Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Cầu Giấy

vốn chưa được khai thác hết. Huy động vốn Trong hoạt động của NHTM, nguồn vốn có vai trò rất quan trọng, đặc biệt là nguồn vốn huy động, vì nguồn vốn tự có của Ngân hàng thường chiếm tỷ trọng thấp. Khi có vốn Ngân hàng mới có thể tiến hành được các hoạt động kinh doanh tiền tệ của mình để tạo ra lợi nhuận. Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn vốn, Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy đã luôn coi trọng công tác huy động vốn dưới mọi hình thức để đảm bảo quy mô tăng trưởng theo kế hoạch xác định, đa dạng hóa các phương thức huy động vốn, tạo thuận lợi cho khách hàng, từ đó thu hút họ đến với ngân hàng. Bảng 2: Kết quả huy động vốn của Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy Đơn vị: Tỷ đồng TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Thực hiện Tỷ trọng% Thực hiện Tỷ trọng% Thực hiện Tỷ trọng% Tổng NV huy động 969 100 969 100 1495 100 1 NV không kì hạn 450 46,4 420 43,3 635 42,5 2 NV có kì hạn 519 53,6 549 56,7 860 57,5 NV nội tệ 503 51,9 681 70,2 1027 68,7 NV ngoại tệ 466 48,1 288 29,8 468 31,3 ( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) Năm 2005, tổng vốn huy động được của Chi nhánh là 1495 tỷ đồng, tăng 54,3% so với năm 2004. Năm 2004, huy động vốn của Chi nhánh gặp nhiều khó khăn. Chỉ số giá cả tiêu dùng tăng cao, đặc biệt là giá bất động sản, tỷ giá ngoại tệ và giá vàng biến động phức tạp, ảnh hưởng đến công tác huy động vốn. Trong năm 2005, Chi nhánh đã thực hiện nhiều biện pháp, hình thức huy động vốn hấp dẫn như: Tiết kiệm dự thưởng, tiết kiệm rút dần, tiết kiệm ổ trứng vàng, cùng với đó là các hình thức tặng quà, khuyến mãi… , thường xuyên tuyên truyền, quảng cáo, điều chỉnh lãi suất linh hoạt. Nguồn vốn không kì hạn là 635 tỷ, chiếm 42,5 % tổng vốn huy động. Nguồn vốn kì hạn là 860 tỷ chiếm 57,5 %. Như vậy tỷ trọng nguồn vốn có kì hạn đã tăng so với năm 2004. Khách hàng gửi tiền thiên về xu hướng gửi lâu dài do nhiều yếu tố bất ổn trong nền kinh tế. Trong cơ cấu loại tiền gửi, đồng tiền chủ yếu là VND, chiếm 68,7% tổng vốn huy động, ngoại tệ chiếm 31,3%, có tăng lên so với năm 2004, điều này một phần là do lượng tiền kiều hối chuyển về Việt Nam tăng mạnh trong năm 2005. Tình hình sử dụng vốn Trong năm 2005, hoạt động tín dụng của Chi nhánh đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Với mục tiêu tăng trưởng và nâng cao chất lượng tín dụng, Chi nhánh đã cơ cấu lại khách hàng và dư nợ theo hướng tăng tỷ trọng cho vay có tài sản đảm bảo, mở rộng cho vay các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tiến hành phân loại nợ theo quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN. Kết quả hoạt động tín dụng được thể hiện trong bảng 3 dưới đây. Bảng 3: Kết quả hoạt động tín dụng Đơn vị: Tỷ đồng TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Dư nợ Tỷ trọng(%) Dư nợ Tỷ trọng(%) 1 Tổng dư nợ 401 100 791 100 2 Dư nợ ngắn hạn 44 89 629 79,5 3 Dư nợ trung, dài hạn 357 11 162 20,5 4 Tỷ lệ dư nợ có Tài sản đảm bảo (%) 44,4 53,7 5 Tỷ lệ nợ quá hạn (%) 2,8 2,2 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005) Nhìn vào số liệu trên, ta thấy dư nợ cho vay năm 2005 tăng 390 tỷ đồng, tăng 97,3% so với năm 2004, trong đó dư nợ ngắn hạn chiếm 20,5% và dư nợ dài hạn là 79,5 %. Với định hướng tăng trưởng an toàn nên tỷ lệ dư nợ có tài sản đảm bảo tăng lên 53,7% và tỷ lệ nợ quá hạn giảm còn 2,2% trong tổng dư nợ. Qua số liệu trên cho thấy, Chi nhánh đã có nhiều giải pháp tích cực trong hoạt động cho vay. Chi nhánh đã thực hiện chuyển dịch cơ cấu khách hàng vay, tìm kiếm khách hàng tốt, có chính sách với từng khách hàng. Đối với khách hàng có tình hình tài