Khám phá Microsoft Word 2007

KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 ASTET CO.,LTD Bạn mới bắt đầu sử dụng Microsft Word 2007? Bạn gặp nhiều khó khăn vì dao diện hoàn toàn mới của Microsoft Word 2007? Vậy thì cuốn sách này sẽ cần thiết để bạn mở đầu và làm quen với Microsoft Word 2007. Vũ Thị Hà Minh ASTET CO.,LTD 08-2007 ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 1 ASTET Vũ Thị Hà Minh KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 8-2007 ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 2 1. Làm việc trong môi trường Word Như các chương trình trong 2007 Microsoft Office, cách thông thường nhất để bắt đầu Word là từ menu Start. Khi bắt đầu với Word, môi trường của nó gồm các thành phần: ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 3 • Các lệnh liên quan đến việc quản lý Word và tài liệu Word nằm trên một menu khi click Microsoft Office Button. • Các lệnh có thể được hiển thị như các nút trên Quick Access Toolbar bên phải của Microsoft Office Button. Mặc định thanh công cụ này hiển thị nút Save, Undo, và Repeat, nhưng có thể thay đổi để hiển thị các nút mà bạn thường xuyên sử dụng. • Thanh tiêu đề (title bar) hiển thị tên tài liệu đang kích hoạt.Bạn có thể ẩn cửa sổ Word bởi click nút Minimize, điều chỉnh kích cỡ cửa sổ với nút Restore Down/Maximize, và đóng tài liệu kích hoạt hay thoát khỏi Word với nút Close. • Dưới thanh tiêu đề là Ribbon, giúp bạn có thể làm việc hiệu quả với chương trình. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 4 • Các lệnh làm việc với tài liệu được hiển thị như các nút trên tab. Tab Home được kích hoạt mặc định. Việc click một tab khác, như là Insert, hiển thị các nút của tab. • Trên mỗi tab, các nút được tổ chức theo nhóm (group). Phụ thuộc vào kích cỡ của cửa sổ chương trình, trong một số nhóm nút sử dụng thường xuyên nhất lớn hơn các nút còn lại. • Các lệnh liên quan nhưng ít sử dụng nhất không được hiển thị như là các nút theo nhóm. Thay vào đó chúng có sẵn trong một hộp thoại, có thể cho chúng hiện ra bởi việc click Dialog Box Launcher tại phía phải nhất của thanh tiêu đề. • Có nút hiển thị tên, có nút không. Trỏ con chuột qua nút trong vài giây, nó hiển thị một ScreenTip, trên đó hiển thị cả tên và chức năng. • Nhiều nút có mũi tên, nhưng không phải tất cả các mũi tên giống nhau.Trỏ đến một nút, mà cả nút và ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 5 mũi tên trong cùng một ô và có cùng một màu, việc click nút sẽ hiển thị các lựa chọn hành động cho nút. Nếu nút, mà nút trong một ô và mũi tên trong ô khác, việc click nút sẽ thực hiện hành động hiện thời đã thiết lập cho nút. Nếu muốn thay đổi thiết lập này, chỉ cần click mũi tên để xem các lựa chọn có sẵn. • Nút Microsoft Office Word xuất hiện bên phải nhất của Ribbon. • Dọc theo phía dưới của cửa sổ chương trình, thanh trạng thái (status bar) đưa ra các thông tin về tài liệu hiện thời. Có thể tắt sự hiển thị mỗi phần tử thông tin bởi right-click thanh trạng thái, sau đó click vào phần tử đó. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 6 • Bên phải nhất của thanh trạng thái là thanh công cụ View, nó hỗ trợ các công cụ cho việc hiển thị nội dung tài liệu. Bài tập thực hành: Trong bài tập này, bạn sẽ bắt đầu với Word và khám phá Microsoft Office Button, các tab và các nhóm trên Ribbon. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 7 1. Trên thanh tác vụ, click nút Start, click All Programs, click Microsoft Office, và sau click Microsoft Office Word 2007. Chương trình Word mở ra, hiển thị một tài liệu trống. 2. Click nút Microsoft Office Button. Các lệnh liên quan tới việc quản lý tài liệu (tạo, lưu, in) có sẵn từ menu. Menu này gọi là menu Office (chính là các lệnh nằm trên menu File trong các phiên bản trước). ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 8 Các lệnh phía bên trái liên quan đến toàn bộ tài liệu. Khi bạn đang làm việc với một tài liệu, tên của nó xuất hiện trong danh sách Recent Documents, để bạn có thể nhanh chóng mở nó ra một lần nữa. Phía dưới cùng của menu là các nút cho các lựa chọn thay đổi chương trình và thoát khỏi Word. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 9 3. Nhấn phím để đóng menu. Trên Ribbon, tab Home kích hoạt. Các nút liên quan đến nội dung tài liệu được tổ chức trên tab này theo 5 nhóm: Clipboard, Font, Paragraph, Styles, và Editing. 4. Đưa con trỏ chuột qua các nút kích hoạt trên tab để hiển thị ScreenTips (đưa ra tên và chức năng của nút đó). 5. Click tab Insert. Các nút liên quan đến các công việc chèn được tổ chức theo 7 nhóm trên tab này: Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, và Symbols. 6. Click tab Page Layout Các nút liên quan đến sự xuất hiện của tài liệu được tổ chức trên tab này theo 5 nhóm: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, và Arrange. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 10 7. Trong nhóm Page Setup, hiển thị ScreenTip cho nút Margins. ScreenTip đưa ra cách điều chỉnh các lề 8. Phía phải nhất của nhóm thanh tiêu đề Page Setup, click Page Setup Dialog Box Launcher. Hộp thoại Page Setup mở ra. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 11 Hộp hội thoại cho phép thiết lập các lề và hướng quay, cho một hay nhiều tài liệu. Có thể xem trước kết quả khi áp dụng. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 12 9. Click Cancel để đóng hộp thoại. 10. Trong nhóm Themes, click nút Themes. Bạn sẽ thấy một thư viện các hình nền nhỏ có sẵn. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 13 11. Nhấn phím để đóng thư viện, bỏ qua việc chọn. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 14 12. Trong nhóm nhóm Page Background, click nút Page Color, và trên dòng đầu tiên của bảng màu Theme Colors, lần lượt trỏ đến mỗi ô. Trang tài liệu trống hiển thị màu giống như màu mà bạn trỏ đến. Bạn có thể thấy hiệu quả của việc chọn mà không cần áp dụng nó. 13. Nhấn để đóng bảng màu. 14. Click tab References. Các nút liên quan đến phần tử mà có thể thêm vào tài liệu dài, được tổ chức theo 6 nhóm trong tab này: Table Of Contents, Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index, và Table Of Authorities. 15. Click tab Mailings. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 15 Các nút liên quan đến việc tạo một khối lượng lớn thư tín được tổ chức theo 5 nhóm: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, và Finish. 16. Click tab Review. Các nút liên quan đến việc kiểm chứng, chú thích, và thay đổi tài liệu được tổ chức trong tab này theo 6 nhóm: Proofing, Comments, Tracking, Changes, Compare, và Protect. 17. Click tab View. Các nút liên quan đến việc thay đổi việc hiển thị tài liệu tổ chức trên tab này theo 5 nhóm: Document Views, Show/Hide, Zoom, Window, và Macros. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 16 2. Mở, di chuyển, và đóng tài liệu. Để mở một tài liệu tồn tại, click vào nút Microsoft Office Button, sau đó click Open để mở hộp thoại Open. Nếu là lần đầu tiên sử dụng lệnh này, hộp thoại hiển thị các nội dung của thư mục Document. Nếu hiển thị lại hộp thoại này trong cùng một phiên làm việc, nó sẽ hiển thị các nội dung ở thư mục bạn sử dụng cuối cùng. Để nhìn thấy nội dung ở các thư mục khác, bạn sử dụng các kĩ thuật Windows chuẩn. Sau khi xác định được file muốn làm việc, bạn có thể click đúp nó để mở nó. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 17 Để chuyển quanh trong một tài liệu mà không thay đổi vị trí điểm chèn, bạn có thể sử dụng các thanh cuộn dọc và ngang theo các cách: • Click các mũi tên cuộn để di chuyển cửa sổ tài liệu lên xuống theo từng dòng, hay sang trái, phải theo một số kí tự. • Click phía trên hay dưới ô cuộn dọc để chuyển lên xuống một cửa sổ, bên trái hay phải của ô cuộn ngang để di chuyển sang trái hay phải một cửa sổ. • Kéo ô cuộn trên thanh cuộn để hiển thị vị trí tài liệu tương ứng. Ví dụ, việc kéo ô cuộn đến chính giữa của thanh cuộn sẽ hiển thị phần nội dung giữa của tài liệu. Bạn có thể di chuyển trong tài liệu bằng cách di chuyển điểm chèn. Muốn đặt vị trí điểm chèn ở đâu, đơn giản chỉ cần click vào chỗ đó. Muốn di chuyển điểm chèn đến trang trước đó hay tiếp theo, chỉ cần click nút Previous Page và Next Page phía dưới thanh cuộn dọc. Có thể sử dụng tổ hợp phím để di chuyển điểm chèn. Ví dụ, bạn có thể nhấn phím Home để di chuyển điểm chèn đến vị trí đầu ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 18 tiên của dòng, nhấn Ctr+Home để chuyển nó đến vị trí đầu tiên của tài liệu. Bảng liệt kê các cách sử dụng tổ hợp phím để di chuyển điểm chèn. Để di chuyển điểm chèn Nhấn… Sang trái một kí tự  Sang phải một kí tự  Xuống một dòng  Lên một dòng  Sang trái một từ Ctrl +  Sang phải một từ Ctrl +  Vị trí đầu tiên của dòng hiện thời Home Vị trí cuối của dòng hiện thời End Vị trí đầu tiên của tài liệu Ctrl + Home Vị trí cuối cùng của tài liệu Ctrl + End ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 19 Chuyển lên vị trí đầu tiên của trang trước Ctrl+Page Up Chuyển đến vị trí đầu tiên của trang tiếp theo Ctrl+Page Down Lên một màn hình Page Down Xuống một màn hình Page Up Trong một tài liệu dài, bạn có thể muốn di chuyển nhanh giữa các thành phần, ví dụ, từ ảnh này đến ảnh khác, bạn có thể click nút Select Browse Object ở phía dưới cùng của thanh cuộn dọc và sau đó chọn lựa trong bảng, như là Browse by Page hay Browse by Graphic. 3. Mở, di chuyển, và đóng tài liệu. Để mở một tài liệu tồn tại, click vào nút Microsoft Office Button, sau đó click Open để mở hộp thoại Open. Nếu là lần đầu tiên sử dụng lệnh này, hộp thoại hiển thị các nội dung của thư mục Document. Nếu hiển thị lại hộp thoại này trong cùng một phiên làm việc, nó sẽ hiển thị các nội dung ở thư mục bạn sử dụng cuối cùng. Để nhìn thấy nội dung ở các thư mục khác, ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 20 bạn sử dụng các kĩ thuật Windows chuẩn. Sau khi xác định được file muốn làm việc, bạn có thể click đúp nó để mở nó. Để chuyển quanh trong một tài liệu mà không thay đổi vị trí điểm chèn, bạn có thể sử dụng các thanh cuộn dọc và ngang theo các cách: • Click các mũi tên cuộn để di chuyển cửa sổ tài liệu lên xuống theo từng dòng, hay sang trái, phải theo một số kí tự. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 21 • Click phía trên hay dưới ô cuộn dọc để chuyển lên xuống một cửa sổ, bên trái hay phải của ô cuộn ngang để di chuyển sang trái hay phải một cửa sổ. • Kéo ô cuộn trên thanh cuộn để hiển thị vị trí tài liệu tương ứng. Ví dụ, việc kéo ô cuộn đến chính giữa của thanh cuộn sẽ hiển thị phần nội dung giữa của tài liệu. Bạn có thể di chuyển trong tài liệu bằng cách di chuyển điểm chèn. Muốn đặt vị trí điểm chèn ở đâu, đơn giản chỉ cần click vào chỗ đó. Muốn di chuyển điểm chèn đến trang trước đó hay tiếp theo, chỉ cần click nút Previous Page và Next Page phía dưới thanh cuộn dọc. Có thể sử dụng tổ hợp phím để di chuyển điểm chèn. Ví dụ, bạn có thể nhấn phím Home để di chuyển điểm chèn đến vị trí đầu tiên của dòng, nhấn Ctr+Home để chuyển nó đến vị trí đầu tiên của tài liệu. Bảng liệt kê các cách sử dụng tổ hợp phím để di chuyển điểm chèn. Để di chuyển điểm chèn Nhấn… Sang trái một kí tự  ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 