên vật liệu, mà không phải loại nào trong nước cũng có thể sản xuất được. Vì thế để đáp ứng yêu cầu sản xuất thì có nhiều loại nguyên vật liệu, công ty phải nhập khẩu nguyên vật liệu. Đối với nhập vật liệu do mua ở nước ngoài thì kế toán sử dụng chứng từ, tài khoản, thủ tục nhập kho cũng tương tự như phần kế toán nhập vật liệu do mua ở trong nước. Ngoài ra kế toán còn sử dụng thêm TK3333 "Thuế xuất, nhập khẩu". 2.2.3.2. Kế toán nhập vật liệu do tự sản xuất thành nhập kho Theo quy định của công ty, thì để sản xuất ra một số sản phẩm như Boganic, Cao Hà thủ ô thì công ty phải tự nấu ra các loại cao tại các phân xưởng sơ chế mà không được phép mua ngoài. Tại đây, những sản phẩm tạo ra không được xem là thành phẩm mà chúng được xem là các nguyên vật liệu được nhập kho để tiếp tục sản xuất thành sản phẩm hoàn chỉnh. * TK sử dụng: - TK 154 "Chi phí SXKD dở dang" - TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" * Chứng từ sử dụng: - Phiếu kiểm nghiệm - Quyết định nhập vật tư - Phiếu nhập kho (Mẫu sổ 01-VT) * Quy trình luân chuyển chứng từ Loại nguyên vật liệu này trước khi tiến hành nhập kho phải có phiếu kiểm nghiệm, quyết định nhập vật tư của phòng đảm bảo chất lượng và phó giám đốc sản xuất, phòng kế hoạch cung tiêu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Chuyển cho phân xưởng sơ chế Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ. Trong trường hợp này các biểu mẫu phiếu kiểm nghiệm, quyết định nhập vật tư, phiếu nhập kho tương tự trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài. Biểu 08: Sổ Cái tài khoản Tài khoản: 154C27 - Cao Slaska Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Số dư nợ đầu kỳ: 111772506 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/12 PN 13 Cao Slaska - SCSLA Nhập cao slaska SKS 325 1521 26035000 31/12 PKT Phân bổ chi phí tiền lương 6222đ154C27 6222 1831574 31/12 PKT Phân bổ chi phí sản xuất chung 6277 đ154C27 6277 4037786 Tổng số phát sinh Nợ: 5.869.360 Tổng số phát sinh Có: 26.035.000 Số dư nợ cuối kỳ: 91.606.866 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày.... tháng ..... năm .... Người ghi sổ (Ký, họ tên) 2.2.3.3. Kế toán nhập vật liệu do sản xuất dùng không hết, nhập lại kho Trong quá trình sản xuất để phòng ngừa có nhiều loại nguyên vật liệu bị hư hỏng không dùng được phải loại ra, công ty đã tiến hành sản xuất nguyên vật liệu nhiều hơn (trong định mức cho phép) so với kế hoạch sản xuất. Do đó khi nguyên vật liệu không bị hư, hỏng hoặc hư, hỏng ít hơn so với định mức dẫn đến bị thừa thì công ty phải tiến hành nhập lại kho nguyên vật liệu sản xuất thừa. * TK sử dụng: TK 152, TK 621 * Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) 2.2.4. Kế toán xuất nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần Traphaco thì nguyên vật liệu được xuất kho là do dùng để sản xuất, xuất bán, xuất điều chuyển giữa các kho khác nhau hoặc xuất huỷ, hư hao. Khi xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì kế toán phải theo dõi tình hình xuất kho của từng thứ vật tư theo số lượng, kho xuất, theo sổ kiểm soát (SKS) nào, lệnh nào của công ty. Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra đều được công ty kiểm nghiệm theo số kiểm soát theo SKS nhất định, còn lệnh sản xuất thì được đánh số thứ tự theo mỗi loại vật tư, ví dụ như: Tên sản phẩm SKS Philatop 48+49 Boganic 51-54 Trà gừng 20+24 Haloperidol 04+05 Còn đối với TK 154, 621 lại được mở chi tiết cho từng thứ sản phẩm, tổ chức mã hoá theo hình thức lấy chữ cái đầu tiên của sản phẩm, đối với những sản phẩm có chữ cái đầu tiên giống nhau thì chúng lại được sắp xếp trùng hợp với số 1,2,3 theo thứ tự trong bảng chữ cái, ví dụ như: Tên sản phẩm TK 154 TK621 Cao quy bản 154C01 621C01 Cao hoa hoè 154C02 621C02 Cao đinh lăng 154C03 621C03 Cao Slaska 154C27 621C27 2.2.4.1. Kế toán xuất nguyên vật liệu cho sản xuất * Tài khoản sử dụng: - TK 152 "nguyên liệu, vật liệu" Và các tài khoản liên quan khác như: TK621, 154, 627, 641, 642,... * Chứng từ sử dụng: - Lệnh xuất - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) * Quy trình luân chuyển chứng từ: Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Traphaco trong từng tháng ít có biến động lớn. Vì vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả, hàng tháng phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị sản xuất để lập phiếu xuất kho. Số lượng xuất kho = Số lượng trong kế hoạch + Số lượng dự trù hư hao Sau khi lập phiếu xong phụ trách các bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lượng xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Biểu số 09: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Ngày 02/12/2004 Số 83 Nợ TK 621 H02 Có TK 1521 Họ, tên người nhận hàng: Chị Duyên Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây y Lý do xuất: Sản xuất Haloperidol Nội dung: sản xuất 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL04+05 Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh STT Tên hàng Mã VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Aspartan 1ASPA Kg 25 2 Camphor 1CAMP Kg 71 3 Carnauba 1CARN Kg 6 4 Mg Stearat 1MGST Kg 3,4 P. Giám đốc (Ký, họ tên) TP.KH-CôNG TY (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu số 