Khóa luận Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại nhà máy hóa chất Biên Hòa

t động kinh doanh: Sản xuất Xút 32%, HCL 32%, Clo lỏng 99.5%, Natri silicate lỏng, Javel, Canxi hypoclorit. Sản xuất, tạo nguồn cung cấp các mặt hàng hóa chất phục vụ các ngành công nghiệp dệt, may, hóa mỹ phẩm … Thị trường tiêu thụ: Các tỉnh Miền trung và Miền nam, Việt nam Xuất khẩu Các nước khu vực Đông Nam Á Sơ đồ tổ chức bộ máy Nhà máy Hóa Chất Biên Hòa: Sơ đồ 2.1. Sơ đồ Tổ chức của Nhà máy Hóa chất Biên hòa. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KỶ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH TP. KỸ THUẬT CÁC QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG SX TP.TRƯỞNG CA SẢN XUẤT TP.AN TOÀN MÔI TRƯỜNG TP. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG T.PHÒNG KINH DOANH TP. KẾ HOẠCH CUNG ỨNG KẾ TOÁN TRƯỞNG TP. TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH (Nguồn: Nhà máy Hóa chất Biên hòa.) 2.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy Hóa chất Biên hòa. Bộ máy quản lý bao gồm: Ban Giám đốc. Các phòng ban. Các phân xưởng. Ban Giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc. Giám đốc: Giám đốc nhà máy là người đại diện cho nhà máy và đại diện cho cán bộ công nhân viên nhà máy quản lý điều hành, quy định phân cấp quản lý của Công ty Hóa Chất Cơ Bản Miền Nam và theo nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức và hội đồng Nhà máy . Giám đốc Nhà máy chịu trách nhiệm trước Công ty và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy. chịu sự lãnh đạo của cấp trên trực tiếp, định kỳ báo cáo tình hình họat động của Nhà máy trước Đảng Bộ và Lãnh đạo Công Ty Hóa Chất Cơ Bàn Miền Nam. Giám đốc nhà máy do cấp trên bổ nhiệm và là ngưới đại diện toàn quyền của xí nghiệp trong mọi họat động sản xuất kinh doanh. Quản lý tất cả các phòng ban và phân xưởng, quản lý trực tiếp Phó Giám đốc Kinh doanh và Phó Giám đốc Kỹ thuật. Phó Giám đốc Kinh doanh: Phó giám đốc được Giám đốc ủy quyền phụ trách một số mặt công tác nhất định và chịu trách nhiệm trước Công ty và giám đốc nhà máy về mọi mặt công tác ấy. Phó Giám đốc sẽ thay mặt Giám đốc quản lý một số công việc khi Giám đốc vắng mặt. Quản lý Phòng Kế toán Tài vụ, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính Lao động Tiền lương. Phó Giám đốc Kỹ thuật: Là người quản lý tình hình hoạt động sản xuất của Nhà máy về mặt kỹ thuật, an toàn trực tiếp phối hợp họat động kỹ thuật, kịp thời báo cáo tình hình hoạt động sản xuất lên Giám đốc để có biện pháp giải quyết, cung cấp những số liệu kỹ thuật cho Giám đốc khi cần. Chức năng các phòng ban: Phòng Kinh Doanh: - Theo dõi nhu cầu thị trường, phụ trách công tác bán hàng, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, lập kế hoạch và theo dõi các công tác hỗ trợ cho hoạt động bán hàng và phụ trách việc quảng cáo cho sản phẩm. Phòng Kỹ Thuật: - Căn cứ chỉ tiêu kế họach và tình hình thực hiện, từ đó tham mưu cho giám đốc kế hoạch sản xuất, định hướng sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp triển khai, kiểm tra việc thực hiên kế hoạch, lập kế hoạch và tổng hợp số liệu. Nghiên cứu chế tạo thiết bị sản xuất sản phảm mới. Phối hợp các phòng ban