Khóa luận Đánh giá Hệ thống Kiểm soát nội bộ về hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Huế

két sắt của Trưởng ban quản lý quỹ TM ATM. Chìa khóa nắp máy ATM được bảo quản trong tủ sắt của Thanh toán viên. - Niêm phong, bảo quản chìa khoá dự phòng cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt: Việc niêm phong chìa khóa dự phòng được các thành viên giữ chìa khóa và cán bộ KTNB chứng kiến, cùng ký tên trên niêm phong, lập biên bản niêm phong (Phụ lục 02). Hộp chìa khóa dự phòng được gửi vào kho tiền chi nhánh NHNN, TCTD khác, Kho bạc Nhà nước hay các Đơn vị thành viên khác. Hộp bảo quản chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền có 02 (hai) ổ khóa, Giám đốc và Thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ Đơn vị có nhiệm vụ bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa dự phòng. Chìa khóa dự phòng cửa gian kho, két sắt, tủ sắt bảo quản tại két sắt của Giám đốc. Ví dụ: Chìa khóa dự phòng thùng sắt, két sắt của phòng Ngân quỹ làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên: Trưởng phòng, Thủ quỹ chính, Thủ quỹ giao dịch/Kiểm ngân; Đối với Phòng nghiệp vụ phải có Trưởng phòng, Kiểm soát viên, Thủ quỹ/Giao dịch viên; Chìa khóa dự phòng két tiền ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM; và bảo quản tại két sắt của Giám đốc. Chìa khóa dự phòng nắp ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM và bảo quản tại két sắt của Trưởng ban. - Các trường hợp mở hộp chìa khoá dự phòng: Mất chìa khóa đang dùng hoặc trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa vắng mặt; Cắt thêm các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa mới hoặc thay mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khóa; Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc. Khi mở hộp chìa khóa dự phòng phải có sự chứng kiến trực tiếp của các thành viên đã tham gia niêm phong (hoặc người được Giám đốc ủy quyền của người đó chứng kiến). Mỗi lần mở hộp chìa khóa dự phòng phải có văn bản của Giám đốc chấp nhận. - Sữa chữa, thay thế khoá cửa kho tiền: Trường hộp ổ khóa hoặc chìa khóa cửa kho tiền bị hỏng, cần sữa chữa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận. Giám đốc chịu trách nhiệm khi quyết định chọn đối tác (thợ) sữa chữa, thay thế khóa cửa kho tiền két sắt. Khi thực hiện thay thế, sữa chữa khóa cửa kho tiền phải có sự chứng kiến cửa người giữ chìa khóa (hoặc người được ủy quyền). - Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá: Bảo đảm an toàn bí mật chìa khóa được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng, không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ chìa khóa; Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan; Khi chìa khóa đang dùng hằng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khóa. - Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền: Tuyệt đối không để các chìa khóa cửa kho tiền vào tay một người do bất cứ nguyên nhân gì. Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khóa cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khóa. Ví dụ: Khi Thủ kho đi công tác thì các chìa khóa do Thủ kho nắm giữ không được giao cho bất cứ người nào mà phải tiến hành mở hộp chìa khóa dự phòng. - Xử lý khi làm mất, lộ bí mật chìa khoá kho tiền, két sắt: Khi bị lộ bí mật chìa khóa phải thay thế ổ khóa mới hoặc mã số mới. Người làm lộ, làm mất chìa khóa phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khóa mới (nếu có); phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật. Ví du: Chìa khóa cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc phải báo ngay với cơ quan công an và Hội sở chính NHNT VN. Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm thủ tục mở hộp chìa khóa dự phòng để sử dụng. Việc thay khóa mới phải thực hiện nhanh chóng trong thời gian không quá 36 giờ. - Xử lý cửa kho tiền trong trường hợp khẩn cấp: Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu người giữ chìa khóa cửa kho tiền, thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khóa dự phòng; khi mở phải lập “Biên bản mở hộp chìa khóa dự phòng” (Phụ lục 03); nếu quá khẩn cấp thì Giám đốc cho phá cửa kho tiền để cứu tài sản và báo cáo kịp thời về NHNT VN. Việc quy định nghiêm ngặt về sử dụng chìa khoá trong kho tiền nhằm ngăn ngừa khả năng thất thoát tài sản trong kho tiền. Nó cũng giúp cho Ban Giám đốc có thể xác định chính xác nguyên nhân và trách nhiệm của từng cá nhân khi có sai phạm xảy ra. Quy định về việc ra, vào kho tiền: - Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ: Thống đốc, Phó Thống đốc NHNN và cán bộ được Thống đốc cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng. Giám đốc Chi nhánh NHNN và cán bộ được Giám đốc Chi nhánh NHNN có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của TCTD trên địa bàn tỉnh, thành phố. Chủ tịch HĐQT NHNT VN, Tổng Giám đốc NHNT VN và cán bộ được Chủ tịch HĐQT NHNT cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền của Đơn vị. Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khóa cửa kho tiền. Cán bộ Kiểm tra nội bộ của Đơn vị vào kho tiền để giám sát việc xuất, nhập tài sản, kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt. Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức bốc xếp và vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền; Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp; Xuất, nhập tài sản tạm gửi kho NHNN. Các thành viên Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất. Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân làm nhiệm vụ sữa chữa, lắp đặt, bão dưỡng các thiết bị, các ổ khóa trong kho tiền, có giấy đề nghị, được Giám đốc chấp nhận cho phép vào kho tiền. - Quy định vào, ra kho tiền: Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ “Theo dõi ra vào kho tiền” và theo đúng thứ tự quy định. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ “Theo dõi ra vào kho tiền”. Ví du: Khi vào, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, Thủ kho tiền ra cuối cùng. Việc mở và đóng các ổ khóa cửa kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự, khi mở cửa kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Thủ kho tiền; ngược lại, khi đóng cửa kho tiền: Thủ kho tiền, Trưởng phòng Kế toán, Giám đốc. - Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền: Trước khi mở khóa, các thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khóa và cửa kho tiền: Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn; Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường và thông báo cho cơ quan công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mở khóa vào kho tiền. Trước khi ra khỏi kho tiền: Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho; Kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn; Thủ kho tiền phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền. Không phải ai cũng có thể ra vào kho tiền một cách tự do được. VCB quy định việc ra vào kho tiền chặt chẽ để đảm bảo các cán bộ, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, qua đó ngăn ngừa sai phạm xảy ra. Canh gác, bảo vệ kho tiền tại các phòng giao dịch, ATM: - Quy định làm việc tại trụ sở trong khu vực có kho tiền: Hết giờ làm việc, phải khóa cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền. Không ai tự ý ở lại một mình trong khu vực có kho tiền trừ những người được Giám đốc cho phép. Ví dụ: Những