Học cách quản trị thông tin

Học cách quản trị thông tin Doanh nhân Nhật cho biết mối quan tâm lớn nhất của các công ty Nhật Bản là cách thức quản trị thông tin. Họ rất coi trọng việc chia sẻ và bảo mật thông tin bởi đối với họ, thông tin đóng vai trò quyết định sự phát triển và tồn tại của một công ty. Ông Kô-za-ma-ui-zi, đại diện của một công ty Kiến trúc của Nhật chia sẻ kinh nghiệm tại "Hội thảo Tazuna" - Học hỏi quản lý kinh doanh theo kiểu Nhật Bản. Ảnh: Thanh Loan Ở Việt Nam, doanh nhân có thể gặp nhau tại quán trà, cà phê để bàn bạc chuyện làm ăn, chia sẻ thông tin. Nhưng ở Nhật, các doanh nhân không gọi đây là chia sẻ thông tin. Đối với họ, việc chia sẻ thông tin phải được thực hiện ở các phòng họp của công ty và thông tin chỉ xứng đáng được chia sẻ khi nó có lợi cho việc quản lý, có ảnh hưởng đến lợi ích, lợi nhuận của công ty. Thông tin được chia sẻ tại các công ty Nhật Phải là những thông tin có lợi cho công việc kinh doanh của công ty như thông tin khách hàng; thông tin kinh doanh; thông tin phàn nàn; thông tin về sản phẩm; số liệu quản lý; thông tin khu vực; tin nội bộ và nhân sự; thông tin về đối thủ cạnh tranh; thông tin kỹ thuật; kinh nghiệm hoặc tình hình xã hội v.v… Một ví dụ về cách quản trị thông tin của các công ty Nhật, đó là họ rất xem trọng những thông tin phàn nàn từ khách hàng bởi người Nhật có châm ngôn “cơ hội đến từ những lời phàn nàn”. Với những lời phàn nàn của khách hàng, từng nhân viên có trách nhiệm tiếp nhận và chia sẻ lại trong nhóm để người khác sẽ không mắc cùng một lỗi và mọi người cùng nhau tìm cách giải quyết một cách thỏa đáng nhất cho khách. Các công ty Nhật quan niệm, chia sẻ thông tin trong tổ chức là tiền đề trong việc giao tiếp của con người. Và cũng theo họ, chia sẻ thông tin phải được ghi chép tốt hơn là ghi nhớ bởi việc thông báo kì hạn công việc và thay đổi cách làm bằng miệng chính là nguyên nhân dẫn đến sai lầm. Nhưng nếu có văn bản ghi chép và manual (sổ tay cá nhân) có thể kiểm tra những thông tin mập mờ. Nhờ vào việc quản lý thông tin một cách nhất quán nên có thể chia sẻ thông tin một cách chính xác. Do vậy, cách chia sẻ thông tin được các công ty Nhật sử dụng nhiều nhất là bảng thông báo, Home page (thông tin nội bộ), cơ sở/ tiêu chuẩn và các loại database (dữ liệu). Đây chính là những tích hợp của công cụ “group ware” – “công cụ chia sẻ thông tin” được sử dụng hầu hết trong các công ty Nhật. Các nhà quản lý sử dụng group ware kết hợp cả 2 hình thái chia sẻ thông tin mang tính nhất thời (hội nghị, hội thoại, điện thoại, email) với thông tin được sử dụng nhiều lần (bảng thông báo, manual, các loại đơn…), giúp quản lý thông tin một cách nhất quán. Lời khuyên dành cho các doanh nghiệp Việt Nam Các công ty Nhật Bản khi sang làm ăn với các các công ty Việt Nam đều chung nhận định việc quản trị thông tin của các doanh nghiệp (DN) Việt rất kém. Họ nhận xét, cách quản trị thông tin theo kiểu các công ty Việt đang dẫn đến tình trạng rò rỉ và mất mát thông tin rất lớn: bị nhân viên cũ lấy cắp danh sách khách hàng, bị mất khách hàng; hồ sơ chưa xử lý chồng chất như núi; nhân viên để quên tài liệu đã in ở máy in nên in lại lần nữa hay ai đó lấy mất tài liệu mình đã in ra mà không biết; server hư nên các dữ liệu bị xóa, thông tin cũng bị