chính yếu, Chi nhánh giảm dần dư nợ và tìm biện pháp thu hồi nợ. Tích cực rà soát lại, xử lý nợ quá hạn khó đòi… Tình hình dịch vụ Ngân hàng Bên cạnh việc khai thác các dịch vụ truyền thống như: chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán trong nước và quốc tế… Chi nhánh Cầu Giấy đã khai thác và cung cấp dịch vụ mới là ATM, bước đầu có những kết quả đáng kể, được khách hàng trên địa bàn tin dùng. Một số các dịch vụ Ngân hàng hiện đại khác như: Phone Banking, Internet Banking… Chi nhánh vẫn chưa triển khai được. Nguyên nhân là do Ngân hàng vẫn chưa tập trung được nguồn vốn để mở rộng dịch vụ. 2.2. THỰC TRẠNG KSNB NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CHI NHÁNH CẦU GIẤY 2.2.1. Giới thiệu về nghiệp vụ thanh toán vốn tại chi nhánh Cầu Giấy Xuất phát từ nhu cầu thanh toán, chuyển tiền của khách hàng cũng như nhu cầu của bản thân ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh tương đối lớn tại Chi nhánh Cầu Giấy. Đặc biệt là từ cuối năm 2003, khi Chi nhánh được tham gia thí điểm triển khai dự án Hiện đại hoá, và cuối năm 2004, khi Chi nhánh chính thức được nâng cấp thành chi nhánh cấp 1 trực thuộc NHĐT&PT Việt Nam. Do hoạt động hiệu quả của Chi nhánh Cầu Giấy, Chi nhánh đã triển khai và tham gia vào các phương thức thanh toán vốn khá đa dạng. TTBT trên địa bàn Hà Nội và TTLNH của NHNN Việt Nam (IBPS) Hệ thống thanh toán điện tử nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam (T5) Hệ thống thanh toán toàn cầu (SWIFT) Thanh toán song phương với NHNo&PTNT Việt Nam Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại TCTD khác Sự đa dạng về phương thức thanh toán vốn như trên giúp Chi nhánh giải quyết được đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh, có thể lựa chọn được kênh thanh toán phù hợp nhất với từng đối tượng khách hàng. Cùng với đó Chi nhánh luôn quan tâm đến việc đổi mới công nghệ thanh toán nhằm thoả mãn tốt hơn nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thanh toán. Chính vì vậy, Chi nhánh đã đạt được một số kết quả khả quan, doanh số thanh toán không dùng tiền mặt tăng và chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng số thanh toán. Qua bảng 4 và 5, ta thấy: trong năm 2003, tổng doanh số thanh toán là 136.769 món với số tiền là 5.520.574 triệu đồng, trong đó, doanh số thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM) là 112.350 món, chiếm 82,15 % trong tổng số món, tương ứng với số tiền là 2.934.077 triệu đồng, chiếm 53,15% số tiền thanh toán. Đến năm 2004, số món TTKDTM tăng lên là 127.260 món, tăng 14.910 món so với năm 2003, chiếm tỷ trọng 84,81% trong tổng số món, tương ứng với số tiền là 3.232.460 triệu đồng, tăng 298.383 triệu đồng, chiếm 57,9% trong tổng số tiền. Năm 2005, tốc độ tăng trưởng vẫn duy trì cao, cụ thể: số món TTKDTM tăng 12.566 món, chiếm 87,64% trong tổng số món, với số tiền là 3.826.320 triệu đồng, tăng 593.860 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 64,1% trong tổng số tiền. Như vậy trong 3 năm 2003, 2004, 2005, có thể thấy tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng tăng trong tổng số thanh toán. Trong năm 2005, số món thanh toán tăng ít hơn năm 2004, tuy nhiên lượng tiền thanh toán tăng lại cao hơn năm trước nhiều, chứng tỏ nhiều món chuyển tiền, thanh toán lớn đã được chuyển qua Chi nhánh. Sự tăng trưởng này chứng tỏ hoạt động thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh đã dần được khách hàng tín nhiệm và sử dụng, để có được điều đó, chất lượng thanh toán phải tăng nhiều để thu hút khách hàng. Về phương thức thanh toán cũng có nhiều biến đổi. Năm 2003, số lượng tiền chuyển bằng phương thức thanh toán nội bộ chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 