Khóa luận Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh Công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung

giám đốc về những vấn đề liên quan đến thị trường tiêu thụ, tìm hiểu các đối tác kinh doanh. Phòng kĩ thuật - vật tư: Có chức năng quản lí theo dõi toàn bộ quá trình thu mua, gia công và chế biến cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình xây lắp. Có chức giám sát về mặt kĩ thuật cho toàn bộ quá trình sản xuất công trình. Phòng tổng hợp: Phòng này có chức năng tổ chức nhân sự, tuyển chọn và đào tạo lao động của công ty, theo dõi qua trình lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khác cho tất cả cán bộ công nhân viên của công ty. Chấm điểm hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng để đánh giá từng cá nhân và các bộ phận có liên quan để tính lương, tiền thưởng. Xí nghiệp xây lắp công nghiệp: Nhận thực hiện các hợp đồng xây lắp điện chiếu sáng. Trung tâm tư vấn thiết kế và ứng dụng công nghiệp: Lập dự án khả thi, khảo sát thiết kế các công trình xây lắp, thực hiện các công việc chuyển giao công nghệ cho công ty. Nhà máy tôn: Là một xí nghiệp sản xuất có chức năng sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tôn tráng kẽm, tấm lợp các loại… Các chi nhánh của công ty tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đăklăl: Là văn phòng đại diện của công ty có nhiệm vụ thực hiện chủ trương mở rộng địa bàn hoạt động của công ty ở miền Trung – Tây Nguyên, Phía Bắc, Phía Nam và mở rộng quan hệ với tất cả các đơn vị trong và ngoài nước. IV. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY LẮP VÀ CÔNG NGHIỆP TÀU THUỶ MIỀN TRUNG 1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty a) Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty: Bộ máy hạch toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KẾ TOÁN TRƯỞNG P.PHÒNG KẾ TOÁN KIÊM TSCĐ KẾ TOÁN TIỀN MẶT KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TGNH THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÁC CÔNG TY CON KẾ TOÁN CÁC CHI NHÁNH Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Quan hệ báo cáo b) Chức năng, nhiệm vụ của các phần hành kế toán: Kế toán trưởng: Quản lý và chỉ đạo chung công tác kế toán công ty, kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra và ký chứng từ,hoá đơn thu chi thanh toán, cùng giám đốc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng kinh tế. Phó phòng kế toán kiểm kê TSCĐ: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu và lập báo cáo kế toán định kỳ toàn công ty. Ngoài ra, phó phòng còn làm nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư rồi chuyển cho phó phòng. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ lập phiếu thu, chi các chứng từ có liên quan đến hoạt động thanh toán bên ngoài, theo dõi các khoản phải thu và các khoản phải trả theo từng đối tượng thanh toán. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lí tiền mặt tại quỹ, theo dõi tiền gửi ngân hàng, rút tiền gửi, tiền vay từ ngân hàng về nhập quỹ. Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá, vật tư mua vào đã nhập kho xác định số nợ phải trả cho từng khách hàng và thanh toán thường xuyên. Nhân viên kế toán ở các công ty con: Mỗi công ty có 2 nhân viên kế toán, 1 nhân viên kế toán tổng hợp phụ trách các công việc của một kế toán tổng hợp, tại công ty con cuối quý tiền hàng lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo kế toán nội bộ khác gửi về phòng Kế toán công ty, phòng kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc xí nghiệp và chịu trách nhiệm về số liệu kế toán của một đơn vị. 1 nhân viên kế toán chi tiết có nhiệm vụ lập các chứng từ thích hợp với nội dung kinh tế phát sinh tại đơn vị (tại mỗi xí nghiệp đều có 01 thủ quỹ) Nhân viên kế toán ở các chi nhánh: Có 1 nhân viên làm nhiệm vụ tập hợp các chứng từ gốc về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các chi nhánh và hàng tháng chuyển về công ty để tập hợp số liệu, mỗi chi nhánh có một thủ quỹ. 2. Hình thức tổ chức kế toán tại công ty: Các nhân viên kế toán với chức năng nhiệm vụ phần hành chuyên môn của mình để thuận lợi cho công tác quản lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán tại công ty Xây lắp và Công nghiệp tàu thuỷ Miền Trung đã áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ ”. Trình tự hach toán kế toán tại công ty như sau: Hằng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ gốc, nhân viên kế toán các phần hành thu nhập và phân loại chứng từ theo phần hành của mình. Sau