Khóa luận Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà

ó TK 133 (1331) - Thuế GTGT tương ứng của giảm giá hàng mua trả lại + Số chiết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng: Nợ TK liên quan (111, 112, 331, ...) Có TK 711 - Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính + Ghi nhận doanh thu trong kỳ: Nợ TK liên quan (111, 112, 113) - Tổng số tiền Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ cuối kỳ: + Kết chuyển trị giá hàng còn lại, chưa tiêu thụ: Nợ TK liên quan (151, 156, 157) Có TK 611 (6112) + Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632 Có TK 611 (6112) - Các bút kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản giảm trừ, doanh thu thuần tương tự phương pháp KKTX. 4. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Chứng từ Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ đó. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, ngoài những chứng từ tương tự các doanh nghiệp thương mại, còn có nhiều loại chứng từ riêng biệt. Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong việc thanh toán, ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán và là cơ sở để theo dõi, thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan. Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng, tạo điều kiện để kiểm tra hàng. Phiếu đóng gói (Packing List): Là bảng kê khai mỗi hàng hoá trong kiện hàng, được lập khi đóng gói hàng. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng được giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng. Giấy này do cơ quan kiểm nghiệm hoặc nơi cung cấp hàng cấp. Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng hoá do người chuyên chở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng. Vận đơn chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán bảo hiểm, khiếu nại... Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Do các cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. Giấy chứng nhận kiểm dịch (Sanitary Certificate): do cơ quan thẩm quyền của Nhà nước cấp để xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra, bảo đảm an toàn vệ sinh. Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác như: giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, giấy chứng nhận bảo hiểm, phiếu lập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất, phiếu thu, chi... 4.2. Hệ thống sổ kế toán Để có được thông tin theo hệ thống về các đối tượng kế toán nhằm đáp ứng các yêu cầu của quản lý và nhiệm vụ của kế toán thì kế toán phải sử dụng sổ sách để phản ánh. Vấn đề quan trọng trong hạch toán ở bất cứ đơn vị nào là phải tổ chức hệ thống sổ sách kế toán như thế nào để phục vụ cho việc hạch toán, tạo điều kiện dễ dàng cho các thao tác nghiệp vụ kế toán và đáp ứng được các yêu cầu quản lý. Tổ chức hợp lý hệ thống kế toán phải gắn liền với tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách và phương pháp ghi chép vì chúng đều nằm trong quy trình hạch toán. Mô hình tổ chức sổ kế toán đều có những ưu nhược điểm riêng và chỉ phát huy trong những điều kiện nhất định. Sổ sách kế toán bao gồm 2 loại là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp là sổ của phần kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký, sổ Cái, sổ kế toán tổng hợp khác. Sổ kế toán chi tiết là sổ của phần kế toán chi tiết bao gồm các sổ thẻ kế toán chi tiết. Tuỳ theo từng doanh nghiệp vận dụng hình thức kế toán nào mà xây dựng danh mục sổ kế toán tương ứng để hạch toán. Các doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 4 hình thức sau: Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ Cái Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ Mỗi hình thức sổ kế toán có ưu nhược điểm riêng. Do tại Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) nên tôi chỉ trình bày hình thức sổ này. Hình thức sổ CTGS có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo đối ứng trên 2 loại sổ kế toán khác nhau: Sổ đăng ký CTGS và sổ Cái. