Hoạt động quan hệ quần chúng (PR) trong bảo hiểm xã hội.

1.5 Cỏc bộ phận cơ bản cấu thành hoạt động PR. - Tư vấn xõy dựng chiến lược tổng thể. - Quan hệ bỏo chớ. - Tổ chức cỏc sự kiện như: cỏc lễ khai trương, động thổ, khỏnh thành, kỉ niệm… - Đối phú với cỏc rủi ro như: tai nạn, khiếu nại của khỏch hàng, tranh chấp, hiểu lầm… - Cỏc hoạt động tài trợ cộng đồng gồm: cỏc hoạt động tài trợ từ thiện (như ủng hộ chống bóo lụt, học bổng cho học sinh nghốo…) và cỏc hoạt động tài trợ thương mại (như tài trợ cỏc chương trỡnh ca nhạc, cỏc giải thể thao, cỏc cuộc thi… trờn truyền hỡnh) - Cỏc hoạt động phi thương mại trực tiếp với khỏch hàng như triển lóm, trưng bày, hội nghị khỏch hàng… - Xõy dựng cỏc mối quan hệ trong cụng ty: hội nghị nhõn viờn, bỡnh chọn nhõn viờn xuất sắc của năm, cỏc lễ kỉ niệm trong cụng ty… - Tư vấn cho cỏc nhõn viờn trong cụng ty về nhiều lĩnh vực như: giao tiếp, phỏt ngụn với bỏo chớ, cụng chỳng, khỏch hàng và cỏc cơ quan Nhà nước. II. HOẠT ĐỘNG PR TRONG CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI. 2.1 Sự cần thiết của hoạt động PR trong Bảo hiểm xó hội (BHXH). PR trong bảo hiểm xó hội(BHXH) ỏm chỉ rừ hơn về mối quan hệ giữa cơ quan BHXH và người tham gia bảo hiểm, người thụ hưởng quyền lợi bảo hiểm xó hội. Khỏc với PR ở cỏc doanh nghiệp, thực chất của PR ở cơ quan bảo hiểm xó hội là việc minh bạch hoỏ, làm cho người dõn hiểu rừ hơn hoạt động của cơ quan đú. Nhiều cơ quan BHXH lớn cú riờng một bộ phận làm PR, cũn những tổ chức trung bỡnh thỡ cũng thường cú một nhúm nhõn viờn nhỏ làm cụng việc này. Thậm chớ, những tổ chức nhỏ nhất cũng thường cú ớt nhất một nhần viờn, người này sẽ đưa ra cỏc bỏo cỏo,kế hoạch về hoạt động quan hệ cụng chỳng trong một phần thời gian làm việc của họ. Bất cứ một nhõn viờn nào trong tổ chức cũng cú thể làm PR cho tổ chức của mỡnh. Trong BHXH, những nhõn viờn thường tiếp xỳc với người tham gia, người thụ hưởng quyền lợi bảo hiểm đúng gúp một phần khụng nhỏ vào sự thành cụng của hoạt động này. PR đúng vai trũ quan trọng trong thời gian giới thiệu một hệ thống mới và trước khi cú sự thay đổi trong hệ thống hiện tại. * Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH. BHXH cú vai trũ quan trọng trong đời sống xó hội, nhằm đảm bảo thay thế hay bự đắp một phần thu nhập cho ngưũi lao động khi khụng may gặp rủi ro làm giảm hoặc mất khả năng lao động. Chớnh vỡ vậy, BHXH gúp phần đảm bảo an toàn xó hội, ổn định xó hội và là chỗ dựa tinh thần cho người lao động. Thực hiện PR trong BHXH sẽ giỳp: Nõng cao nhận thức của người dõn về bảo hiểm xó hội. Cải thiện hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn. - Hỗ trợ việc tuyờn truyền chớnh sỏch xó hội của Nhà nước tới nhõn dõn. 2.2 Cỏc phương tiện để thực hiện hoạt động PR trong BHXH. 2.2.1 Mẫu phiếu, tranh ảnh quảng cỏo và tờ rơi. a.Mẫu phiếu Một trong cỏc phương tiện được sử dụng để thực hiện hoạt động PR là “ Mẫu phiếu”. Mỗi một mẫu phiếu khỏc nhau thỡ cú mục đớch sử dụng khỏc nhau. Vớ dụ, một mẫu phiếu được thiết kế để nhằm thu thập một loại thụng tin nào đú thỡ cấu trỳc của nú sẽ bao gồm một loạt cỏc cõu hỏ in sẵn cú liờn quan đến vấn đề cần thu thập thụng tin. Việc thiết kế