Hỏi đáp xuất khẩu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

h giám định, kiểm tra để xác định xem liệu sản phẩm mẫu có phù hợp với các tiêu chuẩn cần thiết không. Những khách hàng lớn có thể cử các chuyên gia kỹ thuật đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp để đảm bảo rằng những nhà cung cấp này có khả năng cung cấp sản phẩm với chất lượng ổn định. Để giám sát các vấn đề phát sinh từ việc đánh giá khách quan và chi phí cao mà người mua phải chịu khi đánh giá hệ thống chất lượng của nhà cung cấp, nhu cầu phổ biến về hệ thống đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng đã được thông qua và coi như một tài liệu tham khảo hay tiêu chuẩn để đánh giá bất kỳ hệ thống chất lượng nào. Hệ thống chất lượng do vậy phải tồn diện nhằm đáp ứng được các mục tiêu về chất lượng và phải được thiết kế để thỏa mãn các nhu cầu quản lý nội bộ của đơn vị. Các định nghĩa liên quan đến “chất lượng” mà tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa ra là: Chất lượng là tồn bộ các đặc tính của một thực thể có khả năng thỏa mãn các nhu cầu được đề ra bởi các đặc tính đó. Chính sách về chất lượng là tồn bộ các dự định và định hướng của một tổ chức có liên quan đến chất lượng được chính thức thể hiện bởi các cấp quản lý hàng đầu. Quản lý chất lượng là những hoạt động của tồn bộ chức năng quản lý nhằm xác định chính sách về chất lượng, mục đích và trách nhiệm, việc thực thi chúng bằng các biện pháp như lập kế hoạch về chất lượng, giám sát chất lượng, đảm bảo chất lượng và nâng cao chất lượng trong hệ thống của nó. Giám sát chất lượng là các kỹ năng hoạt động và hoạt động được sử dụng để đáp ứng các đòi hỏi về chất lượng. Đảm bảo chất lượng là mọi hoạt động có kế hoạch, có hệ thống được thực thi theo hệ thống chất lượng được thể hiện theo nhu cầu nhằm tạo sự tin tưởng chắc chắn rằng thực thể này sẽ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng. Dây chuyền chất lượng là những chức năng và là một phần của những dây chuyền công nghiệp có ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, giám định, bán hàng, dịch vụ nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, thiết kế chế tạo, mua bán và sản xuất. 41. ISO 9000 là gì ? Hệ thống ISO 9000 là bộ tài liệu thống nhất về các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng chung có thể áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ và có thể sử dụng dễ dàng phù hợp với bất kỳ hệ thống hiện hành nào nhằm giúp các doanh nghiệp giảm chi phí nội bộ, nâng cao chất lượng, hiệu quả, năng suất để tiến tới chất lượng hồn hảo và không ngừng nâng cao chất lượng. Một bộ ISO 9000 không phải là một bộ tiêu chuẩn sản phẩm, cũng không phải là các tiêu chuẩn cụ thể của ngành. Mỗi một tài liệu của nó là sự mô tả một kiểu chất lượng sử dụng trong các ứng dụng khác nhau. Tiêu chuẩn ISO 9000 được ban hành có bốn phần có tên là ISO 9000-1, ISO 9000-2, ISO 9000-3 và ISO 9000-4 và được coi như công cụ để nhận biết và xác định nguồn gốc các tiêu chuẩn ISO còn lại. ISO 9001 là một tài liệu hồn thiện nhất trong bộ tài liệu đó. ISO 9001 được áp dụng cho các doanh nghiệp tham gia thiết kế, phát triển, sản xuất, lắp ráp và dịch vụ. Nó quy định