Hoàn thiện một bước quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam

à những yếu tố nội dung và hình thức đã được thể chế hoá. Các yếu tố thể thức tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chính thể thống nhất của văn bản. Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây: 3.2.1. Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ) - Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nước; - Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu; - Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu); - Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan sinh sản ra văn bản ở dưới. Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thường, tên cơ quan sinh sản ra văn bản in bằng chữ in hoa. 3.2.2. Số ký hiệu - Đặt dưới tên cơ quan ban hành; 3.2.3. Thời gian, địa danh ban hành văn bản: đặt dưới Quốc hiệu. 3.2.4. Tên gọi và trích yếu văn bản - Đối với văn bản có tên gọi (Luật, Nghị định...) bao giờ cũng viết tên văn bản liền với trích yếu; - Vị trí đặt dưới địa danh và thời gian; - Riêng đối với công văn thì ta có một dòng trích đặt dưới số và ký hiệu (trích yếu phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung của công văn). 3.2.5. Dấu mật - khẩn - Dấu khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc. - Dấu mật có 3 mức độ mật: mật, tối mật và tuyệt mật. 3.2.6. Mẫu trình bày nội dung - Theo tiêu chuẩn Nhà nước TCVN - 5700 - 1992; - Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản. Nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích, chính xác và đầy đủ; - Nội dung văn bản phải được viết dưới tên loại trích yếu, tuỳ từng hình thức văn bản mà có cách trình bày khác nhau. 3.2.7. Chữ ký - Bên dưới chức danh, dưới chữ ký là họ tên người ký; - Không được ký một văn bản rồi tự ý phô tô ra hàng trăm bản, đóng dấu gửi đi; - Người ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm và nội dung văn bản mình ký; - Việc ký văn bản phải được quy định rõ trong chế độ công tác văn thư của doanh nghiệp, được thực hiện hết sức nghiêm túc, không thể có sự linh động, linh hoạt ngoài quy định. 3.2.8. Con dấu - Mỗi doanh nghiệp có thể có 2 con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Những văn bản lấy nghĩa doanh nghiệp ban hành thì phải đóng dấu doanh nghiệp. Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng. - Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không được cho người khác mượn, khi đi vắng phải bàn giao cho người khác được thủ trưởng chỉ thị. Con dấu phải giao cho văn thư lưu trữ; - Con dấu phải được giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không được mang về nhà, theo người đi công tác. Người ký văn bản và người giữ đóng dấu không thể là một người; - Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ; - Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ khắc trên dấu. 3.2.9. Nơi nhận - Là thành phần chỉ rõ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi hành văn bản; - Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị...) thì nơi nhận ghi ở góc trái, phía dưới, tờ cuối cùng của văn bản (mục “nơi nhận” đối với các tổ chức cá nhân để báo cáo, phối hợp thực hiện, để lưu.); - Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác; - Nếu là công văn thường thì có hàng chữ “Kính gửi” đơn vị nhận văn bản ngay dưới địa danh và ngày tháng năm. 4. Văn phong Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thành phần khác như trạng ngữ, định ngữ... Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác với thể văn nghị luận, tả cảnh... Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhưng rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi người hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng ngữ pháp làm cho nội dung được mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài dòng, sáo rỗng... Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân tộc và có sức truyền cảm. Tính khách quan của văn bản quản lý, thể hiện nội dung hay sự việc được nói đến với lối trình bày trực tiếp, không thiên vị hay cảm xúc cá nhân. Văn phong phải có tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ, được sử dụng với cách diễn đạt trong sáng. 5. Ngôn ngữ - Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng riêng của địa phương hoặc những từ cổ ít dùng; - Dùng ngôn ngữ dân tộc, chỉ dùng những từ nước ngoài khi nào từ ấy chưa phiên dịch ra tiếng Việt; - Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là nhà chuyên môn (nếu trong văn bản hành chính rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích.); - Khi sử dụng tên các tổ chức quốc tế thông dụng thì viết tên chữ tiếng Việt và để dấu ngoặc đơn tên viết tắt tiếng nước ngoài. II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 1. ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý Văn bản vừa là phương tiện vừa là công cụ quản lý của doanh nghiệp, một công cụ quan trọng để thực thi quyền lãnh đạo của giám đốc, là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận quản lý trong một doanh nghiệp. Văn bản chứa đựng tính quy phạm pháp lý, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. Văn bản là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý. Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp có hiệu lực và hiệu quả. 2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 2.1. Soạn thảo - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản quy phạm pháp luật, một số loại văn bản cá biệt nhất định.) - Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo; - Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo; - Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo. 2.2. Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo - Có thể thực hiện bằng cách tổ chức cuộc hội thảo, lấy ý kiến tham gia trực tiếp. - Đây không phải bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi văn bản. 2.3. Thẩm định dự thảo Cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn bản theo luật định hoặc tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phương diện sau đây: - Sự cần thiết ban hành văn bản; - Sự phù hợp của hình thức văn bản với vấn đề cần được giải quyết; - Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản; - Tính hợp hiến - pháp, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật; - Tính khả thi của văn bản; - Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 2.4. Xem xét, thông qua - Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét thông qua; - Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định; - Đóng dấu văn bản. 2.5. Công bố Văn bản không thuộc mục bí mật doanh nghiệp tuỳ theo tính chất và nội dung phải được công bố, yết thị và đưa trên các phương tiện thông tin trong doanh nghiệp. 2.6. Gửi và lưu trữ văn bản Văn bản sau khi được ký và ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định. Chương II thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng: “sắp xếp lại các liên hiệp xí nghiệp, Tổng công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường”, ngày 07-03-1994, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tập đoàn kinh doanh. Tổng công ty Thép Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 344/TTg, ngày 04-07-1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng công ty Thép và Tổng công ty kim khí thuộc Bộ Công nghiệp. Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước, đặc biệt là Tổng công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế, ngày 29-04-1995, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 25/TTg thành lập lại Tổng cônsg ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nước - Tổng công ty 91. Tổng công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại: VIETNAM STEEL CORPORATION. Tên viết tắt:VSC. Địa chỉ: 91 Láng Hạ. Tổng công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh, hoạt động theo luật Doanh nghiệp Nhà nước, Điều lệ Tổ chức và hoạt động được Chính phủ phê duyệt tại Nghị định số 03/CP, ngày 25-01-1996 và Giấy phép đăng ký kinh doanh số 109621 ngày 25-02-1996 do Bộ Kế hoạch và đầu tư cấp. Tổng công ty Thép Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ xếp hạng đặc biệt. Tổng công ty có vốn do Nhà nước cấp, có bộ máy quản lý, điều hành và các đơn vị thành viên, có con dấu theo mẫu quy định của Nhà nước, tự chịu trách nhiệm tài sản hữu hạn trong phạm vi số vốn do Nhà nước giao cho quản lý và sử dụng, được mở tài khoản đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Tổng công ty Thép Việt Nam chịu sự quản lý Nhà nước của Chính phủ, trực tiếp là các Bộ Công nghiệp, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Lao động và thương binh xã hội và các Bộ, Ngành, cơ quan thuộc Chính phủ do Chính phủ phân cấp quản lý theo Luật doanh nghiệp Nhà nước. Các cơ quan Nhà nước ở địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) với tư cách là cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn lãnh thổ được Chính phủ quy định và phân cấp quản lý một số mặt hoạt động của Tổng công ty theo quy định của pháp luật hiện hành. Hiện nay, Tổng công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên và 14 liên doanh với nước ngoài. Tổng công ty được Nhà nước giao cho quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ đồng. Lao động bình quân 17.500 người, doanh thu hơn 7.500 tỷ đồng, sản lượng Thép cán đạt 650.000 tấn/năm. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty Hiện nay, mục tiêu của Tổng công ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển mô hình tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở kinh doanh thép làm nền tảng. Một trong 17 Tổng công ty Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng công ty 91 - mô hình tập quán kinh tế lớn của Nhà nước có Tổng công ty Thép Việt Nam. Các thị trường trọng điểm ở Việt Nam mà Tổng công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh rất lớn. Tổng công ty sản xuất kinh doanh bao trùm hết các công đoạn từ khai thác nguyên liệu, vật liệu, sản xuất thép cho đến khâu phân phối, tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty: - Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ luyện kim; - Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm thép; - Kinh doanh xuất, nhập khẩu thép, vật tư thiết bị và các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim như nguyên vật liệu đầu vào, các sản phẩm thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật; - Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây dựng dân dụng; - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật tư tổng hợp khác; - Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ công nghệ ngành luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng; - Đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nước và nước ngoài; - Xuất khẩu lao động. Tổng công ty Thép Việt Nam là một trong những tập đoàn kinh doanh quan trọng của nước ta nên ngoài phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh mà được Nhà nước giao cho, Tổng công ty còn có một nhiệm vụ quan trọng không kém đó là cân đối sản xuất thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong nước chưa sản xuất được để bình ổn giá cả thị trường thép trong nước, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao, tạo việc làm và đảm bảo đời sống lao động cho Tổng công ty. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành Tổng công ty được tổ chức theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng công ty do Chính phủ phê chuẩn. Tổng công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý, điều hành rất lớn. Tổng công ty có 14 đơn vị thành viên được phân bố trên mọi miền trong cả nước như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Khánh Hoà, Quảng Ngãi, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dương, Biên Hoà và các khu công nghiệp khác. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo mô hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị ra các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dưới. Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền lệnh, ra các quyết định chỉ thị theo hướng đã quy định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng, ban chuyên môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới. Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, Tổng công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều đội ngũ chức năng nhằm nghiên cứu, xây dựng dự án, hướng án chiến lược hay chương trình cho từng lĩnh vực cụ thể. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành trong Tổng công ty Thép Việt Nam: Tổng giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh - XNK Phòng kế hoạch - đầu tư Phòng tài chính - kế toán Phòng tổ chức lao động Văn phòng Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát Hội đồng quản trị TT hợp tác LĐ với NN 3.1. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Tổng công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty theo quy định của Điều lệ Tổng công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ, trước pháp luật về hoạt động và phát triển của Tổng công ty theo chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao. 3.2. Ban kiểm soát Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng công ty thành lập để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động điều hành của Tổng giám đốc Tổng công ty, giám đốc các đơn vị thành viên Tổng công ty và Bộ máy giúp việc của Tổng giám đốc theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty. 3.3. Tổng giám đốc Tổng giám đốc Tổng công ty là uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng công ty, trước Thủ tướng Chính phủ và pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. 