64,8%, TTBT là 23,5% và thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại là 11,7%. Đến năm 2005, tỷ lệ đó tương ứng là 52%, 35,6%, 12,4%. Có được kết quả đó là do trong năm 2004, Chi nhánh được nâng cấp lên thành Chi nhánh cấp 1, được đầu tư và đổi mới công nghệ thanh toán, ứng dụng chương trình Hiện đại hoá vào quy trình nghiệp vụ thanh toán vốn. Nhờ vậy rút ngắn được thời gian thanh toán, vốn được chu chuyển nhanh hơn, đem lại nhiều lợi nhuận cho cả Ngân hàng và khách hàng. Bảng 4: Tình hình thanh toán năm 2003, 2004, 2005 tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số món % Số tiền % Số món % Số tiền % Số món % Số tiền % TT bằng tiền mặt 24.419 17,85 2.585.997 46,85 22.800 15,19 2.414.544 42,1 19.720 12,36 2.142.887 35,9 TT KDTM 112.350 82,15 2.934.077 53,15 127.260 84,81 3.232.460 57,9 139.826 87,64 3.826.320 64,1 Tổng cộng 136.769 100 5.520.074 100 150.060 100 5.738.004 100 159.546 100 5.969.207 100 (Nguồn: Báo cáo các phương tiện thanh toán năm 2003, 2004, 2005) Bảng 5: Tình hình các phương thức thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy Đơn vị: Triệu đồng Phương thức thanh toán Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Mức tăng 2003-2004 Mức tăng 2004-2005 Tuyệt đối Tương đối(%) Tuyệt đối Tương đối(%) Thanh toán nội bộ 1.864.843 2.228.988 2.576.932 382.145 20 347.944 15,6 Thanh toán bù trừ 669.657 1.055.892 1.762.489 386.145 57 706.597 66,9 Thanh toán qua TKTGNHNN 314.697 492.700 612.354 178.003 56 119.654 24,3 (Nguồn: Báo cáo các phương thức thanh toán năm 2003,2004,2005) Về KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn Đây là phân hệ nghiệp vụ có nhiều loại giao dịch phức tạp, liên quan trực tiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng. Vì vậy, việc kiểm soát các giao dịch này cần có sự quan tâm và đầu tư đặc biệt. Quá trình kiểm soát phải bao trùm được toàn bộ quy trình nghiệp vụ, điều kiện để thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát sau khi nghiệp vụ hoàn thành. Tại chi nhánh Cầu Giấy, KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn được cài đặt trong các chốt kiểm soát như sau: Kiểm soát từ trước khi nghiệp vụ phát sinh, Ban Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm tổ chức, phân công, phân nhiệm để thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn đúng quy định và chặt chẽ. Kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Các giao dịch viên (GDV) và kiểm soát viên (KSV) thực hiện giao dịch và hoàn tất các thủ tục cuối ngày trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được quy định của mình. Cuối ngày, toàn bộ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn được tập hợp tại bộ phận Kế toán tổng hợp để kiểm soát lại các giao dịch. Bộ phận kiểm tra nội bộ (kiểm toán nội bộ) được thiết kế độc lập với hoạt động nghiệp vụ, sẽ thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra chứng từ, các yếu tố liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót, gian lận trong thực hiện nghiệp vụ. Có thể khái quát hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn qua sơ đồ sau: P.Kiểm tra nội bộ: KTV nội bộ P. Kế toán: Cán bộ hậu kiểm P. Nghiệp vụ: GDV KSV 2.2.2. Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Cầu Giấy 2.2.2.1. Môi trường kiểm soát Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển mạnh, trong những năm gần đây, tỉ lệ GDP tăng đều giữa các năm từ 8-8,5%. Các quan hệ sản xuất, trao đổi, thương mại phát triển mạnh với quy mô ngày càng lớn. Chính từ đó, nhu cầu thanh toán qua ngân hàng ngày càng gia tăng. Ngay cả trong ngân hàng, nhu cầu thanh toán vốn cũng tăng mạnh. Nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh nhiều cùng với mức độ phức tạp của nó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải thiết kế KSNB hợp lý, chặt chẽ để đảm bảo cho nghiệp vụ diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn cho khách hàng và ngân hàng. Do tính chất phức tạp đó, nghiệp vụ thanh toán vốn chịu sự điều chỉnh, kiểm soát của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nước: Chính phủ, Bộ Tài chính, đặc biệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam. Một hệ thống văn bản liên quan được ban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các ngân hàng: Các văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào các phương thức thanh toán; văn bản về quy chế, quy trình nghiệp vụ; văn bản về sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong thanh toán vốn; văn bản về kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với nghiệp vụ này. Đó là các quyết định như: Quyết định 353/1997/QĐ-NHNN về quy chế chuyển tiền điện tử, Quyết định 309/2002/QĐ-NHNN về Quy chế thanh toán điện tử liên ngân hàng, quyết định 543/2002/QĐ-NHNN về xây dựng, cấp phát, quản lý và sử dụng chữ ký điện tử trong TTNĐTLNH, quy trình chuyển tiền theo quyết định số 6953/QĐ-HĐH ngày 1/12/2004 của Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam, quyết định 3329/2004/QĐ-HĐH của NHĐT&PT về quy trình luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ hạch toán kế toán, và các quy định khác về hệ thống tài khoản sử dụng trong dự án Hiện đại hoá, văn bản vê nội dung kiểm tra nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn… Tại Chi nhánh Cầu Giấy, Ban Giám đốc đã trực tiếp tham gia phổ biến các văn bản cho phòng nghiệp vụ, xây dựng và tổ chức các điều kiện về cơ sở hạ tầng tin học, nhân sự và quy trình thanh toán, chuyển tiền. Về chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong TTLNH, đây là một yếu tố của chứng từ điện tử, được mã hoá và luôn gắn liền với các dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của các yếu tố trên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền, nhận qua mạng máy tính giữa các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy. Giám đốc chi nhánh trực tiếp uỷ quyền quản lý và sử dụng chữ ký điện tử cho trưởng phòng và phó phòng (KSV) của Phòng khách hàng Doanh nghiệp. Hai cán bộ này có trách nhiệm bảo mật chữ ký điện tử của mình, không tiết lộ, bàn giao cho người khác sử dụng trong bất kỳ trường hợp nào. Trong phòng, máy tính và các trang thiết bị để sử dụng chữ ký điện tử được bố trí, sắp xếp ở vị trí khuất để khi sử dụng thì người khác không thể quan sát được mật mã và thao tác sử dụng. Định kỳ, chữ ký điện tử được thay đổi để đảm bảo tính bảo mật. Mã khoá truy nhập chương trình của GDV cũng phải được thường xuyên thay đổi để tránh bị lộ, cứ khoảng 10 ngày sẽ thay đổi. Môi trường tin học và chương trình ứng dụng Tháng 10 năm 2003, Chi nhánh Cầu Giấy là một trong bảy đơn vị được chọn áp dụng chương trình Hiện đại hoá trong dự án Hiện đại hoá NHĐT&PT Việt Nam. NHĐT&PT Việt Nam đã mời các công ty như: Logical, Silverlake… tư vấn hỗ trợ kỹ thuật cho dự án. Sau khi cân nhắc, so sánh những yêu cầu, quy chuẩn và tiện ích của những sản phẩm mà mỗi công ty đưa ra với những quy định của NHNN Việt Nam, những chuẩn mực quốc tế cũng như thực tế của NHĐT&PT, NHĐT&PT đã quyết định lựa chọn sản phẩm của công ty Silverlake áp dụng cho dự án. SIBS (Silverlake Integrated Banking System) là hệ thống ngân hàng tích hợp Silverlake. Theo hệ thống này, các nghiệp vụ ngân hàng được xây dựng trên cơ sở tham số hoá, tức là dựa vào các thuật toán mà các nhà nghiên cứu đưa ra các tình huống khác nhau thay đổi linh hoạt cho phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Đây