một hệ thống chất lượng để sử dụng khi hợp đồng yêu cầu thể hiện năng lực của nhà cung cấp thiết kế, sản xuất, lắp ráp và dịch vụ đối với sản phẩm. ISO 9001 cũng đề cập đến các lĩnh vực như phát hiện và sửa chữa thiếu sót trong sản xuất, đào tạo nhân viên, quản lý dữ liệu và chứng từ. ISO 9002 áp dụng cho các doanh nghiệp không có hoạt động thiết kế. Nó quy định việc đảm bảo chất lượng trong sản xuất, lắp đặt và cung cấp dịch vụ. ISO 9003 áp dụng cho tất cả các công ty và vạch ra một mô hình của hệ thống chất lượng giám định và kiểm tra cuối cùng. ISO 9004 quy định các yếu tố chất lượng đã được đề cập trong các bộ tài liệu trước một cách chi tiết hơn. Nó đưa ra các hướng dẫn về quản lý chất lượng và các yếu tố của hệ thống chất lượng cần thiết để phát triển và tiến hành một hệ thống chất lượng. Các doanh nghiệp nhận được giấy chứng nhận ISO 9000 từ một cơ quan cấp phép được chuẩn y thông qua một sự kiểm tra khắt khe để đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn ISO 9000 tương ứng. Bộ ISO 9000 ngày càng trở nên quan trọng trong những năm vừa qua do các nhà xuất khẩu thấy rằng việc tuân theo những tiêu chuẩn này, mặc dù không phải là bắt buộc, đã trở thành vấn đề quan trọng cho sự thành công trên thị trường nước ngồi. Khách hàng trên tồn thế giới ngày càng quan tâm nhiều hơn đến chất lượng và đòi hỏi những tiêu chuẩn chất lượng này phải đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu. Trong tương lai gần, theo sự đánh giá về xu hướng của thị trường quốc tế, bộ ISO 9000 sẽ trở thành tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng được quốc tế công nhận. Việc nhận được giấy chứng nhận về ISO 9000 sẽ làm tăng lợi nhuận trên thị trường quốc tế cũng như tăng cường ấn tượng của khách hàng đối với chất lượng công ty, năng suất và lợi nhuận được nâng cao, giảm bớt sự phàn nàn của khách hàng. Các nhà cung cấp hàng xuất khẩu phải nhận thức rằng chính họ có thể được yêu cầu phải có giấy chứng nhận ISO 9000. Nhiều khi, việc được chứng nhận ISO 9000 đem lại tác động quan trọng đòi hỏi tất cả các nhà cung cấp của các nhà cung cấp cũng phải có giấy chứng nhận đó. Việc kiểm tra và cấp giấy chứng nhận ISO 9000 cho một doanh nghiệp có thể là một quá trình tốn kém đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và thời gian chuẩn bị của các công ty thường cần từ 6 đến 12 tháng. Rất nhiều công ty có khuynh hướng cho rằng chi phí đó sẽ được bù lại bởi lợi nhuận thu được và hình ảnh mà họ sẽ có được trên thị trường quốc tế. Việc cấp giấy chứng nhận ISO 9000 có thể không phải lúc nào cũng cần đối với một sản phẩm cụ thể dự kiến xuất khẩu. Nhà xuất khẩu do đó phải nghiên cứu và nếu cần, cùng với sự giúp đỡ của nhà tư vấn, xem xét các lợi ích trong và ngồi nước và hoạch định chiến lược của họ. 42. ISO 1400 là gì ? Đây là bộ tài liệu đầu tiên về tiêu chuẩn quốc tế của hệ thống quản lý môi trường do tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành. ISO 14001 cung cấp các yếu tố về hệ thống quản lý môi trường hữu hiệu có thể hòa nhập với các yêu cầu về quản lý khác, do đó giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu về kinh tế và môi trường. Hệ thống ISO 14001 cho phép một đơn vị