người được Giám đốc cho phép là: cán bộ bảo vệ, người trực thiết bị an toàn, ít nhất 02 người làm việc ngoài giờ được Giám đốc cho phép bằng văn bản và được báo cáo với cán bộ bảo vệ... - Canh gác, bảo vệ kho tiền ATM: Kho tiền, ATM phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên đảm bảo 24 giờ/ngày. Đơn vị lập phương án bảo vệ, phương án phòng cháy chữa cháy cho kho tiền, ATM và phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an tại địa phương khi có sự cố xảy ra. - Canh gác, bảo vệ quầy giao dịch, phòng giao dịch: Quầy giao dịch và phòng giao dịch phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên cho tới khi chuyển hết TM về kho tiền. - Trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch: Những người có trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch trong phạm vi được phân công. Các quy trình thu – chi tiền mặt Nguyên tắc thu, chi, kiểm đếm tiền mặt - Mọi khoản thu, chi TM phải thực hiện thông qua quỹ Đơn vị và qua tay 02 người kiểm đếm (hoặc người đó phải tự kiểm đếm lại số tiền thu chi lần thứ hai). - Thu chi TM phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu chi phải kiểm tra, kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Ví dụ: TM thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và sổ quỹ. Chứng từ kế toán có chữ ký của người nộp tiền và người thu (chi) tiền. - Khi thu chi TM, phải có bảng kê số tiền thu chi hoặc có biên bản giao nhận. - Người nộp TM phải chứng kiến người nhận kiểm đếm. - Người nhận TM phải kiểm đếm lại dưới sự chứng kiến của người giao trước khi rời khỏi địa điểm giao nhận. - Mọi trách nhiệm về vật chất của người giao, người nộp sẽ chấm dứt sau khi hai bên giao nhận đã chứng kiến xong và thống nhất kết quả kiểm đếm. Quy trình thu, chi tiền mặt đối với khách hàng Quy trình thu TM khi KH tới nộp tiền: - Khi nhận “Giấy nộp tiền” (Phụ lục 04), “Bảng kê các loại tiền” (Phụ lục 05) của KH, người nhận phải kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gồm các yếu tố: Ngày, tháng, năm; Họ tên, địa chỉ của người nộp; Nội dung nộp; Loại tiền nộp; Số tiền bằng số và bằng chữ; Đối chiếu “Giấy nộp tiền” và “Bảng kê các loại tiền”. - Căn cứ vào bảng kê nộp tiền để nhận toàn bộ số tiền nộp. Kiểm đếm và đánh dấu trên bảng kê. Đóng gói và niêm phong theo quy định (nếu có). (Chỉ thu nhận những loại ngoại tệ TM theo quy định của VCB Việt Nam). Cất, bảo quản tiền. - Ký tên lên chứng từ kế toán và bảng kê nộp tiền, duyệt trên màn hình vi tính. - Trả giấy chứng nhận nộp tiền cho KH. - Lưu giữ Chứng từ thu TM theo quy định. Lưu giữ Chứng từ thu tiền mặt như sau: - Đối với số tiền thu trong hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Nhật ký quỹ của Giao dịch viên. - Đối với số tiền thu vượt hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Sổ quỹ của Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch. - Trường hợp khách hàng yêu cầu nộp nhiều loại tiền (VND, USD, EUR,...) trên cùng một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại Nhật ký quỹ, Sổ quỹ của loại tiền mà tài khoản được ghi Có hoặc tài khoản ghi Có với số tiền có giá trị lớn nhất. - Trường hợp khách hàng yêu cầu nộp nhiều nguồn tiền (gồm cả TM, chuyển khoản) trên cùng một chứng từ thì chứng từ được lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ. Quy định thu TM theo túi niêm phong (chỉ áp dụng đối với VND): - Phòng Ngân quỹ thực hiện thu TM theo túi niêm phong cho KH truyền thống và có tín nhiệm. Đơn vị và KH thoả thuận áp dụng phương thức thu nhận TM theo túi niêm phong, làm đầy đủ các thủ tục nộp TM vào ngân hàng gồm: chứng từ nộp tiền, bảng kê chi tiết loại tiền nộp. - Đơn vị khi thu tiền theo túi niêm phong tuân