Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu - TH ngành muối

quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi số vốn Nhà nước giao cho công ty quản lý. Doanh nghiệp thành lập tiền thân từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trực thuộc tổng công ty muối Việt Nam trực thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tên đầy đủ: Công ty XNK- TH Ngành Muối Tên giao dịch: SAGIMEX Địa chỉ : Số 5 - Hàng Gà - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Thành lập ngày 25/12/1999 theo quyết định số: 141/1999-QĐ/BNN-TCCB của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. Trải qua quá trình hình thành và phát triển Công ty XNK-TH ngành Muối đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Khi mới thành lập cơ sở vật chất của công ty hầu như không có gì với mấy nhân viên, máy móc thiết bị lạc hậu... tuy vậy công ty vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ Nhà nước giao, được Đảng và Nhà nước tặng nhiều Bằng khen, Huân huy chương. Cho đến nay, nền kinh tế thị trường ra đời đã đặt công ty trước những thách thức to lớn. Ngoài những khó khăn về công nghệ, vốn, trình độ tay nghề công nhân viên còn là tình hình cạnh tranh găy gắt trên thị trường với không chỉ các đối thủ trong nước mà còn là các đối thủ nước ngoài có bề dày kinh nghiệm và uy tín sản phẩm trên thị trường. Trước tình hình đó được sự chỉ đạo giúp đỡ của các cơ quan cấp trên, sự nỗ lực của ban giám đốc và toàn thể CBCNV công ty đã kịp thời ổn định lại tổ chức, nâng cao hiệu quả các mặt quản lý, mạnh dạn đầu tư công nghệ, đổi mới đa dạng hoá sản phẩm với chủ trương coi thị trường là trung tâm, chất lượng sản phẩm là sống còn, công ty đã đứng vững và đạt được sự tăng trưởng vững mạnh ổn định. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty Hiện nay bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc và 4 phòng ban chức năng được tổ chức như sau: (sơ đồ 1) Ban giám đốc: Ban giám đốc của công ty chỉ có một người là giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành chung, quản lý, giám sát mọi hoạt động của công ty theo Luật doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên về toàn bộ hoạt động của công ty và là người có quyền quyết định cao nhất tại công ty. Các phòng ban chức năng gồm: Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng phương án tổ chức mạng lưới và cán bộ cho phù hợp từng thời kỳ, xây dựng các phương án quy hoạch và chuẩn bị các thủ tục đề bạt cán bộ và nâng cao bậc lương, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động. Chủ trì các cuộc thanh tra theo chức trách và quyền hạn của mình. Giải quyết đơn thư theo pháp lệnh khiếu tố. Tiếp các đoàn thanh tra( nếu có) và phối hợp với các phòng chuẩn bị các tài liệu cần thiết để đaps ứng yêu cầu cần thiết của các đoàn thanh tra. Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang bị làm việc cho công ty hàng tháng và hàng năm. Tổ chức tiếp khách và hướng dẫn khách đến làm việc, quản lý các loại tài sản thuộc văn phòng công ty. Đảm bảo xe đưa đón lãnh đạo, cán bộ đi làm đúng giờ an toàn. Xây dựng kế hoạch, nội dung công tác thi đua , tập hợp đề nghị khen thưởng, đề xuất hình thức khen thưởng. Đồng thời thức hiện chế độ về lao động, Bảo hiểm xã hội, sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên theo luật định. Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ quản lý công tác tài chính kế toán, tổ chức thực hiện các công tác thống kê, thu thập các thông tin kinh tế, thực hiện chế độ hạch toán theo qui định. Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực điều hành kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và pháp luật nhà nước qui định. Đề xuất lên giám đốc phương án tổ chức hoạt động của bộ máy kế toán của công ty phù hợp với chế độ kế toán Nhà nước. Định kỳ phân tích các hoạt động kinh tế, hiệu quả kinh doanh, cung cấp các thông tin về hoạt động tài chính cho lãnh đạo công ty để quản lý và điều chỉnh kịp thời hoạt động kinh doanh. Phòng kinh doanh: Tập hợp dự kiến chi phí, giá thành, tìm các biện pháp hạ giá thành. Tổ chức tiếp thi quảng cáo sản phẩm, tham khảo thị trường trong nước, lập các phương án kinh doanh cho năm sau. - Phòng Xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất- nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kết quả khác có liên quan cho phù hợp với điều kiẹn hoạt động của công ty trong từng thời kỳ. Tham mưu cho Tổng giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất- nhập khẩu pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này. Giúp Tổng giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác. Nghiên cứu đánh giá khảo sát khả năng tiềm lực của các đối tác nước ngoài khi liên kết kinh doanh cùng công ty. Giúp Giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Biểu số 3: Tổ chức bộ máy quản lý công ty XNK-TH ngành muối. Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu 3. Khái quát về tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK - TH ngành Muối Để đáp ứng yêu cầu hạch toán kế toán của công ty, phù hợp với phạm vi hoạt động rộng lớn, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập chung. Phòng tài chính kế toán gồm 6 người được tổ chức như sau: (sơ đồ số 3) Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung, trực tiếp tổ chức công tác kế toán, kí duyệt các chứng từ, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan đồng thời kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định. Kế toán mua hàng, công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ hạch toán tình hình tăng, giảm, tồn kho hàng hoá, công cụ dụng cụ, tham gia kiểm kê, đối chiếu số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế. Cung cấp số liêu chính xác, kịp thời đầy đủ cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội kiêm kế toán thống kê: có nhiệm vu tính toán, phân bổ tiền lương, tính và nộp BHXH cho người lao động. Thanh toán tiền lương và trợ cấp BHXH cho người lao động. Theo dõi tình hình trích lập và sử dụng quỹ lương. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm : Chịu trách nhiệm tập hợp, tính toán phân bổ hạch toán chi phí và tính giá hành sản phẩm. Cuối tháng xác định kết quả kinh doanh, hạch toán lãi lỗ, hạch toán các khoản phải nộp Nhà nước. Sau đó cùng với kế toán trưởng lập các phương án giá thành, giá bán. Cuối năm tiến hành tính toán số trích lập các quĩ công ty. Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi hạch toán tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tình hình thanh toán nội bộ, tình hình vau vốn lưu động và thanh toán tiền vay. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ hợp lệ và lập báo cáo quỹ để đối chiếu hàng ngày với kế toán thanh toán trên sổ quỹ. Biểu số 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty XNK-TH ngành muối. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu, CCDC Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán chi phí SX và tính giá thành SP Kế toán thanh toán Thủ quỹ Hiện nay cũng như nhiều doanh nghiệp khác công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới theo QĐ 1141/ CĐKT ngày 1/11/1995 và các văn bản, thông tư hướng dẫn bổ sung của Bộ tài chính. Hình thức kế toán được áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ (Biểu số 2) và toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trên máy vi tính nên công việc được giảm nhẹ đi rất nhiều và có hiệu quả thiết thực. Chương trình phần mềm kế toán cho phép xử lý số liệu ngay từ các chứng từ ban đầu, qua quá trình xử lý số liệu máy tính sẽ cung cấp các thông tin như: Chứng từ ghi sổ, bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết các tài khoản,...Cuối kỳ, kế toán xử lý các bút toán kêt chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của đơn vị, lập các báo coá tìa chính. Hệ thống sổ sách sử dụng là các sổ cái tài khoản, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết theo dõi nhập- xuất kho, chi tiết công