khác tiến hành kiểm tra và giám sát quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, lọai bỏ sản phẩm không phù hợp. Phòng Kế toán - Tài vụ: - Xác định và phản ánh kịp thời, chính xác kết quả sản xuất kinh doanh - Có trách nhiệm tổ chức quản lý toàn bộ công tác tài vụ, kế toán của Nhà máy. Ngoài ra, còn có trách nhiệm trực tiếp trong công việc thanh toán, đối chiếu công nợ, ghi chép sách báo cáo kịp thời theo đúng chế độ kế toán quy định về tập đoàn theo định kỳ. Đồng thời, báo cáo quyết toán định kỳ nhằm bảo toàn và phát triển vốn cho Nhà máy. Phòng Kế hoạch – Cung ứng: - Tìm nhà cung cấp, phụ trách công tác mua hàng theo nhu cầu của các bộ phận. Phụ trách nguyên vật liệu đầu vào sản xuất Quản lý kho đồng thời theo dõi nhập-xuất hàng hóa. Kiểm tra, đánh giá quá trình họat động của hệ thống đại lý. Phòng Tổ Chức Hành chính: Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức bộ máy quản lý, nhân sự, các chính sách đối với người lao động. Phụ trách khâu tuyển dụng lao động. Đào tạo cán bộ quản lý, đội ngũ công nhân nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phụ trách công tác tuyển dụng và quản lý các hoạt động lao động, tiền lương, các chính sách cho người lao động và nội quy, quy định của Nhà máy Phụ trách các hoạt động về hành chính giao tế, quan hệ với các cơ quan nhà nước quản lý về mặt đời sống và an ninh. Đảm bảo các mặt an toàn trong công ty như: phòng cháy - chữa cháy, tự vệ, an ninh chính trị nội bộ, quản lý các tài sản phục vụ cho công tác nghiệp vụ văn phòng, đội xe du lịch phục vụ cho Ban giám đốc và các phòng ban, quản lý các phương tiện vận tải trong công ty. Tổng hợp báo cáo và tổ chức các cuộc họp giao ban trong toàn nhà máy, tổ chức phục vụ lễ tân, xây dựng các trang thông tin, biểu tượng nhà máy và và các cơ sở trực thuộc, giữ vai trò điều phối giữa Ban giám đốc và các phòng ban, cơ sở trực thuộc và các đối tác có mối quan hệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Giải quyết và xử lý các vụ việc xảy ra trong công ty đối với công nhân viên. Phòng Quản Lý Chất Lượng: - Phụ trách công việc phân tích và kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra, lập hồ sơ kiểm tra chất lượng sản phẩm để có những thông tin chính xác và kịp thời sửa đổi. Phòng An toàn - Môi trường: Huấn luyện an toàn lao động, sơ cấp cứu Huấn luyện công tác PCCC Phụ trách các hoạt động về giao tế, quan hệ với các cơ quan nhà nước quản lý về công tác bảo vệ môi trường. Hiện nay, Nhà máy áp dụng các chế độ trả lương sau: Trả lương theo thời gian: áp dụng cho các ngày lễ, phép, học Trả lương theo sản phẩm: áp dụng cho các ngày công thực tế làm việc 2.2.3. Tình hình biến động nhân lực từ năm 2007 – 2009: Bảng 2.1. Bảng số liệu nhân viên qua các năm từ 2007 – 2009. (số lượng : người) năm Số lượng 2007 2008 2009 Tổng số nhân viên 260 297 384 Số lao động phổ thông (LĐPT) 140 166 233 Số nhân viên văn phòng và kỹ sư (NVVP&KS) 120 131 151 (Nguồn: Nhà máy Hóa chất Biên hòa) Phân tích sự biến động số lượng nhân sự trong 03 năm từ 2007 – 2009: Biểu 2.1. Biểu đồ biến động tổng số lao động qua các năm 2007 – 2009. Chú thích: 0 100 200 300 400 500 600 Năm 2010 2009 2008 2007 384 260 297 2007 2008 2009 Số