mất; nhân viên thoải mái bàn luận về những thông tin bí mật; thông tin bí mật mà ai ai cũng biết v.v… Các doanh nhân Nhật đưa ra lời khuyên cho các công ty Việt: Chia sẻ và bảo mật thông tin là 2 khía cạnh không thể tách rời; là yếu tố để phát huy tốt tinh thần làm việc nhóm trong kinh doanh. Nếu open (công khai) tất cả mọi thứ sẽ gặp vấn đề trong giữ bí mật. Nếu close (khép kín) quá thì cũng không thể hoạt động được. Việc giao tiếp sẽ trở nên khó khăn và căng thẳng. Do đó, tùy mỗi công ty mà giới hạn công khai thông tin nên khác nhau. Không được tự mình quyết định phạm vi công khai thông tin theo kiểu “Kệ, chắc không sao đâu”. Các DN nên tuân thủ nguyên tắc hàng đầu là khi phân vân thì tuyệt đối phải chọn phương pháp close (không được công khai một cách dễ dàng). Việc thiết lập và cải thiện các tiêu chuẩn chia sẻ và bảo mật thông tin cần phải diễn ra liên tục. Con người là yếu tố quyết định thành công Mặc dù trong các doanh nghiệp Nhật Bản, ứng dụng rất lớn các thiết bị khoa học – công nghệ hiện đại, nhưng đối với họ, yếu tố quyết định sự phát triển thịnh vượng và bền vững của doanh nghiệp chính là con người. Một mô hình doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào yếu tố con người. Ảnh minh họa: Nguồn Internet Chia sẻ kinh nghiệm tại hội thảo Kỹ thuật quản lý kinh doanh ở Nhật Bản, đại diện của tập đoàn Cybozu nói: Đối với việc kinh doanh, yếu tố quan trọng nhất là “con người”. Yếu tố thuyết phục con người phải được hiểu là động cơ chứ không phải là mệnh lệnh. Người quản lý nếu chỉ tự mình làm thì không thể hoàn thành công việc được mà cần phải có sự hỗ trợ của nhân viên. Vì thế, việc người quản lý có thể làm là chia sẻ thông tin, tức là phân quyền và giao việc để nhân viên được thể hiện sự sáng tạo và cống hiến một cách cao nhất. Cùng quan điểm với Cybozu, đại diện đến từ công ty truyền thông của Nhật Bản R&D chia sẻ: Trong thành công của một công ty, chia sẻ giá trị chiếm 60%, con người 30% và chiến lược chỉ chiếm 10%. Như vậy, 90% thành công của một công ty là do con người quyết định. Theo các công ty Nhật Bản, chia sẻ thông tin đạt được kết quả mong muốn khi đảm bảo được 3 yếu tố: Khái niệm cụ thể, phân công vai trò rõ ràng và làm rõ mục tiêu. Vì thế, trong các công ty Nhật Bản, từ nhân viên đến lãnh đạo đều rõ nhiệm vụ và vai trò của mình. Các công ty Nhật Bản đặc biệt coi trọng việc chia sẻ thông tin trong nội bộ công ty. Các ông chủ doanh nghiệp Nhật Bản đều cho rằng nếu chỉ cung cấp thông tin cho nhân viên thôi thì không thể làm cho nhân viên hiểu được mục tiêu chung của công ty nên sẽ không đồng hành lâu dài cùng với công ty tạo ra giá trị lợi nhuận. Do đó, gợi ý của tập đoàn Cybozu là các công ty nên tổ chức theo tổ chức của một đội bóng đá để các khái niệm công việc, mục tiêu và phân công vai trò được thể hiện một cách cụ thể, tạo ra một tổ chức có thể làm việc một cách tự chủ bằng việc ủy nhiệm một phần công việc cho nhân viên. Rõ ràng, chiến lược tập trung đào tạo con người trong các công ty Nhật đã đem lại thành công rất lớn cho họ. Đây là thời đại đòi hỏi nội dung của công ty cần phải có dụng cụ làm thay đổi ý thức của nhân viên trong công ty nên doanh nghiệp chia sẻ thông tin, lợi ích, trách nhiệm với nhân viên là một chính sách khôn ngoan, “trên dưới hợp lòng”.