Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC I

ường xuyên. Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau. Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải được xem xét để đi trước và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng. Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hướng thần), vì đây là nhóm thường chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên, công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dược khác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tương đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm. Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định được là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng như nhà phân phối các loại thuốc cần dùng. Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có được về nhu cầu, về số lượng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với người tiêu dùng trong nước. Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá . Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lượng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm tương tự với các Giáo sư, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho người bệnh, tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân. Tóm lại, để xác định được những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồng thời tiến hành các bước nghiên cứu thị trường trong nước và ngoài nước, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. Tuy nhiên, do lượng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng được cho thị trường thuốc nói chung một lượng chưa lớn lắm, còn cần phải đầu tư nhiều hơn nữa. - Lập phương án kinh doanh nhập khẩu . Muốn có phương án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dược phẩm trung ương I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại, giá cả, số lượng và chất lượng . Mặt khác, phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị trường trong nước và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dược thì mới có phương án phù hợp, sát thực tế, phục vụ được người bệnh . Thứ tự quy trình lập phương án kinh doanh nhập khẩu của công ty được thực hiện qua các bước sau: + Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trước để xác định rõ nhu cầu cho từng đối tượng và chủng loại một cách chi tiết. + Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thường là 10% so với cùng kì năm trước . + Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở số liệu lịch sử cộng dự báo tăng trưởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên. + Các kế hoạch năm, tháng, quý đều được cụ thể hoá bằng các chi tiết để ký các hợp đồng kinh tế . Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra ưu khuyết trong quá trình thực hiện . + Trong phương án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trường truyền thống đồng thời thường xuyên tìm cách mở rộng thị trường . + Chú ý thị trường và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi . + Trong phương án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra . Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Công ty cũng xác định cho dù phương án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đó cũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có được hiệu quả . Muốn đạt được kết quả mong muốn, phương án kinh doanh nhập khẩu phải được sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban, kho xưởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nhưng chưa cao, chưa tương xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành . Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến phương thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt được nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay. - Tiến hành hỏi giá và đặt hàng . Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất . Trong hỏi giá, công ty đưa ra các điều khoản như : tên hàng, phẩm chất, số lượng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng … Đáp lại lời hỏi giá của công ty, người xuất khẩu sẽ đưa ra một thông báo giá (quotation ) . Trong đó nêu rõ các nội dung như: tên hàng, phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán. Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà người xuất khẩu đưa ra trong báo giá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách : + Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation), thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá. + Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thương vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực hiện qua thư tín, fax. Rất hiếm khi người xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu. Nếu công ty vẫn chưa thoả mãn với thông báo giá của người xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhưung trong hầu hết các trường hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nhưũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán. Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều được lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên. Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bán thì người ta thường loại bỏ các điều kiện về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi thường, phạt. Phân loại hợp đồng theo hướng ký kết. Đ.v:bản Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Hợp đồng kí theo hướng chủ động 347 439 700 Hợp đồng kí theo hướng thụ động 295 268 220 Tổng số hợp đồng 642 707 920 Hướng kí kết thụ động. - Do tác động của nhà cung cấp: Theo hướng này, các nhà cung cấp nước ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trực tiếp tới chào hàng tại công ty . Hướng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nội dung như sau: Nhận được chào hàng từ phía nhà cung cấp nước ngoài : việc tiếp nhận các chào hàng này thông thường là qua đường thư tín, fax, chiếm khoảng 80% các chào hàng nhận được . Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp nước ngoài trực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới . - Ngiên cứu thị trường : Có được các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng và các điều kiện giao dịch . Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị trường, mà chủ yếu là thị trường trong nước : đánh giá thăm dò thị trường trong nước : đánh giá thăm dò thị trường trong nước bằng cách gửi các bản chào hàng tới các khách hàng trong nước . - Lập phương án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhà cung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận được của khách hàng và nhu cầu của thị trường . Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã nêu hay không . Hướng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi trường, mặt hàng và cả vấn đề đàm phán ki kết hợp đồng, gây bất lợi cho công ty . Thế nhưng, đây lại là phương hướng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu được kí kết hàng năm. - Do tác động của bên uỷ thác mua: theo hướng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựa chọn nhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng. Với hợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò là người trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. sau khi hàng về công ty giao hàng luôn cho bên đặt hàng và nhận hoa hồng. Qua phân tích thống kê cho thấy phần lớn những hợp đồng được ký kết theo hướng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, còn ở hợp đồng nguyên liệu số hợp đồng uỷ thác hằng năm rất ít ( khoảng 10 hợp đồng ). Số hợp đồng ký theo hướng thụ động giảm nhiều phản ánh sự cố gắng rất nhiều của công ty trong việc tìm hiểu thị trường, đặt mối quan hệ với các bạn hàng ( người mua ). Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 còn 38% năm 1998, và 28% năm 1999. 