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ gốc, trước khi được ghi vào sổ Cái phải được phân loại để ghi vào CTGS, số liệu của CTGS là cơ sở để ghi sổ kế toán. - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Sổ Cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ Cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ Cái. Mọi CTGS sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng. Số hiệu của CTGS được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). - Sổ chi tiết: Gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết chính bao gồm: sổ chi tiết hàng hoá, thẻ kho, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, sổ theo dõi thuế GTGT, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được miễn giảm, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán ... Ưu điểm của hình thức này là đơn giản, dễ làm và thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá cán bộ kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy tính, đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Nhược điểm của hình thức này là số lượng CTGS phải lập, số lượng công việc ghi chép nhiều và dễ gây trùng lặp với công việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng, cuối quý ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo kế toán. Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo hình thức CTGS được thể hiện qua Sơ đồ 8 – Phụ lục 1. Phần ii thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm nam hà I. đặc điểm chung của chi nhánh Lịch sử hình thành và phát triển Thuốc là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong công tác phòng chống bệnh tật, chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ cũng như hạnh phúc của nhân dân. Ngành dược có trách nhiệm cung cấp thuốc chữa bệnh cho nhân dân thông qua các hoạt động: Sản xuất mua bán, xuất nhập khẩu, phân phối, dự trữ, bảo quản và hướng dẫn sử dụng thuốc an toàn. Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện nhiệm vụ trên. Công ty được thành lập vào những năm 60 với tiền thân là Xí nghiệp Đông dược ích Hoa Sinh do người Trung Quốc để lại. Đến năm 1976 do sự hợp nhất đã đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Dược Hà Nam Ninh. Cuối những năm 80 đến nay do sự phân tách tỉnh, Xí nghiệp đã mang tên Công ty Dược phẩm Nam Hà (tên giao dịch là Naphaco) và đặt trụ sở chính tại 415 Hàn Thuyên - Thành phố Nam Định. Thực hiện chủ trương đường lối phát triển của cả nước, ngày 01/01/2000 Công ty đã tiến hành cổ phần hoá trong đó 30% vốn Nhà nước, 70% vốn từ các cổ đông trong Công ty và Chi nhánh. Đây là một bước ngoặt đáng kể góp phần tăng ý thức trách nhiệm của mỗi thành viên. Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà được thành lập vào năm 1995 đặt trụ sở tại 96 Thái Hà - Hà Nội theo Quyết định số 4197/QĐ-UB ngày 23/01/1995. Vốn điều lệ: 4.083.000.000 đồng Trong đó: Vốn cố định: 1.362.000.000 đồng Vốn lưu động: 2.721.000.000 đồng Cùng với việc thành lập chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, kể từ năm 1994 Công ty được Bộ Y tế chính thức cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài và chi nhánh tại Hà Nội giữ vai trò trực tiếp thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu với nước ngoài. Việc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp của Chi nhánh góp phần đáng kể vào sự phát triển mạnh mẽ của Chi nhánh cũng như thúc đẩy sự phát triển của toàn Công ty, góp phần đưa ngành dược nước ta theo kịp các nước bạn. Ngay từ khi bước vào hoạt động, Chi nhánh đã ý thức được trách nhiệm của mình. Với sự tự chủ đầy năng lực và sáng tạo, Chi nhánh đã vượt qua mọi khó khăn để vươn lên làm ăn có hiệu quả, thực sự hoà mình vào sự phát triển chung của cả nước trong thời cuộc mới. Từ khi được thành lập đến nay, Ban giám đốc và thành viên của Chi nhánh đã không ngừng tập trung sức lực và trí tuệ để cống hiến cho sự nghiệp chung là nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường, hoàn thành nhiệm vụ mà Công ty mẹ giao cho. Hiện nay, Chi nhánh có quan hệ với nhiều hãng thuốc ở nhiều nước trên thế giới như: Pháp, Mỹ, Đức, Trung Quốc, Đài Loan, Singapore v.v... 2. Chức năng và Nhiệm vụ Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà thuộc Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực thương mại với chức năng chủ yếu là kinh doanh các loại dược phẩm, hoá chất, tinh dầu do Công ty mẹ sản xuất, mua bán, trao đổi trong nước, xuất nhập khẩu, v.v... phục vụ nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân cả nước. Ngoài ra, Chi nhánh còn có chức năng tiếp cận thị trường, nghiên cứu, chế tạo các loại thuốc để chuyển giao cho Công ty mẹ sản xuất. Hàng hoá mà Chi nhánh đã và đang kinh doanh là loại hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp đến tính mạng của con người nên mục đích kinh doanh của Chi nhánh không hoàn toàn là lợi nhuận mà còn vì mục đích nhân đạo. Chi nhánh có nhiệm vụ: Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo cấp quản lý trực tiếp về hoạt động của Chi nhánh; Quản lý và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, bảo toàn và tăng trưởng vốn, tự trang trải về tài chính, bảo đảm kinh doanh có lãi, quản lý và sử dụng vốn theo đúng chế độ hiện hành; Tuân thủ các hợp đồng đã ký kết và đảm bảo chữ tín với khách hàng, bạn hàng; Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chính sách, chế độ pháp luật Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động; Nắm bắt được khả năng sản xuất, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để cải tiến tổ chức và kinh doanh tốt nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, đảm bảo tốt chương trình chăm sóc sức khoẻ của nhân dân, thu lợi nhuận tối đa, đảm bảo chất lượng thuốc đáp ứng yêu cầu của Ngành; và Đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào việc cải tiến tổ chức quản lý kinh doanh, bảo vệ, bảo quản vật tư hàng hoá. 3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh những năm gần đây Từ khi được thành lập đến nay, Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà ngày càng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là những năm gần đây. Chi nhánh của Công ty tại Hà Nội cũng góp một phần lớn vào sự phát triển của Công ty, điều này được thể hiện qua bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu (đồng) 23.400.240.194 32.760.336.271 54.600.560.452 Nộp ngân sách (đồng) 1.547.286.312 2.166.200.837 3.610.334.728 Lợi nhuận (đồng) 94.066.655 131.693.317 219.488.864 Nguồn: Phòng Kế toán, Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Nhìn vào bảng ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh có chiều hướng tiến triển tốt đẹp. Doanh thu năm 2001 tăng 9.360.096.177 đồng so với năm 2000 (tăng 40%), doanh thu năm 2002 so với năm 2001 tăng 21.840.244.181 đồng (tăng 67%). Nộp ngân sách cũng tăng, cụ thể: năm 2001 tăng so với năm 2000 là 618.914.525 đồng (tăng 40%) năm 2002 tăng 1.444.133.891 đồng (tăng 67%) so với năm 2001. Năm 2001 lợi nhuận của Chi nhánh tăng so với năm 2000 là 37.626.662 đồng, đến năm 2002 lợi nhuận lên tới 219.488.864 đồng, tăng 87.795.547 đồng so với năm 2001. Mức lợi nhuận của Chi nhánh nói chung là chưa cao lắm tuy nhiên mức thu nhập bình quân của nhân viên tương đối tốt. Năm 2000 mức thu nhập bình quân là 690.000 đồng một người, sang năm 2001 là 760.000 đồng một người và tới năm 2002 là 820.000 đồng một người. Điều này chứng tỏ tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh có tiến triển tốt. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh Do chi nhánh là một bộ phận trực thuộc của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà nên bộ máy quản lý của Chi nhánh được tổ chức thành các phòng phù hợp với đặc điểm của Chi nhánh. Bộ máy quản lý của Chi nhánh được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ A: Bộ máy quản lý của Chi nhánh Ban Giám đốc Phòng nghiên cứu Phòng Marketing Phòng Kế toán Phòng Nghiệp vụ (Kinh doanh) Kho hàng Ban Giám đốc: Giám đốc Chi nhánh có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động của Chi nhánh, nắm quyền chỉ đạo mọi hoạt động ở Chi nhánh. Giám đốc có nhiệm vụ phối hợp với các phó Giám đốc trong việc ra quyết định kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Công ty mẹ về hiệu quả kinh doanh mà Công ty mẹ giao kế hoạch hàng năm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và toàn thể cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. Phó giám đốc 1 phụ trách toàn bộ vấn đề xuất khẩu dược liệu và tinh dầu ra nước ngoài, tăng cường thu mua hàng hoá đảm bảo cho xuất khẩu. Phó giám đốc 2 phụ trách toàn bộ vấn đề nhập khẩu, điều hành hệ thống bán hàng, các quầy, đại lý trên toàn quốc. Các phòng chức năng có nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của Ban Giám đốc, cung cấp các thông tin thuộc chức năng của mình, tạo điều kiện cho Ban Giám đốc ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời, đúng đắn. Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. ** Phòng nghiệp vụ (Kinh doanh): Bao gồm các Dược sỹ đại học đảm nhiệm công việc thu mua hàng hoá trong nước, kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm mọi khả năng khai thác nguồn hàng xuất nhập khẩu, đảm bảo hoạt động kinh doanh, đồng thời bán thuốc thành phẩm của Công ty mẹ và các loại thuốc nhập khẩu, thu mua của các công ty trong nước. Ngoài ra phòng nghiệp vụ còn có các trình dược viên và các nhân viên giao bán hàng khác. ** Phòng nghiên cứu: Gồm 3 cán bộ chuyên nghiên cứu xây dựng quy trình công nghệ các mặt hàng đáp ứng nhu cầu của thị trường theo điều tra thị trường của Phòng Marketing để chuyển giao cho Công ty mẹ sản xuất. ** Phòng Marketing: Gồm 3 cán bộ chuyên nghiên cứu thị trường, cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban Giám đốc ra các quyết định. ** Phòng kế toán: Gồm 5 cán bộ làm công tác kế toán, trong đó có 1 kế toán trưởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng Kế toán là tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính, cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. ** Kho hàng: Gồm 3 người: 1 thủ kho, 2 phụ kho có trách nhiệm quản lý việc xuất nhập, tồn kho hàng hoá, v.v... Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Chi nhánh 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, để đảm bảo cung cấp thông tin, phản ánh các thông tin kế toán một cách kịp thời cho bộ phận lãnh đạo và đảm bảo quản lý thống nhất, hiện nay bộ máy kế toán của Chi nhánh được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, nghĩa là mọi chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán. Bộ máy kế toán tại Chi nhánh được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ B: Bộ máy kế toán của Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán Ngân hàng Kế toán Quỹ TM Kế toán Công nợ Kế toán Hàng hóa ** Kế toán trưởng: Phụ trách các công việc sau: Phụ trách chung, bao quát, hướng dẫn, chỉ đạo việc hạch toán kế toán ở Chi nhánh sao cho đúng chế độ, phù hợp với tình hình thực tế ở Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Chi nhánh về công tác kế toán tại Chi nhánh. Phụ trách kế toán tổng hợp: Lập chứng từ ghi sổ Lên báo cáo chi tiết Ghi sổ cái Lập bảng cân đối kế toán Kế toán tạm ứng. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ với người bán trong nước và nước ngoài, với người mua nước ngoài. ** Kế toán hàng hoá: Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá về số lượng, giá vốn, hư hao v.v... Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho. Ghi chép các bảng kê, sổ chi tiết hàng hoá, biên bản kiểm kê v.v... ** Kế toán công nợ: Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ với người mua trong nước. Tập hợp theo từng đối tượng, theo dõi công nợ, số dư, đôn đốc thu hồi công nợ. Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu uỷ thác. ** Kế toán quỹ tiền mặt: Hạch toán các nghiệp vụ thu - chi tiền mặt. Kiểm kê, đối chiếu với thủ quỹ. ** Thủ quỹ: Quản lý việc thu - chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày. Kiểm kê quỹ. ** Kế toán ngân hàng: Đến ngân hàng để thực hiện thanh toán nước ngoài, chuyển tiền cho khách hàng, chuyển tiền về Công ty, lấy sổ phụ ngân hàng, theo dõi số dư. 5.