Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại xí nghiệp Sông Đà 11 - 3

.509.925 736.509.925 Mẫu số 5: Sổ Nhật ký chung XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621 MST: 0500313811-003 Từ tháng 7/2006 đến tháng 9/2006 6212101 – Công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng P/s Nợ P/s Có Số dư 03- PT 7/07/2006 Nguyễn V Hải hoàn tiền tạm ứng mua vật liệu 141 7.500.000 7.500.000 PX-28 12/07/2006 Xuất kho vật liệu cho công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín 152 111.683.205 119.183.205 HĐ- 36 12/07/2006 Mua NVL thi công công trình Quảng Ninh- Thường Tín 112 231.565.200 350.748.405 ……… …. … … … … K/C 31/09/2006 Kết chuyển chi phí NVL cuối kỳ 154 1.927.445.487 Tổng phát sinh: 1.927.445.487 1.927.445.487 Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Mẫu số 6: Sổ chi tiết TK 621 XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621 MST: 0500313811- 003 Từ tháng 7/2006 đến tháng 9/2006 Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng P/s Nợ P/s Có Số dư 03- PT 7/07/2006 Nguyễn V Hải hoàn tiền tạm ứng mua vật liệu 141 7.500.000 7.500.000 PX-28 12/07/2006 Xuất kho vật liệu cho công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín 152 111.683.205 119.183.205 HĐ- 36 12/07/2006 Mua NVL thi công công trình Quảng Ninh- Thường Tín 112 231.565.200 350.748.405 TT335 15/07/2006 Tạm trích trước chi phí CT Bắc Cạn- Chợ Đồn 335 354.185.000 704.933.405 HĐ- 37 21/07/2006 Mua NVL phục vụ thi công công trình Thiệu Yên- Bá Thước 331 98.052.455 802.985.860 … … … … … … … K/C 31/09/2006 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp Qúy III 154 6.152.476.53 Tổng phát sinh 6.152.476.573 6.152.476.573 Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Mẫu số 7: Sổ cái TK 621 1.2.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp: a) Đối tượng và nội dung hạch toán: Tại xí nghiệp Sông Đà 11-3, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng giá thành sản phẩm xây lắp. Do đó, việc hạch toán chính xác chi phí nhân công trực tiếp có ý nghĩa rất quan trọng đối với vấn đề tính lương và trả lương cho người lao động, đảm bảo sự công bằng với người lao động, góp phần hạ giá thành và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Với những đặc điểm của một doanh nghiệp thuộc loại hình xây lắp, cụ thể ở đây là số lượng công nhân xây dựng lớn, địa bàn xây lắp phân tán và mang tính thời vụ cao nên lực lượng lao động của xí nghiệp chủ yếu là lao động thuê ngoài. Hợp đồng lao động ký kết giữa xí nghiệp và người lao động là những hợp đồng ngắn hạn, do đó xí nghiệp không tiến hành trích bảo hiểm cho những đối tượng này. Vấn đề này hoàn toàn phù hợp với thực tế bởi nó đảm bảo tính linh hoạt, chủ động về mặt thời gian cũng như tiến độ thi công công trình, hạng mục công trình của đơn vị thi công cũng như của xí nghiệp, giảm bớt chi phí đi lại, ăn ở của công nhân đồng thời tận dụng những tiềm lực lao động sẵn có tại địa phương nơi có công trình xây dựng. Qua quá trình thực tập tại xí nghiệp, em nhận thấy hàng năm, căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của năm trước cùng với chỉ tiêu, kế hoạch sản xuất của năm nay và trình độ tay nghề của nghười lao động… xí nghiệp tiến hành xây dựng đơn giá tiền lương theo mức quy định chung và trình công ty Sông Đà 11 phê duyệt. Sau đó Xí nghiệp giao đơn giá tiền lương cho các đội xây lắp căn cứ vào dụ toán của từng công trình giao khoán. Qua đó cho biết kết quả lao động và mức độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đội nói riêng và của cả xí nghiệp nói chung. Về hình thức