xây dựng và đánh giá hiệu quả việc thiết kế, thực hiện chính sách và mục tiêu môi trường và chứng minh sự thực hiện đó. Ngồi ra, khác với những tài liệu nhằm cung cấp sự hướng dẫn chung về thực hiện và nâng cao hệ thống quản lý môi trường. ISO 14001 quy định những yêu cầu về việc cấp giấy chứng nhận và tự khai báo đối với hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp. Việc tuân theo các tiêu chuẩn đã quy định sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp xuất khẩu. Mục đích chính của bộ ISO 14000 là nhằm thúc đẩy việc quản lý môi trường một cách hữu hiệu, ấn tượng hơn trong các đơn vị, có hệ thống, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Đối với các doanh nghiệp ở các nước đang phát triển, bộ ISO 14000 thể hiện một cơ hội chuyển giao công nghệ và được coi là sự hướng dẫn, giới thiệu việc áp dụng hệ thống quản lý môi trường dựa trên những tập quán chung tốt nhất. Dưới đây là những tiêu chuẩn cơ bản nhằm hướng dẫn mọi doanh nghiệp trong việc xây dựng, duy trì, kiểm tra và không ngừng nâng cao hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001: 1997 – Quy định quản lý môi trường và hướng dẫn sử dụng ISO 14004: 1996 – Hướng dẫn chung về các nguyên tắc quản lý môi trường, các hệ thống và các kỹ năng trợ giúp. Hướng dẫn về kiểm sốt môi trường ISO 1410: 1996 – Các nguyên tắc chung ISO 14011: 1996 – Kiểm sốt hệ thống quản lý môi trường ISO 14012: 1996 – Những tiêu chí đầy đủ về kiểm sốt môi trường ISO 1420: Phân loại môi trường và công bố. Các nguyên tắc chung ISO 14021: Tự công bố, các đòi hỏi về môi trường ISO 14024: Các chương trình thực hành và các nguyên tắc hướng dẫn, thông lệ, các thủ tục chứng nhận Đánh giá chu kỳ sinh tốn ISO 14040: Đánh giá chu kỳ sinh tồn – Các nguyên tắc và khuôn khổ ISO 14041: Đánh giá chu kỳ sinh tồn – Mục tiêu và phạm vi – Định nghĩa và phân tích bản kê tài sản. ISO 14050: Quản lý môi trường – Từ vựng. 43. Những việc mà một doanh nghiệp ở Việt Nam cần làm để có giấy chứng nhận ISO Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 là hoạt động tự nguyện của doanh nghiệp. Trước khi yêu cầu các tổ chức tư vấn đến tư vấn và mời các tổ chức chứng nhận đến đánh giá và chứng nhận hệ thống chất lượng, doanh nghiệp phải tiến hành các bước như sau: 1. Tổ chức học tập: Mời các tổ chức tư vấn hoặc các tổ chức chứng nhận đến huấn luyện IQA (chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ) tại doanh nghiệp. IQA (Internal Quality Auditor) là một chức danh trong quản lý theo hệ thống. Số lượng một lớp học là từ 20-30 học viên. Thời gian học khoảng 10 ngày, có thể là nhiều doanh nghiệp cùng một lớp. 2. Viết hồ sơ, thủ tục: Tùy thuộc trình độ đội ngũ cán bộ quản lý của doanh nghiệp mà doanh nghiệp quyết định tự làm hay thuê tư vấn. a) Nếu tự làm: Doanh nghiệp phải tự viết chính sách chất lượng, sổ tay chất lượng, thủ tục, hướng dẫn công việc, đánh giá chất lượng nội bộ. Sau đó mời tổ chức chứng nhận đến đánh giá. Việc doanh nghiệp tự làm, có thể tiết kiệm được chi phí tư vấn đáng kể, nhưng quan trọng nhất chính là khi doanh nghiệp tự làm sẽ giúp cho họ nắm chắc quá trình hơn do họ phải tự viết hồ sơ, tự thực hiện những quy trình do họ viết ra, sát thực