Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

hát triển và dần dần tăng khả năng cạnh tranh về sản phẩm của mình trên thị trường. Tên gọi chính thức : Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Trụ sở chính : 25A_ Lý Thường Kiệt_ Hà Nội. Điện thoại : (84-4) 9342764 – 8262570. Fax : (84-4) 8260359. Tài khoản giao dịch : 710A00011 Ngân hàng Công thương Hà Nội. Tính đến nay Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã trải qua 42 năm xây dựng và phát triển với những bước thay đổi cụ thể như sau: Xuất phát của Công ty là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà được thành lập ngày 01/ 10/ 1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị của Trung Quốc. Nhà máy được xây dựng trên diện tích 3700 m2 với toàn bộ nhà xưởng ban đầu là từ một xưởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại. Trong thời kỳ đầu được thành lập, Nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các loại văn phòng phẩm phục vụ cho nhu cầu của cả nước. Các sản phẩm chủ yếu theo dự kiến như bút máy, bút chì..., các loại văn phòng phẩm như mực viết các loại, giấy than, giấy chống ẩm,... và một số các mặt hàng ngũ kim như: cặp tóc, kẹp giấy, đinh ghim, ghim băng... Lúc đó số vốn ban đầu của Nhà máy là 3.263.077 đồng, trong đó vốn cố định là 1.909.634 đồng, vốn lưu động là 1.353.373 đồng với năng suất thiết kế một số sản phẩm như sau: - bút máy các loại : 1.100.000 cây/ năm. - bút chì các loại : 100.000 cây/ năm. - mực viết các loại : 70.000 lít/ năm. - giấy than : 60.000 hộp/ năm. Năm 1960, Nhà máy chính thức đi vào hoạt động với 2 phân xưởng sản xuất chính là: Phân xưởng sản xuất văn phòng phẩm: tại số 25 Lý Thường Kiệt, Hà Nội. Phân xưởng sản xuất mực và giấy than: tại số 468 Minh Khai, Hà Nội. Năm 1965, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã chuyển bộ phận sản xuất các loại đinh ghim, cặp giấy về cho ngành Công nghiệp Việt nam quản lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản lý. Bên cạnh đó, để tập trung vào các sản phẩm chủ yếu, tăng tính chuyên môn hoá, năm 1972, bộ phận sản xuất bút chì đã tách ra và được chuyển cho Nhà máy Gỗ Cầu Đuống tiếp nhận và quản lý. Năm 1981, Nhà máy sáp nhập với Nhà máy bút Kim Anh ở Vĩnh Phúc và lấy tên chung là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà. Tại thời điểm này, Nhà máy có 3 bộ phận sản xuất chính: Phân xưởng nhựa: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng nhựa. Phân xưởng kim loại: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng kim loại. Phân xưởng tạp phẩm: Sản xuất mực, giấy than, giấy chống ẩm. Trong những năm hoạt động ở thời kỳ bao cấp, Nhà máy chưa phát huy được tiềm năng sản xuất của mình. Hoạt động sản xuất chỉ tiến hành với các máy móc, thiết bị, kỹ thuật lạc hậu, sản lượng sản phẩm sản xuất ra còn thấp. Đến năm 1991, phân xưởng tạp phẩm ở số 468 Minh Khai có quyết định tách ra khỏi Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà và thành lập Nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long. Vào giai đoạn này, nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường, cũng như các doanh nghiệp khác, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã gặp rất nhiều khó khăn, trình độ quản lý chưa theo kịp với sự thay đổi của cơ chế thị trường, thiếu vốn trầm trọng, kỹ thuật lạc hậu... Những điều này khiến cho sản phẩm của nhà máy không cạnh tranh được trên thị trường với các sản phẩm nước ngoài giá rẻ, chất lượng tốt, mẫu mã, chủng loại đa dạng. Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh, Nhà máy đã tích cực mở rộng sản xuất, chú trọng vào mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá thêm các loại sản phẩm, sản xuất thêm các mặt hàng như giầy dép, chai nhựa... Năm 1993, theo quyết định số 383CNN-TCLD ngày 29/ 04/ 1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ (nay là Bộ Công nghiệp), Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà được đổi tên thành Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Năm 1997, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà chính thức trở một thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt nam theo quyết định số 1131/ QĐ- HĐQT ngày 31/12/ 1996, trong đó có quy định về điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Công ty đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của Tổng Công ty như tăng cường vốn điều động cho Công ty, cho phép mua vật tư trả chậm, tạo điều kiện cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty... Chính sự giúp đỡ tích cực và kịp thời này, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã dần khắc phục được những khó khăn về tài chính và bước đầu hoạt động có hiệu quả. Hiện nay, với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề cùng trang thiết bị được cải tiến đã cho phép Công ty nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mã, chủng loại sản phẩm đưa Công ty từ chỗ đứng trước nguy cơ đóng cửa đã từng bước làm ăn có lãi, tăng chỉ tiêu nộp ngân sách, bổ sung vốn chủ sở hữu của Công ty. Tình hình phát triển của Công ty thể hiện rất rõ thông qua một số chỉ tiêu trong Bảng 1. Bảng 1: Stt Chỉ tiêu Đvt Năm 1999 Năm 2000 So sánh % 1 Giá trị tổng sản lượng ng.