10: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Ngày 02/12/2004 Số 83 Nợ TK 621 H02 Có TK 1521 Họ, tên người nhận hàng: Chị Duyên Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây y Lý do xuất: Sản xuất Haloperidol Nội dung: sản xuất 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL04+05 Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh STT Tên hàng Mã VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Aspartan 1ASPA Kg 25 25 691.888,31 17.297.208 2 Camphor 1CAMP Kg 71 71 50.000,00 3.550.000 3 Carnauba 1CARN Kg 6 6 177.892,09 1.067.353 4 Mg Stearat 1MGST Kg 3,4 3,4 25.971,70 88.304 Cộng 22.002.865 P. Giám đốc (Ký, họ tên) TP.KH-CôNG TY (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 11: Sổ Cái tài khoản Tài khoản: 621H02 - Haloperidol Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Số dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/12 PX 83 Haloperidol - SHALO SX 600.000x2 viên Haloperidol SKS 04+05 1521 22.002.865 02/12 PX85 Haloperidol - SHALO SX 600.000x2 viên Haloperidol SKS 04+05 6222 7.725.136 31/12 PKT KC621đ 154621 H02 đ 154H02 29.726.001 Tổng số phát sinh Nợ: 29.728.001 Tổng số phát sinh Có: 29.728.000 Số dư nợ cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày.... tháng ..... năm .... Người ghi sổ (Ký, họ tên) 2.2.4.2. Kế toán xuất nguyên vật liệu bán ra ngoài * Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu". - Tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" - Tài khoản 111, 112, 632, 5111,3331, * Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT - 3LL) Khi xuất bán nguyên vật liệu, bộ phận cung ứng phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ những thoả thuận đã ký với khách hàng để viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được ghi thành 3 liên, phải được Giám đốc công ty ký duyệt, phụ trách bộ phận cung tiêu ký, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt thanh toán và giao cho khách hàng. * Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ khi bán ra ngoài như sau: Phòng Kế hoạch Hoá đơn GTGT Phòng Kế toán Khách hàng Viết Lưu liên 1 Liên 3 Liên 2 Ví dụ: Ngày 16/12/2004, Công ty cổ phần Traphaco xuất bán nguyên vật liệu cho công ty cổ phần dược - thiết bị y tế Hà Tĩnh theo hoá đơn GTGT số 002887 như sau: Biểu số 12 Công ty cổ phần Traphaco Trụ sở: 73-75 Yên Ninh Hoá đơn GTGT Liên 1 (Lưu) Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Mẫu số 01 GTKT-3LL-01 Ban hành theo DV số 979 TCT/AC ngày 13/3/2000 của Tổng cục Thuế Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Ba đình - Hà Nội Số tài khoản: 10201 - 0000004158 Ngân hàng Công thương Ba Đình Mã số thuế: 0100108656 Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phần dược - Thiết bị y tế Hà Tĩnh Địa chỉ: 143 Hà Huy Tập - Hà Tĩnh Hình thức thanh toán: Thanh toán sau bằng tiền mặt MST: 010094137 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Amidon Kg 650 10.200 6.630.000 02 Bột tale Kg 325 3.900 1.267.500 Cộng tiền hàng 7.897.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 789.750 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.687.250 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu, sáu trăm tám sáu nghìn, bảy trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.4.3. Kế toán xuất nguyên vật liệu điều chuyển giữa các kho Vì ở Công ty cổ phần Traphaco có địa điểm hoạt động phân tán, ở mỗi địa điểm lại tiến hành tổ chức sản xuất sản phẩm khác nhau, do đó nhiều khi công ty phải tiến hành điều chuyển nguyên vật liệu giữa các kho * Tài khoản sử dụng: TK152 * Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK-3LL) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng để theo dõi số lượng vật liệu di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ của đơn vị, là căn cứ để thủ ko ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển khi đi đường. * Quy trình luân chuyển chứng từ Khi có lệnh điều dộng xuất kho thì đại diện phòng kế hoạch cung tiêu lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, liên 1 dùng để lưu, liên 2 dùng để vận chuyển hàng, liên 3: nội bộ giữ. Sau đó đưa cho người vận chuyển xuống kho để lấy vật liệu. Thủ kho căn cứ vào quyết định của cấp trên tiến hành xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Ví dụ: Ngày 23/12 Công ty tiến hành điều chuyển nguyên vật liệu từ kho dược liệu 75 Yên Ninh đến kho hoá chất phụ liệu Phú Thượng theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ HĐ0005051, bao gồm các loại sau: - 45 Kg Mg Stearat - 215 Kg Propylen Glycol - 250 Lít Glicerin Biểu số 13: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 23/12/2004 Số Nợ TK 621 Có TK 1521 - Căn cứ Lệnh điều động số ngày . tháng .. năm 2004 của Công ty cổ phần Traphaco về việc vận chuyển nguyên vật liệu. Họ, tên người nhận hàng: Anh Cường Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Ô tô 29U 291H Xuất tại kho: Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh Nhập tại kho: Kho HC phụ liệu GMP Phú Thượng STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Mg Stearat Kg 45 2 Propylen Glycol Kg 215 3 Glicerin Lít 250 Cộng Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2004 Nhập ngày ... tháng năm 2004 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Căn cứ