Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại An Thàn

hành phẩm, hàng hóa. Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay Công ty đang thực hiện 2 phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn đại lý và phương thức bán lẻ hàng hóa: - Bán lẻ hàng hóa là bán thẳng cho người tiêu dùng, các đơn vị, cá nhân mua để trực tiếp sử dụng với số lượng nhỏ. - Bán buôn đại lý là bán cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân mua để tiếp tục bán lại với số lượng và giá trị lớn. Về phương thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như: Tiền mặt, chuyển khoản. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng thực tế tại công ty, kế toán Công ty TNHH Thương mai An Thành sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây: - TK 511 “Doanh thu bán hàng”; Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công ty trong một kỳ kinh doanh, không có tài khoản chi tiết cấp 2. - TK 532 “Giảm giá hàng bán” - TK 632 “Giá vốn hàng bán”; Phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ và không có tài khoản chi tiết cấp 2. - TK 156 “Hàng hóa”; Phản ánh trị giá hàng tồn đầu kỳ và giá trị hàng nhập vào trong kỳ và nó cũng không có TK chi tiết cấp 2. - TK 131 “Phải thu khách hàng”; Công ty không mở các tiểu khoản chi tiết theo từng khách hàng vì lượng khách hàng là rất lớn nên đã được phân nhóm ở danh mục đối tượng. Tài khoản này được mở tiểu khoản chi tiết theo tên các cán bộ kinh doanh bán hàng trực tiếp. - TK 641 “Chi phí bán hàng; Được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411 “Chi phí nhân viên” TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì” TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” TK 6415 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6416 “Chi phí bằng tiền mặt” - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí” TK 6426 “Chi phí dự phòng” TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6428 “Chi phí bằng tiền mặt" - Tại Công ty thuế giá trị gia tăng sử dụng tài khoản 3331 “Thuế GTGT đầu ra” - TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” * Chứng từ và sổ sách sử dụng: Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất, biên bản bàn giao, lệnh điều động, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu và các chứng từ liên quan khác. Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung; Sổ cái các tài khoản 632, 511, 131, 3331; Bảng kê; Bảng tổng hợp; Sổ chi tiết, tổng hợp phải thu của khách hàng. * Trình tự luân chuyển chứng từ: Trình tự xuất kho được thực hiện như sau: Xuất kho hàng hóa trong Công ty cũng bao gồm các trường hợp khác nhau như: Xuất kho để bán, xuất kho dùng nội bộ. Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau: Khi có yêu cầu xuất kho hàng hóa người có nhu cầu xuất hàng hóa viết giấy đề nghị xuất kho kèm theo giấy tờ liên quan như Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty trình Trưởng phòng hoặc Phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho. Phòng Kế toán (Kế toán hàng hóa) nhập số liệu vào máy và in hóa đơn xuất bán hàng hóa do Bộ Tài chính phát hành (mẫu số 3). Khi lập xong hóa đơn GTGT phải có chữ ký của Giám đốc hay Phó giám đốc Công ty và người bán hàng, sau đó người nhận hàng sẽ chuyển hóa đơn GTGT (liên 3) cho thủ kho để xuất hàng. Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã được ghi trong hóa đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán phần hành để lưu. Đồng thời sau khi đã giao hàng hóa cho khách hàng đầy đủ cả về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hóa, người chịu trách nhiệm bán hàng lập Biên bản bàn giao. Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của khách hàng. Đối với hàng xuất dùng nội bộ phòng nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xuất kho”, chuyển cho Trưởng phòng ký duyệt. Sau đó, chuyển Giấy đề nghị này cho Phòng kế toán để phòng kế toán viết “Phiếu xuất” theo mẫu số 1. Tiếp đó, mang phiếu xuất kho xuống cho thủ kho. Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu. Mẫu số 2: PHIẾU XUẤT KHO Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T. Phú Thọ PHIẾU XUẤT KHO Số: Ngày tháng năm 2008 Người lĩnh: Nội dung: Bộ phận : Số tt Mặt hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Nước sâm lon Thùng 05 98.000 490.000 Cộng tiền hàng Thuế GTGT 490.000 49.000 Tổng tiền 539.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Năm trăm ba mươi chín ngàn đồng. Lập phiếu (ký, họ tên) Người lĩnh (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Phiếu xuất chỉ có số lượng xuất không có giá xuất, giá được tính và hiển thị sau khi làm bút toán tính giá vốn. Định khoản nghiệp vụ xuất dùng nội bộ như bút toán phản ánh giá vốn hàng bán xuất kho. Nợ TK 632 539.000 Có TK 156 539.000 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán Giá bán hàng hóa được xác định dựa trên 3 căn cứ: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với các đại lý, cửa hàng bán buôn, bán lẻ Công ty sẽ chiết khấu theo hợp đồng và theo chương trình khuyến mại, giảm giá của Công ty trong từng thời điểm. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty thu hút được 1 lượng khách hàng ổn định, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Giá vốn hàng xuất bán được tính dựa trên giá mua hàng, giá mua này không bao gồm chi phí thu mua hàng hóa, chi phí này được tính riêng. Tại Công ty giá hàng hóa xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán hàng hóa sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng để từ đó xác định giá vốn vào cuối tháng. Do Công ty đã trang bị phần mềm kế toán nên việc tính đơn giá bình quân cũng đơn giản hơn, kế toán viên chi cần làm một lệnh duy nhất thì phần mềm sẽ tự động tính giá. Theo công thức Đơn giá bình quân gia quyền = Dư đầu kỳ + Mua trong kỳ Số lượng Trị giá vốn thực tế xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hóa đơn bán hàng”, máy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung. Đến cuối tháng, để tính giá vốn hàng bán kế toán thực hiện như sau: Trên màn hình giao diện chọn mục “Tính giá vốn” (Mẫu số 3). Sau khi khai báo ngày tháng cần tính giá vốn. Lúc này máy sẽ tự tổng hợp và tính giá trung bình cho từng loại mặt hàng. Sau khi máy tổng hợp xong sẽ tự động cập nhật giá trung bình vừa tính vào cột giá vốn hàng bán trên các Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp. Giá trị doanh thu tiêu thụ được xác định theo công thức sau: Doanh thụ tiêu thụ hàng hóa = Đơn giá bán x Số lượng hàng hóa tiêu thụ Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2008 số lượng bia lon Halida trong tháng tiêu thụ 650 thùng với đơn giá 166.100đ, như vậy: Doanh thu tiêu thụ trong tháng là: 650 x 166.100 = 107.965.000đ Mẫu số 3 : Giao diện tính giá vốn Tính lại giá bình quân, tính tồn kho hiện thời Từ ngày 01 tháng 04 năm 2008 Đến ngày 30 tháng 04 năm 2008 Kho: 01 Vật tư: Bia lon Halida Tính tồn kho tức thời Chấp nhận Huỷ bỏ 2.3. Kế toán bán hàng theo các phương thức bán hàng *Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn: Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức bán buôn là: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hóa đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hóa. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, tránh ứ đọng hàng hóa. Ví dụ: Trong tháng 4 có nghiệp vụ xuất bán như sau, ngày 27 tháng 4 năm 2008, Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt đặt mua một lô hàng gồm 1.000 thùng nước yến lon với đơn giá là: 83.600đ; 800 hộp bia Halida với đơn giá là: 166.100đ; 200 chai rượu vodka Hà nội với đơn giá: 50.600đ (giá trên đã bao gồm 10% thuế GTGT) thông qua cán bộ kinh doanh Hải của Công ty. Mẫu “Giấy đề nghị xuất kho" được lập theo mẫu số 4. Sau khi kiểm tra các thông tin trong giấy đề nghị xuất kho là chính xác, kế toán hàng hóa và bán hàng tiến hành nhập số liệu vào máy. Kế toán sẽ nhập số liệu cho mục “Hóa đơn”. Kế toán có nhiệm vụ khai báo các tham số trong màn hình máy tính sẽ cập nhật thông tin vào hóa đơn. Sau đó kế toán in hóa đơn GTGT theo mẫu số 5. Hàng hóa sau khi giao nhận xong, hai bên bán và mua cùng ký vào biên bản bàn giao. Mẫu “Biên bản bàn giao” được lập theo mẫu số 6. Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hóa. Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho chuyển hóa đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung (Mẫu số 21). Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, cuối thàng kế toán xác định tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán định khoản: Nợ TK 632 197.400.000 Có TK 156 197.400.000 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 226.600.000 Có TK 511 206.000.000 Có TK 333 20.600.000 Mẫu số 4: GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T. Phú Thọ GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ngày 27 tháng 4 năm 2008 Kính gửi: Giám đốc Công ty Họ và tên: Nguyễn Văn Hải Bộ phận: Tiêu thu Lý do: Bán hàng Số tt TÊN HÀNG SL Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Hoa hồng 1 Nước yến lon 1000 83.600 83.600.000 2 Bia Halida 800 166.100 132.880.000 3 Rượu Vodka Hà nội 200 50.600 10.120.000 Tổng Cộng 226.600.000 Thanh toán ngay x Nợ thời hạn 15 ngày TM CK Khách hàng: Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt MST: 0600206154 Địa chỉ: Thị trấn Phong châu – Phù ninh – Phú thọ Điện thoại: 0210.5145790 GIÁM ĐỐC DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Mẫu số 5: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 27 tháng 4 năm 2008 Mẫu số 01 GTKT - 3LL KE/2008B 0019152 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mai An Thành Địa chỉ: 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T.Phú thọ Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0101390444 Họ tên người mua: Tên đơn vị: Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt Địa chỉ: Thị trấn Phong châu - H.Phù ninh - T.Phú thọ Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM,CK MST: 0600206154 Số tt Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thanh tiền A B C 1 2 3=1x 2 1 Nước yến lon Thùng 1.000 76.000 76.000.000 2 Bia lon Halida Hộp 800 151.000 120.800.000 3 Rượu chai Vodka Hà nội Chai 200 46.000 9.200.000 Cộng tiền hàng 206.000.000 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 20.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 226.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Bán hàng qua điện thọai (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số 6: BIÊN BẢN BÀN GIAO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------o0o------- BIÊN BẢN BÀN GIAO Hôm nay, ngày 27 tháng 4 năm 2008 Tại: Chúng tôi gồm: Bên A: ĐẠI LÝ RƯỢU BIA VÀ NƯỚC GIẢI KHÁT PHÁT ĐẠT Đại diện là: Ông Nguyễn Văn Quang Chức vụ: Thủ kho Địa chỉ: TT. Phong châu - H.Phù ninh - T.Phú thọ Điện thoại: 0210.5145790 Là bên nhận các hàng hóa sau: 01- Nước yến lon 02- Bia lon Halida 03- Rượu chai vodka Hà nội Bên B: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI AN THÀNH Địa chỉ: 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T. Phú Thọ Đại diện là: Ông Nguyễn Văn Hải Chức vụ: Nhân viên tiêu thụ Số điện thoại : 0210. 7666 116 Là bên giao hàng hóa Hai bên cùng chứng kiến và cùng xác nhận: Hàng hóa mang đến là đúng chủng loại, số lượng, chất lượng Bên B đã bàn giao đầy đủ hàng hóa trên cho bên A. Biên bản này được lập Thành 02 bản có nội dung như nhau, mỗi bên giữ 01 bản và đều có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Ký nhận Ký giao *Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán lẻ: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên đối với các khách hàng quen thuộc thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm. Hóa đơn GTGT là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Sau khi cập nhật số liệu cho “Hóa đơn”; " Phiếu xuất" đến cuối tháng tính ra giá vốn hàng bán từng chủng loại hàng hóa, máy tính sẽ tự động kết xuất số liệu cho Bảng kê phiếu