đ 17.276.351 22.284.384 128,9 2 Tổng doanh thu ng.đ 19.563.457 25.517.412 130,4 3 Nộp ngân sách ng.đ 923.870 1.196.412 129,5 4 Ước lợi nhuận đ 1.890.469 2.808.558 148,6 5 Thu nhập bình quân đ/ng/th 621.461 782.300 125,9 6 Lao động bình quân năm Người 385 387 100,5 7 Vốn lưu động ng.đ 9.424.254 14.554.753 154,4 8 Vốn cố định ng.đ 13.456.057 14.727.947 109.5 (Trích tài liệu báo cáo quyết toán năm 1999, 2000- Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động có hiệu quả trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam trong đó bộ máy quản lý được tổ chức theo bộ máy quản lý một cấp. Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng phân xưởng sản xuất và các phòng ban. Các đơn vị, phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc, theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh, nhân viên thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận được tổ chức như sau: - Giám đốc công ty: Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất. - Phó Giám đốc kỹ thuật: Phó Giám đốc kỹ thuật là người giúp việc Giám đốc, điều hành trực tiếp hai phòng ban: Phòng Kỹ thuật và Phòng kế hoạch. Bên cạnh đó, Phó Giám đốc kỹ thuật còn là người điều hành và theo dõi hoạt động sản xuất của các phân xưởng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ Giám đốc phân công uỷ quyền. - Phó Giám đốc kinh doanh: Phó Giám đốc kinh doanh là người trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của Phòng Thị trường và Cửa hàng. - Phòng Tổ chức- Hành chính: tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong quản lý và điều hành các công việc: xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, công tác nhân sự, các hoạt động về pháp chế, văn thư lưu trữ, hành chính quản trị, y tế, xây dựng cơ bản... - Phòng Kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật quản lý và điều hành công tác quản lý kỹ thuật và đầu tư, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng và quản lý quy trình công nghệ, xây dựng tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra chất lượng vật tư, sản phẩm. Đồng thời, quản lý và chỉ đạo hoạt động của các phân xưởng. - Phòng Kế hoạch: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành sản xuất của Công ty như triển khai, điều độ kế hoạch sản xuất các loại hàng. - Phòng Thị trường: Phòng Thị trường chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kế hoạch được giao về doanh thu bán, điều tra, nghiên cứu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, các hình thức tiếp thị, quản lý cửa hàng dịch vụ và kho thành phẩm, giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nước... - Phòng Tài vụ: Phòng Tài vụ là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý và điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp, thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc và Phòng Kế hoạch; tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị. - Các Phân xưởng: các phân xưởng tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng của Công ty giao, đồng thời chủ động khai thác thêm mặt hàng nhằm thực hiện hết công suất thiết bị, tạo thêm vật liệu cho công nhân trong phân xưởng. Bộ máy quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà được khái quát theo sơ đồ 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty. Các mặt hàng văn phòng phẩm và các sản phẩm khác do Công ty sản xuất rất phong phú về chủng loại. Mỗi sản phẩm lại bao gồm nhiều chi tiết vật liệu khác nhau rất đa dạng. Các sản phẩm được tạo ra từ nhiều công đoạn khác nhau dưới quy trình công nghệ khép kín do đó hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành ở 3 phân xưởng: - Phân xưởng kim loại: Phân xưởng kim loại gồm bộ phận Giấy vở sản xuất các loại sản phẩm từ giấy (vở, sổ...) và bộ phận Đột dập, bộ phận Mạ sản xuất các sản phẩm và chi tiết bằng kim loại: nắp bút, gài bút, vòng bút, giá kê... - Phân xưởng nhựa: Phân xưởng nhựa sản xuất các sản phẩm bằng nhựa (chai nhựa, vỏ bút, dụng cụ học sinh...) và các chi tiết bằng nhựa cho phân xưởng văn phòng phẩm. - Phân xưởng văn phòng phẩm: Phân xưởng văn phòng phẩm chuyên sản xuất và lắp ráp các chi tiết từ phân xưởng nhựa và phân xưởng kim loại thành các sản phẩm hoàn chỉnh để nhập kho. Hiện nay vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty được cung cấp từ các nguồn trong và ngoài nước. Nguyên vật liệu nhựa chủ yếu được nhập từ Đài Loan, Trung Quốc và các Nhà máy trong nước như Công ty TNHH Vạn Lợi, Nhựa Hải Phòng, ... Ngoài ra các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác được cung cấp bởi các nhà sản xuất trong nước như Công ty Giấy Bãi Bằng, Xí nghiệp bao bì xuất khẩu, Cao su Long Biên, HTX Thành Công... Đây là các nguồn cung cấp nguyên liệu khá ổn định và lâu dài của Công ty. Đối với việc tiêu thụ các sản phẩm sản xuất ra, bắt đầu từ tháng 6/2000 Công ty mới triển khai mảng tiếp thị ở phía Bắc. Công ty tiến hành đặt đại lý ở các tỉnh và thực hiện ký Hợp đồng cung cấp cho một số doanh nghiệp. Riêng ở khu vực phía Nam, Công ty chỉ mở một đại lý ở Thành phố Hồ Chí Minh và một số điểm bán lẻ ở Đà Nẵng. Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kỹ thuật Các phân xưởng Phòng Kế hoạch Phòng Tài vụ Phòng Thị trường Phòng Tổ chức- Hành chính Ban bảo vệ Phân xưởng VPP Phân xưởng nhựa Phân xưởng kim loại Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Là một doanh nghiệp sản xuất hoạt động có qui mô vừa, số lượng, chủng loại mặt hàng kinh doanh đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung... do đó để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác kế toán, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tiến hành ở phòng tài vụ, ở các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán (thống kê phân xưởng). Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán. Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lí của công ty, bộ máy kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà bao gồm các nhân viên đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và chuyên môn cao được tổ chức cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo tổ chức tổng hợp công tác kế toán, thống kê của Công ty đồng thời cung cấp các thông tin kế toán cho giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các số liệu đã cung cấp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kì, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán và tổ chức công tác kế toán ngày càng hợp lí, chặt chẽ hơn. Kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổng hợp tài liệu từ các bộ phận kế toán khác để lập các báo cáo định kì, lập bảng tổng hợp, bảng kê và các báo cáo tài chính cho công ty. - Kế toán giá thành, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: là người có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tượng để tính giá thành sản phẩm, từ đó ghi chép vào các chứng từ sổ sách có liên quan. - Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi biến động tăng, giảm tiền. Ngoài ra kế toán thanh toán còn có trách nhiệm phân bổ tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, theo dõi việc thanh toán tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, theo dõi công nợ và các khoản vay của ngân hàng... sau đó phản ánh vào các chứng từ sổ sách có liên quan. - Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: Thủ quỹ có nhiệm vụ nhập, xuất tiền mặt tại quỹ của công ty căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, quản lí quỹ đồng thời ghi và theo dõi sổ quỹ tình hình biến động tiền mặt của Công ty. Ngoài ra thủ quĩ còn là người theo dõi, giám sát sự biến động tăng, giảm tài sản cố định trong Công ty, tổ chức tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. - Thống kê phân xưởng: Thống kê phân xưởng có nhiệm vụ tập hợp và ghi chép số liệu ban đầu về vật tư, hàng hoá sau đó gửi lên phòng tài vụ để tập hợp chung dưới sự quản lí của kế toán giá thành. Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán thanh toán, tiền mặt, lao động- tiền lương Kế toán giá thành, nguyên liệu, công cụ dụng cụ Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ Thống kê Phân Xưởng nhựa Thống kê PX văn phòng phẩm Thống kê phân xưởng kim loại Đặc điểm chung về công tác kế toán. Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kết thúc là ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo tài chính mà Công ty lập sau mỗi niên độ bao gồm: Bảng cân đối kế toán (B01- DN). Báo cáo kết quả kinh doanh (B02- DN). Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03- DN). ê Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá của Công ty là rất đa dạng. Các sản phẩm có giá trị tương đối khác nhau và chi phhí nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cũng khác nhau nên Công ty có yêu cầu cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, chính xác. Mặt khác, tại các phân xưởng đều có nhân viên thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin ban đầu. Do đó, hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “Kê khai thường xuyên”. ê Hệ thống chứng từ kế toán. Cơ sở để ghi sổ kế toán của công ty là các chứng từ ban đầu được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính như: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,Hoá đơn Giá trị gia tăng... ê Hệ thống tài khoản. Theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ hiện nay Công ty đang sử dụng Bản danh mục tài khoản trong hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính đã ban hành, tuy nhiên có một số tài khoản không sử dụng đến như: TK 212, TK151, TK512... Ngoài những tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định của Bộ tài chính, Công ty còn sử dụng thêm một số tài khoản cấp 3... để thuận tiện cho việc quản lý tài sản và nguồn vốn. Ví dụ: TK 112TT- Tiền gửi ngân hàng Thường Tín. TK 112CT- Tiền gửi ngân hàng Công thương. ê Hệ thống sổ kế toán. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký_ chứng từ”. Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty do Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có số lượng nghiệp vụ nhiều, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Hình thức này dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ quy trình hạch toán tổng hợp và chi tiết đảm bảo cho các phần hành kế toán được tiến hành song song và phối hợp nhịp nhàng. Theo hình thức này, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên tính toán và tập hợp vào các Bảng phân bổ hoặc ghi trực tiếp vào các Sổ chi tiết, Bảng kê, Nhật ký chứng từ. Một số Bảng kê chỉ được ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu của các Bảng phân bổ, Sổ chi tiết. Cuối tháng, trên cơ sở số liệu đã được tổng hợp ở các Bảng kê, sổ chi tiết, kế toán viên vào sổ Nhật ký_ chứng từ tương ứng. Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký_ Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng trên các Nhật ký- chứng từ để ghi vào Sổ Cái. Sau mỗi quý, kế toán trưởng thường tập hợp số liệu trên Sổ Cái tài khoản và một số chỉ tiêu chi tiết trong các Nhật ký- chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà được khái quát theo Sơ đồ 2.3. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ Cái Nhật ký- chứng từ Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 2.3: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra tình hình chung về nguyên vật liệu tại công ty văn phòng phẩm hồng hà. Đặc diểm vật liệu của Công ty. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hiện nay Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn về các loại sản phẩm do Công ty sản xuất so với các sản phẩm khác trên thị trường. Để tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình, một trong những vấn đề sống còn của Công ty là hạ giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với mặt bằng giá cả chung của thị trường. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu đồng thời hạch toán một cách đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho Công ty thực hiện giảm giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời số lượng và chủng loại các sản phẩm mà Công ty sản xuất rất phong phú, đa dạng. Ngoài các sản phẩm chủ yếu như bút máy, bút bi, chai nhựa, mũ pin, Công ty còn mở rộng, sản xuất thêm các mặt hàng như thiết bị điện, dụng cụ học sinh nhằm phát huy tối đa công suất máy móc. Chính vì vậy nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với công dụng tính năng lý, hoá học cũng hết sức khác nhau. Điều này đặt ra những yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý vật liệu và hạch toán vật liệu, đảm bảo hiệu quả các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, phản ánh chính xác tình hình biến động liên tục của vật liệu, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại Công ty được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính bao gồm: + Nhựa các loại: nhựa PET, PELD, PEHD... + Hoá chất: như axit phốtphoric, NaOH, thuỷ ngân nước... + Giấy, kim loại các loại, vật liệu màu... Nguyên vật liệu phụ: Các loại bìa, nhãn, băng dính, dây đồng... Bao bì: gồm những vật liệu để đóng gói sản phẩm như hộp bìa ngoài, nylon, hòm carton ... Nhiên liệu, động lực: điện, xăng, dầu Caltex 08... Phụ tùng thay thế: vòng bi, ổ trục, lưỡi cưa, dây curoa,... - Phế liệu thu hồi: Là các loại phế liệu thải loại trong quá trình sản xuất như sắt, thép vụn ... Việc phân loại vật liệu như trên đã tăng cường công tác quản lý và hạch toán vật liệu, phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, tránh việc nhầm lẫn, sai sót trong quá trình quản lý. Công tác quản lý vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, tỷ trọng về chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm khoảng 70- 75%, do đó khi có sự biến động về chi phí nguyên vật liệu sẽ gây ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu có hiệu quả sẽ góp phần kiểm soát được chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, công tác quản lý vật liệu được thực hiện khá chặt chẽ và khoa học. Ngay từ khâu thu mua, Công ty đã có sự phân công, quản lý một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì sản xuất một cách liên tục. Phòng Kế hoạch của Công ty tiến hành xây dựng kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế cho sản xuất kinh doanh. Sau đó, Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sao cho việc thu đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Nguyên vật liệu thu mua sau khi được kiểm nhận đầy đủ về số lượng, chất lượng thì tiến hành nhập kho. Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại với công dụng, tính năng rất khác nhau, do vậy cần phải được bảo quản trong các môi trường, điều kiện phù hợp. Hiện nay Công ty đã thiết kế được một hệ thống kho tàng hợp lý, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc dự trữ các loại nguyên vật liệu, nhằm tránh hư hỏng, mất mát. Vật liệu của Công ty được lưu trữ và bảo quản tại các kho: - Kho Nhựa. - Kho công cụ dụng cụ. - Kho Hoá chất. - Kho vật rẻ. - Kho Kim loại. - Kho bán thành phẩm. Trên cơ sở nghiên cứu, tính toán mức tiêu hao từng loại vật liệu, phòng kế toán đã lập ra định mức tiêu hao vật liệu hoặc mức khoán vật liệu cho từng bộ phận sản xuất và quản lý nhằm tránh lãng phí vật liệu. Bên cạnh đó, để phát hiện việc hư hỏng, mất mát và tăng cường hơn nữa công tác quản lý vật liệu, cuối mỗi năm Công ty thường tiến hành kiểm kê vật liệu nhằm xác định số tồn kho thực tế về số lượng, chất lượng và xem có khớp với số liệu trên sổ sách. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm: - Thủ kho - Thống kê kho - Kế toán vật liệu. Sau khi kết thúc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ lập ra Biên bản kiểm kê trên đó ghi rõ kết quả đã thực hiện được. Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, do hệ thống kho tàng được trang bị các điều kiện bảo quản tốt, đặt tập trung gần các phân xưởng sản xuất nên vật liệu của Công ty trong quá trình dự trữ, vận chuyển từ kho đến nơi sản xuất tránh được hao hụt. Thêm vào đó, sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán vật liệu, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra nên hầu như không xảy ra trường hợp sai sót, chênh lệch giữa số tồn thực tế và sổ sách. Biểu số 2.1: Biên bản kiểm kê vật tư kho nhựa Năm: 2000 Thời diểm kiểm kê: 0 giờ ngày 01 tháng 01 năm 2001. Ban kiểm kê gồm: - Thủ kho: Nguyễn Văn Việt. - Thống kê kho: Trịnh Thu Mai. - Kế toán: Nguyễn Quỳnh Trang. Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Stt Tên vật tư Mã VT Đvt Tồn sổ sách Tồn kiểm kê Chênh lệch 1 Nhựa ABS NHABS Kg 6570,5 6570,3 -0,2 2 Nhựa PELD NHPELD Kg 1100 1100 0 3 Nhựa PET NHPET Kg 25450 25449,7 -0,3 4 Nhựa PET pha lẫn NPETPL Kg 150 150 0 5 Nhựa PEHD NPEHD Kg 10093,6 10093,1 -0,5 6 Nhựa hạt PVC mềm NHPVC Kg 3885 3884 -1 7 Nhựa Shinkolit nguyên đỏ NHSND Kg 1747 1747 0 8 Nhựa Shinkolit lẫn loại NHSLL Kg 606,8 606,8 0 9 Nhựa PSHI NHPSHI Kg 125 125 0 Tổng số nhựa các loại Kg 49727,9 49725,9 -2 Thủ kho (đã ký) Thống kê (đã ký) Kế toán (đã ký) Phòng KH (đã ký) Phòng TV (đã ký) Giám đốc (đã ký) Trên biên bản kiểm kê có thể thấy số lượng trên sổ sách và số lượng qua kiểm kê chênh lệch không đáng kể. Khoản hao hụt này được xem xét là do trong quá trình xuất kho vật liệu cho các phân xưởng, việc cân, đong hơi có sai lệch. Tuy nhiên sự hao hụt này là không trọng yếu cho với tổng số lượng nhựa của Công ty do đó Công ty không xử lý theo nguyên tắc chế độ kế toán quy định, tránh làm phức tạp cho công tác kế toán. Tính giá vật liệu nhập kho và xuất kho. Tính giá thực tế vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu nhập kho của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà được tính như sau: ô Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty phần lớn được thu mua từ bên ngoài. Như vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho gồm giá mua ghi trên Hoá đơn cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu (đối với vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài). Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, tiền công tác phí của nhân viên thu mua và giá trị hao hụt trong định mức. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên Hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT. ô Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí phải trả cho người nhận gia công vật liệu. ô Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính theo mặt bằng giá thị trường. ô Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. Tính giá vật liệu xuất kho. Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà thực hiện tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ). Định kỳ kế toán nhận được các chứng từ xuất kho và chỉ ghi số thực xuất. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh đầy đủ tình hình vật liệu nhập, xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ như sau: Trong tháng 3, có các chứng từ nhập, xuất Nhựa PET như sau: Phiếu nhập số