Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty vật tư công nghiệp quốc phòng

ứng từ sau đó gửi cho Kế toán trưởng kiểm tra và kí vào chứng từ rồi được lưu và ghi sổ kế toán kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ. Cụ thể danh mục chứng từ được trích ở phụ lục. 2.2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Trong chế độ kế toán doanh nghiệp, hệ thống tài khoản kế toán là nội dung quan trọng nhất. Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với tổ chức công tác kế toán. Công ty áp dụng hầu hết các tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15- QĐ/BTC, trừ các tài khoản liên quan đến kiểm kê định kì do công ty áp dụng phương pháp kiểm kế thường xuyên đối với hàng tồn kho. Do công ty không tiến hành sản xuất nên không sử dụng các tài khoản tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm như 621, 622, 627. Ngoài ra để thuận lợi cho công tác kế toán hệ thống tài khoản của công ty sử dụng đến tài khoản cấp 4, các tài khoản chi tiết của công ty được mở theo số bình thường. Ví dụ tài khoản 511 phản ánh doanh thu được chi tiết thành: TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa TK 51111: Doanh thu bán Vật liệu nổ công nghiêp TK 511111: Doanh thu bán vật liệu nổ- Công ty trực tiếp bán TK 511112: Doanh thu bán Vật liệu nổ -Công ty kí hoá đơn nhà máy thực hiện TK 511113: Doanh thu bán Vật liệu nổ Nhập khẩu TK 511114: Doanh thu bán Vật liệu nổ (XN Lam Kinh thực hiện) TK 51112: Doanh thu bán Vật tư hàng hoá TK 511121: DT bán vật tư hang hoá thanh lý TK 511122: DT kinh doanh cửa hàng TK 511123: DT kinh doanh hang hoá khác TK 51113: DT bán hàng nhập khẩu TK 511131: DT kinh doanh nhập khẩu hàng quốc phòng ………… Cụ thể danh mục hệ thống tài khoản được trích ở phụ lục. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều do vậy để tạo điều kiện cho việc thu thập tài liệu và cung cấp thông tin kế toán đơn vị đã áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ kết hợp với phấn mềm kế toán Fast Accounting. Đây là hình thức phù hợp nhất đối với công ty, đồng thời với việc áp dụng quy trình kế toán máy đã giảm bớt áp lực công việc cho các kế toán viên đồng thời tạo điều kiện cho bộ máy kế toán công ty hoạt động có hiệu quả. Cuối ngày, từ các chứng từ gốc kế toán tổng hợp, kiểm tra và phân loại các chứng từ đó. Định kì 5 ngày một lần (vào các ngày 5, 10, 15, 20, 25 và ngày cuối cùng của tháng) kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ được làm trên phần mềm Excel rồi từ Chứng từ ghi sổ kế toán nhập liệu vào phần hành kế toán tương ứng. máy tính sẽ tự động xử lý lên sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính. Trên cơ sở các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo kế toán do máy lập lên kế toán viên tiến hành lập báo cáo kế toán quản trị. Do chương trình kế toán máy không có các báo cáo kế toán quản trị nên kế toán trưởng sẽ tự thiết kế các mẫu báo cáo kế toán quản trị, dựa vào đó kế toán viên sẽ lập báo cáo quản trị bằng phần mềm Excel. Sơ đồ 11: Sơ đồ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ kết hợp với Phần mềm kế toán Kế toán kiểm tra, phân loại, tổng hợp Nhập dữ liệu vào máy Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Phân hệ kế toán tương ứng Máy tự động xử lý Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Thành quả cuối cùng của bộ phận kế toán doanh nghiệp chính là các báo cáo tài chính và một số báo cáo quản trị phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính và hoạt động của công ty trong năm tài chính hiện hành, so sánh tương quan với các năm trước đó để ra những quyết định quản lý phù hợp. Báo cáo kế toán của công ty được lập hang quý, hang năm vào thời điểm kết thúc niên độ kế toán gồm các báo cáo tài chính được lập theo quy định gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra, để phục vụ công tác quản trị nội bộ công ty còn tiến hành lập một số báo cáo quản trị. Các báo cáo quản trị được lập theo yêu của nhà quản lý và có một vị trí hết sức quan trọng đối với lãnh đạo doanh nghiệp, nó cung cấp thông tin chi tiết hơn về tình hình của doanh nghiệp mà các báo cáo tài chính chưa thể phản ánh được. Một số báo cáo quản trị chủ yếu mà doanh nghiệp sử dụng là: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo thương vụ Báo cáo chi phí quản lý theo khoản mục (tiền lương, tiếp khách, điện thoại…) So sánh chi tiết kết quả kinh doanh của đơn vị thành viên qua các năm Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu hồi nợ Báo cáo chi tiết các khoản nợ phải trả và nợ vay theo thời hạn nợ và chủ nợ Báo cáo tình hình thu nhập của cán bộ công nhân viên Các báo cáo kế toán quản trị thường được các kế toán viên lập hàng quý, hàng năm để phục vụ nhu cầu quản trị và được lập bằng phần mềm Excel, trên cơ sở biểu mẫu tự thiết kế, phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. 