tế hơn và dễ dàng hơn cho việc thực hiện những yêu cầu đặt ra của chính doanh nghiệp sau khi nhận được chứng chỉ ISO. Việc đánh giá định kỳ 6 tháng một lần sẽ thuận lợi hơn. Nguyên tắc cơ bản của ISO 9000 là viết những gì phải làm, làm đúng những gì đã viết, viết lại những gì đã làm. Nhưng tự làm không phải là dễ dàng vì ISO 9000 là vấn đề mới đối với nhiều doanh nghiệp trong nước, cộng với tập quán theo kiểu cũ, nhiều doanh nghiệp không chuyển biến theo kịp những phương pháp quản lý doanh nghiệp mới, nên doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian cho quá trình nhận thức và áp dụng hệ thống chất lượng cao vào đơn vị mình khi tự làm. b) Nếu thuê tư vấn: ở Việt Nam hiện chỉ có 5 % các doanh nghiệp chủ động tự triển khai các khóa đào tạo huấn luyện IQA, còn 95 % các doanh nghiệp phải nhờ vào các tổ chức tư vấn trong và ngồi nước. Chi phí tư vấn cho một doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và phạm vi áp dụng của hệ thống chất lượng; tùy thuộc trình độ quản lý và thực trạng của doanh nghiệp. Thời gian tư vấn cũng lệ thuộc vào thực trạng của doanh nghiệp, nhưng ít nhất cũng phải trên 6 tháng. Qua thực tế thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam thường cần từ 8 tháng đến 1 năm để làm việc này, kể từ lúc bắt đầu thuê tư vấn đến lúc được đánh giá chứng nhận. Trong các hợp đồng tư vấn, doanh nghiệp cần làm rõ thời gian, các công việc cụ thể, trách nhiệm của mỗi bên. Nếu nhiều công ty thành viên trong một tổng công ty tham gia thì chi phí có thể phụ thuộc vào số đơn vị tham gia. Về việc lựa chọn tổ chức tư vấn, hiện nay có 15 tổ chức tư vấn trong và ngồi nước đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Đó là những công ty, văn phòng, có đăng ký hoạt động tư vấn theo quy định của pháp luật sở tại. Có thể kể ra một số tổ chức tư vấn của Việt Nam đã đăng ký hoạt động tư vấn chính thức như IQC (Trung tâm Chất lượng Quốc tế) do GSTS. Nguyễn Quang Toản làm giám đốc, QUASEL, FIDECO, Trung tâm KT1 (QUATEST 1), Trung tâm KT 3 (QUATEST 3), Trung tâm đào tạo, Trung tâm Năng suất Việt Nam – VPC (cả 4 trung tâm này đều thuộc Tổng cục Đo lường và chất lượng, Quanquan TQM … Một số tổ chức tư vấn nước ngồi đã mở văn phòng và đăng ký hoạt động tư vấn hợp pháp tại Việt Nam như APAVE (Pháp), BUREAU VERITAS (Anh), QMC (Malaixia) … Doanh nghiệp nên tránh thuê các tổ chức / nhóm / cá nhân tư vấn “chui”, không mở văn phòng ở Việt Nam, không đăng ký hoạt động, vì doanh nghiệp khó có thể biết năng lực hoạt động, chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp ở mức cao hay thấp. Đồng thời, để tránh rủi ro khi có vấn đề kiện tụng trong quá trình thực hiện hợp đồng, cần đưa ra cho cơ quan pháp luật xét xử. 3. Mời tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá: Doanh nghiệp nên lựa chọn tổ chức đánh giá trước khi tiến hành các bước triển khai xây dựng hệ thống chất lượng. Các tổ chức đánh giá không được phép tư vấn, nhưng mỗi tổ chức đánh giá đều có những phương pháp làm việc khác nhau mà nếu doanh nghiệp trao đổi ngay từ đầu thì sẽ bớt được những vấn đề cần khắc phục sau này. Chi phí đánh giá của các tổ chức chứng nhận phụ thuộc vào số ngày đánh giá (Mainday). Số ngày đánh giá nhiều, ít tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp (số lượng công nhân viên, số ca sản xuất trong ngày, số người trong một ca sản xuất), lĩnh vực hoạt động, phạm vi chứng nhận … Mức chi phí còn tùy thuộc vào danh tiếng, uy tín của tổ chức đánh giá có ảnh hưởng đến giá trị của giấy chứng nhận. Thông thường, những tổ chức có uy tín cao tính chi phí cao hơn. Doanh nghiệp nên chọn lựa tổ chức phù hợp với mục đích của mình. Uy tín, chất lượng, dịch vụ và giá cả là các yếu tố cơ bản để doanh nghiệp chọn lựa nhà chứng nhận. Cũng cần nói thêm một điều quan trọng là tổ chức chứng nhận phải hoạt động độc lập, không có ràng buộc về tài chính với doanh nghiệp để giữ tính trung lập, khách quan, vô tư. Các doanh nghiệp không nên ký hợp đồng “trọn gói” vừa tư vấn vừa chứng nhận với tổ chức chứng nhận vì điều này vi phạm nguyên tắc chứng nhận do tổ chức ISO ban hành. Sau khi có được giấy chứng nhận ISO; doanh nghiệp phải phấn đấu không ngừng để sản phẩm luôn luôn phù hợp với tiêu chuẩn ISO. Dù trong một chuyến hàng chỉ có một sản phẩm không phù hợp cũng phải lấy ra để bảo vệ uy tín của công ty. Theo quy định của tổ chức ISO, số ngày đánh giá tối thiểu là 02 ngày đối với doanh nghiệp từ 1-5 người và tối đa có thể lên đến 21 ngày đối với doanh nghiệp từ 4000-8000 người. 44. Nhãn hiệu an tồn về môi trường Ngày nay nhãn hiệu an tồn về môi trường đóng một vai trò quan trọng, đặc biệt do nhận thức của mọi người về yêu cầu bảo vệ môi trường ngày càng tăng lên. Người tiêu dùng, các nhà công nghiệp, các nhà kỹ thuật và tồn xã hội không chỉ thực hiện việc mua hàng dựa trên các quyết định riêng mà hơn thế nữa còn dựa trên các lĩnh vực quan trọng khác có liên quan đến bản thân sản phẩm; bao gồm các tác động đến môi trường trước, trong và sau khi sản xuất ra sản phẩm. Do vậy, nhãn hiệu an tồn về môi trường thể hiện sự đánh giá về chất lượng môi trường tương ứng của sản phẩm so với sản phẩm có cùng chức năng và tính cạnh tranh tương ứng. Nó cũng đưa ra thông điệp rằng một sản phẩm nào đó là phù hợp với môi trường ở mọi giai đoạn của quá trình sinh tồn và rằng nó thỏa mãn các yêu cầu một cách tự nguyện và đúng quy định. Việc gắn nhãn hiệu an tồn về môi trường đưa ra một công bố chắc chắn xác định rằng sản phẩm và dịch vụ ít gây hại tới môi trường so với các sản phẩm hay dịch vụ tương tự. Các chương trình gắn biển an tồn về môi trường có thể là của một ngành hay theo yêu cầu của chính phủ. Tham gia chương trình gắn biển an tồn về môi trường là công việc tự nguyện. Nếu doanh nghiệp nào quyết định không tham gia thì sẽ không được phép gắn biển an tồn về môi trường lên sản phẩm, nhưng vẫn tiếp tục được tiếp cận thị trường giống như các doanh nghiệp tham gia chương trình và đáp ứng được những đòi hỏi để được gắn biển an tồn về môi trường. Hiện tại trên thế giới có 28 chương trình gắn biển an tồn về môi trường bao gồm Cơ quan cấp giấy chứng nhận của Brazil, Chương trình chọn lựa môi trường của Canada, Eco Iabel Award của EU, Chương trình Blue Angel của Đức, Chương trình Green label của Israel, Chương trình Ecomark của Nhật, Chương trình Swan của Nauy và Thụy Điển, Chương trình Xanh của Thái Lan, Chương trình Green Seal của