trả lương đối với lao động trực tiếp, xí nghiệp áp dụng phương pháp giao khoán khố lượng công việc hoàn thành và khoán gọn công việc. Chính sách này phù hợp với những đơn vị kinh doanh xây lắp bởi nó góp phần khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả, có trách nhiệm. b) Phương pháp hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: - Chứng từ sử dụng: Để hạch toán khoản mục chi phí nhân công trực tếp, xí nghiệp sử dụng 3 nhóm chứng từ sau: +) Chứng từ phản ánh cơ cấu lao động: Quyết định tuyển dụng. Quyết định bãi miễn. Quyết định bổ nhiệm. Quyết định sa thải. Quyết định thuyên chuyển. Cam kết sử dụng dịch vụ lao động. Hợp đồng lao động. Danh sách công nhân hợp đồng. +) Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Hợp đồng giao khoán. Phiếu báo làm thêm giờ. Biên bản kiểm tra chất lượng hoàn thành công việc. +) Chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương. Bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội. Bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Bảng tổng hợp trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Tài khoản sử dụng: Xí nghiệp sử dụng TK 622 để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, đồng thời mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình và chủ công trình. Ở ví dụ đã nêu, xí nghiệp mở tài khoản 6222101 để theo dõi khoản mục chi phí nhân công trực tiếp của công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, hạng mục do đội thi công của ông Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công. - Sổ sách sử dụng: Để theo dõi khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp sử dụng các loại sổ sách theo mẫu quy định của bộ tài chính. Cụ thể là sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết có liên quan và sổ cái TK 622. - Trình tự ghi sổ: Từ những chứng từ ban đầu về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp như: hợp đồng làm khoán, bảng tính kương theo thời gian, bảng tính lương theo sản phẩm do người giao khoán ghi khi có công việc phát sinh. Cụ thể là trên hợp đồng làm khoán phải ghi rõ khối lượng, đơn giá khoán, hệ số chia lương. Khi công việc được hoàn thành, người giao khoán phải ký xác nhận chất lượng, khối lượng công việc vào biên bản hợp đồng giao khoán và giao cho bộ phận kinh tế kế hoạch kiểm tra tính toán giá trị tiền lương phải trả cho công nhân trong tháng, sau đó chuyển cho bộ phận tổ chức cùng bảng chấm công để vào danh sách cán bộ, công nhân viên tham gia đóng bảo hiểm xã hội trong tháng. HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN Số 72/HĐGK Công trình: ĐZ 500KV Quảng Ninh- Thường Tín Tổ 1: Kéo dây cáp điện Tổ trưởng: Nguyễn Việt Hải STT Nội dung công việc Đơn vị tính Giao khoán Thực hiện Kỹ Thuật xác nhận KL ĐM ĐG Thời gian KL Thành tiền Công theo định mức Công thực tế TG kết thúc Bắt đầu Kết thúc 1 Kéo dây công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín km 15 538.454 3/9 27/9 15 8.076.810 Cộng 8.076.810 Mẫu số 8: Hợp đồng giao khoán Bảng chấm công do tổ trưởng các tổ theo dõi thời gian lao động của các thành viên trong tổ. Ví dụ: Bảng chấm công của tổ Bùi Ngọc Trường trong tháng 9 năm 2006 Bảng chấm công Tháng 9 năm 2006 STT Họ và tên 1 2 3 … … 28 29 30 Công thực tế Công quy đổi 1 Bùi Ngọc Trường X x … … … x x 0 8.5 10 2 Nguyễn Minh Tuấn X x … … … x x 0 6 6.5 3 Phạm Văn Minh X x \ \ x 5.0 5.0 4 Nguyễn Bá Hải X 0 \ x x 6.0 6.0 5 Lê Văn Tú 0 x 0 x x 5.0 5.0 6 Trần Mạnh Dũng X x 0 x x 8.0 8.5 7 Bùi Đình Ngọc X 0 \ x 0 3.0 3.0 8 Phạm Khánh Hưng X 0 0 x \ 7.0 7.0 Cộng 48.5 51.0 Mẫu số 9: Bảng chấm công Vào cuối