người(người) (Nguồn:Nhà máy Hóa chất Biên hòa) Nhận xét: qua bảng số liệu 2.1 và biểu đồ 2.1 biểu thị số lượng lao động của Nhà máy tăng ổn định lần lượt qua các năm, cụ thể như sau: Năm 2008 tăng 37 người tức tăng 14,2% so với năm 2007 Năm 2009 tăng 87 người tức tăng 29,2% so với năm 2008 Nguyên nhân tăng của năm 2009 vì Nhà máy mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng thị trường nên tuyển lao động tăng 29,2% so với năm 2008. Tuy trong năm 2009 có tăng nhiều về số lượng, nhưng lao động cũ vẫn làm việc khá ổn định, tuy nhiên việc sản xuất và mở rộng dây chuyền sản xuất nên tình hình tuyển dụng tăng 29.2% so với năm 2008. Qua các năm cho thấy, tình hình tuyển dụng nhân sự hoạt động ổn định qua các năm, tăng dần qua các thời kỳ, không có sự biến động nhiều. Điều này chứng tỏ Nhà máy quản lý tốt trong khâu tuyển dụng và hiệu quả tuyển dụng cao, đáp ứng nhân sự đúng lúc và đầy đủ qua các năm. Phân tích biến động thành phần lao động giai đoạn 2007 – 2009: Bảng 2.2. Tình hình biến động thành phần nhân sự lao động qua 3 năm. 2007 – 2009. (số lượng : người) Năm Số lượng 2007 2008 2009 Số lượng Tỉ lệ (%) Số lượng Tỉ lệ (%) Số lượng Tỉ lệ (%) Tổng số nhân viên 260 100 297 100 384 100 LĐPT 140 53,82 166 55,84 233 60.68 NVVP&KS 120 46,18 131 44,16 151 39.32 (Nguồn: Nhà máy Hóa chất Biên hòa) Nhận xét: dựa vào Bảng 2.2, một số nhận xét như sau: Tình hình tuyển dụng lao động phổ thông qua các năm; Năm 2008 số lượng lao động phổ thông tăng 26 người so với năm 2007 và chiếm 55.84% trong tổng lao động năm 2008. Năm 2009 số lượng lao động phổ thông tăng 30 người so với năm 2008 và chiếm 60.68% trong tổng lao động năm 2009 Tình hình lao động phổ thông tăng dần qua các năm, và tăng mạnh vào năm 2009 là do công ty chuẩn bị mở rộng dây chuyền sản xuất và áp dụng công nghệ mới nên cần tuyển dụng và đào tạo để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất . Tình hình tuyển dụng nhân viên văn phòng và kỹ sư qua các năm: Năm 2008 số lượng NVVP& Kỹ Sư tăng 11 người so với năm 2007 và chiếm 44.16% trong tổng lao động năm 2008. Năm 2009 số lượng NVVP& Kỹ Sư tăng 20 người so với năm 2008 và chiếm 39.32% trong tổng lao động năm 2009. Tình hình biến đổi lao động là NVVP & KS tăng qua các năm. Tính từ giai đoạn 2007 – 2009, thành phần lao động này đều tăng dần và không hề giảm qua các năm. Điều này cho thấy, tình hình tuyển dụng lượng lao động có trình độ cao không hề khan hiếm mà dễ tuyển dụng hơn. Hiệu quả tuyển dụng lao động có trình độ cao được đánh giá tốt và thu hút được ứng viên.  Biến động tình hình cơ cấu lao động hai năm 2008 và 2009: Biểu đồ 2.2. So sánh thành phần cơ cấu lao động hai năm 2008 và 2009. NĂM 2008 NĂM 2009 (Nguồn: Nhà máy Hóa chất Biên hòa) .Nhận xét: (số liệu trong biểu đồ đã quy về gần đúng so với bảng biểu 2.2 trên) So sánh tỉ lệ thành phần lao động hai năm 2008 và 2009 thì tuy sự chênh lệch thành phần lao động không nhiều cho thấy tình hình tuyển dụng tại Nhà máy tương đối ổn định, đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu nhân lực trong sản xuất và các hoạt động tại Nhà máy. Tỉ lệ lao động phổ thông năm 2008 là 166 người chiếm 56% tổng lao động, trong khi đó năm 2009 tỉ lệ này tăng lên 233 