một mẫu phiếu là một cụng việc khú khăn và phức tạp, do cú nhiều nhu cầu đối lập, mõu thuẫn với nhau. Đối với người nhận, chỳng phải rừ ràng, dễ hiểu. Vừa phải đảm bảo tuõn thủ phỏp luật vừa khụng gõy sự hiểu lầm, hiểu sai về nội dung của nú. Chỳng cần thể hiện như một khỏch hàng thõn thiện để khụng gõy khú chịu cho người đọc. Đồng thời khụng làm mất đi kết cấu chớnh thức của nú. Sự cõn bằng này là khụng dễ dàng đạt được. Khi nhõn viờn đưa ra cỏc quyết định về một mẫu phiếu chuẩn, cần phải cú sự cõn nhắc kỹ lưỡng về đối tượng tiếp nhận để trỏnh đưa ra những cõu hỏi khụng thớch hợp, sẽ tạo ra một ấn tượng xấu đối với người tiếp nhận. Để phõn biệt cỏc mẫu phiếu và để thuận tiện khi in ấn, xắp xếp, lưu kho, nhận dạng…mỗi mẫu phiếu nờn cú một số hiệu riờng biệt. Chẳng hạn, cú thể kết hợp cỏc chữ cỏi và cỏc chữ số liờn tiếp nhau để tạo nờn số hiệu cho từng mẫu phiếu khỏc nhau.Vớ dụ, nếu mẫu phiếu cú liờn quan đến hoạt động đúng gúp thỡ cú thể sử dụng cỏc chữ cỏi CF (Contribution Form),liờn quan đến quyền lợi của người tham gia, người thụ hưởng quyền lợi thi sử dụng cỏc chữ cỏi BF (Benefit Form). Hầu hết mọi sự quản lý đều đũi hỏi phải phỏt hành mẫu phiếu( dự sử dụng nội bội hoặc bờn ngoài) nhằm đảm bảo cỏc thụng tin được lưu lại trờn giấy tờ để lưu giữ trong cỏc tập hồ sơ nhằm phục vụ cho cỏc hoạt động liờn quan trong hiện tại cũng như được sử dụng trong tương lai khi cần thiết b. Tranh ảnh quảng cỏo. Tranh ảnh quảng cỏo được hiểu là một tranh ảnh cú hàm chứa thụng tin, được treo ở những nơi cụng cộng. Mục đớch của tranh ảnh quảng cỏo là nhằm đưa ra cỏc thụng tin với nội dung cập nhập và dễ hiểu tới người tiếp nhận. Bởi vậy, nú cần được trưng bày ở những nơi cụng cộng như: những cơ quan đúng bảo hiểm xó hội nhằm để mọi người dễ dàng chỳ ý đến nú. Vớ dụ một cỏi tranh ảnh quảng cỏo liờn quan đến lợi ớch của chế độ thai sản với mục tiờu hướng vào người mẹ đang mang thai thỡ khụng nờn trưng bày ở phũng lóo khoa. Tương tự, một tranh ảnh quảng cỏo liờn quan đến chế độ hưu trớ, mục tiờu là người hưởng hưu, khụng trưng bày ở phũng khỏm chữa bệnh cho trẻ. Bởi vậy, nếu như việc thiết kế, trỡnh bày một tờ tranh ảnh quảng cỏo là rất quan trọng thỡ việc xỏc định vị trớ thớch hợp để treo những tranh ảnh này cũng quan trọng khụng kộm. Thờm nữa, Cơ quan bảo hiểm xó hội phải đảm bảo việc cụng bố cú thể dễ dàng được nhận ra ngay lập tức thụng qua những logo, sự phối hợp màu và đề tài của tranh ảnh quảng cỏo…để cụng chỳng cú thể nhận được nguồn gốc của chỳng. Việc thiết kế tranh ảnh quảng cỏo cú thể do một bộ phận về hoạt động PR trong cơ quan chịu trỏch nhiệm. Cần cú sự kiểm tra. lựa chọn cỏc tranh ảnh quảng cỏo thớch hợp trước khi cụng bố cụng khai. Việc đưa ra cỏc tranh ảnh quảng cỏo này nều nhằm thụng bỏo về tỡnh hỡnh đúng gúp và hưởng cỏc chế độ bảo hiểm xó hội tới cụng chỳng. c. Tờ rơi. Tờ rơi là một mẫu giấy nhỏ cú in thụng tin trong đú. Tờ rơi của cơ quan bảo hiểm xó hội thường cung cấp cỏc thụng tin liờn quan đến những vấn đề nổi cộm của bảo hiểm xó hội. Những tổ chức BHXH lớn cú thể tự sản xuất và thiết kế tờ rơi với một số lượng lớn, liờn quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực của bảo hiểm xó hội. Việc thiết kế một tờ rơi phải được soạn thảo từ trước, được xem xột một cỏch cẩn thận nhằm đỏp ứng đỳng yờu cầu về tờ rơi của cơ quan bảo hiểm xó hội, đồng thời phải cú mục tiờu, mục đớch rừ ràng và cụ thế. Với đối tượng tiếp nhận khỏc nhau thỡ thụng tin cung cấp trong tờ rơi sẽ khỏc nhau, vỡ vậy để thiết kế tờ rơi phự hợp với từng đối tượng thỡ cần phải nắm bắt đỳng nhu cầu của đối tượng tiếp nhận. Vớ dụ, một tờ rơi cung cấp thụng tin tới những người cụng nhõn về tỷ lệ đúng gúp và sự khấu trừ sẽ khỏc so với một tờ rơi giải thớch cho người chủ sử dụng lao động cỏch chuyển những khoản đúng gúp từ những người lao động. Một tờ rơi giải thớch những thủ tục về bảo hiểm xó hội tới những người chuyển địa điểm hay nơi làm việc hoàn toàn với những tờ rơi giải thớch cho những goỏ phụ về lợi ớch mà họ cú thể được hưởng từ nội dung, ngụn ngữ, giọng điệu… Tờ rơi sẽ dễ hiểu hơn nhiều nếu đi kốm với lời văn là những hỡnh minh họa. Ngụn ngữ được sử dụng trong tờ rơi cần đơn giản, dễ hiểu, khụng quỏ chuyờn mụn, luật phỏp hoặc phức tạp. Nờn trỏnh việc sử dụng biệt ngữ và ngụn ngữ hành chớnh. Phải luụn nhớ rằng, mục đớch của tờ rơi là cung cấp cho người đọc những thụng tin họ cú thể hiểu được và thường xuyờn cú lời trớch dẫn đi theo nếu cần thiết để chỳng rừ ràng và dễ hiểu hơn nhằm trỏnh sự bối rối khi đọc. Nhiều tổ chức bảo hiểm xó hội cú thành viờn là cỏc nhúm dõn tộc khỏc nhau sẽ sản xuất truyền đơn nhiều ngụn ngữ. Vớ dụ như: một quốc gia ở Euro cú một dõy tờ rơi bằng cỏc thứ tiếng: Ả Rập, Bengal, Trung Quốc, Hi Lạp, Gujarati,…thờm vào đú cũn cú cả tiếng Chõu õu. Những tổ chức lớn cú thế mạnh sẽ cú phũng thiết kế và sản xuất tờ rơi, mẫu phiểu mẫu phiếu, tranh ảnh quảng cỏo. Cũn những tổ chức nhỏ, chưa cú đủ nguồn lực tài chớnh để lập ra cỏc phũng này thỡ sẽ tỡm những lời khuyờn từ cỏc chuyờn gia, sau đú sử dụng cỏc dịch vụ tiếp xỳc với cụng ty đại chỳng hoặc là nhà cụng cộng chuyờn nghiệp. Đõy là những vấn đề quan trọng để thống kờ giỏ trị của mẫu đơn, tranh ảnh quảng cỏo và tờ rơi 2.2.2 Cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng. Bỏo, tạp chớ, truyền thanh, truyền hỡnh, cỏc tập san chuyờn nghiệp v.v…mỗi loại theo cỏch riờng của nú đều đúng một vai trũ quan trọng trong toàn bộ những hoạt động PR của một cơ quan BHXH. Mỗi loại đều cú ưu điểm và khuyết điểm riờng và luụn cần được cõn nhắc cẩn thận khi sử dụng. Khụng một phương tiện thụng tin đơn lẻ nào cú thể đạt được tất cả những ưu cầu của cơ quan BHXH chỉ bằng những nỗ lực trong hoạt động PR. Điều này sẽ đạt được khi biết sử dụng cõn đối, hài hoà tất cả cỏc phương tiện với cỏc ưu điểm của chỳng. Hầu hết cỏc cơ quan BHXH, vào lỳc này hay lỳc khỏc, sẽ nhận được một “ấn tượng xấu”,tạo ra sức ộp đối với cơ quan BHXH và đú là lỳc mà ưu cầu phải cú một lời giải thớch nhanh chúng và hiệu quả.Những sức ộp này là một điều khụng thể trỏnh khỏi trong mối quan hệ cụng chỳng. Tuy nhiờn, chớnh những sức ộp xuất phỏt từ phớa cụng chỳng này sẽ là nền tảng để tiến đến việc tiếp cận cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng. Với mỗi phương tiện thụng tin, cho dự nú ở cấp quốc gia, cấp tỉnh hay cấp địa phương thỡ đều