Khóa luận Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức hạch toán tài sản cố định để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại công ty xây dựng Đồng Tâm

ng các định mức và kiểm soát thực hiện về quản lý chi phí nhân công với Ban giám đốc Công ty. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc. Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ: - Về nghiệp vụ, chuyên môn: + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Nhập xuất kho, điều chuyển vật tư, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ, vật liệu; lập các Báo cáo liên quan đến tình hình nhập, xuất tồn và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ kho, nhân viên thống kê tại các công trường và các bộ phận khác trong công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình xuất nhập, quản lý tiêu hao vật tư, bảo quản vật tư; Giao dịch thương thảo với người bán về các hợp đồng mua vật tư. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc. Kế toán công nợ: - Về chuyên môn, nghiệp vụ: Phụ trách về kế toán các loại tiền, phải thu, phải trả. + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi, giấy báo nợ, báo có, Ủy nhiệm chi, các chứng từ về thanh quyết toán công nợ; Vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng tổng hợp thu chi, bảng chi tiết công nợ (phải thu, phải trả), theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ quỹ, bộ phận kế hoạch - kỹ thuật và các bộ phận khác trong và ngoài công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình vốn lưu động, công nợ phải thu, phải trả; Đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc. Thủ quỹ: - Về chuyên môn, nghiệp vụ: + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi. Thực hiện việc thu hoặc chi tiền mặt theo chứng từ được chuyển đến, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối ngày cộng sổ và kiểm tra quỹ để kiểm tra. + Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp thu, chi, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Theo sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc, Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. Thủ kho và các nhân viên thống kê tại công trường: - Thủ kho: + Về chuyên môn nghiệp vụ: Hàng ngày: Khi có Lệnh xuất, nhập vật tư, thủ kho phải chuẩn bị kho bãi, nơi nhận hàng; Lập các phiếu nhập xuất vật tư, tổ chức nhận và giao hàng; Vào thẻ kho. Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp theo từng danh mục, đối số liệu với các nhân viên thống kê tại công trường và kế toán vật tư theo chế độ quy định. + Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các nhân viên thống kế tại công trường và các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra, báo cáo tình hình vật tư tại kho và ở các công trường; Tổ chức và đề xuất các phương án về kỹ thuật và phòng cháy chữa cháy để bảo quản vật tư. + Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc. - Các nhân viên thống kê tại công trường: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất, bảo quản trông coi vật tư tại công trường. Phụ trách nhận các loại vật tư không thể lưu kho mà phải giao nhận trực tiếp tại công trường như các loại đất đá, cát, sỏi. + Hàng ngày: Giao và nhận vật tư để phục vụ thi công. Đối với các loại vật tư nhập thẳng: Sau khi nhận hàng phải lập phiếu Nhập vật tư (3 liên: Liên 1-Lưu; Liên 2-Giao khách hàng; Liên 3-Gửi về Phòng kế toán Công ty). + Định kỳ: Lập các báo cáo về tình hình nhập xuất vật tư chi tiết theo từng nguồn, từng công việc gửi về Phòng kế toán. + Nhiệm vụ khác: Theo sự phân công và điều động của ban chỉ huy công trường và ban giám đốc Công ty. 2.1.4.2 .Hình thức kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ: - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký sổ cái. - Các loại sổ kế toán chủ yếu: + Sổ tổng hợp: Nhật ký-Sổ cái. + Sổ chi tiết: Sổ, thẻ chi tiết các tài khoản có liên quan. - Sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ: + Sơ đồ luân chuyển theo hình thức “Nhật ký sổ cái”. SƠ ĐỒ 2.6-TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ-SỔ CÁI. Sổ quỹ BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ-SỔ CÁI Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nguồn: Phòng kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất, Phiếu nhập) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. - Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký-Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái. Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản Tổng số dư Có các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = = = - Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Nhật ký-Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để được cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký-Sổ cái. - Số liệu trên Nhật ký-Sổ cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập “Báo cáo tài chính”. 2.1.4.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Do Công ty có quy mô kinh doanh vừa, địa bàn hoạt động tương đối tập trung (nhiều công trình được xây dựng trong địa bàn tỉnh) nên hình thức tổ chức bộ máy theo kiểu “tập trung” đã được Công ty áp dụng một cách hiệu quả. Nội dung của hình thức: - Toàn bộ công việc kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của Công ty. - Ở các công trường không tổ chức bộ máy kế toán riêng, chỉ bố trí các nhân viên thống kê, hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán Công ty. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức “tập trung” của Công ty đảm bảo tính thống nhất trong việc nắm bắt các thông tin kinh tế và điều hành sản xuất, tạo điều kiện cho việc phân công chuyên môn hóa các phần hành kế toán. 2.1.4.4. Hạch toán hàng tồn kho, khấu hao TSCĐ, tính giá, kỳ kế toán. - Hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp “Kê khai thường xuyên”. - Khấu hao TSCĐ: Hết năm 2009 trở về trước thực hiện theo các quy định của Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. Phương pháp tính khấu hao là phương pháp khấu hao đường thẳng. - Phương pháp tính giá: + Giá nhập kho, giá vật tư đầu vào: Tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”, tức là xác định theo giá gốc, trị giá vốn thực tế. + Giá xuất kho: Áp dụng “Phương pháp tính theo giá đích danh”. - Kỳ kế toán (Niên độ kế toán): Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ Ở CÔNG TY 2.2.1. Tình hình chung về công tác quản lý TSCĐ 2.2.1.1. Đặc điểm TSCĐ của Công ty: Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay và quá trình CNH-HĐH, các doanh nghiệp nói chung và Công ty xây dựng nói riêng phải tập trung đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật đổi mới công nghệ cho quá trình sản xuất, cải tiến và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng sản phẩm. Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trường, một vấn đề có tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty chính là uy tín và chất lượng sản phẩm. Công ty là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, sản phẩm của Công ty có đặc điểm là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian dài, lại phải chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên. Chính đặc điểm này của sản phẩm nên TSCĐ của Công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng. Ngoài TSCĐ trang bị cho công tác quản lý, điều hành sản xuất, số lượng máy móc, thiết bị sử dụng cho công tác thi công công trình của Công ty thường xuyên được mua sắm thêm, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp đã hỗ trợ đắc lực vào việc hoàn thành công trình đúng tiến độ. TSCĐ của Công ty chủ yếu là các máy móc, thiết bị được dùng cho thi công công trình và công tác quản lý. Trong quá trình phục vụ thi công công trình: Đường, Nhà, cầu, cống, trạm bơm, các loại tài sản này tham gia vào nhiều công trình, hạng mục công trình và giá trị của nó được chuyển dịch dần vào từng công trình, hạng mục công trình. Do nhu cầu hiện nay của khách hàng đòi hỏi các công trình không những có thời gian sử dụng