chiếm 61% tổng lao động, tăng 5% so với năm 2008. Điều này cho thấy giữa hai năm lượng lao động phổ thông tăng và tăng nhiều hơn lao động có trình độ cao, mức tăng chênh lệch không cao. Cả hai năm lao động phổ thông đều cao hơn lao động có trình độ. Số lượng và thành phần lao động tăng dần do mở rộng sản xuất kinh doanh, đổi mới công nghệ. Nhận xét chung về biến động tình hình lao động giữa lao động có trình độ cao và lao động có trình độ thấp: Nhìn chung, tình hình biến động thành phần lao động giữa lao động có trình độ thấp (LĐPT) và trình độ cao (NVVP& KS) không hề chênh lệch nhìều qua các năm. Giai đoạn đầu thì LĐPT chiếm 53.82% trong tổng số lao động năm 2007, năm 2008 tỉ lệ LĐPT tăng lên là 55.84% và tỉ lệ lao động có trình độ tăng dần đạt 44.16%. Qua năm 2009, tỉ lệ LĐPT tăng 60.68% và lao động có trình độ cao giảm xuống 39.32%. Tuy có giảm năm 2009, nhưng đội ngũ lao động có trình độ vẫn chiếm một lượng đáng kể. Tình hình tuyển dụng LĐPT không hiệu quả như lao động có trình độ cao vì phần lớn đội ngũ có tay nghề cao thường là nhân viên chính thức, điều này thể hiện chất lượng lao động có trình độ cao trong đội ngũ nhân lực nhà máy. 2.1.3 Phương châm, Mục tiêu của nhà máy HCBH Trong toàn bộ hoạt động HCBH luôn thực hiện theo phương châm : Nâng cao thể chế chất lượng kinh doanh, phát triển sản phẩm phù hợp thị hiếu. Tăng cường ổn định chất lượng, nâng cao hài lòng khách hàng. Toàn lực bảo đảm lượng tiêu thụ, đạt đến mục tiêu kinh doanh. HCBH luôn cố gắng tìm tòi, đầu tư cho nghiên cứu để tạo ra những sản phẩm mới có tính sáng tạo, thân thiện với môi trường. 2.2.4 Tình hình sản xuất và kết quả kinh doanh: Hệ thống kênh phân phối : Tiêu thụ trong nước : HCBH có hệ thống kênh phân phối rộng khắp với tổng số Đại lý trên toàn quốc lên đến 900 đại lý. Trong đó có 230 Đại lý 3S (Sales - Service - Spare parts) với 5 đại lý có quy mô lớn tại 5 thành phố lớn trực thuộc Trung Ương. Cung cấp và mang đến cho người tiêu dùng mạng lưới phục vụ hoàn thiện. Chế độ bảo hành 3 năm hoặc 30000 Km của HCBH gần như là tốt nhất tại thị trường Việt Nam ( chỉ sau Yamaha với chế độ bảo hành 5 năm hoặc 50000 Km ) Từ cuối năm 2005, tất cả các hoạt động kinh doanh liên quan đến phục vụ và linh kiện đều áp dụng khái niệm phục vụ 24/24 đến tất cả mọi nơi và được người tiêu dùng hưởng ứng. Xuất khẩu sang nước ngoài : Bên cạnh đó, HCBH còn xuất mặt hàng khí Clo sang thị trường các nước khu vực Đông Nam Á Bảng 2.3 : Tình hình kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2007-2009 Đơn vị tính: Triệu VNĐ Chỉ Tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch 2008/2007 Chênh lệch 2008/2009 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối DT 2,848,879.00 2,356,432.00 2,672,193.80 (492,447.00) 0.83 315,761.80 1.13 DT bán trong nước 2,314,144.41 2,018,048.36 2,397,759.50 (296,096.05) 0.87 379,711.13 1.19 DT xuất khẩu 534,734.59 347,809.36 274,434.30 (186,925.23) 0.65 (73,375.06) 0.79 Chi Phí 2,246,781.00 2,017,878.00 2,197,467.00 (228,903.00) 0.90 179,589.00 1.09 CP bán hàng 736,494.81 856,992.79 868,438.96 120,497.97 1.16 11,446.17 1.01 CPQLDN 1,442,882.76 1,094,093.45 1,259,368.34 (348,789.31) 0.76 165,274.89 1.15 CP khác 67,403.43 