là những phương tiện tốt và hiệu quả gúp phần tạo nờn sự hợp tỏc gần gũi và gõy dựng được mối quan hệ tớch cực và bền vững, nếu như mỗi cấp của cơ quan BHXH cú thể hoạt động mở, cụng khai với cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng liờn kết với họ. Nhưng cũng cần phải chỳ ý tới việc bảo mật thụng tin cỏ nhõn. a. Bỏo, tạp chớ, tập san. Nhiều tờ bỏo và tạp chớ mở ra những mục kiểu như “Mục phàn nàn” hay “Đường dõy núng theo yờu cầu” và thường nhận được những lời chia sẻ thẳng thắn của độc giả về cỏc vấn đề liờn quan đến bảo hiểm xó hội. Một mối quan hệ làm việc thõn thiết với cỏc nhà xuất bản bỏo và tạp chớ sẽ khớch lệ họ kiểm tra lại những lời phàn nàn của độc giả cựng về cỏc cơ quan bảo hiểm xó hội ở địa phương trước khi in ấn. Việc này khụng chỉ tạo cơ hội cho cỏc cơ quan này sửa lại những lỗi sai, mà cũn giỳp tờ bỏo hay tờ tạp chớ cú thể lọc ra những lời phàn nàn được tạo ra một cỏch cố ý, hoặc là quỏ cường điệu hoặc là khụng đỳng sự thật Nơi nào mà tồn tại mối quan hệ lỏng lẻo giữa tờ bỏo với cơ quan bảo hiểm xó hội thỡ cú thể ở đú tất cả lời phàn nàn đều được đưa ra mà khụng cấn quan tõm tới độ chớnh xỏc và tớnh hợp lý của nú. Hóy luụn nhớ rằng, trong giai đoạn đầu, giai đoạn tiờn phong của hoạt động PR, bỏo và tạp chớ cú thể là những phương tiện rất hữu hiệu để tuyờn truyền và giỏo dục cho cụng. Một số cơ quan bảo hiểm xó hội cú sự sắp xếp với cỏc tờ bỏo và những nhà xuất bản khỏc nhau nhằm đưa ra một loạt cỏc bài viết hàng tuần hoặc hàng thỏng, mà mỗi bài viết nhấn mạnh một khớa cạch riờng của BHXH, vớ dụ, một bài bỏo núi về chế độ chi trả lợi tức sẽ đề cập đến cỏc vấn đề như: những yờu cầu của nú là gỡ? Nhũng cỏi gỡ cú thể được chi trả? Việc nộp phớ được thực hiện như thế nào?...Kiểu tiếp cận này rất cú ớch khi cú sự thay đổi lớn trong cỏc chế độ BHXH. Vớ dụ như, chế độ lợi tức mới được ra đời lần đàu hay khi luật BHXH cú sự sửa đổi. b.Truyền hỡnh Ở những quốc gia nơi mà truyền hỡnh được phổ biến một cỏch rộng rói, phần lớn cỏc hộ gia đỡnh đều cú một cỏi ti vi, thỡ phương tiện thụng tin đại chỳng cú thể trở thành một trong những phương tiện cú giỏ trị trong lĩnh vực giới thiệu và tuyờn truyền về giỏo dục. Điều này cú thể thực hiện bằng cỏc kờnh quảng cỏo hoặc thụng qua cỏc bản tin hay cỏc chương trỡnh sự kiện đương thời. Hiệu quả cú thể sẽ lớn hơn nhiều nếu cỏc thụng tin về BHXH được phỏt súng ngay trước hoặc ngay sau một chương trỡnh đang được nhiều người đún xem, bởi vỡ tại những thời điểm như vậy thỡ cú thể đạt được số lượng người xem tối đa. Tuy nhiờn truyền hỡnh rừ ràng là sẽ khụng cú hiệu quả nếu như cú quỏ ớt hộ gia đỡnh – cú thể là chỉ những hộ gia đỡnh khỏ giả nhất - cú tivi. Trong trường hợp đú, bất cứ một chương trỡnh nào, trong đú bao gồm cả những chương trỡnh liờn quan đến vấn đề BHXH sẽ chỉ đến được với một tỉ lệ dõn số rất nhỏ, trong đú cú thể chủ yếu chỉ bao gồm những người rất ớt quan tõm và rất ớt nhu cầu về thụng tin liờn quan đến BHXH. c. Truyền thanh Ở nhiều quốc gia, đặc biệt là ở những quốc gia đang phỏt triển, rất cú thể là phỏt thanh dự là đài địa phương hay đài quốc gia thỡ cú khả nămg đến được với nhiều người hơn là tivi hay bỏo