Kế hoạch hành động - Từ ý tưởng đến kết quả thực tế

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNGTỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ MỤC TIÊU Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn: Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế hoạch Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC … CHỦ ĐỘNG THÀNH CÔNG THẤT BẠI RỐI LOẠN Thấp Thấp Cao Cao KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH MỨC ĐỘ PHỨC TẠP CỦA CÔNG VIỆC Đi hướng nào hả sếp! LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH … Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả … KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạn KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện KH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành công việc KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự liên quan DATA KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết … Nhân sự thực hiện Công việc phải làm Cách thức xử lý công việc Thời hạn và tiến độ xử lý công việc Nguồn lực được phép sử dụng HIỆN TẠI TƯƠNG LAI MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH … Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau: QUẢN LÝ CẤP CAO QUẢN LÝ CẤP TRUNG QUẢN LÝ CẤP THẤP NHÂN VIÊN Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến thuật Kế hoạch hành động Thực hiện kế hoạch QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH … Phân chia nhỏ công việc (WBS) Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm Hoạch định thời gian và tiến độ công việc Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí Phân tích rủi ro và giải pháp Giám sát và phản hồi kết quả công việc PHÂN CHIA CÔNG VIỆC … Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi tiết và cụ thể hơn.  Dễ dàng quản lý và thực hiện  Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian, chi phí, nhân sự,…  Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý Tiệc sinh nhật Hoạch định Bố trí Thức ăn Dọn dẹp Tiếp khách Phòng tiệc Giải trí Đón tại cổng Nhận quà Sắp chổ ngồi Bàn ghế Trang trí Sân khấu Trò chơi Karaoke MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ … MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH … Mục đích Mục tiêu … Tiêu thức đánh giá … Chỉ tiêu kế hoạch … MT 1 MT 2 MT3 TT 1 TT 2 TT3 CT 1 CT 2 CT3 HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ Để hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét: Kiến thức và kỹ năng Động cơ và thái độ Cơ hội thực hiện Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện Phân tích cấu trúc công việc Lựa chọn và đánh giá Nhân sự Ma trận giao trách nhiệm LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ 1: Kém ; 2: Cần cố gắng ; 3: Trung bình ; 4: Khá ; 5: Tốt Công việc: Mục tiêu : Nhân viên: MA TRẬN TRÁCH NHIỆM Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix) mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những người thực hiện. 1. Thực hiện chính 2. Hỗ trợ 3. Tư vấn 4. Giám sát 5. Phải được thông báo 5. Phải được chấp nhận … HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ Phân tích cấu trúc công việc Quan hệ giữa các công việc và các yêu cầu Ước tính thời gian bắt đầu và kết thức NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ Phân tích cấu trúc công việc Xác định các YTXS cố định và biến đổi Ước tính các chi phí FC, VC và TC PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC PHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP Tính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức,… hay sự hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện. Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả mong muốn. Không có thông tin Một số thông tin Thông tin đầy đủ Rủi ro có thể dự đoán Rủi ro có thể xác định Rủi ro không thể dự đoán CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro … 1. Nhận biết rủi ro 4. Dự kiến hậu quả 2. Phân tích rủi ro 5. Giải pháp dự kiến 3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 6. Tài liệu xử lý tình huống XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH RỦI RO Cơ sở để phân tích và xác định rủi ro: Cấu trúc công việc Biểu đồ hoạch định thời gian và tiến độ Ma trận trách nhiệm Kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự đã thực hiện Môi trường làm việc và kinh doanh LƯỢNG HÓA RỦI RO Xác suất: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao Hậu quả: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao Thấp (1,2,3) Trung bình (4) Cao (6) Rất cao (9) LƯỢNG HÓA RỦI RO Thấp (1,2,3) Trung bình (4) Cao (6) Rất cao (9) Xác suất – Sự kiện xảy ra Hậu quả - Nếu sự kiện xảy ra 1 2 3 1 2 3 HOẠCH ĐỊNH GIẢI PHÁP Né tránh rủi ro Chuyển giao rủi ro Hạn chế rủi ro Chấp nhận rủi ro GIÁM SÁT VÀ PHẢN HỒI KẾT QUẢ Bạn cần làm gì? Xác định tiêu chuẩn đánh giá Đo lường kết quả thực hiện thực tế So sánh với kết quả để phát hiện sai lệch Phát triển giải pháp điều chỉnh Kế hoạch Thực tế PHẢN HỒI KẾT QUẢ Mục tiêu và tiêu chuẩn Thảo luận kết quả công việc Khiển trách Đánh giá kết quả thực hiện Khen thưởng Theo dõi và hỗ trợ thực hiện Quy trình đánh giá và phản hồi kết quả công việc