thủ theo quy trình thu TM kèm theo “Giấy đề nghị thu tiền theo túi niêm phong” (Phụ lục 06). Kiểm đếm tờ đối với số tiền có mệnh giá từ 500.000đ trở lên và số tiền không chẵn bó đối với các mệnh giá khác để thu nhận ngay, kiểm đếm đủ 10 thếp trong bó và tổng số bó tiền. - Dưới sự chứng kiến của KH, Thủ quỹ Đơn vị bỏ tiền vào túi, cùng khách hàng ký tên trên niêm phong để niêm phong túi tiền. - Hai bên cùng ký “Biên bản giao nhận”. Thủ quỹ chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán để hạch toán. - Những túi tiền niêm phong được bảo quản trong kho tiền theo quy định. - KH và Đơn vị thực hiện tốt trách nhiệm của mình. 1. Trách nhiệm của VCB Huế: - Bộ phận Ngân quỹ của Đơn vị thực hiện thu tiền theo túi niêm phong phải mở sổ theo dõi số tiền thu theo túi niêm phong cho từng khách hàng. - Nếu giấy niêm phong thay đổi trước khi kiểm đếm tờ thì xử lý theo quy định. - Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận tiền theo túi niêm phong (trừ trường hợp có thoả thuận khác với khách hàng) phải tổ chức kiểm đếm tờ. Tuỳ theo số lượng và khối lượng tiền cần kiểm đếm, Trưởng phòng Ngân quỹ bố trí ít nhất 02 người tham gia kiểm đếm và trực tiếp hoặc chỉ định người chứng kiến việc kiểm đếm này. 2. Trách nhiệm của khách hàng: - Chấp hành các quy định của VCB Huế về quy trình giao nhận TM theo túi niêm phong và tuân thủ thoả thuận đã ký. - Chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng tiền trong các túi nguyên niêm phong. Biểu mẫu 4: Biên bản giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ---------------------------------- CHI NHÁNH ……… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TIỀN MẶT THEO HÌNH THỨC TÚI NIÊM PHONG Hôm nay, ngày … tháng … năm 200… Căn cứ vào giấy đề nghị số … , ngày … tháng … năm 200…, Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương ……… tổ chức thu tiền mặt theo túi niêm phong của Ông (Bà): ………………… thuộc Đơn vị ………….. , địa chỉ ………….. , điện thoại ………………, giấy CMND số ……………….. do công an ……………….. cấp ngày… tháng … năm … 1. Số tiền mặt nộp vào Ngân hàng: - Bằng số: - Bằng chữ: Ngân hàng cùng khách hàng xác nhận số tiền trên trong túi nguyên niêm phong chờ kiểm đếm. 2. Thời gian chứng kiến kiểm đếm: Dự kiến là trong vòng … ngày kể từ ngày … tháng … năm 200… Đại diện bên giao Đại diện bên nhận (Ký tên) (Ký tên) Xử lý thừa, thiếu tiền khi kiểm đếm: Lập “Biên bản kiểm đếm theo túi niêm phong”. (Phụ lục 07). Trường hợp thừa tiền: Trả lại số tiền thừa cho khách hàng. Trường hợp thiếu tiền: Nếu KH trực tiếp chứng kiến, yêu cầu KH nộp ngay số tiền thiếu cho ngân hàng. Nếu KH uỷ quyền cho Đơn vị kiểm đếm: Thông báo ngay cho KH để nộp số tiền thiếu. Sau thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày thông báo, nếu KH không nộp đủ số tiền thiếu thì Đơn vị lập phiếu hạch toán ghi Nợ tài khoản Tiền gửi của khách hàng/bút toán điều chỉnh số tiền đã ghi Có. Xử lý đối với tiền giả, tiền nghi giả và báo mất: - Khi kiểm đếm tiền do KH nộp nếu phát hiện có tiền nghi giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, số lượng tờ, loại tiền nghi giả. Sau đó lập “Biên bản tạm giữ tiền nghi giả” (Phụ lục 08) 02 bản: Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản. - Trường hợp phát hiện có tiền giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, số lượng tờ, loại tiền giả. Tiền giả phải được đóng dấu "Tiền giả" và lập “Biên bản thu giữ tiền giả” (Phụ lục 9) 02 bản: Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản. - Trường hợp nhận tiền theo bó nguyên niêm phong, thu tiền trong túi niêm phong trong quá trình kiểm đếm nếu phát hiện tiền giả phải lập “Biên bản kiểm đếm theo túi niêm phong”, gửi kèm niêm phong