chớ. Ở những nước này, người ta nhận thấy rằng. Trong khi bỏo chớ thường cú xu hướng được lưu thụng ở thủ đụ hoặc vài thành phố lớn thỡ đài phỏt thanh phổ biến hơn rất nhiều, ngay cả ở vựng sõu, vựng xa. Những nước nghốo nhất cũng cú một lượng lớn người sở hữu hoặc cú khả năng tiếp cận với radio. Việc phỏt triển của hệ thống nạp điện trong radio khiến chỳng hoạt động mà khụng cần đến điện hay pin đó làm cho phương tiện này được phổ biến rộng rói. Thực tế là việc biết đọc hay biết viết khụng phải là một điều kiện để cú thể nghe được radio. Chớnh vỡ những lý do đú mà radio trở thành một cụng cụ tuyệt vời trong việc phổ biến rộng rói cỏc thụng tin, trong đú cú cả cỏc thụng tin liờn quan đến BHXH tới một lượng lớn cụng chỳng trong một đất nước. Chương trỡnh truyền thanh thường thỡ sẽ cú lợi hơn nếu được phỏt súng thường xuyờn vào một thời điển nhất định để người nghe cú thể đún xem. Bằng cỏch làm như vậy lượng thớnh giả tiềm năng sẽ tăng lờn và sẽ càng tốt hơn, cũng giống như truyền hỡnh đú là ở những thời điểm ở trước hoặc sau cỏc chương trỡnh cú lượng khỏm giả xem đụng nhất. d. Quan hệ với cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng. Khụng nờn nhấn mạnh một cỏch quỏ mức tầm quan trọng về mối quan hệ với cỏc phương tiện truyền thụng. Điều quan trọng là cú được sự giỳp đỡ và tin tưởng của những người tiếp xỳc với cơ quan bảo hiễm xó hội trong cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng và cơ quan bảo hiểm xó hội phải tạo ra được những bước đi tớch cực, vững chắc tại mỗi trỡnh độ tổ chức để đảm bảo những mối quan hệ trờn là đồng minh (bạn) chứ khụng phải kể thự. Cũng khụng thể núi rằng cơ quan bảo hiểm xó hội sẽ sẵn sàng làm bất cứ điều gỡ cú thể để lấy lũng cỏc phương tiện truyền thụng hoặc trả bất cứ giỏ nào để làm hài lũng họ. Cỏc cơ quan bảo hiểm xó hội cần phải được duy trỡ chất lượng cao, giữ vững những nguyờn tắc cao nhất và trong mọi tỡnh huống phải cư xử bằng sự chõn thành và lũng tự trọng trong khi giải quyết cỏc cụng việc với phương tiện thụng tin đại chỳng. Vớ dụ, phải vụ cựng cẩn thận để trỏnh làm lộ những thụng tin bớ mật, dự vụ ý hay cố ý-về cỏ nhõn. Cũng phải kiểm tra nguụn thụng tin kỹ càng trước khi trả lời một lời chỉ trớch hay phàn nàn. Một điều quan trọng nữa là phải chắc chắn phương tiện thụng tin đại chỳng cam kết là sẽ khụng cung cấp những thụng tin mà họ khụng được nắm giữ. Vớ dụ như “một đoạn băng” hoặc thụng tin cỏ nhõn về người viết tin và người cấp tin. Túm lại, đụng đảo quần chỳng phải tin tưởng rằng thụng tin bớ mật của họ được bảo vệ an toàn và sẽ khụng cú bất cứ sự rũ rỉ thụng tin nào cho bờn thứ ba. Điều đú khụng chỉ đạt được và duy trỡ được mức độ tin tưởng như vậy mà cơ quan bảo hiểm xó hội cũn nhận được sự tụn trọng của quần chỳng mà họ đang phục vụ. 2.2.3 Quảng cỏo. Cơ quan bảo hiểm xó hội cũng như tất cả cỏc tổ chức khỏc trong khu vực cụng cộng và khu vực tư nhõn cần phải biết tận dụng quảng cỏo. Cú lẽ điểm khỏc biệt lớn nhất là cơ quan bảo hiểm xó hội khụng quảng cỏo để bỏn sản phẩm mà nú quảng cỏo nhằm giỏo dục và tuyờn truyền. Mặc dự quảng cỏo vẫn luụn là một hoạt động rất phỏt triển nhưng cũng phải mất một thời gian để những