nhập/xuất/hóa đơn chi tiết theo từng loại hàng hóa, từng hóa đơn, Phiếu xuất (Mẫu số 7) và theo từng ngày; Bảng kê Hóa đơn chi tiết từng loại hàng hóa (Mẫu số 8); Bảng Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Mẫu số 9). Số liệu tại Báo cáo Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn là số liệu tổng hợp về số lượng bán; giá vốn hàng bán của từng loại hàng hóa của cả tháng, nghĩa là mỗi loại hàng hóa được thể hiện trên một dòng của Báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, sau mỗi lần nhập hóa đơn máy tính sẽ tự động cộng dồn số liệu cho từng loại hàng hóa. Số liệu được tổng hợp từ đầu tháng đến thời điểm cuối tháng hoặc đến thời điểm bất kỳ theo yêu cầu của nhà quản lý. Mẫu số 7: BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/XUẤT/HÓA ĐƠN Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T.Phú thọ BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/ XUẤT/ HÓA ĐƠN Từ ngày: 01/4/2008 đến ngày 30/4/2008 Tên hàng hóa: Rượu vodka chai Hà nội Ngày Số Diễn giải SL Giá Tiền TK 26/4 0019147 Cửa hàng Hà Thanh HH 632 Rượu chai Vodka Hà nội 500 46.000 23.000.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 23.000.000 2.300.000 25.300.000 27/4 0019152 Đại lý Phát đạt HH 632 Rượu chai Vodka Hà nội 200 46.000 9.200.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 9.200.000 920.000 10.120.000 .. 30/4 0019154 Cửa hàng Hải Châu HH 632 Rượu chai Vodka Hà nội 600 46.000 27.600.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 27.600.000 2.760.000 30.360.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 95.800.600 9.580.060 105.380.660 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T.Phú thọ BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/ XUẤT/ HÓA ĐƠN Từ ngày: 01/4/2008 đến ngày 30/4/2008 Tên hàng hóa: Bia lon Halida Ngày Số Diễn giải SL Giá Tiền TK 07/4 0083216 Đại lý Phát đạt HH 632 Bia lon Halida 800 151.000 120.800.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 120.800.000 12.000.000 132.880.000 10/4 0083217 Cửa hàng Hải Châu HH 632 Bia lon Halida 800 151.000 120.800.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 120.800.000 12.000.000 132.880.000 27/4 0019152 Đại lý Phát đạt HH 632 Bia lon Halida 700 151.000 105.700.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 105.700.000 10.570.000 116.270.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 347.300.000 34.570.000 381.870.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T. Phú thọ BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/XUẤT/HÓA ĐƠN Từ ngày: 01/4/2008 đến ngày 30/4/2008 Tên hàng hóa: Nước yến lon Ngày Số Diễn giải SL Giá Tiền TK 27/4 0019150 Cửa hàng Hà Thanh HH 632 Nước yến lon 400 76.000 30.400.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 30.400.000 3.040.000 33.440.000 27/4 0019152 Đại lý Phát Đạt HH 632 Nước yến lon 600 76.000 45.600.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 45.600.000 4.560.000 50.160.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 76.000.000 7.600.000 83.600.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mẫu số 8: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI AN THÀNH 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T. Phú thọ BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày: 01/4/ 2008 đến ngày 30/4/2008 Tên hàng hóa: Rượu Vodka chai Hà nội Ngày Số Diễn giải Số lượng Giá vốn Tiền Giá bán Doanh thu TK 27/4/2008 0019152 TM,CK HH 200 46.000 9.200.000 52.000 10.400.000 131THU Rượu Vodka chai Hà nội 511 9.200.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 10.400.000 1.040.000 11.440.000 Tổng cộng 59.800.600 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 67.600.800 6.760.080 74.360.880 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI AN THÀNH 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T.Phú thọ BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày: 01/4/ 2008 đến ngày 30/4/2008 Tên hàng hóa: Bia lon Halida Ngày Số Diễn giải Số lượng Giá vốn Tiền Giá bán Doanh thu TK 27/4/2008 0019152 TM,CK HH 800 151.000 120.800.000 166.100 132.880.000 131THU Bia lon Halida 511 120.800.