tháng, sau khi hoàn thành công việc đã giao khoán cho các tổ, đội, ban kỹ thuật thi công công trình tiến hành kiểm tra khối lượng, chất lượng công việc thực tế mà tổ đội đã làm trong tháng đó. Căn cứ vào khối lượng công việc thực tế để lập phiếu xác nhận công việc hoàn thành. Ví dụ: Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành của tổ Bùi Ngọc Trường phục vụ thi công công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín. Đơn vị: XN Sông Đà 11-3 Mẫu số: 06- LDH Bộ phận: CT 500 KV Ban hành theo QĐ số: 186- TC/QĐ Quảng Ninh- Thường Tín Số:……………….. PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOẶC CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH Tên đơn vị: Tổ Nguyễn Việt Hải Theo hợp đồng số:……..Ngày…..tháng…..năm… STT Tên sản phẩm (Công việc) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Hoàn thành công việc kéo được 15 Km dây điện 8.076.810 Mẫu số 10: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành Hàng tháng, đội trưởng đội thi công chốt lại số công của tổ mình và lập bảng nghiệm thu có xác nhận của ban KT –CG trong khoảng từ ngày 25 tới ngày 30 hàng tháng. Sau đó chuyển lên ban kinh tế kế hoạch để lập bảng thanh toán giá trị hoàn thành trên cơ sở hợp đồng giao khoán cho đội và trình giám đốc phê duyệt. Sau đó gửu cho ban tổ chức hành chính, ban tài chính kế toán để lập bảng thanh toán lương cho từng cá nhân. Ví dụ: Bảng thanh toán lương tháng 9 của tổ Bùi Ngọc Trường. BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 9 năm 2006 Họ và tên Lương cơ bản Lương sản phẩm Tổng số Số tiền thực lĩnh trong kỳ Số công Lương CN chính thức Lương CN hợp đồng Số tiền Ký nhận Bùi Ngọc Trường HĐ 10 945.718,800 945.718,800 945.718,800 Nguyễn Minh Tuấn HĐ 6.0 513.420,000 513.420,000 513.420,000 Phạm Văn Minh 890.880 6.5 614.695,200 614.695,200 614.695,200 Nguyễn Bá Hải HĐ 5.0 472.858,800 472.858,800 472.858,800 Lê Văn Tú HĐ 8.5 803.860,800 803.860,800 803.860,800 Trần Mạnh Dũng 890.880 5.0 473.290,800 473.290,800 473.290,800 Bùi Đình Ngọc 890.880 7.0 662.002,800 662.002,800 662.002,800 Phạm Khánh Hưng HĐ 3.0 283.716,000 283.716,000 283.716,000 Cộng 1.749.988,800 3.019.574,4 4.769.563,200 4.769.563,200 Mẫu số 11 : Bảng thanh toán lương Kế toán tính lương có trách nhiệm kiểm tra, tính toán và chia lương trên bảng thanh toán lương và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phê duyệt để chi trả tiền lương cho nhân viên chậm nhất là vào ngày 15 của tháng sau. Tiền lương của một công nhân viên của xí nghiệp được tính toán dựa trên số liệu về tiền lương khoán và khối lượng công việc thực hiện được. Đơn giá tiền lương khoán do phòng kinh tế, kỹ thuật lập trên cơ sở đơn giá theo quy định và đơn giá nhân công dự toán ghi trong hợp đồng giao khoán cho các đội. Tiền lương 1 công nhân được tính như sau: Tiền lương = Đơn giá tiền lương x Số ngày công thực tế 1 công nhân 1 ngày công trong tháng quy đổi Từ bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương cho các công trình như sau: BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG Tháng 9 năm 2006 Nội dung Ghi Có TK 334, ghi Nợ các TK khác Tổng số tiền Trong đó Công trình Quảng Ninh- Thường Tín Công trình Bản Vẽ Công trình chợ Đồn- Bắc Cạn 1 TK 622 519.153.369 81.009.369 51.262.500 386.881.500 1.1. CN trong biên chế 56.011.565 45.385.650 10.626.000 - 1.2. CN thuê ngoài 463.141.719 35.623.719 40.636.500 386.881.500 2. TK 623 27.229.815 2.415.031 15.064.500 9.750.000 2.1. CN trong biên chế 10.639.815 1.575.315 12.064.500 6.000.000 2.2. CN thuê ngoài 7.590.000 840.000 3.000.000 3.750.000 3. TK 627 38.829.375 