chiến dịch quảng cỏo trở thành một loại hỡnh rất hữu dụng của cỏc phương tiện cú liờn quan tới cụng cộng.Việc gia mắt một kế hoạch bảo hiểm xó hội mới, thay đổi thờm bớt vào một kế hoạch đó cú từ trước như thay đổi về tỉ lệ đúng gúp và hưởng lợi tức, thờm vào cỏc thủ tục trong việc chi trả trợ cấp là một vài vớ dụ của những tỡnh huống mà một chiến dịch quảng cỏo được lờn kế hoạch tốt cú thể cú ớch. Cụng việc đầu tiờn là lựa chọn phương tiện thụng tin đại chỳng nào phự hợp nhất: bỏo chớ, tạp chớ, đài hay vụ tuyến…để đưa ra cỏc mục quảng cỏo. Mục tiờu đặt ra cho cỏc mục quảng cỏo là càng nhiều người biết đến càng tốt vỡ vậy chỳng cú thể được đưa ra trờn bất kỳ phương tiện nào miễn là đạt được mục tiờu trờn. Những phương tiện thương thu hỳt nhiều sự chỳ ý của cụng chỳng như tạp chớ, đài, ti vi..bờn cạnh đú một số phương tiện cũng được sử dụng tuy nhiờn khả năng thu hỳt sự chỳ ý của nú thấp hơn như cỏc ỏp phớc quảng cỏo thương mại, những bảng ghi chỳ ở trung tõm cụng cộng, cỏc ảnh quảng cỏo giao thụng cụng cộng và những nơi mà cú khả năng tiếp cận với tất cả những người cần thờm thụng tin về những hoạt động cú liờn quan đến cụng cộng được nhắc đến trong phần này. Cú thể thấy, rất cần trớ tưởng tượng và sự sang tạo trong quảng cỏo để vừa đạt được mục tiờu vừa cú thể cung cấp cỏc thụng tin,sự hiểu biết tới nhà đầu tư, người tham gia và cộng đồng trờn phạm vi rộng. 2.3 Cỏc phương thức tiếp cận mới của hoạt động PR. 2.3.1 Chiến dịch quảng bỏ thụng tin. Việc chấp nhận một phương thức tiếp cận mới với cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng là một điểm quan trọng trong những hoạt động PR của cơ quan bảo hiểm xó hội. Tuy nhiờn cỏc phương tiện thụng tin chỉ là một trong nhiều con đường cú khả năng phổ biến thụng tin của cơ quan bảo hiểm xó hội về những vấn đề cú liờn quan đến bảo hiểm xó hội. Chiến dịch thụng tin được đặc biệt dành riờng cho những thời điểm phỏt triển mạnh mẽ của kế hoạch bảo hiểm xó hội. Như điểm bắt đầu của một kế hoạch mới hay sự mở rộng, sự thay đổi một kế hoạch đang tồn tại. Một chiến dịch sẽ bao gồm hầu hết nếu như khụng muốn núi là tất cả những phương tiện quan hệ cụng chỳng như đó đưa ra trờn đõy như: in ấn, phỏt thanh, truyền hỡnh, quảng cỏo…Ngoài ra nú cũn cú thờm những buổi núi chuyện, thuyết trỡnh tới những tổ chức cú lĩnh vực hoạt dộng rộng như hiệp hội thương mại, những chủ sử dụng lao động, những hiệp hội đoàn thể hay những nhúm người cú sức ộp với Chớnh phủ, đặc biệt là những quỹ tớn dụng và nhiều tổ chức khỏc nữa ở tất cả cỏc cấp từ Trung ương, đến địa phương. Loại chiến dịch này nhất thiết phải cú một kế hoạch cẩn thận, thiết kế tốt, sự phỏt triển cao và sự kết hợp đầy đủ. Một điều cần thiết nữa là tất cả những vấn đề rắc rối trong bài thuyết minh của bất kỳ một phần nào của chiến dịch đều cần được thụng tin và tuyờn truyền một cỏch đầy đủ. Một điều quan trọng để chắc chắn tất cả cỏc nhõn viờn của cỏc cơ quan bảo hiểm xó hội đều được biết về chiến dịch và mục đớch của nú để họ cú thể chuẩn bị trước cho những cõu hỏi chất vấn mà cỏc thành viờn của tổ chức xó hội cú thể đưa ra. Một chiến dịch thụng tin thành cụng là phải đạt kết quả cao hơn mục tiờu ban đầu – đưa ra thụng tin và tớnh giỏo dục. Nú cũng cũn đưa ra cơ hội gõy ấn tượng đối với cỏc nhà đầu tư và tạo ra sự tin cậy từ cỏc tổ chức xó hội trong cộng đồng núi chung. 