bó tiền cho bên giao. - Tiền nghi giả và tiền giả được hạch toán nhập vào Tài khoản ngoại bảng "Tiền nghi giả, tiền bị phá hoại chờ xử lý" (VND)/"Ngoại tệ không đủ tiêu chuẩn lưu hành chờ xử lý" (ngoại tệ) theo quy định hiện hành. - Việc giám định, kết luận tiền giả phải được tiến hành thận trọng, chính xác. Người giám định và người duyệt giám định phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về vật chất đối với quyết định của mình. Xử lý kết quả giám định đối với tiền nghi giả: - Kết quả giám định là tiền thật: Hạch toán xuất Tài khoản ngoại bảng "Tiền nghi giả, tiền bị phá hoại chờ xử lý" (VND)/ "Ngoại tệ không đủ tiêu chuẩn lưu hành chờ xử lý" (ngoại tệ) để trả lại khách hàng. - Kết quả giám định là tiền giả: Đóng dấu "Tiền giả" vào số tiền nghi giả và lập biên bản tịch thu tiền giả 02 bản: Đơn vị thành viên giữ 01 bản, giao cho khách hàng giữ 01 bản. Phí giám định (nếu có) sẽ được thu theo biểu phí hiện hành của VCB hoặc theo chi phí thực tế phát sinh (giám định ngoài VCB) - Các phòng nghiệp vụ có quỹ phải mở sổ theo dõi theo từng loại tiền nghi giả, tiền giả. Tiền nghi giả, tiền giả được bảo quản trong két sắt của phòng nghiệp vụ có quỹ hoặc kho tiền. Định kỳ hàng tháng phải nộp tiền giả về phòng Ngân quỹ của Đơn vị. - Phòng Ngân quỹ có trách nhiệm báo cáo hàng tháng về việc thu, nộp tiền giả của Đơn vị mình về phòng Quản lý Ngân quỹ VCB TƯ. Định kỳ 06 tháng, phải nộp tiền giả ngoại tệ về Sở giao dịch. Việc nộp tiền giả VND về NHNN thực hiện theo quy định của NHNN từng thời kỳ. Kết thúc năm tài chính, SGD phải nộp toàn bộ số tiền giả ngoại tệ của các về HSC. HSC bảo quản số tiền nhận theo quy định của NHNN và VCB đồng thời thực hiện việc giám định hoặc thuê chuyên gia giám định lại số tiền giả này. Sau khi có kết quả giám định trình TGĐ: (1) Phương thức xử lý đối với số tiền thật; (2) Lập Hội đồng tiêu hủy đối với số tiền giả; (3) Giữ lại một số dạng tiền giả mới để làm tài liêu nghiên cứu, đào tạo và phân bổ cho các chi nhánh (Nếu có nhu cầu). - Nếu TM báo mất, Đơn vị xử lý từng trường hợp theo thông báo của VCB TƯ. - Khi phát hiện loại tiền giả ở dạng mới, Đơn vị phải thông báo ngay cho NHNN trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố và VCB TƯ - Phòng Quản lý Ngân quỹ. - Tiền giả đã tịch thu nhưng KH không chấp nhận tịch thu tiền giả/tiền nghi giả thì gửi kèm 01 bản "Biên bản tịch thu tiền giả"/"Biên bản tạm thu tiền nghi giả" cùng yêu cầu giám định lại của KH về phòng Ngân quỹ của Đơn vị để giám định và có kết luận bằng văn bản. Trường hợp VCB Huế không xác định được thì gửi toàn bộ hồ sơ trên về VCB TƯ - Phòng Quản lý Ngân quỹ để giám định lại. Quy trình chi TM cho KH khi KH đến nhận tiền: - Nhận, kiểm tra “Giấy rút tiền” (Phụ lục 10) của KH và đối chiếu với Chứng minh thư/hộ chiếu của KH: Số; Ngày, tháng, năm của chứng từ; Họ và tên, địa chỉ; Số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền; Số và ngày cấp chứng minh thư/hộ chiếu còn hạn sử dụng; Ảnh của người nhận tiền. - Duyệt chứng từ trên màn hình vi tính; Chuẩn bị TM. - Kiểm đếm TM đúng chứng từ; ký tên trên chứng từ. - Chi tiền và chứng kiến KH kiểm đếm lại số tiền chi ra. - Yêu cầu KH ký nhận tiền trên chứng từ, trả một liên chứng từ cho KH. - Lưu giữ Chứng từ chi TM theo quy định. Chứng từ chi TM được lưu giữ như sau: - Đối với số tiền chi trong hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Nhật ký quỹ của Giao dịch viên. - Đối với số tiền chi vượt hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Sổ quỹ của Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch. Trường hợp khách hàng yêu cầu rút nhiều loại tiền (VND, USD, EUR,...) trên một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại sổ quỹ của loại tiền có tài khoản được ghi Nợ hoặc tài khoản ghi Nợ với số tiền có giá trị lớn nhất. Trường hợp khách hàng yêu cầu rút nhiều nguồn tiền (gồm cả tiền mặt, chuyển khoản) trên cùng một chứng từ thì chứng từ được lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ. Quy trình chi TM tại địa chỉ theo yêu cầu của KH: (Quy trình này chỉ áp dụng đối với khách hàng có tài khoản tại VCB Huế). - Đơn vị và KH phải có văn bản thoả thuận và quy định mã số nhận biết. - KH có yêu cầu ghi rõ số tiền, loại tiền cần nhận, thông báo bằng điện thoại và fax (đối với KH là tổ chức) cho Phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản/Phòng Ngân quỹ. - Phòng Ngân quỹ/phòng nghiệp vụ có quỹ lập “Giấy uỷ nhiệm chi” (Phụ lục 11) trình Giám đốc phê duyệt. - Phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản căn cứ vào giấy uỷ quyền và bản fax yêu cầu chi/hoặc mẫu chữ ký của KH để lập phiếu chi tiền, hạch toán tài khoản thích hợp của KH. - Người được uỷ quyền chi tiền cho KH nhận toàn bộ số tiền căn cứ vào phiếu chi và bảng kê chi tiết loại tiền. - Kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận, vận chuyển thực hiện theo quy định. - Cử cán bộ thực hiện việc chi tiền. Bộ phận thực hịên chi theo hình thức này là cán bộ thuộc các phòng nghiệp vụ có quỹ/phòng Ngân quỹ/Tổ chuyên trách. Tuỳ theo giá trị, số lượng tiền cần thu, cần chi, Giám đốc quy định cụ thể số lượng cán bộ tham gia nghiệp vụ thu chi TM tại địa chỉ theo yêu cầu của KH. Quy trình giao nhận tiền mặt trong nội bộ ngân hàng VCB Huế - Việc lấy quỹ đầu ngày, trả quỹ cuối ngày, tiếp quỹ, nộp quỹ trong ngày trong trụ sở VCB Huế phải có ít nhất 02 người tham gia: Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/GDV và 01 cán bộ do Trưởng phòng phân công. - Giao nhận TM trong nội bộ VCB Huế phải đảm bảo nguyên tắc: Người nhận không được nhận lại số tiền không chẵn bó, không chẵn thếp, bó tiền, túi tiền kim loại do chính mình kiểm đếm và niêm phong. - Việc giao nhận thực hiện bằng Giao dịch Till In/Till Out được Phụ trách phòng ký trên phiếu, duyệt trên màn hình vi tính (trừ các giao dịch của Thũ quỹ chính). Các phòng có quan hệ giao nhận TM phải đăng ký mẫu chữ ký của cán bộ ký trên “Phiếu Till In, Till Out” (Phụ lục 12) với phòng Ngân quỹ và phòng Kế toán. Giao nhận TM, Thủ quỹ chính phải kiểm tra, đối chiếu chữ ký trên các phiếu Till In, Till Out với chữ ký đã đăng ký. Giao dịch Till In/Till Out chỉ được thực hiện trong phạm vi các mối quan hệ sau: - Giữa GDV với nhau; Giữa GDV với Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, giữa các Thủ quỹ phòng nghiệp vụ trong nội bộ một phòng nghiệp vụ có quỹ. - Giữa GDV với Thủ quỹ chính (đối với các phòng không có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ). - Giữa thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch với Thủ quỹ chính. Khi kết thúc ngày giao dịch: GDV in liệt kê chứng từ, Nhật ký quỹ; Thủ quỹ in 02 bản Sổ quỹ: 01 bản chấm lưu nhật ký chứng từ cùng các chứng từ thu chi TM, 01 bản được xếp theo loại tiền và lưu tại phòng. Định kỳ hàng tháng/quý/6tháng/năm Thủ quỹ đóng các tờ sổ quỹ này thành tập và đánh số trang. Tại trang bìa phải có chữ ký của Giám đốc/người được uỷ quyền và đóng dấu (dấu của Đơn vị hoặc dấu Phòng nghiệp vụ) xác nhận sự chính xác của số trang và đóng dấu giáp lai vào các trang sổ. Thời hạn bảo quản sổ quỹ thực hiện theo quy định hiện hành của VCB về lưu trữ chứng từ kế toán. - Khi giao nộp mỗi loại tiền: GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch chỉ được lập 01 bản giao dịch Till Out cho Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ chính và trên phiếu Till Out/Till