lâu dài, giá cả hợp lý mà còn đòi hỏi gu thẩm mỹ rất cao. Mặt khác sản phẩm của Công ty không chỉ phục vụ cho sử dụng dân dụng mà còn là những công trình có quy mô lớn phục vụ cho phát triển kinh tế, an ninh quốc phòng, giao thông, thủy lợi (Ví dụ: Trụ sở chỉ huy, đường giao thông, hạ tầng khu công nghiệp, kho khí tài). Vì vậy, trong những năm vừa qua Công ty đặc biệt chú trọng đến công tác đổi mới nâng cao trang thiết bị, công nghệ sản xuất thay thế các máy móc phục vụ cho thi công các công trình đã cũ và lạc hậu đủ để đảm bảo thi công các công trình có quy mô lớn, phức tạp về kết cấu kỹ thuật và nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị trên thương trường. Bằng sự đầu tư lớn mạnh và có kế hoạch như vậy nên hiện tại Công ty có một lực lượng sản xuất hùng hậu và được trang bị những máy móc, thiết bị thi công mới, hiện đại, đủ về số lượng, cao về chất lượng đã đưa vị thế của Công ty trở thành một trong những Công ty lớn trong lĩnh vực xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh Hà Nam. Tỷ trọng TSCĐ của Công ty năm 1995 (thời điểm mới thành lập) chiếm 10% tổng tài sản nhưng đến năm 2009 đã tăng lên 16,27%. TSCĐ của đơn vị chủ yếu là do mua sắm bằng nguồn vốn tự có của Công ty. Để đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty có thể dựa vào một số chỉ tiêu như: Hiệu quả sử dụng TSCĐ hay hệ số sinh lời của Vốn Cố Định. Về hiệu quả sử dụng TSCĐ có thể thông qua các chỉ tiêu như sau: Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1. Doanh thu thuần 19.994.956.010 23.272.493.212 35.318.184.304 2. TSCĐ Bình Quân 2.027.798.014 2.632.913.489 5.022.446.961 3. Hiệu quả sử dụng TSCĐ (1/2) 9,86 8,84 7,03 4. Hệ số đảm nhiệm TSCĐ 0,1014 0,11 0,1422 5. Tổng tài sản 12.434.048.829 22.050.199.890 30.871.380.607 6. Nợ phải trả 10.353.519.297 19.051.764.146 25.818.791.275 Qua các chỉ tiêu trên ta thấy năm 2008 hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty giảm (14,24/9,86) = 1,445 lần so với năm 2007, trong khi đó Doanh thu thuần tăng 1,16 lần còn TSCĐ tăng 1,298 lần. Tốc độ tăng Doanh thu chậm hơn tốc độ tăng TSCĐ. Năm 2009 hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty giảm 0,713 lần so với năm 2007. Doanh thu thuần tăng 1,77 lần, TSCĐ tăng 2,84 lần. Cũng trong năm này hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty bị giảm đi so với năm 2007 và năm 2008. Nguyên nhân dẫn đến hiệu quả sử dụng TSCĐ ngày càng giảm đi là do tốc độ tăng Doanh thu chậm hơn tốc độ tăng TSCĐ. Công ty cần hết sức chú trọng đến việc sử dụng TSCĐ sao cho hiệu quả. Bên cạnh đó chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm TSCĐ của Công ty có xu hướng tăng dần qua các năm. + Năm 2007, để tạo được 1 đồng Doanh thu, Doanh nghiệp cần 0,1014 đồng vốn cố định. + Năm 2008, để tạo được 1 đồng Doanh thu, Doanh nghiệp cần 0,11 đồng vốn cố định, tăng 0,086 đồng so với năm 2007. + Năm 2009, để tạo được 1 đồng Doanh thu, Doanh nghiệp cần 0,1422 đồng vốn cố định, tăng 0,0322 đồng so với năm 2008. Như vậy hệ số đảm nhiệm TSCĐ của Công ty như thế là cao, trong khi đó TSCĐ lại chiếm một tỷ trọng quá thấp trong tổng số tài sản của doanh nghiệp. Với sự giảm dần về hiệu quả sử dụng TSCĐ và sự tăng dần về hệ số đảm nhiệm TSCĐ của Công ty qua các năm cho thấy Công ty đã chưa sử dụng hiệu quả TSCĐ của mình. Doanh nghiệp cần phải xem xét lại để tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời. Ngoài ra còn dựa vào các tỷ số hoạt động như: Vòng quay tài sản, vòng quay TSCĐ hay tỷ số Nợ để đánh giá công tác sử dụng TSCĐ. Tỷ số Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1. Tỷ số hoạt động (Doanh thu/Tổng tài sản). 1,608 1,055 1,144 2. Tỷ số Nợ (Tổng Nợ/Tổng tài sản). 