66,791.76 69,659.70 (611,.67) 0.99 2,867.94 1.04 Lợi nhuận 602,098.00 338,554.00 474,726.80 (263,544.00) 0.56 4,408,714.00 14.02 ( Nguồn: Phòng kế toán – tài vụ) Năm 2008, Do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái nền kinh tế toàn cầu đã tác động mạnh mẽ lên các ngành công nghiệp làm cho nhu cầu mua và sử dụng tại Việt Nam giảm mạnh, điều này làm cho doanh số bán của các công ty sản xuất hóa chất tại thị trường Việt Nam giảm. Dựa vào bảng tình hình hoạt động kinh doanh của nhà máy trong 3 năm, ta thấy rõ rằng cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái nền kinh tế cũng đã ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà máy. Năm 2007, doanh thu của nhà máy 2,848,879.00 nhưng đến năm 2008 thì doanh số bán chỉ đạt 2,356,432.00 Triệu VNĐ, giảm 492,447.00Triệu VNĐ so với năm 2007, ứng với mức giảm 17%. Nhưng đến năm 2009, do tác động của gói kích cầu của nhà nước đã khiến nền kinh tế Việt Nam bình ổn phần nào và nhu cầu sử dụng hóa chất của các công ty đã tăng lên nhưng không đáng kể. Cụ thể, năm 2009 doanh số bán của HCBH đạt 2,672,193.80 Triệu VNĐ tăng 315,761.80 Triệu VNĐ so với năm 2008, ứng với mức tăng 13 %. Mặc dù doanh thu năm 2009 có tăng nhưng tăng không đáng kể, do đó HCBH cũng cần đưa ra những giải pháp thích hợp với tình hình kinh tế hiện nay để tăng doanh số cao hơn nữa. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Nhà máy Hóa chất Biên hòa 2.3.1 Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực Là một nhà máy lớn với nhiều kinh nghiệm và uy tín trên thị trường, HCBH luôn chú trọng và đặt mục tiêu về nguồn nhân lực lên hàng đầu, nhà máy đã xây dựng cho mình một quy chế tuyển dụng nhằm hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc tuyển dụng một cách tốt nhất, qua đó thu hút, tuyển chọn được nhân tài cho nhà máy - những người có đầy đủ năng lực và phẩm chất vào làm việc, gắn bó lâu dài cùng với sự phát triển của nhà máy. Tùy theo từng công việc cụ thể mà nhà máy đưa ra những bắt buộc riêng, để qua đó tuyển được đúng người, đúng việc đáp ứng được nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của nhà máy. Đồng thời, HCBH luôn nghiên cứu đưa ra phương thức tuyển dụng tối ưu để có được những ứng viên tốt nhất với chi phí thấp nhất và luôn đảm bảo được nhân lực cho nhà máy. Công tác quản trị và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp nói chung bao gồm nhiều vấn đề có liên quan với nhau, như lập kế hoạch nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo, bố trí sắp xếp nhân lực, trả công lao động và bảo đảm các chế độ đãi ngộ khác…Trong công tác tuyển dụng nhân sự của nhà máy, nhà máy đã đưa công tác hoạch định nguồn nhân lực vào chung với công tác tuyển dụng nhân sự. Quy trình tuyển dụng của nhà máy HCBH gồm các bước sau: Phỏng vấn chuyên môn Xác định nhu cầu tuyển dụng Tìm kiếm, thu hút ứng viên Tiếp nhận sàng lọc hồ sơ Tổ chức tuyển dụng Phỏng vấn sơ bộ Đánh giá và đưa ra quyết định tuyển dụng Tiếp nhận nhân viên mới, ký hợp đồng thử dụng Theo dõi đánh giá kết quả thử việc thử dụng Sau thử việc thử dụng Ký hợp đồng chính thức Đề xuất nhu cầu Bước 7 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 8 Bước 9 Bước 10 Bước 11 Bước 