2. Các hình thức nhập khẩu của Công ty: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty như các phần trên đã trình bày đồng thời căn cứ vào những diễn biến và nhu cầu của thị trường thuốc trong thời điểm cụ thể mà Công ty lựa chọn hình thức nhập khẩu sao cho có hiệu quả, đúng quy chế và pháp lệnh hiện hành. Tuy nhiên ngay từ đầu Công ty xác nhận nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu và hàng năm thường chiếm tỷ lệ trên 80% tổng kim ngạch. Để nhập khẩu trực tiếp có hiệu quả, Công ty cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản như sau: - Trước hết phải có kế hoạch kinh doanh một cách toàn diện tức là phải xác định được kế hoạch bán ra từng tháng, từng quý và cả năm, thông thường lấy số liệu cùng kỳ năm trước cộng với mức tăng 15 đến 20% để lập kế hoạch. Sau khi trừ đi tồn kho là có số liệu nh cầu nhập ( tất nhiên có loại trừ phần mua trong nước khoảng 30%). - Từ kế hoạch này lại được cụ thể hoá ra giá trị, chủng loại, mặt hàng về tránh tồn kho lâu, ảnh hưởng đến vòng quay vốn và lợi nhuận. - Sau khi có được thông tin đầy đủ về kế hoạch sản lượng đồng thời tiến hành kế hoạch về vốn xem nguồn tự có, nguồn vay ( trong đó vay bằng ngoại tệ bao nhiêu, tiền Việt nam bao nhiêu). Tất cả sự tính toán đến dựa vào chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận định kỳ. - Bước sau cùng của việc nhập khẩu sẽ là tìm lựa chọn khách hàng để ký kết các hợp đồng nhập khẩu, theo các nội dung yêu cầu và hàng hoá chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, khiếu nại... đúng quy chế hiện hành. - Hình thức nhập khẩu uỷ thác chủ yếu phải xem xét khả năng pháp lý của đơn vị đề nghị nhập, khả năng tiền vốn của họ cũng như bản chất hoạt động kinh doanh của đơn vị đó xem họ có gây cản trở cho Công ty hay không? Đối với nhập khẩu dược phẩm, muốn nhập uỷ thác phải là những Công ty, đơn vị có chức năng và giấy phép kinh doanh dược phẩm do Sở Y tế địa phương và Sở kế hoạch đầu tư cấp. Họ chỉ được nhập những mặt hàng trong phạm vi được Bộ Y tế cho phép bán hàng vào Việt nam, những mặt hàng cụ thể phải được cấp Sở đăng ký cho phép lưu hành tại Việt nam. Riêng về nguyên liệu để sản xuất trong nước, chỉ những đơn vị có mặt hàng đã được cấp phép sản xuất trong nước, có đủ tiêu chuẩn và dây truyền công nghệ mới được đề nghị nhập uỷ thác nguyên liệu. Kể cả Công ty Dược phẩm TWI tự nhập về cũng chỉ được bán cho các Xí nghiệp được phép sản xuất trong nước của Bộ Y tế. tóm lại nguyên liệu làm thuốc không được kinh doanh tự do mà phải có điều kiện cho phép của Bộ Y tế. Qua các năm hoạt động, Công ty chỉ nhập khẩu thuốc thành phẩm cho một số Công ty trách nhiệm hữu hạn đã được Bộ Y tế cho phép và họ đã có mối quan hệ và uy tín với một số Công ty ở nức ngoài, nói chung họ chỉ bán một số ít mặt hàng phù hợp với khả năng của họ vì lý do thị trường và tiền vốn của các Công ty này còn rất nhỏ về nguyên liệu chủ yếu nhập cho các Xí nghiệp quốc doanh trung ương và địa phương các thành phần ngoài quốc doanh hiệnnay gần như chưa có Xí nghiệp sản xuất tân dược. Tóm lại hình thức nhập khẩu trực tiếplà chủ yếu, hình thức nhập uỷ thác của Công ty còn rất ít, do thiếu kinh nghiệm vì chưa mở rộng. Nếu làm tốt việc nhập khẩu uỷ thác và các hình thức nhập khẩu cũng đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty nhất là giảm giá lưu thông, tạo công ăn việc làm cho người lao động góp phần tăng lợi nhuận cho Công ty. II. ĐÀM PHÁN VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Các căn cứ để kí kết - Chủ trương, chính sách và những qui định của nhà nước về hoạt động mua bán ngoại thương nói chung, hướng dẫn xuất nhập khẩu dược phẩm nói riêng. - Tình hình thị trường và khả năng của công ty : nó liên quan đến nhu cầu thị trường, dung lượng thị trường, cạnh tranh của các đối thủ đối với sản phẩm mà công ty kinh doanh . Cũng như năng lực về vốn, kĩ thuật, các kênh phân phối và các điều kiện có liên quan . - Sự hợp pháp và năng lực của nhà cung cấp . - Sự tự nguyện của hai bên. Hầu hết các nhà cung cấp đều ở rất xa công ty, có được các thông tin chính xác về họ là rất khó . Nhưng rủi ro không tìm hiểu kĩ được nhà cung cấp là rất rễ xẩy ra : đạo đức kinh doanh của họ, khả năng thực hiện hợp đồng ... Để an toàn, công ty phải xem xét đến lịch sử của họ, để từ đó mà có biện pháp xây dựng hợp đồng chặt chẽ, tránh các rủi ro có thể xẩy ra Chỉ các công ty được Bộ Y Tế cấp VISA mới được phép kí kết hợp đồng . 