nợ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng họp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh té phát sinh theo tái khoản kế toán được qui định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sổ Cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản. Sổ, thẻ kế toán chi tiết là sỏ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ công ty mở các sổ kế toán chi tiết sau: Sổ bán hàng, sổ thuế, sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua... Công ty áp dụng tất cả các tài khoản theo QĐ 1141/CĐKT. Do đặc thù của mặt hàng muối và để quản lý chặt chẽ lượng hàng tồn kho, công ty hạch toán lượng hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi Xuất kho kế toán áp dụng theo phương pháp giá thực tế đích( giá nhận dạng riêng biệt). Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp thuế khấu trừ riêng đối với sản phẩm muối theo luật thuế được áp dụng từ ngày 1/1/1999 sản phẩm muối bao gồm: muối sản xuất từ nước biển, muối mỏ tự nhiên, muối tinh, muối i-ôt thuộc diện không chịu thuế GTGT vì thế công ty không phải nộp thuế GTGT đầu ra và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với sản phẩm muối. Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Kế toán xuất nhập khẩu, kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, chứng từ tính thuế, chứng từ trả tiền, giấy báo nợ, báo có, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ trả hàng... Cuối niên độ kế toán kế toán lập các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán (B01- DN) Bảng kết quả kinh doanh (B02-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(B03- DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (B09- DN) II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty XNK - TH ngành muối. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng của công ty. Sản phẩm tiêu thụ của công ty XNK - TH ngành Muối hiện nay chủ yếu là muối, dây cáp điện, xe máy Trung Quốc...Để đáp ứng cho nhu cầu đa dạng của thị trường cho đến nay công ty đã tiêu thụ nhiều chủng loại muối với qui cách và trọng lượng khác nhau. Về chủng loại muối gồm các loại sau: Muối thô nguyên liệu Muối rời Muối bột tinh Thị trường tiêu thụ của công ty chủ yếu là miền Bắc,miền Trung và một số nước: ấn độ, Hàn quốc.... Hiện nay công ty đang có chủ trương mở rộng thị trường tiêu thụ vào Miền nam và thâm nhập vào thị trường quốc tế. Phương thức bán hàng của công ty xét trên góc độ xuất hàng tiêu thụ trong nước công ty sử dụng phương pháp giao hàng trực tiếp. Theo hình thức này khi công ty giao hàng cho khách hàng được khách hàng trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng được xác định là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng. Xét trên góc độ xuất hàng tiêu thụ ngoài nước, công ty sử dụng phương pháp xuất khẩu trực tiếp( không có phương pháp xuất khẩu uỷ thác) 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty XNK - TH ngành Muối Kế toán nhập khẩu trực tiếp Một thương vụ nhập khẩu được thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán. Phòng kinh doanh đảm nhận các nhiệm vụ mang tính chất ngoại thương còn Phòng kế toán theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh té phát sinh từ khi mua hàng nhập kho đến khi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Để bắt đầu một thương vụ nhập khẩu, trước tiên Phòng kinh doanh tiến hành đàm phán với các đối tác nước ngoài về mặt hàng, giá cả và các thoả thuận khác về phương thức giao nhận, thời gian giao nhận... để lập phương án kinh doanh ttrình giám đốc công ty. Ví dụ cụ thể một phương án kinh doanh của Công ty do phòng kinh doanh lập như sau: Phương án kinh doanh Mặt hàng : Muối rời Kính gửi: Giám đốc Công ty Phòng kinh doanh xin được trình bày phương án kinh doanh mặt hàng Muối rời như sau: Giá CIF Hải phòng: 285.862,5USD - Thuế nhập khẩu 15%: 42.879,375USD Tổng trị giá mua vào: 338.741,875USD Dự kiến bán ra: 375.000USD Lãi vay ngân hàng: 1.000USD Hiệu quả kinh doanh (lãi): 35.258,125USD Duyệt phương