cũng là hệ thống mở nên dễ dàng nâng cấp cho phù hợp với sự phát triển của nghiệp vụ sau này. Chương trình SIBS phân chia hệ thống sản phẩm dịch vụ của ngân hàng thành các phần xử lý theo từng loại nghiệp vụ gọi là các phân hệ nghiệp vụ. Có các phân hệ nghiệp vụ như sau: GL (General Ledger): Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ tiền gửi gồm hai phần: CD (Certificate of Deposit) – Tiền gửi có kì hạn và DD (Demand Deposit) – Tiền gửi không kì hạn. LN (Loan): Phân hệ tín dụng TF (Trade Finance): Phân hệ tài trợ thương mại TS (Treasury): Phân hệ kinh doanh tiền tệ RM (Remittance): Phân hệ chuyển tiền TM (Teller Maintenance): Các giao dịch của giao dịch viên thuộc BDS. BDS (Branch Delivery System) là hệ thống chuyển giao phân phối sản phẩm của chi nhánh. Chi nhánh được cài đặt chương trình này để cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Khi một giao dịch được thực hiện trong SIBS, giao dịch đó sẽ được hạch toán đồng thời và ngay lập tức vào máy tính chủ tại chi nhánh (local) và máy chủ tại Trung ương (Host). Chính vì vậy, tại Trung ương có thể cập nhật và quản lý toàn bộ dữ liệu hoạt động của toàn hệ thống. Nghiệp vụ thanh toán vốn nằm trong phân hệ chuyển tiền của chương trình. Trong phân hệ này, hệ thống SIBS tự động sinh ra số giao dịch duy nhất (số chuyển tiền) cho mỗi giao dịch thanh toán vốn, thể hiện số giao dịch trong một ngày cho một loại sản phẩm chuyển tiền của một chi nhánh. Cấu trúc bao gồm: BBB.P.YYMMDD.RRRRR Trong đó: BBB: Mã chi nhánh YYMMDD: Năm, tháng ngày P: Loại sản phẩm chuyển tiền, là một tham số trong hệ thống tham số của phân hệ chuyển tiền. RRRRR: Số chạy Công tác tin học hoá và áp dụng công nghệ ngân hàng hiện đại cũng được quan tâm đầu tư từ phía NHĐT&PT Trung ương và tại Chi nhánh. Năm 1995, chi nhánh mới chỉ có 2 máy vi tính, đến năm 2003 là 30 máy, nhưng đến năm 2005, chi nhánh đã đầu tư nâng cấp hệ thống máy vi tính, nâng tổng số máy lên hơn 80 máy. Đồng thời chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ tin học của cán bộ nhân viên. Đặc biệt là các nhân viên phụ trách về mảng tin học. Hiện tại, Tổ điện toán là đơn vị phụ trách công nghệ thông tin của toàn chi nhánh, bao gồm 4 chuyên gia về tin học và ứng dụng tin học trong hoạt động ngân hàng. Hiệu quả hoạt động của Chi nhánh cũng vì thế được nâng cao. Riêng đối với nghiệp vụ thanh toán vốn, với đặc điểm dựa trên nền tảng công nghệ cao, tốc độ xử lý và tính chính xác của nghiệp vụ phụ thuộc nhiều vào mức độ tin học hoá, chất lượng thanh toán được nâng lên rõ rệt. Đặc thù quản lý NHĐT&PT Việt Nam nói chung cũng như chi nhánh Cầu Giấy nói riêng có quan điểm trong quản lý hoạt động kinh doanh rất rõ ràng và chặt chẽ. Trong đó sự tăng trưởng hoạt động kinh doanh luôn gắn liền với đảm bảo an toàn, bền vững. Đó là quan điểm đúng đắn để duy trì sự phát triển của ngân hàng. Quản lý thực hiện theo nguyên tắc tập trung, tuy vậy có sự phân nhiệm, uỷ quyền rất rõ ràng trong công tác. Từng bộ phận, phòng ban nghiệp vụ, từng cá nhân được giao nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rất rõ ràng và được thể hiện bằng văn bản. Đây là một biểu hiện tích cực để KSNB có thể phát huy hiệu quả hoạt động. Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự Nghiệp vụ thanh toán vốn được tập trung xử lý tại phòng Dịch vụ khách hàng doanh nghiệp của chi nhánh. Đầu ngày GDV sẽ nhận tiếp quỹ từ bộ phận kho quỹ của Chi nhánh, tuỳ theo hạn mức giao dịch của GDV. Sau đó, GDV tiếp nhận và xử lý các yêu cầu về chuyển tiền từ khách hàng, thông qua các công cụ như: Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc du lịch, séc bảo chi… GDV là các nhân viên thực hiện các giao dịch chi tiết, nhập số liệu vào máy và hoàn tất các giao dịch theo quy định. GDV được chia thành: GDV khách hàng: thực hiện các giao dịch ngoài quầy (Front End) trực tiếp với khách hàng tại màn hình BDS: thu chi tiền mặt, chuyển tiền đi… GDV nội bộ: GDV trong quầy (Back End) xử lý các giao dịch chuyển tiền đến từ TTBT, T5, SWIFT… Các giao dịch được hoàn tất sau khi có sự phê duyệt của KSV. KSV là người được giao nhiệm vụ kiểm soát và có thẩm quyền duyệt các giao dịch do các GDV thực hiện trong hạn mức được Giám đốc chi nhánh cho phép. KSV có thể là trưởng hoặc phó phòng hoặc cán bộ có đủ năng lực được phân công làm nhiệm vụ này. Phòng Dịch vụ khách hàng Doanh nghiệp hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp: thu chi tiền mặt, chi trả lương, thanh toán, chuyển tiền… Tổng số nhân viên trong phòng là 7, trong đó có 2 KSV, 4 GDVvà 1 nhân viên làm nhiệm vụ đi thanh toán bù trừ. Cơ cấu trên tương đối phù hợp với mức độ công việc phát sinh. Các KSV là các nhân viên có kinh nghiệm công tác lâu năm, được Giám đốc chi nhánh uỷ quyền kiểm soát, phê duyệt giao dịch bằng văn bản cụ thể. Họ có nhiệm vụ kiểm soát, phê duyệt các giao dịch vượt quá hạn mức giao dịch của GDV. Các GDV đều có trình độ đại học trở lên, nắm vững quy trình nghiệp vụ với phẩm chất đạo đức trung thực và đáng tin cậy. Trong quy trình chuyển tiền theo quyết định số 6953/QĐ-KT2 ngày 1/12/2004 do Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam ban hành quy định rất cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của GDV, KSV. Các nhân viên đều có tên và mật khẩu riêng để truy nhập vào chương trình. Trình độ của các nhân viên và sự sắp xếp, bố trí công việc như trên về cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Sự sắp xếp đó đảm bảo thực hiện được nguyên tắc “4 mắt” trong kiểm soát. Một giao dịch phát sinh được kiểm tra qua GDV, sau đó phải được sự phê duyệt của KSV mới hoàn thành. Việc thiết kế mô hình giao dịch như vậy giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro trong nghiệp vụ thanh toán vốn. Bên cạnh đó, qua quan sát có thể thấy việc bố trí không gian làm việc trong phòng rất hợp lý. Một dãy bàn dài gồm năm quầy để GDV tiếp xúc với khách hàng. Phía trong là bàn của 2 KSV và một bàn của GDV đi TTBT. Mỗi quầy giao dịch được trang bị một máy vi tính, giữa hai quầy có một máy in lazer, máy đếm tiền, máy soi tiền. Điều này rất thuận lợi để tiến hành công việc. Sau khi hoàn tất giao dịch tại phòng Dịch vụ khách hàng, cuối ngày tất cả các chứng từ liên quan đến các giao dịch trong ngày phải được tập hợp và chuyển đến phòng kế toán tổng hợp (GL) để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, tính chính xác của các giao dịch, kịp thời phát hiện các sai sót để kịp thời điều chỉnh (Hậu kiểm). Các cán bộ tại phòng kế toán hầu hết là có thâm niên công tác lâu năm, có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ. Chứng từ sau khi kiểm soát đúng mới được lưu trữ, bảo quản tại chi nhánh. Như vậy, qua xem xét các yếu tố trên, có thể nhận thấy rằng, việc tổ chức KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại NHĐT&PT chi nhánh Cầu Giấy về cơ bản đã tuân thủ các nguyên tắc tổ chức kiểm soát. Thứ nhất, việc thiết lập KSNB như trên đảm bảo bao trùm được toàn bộ các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn, đồng thời không có sự chồng chéo. Thứ hai, Chi nhánh đã đảm bảo phân tách được ba chức năng: xử lý nghiệp vụ thanh toán vốn, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản, thông tin của đơn vị. Thứ ba, đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận: phòng nghiệp vụ, hậu kiểm tạo điều kiện phát huy hiệu quả hoạt động của các bộ phận này. 2.2.2.2. Kiểm soát phòng ngừa Trước khi nghiệp vụ diễn ra, GDV sẽ thực hiện kiểm soát phòng ngừa để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro. Trong nghiệp vụ thanh toán vốn, trước khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền cho khách hàng hoặc bản thân ngân hàng, GDV sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra các quy định, điều kiện liên quan đến giao dịch để cho phép giao dịch được tiến hành. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ: Kiểm tra kỹ số tiền bằng chữ và số ghi trên lệnh chuyển tiền đảm bảo tính khớp đúng, không được tẩy xoá, sửa chữa. Kiểm tra khoảng cách giữa các ký tự ghi trên lệnh chuyển tiền, tránh tình trạng ghi chèn, ghi đè hoặc sửa chữa số tiền. Đối với số tiền bằng chữ, phải viết hoa chữ đầu tiên, đảm bảo khoảng cách giữa các chữ đúng quy định. Màu mực trên chứng từ viết tay chỉ được viết một màu. Kiểm tra số hiệu tài khoản, họ tên khách hàng, chứng minh thư, mẫu dấu, chữ ký đầy đủ, khớp đúng với mẫu chữ ký đăng ký tại ngân hàng. (Mẫu chữ ký này được quét và lưu trên hệ thống máy tính của toàn hệ thống NHĐT&PT Việt Nam. Tại chi nhánh bất kỳ cũng có thể truy cập vào để xem mẫu chữ ký của khách hàng). Đối với các chứng từ báo nợ, có, các bảng kê 12, 14 gửi đến trong TTBT, phải kiểm tra chứng từ đã đầy đủ chữ ký của ngân hàng gửi chưa, nếu là chứng từ điện tử, có đúng theo mẫu đăng ký sử dụng tại NHNN không. Kiểm tra số dư trên tài khoản của khách hàng có đủ khả năng thanh toán, trong trường hợp gửi tiền đi từ tài khoản khách hàng. Kiểm tra số dư các tài khoản được phép thấu chi, đối chiếu với hạn mức thấu chi. Kiểm tra ngày lập chứng từ với ngày hạch toán có trùng khớp với nhau. Kiểm tra tính xác thực của ngân hàng người thụ hưởng (đối chiếu với danh mục các TCTD được phép tham gia vào các hệ thống thanh toán.) Đối chiếu chuyển tiền đến, lệnh thanh toán giá trị cao kiểm tra ký hiệu mật, mã khoá bảo mật, các yếu tố trên lệnh chuyển tiền từ ngân hàng gửi lệnh. Nếu phát hiện có dấu hiệu nghi vấn phải lập tức gửi điện (thư) tra soát ngân hàng gửi lệnh. Thư (điện) tra soát được dùng để tra soát các giao dịch của sản phẩm chuyển tiền với mục đích thông báo, xác nhận… làm căn cứ để xử lý các giao dịch và điều chỉnh các bút toán. Nếu chứng từ không đạt yêu cầu, GDV phải chuyển trả lại cho khách hàng, yêu cầu bổ sung, làm mới. Kiểm tra các điều kiện, quy định để tiến hành giao dịch Đối với các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, phải tuân thủ các quy định về quản lý ngoại hối, quy định về mua bán ngoại tệ kinh doanh của NHNN Việt Nam. (Chỉ các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ mới được phép thực hiện giao dịch chuyển tiền). Kiểm tra giờ thực hiện giao dịch của kênh thanh toán, chuyển tiền khi khách hàng nộp chứng từ. Nếu còn giờ giao dịch, phải xử lý ngay. Nếu đã hết giờ giao dịch, GDV ghi ngày giờ nhận lệnh và xử lý vào ngày làm việc tiếp theo. Việc kiểm tra như trên là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác của các giao dịch. Đây là biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót có thể xảy ra khi thực hiện giao dịch. 2.2.2.3. Kiểm soát thực hiện Kiểm soát thực hiện là kiểm soát diễn ra cùng với quá trình thực hiện để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro trong quá trình thực hiện để kịp thời ngăn chặn, sửa chữa. Hệ thống sản phẩm thanh toán, chuyển tiền của NHĐT&PT Cầu Giấy gồm: - Các sản phẩm thanh toán, chuyển tiền đi ( OL) OL1: TTBT đi vế có OL2: chuyển tiền OL3: chuyển tiền đi liên chi nhánh trong hệ thống SIBS OL4: chuyển tiền đi TTĐTLNH OL6: TTBT đi vế nợ OL7: chuyển tiền đi nhờ CN khác trong SIBS đi TTBT hộ bằng giấy OO3: chuyển tiền đi nước ngoài bằng SWIFT - Các sản phẩm thanh toán, chuyển