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà đang áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo "Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp" được ban hành theo quy định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 30/03/1997, thông tư 100/1998/TT - BTC ngày 15/07/1998. Để đạt hiệu quả cao hơn trong công tác kế toán và quản lý, hệ thống tài khoản kế toán của Chi nhánh có một số thay đổi nhỏ: ** TK 1561 - Giá mua hàng hoá được chi tiết: - TK 156101 - Hàng nhập khẩu - TK 156102 - Hàng mua nội địa - TK 156103 - Hàng công ty sản xuất - TK 156104 - Nguyên phụ liệu - TK 156105 - Hàng nhập khẩu uỷ thác - TK 156106 - Tinh dầu Ngoài ra TK 156101 và TK 156102 còn được chi tiết theo từng nhà cung cấp và theo từng loại hàng hoá. ** TK 131 - Công nợ phải thu được chi tiết: - TK 1311 - Công nợ phải thu tân dược + TK 131101 - Công nợ các quầy và cung tiêu + TK 131102 - Công nợ từng dược viên và cộng tác viên + TK 131103 - Công nợ các công ty tại Hà Nội + TK 131104 - Công nợ tư nhân tại Hà Nội + TK 131105 - Công nợ các tỉnh + TK 131106 - Công nợ khác (Công nợ chậm trả) - TK 1312 - Công nợ phải thu tinh dầu Các tài khoản này được chi tiết theo từng khách hàng. ** TK 331- Thanh toán với người bán được chi tiết: - TK 33101 - Thanh toán với người bán hàng trong nước - TK 33101 - Thanh toán với người bán hàng nước ngoài Các tài khoản này cũng được chi tiết theo từng nhà cung cấp. ** TK 112 - Tiền gửi ngân hàng được chi tiết: - TK 112 - Tiền Việt Nam + TK 112101 - Tiền Việt Nam tại ngân hàng VCB + TK 112102 - Tiền VN tại ngân hàng Công thương VN - TK 1122 - Ngoại tệ + TK 112201 - USD + TK 112202 - FRF 5.3. Hệ thống sổ kế toán Hình thức sổ kế toán mà Chi nhánh áp dụng là hình thức Chứng từ - ghi sổ (CTGS) và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Các sổ sử dụng: + Sổ Cái TK 156 + Sổ Cái TK 112 + Sổ Cái TK 131, 331 + Sổ Cái TK 511, 111, 641, 632, 642, ... + Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết thanh toán với người bán + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng + Báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hoá Công tác kế toán được tiến hành như sau: Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được như: Hoá đơn thương mại, vận đơn, bảng kê khai hàng hoá, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, v.v..., kế toán sẽ tổng hợp, phân loại. Các cán bộ kế toán đảm nhiệm các phần hành cụ thể sẽ xem xét, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ có liên quan đến phần hành mà mình phụ trách rồi nhập các thông tin trên chứng từ vào máy vi tính theo các nội dung: mã chứng từ, nội dung, đối tượng, định khoản đến từng tài khoản chi tiết, v.v... Sau đó máy sẽ tự xử lý số liệu và đưa vào các sổ chi tiết liên quan, các sổ Cái. Cuối tháng từ sổ Cái này máy sẽ lập các bảng cân đối số phát sinh và từ các bảng cân đối số phát sinh này được gửi cho công ty mẹ để tổng hợp, lập báo cáo tài chính. II. Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh Quá trình nhập khẩu hàng hoá tại Chi nhánh được tiến hành theo cả hai hình thức: nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Trong nghiệp vụ nhập khẩu, hàng nhập khẩu được tính theo giá CIF (có quy định trong hợp đồng). Việc thanh toán với bên xuất khẩu chủ yếu thực hiện bằng thư tín dụng (L/C), phương thức chuyển tiền hình thức điện báo (T/T) và phương thức nhờ thu kèm chứng từ. Chi nhánh sử dụng tỷ giá hạch toán và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng nhập khẩu. Chi nhánh sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết kho hàng. 1. Nhập khẩu trực tiếp Quy trình luân chuyển chứng từ Phòng kinh doanh sau khi tìm kiếm nguồn hàng, đối tác, tiến hành lập phương án kinh doanh đưa lên phòng Kế toán để xem xét về giá cả hàng nhập, các chi phí liên quan sau đó trình lên Giám Đốc để xét duyệt. Khi được duyệt, phòng Kinh doanh tiến hành ký hợp đồng với kế toán ngân hàng thực hiện thủ tục mở L/C. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C và tình hình tài chính của Chi nhánh nếu không có gì bất hợp lý thì tiến hành mở L/C. Sau đó ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ và Chi nhánh mỗi bên một bản L/C. Hai bên xem xét nếu điều khoản nào không hợp lý thì cùng tiến hành sửa đổi. Khi hai bên đã chấp nhận thì bên bán bắt đầu chuyển hàng. Trước khi giao hàng bên xuất khẩu gửi cho Chi nhánh một bộ chứng từ, thông thường bộ chứng từ này bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Vận đơn (Bill of Lading) Bảo hiểm đơn (Insurance Policy) Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) Phiếu đóng gói (Packing List) Bộ chứng từ này được quy định rõ về số lượng và chủng loại trong L/C. Chi nhánh xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời gửi cho Chi nhánh sổ phụ ngân hàng. Khi nhận được giấy báo hàng đã về, phòng Kinh doanh mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế, v.v... Các chứng từ xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá gồm: Bảng kê tính thuế Biên bản giám định hải quan Các chứng từ về chi phí vận chuyển, bốc dỡ Biên lai nộp thuế nhập khẩu Trong khi hàng hoá về đến kho, phòng Kinh doanh làm thủ tục nhập kho rồi giao cho phòng Kế toán tất cả các chứng từ trên để làm căn cứ hạch toán chi tiết và tổng hợp. Phòng Kế toán căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thanh 2 liên. Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu, còn liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng Kế toán để ghi vào sổ kế toán. Phương pháp hạch toán Để minh hoạ cho công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp và lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, ta có thể theo dõi ví dụ sau: (Bản dịch tóm tắt) Hợp đồng Số 19/NAPHACO Ngày 20/02/2002 Bên A: Công ty Micro Số 3, Queens Road, BANGALORE 560 001, India Tel: Fax: Bên B: Chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà Số 96, phố Thái Hà, Phường Trung liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội Tel: Fax: Cùng nhau thoả thuận những điều khoản sau: Điều 1: Bên A bán cho bên B hàng hoá sau: Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) Cimetidin200MG Vỉ 297.480 0,0750 22.311 Điều 2: Địa điểm giao hàng Tại cảng Hải Phòng Điều 3: Đóng gói Hàng hoá được đóng gói theo tiêu chuẩn XK của nhà cung cấp. Điều 4: Thanh toán Thanh toán theo phương thức L/C. Điều 5: Các điều khoản khác đại diện bên a đại diện bên b Phòng Kinh doanh sau khi ký kết hợp đồng thì chuyển cho phòng Kế toán bản chính của hợp đồng kèm theo đơn xin mở L/C. Kế toán ngân hàng tới ngân hàng Vietcombank (VCB) để làm thủ tục mở L/C. * Ngày 25/02: Chi nhánh nhận được giấy báo của VCB về việc trích một phần tiền gửi ngân hàng bằng USD của Chi nhánh tại VCB (TK 112201) để ký quỹ mở L/C (20% giá trị hợp đồng). Tỷ giá ngày 25/02: 14.526 VNĐ/USD Số tiền ký quỹ: 22.311 x 14.526 x 20% = 64.817.917 VNĐ Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 144: 64.817.917 Có TK 112201: 64.817.917 Căn cứ vào giấy báo này kế toán nhập số liệu vào máy tính sau đó máy tự động kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết tài khoản - TK 112201 (xem Biểu số 1 – Phụ lục 2). * Ngày 15/03: Chi nhánh nhận được bộ chứng từ do công ty Micro chuyển đến. Kế toán trưởng gửi "Lệnh thanh toán L/C" cho VCB để thanh toán tiền hàng cho công ty Micro đồng thời chuyển bộ chứng từ này cho phòng Kinh doanh để làm thủ tục nhập hàng. * Ngày 25/03: Nhận được thông báo hàng đã về cảng Hải Phòng, phòng Kinh doanh cử người làm thủ tục hải quan, nộp thuế nhập khẩu và vận chuyển hàng về kho. Khi hàng về đến Chi nhánh, phòng Kinh doanh làm lệnh nhập kho, phòng Kế toán căn cứ vào đó để lập "Phiếu nhập kho" (xem Biểu số 2 – Phụ lục 2). Khi hàng nhập vào kho Thái Hà: Tại kho: Khi nhận được chứng từ nhập hàng hoá, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi đối chiếu với số hàng ghi trên phiếu nhập và ghi số thực nhập vào thẻ kho (Biểu số 3 – Phụ lục 2). Cuối ngày tính ra lượng hàng hoá tồn kho của từng loại hàng hoá. Các chứng từ nhập hàng hoá này được thủ kho gửi sang phòng Kế toán để tiến hành hạch toán. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ nhập hàng hoá, kế toán hàng hoá kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên "Phiếu nhập kho". Căn cứ vào phiếu nhập kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán nhập số liệu vào máy sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu vào: + Sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá (Biểu số 4 – Phụ lục 2) + Sổ chi tiết tài khoản - TK 1561 (Biểu số 5 – Phụ lục 2) Cuối tháng sau k