22 Sang phải một kí tự  Xuống một dòng  Lên một dòng  Sang trái một từ Ctrl +  Sang phải một từ Ctrl +  Vị trí đầu tiên của dòng hiện thời Home Vị trí cuối của dòng hiện thời End Vị trí đầu tiên của tài liệu Ctrl + Home Vị trí cuối cùng của tài liệu Ctrl + End Chuyển lên vị trí đầu tiên của trang trước Ctrl+Page Up Chuyển đến vị trí đầu tiên của trang tiếp theo Ctrl+Page Down Lên một màn hình Page Down ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 23 Xuống một màn hình Page Up Trong một tài liệu dài, bạn có thể muốn di chuyển nhanh giữa các thành phần, ví dụ, từ ảnh này đến ảnh khác, bạn có thể click nút Select Browse Object ở phía dưới cùng của thanh cuộn dọc và sau đó chọn lựa trong bảng, như là Browse by Page hay Browse by Graphic. 4. Hiển thị một tài liệu. Trong Word, bạn có thể xem tài liệu theo nhiều cách: • Print Layout view. Hiển thị tài liệu trên màn hình giống như khi được in ra. Bạn có thể nhìn thấy các thành phần: lề, ngắt trang, header và footer, và hình mờ. • Full Screen Reading view. Hiển thị nội dung tài liệu vừa với màn hình, với kích cỡ thuận lợi cho việc đọc. Ribbon được thay thế bởi một thanh công cụ đơn giúp bạn có thể sử dụng cho việc lưu và in tài liệu, truy cập đến các tham chiếu và các công cụ khác, tô sáng text, tạo chú thích. Bạn cũng có thể chuyển từ trang này đến trang khác và điều chỉnh cách xem. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 24 • Web Layout view.. Hiển thị tài liệu giống như trên trình duyệt Web. Bạn có thể thấy hình nền, AutoShapes, và các hiệu ứng khác, thấy vị trí xuống dòng tự động và vị trí đồ họa. • Outline view. Hiển thị cấu trúc của tài liệu theo các mức độ của heading, hỗ trợ các công cụ cho việc hiển thị và thay đổi phân cấp của nó. • Draft view. Hiển thị nội dung một tài liệu theo cách đơn giản nhất để có thể gõ và soạn thảo nhanh chóng. Bạn sẽ không thấy các thành phần sắp xếp như là header và footer. Có thể thay đổi giữa các cách hiển thị bởi sử dụng các nút trong nhóm Document Views trên tab View hay bởi sử dụng trên thanh công cụ View. Tạo và lưu tài liệu. Để tạo một tài liệu Word, đơn giản bạn mở một tài liệu trống và gõ nội dung. Điểm chèn nhấp nháy chỉ vị trí kí tự tiếp theo khi bạn gõ. Khi điểm chèn đạt đến lề phải, từ tiếp theo sẽ xuống ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 25 dòng mới. Khi nhấn Enter là bắt đầu một đoạn mới, không phải là một dòng mới. Mỗi tài liệu tạo ra tạm thời không được lưu trừ khi bạn lưu nó như một file. Để làm việc đó, click nút Save trên Quick Access Toobar hay click Microsoft Office Button và sau click Save. Nó hiển thị hộp thoại Save As cho bạn gán tên và vị trí lưu trữ tài liệu. 5. Hiển thị và in một tài liệu. Khi đã sẵn sàng in tài liệu, bạn có thể click Microsoft Office Button, trỏ đến Print, sau click Quick Print. Word mặc định thiết lập máy in và các lựa chọn khác trong hộp thoại Print. Để sử dụng máy in khác hay thay đổi các lựa chọn, click Microsoft Office Button, sau click Print để mở hộp thoại Print. Đây là nơi bạn xác định máy in, in cái gì, bao nhiêu bản copy,… ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 26 Trước khi in muốn xem trước, click Microsoft Office Button, trỏ đến Print, và click Print Preview. Word hiển thị một tab Print Preview trên Ribbon để hỗ trợ các công cụ cho việc kiểm tra từng trang và các thay đổi. ASTET CO.,LTD 28-08-2007 KHÁM PHÁ MICROSOFT WORD 2007 27 Tài liệu được cung cấp miễn phí bởi ASTET Co., Ltd CÔNG TY TNHH KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO THIÊN THẦN ANGEL SCIENCE TECHNOLOGY AND EDUCATION TRAINING CO.,LTD Viết tắt: ASTET CO.,LTD Website: www.thienthancompany.com Email: ctythienthan@gmail.com Phone: 0985175655