2.3.2 Những tổ giỳp đỡ ( những bàn giỳp đỡ). Những tổ chức giỳp đỡ là một phương thức mới khỏc để tỡm kiếm sự quan tõm của cụng chỳng đặc biệt là ở cấp địa phương… Chỳng cú thể được đặt ở hầu hết mọi nơi nhưng hiệu quả nhất là những khu vực cụng cộng mà thu hỳt được số lượng lớn người dõn như khu mua sắm, khu chợ địa phương, thư viện, trung tõm triển lóm, cỏc bến đỗ xe bus hay ga tầu hoả. Việc đặt chỳng ở đú nhằm cung cấp sự tiếp xỳc giữa người lao động với cơ quan bảo hiểm xó hội và những thành viờn khỏc của cộng đồng. Một số tổ giỳp đỡ cú thể được đặt cố định, lõu dài ở một địa điểm nào đú nhưng thường thỡ chỳng khỏ tạm thời và thay đổi trong thời gian ngắn. Chỳng cú thể được thành lập đơn giản bằng việc sử dụng rất ớt trang thiết bị thụng thường một tổ giỳp đỡ chỉ cần cú 1 hoặc 2 người cú hiểu biềt và kinh nghiệp về bảo hiểm xó hội, 1 bàn làm việc, 1 ghế, 1 bảng thụng bỏo và những tờ rơi được cung cấp thường xuyờn. Đõy là phương phỏp tiện lợi để cung cấp thụng tin tới cỏc thành viờn trong cộng đồng trong đú bao gồm cả người hưởng lợi tức và người đúng gúp bảo hiểm xó hội chớnh vỡ vậy đõy là một cụng cụ hữu hiệu của cơ quan bảo hiểm xó hội. Điểm quan trọng nữa của những tổ giỳp đỡ này là chỳng tỏch lập với cơ quan bảo xó hội do đú cú thể giỳp đỡ tất cả mọi người, với bất kỳ lý do gỡ mà khụng muốn tới văn phũng bảo hiểm xó hội. Một vài cơ quan bảo hiểm xó hội đó phỏt triển ý tưởng này và mở rộng xa hơn tớnh năng, linh động của nú bằng việc cung cấp thụng tin di động. Thụng qua việc sử dụng phương tiện giao thụng ở đú cú văn phũng cơ quan bảo hiểm xó hội ảo hoặc đơn giản là chiếc ụ tụ, xe tải nhỏ cung cấp tở rơi. Những đơn vị đú di chuyển qua cỏc làng vào những ngày nhất định, để tiếp xỳc với những người khụng thể đến cơ quan bảo hiểm xó hội. Ngoài ra, cũn cú thể sử dụng cỏc phương tiện di động khỏc như thư viện lưu động, phũng khỏm lưu động… 2.3.3 Phỏt hành nội bộ. Phỏt hành nội bộ là việc xuất bản những sỏch bỏo bờn trong cơ quan bảo hiểm xó hội với mục đớch là giữ cho cỏc nhõn viờn trong tổ chức cú được những thụng tin về những hoạt động của tổ chức mỡnh. Nhiều khi nú được đưa ra dưới dạng tạp chớ nội bộ, chuyờn san nội bộ giống như những sỏch bỏo xuất bản núi chung. Nú đúng gúp một vai trũ quan trọng trong việc giữ cho nhõn viờn của cơ quan được cập nhật những thay đổi đang diễn ra trong cơ quan mỡnh Ở những cơ quan bảo hiểm xó hội cú quy mụ lớn, nhiều nhõn viờn sẽ được đào tạo chuyờn sõu trong hoạt động quan hệ nội bộ. Vớ dụ như, việc kiểm tra và ghi nhận việc chuyển tiền đúng phớ của khỏch hàng, liờn hệ với những khỏch hàng thường xuyờn. Do vậy, nhõn viờn cú thể gặp phải những khú khăn để theo kịp với sự phỏt triển của những bộ phận khỏc khụng nằm trong cụng việc của họ. Đõy cũng là vấn đề rất quan trọng vỡ vậy, tổ chức cần cú những nỗ lực để giỳp cho nhõn viờn của mỡnh thường xuyờn cú được những hiểu biết về những hoạt động đang diễn ra trong tổ chức. Trong đú bao gồm cả việc nõng cao hiểu biết