3.4. Bộ máy giúp việc của Tổng công ty 3.4.1. Phòng tổ chức lao động Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực về tổ chức quản lý, đổi mới doanh nghiệp; cán bộ và đào tạo nhân lực; lao động và tiền lương; tư vấn pháp luật; thanh tra; cử cán bộ đi học tập, công tác nước ngoài và làm thủ tục cho khách nước ngoài và Tổng công ty công tác ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.2. Phòng tài chính - kế toán Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực tài chính, kế toán, đầu tư, kiểm toán nội bộ và thống kê ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.3. Phòng kinh doanh và XNK (xuất nhập khẩu) Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm, cân đối sản lượng và xuất, nhập khẩu của Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.4. Phòng kế hoạch và đầu tư Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực xây dựng và tổng hợp kế hoạch sản xuất, kinh doanh; đầu tư, liên doanh liên kết kinh tế, xây dựng cơ bản, theo dõi và quản lý liên doanh của các cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.5. Phòng kỹ thuật Thamh mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vựcnghiên cứu khoa học công nghệ luyện kim, tiêu chuẩn đo lường, chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, môi trường của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.6. Văn phòng Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực tổng hợp báo cáo, tiếp nhận và phân phối công văn, tài liệu đi và đến Tổng công ty; tiếp và đón khách tại Tổng công ty, bố trí và sắp xếp chương trình, lịch làm việc, hội họp của Tổng công ty; thi đua khen thưởng; y tế và quản trị văn phòng cơ quan Tổng công ty. 3.4.7. Trung tâm hợp tác và lao động nước ngoài Nghiên cứu thị trường lao động trong nước và nước ngoài để tổ chức đào tạo, tuyển chọn đưa lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. 4. Cơ chế hoạt động (những quy định chung) Các phòng, Văn phòng tổng công ty (các phòng chức năng Tổng công ty) do Tổng giám đốc Tổng công ty Thép Việt Nam (gọi tắt là Tổng giám đốc) quyết định thành lập, giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng công ty Việt Nam (gọi tắt là Hội đồng quản trị) thực hiện chức năng quản lý đều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh thuộc thẩm quyền của Tổng công ty theo Điều lệ Tổng công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước và quy định của pháp luật Nhà nước Việt Nam. Các phòng chức năng Tổng công ty chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc được Tổng giám đốc phân công theo từng lĩnh vực công tác chuyên môn. Trưởng phòng, Chánh văn phòng (gọi tắt là trưởng phòng) được Tổng giám đốc giao phụ trách từng lĩnh vực trong quy chế này, được chủ động tổ chức trong công việc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật (khi cần thiết Tổng giám đốc có thể giao trưởng phòng giải quyết các công việc khác ngoài phạm vi nhiệm vụ được giao). Trong mỗi lĩnh vực chuyên môn, có một Phòng chức năng chủ trì, các trưởng phòng có trách nhiệm thường xuyên phối hợp chặt chẽ, tôn trọng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, tạo điều kiện để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nếu nội dung công việc giải quyết có liên quan đến nhiều phòng, phòng chủ trì được quyền yêu cầu các phòng chức năng liên quan tham gia ý kiến trước Tổng giám đốc phụ trách. Không được đơn phương trình nếu chưa có ý kiến tham gia của phòng chức năng liên quan. Khi giải quyết các vấn đề chuyên môn thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị thì các phòng chức năng Tổng công ty phải báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị quyết định các vấn đề do Tổng giám đốc trình theo nguyên tắc biểu quyết đa số quy định tại Điều lệ Tổng công ty. Các Phòng chức năng Tổng công ty có trách nhiệm thuyết minh, giải trình về mặt nghiệp vụ theo yêu cầu của Hội đồng quản trị. Việc quyết định sửa đổi, bổ sung hành chính rút tờ trình thuộc thẩm quyền của Tổng giám đốc. Trường hợp Tổng giám đốc đi công tác hành chính nghỉ việc riêng, Tổng giám đốc uỷ quyền cho Phó Tổng giám đốc phụ trách điều hành và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc. Nếu Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực được phân công đi công tác hoặc nghỉ việc riêng thì trình Tổng giám đốc quyết định. Tuyệt đối không được trình Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực khác giải quyết các lĩnh vực không được phân công phụ trách. Các Phòng chức năng Tổng công ty có trách nhiệm xây dựng nội dung, yêu cầu chế độ báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc đột xuất áp dụng trong Tổng công ty. Được chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp thực hiện nhiêm vụ được giao hoặc đổi mới công tác hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn do Phòng đảm nhiệm. Các Phòng chức năng Tổng công ty có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả nguồn nhân lực và trang thiết bị văn phòng được Tổng công ty giao. Chủ động bố trí, phân công công việc cho lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên trong phòng theo đúng chức danh, tiêu chuẩn để phát huy năng lực, nghiệp vụ chuyên môn của mỗi người phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Chấp hành pháp luật Nhà nước, Điều lệ, Quy chế và các quy định của Tổng công ty. II. Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 1. Hoạt động của văn phòng Tổng công ty hiện nay Tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị theo dõi, phối hợp các mặt hoạt động của Tổng công ty; công tác văn thư lưu trữ, thư viện; thi đua khen thưởng, bảo vệ, y tế, tự vệ, phòng cháy chữa cháy và quan hệ với các cơ quan đại chúng, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên cơ quan Tổng công ty. 2. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Tổng công ty Xây dựng các báo cáo tổng hợp tình hình (đột xuất hoặc định kỳ tháng, quý năm) về các lĩnh vực hoạt động hội nghị giao ban sơ kết, tổng kết của Tổng công ty. Phối hợp với các phòng chức năng về công tác pháp chế, quy định quản lý nội bộ của Tổng công ty; tham gia ý kiến về các dự án luật, Pháp lệnh mà cơ quan Nhà nước gửi đến yêu cầu Tổng công ty đóng góp ý kiến. Phối hợp với các phòng chức năng rà soát các văn bản quản lý do Tổng công ty ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. Làm đầu mối giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị quan hệ, phối hợp với các cơ quan thông tin đại chúng tuyên truyền, quảng cáo về hoạt động của Tổng công ty. 3. Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản Tổng công ty Thép Việt Nam là một tập đoàn kinh doanh lớn, một doanh nghiệp lớn của Nhà nước và có nhiều đơn vị thành viên (14 đơn vị thàmh viên và 14 đơn vị liên doanh) nên việc quản lý, điều hành rất phức tạp. Hàng năm, Tổng công ty Thép Việt Nam ban hành gần 5000 văn bản (nhận văn bản đến khoảng 2500 và gửi văn bản đi khoảng 2000 văn bản). Trong đó: - Quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty được ban hành hơn 500 văn bản/năm. - Quyết định của Tổng giám đốc Tổng công ty được ban hành gần 1.000 văn bản/ năm (ví dụ: Quyết định bổ nhiệm cán bộ, Quyết định cử cán bộ đi học, Quyết định nâng bậc lương...). - Thông báo, báo cáo và các loại công văn khác của Tổng công ty được ban hành hơn 1000 văn bản/năm (ví dụ: Thông báo về việc giới thiệu chữ ký của Tổng giám đốc mới của Tổng công ty, báo cáo về sơ kết hoạt động hàng quý của Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty...). - Và hàng loạt các văn bản khác của Tổng công ty về việc quản lý quyết định nội bộ trong: + Lĩnh vực đầu tư + Lĩnh vực kế hoạch + Lĩnh vực tổ chức bộ máy + Lĩnh vực kinh doanh + Lĩnh vực tài chính... Điều này cho thấy, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng để giúp Tổng công ty quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của mình một cách có hiệu quả, theo đúng chủ trương, chính sách của Đảng, Tổng công ty Thép Việt Nam và pháp luật của Nhà nước, phục vụ mục tiêu kinh doanh sinh lợi của Tổng công ty ngày càng phát triển. 3.1. Quy trình các bước xây dựng văn bản - Bước 1: Khi có đề xuất văn bản thì ban soạn thảo hoặc chuyên viên soạn thảo (gọi chung là ban soạn thảo) sẽ bản dự thảo sau khi đã xác định được nội dung, mục đích, yêu cầu của loại văn bản định soạn thảo. - Bước 2: Khi bản soạn thảo dự thảo thì ban soạn thảo sẽ tiến hành sửa chữa bản dự thảo xem đã đúng với các yêu cầu về việc lựa chọn tên loại, thể thức, nội dung của Tổng công ty đề ra đã đúng hay chưa và đánh máy thành văn bản. - Bước 3: Văn bản được đưa đến người thẩm quyền, trách nhiệm ban hành văn bản để trình duyệt lại xem đã đạt yều cầu hay chưa, nếu cần thì có thể chỉnh lý lại và đánh máy lại lần nữa. - Bước 4: Sau khi văn bản được hoàn tất thì người có thẩm quyền ban hành xem xét kỹ, kiểm tra lại thể thức và nội dung văn bản đạt yêu cầu rồi thì sẽ ký và đóng dấu. - Bước 5: Văn bản ban hành được lưu trữ vào phòng văn thư của Tổng công ty. Sơ đồ quy trình xây dựng văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam Chương trình xây dựng hoặc từ yêu cầu thực tiễn Chuẩn bị soạn thảo cần xác định: - Mục đích văn bản - Nội dung văn bản - Thể loại văn bản - Lựa chọn thông tin. Soạn thảo văn bản: - Lập đề cương - Soạn thảo - Kiểm tra và sửa chữa bản thảo -Đánh máy. Duyệt và kiểm tra lại lần cuối. Ban soạn thảo hoặc chuyên viên soạn thảo Ký và ban hành văn bản. Nguời có thẩm quyền ban hành Gửi và lưu trữ vào phòng văn thư Lãnh đạo 3.2. Thủ tục ban hành văn bản 3.2.1.Thủ tục soạn thảo Chuyên viên soạn thảo hoặc ban soạn thảo được bầu ra sẽ tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo sau khi đã thu thập, xử lý các thông tin cần thiết (bằng cách lấy ý kiến tham gia xây dựng) cho việc soạn thảo văn bản và biên tập, tổ chức đánh máy văn bản dự thảo và văn bản sẽ được thẩm định. 3.2.2. Thủ tục trình ký Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua. Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ: - Tờ trình dự thảo văn bản; - Bản dự thảo; - Bản tập hợp ý kiến tham gia; - Các văn bản, giấy tờ có liên quan (nếu có). Văn bản phải có chữ ký tắt của chánh hoặc phó chánh văn phòng vào văn bản trình k