15.354.375 6.600.000 16.875.000 3.1. CN trong biên chế 38.829.375 15.354.375 6.600.000 16.875.000 3.2. CN thuê ngoài - - - - Tổng cộng 585.212.559 98.779.059 72.927.000 413.506.500 Mẫu số 12 : Bảng phân bổ tiền lương Căn cứ vào các chứng từ nêu trên, kế toán hạch toán các khoản phát sinh vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, chi tiêt cho tưng công trình. Riêng đối với công nhân thuê ngoài cuối tháng, kế toán hạch toán vào TK 335- Chi phí phải trả, đối với công nhân trong biên chế thì hạch toán vào TK 334. Ví dụ: Với công trình 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, kế toán hạch toán khoản phải trả công nhân trực tiếp tháng 9 như sau: Nợ TK 6222101 : 81.009.369 Có TK 334 : 45.385.650 Có TK 335 : 35.623.719 Trong trường hợp khi chưa hoàn chứng từ hạch toán tiền lương thì kế toán tiến hành trích trước chi phí nhân công trực tiếp căn cứ vào phần khối lượng công trình hoàn thành, hoặc trích trước chi phí theo đầu thu. Ví dụ, với công trình Quảng Ninh- Thường Tín tháng 8/2006: Trích trước chi phi theo đầu thu Nợ TK 6222101 : 117.000.000 Có TK 335 : 117.000.000 Sau khi tiến hành nhập số liệu của các bút toán hạch toán chi phí nhân công trực tiếp vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 622. XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 622 MST: 0500313811- 003 Từ tháng 7/2006 đến tháng 9/2006 6222101- CT Quảng Ninh- Thường Tín- Đội V. Hải Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng P/s Nợ P/s Có Số dư PBTL01 31/07/2006 Phân bổ tiền lương tháng 7/2006 335 167.234.556 167.234.556 K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp T7/2006 154 167.234.556 0 T335 31/08/2006 Trích trước chi phí theo đầu thu T8 335 117.000.000 117.000.000 31/08/2006 Trích trước chi phí lương t8 335 165.464.864 282.464.864 K/C 31/08/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp tháng 8/2006 154 282.464.864 0 PBTL05 30/09/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 334 45.385.650 PBTL05 30/09/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 335 35.623.719 K/C 30/09/2006 K ết chuyển chi phí nhân công trực tiếp tháng 9/2006 154 81.009.369 Cộng phát sinh 530.708.709 530.708.709 Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Mẫu số 13: Sổ chi tiết TK 622 XÍ NGHIẸP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 622 MST: 0500313811-003 Quý III Năm 2006 Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng P/s Nợ P/s Có Số dư PBTL01 31/07/2006 Phân bổ tiền lương tháng 7/2006 334 58.457.538 58.457.538 PBTL01 31/07/2006 Phân bổ tiền lương tháng 7/2006 335 194.554.753 253.012.291 K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp T7 154 253.012.291 0 PBTL04 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 8/2006 334 57.456.422 57.456.422 PBTL04 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 8/2006 335 92.434.561 149.890.983 K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp T8 154 149.890.983 0 PBTL07 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 334 56.011.565 56.011.565 PBTL07 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 335 463.141.719 519.153.369 K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp T9 Tổngcộng 154 922.056.643 519.153.369 922.056.643 0 Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Mẫu số 14: Sổ cái TK 622 1.2.2.3. Kế toán chi phí sản xuất chung: Tại xí nghiệp Sông Đà 11-3, chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh ở đội xây dựng ngoài chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sử dụng mày thi công. Cụ thể như sau: - Chi phí