0,833 0,864 0,836 Tỷ số hoạt động cho ta biết 100 đồng tài sản của doanh nghiệp bỏ ra thì thu được bao nhiêu đồng doanh thu, tỷ số này càng cao càng tốt cho ta biết được hiệu quả sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp. Tỷ số Nợ cho ta biết 100 đồng tài sản mà doanh nghiệp có thì có bao nhiêu đồng được tài trợ bằng đồng vốn Nợ. Đối với doanh nghiệp tỷ số này không cao không thấp so với trung bình của ngành thì tốt. Còn đối với chủ nợ thì càng thấp càng tốt. 2.2.1.2. Phân loại TSCĐ của Công ty: Để tiến hành hoạt động SXKD (sản phẩm của đơn vị rất đa dạng và phong phú như: Công trình đường giao thông, đường dây điện, trạm biến áp, trạm bơm, cầu cống, nhà cửa, hạ tầng kỹ thuật, san lấp). Công ty đã có kế hoạch và mua sắm đầy đủ các loại máy móc thiết bị nhằm mục tiêu SXKD có hiệu quả và nâng cao uy tín của đơn vị trong lĩnh vực xây dựng cơ bản của tỉnh. TSCĐ của Công ty là bộ phận tài sản chủ yếu, phong phú về chủng loại và nguồn hình thành, việc quản lý từng đối tượng TSCĐ là rất cần thiết , do vậy Công ty tiến hành phân loại theo 2 cách: Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện của TSCĐ thì TSCĐ của đơn vị gồm có: - TSCĐ hữu hình: + Nhà cửa, vật kiến trúc. + Máy móc thiết bị. + Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn. + Thiết bị, dụng cụ quản lý. + Các loại TSCĐ hữu hình khác - TSCĐ vô hình: + Quyền sử dụng đất. + Phần mềm máy vi tính. + TSCĐ vô hình khác: Với cách phân loại này cho ta biết được TSCĐ ở Công ty được chia thành những nhóm có tính chất khác nhau, đồng thời biết được tỷ trọng của mỗi nhóm TSCĐ chiếm trong tổng TSCĐ của Công ty. Qua đó cho ta thấy công ty đã trú trọng đầu tư vào TSCĐ nào. Phân loại TSCĐ theo Nguồn hình thành thì TSCĐ của Công ty gồm: TSCĐ được Ngân sách cấp. TSCĐ đầu tư bằng vốn tự có. TSCĐ đầu tư bằng vốn vay. TSCĐ hình thành từ các nguồn khác (Tài trợ, biếu tặng). 2.2.1.3. Công tác quản lý TSCĐ của Công ty: Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là: Sản phẩm xây lắp là những công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sử dụng lâu dài, sản phẩm xây dựng được cố định tại nơi sản xuất, phân tán ở nhiều địa bàn, vị trí địa lý khác nhau, rất ít khi tập trung và có nhiều hạng mục nhỏ lẻ, cho nên việc bố trí, quản lý máy móc thiết bị, các phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn cũng phải được di chuyển theo địa điểm từng công trình, hạng mục công trình. Để thực hiện được nhiều hợp đồng và hoàn thành được tiến độ xây dựng cũng như đảm bảo chất lượng kỹ mỹ thuật của sản phẩm đòi hỏi nhu cầu đầu tư TSCĐ (Máy móc thiết bị thi công) rất lớn, đa dạng về chủng loại nhưng nếu không quản lý, điều hành tốt thì sẽ không có hiệu quả và có thể dẫn tới những hậu quả xấu về tình hình tài chính cho đơn vị vì giá trị TSCĐ của Doanh nghiệp xây lắp là rất lớn. Do đó vấn đề đầu tư mua sắm, quản lý và sử dụng TSCĐ như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất luôn là vấn đề rất nóng đặt ra cho Ban giám đốc Công ty. Nhận thức được điều đó Công ty đã thực hiện quản lý TSCĐ chặt chẽ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật theo hình thức thành lập “Đội xe, máy thi công” riêng biệt có cơ cấu tổ chức riêng nhưng không hạch toán độc lập và được điều hành trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty kết hợp với các Chỉ huy trưởng công trường trong việc điều động xe máy và thực hiện thi công các công trình, hạng mục công trình. Về mặt hiện vật: - Công tác bảo quản thiết bị: Tại trụ sở Công ty có xây dựng sân bãi để tập kết những máy móc thiết bị cần phải bảo dưỡng, sửa chữa hoặc chưa cần dùng tới. Tại đây, máy móc thiết bị được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, được trang bị đầy đủ về công tác phòng chống cháy nổ, đảm bảo các tiêu chuẩn về kho bãi. Tại các công trường máy móc thiết bị thi công cũng được bố trí nơi để riêng, phân công và giao nhiệm vụ cho thợ lái máy trực tiếp bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ và trông coi thiết bị. - Quản lý và điều động máy móc thiết bị: Tổ xe máy thi công trực tiếp lập và quản lý Danh mục các máy móc thiết bị, mở “Sổ nhật trình hoạt động” cho từng thiết bị để theo dõi về thời gian hoạt động làm việc của máy, mức tiêu hao nhiên liệu, các công tác về bảo dưỡng định kỳ (thay dầu, nhớt, phụ tùng thay thế) để quản lý, lập kế hoạch điều động, đề xuất sửa chữa, thanh lý và mua sắm thiết bị. Đề ra “Quy chế bảo quản, vận hành và sử dụng” máy móc thiết bị với nội dung quy định về các thao tác khi thợ lái điều khiển máy, quy định những trường hợp nguy hiểm, không an toàn mà thợ điều khiển máy không được tiếp tục cho máy hoạt động mà phải di dời về nơi tập kết. Để gắn trách nhiệm của thợ lái máy với việc bảo quản, gìn giữ máy móc thiết bị thì ngay từ khi tuyển dụng Công ty đã đề ra các yêu cầu cụ thể về trình độ, tác phong, kinh nghiệm tay nghề, và phải ký quỹ bằng tiền mặt để bảo lãnh trách nhiệm trước khi giao máy móc thiết bị. Ngoài ra trong quá trình làm việc thợ lái máy của Công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban để đánh giá, nhận xét, bình bầu về trình độ, tinh thần trách nhiệm, tạo thành phong trào thi đua, phấn đấu rèn luyện trong “Tổ xe máy thi công” và từ đó có biện pháp quản lý, phương hướng, kế hoạch, đào tạo nâng cao trình độ cho thợ máy, những thợ máy nào không đạt yêu cầu sẽ bị buộc thôi việc, những thợ máy nào không có trách nhiệm trong công việc, khi thực hiện nhiệm vụ gây hậu quả xấu làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình hoặc làm hỏng máy móc thiết bị đều phải bồi thường tùy theo hậu quả, trách nhiệm. Mặt khác, mọi vấn đề về điều động máy móc thiết bị, xử lý các sự cố, mua sắm và thanh lý máy móc đều phải thông qua và có sự điều động, quản lý của “Tổ xe máy thi công”. Về mặt giá trị: Phòng kế toán trực tiếp lập sổ sách (Sổ chi tiết, thẻ TSCĐ) theo dõi số hiện có, tình hình tăng, giảm TSCĐ ở Công ty theo chỉ tiêu giá trị đồng thời định kỳ tính trích khấu hao và phân bổ, phản ánh trên các tài khoản liên quan. Như vậy, thông qua việc quản lý chặt chẽ về số lượng, tình trạng hoạt động và giá trị đảm bảo cho yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.2.1.4. Đánh giá TSCĐ tại Công ty: Việc đánh giá TSCĐ trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết vì nó là điều kiện quan trọng để kế hoạch hóa và hạch toán TSCĐ. Tính trích và phân bổ khấu hao chính xác, phân tích hiệu quả vốn trong Công ty. Vì vậy muốn thực hiện được các công việc đó cần phải đánh giá TSCĐ. Công ty đánh giá TSCĐ theo Nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ. - Đánh giá TSCĐ theo Nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ trong Công ty được xác định là toàn bộ chi phí mà Công ty bỏ ra để có được TSCĐ và đưa TSCĐ đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng. + = Nguyên giá TSCĐ Giá mua thực tế (ghi trên hóa đơn) Các khoản thuế không hoàn lại Chi phí liên quan trực tiếp (V/chuyển, lệ phí trước bạ, chi phí nâng cấp) + TSCĐ hữu hình của Công ty tăng lên do mua sắm là chủ yếu. VÍ DỤ số 01: Ngày 23/8/2009 Công ty mua một chiếc xe lu rung hiệu SAKAI SV91D, trị giá 604.523.809đ, thuế GTGT (5%) 30.226.191đ trả bằng chuyển khoản. Công ty đã nhận được TSCĐ trên, tiền cước phí trước bạ trả bằng tiền mặt là 3.000.000đ, chi phí chạy thử Công ty trả bằng tiền mặt 2.000.000đ, thuế GTGT của vận chuyển và chạy thử là 10% . Xe lu rung này sử dụng tại công trình Đường DDT9003 ngày 01/09/2009 và được đầu tư bằng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Chứng từ phòng kế toán nhận được gồm có: Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi (trả tiền mua thiết bị), hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao thiết bị (bên mua và bên bán), các tài liệu chứng minh nguồn gốc và chất lượng hàng hóa, các tài liệu kỹ thuật khác. Như vậy Nguyên giá TSCĐ này được xác định như sau: Căn cứ vào nghiệp vụ trên do xe mua về dùng vào hoạt động SXKD chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên Nguyên giá được xác định như sau: Nguyên giá TSCĐ = 604.523.809 + 3.000.000 + 2.000.000=609.523.809đ Số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là 30.726.191đ. Số thuế này được phản ánh vào tài khoản 1332 thuế GTGT được khấu trừ TSCĐ. - Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại: Do đặc điểm sản xuất chủ yếu của Công ty là thi công xây dựng công trình. Các công trình đều có quy mô lớn thời gian xây dựng dài và đều được làm ở ngoài trời. Như vậy, đại bộ phận thiết bị, máy của Công ty đều hoạt động trong điều kiện môi trường tự nhiên khắc nghiệt như: Nắng, gió, độ ẩm thay đổi thường xuyên, phải làm nhiều ca liên tục trong một ngày nên mức độ hao mòn hữu hình tăng. Để bù đắp giá trị hao mòn trong quá trình SXKD Công ty phải căn cứ vào giá trị để chuyển dịch dần dần vào giá trị công trình được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ gọi là tiền khấu hao. Như vậy, việc đánh giá theo giá trị còn lại là xác định giá trị hiện còn của TSCĐ. Việc đánh giá đó có ý nghĩa rất quan trọng giúp cho nhà quản lý thấy được hiện trạng kỹ thuật, năng lực hiện có của TSCĐ. Từ đó có biện pháp, cách thức quyết định đầu tư cải tạo nâng cấp năng lực TSCĐ đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Việc đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại được áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Cụ thể: Giá trị còn lại của TSCĐ = N.Giá TSCĐ – Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ. VÍ DỤ số 02: Máy xúc KOBELKO (Nhật) được Công ty mua tháng 8 năm 2004 có Nguyên giá là: 419.047.600đ đã khấu hao đến hết năm 2009 là: 336.565.079đ. Vậy giá trị còn lại của máy tại thời điểm (31/12/2009) là: 419.047.600đ – 336.565.079đ = 82.482.521đ. Cuối năm Công ty tiến hành kiểm kê tài sản một lần nhưng không tiến hành đánh giá lại. Việc đánh giá lại TSCĐ chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 2.2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 2.2.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: a/ Trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ: Để một nghiệp vụ về tăng TSCĐ phát sinh thì phải xuất phát từ nhu cầu cần đầu tư mua sắm, trang bị TSCĐ mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phải có kế hoạch trước. Cụ thể: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm tiếp theo, Ban giám đốc Công ty cùng với Tổ xe máy thi công, Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật và Phòng kế toán sẽ lên kế hoạch dự kiến cần bổ sung những loại máy móc thiết bị nào, bổ sung bằng hình thức nào (Mua sắm mới hay đi thuê: Cụ thể là thuê tài chính, đầu tư bằng vốn tự có hay vốn vay) trên cơ sở đó giao cho các phòng ban tổ chức thực hiện. Tùy theo kế hoạch bổ sung máy móc thiết bị mà có trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 2.7-TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TĂNG TSCĐ. Kế hoạch đầu tư bổ sung TSCĐ (Quyết định của Hội đồng thành viên quản trị Công ty) Đầu tư bằng vốn vay - Lập dự án vay. - Hồ sơ thế chấp. - Ký hợp đồng vay vốn. - Tổ chức tín dụng giải ngân. Đầu tư bằng vốn tự có Đầu tư bằng đi thuê tài chính - Lập dự án vay. - Ký hợp đồng thuê tài chính. Mua TSCĐ Hợp đồng mua TSCĐ. Hóa đơn GTGT. Hồ sơ nguồn gốc TSCĐ. Biên bản bàn giao TSCĐ. Các chứng từ thanh toán tiền mua. Các chứng từ khác. Bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng (Hội đồng bàn giao TSCĐ cho Tổ xe máy thi công và thợ lái máy) Biên bản bàn giao TSCĐ. Hồ sơ về TSCĐ. Các tài liệu, chứng từ khác. Giai đoạn chuẩn bị đưa vào sử dụng Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp thêm: Hóa đơn GTGT, HĐKT. Các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành. Đăng ký quyền sở hữu và lưu hành: Hồ sơ kê khai TSCĐ. Giấy nộp lệ phí trước bạ. Các giấy tờ kiểm định chất lượng lưu hành. Các chứng từ thanh toán tiền. Các chứng từ khác. Nguồn: Phòng kế toán b/ Trình tự thủ tục và chứng từ giảm TSCĐ: Thông thường việc giảm TSCĐ ở Công ty là do TSCĐ đã hết khấu hao và không thể tiếp tục sử dụng phải thanh lý hoặc do nhượng bán TSCĐ. Một số trường hợp giảm (rất ít khi xảy ra) là do TSCĐ chưa hết khấu hao nhưng trong quá trình sử dụng do sự cố dẫn tới không thể tiếp tục sử dụng được hoặc do bị thiếu khi kiểm kê. Khi nghiệp vụ về giảm TSCĐ phát sinh thì cũng phải xuất phát từ kế hoạch