án Bộ phận làm phương án Sau khi được giám đốc phê duyệt, phòng kinh doanh tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương. Phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là thanh toán qua thư tín dụng. Theo phương thức này, phòng kinh doanh lập bộ chứng từ xin mở thư L/C và chuyển cho phòng kế toán. Tuỳ theo tình hình tài chính cụ thể của công ty mà kế toán mở L/C bằng tài khoản tiền vay hay tài khoản tiền gửi ngân hàng. Phòng kinh doanh có trách nhiệm xem xét hồ sơ của lô hàng do bên bán cung cấp, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá nhận hàng,vận chuyển hàng về kho đơn vị hoặc bán ngay tại địa điểm nhận hàng. Kết thúc công viêc này, Phòng kinh doanh chuyển sang Phòng kế toán một bộ chứng từ gồm: Hợp đồng ngoại (Contract) Tở khai hải quan. Giấy thông báo nộp thuế nhập khẩu Danh sách chi tiết hàng nhập khẩu (Packing list) Hoá đơn thương mại (Invoice) Hoá đơn vận chuyển Phiếu nhập kho Nếu hàng bán thẳng trực tiếp không qua kho thì không có các mục 6 và 7 mà thay vào đó là hoá đơn bán hàng. Kế toán theo dõi nhập khẩu căn cứ vào bộ chứng từ mà Phòng kinh doanh chuyển đến tiến hành vào sổ liên quan rồi tập hợp để lưu trữ. Để minh hoạ cho công tác kế toán mua hàng nhập khẩu trực tiếp tại Công ty, chúng ta co thể xem xét ví dụ sau: Theo hợp đồng kinh tế số KEC/EXP/13 ngày 27/7/2001 giữa Công ty XNK - TH ngành muối và KANDLA EXPORT CORPORATION về việc nhập khẩu 11.500 tấn muối rời với các điều kiện như sau: Số lượng: 11.500 tấn Đơn giá CIF : 367.700đ/Tấn (24.75USD/tấn x14.897đ/USĐ) Tổng trị giá hợp đồng : Địa điểm giao hàng: Cảng Hải phòng Thời gian giao hàng: 45 ngày kể từ ngày ký hợp đồng Phương thức thanh toán: L/C trả ngay Đồng tiền thanh toán: USD Thuế nhập khẩu: 636.008.794đ (11.500tấnx 24.75USD/tấnx14.897x15%) Tỷ giá thực tế: 14.897 VNĐ/USD Ngày 27/7/2001 hàng về tới cảng Hải phòng, sau khi tiến hành kiểm nhận hàng hoá, kế toán lập chứng từ xác định hàng hoá nhập kho và căn cứ vào những chứng từ sau để hạch toán: Phiếu nhập kho Ngày 27 tháng 7 năm 2001 Họ tên người giao hàng: KANDLA EXPORT CORPORATOIN Theo hợp đồng số 18 ngày 30/3/2001 của KANDLA EXPORT CORPORATOIN và Công ty XNK - TH ngành muối. Nhập kho tại: Công ty Hải phòng Đơn vị tính: Đồng STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Muối rời tấn 11.500 24,75USD 4.240.058.625 Cộng 4.240.058.625 Tỷ giá TT: 14.897VNĐ/USD Tổng số tiền viết bằng chữ: Bốn tỷ hai trăm bốn mươi triệu năm tám nghìn sáu trăm hai năm đồng. Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị KANDLA EXPORT CORPORATION Bhawan, 18, sector 8 Idham- Kutch- GUJARAT- INDIA Commercial Invoice Date: 27- Jun- 2001 General import export company Invoice no KEC/ EXP/ 13 7- Hang ga street, Hoan kiem dist Goods shipped per : M.V.ARCADIA Viet nam From: KANDLA- INDIA To: HAIPHONG PORT- VIETNAM Goods Quantity Price in US Dollars Amount in US Dollars No of bags Net weight Gross weight RUSHED MARINE SALT RIAL USE BULK No applicable 11,500 MT No applicable 24.75 284,625 TOTAL 284,625 Tổng cục hải quan cục Hải Quan TP Hải Phòng Cảng Hải Phòng khu vực 1 Số: 5115/TBT Cộng hoà xã hội chũ nghĩa việt nam Độc lập -tự do - hạnh phúc Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá Căn cứ luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt; luật thuế GTGT hiện hành. Căn cứ QĐ số 195/199/QĐ-TTg ngày 27/9/1999 của thủ tướng chính phủ về lập, sử dụng và quản lý quỹ hỗ trợ xuất khẩu. Căn cứ khai báo thuế của người khai báo hải quan và kết quả kiểm tra của cơ quan Hải quan thuộc tờ khai Hải quan số 5115/NKD ngày 26/7/2001 tại Hải quan Hải phàng khu vực 1. Hải quan cảng Hải phàng khu vực 1 thông báo: Người xuất/Nhập khẩu: Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp ngành Muối. MS: 0100103009008 Địa chỉ: Số điện thoại: Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày 26/7/2001 đơn vị xuất nhập khẩu có trách nhiệm phải nộp đủ số tiền thuế, thu chênh lệch giá trị trong thông báo này vào TK 741.01.02.00003 tại