Mỹ. Dưới đây là các thông tin về Chương trình Nhãn hiệu Xanh của Thái Lan nhằm minh họa cho một chương trình gắn biển an tồn về môi trường tiêu biểu. Nhãn hiệu xanh sử dụng việc phân tích quá trình sinh tồn của sản phẩm và đánh giá một số mục tiêu quốc gia như giảm chất thải, bảo tồn năng lượng và tài nguyên nước. Việc lựa chọn sản phẩm và các tiêu chí sẽ được phát triển tùy theo khả năng trong nước về việc tiến hành sự kiểm tra và giám sát cần thiết. Việc phân loại sản phẩm theo các tiêu chí đang được phát triển bao gồm nhựa tái chế, đèn huỳnh quang tiết kiệm năng lượng, tủ lạnh tiêu hao ít năng lượng, sơn nhũ tương ít gây ô nhiễm, nhà vệ sinh tiết kiệm nước giật, ắc quy không chứa thủy ngân. Các loại sản phẩm khác sẽ bao gồm giấy tái chế dùng cho văn phòng, hộ gia đình, nhà vệ sinh, nước xịt côn trùng không có CFC, bột giặt, máy điều hòa tiêu hao ít năng lượng. Chi phí ban đầu để đăng ký tham gia đối với một công ty là 1000 bạt (khoảng 40 đôla). Nếu được chuẩn y, việc sử dụng nhãn hiệu an tồn và môi trường Thái Lan cần khoảng 5000 bạt (khoảng 200 đôla) và có giá trị trong 2 năm. Trung tâm gắn nhãn hiệu an tồn về môi trường đặt tại Trường đại học British Columbia ở Vancouver B.C., Canada đã xây dựng một cơ sở kiến thức có liên quan đến việc gắn nhãn hiệu an tồn môi trường trên tồn thế giới. Đó là một công cụ về chính sách môi trường và là lợi thế để tiếp cận thị trường cho các công ty sử dụng nó. Trung tâm này đang xem xét các khuynh hướng diễn ra đối với việc gắn biển an tồn về môi trường trên tồn cầu và thúc đẩy nhận thức của mọi người về các chương trình gắn biển an tồn về môi trường. Trung tâm này đang nghiên cứu khả năng thống nhất các tiêu chí về nhãn hiệu an tồn về môi trường ở tất cả các nước. 45. Nhà xuất khẩu định giá một sản phẩm như thế nào ? Trong quá trình đàm phán, các nhà xuất khẩu thường hạn chế thảo luận vấn đề giá cả, mặc dù định giá là một vấn đề quan trọng trong bất kỳ một cuộc giao dịch nào. Trước khi kế hoạch kinh doanh được xem xét, doanh nghiệp cần làm sáng tỏ một số vấn đề. Giá cả là vấn đề cuối cùng trong số các vấn đề cần được thảo luận trong quá trình đàm phán với người mua. Một số nhà xuất khẩu thường bàn về giá cả ngay ở giai đoạn bắt đầu đàm phán. Với cách làm đó, nếu hai bên không thỏa thuận về giá, những lợi thế của nhà xuất khẩu về các mặt khác đã bị đặt ra ngồi bàn đàm phán. Vì vậy, vấn đề giá cả nên được đề cập sau khi đã đạt được thỏa thuận về các vấn đề khác của cuộc giao dịch. Ngồi thị hiếu của khách hàng, một nhà xuất khẩu phải xét đến sự cạnh tranh từ các nhà cung cấp trong và ngồi nước và phải biết được mức giá mà các đối thủ đưa ra. Các kênh phân phối sản phẩm, các công cụ xúc tiến bán hàng và các thông tin cần thiết cũng phải được kiểm tra. Việc thỏa thuận song phương đòi hỏi phải có các thông tin chi tiết về hoạt động sản xuất của nhà xuất khẩu, phí bảo hiểm, phí đóng gói và các chi phí liên quan khác. Khi một bên cam kết thiết lập các mối quan hệ kinh doanh lâu dài, nhà xuất khẩu có thể nhấn mạnh vào các mặt dưới đây: năng lực quản lý; năng lực và qui trình sản xuất; hệ thống quản lý chất lượng; nếu có thể là việc hợp tác kỹ thuật với đối tác nước ngồi; cơ cấu