12 Bước 1 (Nguồn:Phòng tổ chức hành chánh ) Bước 1: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng Khi công ty mở rộng sản xuất kinh doanh hoặc khi có nhân viên nghỉ việc dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân viên, thì có thể đề xuất bổ sung nhân viên bằng “Đơn xin bổ sung nhân viên”. Ngoài ra có thể điều chuyển nhân viên từ bộ phận khác sang bằng “Đơn xin điều động nhân viên”. Sau đó trình lên cấp trên xét duyệt. Đối với nhân viện từ bậc 1 đến bậc 6 cấp xét duyệt là Chủ quản bộ phận nhà máy, đối với Trưởng (Phó) phòng từ bậc 8 trở xuống do Phó giám đốc xét duyệt, đối với nhân viên dưới bậc 10 thì do Tổng giám đốc xét duyệt, đối với Giám đốc, Phó giám đốc từ bậc 10 trở lên do Tổng công ty Hóa chất Việt nam xét duyệt. Bước 2: Xác định nhu cầu tuyển dụng Sau khi tiếp nhận các nhu cầu tuyển dụng nhân viên mới từ phòng ban đã được phê duyệt theo “Phiếu đề nghị tuyển dụng”, phòng nhân sự tiến hành xem xét, đánh giá tình hình thực tế tại các phòng ban bao gồm việc : Xác định số lượng nhân viên cần tuyển. Trình độ yêu cầu đối với ứng viên. Tình hình nhân sự thực tế tại các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng. Khối lượng công việc. Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng. Nếu nhu cầu tuyển dụng thật sự cần thiết thì bắt đầu tìm kiếm ứng viên thích hợp. Nếu nhu cầu tuyển dụng chưa thật sự cần thiết thì lập báo cáo trình rõ cấp trên. Bước 3: Tìm kiếm thu hút ứng viên Việc tìm kiếm thu hút ứng viên bao gồm có 2 nguồn: Nguồn nội bộ: Đối với những phòng ban cần sự bảo mật, thì nguồn nội bộ là ưu tiên số một. Phòng TCHC sẽ làm thông báo gửi đến các phòng ban, để những nhân viên hiện tại đều được biết về cơ hội này. Khi nguồn nội bộ không đáp ứng được thì sẽ sử dụng nguồn bên ngoài. Nguồn bên ngoài: Gửi thông báo tới nguồn cung cấp hồ sơ, các nguồn cung cấp hồ sơ chủ yếu của công ty bao gồm: Thông qua báo chí như: báo Tuổi Trẻ, báo Thanh Niên, báo Đồng Nai; thông qua các trang Web tuyển dụng như: 24h, vietnamwork; hoặc liên hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm. Bước 4: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ Phòng nhân sự nhận hồ sơ của người ứng viên bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận học luật lao động, các văn bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ liên quan theo yêu cầu tuyển dụng, bảng tự giới thiệu, bản sao sổ hộ khẩu và giấy Chứng Minh Nhân Dân, bảng điểm, 4 tấm ảnh 3x4. Căn cứ theo tiêu chuẩn tuyển dụng để quyết định hồ sơ nào đạt, hồ sơ nào không đạt. Những hồ sơ không đạt sẽ được phòng nhân sự gửi trả lại cho ứng viên. Bước 5: Tổ chức tuyển chọn Thông báo thời gian và địa điểm phỏng vấn đến các ứng viên. Chuẩn bị địa điểm phỏng vấn, chuẩn bị cơ sở vật chất cho nhân viên phỏng vấn. Mời cán bộ có trách nhiệm liên quan tham gia quá trình phỏng vấn. Đối với lao động có trình độ chuyên môn, hội đồng phỏng vấn thường có 2 người đó là Trưởng và Phó phòng của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, họ sẽ trực tiếp chấm bài thi, phỏng vấn trực tiếp các ứng viên và ra quyết định tuyển chọn hay không tuyển chọn đối với ứng viên. Bước 6: Phỏng vấn sơ bộ Đề nghị ứng viên phải điền vào”Phiếu đăng