công cụ, dụng cụ - Chi phí cho nhân viên quản lý đội xây dựng (bao gồm cả lương và trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn. - Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác. Với những khoản mục chi phí như trên, xí nghiệp sử dụng TK 627 để hạch toán chi phí sản xuất chung, TK này được mở chi tiết như sau: TK 6271: Chi phí nhân viên quản lý đội TK 6272: Chi phí vật liệu TK 6273: Chi phí công cụ, dụng cụ TK 6274: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6278: Chi phí bằng tiền khác Vấn đề hạch toán chi phí sản xuất chung tại xí nghiệp Sông Đà 11-3 được mô tả chi tiết như sau: a) Hạch toán chi phí nhân viên quản lý đội: Nhân viên quản lý đội bao gồm đội trưởng, cán bộ giám sát kỹ thuật, kế toán đội… Chi phí quản lý đội bao gồm các khoản lương chính, lương phụ, phụ cấp lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương của công nhân trong biên chế và kinh phí công đoàn của nhân công thuê ngoài. Mạt khác, vì doanh nghiệp áp dụng hình thức giao khoán cho các tổ đội xây dựng nên lương của nhân viên quản lý đội cũng được trả theo hình thức lương khoán. Lương của nhân viên quản lý đội được tính căn cứ vào số ngày công thực tế người đó làm trong tháng, giá trị khố lượng thực hiện được và đơn giá khoán. Công thức tính cụ thể như sau: TL 1 CNV = TLK / SNCQĐ * SNCTT * HS Chú thích: +) TL1 CNV: Tiền kương của 1 công nhân viên +) TLK: Tiền lương khoán hàng tháng +) SNCQĐ: Số ngày công quy đổi của cả tổ +) SNCTT: Ngày công thực tế của 1 công nhân viên +) HS: Hệ số hoàn thành nhiệm vụ trong tháng của 1 công nhân viên Trong đó hệ số hoàn thành nhiệm vụ được tính như sau: +) Nếu là nhân viên loại A: HS = 1.1 +) Nếu là nhân viên loại B: HS = 0.9 +) Nếu là nhân viên loại C: HS = 0.7 +) Nếu là đội trưởng: HS = 1.2 Cách tính lương quy đổi: Số ngày công quy đổi của cả tổ = SNCTT* HS Các khoản trích theo lương của công nhân viên trong biên chế như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế được tính trên cơ sở tiền lương cơ bản ( = tiền lương tối thiểu * hệ số lương của từng người). Tỷ lệ trích được áp dụng theo đúng quy định của bộ tài chính, riền chi phí công đoàn được tính chung cho cả công nhân thuê ngoài và công nhân trong biên chế dựa trên tiền lương khoán thực tế. Về tài khoản sử dụng, kế toán sử dụng TK 6271 để hạch toán chi phí nhân viên quản lý đội và các khoản trích theo lương. Quy trình hạch toán: Căn cứ vào bảng chấm công và phiếu xác nhận khối lượng công việc thực hiện trong tháng, kế toán tính toán tiền lương cho từng người, lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương cho nhân viên quản lý đội. Tại ban tài chính kế toán của xí nghiệp, sau khi nhân các chứng từ có liên quan do tổ, đội xây dựng chuyển lên, kế toán kiểm tra tính hợp lý, chính xác của các chứng từ đó. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảng tổng hợp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, kế toán tiến hành nhập dữ liệu. Ví dụ: Đối với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, kế toán hạch toán lương nhân viên quản lý đội như sau: Nợ TK 62712101 Có TK 334 Đối với các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý và nhân viên trực tiếp được hạch toán như sau: Nợ TK 62712101 Có TK 3382 Có TK 3383 BẢNG TỔNG HỢP TRÍCH BHXH, BHYT, KPCĐ Tháng 9 năm 2006 STT Đối tượng, hạng mục Tiền lương theo sản lượng BHXH, BHYT phải nộp 3383 KPCĐ Chi phí của xí nghiệp (17%) Thu của công nhân viên Tổng cộng 1 CT Chợ Đồn- Bắc Cạn 71.731.167 1.539.562,5 543.375 2.082.957,5 3.378.891 2 CT Quảng Ninh- Thường Tín 4.679.377,5 1.651.545 6.330.922,5 3 