2. Cách thức đàm phán kí kết. Công việc đàm phán của công ty dựa trên sự gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện tín thư từ. Công ty thường phân loại các nhà cung cấp thành hai nhóm chính: Nhóm thứ nhất là nhóm thường xuyên ký kết hợp đồng và có uy tín. Nhóm thứ hai là nhóm các nhà cung cấp mới hoặc ít giao dịch hoặc chưa có uy tín cao. Với nhóm thứ nhất công ty thường sử dụng các biện pháp thương lượng qua thư từ, điện tín. Sở dĩ như vậy là vì với các nhóm này công ty đã có những hợp đồng được thoả thuận từ trước nên các hợp đồng sau có thể dựa trên một số điều khoản trước đó và chỉ thoả thuận về tiêu chí cần thiết thay đổi như mặt hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao nhận… Với nhóm thứ hai công ty thường phải gặp mặt trực tiếp để đàm phán. Nội dung đàm phán là toàn bộ các điều khoản trong hợp đồng . Dưới đây là số liệu về phương pháp ký kết hợp đồng mọt số năm gần đây. Đv: bản Năm 1997 1998 1999 Phương pháp gặp mặt trực tiếp 95 71 66 Phương pháp qua điện tín, thư từ 547 566 764 Qua số liệu cho thấy tỉ trọng phương pháp gặp mặt giảm dần từ khoảng 15% năm 1997 còn 10% năm 1998 và 7% năm 1999. điều đó cho thấy số hợp đồng ký kết chủ yếu là từ các nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín. Số nhà cung cấp mới tăng không nhiều. Các nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín với công ty ngày càng tăng lên. Thực tế cho thấy với các nhà cung cấp quen thuộc thì công ty không vấp phải tình trạng tranh cãi hay khiếu nại do thcj hiện sai hợp đồng hay không thực hiện hợp đồng. điều này cũng cho thấy uy tín của công ty với các nhà cung cấp ngày càng nâng cao. 3. Nội dung hợp đồng ký kết. Về căn bản, nội dung hợp đồng mua bán ngoại thương của công ty cũng chứa đựng đầy đủ các điều khoản cơ bản. Tuy nhiên do đặc điểm riêng có của dược phẩm nen điề khoản về chất lượng được đặc biệt chú ý. Trong bộ chứng từ nhất thiết phải có phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất xác nhân thuốc đạt các tiêu chuẩn đặt ra khi xuất xưởng. Cơ sở hình thành hợp đồng của hai bên là sự tự nguyện của hai bên. Trong các điều khoản về mặt hàng có các quy định chi tiết tên mặt hàng là gì, quy cách đóng gói sản phẩm, số lượng, giá đơn vị, tổng gí trị, nơi xuất xứ… Về điều khoản bao gói, công ty thường quy định là “đạt tiêu chuẩn bao gói xuất khẩu”. Với điều khoản giao hàng: quy định ngày giao hàng cụ thể hoặc khoảng thời gian cụ thể sau ngày ký hợp đồng. Trong từng hợp đồng công ty có thể quy định cho phép giao hàng từng đợt, cho phép chuyển tải hay không. Về phần nhãn mác có nội dung : + Tên công ty nhập khẩu: CPC.1 + Tên sản phẩm (name of product): + Nhà sản xuất ( Manufacturer): + Xuất xứ ( Origin): + Trọng lượng ( Weight): Nett/Gross Trong điều khoản về chất lượng thường quy định : Sản phẩm tốt, ngày sản xuất không quá một thời gian nhất định cho đến ngày cấp vận đơn, tiêu chuẩn chất lượng dựa theo đăng ký chất lượng với Bộ y tế, và ngày hết hạn sử dụng không sớm hơn một ngày xác định, không ngắn hơn một thời gian xác định kể từ ngày sản xuất. Các nội dung khác cũng được thoả thuận đầy đủ theo nội dung một hợp đồng. III/ NGHIỆP VỤ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPC I Sau khi hợp đồng kí kết, công ty sẽ triển khai các công việc để thực hiện hợp đồng . Không nằm ngoài nội dung lý thuyết mà chúng ta đã nghiên cứu ở trên. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng tuân theo quy trình đó. 1. XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU: Không giống như các hàng hoá thông thường khác, việc xin giấy phép nhập khẩu đối với các hàng dược phẩm phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là qua Cục quản lý dược Việt Nam . Việc quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu dược phẩm được phân làm hai đối tượng : đối tượng nhập khẩu có số đăng kí (gọi là có VISA) và đối tượng nhập khẩu không có số đăng kí. Đối với đối tượng nhập khẩu có số dăng kí thì việc nhập khẩu chúng sẽ không bị hạn chế về số lượng. Còn đối tượng nhập khẩu chưa có VISA sẽ bị hạn chế về số lượng nhập, sự hạn chế này tuỳ thuộc vào Cục quản lý dược. Để được nhập khẩu hàng hoá, công ty phải tiến hành gửi giấy xin nhập khẩu trong đó nêu rõ: tên hàng, quy cách, số lượng, nhà sản xuất gửi tới Cục quản lý dược xét cấp. Đối với những đối tượng chưa có VSA thì công ty phải tiến hành xin Quata nhập khẩu, công việc này phải qua hai giai đoạn.Quata nhập khẩu phải thông qua Tổng công ty Dược Việt Nam đề nghị Cục quản lý Dược xét cấp. Khi chuyển qua Cục dược toàn bộ đơn hàng được đối chiếu, xác minh nếu không vi phạm những nguyên tắc hiện hành thì được trả lời bằng văn bản cho phép nhập khẩu với đầy đủ các thủ tục cần thiết khác. MỞ L/C Thủ tục mở L/C gồm có: + Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu (Do Vietincombank phát hành). + Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ. + Một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí. + Hai uỷ nhiệm chi do đích thân giám đốc ký. Qua số liệu cho thấy số hợp đồng được thanh toán bằng L/C chiếm tỉ lệ không cao khoảng 20% đến 30%. Điều này chứng tỏ sự tín nhiệm lẫn nhau giữa công ty và đối tác. Thông thường điều kiện này ít thay đổi giữa các hợp đồng với một nhà cung cấp. Với các hãng của Anh, Đài Loan, ấn công ty thường sử dụng điều kiện này. 3+4. THUÊ TÀU, LƯU CƯỚC PHÍ, MUA BẢO HIỂM: Do các hợp đồng của công ty đều được ký theođiều kiện CIF Hải Phòng hay CIP Nội Bài, cho nên việc thuê tàu lưu cước mua bảo hiểm do bên bán đảm nhận. 5. LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Sau khi đã khai đầy đủ, chi tiết và chính xác về hàng hoá, công ty nộp tờ khai hải quan cùng giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ ( CO), phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất, bảng kê chi tiết hàng hoá cùng những chứng tứ cần thiết khác. Tiếp đó công ty mời bên hải quan đến kiểm tra hàng hoá, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra được nhanh chóng, chính xác. khi xuất trình hàng hoá xong công ty chờ quyết định của hải quan để thực hiện theo quyết định đó. Thông thường thủ tục kiểm tra hàng hoá ở hải quan diễn ra rất nhanh chóng, xong cũng có khi hàng bị lưu lại một thời gian để chờ quyết định của hải quan. 6. NHẬN HÀNG TỪ TÀU CHỞ HÀNG. Hàng hoá nhập về trong nước của công ty được thông qua hai cửa khẩu chính là cửa khẩu đường không và cửa khẩu đường biển. Số liệu về hợp đồng được vận chuyển bằng đường không, đường biển. Đv:bản Năm 1997 1998 1999 Đường không 145 176 378 Đường biển 497 531 542 Đối với các hợp đồng được vận chuyển bằng đường biển nếu hàng về cảng Hải Phòng, công ty sẽ thuê VIETRANS Hải Phòng, nếu tại cảng Sài Gòn thuê VIETRANS T.P HCM.Cơ quan này sẽ tiến hành làm thủ tục nhận hàng cho công ty, công ty chỉ việc đến nhận hàng từ VIETRANS và chở về. Hàng năm, công ty sẽ ký kết với VIETRANS một hợp đồng uỷ thác nhận hàng. Mỗi khi có hàng hoá, công ty gửi cho VIETRANS các tài liệu cần thiết để làm thủ tục nhận hàng. Chỉ những hợp đồng vận chuyển bằng đường không về sân bay Nội Bài thì công ty mới trực tiếp đứng ra làm thủ tục để nhận hàng. Thông thường chỉ những mặt hàng có khối lượng nhỏ, cần nhập nhanh thì công ty mới sử dụng đường hàng không. Năm 1999 số hợp đồng nhập theo đường hàng không tăng là do sự biến động của thị trường nên công ty phải nhập với số lượng nhỏ, nhanh để đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng. 7. KIỂM TRA HÀNG HOÁ Kiểm tra hàng hoá dược phẩm là công việc hết sức quan trọng, nó không chỉ là thủ tục thực hiện hợp đồng, tác động tới kết quả kinh doanh nhập khẩu của công ty mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ và tính mạng người tiêu dùng. Các tiêu chuẩn về dược phẩm cũng đa dạng và phức tạp, nó tuỳ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nước, nhưng quy định tiêu chuẩn chất lượng cũng rất ngặt