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 132.880.000 13.288.000 146.168.000 Tổng cộng 347.300.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 391.000.000 39.100.000 430.100.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI AN THÀNH 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T. Phú thọ BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày: 01/4/ 2008 đến ngày 30/4/2008 Tên hàng hóa: Nước yến lon Ngày Số Diễn giải Số lượng Giá vốn Tiền Giá bán Doanh thu TK 27/4/2008 0019150 TM,CK 400 76.000 30.400.000 83.600 33.440.000 131THU Nước yến lon 511 30.400.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 33.440.000 3.344.000 36.784.000 27/4/2008 0019152 TM,CK 600 76.000 45.600.000 83.600 50.160.000 131DUNG Nước yến lon 511 45.600.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 50.160.000 5.016.000 55.176.000 Tổng cộng 76.000.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 83.600.000 8.360.000 91.960.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mẫu số 9: TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP. Việt trì - T.Phú thọ TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Từ ngày 01/4/2008 đến ngày 30/4/2008 Mặt hàng Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị Các loại Rượu 800 36.800.000 2.000 65.000.000 2.700 108.180.000 100 2.090.000 Rượu voka chai Hà nội Chai 800 36.800.000 1000 46.000.000 1.800 91.080.000 Các loại bia Thùng 950 125.000.000 1.200 164.800.000 2.000 296.120.000 150 22.110.000 Bia lon Halida Hộp 500 75.500.000 800 120.800.000 1.200 199.320.000 100 16.610.000 Các loại nước giải khát Thùng 1.000 87.000.000 10.000 914.000.000 9.000 892.760.000 2.000 210.760.000 Nước yến lon 500 38.000.000 3.000 228.000.000 3.200 267.520.000 200 16.720.000 Tổng cộng 2.750 248.800.000 13.200 1.143.800.000 13.700 1.297.060.000 2.250 234.960.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa khi khách hàng thanh toán tiền hàng, khách hàng có thể trực tiếp thanh toán tiền tại phòng kế toán hoặc nhân viên bán hàng của Phòng tiêu thụ sẽ thu tiền của khách hàng sau đó nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm nhận, kế toán lập Phiếu thu và hạch toán vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sau khi đã nhận được Giấy báo có của ngân hàng mà Công ty đang giao dịch. Tuy nhiên, dù thanh toán bằng phương thức nào tiền mặt, chuyển khoản hay trả chậm thì kế toán cũng vẫn sử dụng Tài khoản 131 đối ứng với Tài khoản 511. Sau khi cập nhật số liệu, máy tính sẽ tự động định khoản và tự động kết xuất số liệu ra các sổ tương ứng. Sau khi cập nhật số liệu cho “Hóa đơn”, số liệu phần phải thu khách hàng được tự động cập nhật cho Sổ Nhật ký chung; Sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng (Mẫu số 10). Và số liệu tại các sổ này được chi tiết theo ngày phát sinh và theo từng hóa đơn. Cuối tháng in sổ tổng hợp phải thu của khách hàng (Mẫu số 11) và Sổ Cái Tài khoản 131 (Mẫu số 12). 2.4. Kế toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu Công ty không áp dụng các trường hợp chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ hàng bán tại công ty chỉ rơi vào trường hợp hàng bán bị trả lại. Khi phát sinh trường hợp hàng bán bị trả lại do hàng hóa không đúng chủng loại, chất lượng phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết trong hợp đồng. Bên mua hàng lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại cho công ty do không đúng chủng loại, chất lượng, Căn cứ vào hóa đơn này, công ty và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán và thuế GTGT đã kê khai. Trường hợp bên mua là các đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng, bên mua và công ty phải lập biên bản hủy hóa đơn (Xem phụ lục) trong đó nêu rõ lý do trả lại hàng. Biên bản này được lưu giữ cùng hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng của công ty. Lúc này kế toán tổng hợp - Thuế vào Phiếu nhập để ghi bút toán Nợ TK 156 850.000 Có TK 632 850.000 Theo giá vốn hàng hóa tại thời điểm hàng xuất bán đồng thời vào “Bút toán khác” để điều chỉnh doanh thu Nợ TK 531: Số doanh thu hàng bán bị trả lại (không kể thuế GTGT) Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK liên quan (131, 111, 112,): Tổng giá trị thanh toán Ví dụ: Ngày 3/5/2008 Đại lý rượu bia và nước giải khát Anh Hà trả lại 05 hộp bia lon Halida trị giá 850.000đ do hàng hóa không đúng chủng loại chất lượng, sau khi làm biên bản huỷ hóa đơn kế toán ghi Nợ TK 531 772.728 Nợ TK 3331 77.272 Có TK 131 850.000 Sau khi thực hiện “bút toán khóa sổ” máy sẽ tự động kết chuyển số liệu doanh thu hàng bán bị trả lại vào tài khoản doanh thu tiêu thụ. Sau khi nhận được chứng từ liên quan và số liệu chuyển sang cho kế toán tổng hợp – thuế. Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ và thực hiện bút toán khóa sổ bằng cách ấn vào phím “Bút toán khóa sổ” máy tính sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển. Kế toán lúc này có thể in sổ cái các TK 632 (Mẫu số 11), TK 511 (Mẫu số 12). Mẫu số 10: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP.Việt trì - T.Phú thọ SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/4/2008 đến ngày 30/4/2008 Tài khoản:131DUNG - Phải thu khách hàng của Dũng Đối tượng: Cửa hàng rượu bia và nước giải khát Hà Thanh Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 27/4 0019150 Bán hàng 3331 920.000 27/4 0019150 Bán hàng 511 9.200.000 28/4 189 Thu tiền hàng 1111 10.120.000 Cộng phát sinh trong kỳ 10.120.000 10.120.000 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH Thương mai An Thành 273 Phường Gia cẩm - TP.Việt trì - T.Phú thọ SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/4/2008 đến ngày 30/4/2008 Tài khoản:131HAI - Phải thu khách hàng của Hải Đối tượng: Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 27/4 019152 Bán hàng 3331 20.600.000 27/4 019152 Bán hàng 511 206.000.000 27/4 019154 Bán hàng 3331 546.000 27/4 019154 Bán hàng 511 5.460.000 28/4 019162 Bán hàng 3331 656.500 28/4 019162 Bán hàng 511 6.565.000 28/4 019184 Bán hàng 3331 1.216.000 28/4 019184 Bán hàng 511 12.160.000 28/4 019193 Bán hàng 3331 1.824.400 28/4 019193 Bán hàng 511 18.244.000 29/4 293 Thu tiền hàng 1111 263.238.000 Cộng phát sinh trong kỳ 273.271.900 263.238.000 Số dư cuối kỳ 10.033.900 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 11: SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/4/2008 đến ngày 30/4/2008 Đối tượng Dư đầu Phát sinh Dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có Các đại lý cửa hàng 617.700.600 607.666.700 10.033.900 Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt 273.271.900 263.238.000 10.033.900 Cửa hàng rượu bia và nước giải khát Hà Thành 244.300.800 244.300.800 Cửa hàng rượu bia và nước giải khát Hải Châu 50.600.700 50.600.700 Tổng cộng 2.307.200.700 2.217.200.400 90.000.300 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mẫu số 12: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/4/2008 đến ngày: 30/4/2008 Tài khoản : 131- Phải thu của khách hàng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 27/4 019152 Thuế GTGT đầu ra (Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt) 3331 20.600.000 27/4 019152 Doanh thu tiêu thụ (Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt) 511 206.000.000 28/4 019190 Thuế GTGT đầu ra (Cửa Hàng rượu bia và nước giải khát Hải Châu) 3331 4.628.200 28/4 019190 Doanh thu tiêu thụ (Cửa Hàng rượu bia và nước giải khát Hải Châu) 511 46.282.000 28/4 189 Thu tiền hàng (Cửa Hàng rượu bia và nước giải khát Hà Thanh) 1111 10.120.000 29/4 293 Thu tiền hàng (Đại lý rượu bia và nước giải khát Phát Đạt) 1111 263.238.000 Dư nợ đầu kỳ Cộng phát sinh trong kỳ 2.307.200.700 2.217.200.400 Số dư cuối kỳ 90.000.300 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mẫu số 13