CT Thiệu Yên- Bá Thước 98.779.059 4.392.630 1.550.340 5.942.970 2.119.008 Cộng 170.510.276 10.611.570 3.745.260 14.356.830 5.497.899 Mẫu số 15 : Bảng tổng hợp trích BHXH, BHYT, KPCĐ Sau khi nhập dữ liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 6271. Mẫu sổ chi tiết của TK 6271 cũng tương tự với mẫu sổ chi tiết của TK 622 b) Hạch toán chi phí vật liệu: Khoản mục chi phí này ở xí nghiệp bao gồm chi phí nhiên liệu chạy máy móc, xe cộ, vật liệu văn phòng dùng cho quản lý đội, vật liệu dùng để sửa chữa tài sản cố định. Để hạch toán chi phí vật liệu, kế toán sử dụng TK 6272 được mở chi tiết cho từng công trình và chủ công trình. Với công trình đường dây 500KV Quảng Ninh- Thường Tín, đội do Nguyễn Việt Hải làm chủ công trình, xí nghiệp sử dụng TK 62722101 để hạch toán khoản mục chi phí vật liệu. Tại đội sản xuất, thi công, khi phát sinh nhu cầu nhiên liệu chạy máy móc, vật liệu văn phòng, đội trưởng các đội làm giấy yêu cầu xuất vật tư hoặc xin mua vật tư dùng ngay để trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi được duyệt, thủ kho sẽ làm nhiệm vụ xuất kho tại kho của xí nghiệp hoặc thủ quỹ tạm ứng tiền cho các đội tự mua vật tư và hoàn chứng từ về cho ban tài chính kế toán của xí nghiệp. Kế toán sẽ tập hợp mỗi loại chứng từ vào một bảng kê, sau đó, nhập số liệu từ bảng kê vào máy tính, máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung. Mẫu sổ chi tiết tương tự mẫu sổ chi tiết TK 621 c)Hạch toán công cụ, dụng cụ: Khoản mục chi phí công cụ, dụng cụ của xí nghiệp bao gồm chi phí về dụng cụ bảo hộ lao động, chi phí về dụng cụ nhỏ như búa, xô, cuốc xẻng, chi phí về dàn giáo, công tơ nơ, đồng hồ điện, nước, dây hàn, mỏ hàn… Xí nghiệp sử dụng TK 6273 hạch toán khoản mục chi phí công cụ dụng cụ. Cụ thể là đối với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín do đội của ông Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công, chi phí công cụ dụng cụ được hạch toán vào TK 62732101. Trong các loại công cụ dụng cụ mà xí nghiệp sử dụng thì những loại có giá trị nhỏ như búa, mũ bảo hộ, xô, cuốc, xẻng… được tính một lần vào chi phí của các bộ phận sử dụng, đối với các loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn thì được phân bổ dần vào chi phí của các bộ phận sử dụng. Trình tự hạch toán: Đầu tiên, khi các đội có nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ thì đội trưởng làm giấy đề nghị xin cấp trình giám đốc xí nghiệp ký duyệt. Sau khi giấy đề nghị đã được phê duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho hoặc tiến hành ký kết với các nhà cung cấp trong trường hợp mua công cụ dụng cụ về sử dụng ngay không qua kho, ngoài ra kế toán viên cũng có thể làm thủ tục tạm ứng tiền cho đội tự mua công cụ dụng cụ. Cụ thể như sau: Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ được tính một lần vào chi phí +) Khi xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 62732101 Có TK 153 +) Khi mua công cụ dụng cụ về sử dụng ngay, că cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi: Nợ TK 62732101 Nợ TK 133 Có TK 141,331 Đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, được phân bổ nhiều lần thì hạch toán như sau: +) Mức phân bổ 1 lần = Gía trị công cụ xuất dùng / Số lần sử dụng dự kiến +) Trình tự hạch toán: Nếu là công cụ dụng cụ xuất dùng từ kho, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 142 (Nếu thời gian sử dụng dự kiến dưới 1 năm) Nợ TK 242 (Nếu thời gian sử dụng dự kiến trên 1 năm) Có TK 153: giá trị công cụ dụng cụ xuất kho Nếu là công cụ dụng cụ mua về dùng ngay, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi: Nợ TK 142, 242 ( tương tự như trường hợp trên) Nợ TK 133 Có TK 141, 331 Đồng thời, kế toán phản ánh chi phí phân bổ từng lần cho các đối tượng sử dụng như sau: Ví dụ: Chi phí sản xuất chung- công cụ dụng cụ của công trình đường dây 500 KV, phần do đội Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công đuợc ghi như sau: Nợ TK 62732101 Có TK 142, 242 Định kỳ hàng tháng, kế toán lập bảng kê chi tiết công cụ dụng cụ xuất kho cho các công trình, từ đó lập bảng phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho từng công trình trong từng tháng. Sau khi kế toán nhập dữ liệu, máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết, sổ cái có liên quan. d) Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định: Khoản chi phí này bao gồm chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý các tổ, đội, các khoản trích trước sửa chữa lớn và lãi vay cố định trong từng tháng. Để hạch toán chi phí này, xí nghiệp sử dụng TK 6274 và mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình và chủ công trình. Cụ thể là với công trình như đã nêu ra trong ví dụ, chi phí khấu hao tài sản cố định được hạch toán qua TK 62742101. Công thức tính khấu hao: Mức tính khấu hao hàng tháng = Nguyên giá / Thời gian sử dụng Xí nghiệp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng và áp dụng quy định tính khấu hao từng tháng, có nghĩa là tài sản tăng, giảm trong tháng này thì tháng sau mới tính hoặc thôi tính khấu hao. Chi phí khấu hao được phân bổ cho từng công trình căn cứ vào thời gian sử dụng tài sản cố định cho công trình đó và được tính tròn tháng.Hàng tháng kế toán lập bảng chi tiết phân bổ chi phí khấu hao cho từng công trình. Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán ghi: Nợ TK 62742101 Có TK 2141 Riêng đối với các khoản trích trước chi phí sửa chữa lớn và lãi vay được hạch toán như sau: Nợ TK 62742101 Có TK 335 Có TK 515 Sau khi nhập liệu, các dữ liệu sẽ được cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 6274. e) Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Khoản mục chi phí này tại xí nghiệp bao gồm chi phí về tiền điện, nước phục vụ thi công và quản lý đội, chi phí thuê ca máy thi công và các chi phí mua ngoài khác. Xí nghiệp sử dụng TK 6277 để hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài, TK này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình cũng như cho các chủ công trình. Cụ thể là với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, đội do ông Nguyễn Việt Hải làm chủ công trình, khoản mục chi phí trên được hạch toán vào TK 62772101. Do những đặc điểm của 1 đơn vị thuộc loại hình xây lắp nên với khoản mục chi phí này, kế toán thường làm thủ tục tạm ứng cho các đội tự chi tiêu, cuối tháng, các đội có trách nhiệm hoàn chứng từ về cho xí nghiệp để làm thủ tục hoàn ứng và vào số liệu. Trình tự hạch toán như sau: Khi tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 141101 – Tạm ứng cho ông Nguyễn Việt Hải Có TK 111 Khi phát sinh các dịch vụ thuê ngoài, kế toán của đội sẽ chi và tập hợp chứng từ để cuối tháng làm thủ tục hoàn ứng cho ban tài chính kế toán. Khi hoàn ứng, kế toán ghi: Nợ TK 62772101 Nợ TK 133 Có TK 141101 Ví dụ : Mẫu bảng kê thanh toán tạm ứng chi phí dịch vụ mua ngoài, công trình Quảng Ninh- Thường Tín, đội Nguyễn Việt Hải Công ty CP Sông Đà 11 XN Sông Đà 11-3 Số: HV 24 Bảng kê thanh toán tạm ứng TK: 141- Tạm ứng Ngày 17 tháng 07 năm 2006 Họ và tên: Nguyễn Việt Hải Đơn vị: Đội thi công 3 Thanh toán: Hoàn chi phí mua xăng STT Diễn giải Gía mua chưa thuế Thuế GTGT Gía thanh toán 1 Số tiền đã tạm ứng 1.1