2.3. VAI TRÒ CỦA QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 2.3.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nên nghiệp vụ thanh toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng rất đa dạng về cả đối tượng lẫn quy mô. Nếu phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán như: Quan hệ thanh toán nội bộ công ty Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước Các quan hệ thanh toán khác: Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn có quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ.. Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất đồng thời cũng chiếm tỷ trọng cao nhất. Tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và khách hàng thường được ban lãnh đạo công ty rất chú ý, báo cáo quản trị chi tiết về tình hình công nợ chính là báo cáo quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống báo cáo của công ty. Vì vậy duy trì và củng cố các mối quan hệ với ngưòi mua, người bán chính là phần rất quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bất cứ công ty nào không nói riêng Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng là vật liệu nổ công nghiệp. Tính đến nay thì trong cả nước chỉ có 6 doanh nghiệp được phép sản xuất vật liệu nổ công nghiệp mà chủ yếu là các doanh nghiệp thuộc Bộ quốc phòng, tất cả đều là các nhà cung cấp về vật liệu nổ cho công ty: Công ty cơ điện hóa chất 15 – Z115 Công ty cơ khí hóa chất 13 – Z113 Công ty cơ khí hóa chất 21 – Z121 Công ty cơ điện và vật liệu nổ 31 – Z131 Công ty vật liệu nổ công nghiệp – Tổng công ty than Việt Nam – IEMCO Viện thuốc phóng và thuốc nổ Bộ quốc phòng Ngoài các nhà cung cấp trong nước, để đáp ứng nhu cầu của thị trường về vật liệu nổ công ty còn nhập khẩu vật liệu nổ từ khách hàng ở Trung Quốc, Ấn Độ và Australia và Tây Ban Nha… Do đặc thù của mặt hàng vật liệu nổ nên việc tìm thêm các nhà cung cấp mới mở rộng mối quan hệ với nhà cung cấp là gần như không có, nếu có thì cũng chủ yếu là các nhà cung cấp nước ngoài trên cơ sở sự cho phép của Bộ quốc phòng. Nhìn chung các nhà cung cấp vật liệu nổ cho công ty đều là những bạn hàng truyền thống có quan hệ với công ty ngay từ ngày đầu thành lập. Các khách hàng sử dụng vật liệu nổ của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp khai thác khoáng sản, các công ty xây dựng công trình giao thông… và chính các công ty cung cấp vật liệu nổ cho công ty. Để có thể trở thành khách hàng của công ty thì điều kiên tiên quyết là phải có giấy chứng nhận được quyền sử dụng vật liệu nổ của nhà nước. Trước kia do yêu cầu đảm bảo an ninh quốc gia nên việc sử dụng vật liệu nổ là rất hạn chế nhưng với yêu cầu của việc phát triển kinh tế thì vật liệu nổ công nghiệp được sử dụng ngày một rộng rãi hơn và cũng thông thoáng hơn trước đây là điều kiện thuận lợi của công ty trong việc mở rộng thị trường tiêu thụ mặt hàng này không chỉ trong nước mà bước đầu công ty còn tiền hành xuất khẩu thuốc nổ sang nước ngoài như sang Lào. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu: chủ yếu công ty nhập khẩu các thiết bị phục vụ nhu cầu an ninh quốc phòng trên cơ sở các hợp đồng uỷ thác kí kết với các đơn vị của Bộ quốc phòng như Bộ tư lệnh Công binh, Bộ tư lệnh Đặc công, Bộ tư lệnh Hoá học, Quân chủng Phòng không – Không quân… ngoài ra công ty cũng đứng ra nhận uỷ thác nhập khẩu với các công ty ngoài bộ tư lệnh như Công ty Điện tử Sao Mai... Các nhà cung cấp hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu ở các nước như Nga, Trung Quốc… Bên cạnh việc nhận các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì công ty cũng tiến hành nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty mà thị trường chính ở đây là các nước như Nhật Bản, Trung Quốc… Đối với nghiệp vụ xuất khẩu: nhà cung cấp các mặt hàng xuất khẩu của công ty chính là các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá quốc phòng, sản xuất đồ mỹ nghệ, nông sản… trong nước. Thị trường xuất khẩu của công ty là các nước như Anh, Canada, Philipin, Malaysia… bên cạnh đó công ty còn xuất khẩu lao động sang các thị trường như Hàn Quốc, Đài Loan, Liby… Quan hệ thanh toán với người bán, người mua của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có đặc điểm nổi bật là các nhà cung cấp và các khách hàng có nguồn gốc thuộc Bộ quốc phòng là chiếm đa số. Trong những năm gần cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế nước nhà ban lãnh đạo công ty đang đẩy mạnh việc đa dạng hoá các mối quan hệ kinh doanh, bên cạnh việc giữ vững các mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống công ty đã chủ động tìm kiếm bạn hàng mới cả trong nước và nước ngoài. Danh sách các bạn hàng của công ty được bổ sung thường xuyên chứng tỏ sự năng động của cán bộ công nhân viên trong công ty và là nhân tố góp phần tạo ra sự phát triển lớn mạnh của công ty. 2.3.2. Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhưng về cơ bản có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Trong hai loại thanh toán trên thì thanh toán dùng tiền mặt đang ngày càng thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bới những tiện ích mà nó mang lại. Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt trong lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm phát do thừa tiền. Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên việc áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp, sao cho thời gian quay vòng vốn nhanh nhất và hiệu quả là rất quan trọng đối với Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng. Các phương thức thanh toán mà công ty áp dụng có sự khác biệt giữa khách hàng trong nước và khách hàng quốc tế: Đối với bạn hàng trong nước Thanh toán trong nước thì hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản, việc thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ số tiền phát sinh nhỏ (nhỏ hơn 50 triệu VNĐ), đơn giản và hai bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để đảm bảo an toàn. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt áp dụng cả với tiền VNĐ và ngoại tệ. Thanh toán bằng chuyển khoản gồm chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, những giao dịch mà việc thanh toán bằng tiền mặt là không an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp thanh toán này. Trong hình thức này thì Ngân hàng sẽ đống vai trò là trung gian thực hiện việc thanh toán giữa công ty với người bán và người mua và thu phí chuyển khoản. Nhìn chung hầu hết các hoạt động thanh toán đều được công ty thực hiện bằng chuyển khoản, hạn chế đến mức thấp nhất việc thanh toán bằng tiền mặt. Đối với bạn hàng quốc tế Đối với các khách hàng quốc tế thì hình thức thanh toán doanh nghiệp áp dụng chính là thanh toán L/C và chuyển tiền bằng điện. Ngoài hai hình thức này công ty có áp dụng thêm hình thức thanh toán nhờ thu, thanh toán bằng hối phiếu. Hình thức thanh toán bằng điện chỉ áp dụng đối với những bạn hàng truyền thống của công ty do trong hình thức này nếu việc chuyển tiền thực hiện sau khi giao hàng thì người bán sẽ gặp phải rủi ro do không được người mua thanh toán tiền hàng, ngược lại nếu chuyển tiền trả trước thì rủi ro sẽ đến với người mua nếu người bán nhận tiền mà không giao hàng. Phương thức thanh toán bằng L/C là phương thức thanh toán đang được áp dụng nhiều nhất tại công ty. Trong phương thức này ngân hàng sẽ nhận một khoản tiền mở L/C của khách hàng để thanh toán tiền hàng cho người thụ hưởng khi người đó xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán nêu ra trong thư tín dụng. Hình thức này sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và bên bán. Việc mở L/C ở ngân hàng như một cam kết trả tiền hàng của người mua đối với người bán, đảm bảo cho người mua nhận hàng hoá trước khi trả tiền còn về phía người bán thì chỉ khi nào họ xuất trình được đầy đủ các chứng từ chứng minh người mua đã nhận hàng như L/C yêu cầu thì mới được nhận tiền. Với những đặc điểm ưu việt này thì L/C đang là hình thức được áp dụng phổ biến trong quan hệ thanh toán quốc tế ở nước ta và cả trên thế giới. 2.3.3. Vai trò của quan hệ thanh toán với người mua, người bán trong kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại như Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua của công ty diễn ra thường xuyên và có quy mô lớn. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về hoạt động thanh toán với người mua, người bán không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà còn cả trên các báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Xét trong nội bộ doanh nghiệp thì thông tin về quan hệ thanh toán với người mua, người bán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với người mua, người bán là rất quan trọng. Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp. Đây là bài toán khó trong công tác quản lý tài chính không chỉ đối vói Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng mà tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung. Quan hệ thanh toán với người bán của công ty được xây dựng trên cơ sở tận dụng được số chiếm dụng được của nhà cung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp công ty có được hàng hoá đầu vào với chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang như hiện nay. Hàng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy trong thời gian vừa qua Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng luôn ra sức củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và thực hiện tốt nhiệm vụ thanh toán của mình. Quan hệ thanh toán với người mua phải đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn, gấy ứ động vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Có những trường hợp mặc dù doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng lại vẫn bị phá sản do để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Do vậy trong quan hệ thanh toán với ngưòi mua Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng luôn cố gắng tạo cho khách hàng một chính sách tín dụng thông thoáng đối với những khách hàng truyền thống kì hạn thanh toán có thể lên đến 80 ngày để có thể giữ được khách hàng nhưng công ty cũng quan tâm đặc biệt đến việc thu hồi nợ với việc thành lập Phòng phát triển thị trường có nhiệm vụ xúc tiến thu hồi nợ quá hạn. Để nắm bắt được tình hình thanh toán với người bán, người mua quản lý tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp thì hàng tháng Phòng tài chính của công ty lập Báo cáo kế toán quản trị về tình hình công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo số nợ, đối tượng, thời hạn và khả năng thanh toán để từ đó ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá, xem xét và có những quyết định kịp thời đúng đắn đảm bảo ổn định, lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, tạo sức hút đối với các nhà đầu tư và hợp tác kinh doanh. 2.4. KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 2.4.1. Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người bán Nhà cung cấp của doanh nghiệp bao gồm các nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Các chứng từ thanh toán thanh toán với nhà cung cấp trong nước thường ít hơn và quy trình luân chuyển đơn giản hơn so với nhà cung cấp nước ngoài. Đối với nhà cung cấp trong nước Các chứng từ được sử dụng Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty Hoá đơn vận tải Phiếu nhập kho Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Phiếu chi Giấy báo Nợ Ủy nhiệm chi Sơ đồ 12: Quy trình lưu chuyển chứng từ đối với người bán trong nước Bước 1: Quá trình mua hàng Hợp đồng mua hàng Phương án kinh doanh Bộ phận có nhu cầu Phương án KD được duyệt Phòng kinh doanh VLN Hóa đơn GTGT Phòng Kinh doanh VLN Hóa đơn GTGT Vận đơn,PNK Phòng Kế toán Nhà cung cấp trong nước Giám đốc, Kế toán trưởng Bước 2: Quá trình thanh toán với người bán Phòng Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng Nhà cung cấp Chuyển khoản Nhà cung cấp Giấy báo Nợ Phòng Kế toán Phiếu chi Ví dụ 1: Ngày 27/2/2008 Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng mua hàng của Công ty Công nghiệp Hoá chất mỏ Bạch Thái Bưởi 80 tấn thuốc nổ ANFO đơn giá 2 238 000 VNĐ/ tấn (thuế suất thuế GTGT 5%), thanh toán 40% bằng chuyển khoản, số còn lại thanh toán sau 30 ngày. Kế toán đã tạm ứng cho nhân viên thu mua 10 triệu đồng. Các chứng từ xuất hiện trong nghiệp vụ trên : Hóa đơn GTGT, Vận đơn, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ. Quy trình luân chuyển chứng từ Sau khi được duyệt phương án mua hàng, người được giao mua hàng hóa sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi và giao tiền cho người mua hàng. Khi mua hàng người mua sẽ nhận được Hóa đơn GTGT do Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi phát hành và Vận đơn do nhà vận chuyển giao. Người mua hàng mang Hoá đơn GTGT cùng với vận đơn và các hoá đơn về tiền công tác phí (như vé tàu xe, hoá đơn ăn nghỉ…) đến Phòng Tài chính để chứng minh tính có thật của nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền tạm ứng với kế toán tiến mặt. Ngày 27/ 2/ 2008 sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ trên kế toán ngân hàng tiến hành lập Ủy nhiệm chi lấy ký duyệt của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị rồi mang đến ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào tài khoản cho nhà cung cấp. Sau khi chuyển khoản thành công Ngân hàng sẽ gửi lại cho công ty 1 liên của Ủy nhiệm chi cùng với Giấy báo Nợ. Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 21 Linh Lang – Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội ỦY NHIỆM CHI PHẦN DO NH GHI Đơn vị trả tiền: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Tài khoản nợ Số tài khoản: 6985231047 Tại Ngân hàng: Ngoại thương Việt Nam TP: Hà Nội Đơn vị nhận tiền: Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi Tài khoản có Số tài khoản/ CMND: 14587514 Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam Tỉnh Quảng Ninh Số tiền bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu chín trăm chin hai nghìn đồng chẵn./ Số tiền bằng số Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Lập ngày Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Chi nhánh Hà Nội GIẤY BÁO NỢ Ngày 27/2/2008 Người trả tiền: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Số tài khoản: 6985231047 Địa chỉ: 21 Linh Lang - Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội Người hưởng: Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi Số tài khoản: 14587514 Tại NH Công thương Quảng Ninh Số tiền: 187.992.000 Viết bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu chín trăm chin hai nghìn đồng chẵn./ Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng Giao dịch viên Phòng nghiệp vụ Đối với nhà cung cấp nước ngoài Chứng từ sử dụng Hóa đơn thương mại (Invoice) Vận đơn (Bill of lading – B/L) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhập khẩu Tờ khai hàng hóa nhập khẩu Yêu cầu mở thư tín dụng (với hình thức thanh toán bằng L/C) Lệnh chuyển tiền (đối với hình thức thanh toán tiền bằng điện) Phiếu chi Giấy báo Nợ Sơ đồ 13: Quy trình lưu chuyển chứng từ đối với người bán nước ngoài Bước 1: Quá trình mua hàng Phương án kinh doanh Phòng kinh doanh XNK Phương án KD được duyệt Phòng kinh doanh XNK Bộ chứng từ mua hàng Phòng Kinh doanh XNK Bộ chứng từ mua hàng Phòng Kế toán Nhà cung cấp nước ngoài Giám đốc, Kế toán trưởng Hợp đồng nhập khẩu Bước 2: Thanh toán với nhà cung cấp 2a) Mở L/C Phòng kinh doanh XNK Hợp đồng nhập khẩu Phòng Kế toán Mở L/C Ngân hàng 2b) Thanh toán với nhà cung cấp Nhà cung cấp Chứng từ mua hàng Ngân hàng Chứng từ mua hàng,Giấy báo Nợ Chuyển khoản Phòng Kế toán Nhà cung cấp Ví dụ 2: Ngày 26/2/2008 công ty ký hợp đồng nhập khẩu với Công ty Mậu Hải Vân – Vân Nam – Trung Quốc 95 tấn NH4NO3 đơn giá 260 USD/ tấn, tỷ giá lien ngân hàng ngày 26/2/2008 là 16.012 đồng/ USD.Phương thức thanh toán bằng L/C thông qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.Ngày 29/2/2008 nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng. Tỷ giá ngày 29/2/2008 là 15.998 đồng / USD. Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng nhập khẩu: Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing List (Bảng kê đóng gói bao bì), Certificate of Original (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa), Tờ khai hàng hóa nhập khẩu… Chứng từ thanh toán: Yêu cầu mở thư tín dụng, Giấy báo Nợ. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán phát sinh trong nghiệp vụ: Sau khi kí hợp đồng nhập khẩu hàng hóa Kế toán ngân hàng lập Yêu cầu mở thư tín dụng gửi cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam để mở L/C tại Ngân hàng này. Theo hợp đồng đã kí Công ty Mậu Hải Vân – Vân Nam – Trung Quốc xuất khẩu hàng và giao hàng cho công ty. Bộ chứng từ mua hàng sau khi được hải quan kiểm tra và cho phép nhập cảng sẽ chuyển lại cho Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng để làm căn cứ ghi sổ. Công ty Mậu Hải Vân – Vân Nam – Trung Quốc mang các chứng từ chứng minh đã hoàn thành hợp đồng cung cấp hàng hóa đến ngân hàng để thanh toán tiền hàng qua L/C. Ngân hàng nhận được bộ chứng từ này tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và xin ý kiến chấp nhận thanh toán của công ty rồi mới tiến hành chuyển tiền cho người bán. Sau khi chuyển tiền thành công ngân hàng sẽ gửi cho Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng chứng từ mà nhà cung cấp trình cùng với Giấy báo Nợ. 2.4.2. Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán mua hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người bán. Đối với các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những nhà cung cấp thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo nhà cung cấp với từng loại ngoại tệ. Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán với người bán và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán.Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng nhà cung cấp để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh d