Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa

, vì vậy các công ty dịch vụ không đáp ứng kịp nhu cầu vận chuyển nên đã ảnh hưởng đến giá cả tăng. + Chi phí tài chính Năm 2009 chi phí tài chính giảm so với năm 2008 là 28 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 7,4%. Sang đến năm 2010, chi phí này tăng lên cao, tăng 278 triệu đồng tức tăng 79,43% so với năm 2009. Nguyên nhân dẫn đến sự tăng mạnh của chi phí tài chính chủ yếu là do ảnh hưởng của chi phí lãi vay. Trong năm 2008 và 2010, công ty mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên cần mở rộng quy mô liên doanh hợp tác, đồng thời cũng mở rộng quy mô vay vốn làm cho lãi vay tương ứng tăng . + Chi phí quản lý doanh nghiệp Năm 2009 chi phí này giảm 44 triệu đồng, tức giảm 1,55% so với năm 2008. Sang đến năm 2010 chi phí này tăng lên mạnh so với năm 2009 như sau: tăng 796 triệu đồng, tức tăng tương ứng là 28,43%. Nguyên nhân làm cho chi phí này tăng do khấu hao máy móc thiết bị tăng, đồng thời công ty cũng đã nâng cấp một phần kho bãi hàng hóa tại quận 9. Công ty đã tuyển thêm nhân công, nhân viên quản lý dẫn đến chi phí trả lương tăng lên năm 2010, chi phí nhân công tăng. Mặt khác, công ty cũng đã tiến hành tăng lương cho cán bộ quản lý trong công ty nhằm thu hút nhân tài, hạn chế tình trạng “chảy máu chất xám”. + Chi phí khác Chi phí này cũng có biến động qua các năm. Năm 2009 chi phí này giảm mạnh giảm 59 triệu đồng tức giảm về tỷ lệ là 6,21% so với năm 2008. Đến năm 2010, chi phí này tăng lên mạnh là 359 triệu đồng tức tăng tương ứng là 40,29% so với năm 2009. Nguyên nhân tăng là do trong năm 2010 công ty phải trích chi phí dự phòng và phải trả do vi phạm hợp đồng với khách hàng. . Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Việt Hoa Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Viet Hoa Trước khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hóa, công ty Việt Hoa sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ. Sau khi nhân viên bộ phận kinh doanh của Công ty thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, thì họ sẽ bắt đầu báo giá về dịch vụ đó. Nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Tùy vào loại hình dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì sẽ có những mức giá khác nhau và các loại hợp đồng tương ứng khác nhau. Đối với những khách hàng quen thuộc thì thủ tục sẽ đơn giản hơn rất nhiều, công ty sẽ ký một hợp đồng dài hạn với mức giá quy định trước, và khi có nhu cầu khách hàng chỉ cần gọi điện thoại đến Việt Hoa thì sẽ được nhân viên Công ty cung cấp dịch vụ tức thời. Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại công ty Việt Hoa được thực hiện qua các bước sau: Khai báo hải quan Lên tờ khai- chuẩn bị làm thủ tục hải quan Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu Quyết toán với khách hàng Tổ chức nhận - vận chuyển hàng hoá đến cảng Chuẩn bị hàng hoá Hợp đồng lưu khoang Chuẩn bị chứng từ 1 2 3 8 7 6 5 4 Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá Bước này, nếu như công ty khách hàng không thực hiện thì sẽ do công ty Việt Hoa đảm nhiệm. Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giao nhận để theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làm thủ tục cho phù hợp. Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho CFS tại cảng để đóng hàng vào cont, nếu hàng nguyên cont thì làm thủ tục mượn cont để đóng hàng vào cont và chuyển về bãi container tại cảng đi. Hợp đồng lưu khoang (Booking note) Công ty Việt Hoa nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp. Thủ tục mượn cont rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), đóng hàng tại kho hay bãi. Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để đăng kí cont gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặc nhân viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note. Sau khi nhận được yêu cầu book cont, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ fax lại cho công ty một booking note trên đó ghi số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng cont, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu). Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu chính xác sẽ cầm Booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc một nơi khác theo chỉ định để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng với cont đó. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận. Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân viên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong (cont lạnh). Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận xem số cont rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết. Trên lệnh này ghi địa chỉ cấp cont rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe cont đến chở cont về kho để đóng hàng. Người giao nhận Việt Hoa lúc này biết địa điểm mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container về làm hàng xuất. Chuẩn bị chứng từ Nhận bộ chứng từ Công ty Việt Hoa nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list. Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Hồ sơ để xin cấp C/O Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính). Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan . Phiếu ghi chép hồ sơ . Phiếu nộp/ nhận C/O. Packing list (nếu có). Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính). Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY. Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính). Hóa đơn thương mại. Vận tải đơn . Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu; giấy phép xuất khẩu; hợp đồng mua bán; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước; mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.  => Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồ sơ đến tại địa chỉ: Lầu 1, Trung tâm hổ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, đường Võ Thị Sáu ,Q1, Tp.HCM. Tại đây nhân viên giao nhận đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của mỗi C/O, kế đến nhập số tỷ xích vào máy tính theo số thứ tự đã đánh, sau đó đem hồ sơ này nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O. Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra sau đó trả lại người giao nhận gồm: Tờ khai, Phiếu xác nhận đã làm thủ tục Hải quan, Phụ lục tờ khai, Phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra. Thông thường nếu nộp hồ sơ vào buổi sáng thì chiều có thể nhận C/O hoặc hẹn sau 1 ngày đến đóng lệ phí và nhận C/O. Kiểm tra bộ chứng từ Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này. Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không. Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ở hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa. Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gởi hàng. Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao, đó cũng là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó. Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng Sau khi chuẩn bị chứng từ đầy đủ người giao nhận cho xe chở cont về cảng để xuất đi. Việc chở hàng có thể do công ty Việt Hoa làm dịch vụ vận tải hoặc do chủ hàng chở đến cảng. Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan Lên tờ khai Sau khi có được đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên giao nhận lên tờ khai hải quan hàng xuất. Việc lên tờ khai phải hết sức cẩn thận đến từng chi tiết, tờ khai hàng xuất khẩu có màu đỏ. Nếu việc mở tờ khai tại cửa khẩu có thủ tục đăng ký hải quan điện tử thì tờ khai có tên “Tờ khai Hải quan điện tử”. Tờ khai được lên theo mẫu tờ khai hải quan điện tử HQ/2009-TKĐTXK. Cụ thể là hàng hoá thể hiện trên tờ khai hải quan phải chính xác và trùng khớp với tên của hàng hoá trên lô hàng thực tế cũng như số lượng khai báo, đơn giá hàng hoá cần phải xem xét so sánh với các hàng hoá cùng loại được xuất nhập khẩu trên thị trường không được quá cao hơn hoặc thấp hơn. Muốn được tỷ lệ chính xác cao thì nhân viên giao nhận phải căn cứ vào những chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là căn cứ trên hoá đơn thương mại, bảng kê khai hàng hoá (packing list), vận đơn, sau đó tiến hành áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng, tổng giá trị lô hàng… Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan Sau khi lên tờ khai, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nhấp vào nút “Khai báo” nhận và chờ kết quả phản hồi của hải quan về số tiếp nhận, số tờ khai và đưa ra lệnh hình thức mức độ kiểm tra trên “Thông Báo- Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan”, sau đó được in ra 1 bản để làm thủ tục Hải quan vì đây là khai báo hải quan địên tử. Để tiến hành khai báo hải quan nhân viên giao nhận cần lập hồ sơ và sắp xếp hồ sơ theo thứ tự sau: Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính). Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính). Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận. Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính). Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”). Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính). Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính). Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính). Các chứng từ có liên quan khác (nếu có): 1 bản chính gồm giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật; chứng thư phun trùng; giấy phép đối với hàng xuất khẩu phải có giấy phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền... Tất cả các bản copy điều phải có dấu sao y bản chính và đóng dấu kinh doanh của doanh nghiệp, những loại chứng từ nào có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai. Khai báo hải quan Mở tờ khai – kiểm tra thuế Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu Tư trực thuộc Hải Quan Thành Phố. Tại đây nhân viên giao nhận nộp hồ sơ nói trên vào bộ phận đăng ký tờ khai – kiểm tra thuế theo số tiếp nhận đã có từ truớc khi khai hải quan điện tử, vì lúc này theo quy định của cục hải quan đã nhập 2 bộ phận thành 1, vì vậy thủ tục sẽ nhanh hơn. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra lại số thuế mà người khai đã khai. Nếu kiểm tra thấy hợp lệ đúng với khai báo thì cán bộ cấp cho lô hàng này “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Hải quan sau khi kiểm tra sơ bộ về thông tin của lô hàng và căn cứ trên tờ khai Hải quan điện tử để đưa ra “Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra”. Đối với hồ sơ mức 1 (luồng xanh): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Hồ sơ sẽ chuyển lại cho công chức bước 1 ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô 31 “xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát” trên tờ khai Hải quan điện tử. Sau khi ký, đóng dấu công chức vào ô 31 công chức bước 1 chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan. Đối với mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Đối với mức 3 (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá. Ở mức này hàng hoá có thể kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng; hoặc kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm; hoặc kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. Kiểm tra hàng hoá Thông thường hàng xuất khẩu ít xảy ra trường hợp kiểm hóa vì theo quy định của Luật Hải quan, thông tư số 32/2003/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành là hàng hoá xuất khẩu sẽ được miễn kiểm tra thực tế khi chủ hàng có quá trình 1 năm xuất khẩu không bị xử lý vi phạm hành chính về hải quan và tại thời điểm làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu. Những doanh nghiệp mới hoạt động xuất khẩu trong thời gian ngắn, chưa đủ thời gian để xem xét quá trình chấp hành pháp luật thì hải quan thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hoá một số lần đầu xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan thì những lần sau sẽ được miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Vì vậy công ty thông thường rất ít bị kiểm hóa, ngoại trừ những mặt hàng nhạy cảm, nguy hiểm. Trong trường hợp hàng hóa phải chịu kiểm hòa thì khi kiểm hoá nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu tiếp nhận tờ khai và biên lai ghi lệ phí hải quan đến bộ phận đăng ký kiểm hoá để cán bộ kiểm hoá vào sổ, đồng thời nhân viên giao nhận sẽ đến phòng điều độ cảng để làm thủ tục trải bãi kiểm hoá. Việc kiểm tra hàng xuất được thực hiện bởi hai cán bộ Hải quan và đại diện công ty. Đại diện của công ty gọi điện thoại mời cán bộ Hải quan đến vị trí hàng hoá để thực hiện kiểm tra và giao biên lai đã đóng lệ phí hải quan cho nhân viên kiểm hóa kẹp vào hồ sơ. Sau khi kiểm hoá xong, đại diện công ty ghi ý kiến (nếu có), ký ghi rõ họ tên vào ô ghi ý kiến của đại diện công ty của tờ khai, gửi lại tờ khai cho cán bộ Hải quan kiểm hoá. Cán bộ Hải quan sẽ trở lại văn phòng để ghi kết quả kiểm tra vào ô “Ghi kết quả kiểm tra hàng hoá” và ký tên đóng dấu vào ô này. + Nếu kết quả kiểm tra thực tế phù hợp với khai báo của người khai trên tờ khai thì ký xác nhận đóng dấu vào ô 32 “Xác nhận đã thông quan”. Trong khi chờ đợi, chủ hàng sẽ lo đóng gói lại những thùng, kiện hàng vừa được mở ra để kiểm hoá, sau đó hun trùng và sau cùng là đóng lệ phí 30.000VNĐ, công chức ký tên đóng dấu xác định “Đã làm thủ tục hải quan” của Chi cục hải quan. Bộ phận trả tờ khai sẽ trả tờ khai cho nhân viên giao nhận để tiến hành thanh lý tờ khai. + Nếu kết quả kiểm tra sai lệch với khai báo của người khai Hải quan thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục để xem xét, quyết định: Kiểm tra tính thuế lại và quyết định điều chỉnh số thuế phải thu . Lập biên bản chứng nhận và biên bản vi phạm . Quyết định thông qua hoặc tạm giải phóng hàng Nộp thuế Cán bộ hải quan tính thuế kiểm tra việc áp mã hàng hóa và tính thuế của doanh nghiệp. Thời điểm tính thuế xuất khẩu là ngày đối tượng nộp bộ hồ sơ hợp lệ đăng ký với cơ quan hải quan. Thuế xuất khẩu được tính theo thuế suất, giá tính thuế, tỷ giá tính thuế tại ngày đăng ký tờ khai hàng hóa xuất khẩu. Quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai nhưng chưa có hàng thực xuất thì tờ khai đó không có giá trị làm thủ tục hải quan. Thời hạn nộp thuế xuất khẩu là trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Sau đó người khai đến bộ phận thu lệ phí để đóng phí. Hải quan đóng dấu “Đã làm thủ tục Hải quan”. Sau khi đóng lệ phí Hải quan xong người giao nhận liên hệ đóng hàng vào container và bấm seal, xuống Hải quan giám sát bãi ghi số container và thanh lý bãi. Thanh lý tờ khai Mang tờ khai đến hải quan giám sát bãi để thanh lý tờ khai. Nhân viên hải quan giám sát bãi sẽ đóng dấu vào ô 31 “Xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát”. Đối với hàng lẻ Nhân viên giao nhận cầm booking đến kho đóng hàng đưa cho người đại diện của hãng tàu hoặc giám sát kho hàng. Sau đó xin thủ kho phiếu đo hàng ghi kích thước số khối lên và cầm phiếu này đi đóng phí CFS. Sau đó nhân viên giao nhận cầm biên lai thu phí CFS và tờ khai đến Hải quan kho thanh lý là xong. Bước cuối cùng sau khi hãng tàu cấp B/L thì cầm tờ khai đã làm thủ tục, hoá đơn, B/L đến cảng làm thủ tục thực xuất. Khi đó Hải quan đóng dấu số hiệu công chức vào ô 33 “Xác nhận đã làm thủ tục thực xuất”. Đối với hàng nguyên container Nhân viên giao nhận chỉ việc thanh lý tại Hải quan giám sát bãi và vào sổ tàu là hoàn thành. Vào sổ tàu Khi hàng được chuyển đến cảng nhân viên giao nhận mang tờ khai cùng bảng chi tiết container đến đăng ký với thương vụ cảng để xác nhận container có các chi tiết như trong tờ khai đã được hạ bãi chờ bốc lên tàu. Nhân viên Hải quan phòng đăng kí tàu xuất sẽ dựa trên chi tiết của tờ khai và bảng chi tiết container như tên tàu, số chuyến, số container, số seal, trọng lượng hàng để ghi vào bảng tổng hợp các lô hàng xuất đi đồng thời cấp cho nhân viên giao nhận một phiếu xác nhận vào sổ tàu “Phiếu xác nhận đăng kí tờ khai hải quan”. Mục đích của bước này là xác định vị trí container hàng của người gửi hàng. Ta có thể tìm được container hàng của mình qua hệ thống tìm kiếm tự động của cảng. Ta chỉ cần nhập số container và số seal vào hệ thống sẽ có ngay kết quả là container của mình đang nằm ở vị trí nào trong bãi container. Container đã vào sổ tàu thì có nghĩa là nằm trong tầm kiểm soát của Hải quan và người gửi hàng không sợ tình trạng rớt container khi bốc hàng lên tàu. Sau khi tàu chạy và có vận đơn đường biển, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, vận đơn đường biển đến bộ phận thực xuất tại cảng để làm thủ tục thực xuất. Tại đây, công chức Hải quan sẽ ghi xác nhận lên ô thực xuất (ô số 33) dựa trên vận đơn đường biển Ký xác nhận và đóng dấu Hài quan. Đến đây thì thủ tục Hải quan đã hoàn tất. Lưu ý: Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ cấp cho công ty Việt Hoa vận đơn chủ và Việt Hoa cấp cho khách hàng vận đơn thứ cấp. Qui trình làm B/L cho khách hàng được tiến hành theo sơ đồ sau theo 2 qui trình cấp B/L nháp và cấp B/L chính thức: Hãng tàu cấp B/L chính thức cho Việt Hoa Hãng tàu cấp B/L nháp cho Việt Hoa Khách hàng nhận B/L chính thức Khách hàng xác nhận B/L nháp nhận được Việt Hoa cấp B/L nháp cho khách hàng Việt Hoa cấp B/L chính thức cho khách hàng Hình 2.6: Sơ đồ qui trình cấp B/L Giải thích sơ đồ - Qui trình 1: Cấp B/L nháp: Sau khi nhận được thông tin về việc thực hiện lô hàng để xuất khẩu, và căn cứ trên booking note hãng tàu sẽ cấp Master B/L nháp cho công ty Việt Hoa. Dựa trên Master B/L nháp được cấp, phòng Logistics của công ty Việt Hoa cấp House B/L nháp cho khách hàng để công ty khách hàng có thể yêu cầu chỉnh sửa sai sót (nếu có) để thảo ra một B/L hoàn chỉnh. Lưu ý : Sau khi đã xác nhận B/L nháp để thực hiện B/L chính thức, nếu phát hiện thêm bất kỳ sai sót nào phải thông báo cho bên thực hiện B/L chính thức chỉnh sửa. Nhưng có thể chỉnh sửa được hay không là tùy thuộc vào sai sót đó, nếu sửa được thì bên muốn điều chỉnh B/L phải chịu thêm một khoản phí tu chỉnh B/L. - Qui trình 2: Cấp B/L chính thức: Sau khi nhận được xác nhận B/L nháp của khách hàng. Nếu có chỉnh sửa thì công ty Việt Hoa thực hiện việc tu chỉnh với các bước tương tự như qui trình 1. Nếu không có chỉnh sửa gì thì công ty Việt Hoa dựa trên B/L nháp đó để cấp B/L chính thức cho khách hàng, đồng thời công ty Việt Hoa cũng được nhận một B/L chính thức từ hãng tàu. Quyết toán với khách hàng Sau khi đã hoàn thành thủ tục thông quan lô hàng xuất khẩu, nhân viên giao nhận về Công ty ghi phiếu giải chi, ghi lại tất cả các chi phí đi làm hàng, còn thừa thiếu bao nhiêu so với tạm ứng, rồi bàn giao lại cho bộ phận kế toán tất cả những hóa đơn, chứng từ liên quan đến lô hàng của khách hàng. Kết thúc quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu tại đây nhân viên giao nhận đã hết trách nhiệm . Nhận xét về các bước thực hiện quy trình giao nhận Ưu điểm Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được các nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hàng hóa luôn được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận. Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc, thường xuyên được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có nhiều nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Luôn đặt chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu, với phương châm kinh doanh là “uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”, Việt Hoa đã tạo được lòng tin rất lớn ở khách hàng. Vì vậy khách hàng của công ty đều là những khách hàng lớn, tiềm năng và ngày càng có nhiều khách hàng kí hợp đồng. Luôn đặt uy tín, chất lượng lên hàng đầu nên trong quá trình kiểm hóa công ty được kiểm hóa với tỷ lệ thấp, thỉnh thoảng được miễn kiểm hóa, điều đó giảm thời gian xuất hàng, tránh được những vấn đề phát sinh trong khi kiểm hóa. Việc kinh doanh uy tín cùng với những đối tác quen thuộc nên trong quá trình giao nhận công ty đã giảm bớt một số bước không cần thiết, nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng, làm tăng lợi nhuận. Đội xe đã ngày càng được đầu tư, công ty có đội xe gồm: trên 40 đầu kéo container, 15 xe vận tải chuyên dụng, gần 35 remooc để vận chuyển hàng nên chủ động trong khâu vận chuyển. Điều này góp phần nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa đúng thời gian, đúng địa điểm quy định, giải phóng được lượng hàng hoá. Công ty đã tạo được mối quan hệ với nhiều hãng tàu để có thể mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng cũng như sự chủ động về đội xe kéo, nắm bắt tâm lý khách hàng. Nhược điểm Khi đã có trong tay đầy đủ những chứng từ nhưng vì lượng công việc quá nhiều làm không kịp lô hàng hay do một lý do nào đó mà lô hàng phải chờ lâu mới làm thủ tục hải quan. Điều này gây thiệt hại cho công ty như: làm tăng phí lưu kho bãi đặc biệt là hàng hóa container. Đồng thời điều này cũng ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, bỏ lỡ một số thị trường hàng hoá khá quan trọng. Trong quá trình làm thủ tục hải quan các nhân viên giao nhận thường gặp một số khó khăn ở một số chứng từ sai lệch với nhau. Có trường hợp thiếu chứng từ cũng như các chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh các chi phí không đáng có. Vì nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan nên việc giao hàng hóa cho khách hàng diễn ra chậm dẫn tới sẽ bỏ lỡ nhiều lô hàng khác. Một số trường hợp nhân viên chứng từ đã áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao nhận, ảnh hưởng tiến trình làm việc. Phương tiện vận tải tuy có nhưng vẫn ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở hàng hoá của Công ty. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV-VT&TM Việt Hoa Những kết quả đạt được Từ lúc thành lập đến nay, cùng với nỗ lực của công ty cũng như các chính sách có lợi mà nhà nước ban hành, công ty ngày càng phát triển, song song với sự phát triển đó là sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động giao nhận bằng đường biển. Mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty cũng đã vựơt qua và đạt được nhiều thành tựu, góp một phần cho sự phát triển đất nước. Giá trị giao nhận Bảng 2.5: Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của Việt Hoa. Đơn vị tính: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 GTGN đường biển 6.210 6.357 5.349 9.041 Chỉ số phát triển (%) - 102,37 84,14 169,02 Tổng GTGN toàn công ty 10.385 10.595 9.725 12.917 Tỷ trọng (%) 59,79 60,00 55,00 70,00 (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu) Hình 2.7: Biểu đồ giá trị giao nhận đường biển 2007-2010 Qua bảng số liệu về giá trị giao nhận từ năm 2007 - 2010 cho thấy tổng giá trị giao nhận năm 2009 giảm so với năm 2008 là 870 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 8,2 %. Giá trị giao nhận năm 2010 tăng so với năm 2009 là 3.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,8%. Năm 2009 do ảnh hưởng từ khủng hoảng kinh tế thế giới nên nhu cầu xuất nhập hàng hóa bị giảm khá mạnh, từ đó ảnh hưởng đến vấn đề vận tải của công ty. Do vậy, để lôi kéo và giữ chân khách hàng, công ty đã thay đổi chính sách giá rất nhiều để giữ chân khách hàng. Năm 2010, hoạt động của công ty đã có phần khởi sắc. Nhìn chung, mặc dù sản lượng giao nhận trong vận tải biển chiếm khá cao (hơn 70%) nhưng giá trị giao nhận lại ở mức tương đối (dao động từ 55%-70%) vì trong vận tải biển tiền cước và phí giao nhận thường thấp hơn các loại phương thức vận tải khác nhưng khối lượng hàng hóa vận chuyển lại lớn hơn gấp nhiều lần, mặc khác chi phí tăng lên trong khi cước thu lại giảm do cạnh tranh. Ngoài ra nước ta chủ yếu nhập khẩu thiết bị, máy móc và nguyên vật liệu cho các doanh nghiệp làm gia công chế biến lắp ráp nên khối lượng hàng hoá là lớn, vì vậy khối lượng hàng hoá do Công ty đảm nhận là khá lớn. Nhưng đa số hàng nhập khẩu lại theo giá CFR, CIF, nên toàn bộ cước đều do các Công ty giao nhận nước ngoài thu, còn Công ty chỉ được hưởng theo một tỷ lệ hoa hồng nào đó. Còn hàng xuất khẩu của Việt Nam chủ yếu bán theo giá FOB nên cước vận tải hầu hết đều do khách hàng trả ở bên nước nhập khẩu, do đó Côn