kho bạc TP Hải Phòng cho Hải quan cảng HP KV1 hoặc nộp cho bộ phận thu thuế của HQ cảng HP KV1. Số tiền phải nộp bao gồm: Sắc thuế Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền 1. Thuế XK Ghi theo Chương của Bộ Chủ quản 07 01 019 01 2. Thuế NK 07 01 020 01 636.008.794 3. Thuế GTGT 07 01 014 02 4. Thuế tiêu thụ đặc biệt 07 01 015 02 5. Thu chênh lệch giá 07 01 026 01 Tổng cộng 636.008.793,8 Bằng chữ: Sáu trăm ba sáu triệu ,tám ngàn bảy trăm chín ba phẩy tám đồng. Nếu quá hạn trên mà chưa nộp thuế, thu chênh lệch giá thì mỗi ngày sẽ bị phạt chậm nộp bằng 0,1% của số thuế, thu chênh lệch giá chậm nộp. Ngày 26/7/2001 Cơ quan thuế Hải quan Căn cưa vào những chứng từ trên kế toán ghi bút toán: Nợ TK 156 : 4.876.067.419 đồng Có TK 331: 4.240.058.625 đồng Có TK 333(3333): 636.008.794 đồng (Thuế VAT vào muối không tính thuế) Tài khoản 331= 11.500tấnx 24.75USD/tấnx14.897 = 4.240.058.625đồng Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng chuyển trả số tiền cho nhà cung cấp nước ngoài, kế toán ghi: Khi mở L/C ký quỹ NH mở L/C Nợ TK 144: 848.011.725đồng(4.240.058.625đồng x 20%) Có TK 112: 848.011.725đồng Khi nhận Bộ chứng từ thanh toán và đồng ý thanh toán qua NH kế toán ghi: Nợ TK 331 : 4.240.058.625 đồng Có TK 144 : 848.011.725 đồng Có TK 311 : 3.392.046.900 đồng(80% x 4.240.058.625đ Quá trình mua hàng được phản ánh trên hệ thống sổ như sau Chứng từ ghi sổ Ngày 27/7/2001 Chúng từ Trích yếu SHTK Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có N09 27-7 Nhập muối từ ấn độ 156 331 4.240.058.625 5115 26-7 Thuế NK Muối 3333 636.008.794 ... ... Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: 2001 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu ngày, tháng Số hiệu ngày, tháng N09 27/7 4.876.067.419 Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá TK 1561 muối Tháng 07 năm 2001 Số dư đầu kỳ: 418.180 Đơn vị tính: nghìn đồng ST Chứng từ Trích yếu Ghi nợ TK 1561, có TK Ghi có TK 1561, nợ TK T SH NT 331 333.3 Cộng 632 ... Cộng 1 15 9/7 Mua muối ăn 5.625.680 823.000 .... 6.448.680 ... ... 2 16 9/7 Mua muối bột 188.520.000 120.000.000 ... 308.520.000 3 N09 7/7 Nhập muối rời từ ấn Độ 4.240.058.625 636.008.794 ... 4.876.067.419 ... ... .... .... Cộng Sổ chi tiết thanh toán TK: 331 Đối tượng: KANDLA EXPORT CORPORATION Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có 24/7 0931 17/7 Thanh toán L/C bằng ký quỹ 144 848.011.725 24/7 0808 17/7 Thanh toán L/C bằng tiền vay NH 311 3.392.046.900 27/7 N09 27/7 Nhập muối rời từ ấn Độ 156 4.240.058.625 Cộng tháng 7 4.240.058.625 4.240.058.625 0 2.2. Kế toán bán hàng nhập khẩu Trong tình hình hiện nay, tổ chức tốt khâu bán hàng là một yếu tố quan trọng trong việc tăng nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, giảm bớt khối lượng hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn. Nhận thức được vấn đề đó, công tác bán hàng tại Công ty đã được tổ chức chặt chẽ từ bộ phận kinh doanh, kế toán đến các kho hàng. Đồng thời với việc duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng truyền thống, Công ty đã chú trọng tới công tác nghiên cứu thị trường nhằm khai thác thêm thị trường và bạn hàng mới. Quá trình bán hàng nhập khẩu của công ty được thực hiện như sau: Bán hàng nhập khẩu được thực hiện theo phương thức bán hàng trực tiếp tại kho ở cảng. Theo phương thức này, đơn vị mua hàng cử cán bộ đến nhận hàng hoá tại kho của Công ty. Tại kho, sau khi người mua kiểm nhận về quy cách, phẩm chất của hàng hoá, cán bộ kinh doanh lập hoá đơn kiên phiếu xuất kho. Chứng từ này được lập thành 3 liên: Liên 1 (màu đen): lưu tại quyển. Liên 2 (màu đỏ): giao cho người mua. Liên 3 (màu xanh): chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán với người mua. Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ này, chúng ta có thể xem xét ví dụ Ngày 7/8/2001, Công ty bán 5.500 tấn muối rời nhập từ Ân Độ cho Công ty hoá chất Việt trì, chi phí vận chuyển : 100.000.000đ Khi nhập hàng về cảng Công ty xuất bán trực tiếp ngay tại cảng nên không phát sinh chi phí thu mua của lô hàng nhập khẩu này, chỉ phát sinh chi phí bán hàng. Giá vốn của lô hàng 11.500 tấn = 4.876.067.419đ Đơn giá = 4.876.067.419đ = 424.005,8625đ/ tấn 11.500 tấn Giá vốn: 2.332.032.244đ Giá bán: 2.750.000.000đ Ngày 7/8, giao hàng cho khách tại kho. Cán bộ kinh doanh lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: . Công ty XNK - TH ngành muối Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Họ tên người mua: Công ty hoá chất Việt trì Địa chỉ: Việt trì Số: 007152 Xuất tại kho: Cảng Hải phòng Hình thức thanh toán: chuyển khoản. Đơn vị: Đồng STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Muối rời tấn 5.500 500.000 2.750.000.000 Cộng 2.750.000.000 Viết bằng chữ: Hai tỷ bẩy trăm năm mươi triệu đồng Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi bút toán: +/ Doanh thu bán hàng: Nợ TK 131: 2.750.000.000(Thuế VATra Muối không tính) Có TK 511: 2.750.000.000 +/ Giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 2.332.032.244 Có TK 156: 2.332.032.244 Ngày 9/8 khi nhận được giấy báo Có của NH, thông báo khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1121: 750.000.000 Có TK 131 : 750.000.000 Hệ thống sổ sách phản ánh quá trình bán hàng như sau: Sau khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ, từ đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá. Chứng từ ghi sổ Ngày 27/8/2001 Chứng từ Trích yếu SHTK Số tiền Số Ngày Nợ Có ... .. 007152 7/8 Bán muối cho Việt trì 311 511 2.750.000.000 7/8 Bán muối cho Nam Định 511 208.800.000 ... ... Chứng từ ghi sổ Ngày 27/8/2001 Chứng từ Trích yếu SHTK Số tiền Số Ngày Nợ Có ... 007152 7/8 Bán muối cho Việt trì 632 156 2.332.032.244 7/8 Bán muối cho Nam Định 156 175.000.000 ... ... Chứng từ ghi sổ Ngày 27/8/2001 Chứng từ Trích yếu SHTK Số tiền Số Ngày Nợ Có 7/8 Trích TGNH trả cước vận chuyển 641 112 100.000.000 ... ... Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: 2001 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu ngày, tháng Số hiệu ngày, tháng ... ... ... 007152 7/8 2.750.000.000 ... ... Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá TK 1561 muối Tháng 07 năm 2001 Số dư đầu kỳ: 0 Đơn vị tính: đồng ST Chứng từ Trích yếu Ghi nợ TK 1561, có TK Ghi có TK 1561, nợ TK T SH NT 331 333.3 Cộng 632 ... Cộng ... ... ... 7 007152 7/8 Bán muối cho Việt trì 2.332.032.244 2.332.032.244 ... ... .... Cộng Sổ chi tiết phải thu khách hàng TK 131 Đối tượng: Công ty hoá chất Việt trì Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 0 27/8 007152 7/8 Bán muối Ân Độ 511 2.750.000.000 27/8 36360 9/8 Thu tiền hàng 112 750.000.000 Dư cuối T8 2.000.000.000 2.3. Hạch toán quá trình mua hàng Nhằm đáp ứng nhu cầu hàng hoá một cách nhanh chóng, kịp thời, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường phải tổ chức quá trình mua và bán hàng hoá. Đối với Công ty XNK - TH ngành muối , mặt hàng xuất khẩu ra nước ngoài chủ yếu là muối. Công ty thường tổ chức mua hàng theo phương thức thu mua trực tiếp. Theo phương thức này, Công ty cử cán bộ Phòng kinh doanh đến các doanh nghiệp có nguồn hàng để tổ chức quá trình mua hàng hóa. Khi mua hàng, cán bộ Phòng kinh doanh viết phiếu mua hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng. Nếu mua hàng ở nhiều công ty khác nhau thì cán bộ phòng kinh doanh phải lập nhiều phiếu mua hàng. Phiếu kê mua hàng được lập thành 3 liên: - 1 liên gửi cho chủ hàng. - 1 liên lưu. - 1 liên chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Để minh hoạ cho quá trình này, chúng ta cùng xem xét ví dụ sau: Theo hợp đồng kinh tế đã ký giữa công ty XNK - TH ngành muối và Hợp tác xã Yên Hoà - Nam Định ngày 3/9/2001 Hợp tác xã Yên Hoà - Nam Định sẽ bán cho Công ty XNK - TH ngành muối một số lượng hàng. Cụ thể là: Số lượng: 18.000 kg Đơn giá: 1.200đ/kg Tổng giá trị hoá đơn: 21.600.000đ Phương thức thanh toán: chuyển khoản. Chi phí mua hàng: +/ Chi phí vận chuyển: 5.000.000đ +/Chi phí bảo quản: 1.500.000đ +/ Chi khá