ký tuyển dụng của công ty”. Đối với lao động có trình độ chuyên môn thì phải làm trắc nghiệm tổng quát tuyển dụng nhân sự để qua đó có thể biết được cá tính, sở thích của ứng viên để xem họ có phù hợp với công hay không. Tùy vào từng vị trí tuyển dụng mà ứng viên sẽ phải làm bài trắc nghiệm này hay không. Bước 7: Phỏng vấn chuyên môn Làm bài trắc nghiệm có nội dung liên quan đến vị trí công việc. Thời gian để ứng viên làm các bài trắc nghiệm và các bài thi là 60 phút. Sau khi chấm xong các bài thi của các ứng viên, Hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp ứng viên, thời gian phỏng vấn đối với lao động có trình độ chuyên môn khoảng 30 phút. Người phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi, những tình huống để kiểm tra năng lực chuyên môn, cách làm việc, kinh nghiệm công tác và các kỹ năng khác có liên quan. Bước 8: Đánh giá ứng viên Người phỏng vấn sẽ cùng với các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm theo quy định của công ty sẽ cùng đánh giá. Kết quả đánh giá sẽ được ghi vào”Phiếu đánh giá phỏng vấn”của công ty. Để ra quyết định chính xác thì các bộ phận, các cá nhân có liên quan tiến hành kiểm tra lại thông tin , tổng hợp thông tin và đề ra quyết định tuyển dụng. Đối với những ứng viên không đạt thì phòng nhân sự sẽ gửi thông báo qua điện thoại, nếu cần thiết sẽ gửi thư cám ơn. Đồng thời gửi mẫu thư thông báo đến ứng viên đạt. Bước 9: Tiếp nhận nhân viên mới, ký hợp đồng thử việc Khi đối tượng tuyển dụng chấp thuận vị trí và mức lương thỏa thuận công ty sẽ: Giới thiệu nhân viên mới cho các phòng ban. Ký hợp đồng thử việc. Đơn vị tiếp nhận sẽ giao việc, hướng dẫn nhân viên mới thực hiện và theo dõi nhân viên. Giới thiệu về công ty, lich sử hình thành, văn hóa, nội quy công ty, sản phẩm và dịch vụ của công ty… Bước 10: Theo dõi, đánh giá kết quả thử việc Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhân viên thử việc sẽ báo cáo kết quả công việc thực hiện trong thời gian qua. Đồng thời, cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên thông qua”Phiếu đánh giá kết quả thử việc”dựa trên các tiêu chí của công ty. Sau khi đánh giá, đề xuất đến bộ phận tuyển dụng để ký hợp đồng lao động chính thức nếu đạt, nếu không đạt thì chấm dứt hợp đồng. Bước 11: Sau khi thử việc Thử việc đạt yêu cầu: Lập hợp đồng lao động chính thức trên cơ sở đề xuất của trưởng bộ phận tiếp nhận nhân viên mới. Trình hợp đồng lao động, kết quả đánh giá để Giám đốc nhân sự ký . Thử việc không đạt yêu cầu: Phòng nhân sự sẽ gửi”Giấy thông báo chấm dứt công việc sau thời gian thử việc”cho nhân viên không đạt yêu cầu công việc và chấm dứt thử việc. Bộ phận tuyển dụng giải thích rõ nguyên nhân không đạt cho nhân viên biết. Lưu hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ cho nhân viên nếu cần thiết. Bước 12: Ký hợp đồng lao động chính thức Nhân viên phòng nhân sự sẽ đưa hợp đồng lao động theo mẫu của công ty có chữ ký của giám đốc cho nhân viên mới ký vào. Toàn bộ các dữ liệu liên quan đến quá trình tuyển dụng sẽ được lưu thành hồ sơ. Hồ sơ tuyển dụng được lưu theo quy trình lưu hồ sơ của công ty. Nhận xét : Theo quy trình tuyển dụng mà công ty đã ra là bao gồm 12 bước nhưng trong thực tế