thực hiện các đơn hàng; kinh nghiệm xuất khẩu bao gồm các hình thức giao dịch của công ty; tình hình tài chính và các mối quan hệ với ngân hàng. Sau khi thảo luận các vấn đề này, nhà xuất khẩu có thể đẩy tiến trình thảo luận sang phần tính giá. Trong bước này, nhà xuất khẩu phải làm rõ mọi vấn đề có liên quan đến các điều khoản tín dụng, thanh tốn, đồng tiền thanh tốn, phí bảo hiểm, vận tải, phí lưu kho, trách nhiệm về dịch vụ sau bán hàng và chi phí thay thế hàng bị hỏng hóc. Nội dung các vấn đề trên được gọi chung là “báo giá”. 46. Các bí quyết về đàm phán giá Nếu người mua cho rằng mức giá ban đầu là quá cao và đề nghị giảm giá thì người bán không nên do dự hỏi về căn cứ để giảm giá. Người bán phải nhấn mạnh chất lượng sản phẩm và lợi ích của sản phẩm trước khi thảo luận giá. Nếu người mua cho biết họ nhận được những chào hàng rẻ hơn từ các nhà xuất khẩu khác, thì người bán nên hỏi rõ về những chào hàng này. Người bán phải giải thích rằng không thể có chào hàng nào tốt hơn chào hàng mà người bán đưa ra, nếu người mua đưa ra chào hàng đã được sửa đổi hoặc đề nghị giảm giá. Người bán nên tránh đưa ra các chào hàng rẻ hơn chào hàng ban đầu mà có thể đưa ra một gợi ý cụ thể như: “nếu tôi giảm giá 5% cho ông thì liệu ông có trang trải các chi phí chuyên chở bên ngồi nước tôi, kể cả các chi phí lưu kho không ?” 47. Những điều mà người mua phải xem xét khi quyết định mua sản phẩm Nên nhớ rằng có 3 yếu tố có ảnh hưởng tới quyết định mua hàng, đó là: sản phẩm, giá cả và sự thực hiện. Thông thường người mua luôn ghi nhớ về sự kết hợp của các nhân tố sau đây khi tiến hành bất cứ quyết định mua hàng nào: Các vấn đề có liên quan đến sản phẩm Chất lượng và bảo hành. Các chi tiết về kỹ thuật. Thiết kế và bản vẽ. Bản quyền và các mối quan tâm về quyền sở hữu. Các lĩnh vực về môi trường. Bao bì và ký mã hiệu. Các vấn đề có liên quan đến giá cả Mức giá. Điều khoản trượt giá, nếu có. Điều khoản thanh tốn. Các vấn đề liên quan đến việc thực hiện Kế hoạch giao hàng. Tiếp tục cung cấp. Thu xếp vận tải. Linh kiện và dịch vụ sau bán hàng. Bảo đảm. Sự tin cậy. Chất lượng sản phẩm được đảm bảo có nghĩa là chất lượng phù hợp với yêu cầu hay tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế và bao bì, ký mã hiệu thích hợp. Đó là các nhân tố chủ yếu để bán được hàng. Chất lượng hàng hóa cao sẽ giảm bớt sự lo lắng đến các dịch vụ sau bán hàng. Giá cả là một nhân tố quan trọng nhưng bản thân nó không dẫn đến quyết định mua hàng, trừ phi nó kết hợp với các nhân tố có liên quan đến sản phẩm. Chất lượng và giá cả là hai yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Khi xem xét chiến lược giá cũng nên xem xét đến khía cạnh khác của thị trường cụ thể. Khi sản phẩm và mức giá là thích hợp thì người mua sẽ xem xét khả năng thực hiện của nhà xuất khẩu. Kế hoạch giao hàng chính xác và sự tin tưởng vào khả năng thực hiện kế hoạch có ảnh hưởng lớn đến nhận được đơn hàng. 48. Một nhà xuất khẩu chuẩn bị một bản giá chính xác như thế nào ? Để tính tốn chi phí cho một sản phẩm trên thị trường nước ngồi, có một số nhân tố mà người mua phải chịu trách nhiệm. Cần nhớ rằng người mua nước ngồi chỉ chịu các chi phí để hàng hóa được xuất