nghèo. ý thức được điều này, công ty đã đầu tư những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ về dược phẩm làm công tác này, cụ thể là phòng kĩ thuật kiểm nghiệm của công ty. Công việc kiểm tra này thường được thực hiện khi hàng chuẩn bị nhập về kho công ty. Việc làm này giúp giảm bớt chi phí trong qúa trình kiểm tra hàng hoá của công ty lại vừa nhanh chóng và tiện lợi. Trong quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu, nếu có nghi ngờ gì về vấn đề chất lượng, số lượng thì công ty sẽ tiến hành mời một cơ quan giám định trung lập, được các bên thoả thuận trong hợp đồng đến giám định, và có sự chứng kiến của các bên liên quan. Cơ quan giám định thường là VINACONTROL 8. GIAO HÀNG CHO ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG NHẬP KHẨU Đối với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, công ty sẽ phải tiến hành giao hàng cho đơn vị đặt uỷ thác. Việc giao hàng này thường được tiến hành ngay tại ga cảng nhập hàng. Công ty sẽ đứng ra làm mọi thủ tục cần thiết để thông quan hàng hoá. Thông báo hàng ngày hàng về ga, cảng để cho đơn vị đặt uỷ thác đến nhận hàng. Theo công ty, số hợp đồng uỷ thác ngày càng giảm là do ngày càng có nhiều đơn vị được phép kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nên một phần đơn vị uỷ thác chuyển sang các đối tác khác để uỷ thác hay nhập khẩu trực tiếp. Hình thức hợp đồng nhập khẩu của công ty CPCI (đ.v bán) Năm 1997 1998 1999 Công ty 552 643 847 Uỷ thác 90 64 73 Các đơn vị đặt uỷ thác nhập khẩu cho công ty bao gồm : Hiệp phát Huy Cường, Bình Nguyên, Hướng Dương, Kim Đô, Đông Đô, Thiên Thảo 9. LÀM THỦ TỤC THANH TOÁN. Đối với các hợp đồng được thanh toán bằng L/C bộ chứng từ vận chuyển hàng hoá nước ngoài sẽ về ngân hàng VIETINCOMBANK tại Hà Nội .Ngân hàng sẽ gửi thông báo cho công ty biết là chứng từ đã về và đề nghị công ty lên thanh toán, nhận bộ chứng từ . Công ty sẽ đến ngân hàng trả tiền để nhận bộ chứng từ đi nhận hàng. Đối với những hợp đồng có qui định thannh toán khác, thủ tục thanh toán sẽ được tiến hành tuỳ theo từng phương thức thanh toán. Ba hình thức thanh toán thường được sử dụng trong các hợp đồng mua bán ngoại thương của công ty là : D/A, D/P, TT . Trong đó thanh toán bằng TT chiếm tỉ lệ lớn nhất 40% trong tổng số các hợp đồng được ký kết. Phân loại hợp đồng theo phương thức thanh toán. Đv:bản Phương thức 1997 1998 1999 T/T 205 268 358 D/P 224 261 340 L/C 167 170 212 Khác 46 8 10 Tổng hợp đồng 642 707 920 Nếu thanh toán bằng TT, người xuất khẩu sẽ đưa ra tên ngân hàng và tài khoản của họ để công ty chuyển tiền vào tài khoản đó, mọi chi phí liên quan đến việc chuyển tiền sẽ do người xuất khẩu chịu . Thanh toán này thường quy định bao nhiêu % giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán trước, sau hoặc cùng thời gian nhận hàng. Như vậy số hợp đồng thanh toán theo phương thức T/T, và DP tăng dần. Nhờ sự tín nhiệm mà công ty đã giảm được một phần chi phí so với phương thức LC. Tuy nhiên công ty cần có sự chú ý lựa chọn phương thức thanh toán cẩn thận với từng đối tác. 10. KHIẾU NẠI VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI. Trong quá trình thực hiện hợp đồng hay sau khi kiểm tra hàng hoá nếu phát hiện thấy bên bán có sự vi phạm hợp đồng thì công ty nhanh chóng lập biên bản giám định ( đối với trường hợp hàng hoá không đúng với hợp đồng) có xác nhận của cơ quan giám định đồng thời thông báo khiếu nại với bên bán về sự thực hiện sai hợp đồng đó. Thông thường các vấn đề phát sinh đều được công ty giải quyết bằng phương pháp khiếu nại. IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPCI. 1. TÌNH HÌNH CHUNG. Sau khi hợp đồng đã được ký kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng, đồng thời sử lý các sự cố xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Về tốc độ thực hiện hợp đồng: Về phía công ty, luôn đảm bảo một cách nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng. Các công việc mà công ty có thể kiểm soát để đảm bảo tiến độ hợp đồng là: Việc