của họ trong hoạt động quan hệ cụng chỳng. Những nhõn viờn mà thường xuyờn phải tiếp xỳc với khỏch hàng thỡ điều đú thực sự là cần thiết do đú họ cần cú những hiểu biết tốt về cụng ty. Những tạp chớ và ấn phẩm nội bộ đúng vai trũ quan trọng trong những cụng việc phải làm này, ngay cả khi nhõn lực cú hạn. Ngoài ra, mục tiờu trước mắt của tổ chức đú là giỳp cho nhõn viờn cập nhập và hiểu biết tốt về tổ chức. Bằng bất cứ cỏch nào thỡ phỏt hành nội bộ vẫn gúp phần quan trọng trong việc nõng cao và duy trỡ sự nhiệt tỡnh của nhõn viờn. Thờm vào đú, nú cũn củng cố thờm kiến thức cho nhõn viờn về hoạt động của tổ chức. Hiện nay, phỏt hành nội bộ chỉ mới ở mức độ đơn giản, rẻ tiền và lưu hành nội bộ. Cũn những ấn phẩm phỏt hành ra bờn ngoài được in bởi những cụng ty in thỡ chi phớ cú thể tốn kộm hơn nhưng đú khụng phải là trở ngại đối với tổ chức bởi nhiều ấn phẩm đó mang cả thụng điệp quảng cỏo. Điều này rất cú lợi cho tổ chức vỡ họ sẽ khụng mất thờm khoản chi phớ quảng cỏo. Thu nhập từ việc này cú thể giỳp cho tổ chứcbự đắp được chi phớ của việc in ấn và phõn phối ấn phẩm ra cụng chỳng. 2.3.4 Vai trũ của đào tạo đội ngũ nhõn viờn làm PR. Đào tạo nhõn viờn của cơ quan BHXH cú tỏc động trực tiếp và giỏn tiếp đến hoạt động quan hệ cụng chỳng. Đặc biệt là cỏc nhõn viờn được sắp xếp vào những vị trớ, cụng việc cú sự tiếp xỳc với người tham gia bảo hiểm, người thụ hưỏng quyền lợi bảo hiểm và cỏc thành viờn của cụng chỳng núi chung. Cho dự sự liờn hệ đú là trực tiếp, qua điện thoại hay qua thư tớn thỡ nú cũng là một phần cụng việc rất quan trọng hàng ngày và trong tương lai của cỏc cơ quan bảo hiểm xó hội Bất kỳ một hỡnh thức đào tạo nào để đội ngũ nhõn viờn đảm nhận cú thể thực hiện được cụng việc của họ, cho dự đú là đào tạo cơ bản, đào tạo hướng nghiệp, đào tạo kỹ thuật hay đào tạo chuyờn sõu đều cú những mối liờn hệ với những cụng việc trong tương lai liờn quan đến sự giao tiếp với cụng chỳng. Bởi vậy, tất cả sự đào tạo được cung cấp bởi cơ quan bảo hiểm xó hội đều cú khả năng ảnh hưởng tới phương phỏp mà đội ngũ nhõn viờn liờn hệ với cụng chỳng. Bằng sự phỏt triển những chương trỡnh đào tạo nội bộ, thường là những khoỏ đào tạo về việc chăm súc khỏch hàng cho những nhõn viờn trực tiếp tiếp xỳc với khỏch hàng. Nú đó tỏc động trực tiếp và tớch cực đến hoạt động quan hệ cụng chỳng của tổ chức. Chương trỡnh này đào tạo cho nhõn viờn những phương thức tư vấn khỏch hàng, viết thư tay cho khỏch hàng, phương thức giao dịch qua điện thoại. Và đụi khi họ cũn được đào tạo những kỹ năng đặc biệt chẳng hạn như cỏch an ủi, hỏi thăm những khỏch hàng cú người thõn bị mất. Những kỹ năng này cú thể được đào tạo riờng trong một khúa đào tạo hoặc cú thể đi kốm với những khoỏ đào tạo nghiệp vụ hoặc kỹ năng… Bờn cạnh đú, khoỏ huấn luyện cũn đào tạo cho nhõn viờn cỏch giao tiếp và tư vấn cho khỏch hàng. Cỏch giao tiếp và tư vấn cho khỏch hàng là yờu cầu kỹ thuật, kỹ năng hết sức cần thiết. Bởi vỡ khả năng đú khụng phải ai cũng cú được,ở một số người nú là một khả năng vốn cú. Song hầu hết thỡ khụng được như vậy, họ sẽ được đào tạo và cú thể cải thiện được điều đú. Hiệu quả tư vấn khỏch hàng cú thể được cải thiện đỏng