khẩu, không chịu những chi phí có liên quan đến việc bán hàng trong nước. Giá báo sẽ thể hiện trị giá sản phẩm, tình trạng, chất lượng, độ bền của sản phẩm và điều kiện giao hàng Incoterms được sử dụng. Giá cả phụ thuộc vào tình hình cạnh tranh, mức độ nhu cầu của sản phẩm trên thị trường nước ngồi và tổng chi phí có liên quan đến việc đưa sản phẩm ra thị trường. Dưới đây là một số nhân tố mà nhà xuất khẩu cần xem xét khi chuẩn bị báo giá: Chi phí về nguyên liệu, thiết bị và lao động trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm. Các chi phí khác trong quá trình sản xuất. Chi phí về đóng gói, đánh ký mã hiệu hàng hóa. Lãi suất của nhà xuất khẩu. Tổng chi phí của nhà máy. Phí khai báo hải quan và giao nhận. Phí ủy thác tại cảng. Phí bảo hiểm, thuế xuất khẩu, phí bến cảng và khuân vác. Phí chuyên chở. Hoa hồng. Các biện pháp khuyến khích mà chính phủ áp dụng như hồn lại thuế xuất khẩu. Sau khi tính tốn các chi phí nói trên, một lãi ròng thích hợp sẽ được cộng thêm để có được mức giá cuối cùng. Nếu quá trình xuất khẩu còn có những chi phí phụ khác thì phải cộng thêm khi chuẩn bị báo giá nhưng phải là những chi phí hợp lý. 49. Một nhà xuất khẩu nên trả lời thư, điện hỏi mua hàng như thế nào và một bản báo giá tốt cần phải bao gồm những chi tiết nào ? Tất cả các thư, điện hỏi mua hàng từ nước ngồi gửi đến phải được trả lời ngay lập tức và chính xác. Mỗi thư hỏi mua hàng đều có khả năng tiềm tàng trở thành một đơn đặt hàng xuất khẩu. Tuy nhiên, nhà xuất khẩu trước khi tiết lộ bất cứ một thông tin nào đều cần tiến hành kiểm tra những thông tin cơ bản về công ty nước ngồi để đánh giá tính chân thực của thư hỏi mua hàng. Khi trả lời thư hỏi mua hàng, ngôn ngữ sử dụng phải rõ ràng và đơn giản. Đôi khi ở nước gửi thư hỏi mua hàng, việc sử dụng tiếng Anh không dễ dàng. Trong trường hợp này, nhà xuất khẩu phải trả lời bằng ngôn ngữ mà người hỏi ở nước đó có thể hiểu được. Thư hỏi mua hàng để tên ai thì người đó phải trả lời. Nếu thư trả lời gửi bằng Fax thì sau đó nên gửi bản gốc bằng đường bưu điện. Các bản chào hàng có thể rất khác nhau nhưng có những đòi hỏi tối thiểu mà nhà xuất khẩu phải nhớ. Đó là: Các chi tiết về người mua: Cần viết rõ tên, địa chỉ của người mua và đề cập đến các thư từ trao đổi hay bàn bạn trước đó. Chi tiết về sản phẩm: Cần đảm bảo rằng các đặc tính và chi tiết của sản phẩm phải được ghi rõ và chính xác (kích cỡ, chất lượng …) Các dự định về bao bì hàng hóa: Phải đưa ra những chi tiết về bao bì. Giá cả và điều kiện giao hàng: Nêu rõ giá cả, đơn vị tiền tệ và đề cập tới địa điểm giao hàng theo Incoterms. Điều khoản thanh tốn: Đó thường là điều khoản về thư tín dụng có xác nhận và không hủy ngang. Thời gian giao hàng: Quy định cụ thể về thời gian giao hàng (ví dụ: trong vòng 45 ngày sau khi người bán nhận được thông báo của ngân hàng rằng thư tín dụng đã được phát hành). Thời gian có hiệu lực: Đừng quên đề cập đến thời điểm mà báo giá hết hiệu lực. Các chi tiết về người bán: Cần viết rõ tên và chức vụ của người làm báo giá cũng như các chi tiết đầy đủ về địa chỉ của người bán. 50. Các sản phẩm nên được phân loại để tính giá xuất khẩu như thế nào ? Để đạt được mức giá cạnh tranh cho một sản ph