In phần "Cash in box" là "No". Giao nhận tiền cuối ngày giao dịch: Giao dịch viên - Đóng gói đối với số tiền chẵn bó, chẵn túi và niêm phong theo quy định. - Lập bảng kê toàn bộ số tiền tồn quỹ cuối ngày. - Căn cứ vào bảng kê, tiến hành kiểm quỹ số tiền thực tế tồn quỹ cuối ngày đảm bảo khớp đúng với số tiền trên chứng từ hạch toán kế toán và nhật ký quỹ: Tại phòng có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ: GDV tự kiểm quỹ. Tại phòng không có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ: GDV chứng kiến Trưởng phòng/Kiểm soát viên kiểm quỹ. - Lập giao dịch Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính, ký tại mục "Người giao"; chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt. - Phiếu Till Out/Till In kèm bảng kê cùng toàn bộ số TM giao nộp về cho Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính. Sau khi Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính ký nhận tiền lên hai phần phiếu Till Out/Till In: phiếu Till Out dùng để chấm và lưu nhật ký quỹ, phiếu Till in giao cho Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính. - Căn cứ hạn mức tiếp quỹ đầu ngày, lập 01 liên phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ" cho ngày làm việc tiếp theo. Biểu mẫu 5: Yêu cầu tiếp quỹ YÊU CẦU TIẾP QUỸ NGƯỜI YÊU CẦU: PHÒNG: SỐ DƯ HIỆN TẠI: YÊU CẦU ĐƯỢC TIẾP QUỸ: SỐ TIỀN: BẰNG CHỮ: NỘI DUNG: NGƯỜI YÊU CẦU TRƯỞNG PHÒNG - Chấm và đối chiếu các chứng từ đã hạch toán trong ngày với nhật ký quỹ, liệt kê chứng từ nhằm đảm bảo các chứng từ đã hạch toán, thu chi đúng, chính xác và đầy đủ. Thủ quỹ phòng nghiệp vụ - Căn cứ vào bảng kê TM, số tiền trên phiếu Till Out/Till In để nhận tiền nguyên niêm phong đối với số tiền chẵn bó, chẵn túi và kiểm đếm tờ, miếng đối với số tiền không chẵn bó, túi của GDV nộp cuối ngày; Ký xác nhận đã nhận tiền vào hai phần phiếu Till Out/Till In, chuyển trả phiếu Till Out cho GDV. - Trên cơ sở phiếu Till In của các GDV, lập giao dịch Till In để nhận toàn bộ tiền tồn quỹ cuối ngày về quỹ mình; chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt. - Đóng gói đối với số tiền chẵn bó, túi và niêm phong theo quy định. - Lập bảng kê toàn bộ số tiền tồn quỹ cuối ngày. - Chứng kiến Trưởng phòng và Kiểm soát viên/GDV kiểm quỹ. - Cho toàn bộ số tiền không chẵn bó, túi vào tải/thùng chuyên dùng dưới sự chứng kiến của các thành viên tham gia kiểm quỹ và dùng niêm phong có đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong. - Lập giao dịch Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của Thủ quỹ chính, ký tại mục "Người giao"; chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt. - Phiếu Till Out/Till In kèm bảng kê cùng toàn bộ số TM giao nộp về cho Thủ quỹ chính. Sau khi Thủ quỹ chính ký nhận tiền lên hai phần phiếu Till Out/Till In: phiếu Till Out dùng để chấm và lưu sổ quỹ, phiếu Till In giao cho thủ quỹ chính. - Trên cơ sở hạn mức tiếp quỹ đầu ngày, lập 01 liên phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ" cho ngày làm việc tiếp theo. - Chấm và đối chiếu các chứng từ thu, chi với sổ quỹ nhằm đảm bảo các chứng từ đã được thực hiện thu, chi chính xác, đầy đủ. Thủ quỹ giao dịch - Đóng gói đối với số tiền chẵn bó, túi và niêm phòng theo quy định. - Lập bảng kê đối với toàn bộ số tiền tồn quỹ cuối ngày. - Chứng kiến Trưởng phòng kiểm quỹ số tiền thực tế khớp đúng với số tiền trên chứng từ hạch toán kế toán và sổ quỹ. - Lập giao dịch Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của Thủ quỹ chính, ký tại mục "Người giao"; chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt. - Phiếu Till Out/Till In kèm bảng kê cùng toàn bộ số TM giao nộp về cho Thủ quỹ chính. Sau khi Thủ quỹ c