thì một số phòng ban đã bỏ qua 1 số công việc trong các bước đó như là: làm bài trắc nghiệm tổng quát, giới thiệu nhân viên cho các phòng ban, giao việc cho nhân viên mới, báo cáo kết quả thực hiện công việc và đánh giá nhân viên mới… 2.3.2 Công tác đào tạo nguồn nhân lực Trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, cuộc cạnh tranh giữa các nước và các công ty ngày càng khốc liệt. Cuộc cạnh tranh đó thể hiện trên tất cả các mặt: công nghệ, quản lý, tài chính, chất lượng, giá cả, v.v... Nhưng trên hết, yếu tố đứng đằng sau mọi cuộc cạnh tranh là con người. Thực tế đã chỉ ra rằng đối thủ cạnh tranh đều có thể copy mọi bí quyết của công ty về sản phẩm, công nghệ, v.v... Duy chỉ có đầu tư vào yếu tố con người là ngăn chặn được đối thủ cạnh tranh sao chép bí quyết của mình. Do đó, tùy thuộc vào cách quản lý và tình hình tài chính của công ty mà công ty cần có những chiến lược và chương trình đào tạo nhân lực riêng cho công ty mình. Một trong năm quan niệm kinh doanh của nhà máy HCBH là “Đào tạo Nhân tài”, nâng cao tố chất nhân viên, vì nhân viên chính là tài sản quý giá nhất của Doanh nghiệp. Do đó, HCBH luôn chủ động thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng năng lực quản lý cho cán bộ công nhân viên. 2.3.2.1 Trình tự đào tạo nhân viên. - Bước 1: Đơn vị tổ chức đào tạo căn cứ theo” kế hoạch huấn luyện hàng năm”để tiến hành việc đào tạo. - Bước 2: Phòng đào tạo chịu trách nhiệm chuẩn bị các công việc như: mời giáo viên, lên danh sách học viên, bố trí địa điểm đào tạo, chuẩn bị dụng cụ giảng dạy, phân phát giáo trình… - Bước 3: Thông báo với các đơn vị liên quan bằng “Phiếu liên lạc nội bộ”và kèm theo” Phiếu đăng ký tham gia huấn luyện”để các chủ quản đơn vị đề cử nhân viên tham dự. - Bước 4: Đơn vị đào tạo cho học viên ký tên vào “Danh sách tham gia huấn luyện”để phòng đào tạo tiện theo dõi. - Bước 5: Đánh giá sau đào tạo + Sau khóa đào tạo giảng viên sẽ căn cứ vào nhu cầu, nội dung khóa học để chấm điểm cho từng học viên, đồng thời dùng “Phiếu đánh giá kết quả đào tạo” để đánh giá thành tích học viên, sau đó gửi lại phòng đào tạo để tổng hợp kết quả. + Phòng đào tạo xem xét tùy nhu cầu mà yêu cầu học viên điền vào “Phiếu điều tra ý kiến học viên” sau đó tổng hợp vào “Báo cáo kết quả đào tạo”. + Thủ tục xin phí giảng viên và phí biên soạn giáo trình do phòng đào tạo đề xuất xin. + Phòng đào tạo sẽ lưu lại hồ sơ đào tạo và làm tham khảo cho sự thăng tiến trong tương lai. 2.3.2.2 Các hình thức đào tạo áp dụng trong doanh nghiệp Tùy theo chương trình đào tạo mà doanh nghiệp sẽ áp dụng các hình thức đào tạo khác nhau như: đào tạo trong và ngoài doanh nghiệp nhưng chủ yếu là hình thức đào tạo tại nơi làm việc. Đào tạo trong doanh nghiệp thường áp dụng cho bộ phận kỹ thuật. - Điều kiện của giảng viên nội bộ : Phải từ bậc 5 trở lên, phải có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên, có thành tích xuất sắc trong công việc liên quan và phải do chủ quản của phòng, ban, nhà máy tiến cử. Đào tạo ngoài doanh doanh nghiệp: có 2 hình thức - Đào tạo trong nước: Dành cho nhân viên làm việc từ 1 năm trở lên, có 2 lần đánh giá gần nhất trong năm không bị xếp hạng loại C. - Đào tạo nước ngoài: điều kiện gi