đó, kế toán các phần hành lập bảng kê ghi có tài khoản. Ngoài ra, kế toán công ty còn theo dõi ghi sổ chi tiết hằng ngày. Vào cuối tháng, nhân viên kế toán lần lượt lấy số liệu từ bảng kê ghi có tài khoản để vào sổ cái theo cách sau: Lấy số liệu tổng cộng trên cột số tiền để ghi vào dòng cột số phát sinh có sổ các TK đó và lấy số liệu chi tiết của cột ghi Nợ các tài khoản để ghi vào sổ cái của tài khoản khác có liên quan. Ngoài ra, từ các sổ chi tiết kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và dùng số liệu này để đối chiếu với sổ cái. Vào cuối quý, phó phòng kế toán lấy số liệu từ sổ cái và bảng cân đối số phát sinh của xí nghiệp trực thuộc (sau khi đã đối chiếu kiểm tra) cùng với các bảng tổng hợp chi tiết lên báo cáo kế toán công ty. Sơ đồ hạch toán tại công ty Chứng từ gốc Bảng TH c.từ gốc Bảng kê ghi có TK Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối quý Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ngoài ra, Công ty cũng đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán vào công tác kế toán góp phần làm giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả hoạt động. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối quý, Đối chiếu, kiểm tra B- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY XÂY LẮP VÀ CNTT MIỀN TRUNG I. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty: 1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và ngoài Công ty có tác động đến hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB ở Công ty 1.1.Các nhân tố bên trong Là các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung của Công ty chủ yếu là bộ máy tổ chức,hệ thống nhân viên tham gia thực hiện chức năng quản lý, kiểm soát và việc lập các dự toán, kế hoạch, phương án SXKD a/Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty : Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi (Minh hoạ:Sơ đồ Bộ máy quản lý).Tại Công ty, có sự phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên trong Ban giám đốc, chẳng hạn như: Giám đốc Công ty là người lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động và có quyền hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Tập đoàn Tàu Thuỷ Việt Nam về việc thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm, nhiệm vụ đã được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Ngoài nhiệm vụ phân công cho 2 Phó Giám đốc Công ty, Giám đốc Công ty trực tiếp điều hành 1 số lĩnh vực trọng yếu như công tác kế hoạch, chủ trương đầu tư, định hướng trong công tác kinh doanh và dịch vụ khách hàng, công tác tổ chức cán bộ, hoạt động tài chính, quan hệ đối ngoại, công tác thanh tra, công tác thi đua tuyên truyền, khen thưởng kỷ luật. Hai Phó Giám đốc Công ty được Giám đốc Công ty phân công giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo một số lĩnh vực công tác của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám đốc Công ty từ khâu đầu đến khâu cuối đối với các nhiệm vụ được phân công. Các Phó Giám đốc Công ty đề cao vai trò cá nhân phụ trách trong lãnh đạo, điều hành, chủ động nghiên cứu chủ trương, chính sách của Nhà nước, của Tổng Công ty và những chủ trương mà tập thể Ban Giám đốc Công ty đã quyết định để điều hành có hiệu quả. Phó Giám đốc Kỹ thuật sản xuất chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành toàn bộ lĩnh vực kỹ thuật sản xuất và kỹ thuật an toàn của Công ty. Phó Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kinh doanh và dịch vụ khách hàng trong toàn Công ty. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc, các phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty đều được xác định rõ ràng (vấn đề này đã được nhắc ở mục III). Mỗi đơn vị trực thuộc Công ty đều có Ban giám đốc đơn vị, các phòng ban... Mỗi đơn vị xây dựng quy chế phân công, phân nhiệm của đơn vị mình dưới sự chỉ đạo của Giám đốc đơn vị. Điều này tạo thuận lợi cho các nhà quản lý dể dàng chỉ đạo công việc cũng như việc truy cứu trách nhiệm trong các trường hợp sai phạm. b/Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ tại Công ty Trong nhiều năm qua, Ban giám đốc Công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của mình. Mục tiêu của Công ty là phải xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên mạnh mẽ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Quy chế tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mà Công ty ban hành tương đối rất khắc khe, từng bước đưa việc quản lý và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kỹ thuật góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển. Công ty thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay đơn vị đã có những đóng góp tích cực giúp Công ty ngày một phát triển, chẳng hạn như: hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật...Tuy nhiên, Công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng các thiết bị, vật tư, an toàn bảo hộ lao động… Các CBCNV trong Công ty đã được bố trí, sắp xếp công việc rất phù hợp với khả năng của mình, từ đó tạo nên một môi trường làm việc rất thuận lợi và thoải mái cho người lao động. Công ty đã có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ. Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, công hiến hết khả năng trí tuệ cũng như tâm huyết của mình cho Công ty. Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong Công ty là tương đối khá và ổn định, đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc. c/Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của lãnh đạo Ban Giám đốc Công ty là những người có quyền hành cao nhất trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Tập Đoàn Tàu Thuỷ Việt Nam về việc thực hiện đúng và đầy đủ nhiệm vụ đã được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Giám đốc Công ty vừa là Bí thư Đảng ủy nên tư cách và phẩm chất đạo đức của Ông rất tốt, Ông luôn tâm huyết với nghề nghiệp, luôn nhẹ nhàng đối với mọi người, Ông là một người rất điềm đạm, dễ gần, luôn biết lắng nghe ý kiến của mọi người.Trong Ông dường như không tồn tại sự độc đoán, Ông rất biết tận dụng nhân tài, năng động và sáng tạo trong điều hành. Điều này, tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động SXKD của Công ty nói chung và công tác KSNB chi phí SXKD nói riêng. Giúp việc cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc và các trưởng, phó phòng.Họ là những người có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt. Luôn luôn hoàn thành công việc quản lý của mình, giúp đoàn kết các nhân viên trong công ty lại với nhau để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. d/ Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án SXKD : Hàng năm, Công ty xây dựng kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo về các mặt hoạt động SXKD của Công ty : kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính kinh doanh, kế hoạch lao động -tiền lương-đào tạo, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch quốc phòng,… trình Tổng Công ty phê duyệt. Các đơn vị trong Công ty xây dựng kế hoạch cho đơn vị mình trình Công ty duyệt. Công ty căn cứ vào kế hoạch của Tổng Công ty duyệt cho Công ty và kế hoạch các đơn vị lập để giao kế hoạch cho từng đơn vị thực hiện. 1.2.Các nhân tố bên ngoài Công tác kiểm tra,KSNB của Công ty còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như: Sự kiểm tra của thanh tra Bộ tài chính, kiểm tra của Cục thuế, thanh tra lao động, thanh tra của Bộ công nghiệp, kiểm tra chất lượng công trình, an toàn lao động, vệ sinh môi trường…Nhờ các sự kiểm tra trên mà những sai phạm tồn taị trong Công ty được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Và để hạn chế tối đa các sai phạm đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động, tại Văn phòng Công ty đã đưa vào thực hiện chương trình quản lý chất lượng ISO 9001-2000. Với chương trình này CBCNV Cơ quan Công ty luôn có ý thức rằng : việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ sẽ có trách nhiệm và thận trọng hơn trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán. 2.Hệ thống kế toán 2.1.Tổ chức hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ về chi phí SXKD Công ty đã lập mẫu Các chứng từ liên quan đến việc phát sinh chi phí SXKD tại các đơn vị, bắt buộc các đơn vị phải tuân theo.Cụ thể như: Chi phí nguyên liệu, vật liệu phụ: Giấy đề nghị xuất vật tư,phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản giao nhận, hóa đơn, phiếu chi. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng chấm công, bảng chi lương, bảng tổng hợp thanh toán lương, bảng kê nộp BHXH,BHYT, KPCĐ Chi phí khấu hao TSCĐ: Bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ theo từng loại hình sản xuất. Chi phí sửa chữa lớn: Bảng tổng hợp các công trình sửa chữa lớn hoàn thành được duyệt, phiếu xuất kho, phiếu chi… Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn tiền điện thọai, tiền nước…phiếu chi Chi phí khác bằng tiền: Thông báo nộp thuế, bảng chấm công, bảng kê chi tiết thanh toán tiền ăn giữa ca, phiếu xuất kho, phiếu chi... Hệ thống chứng từ kế toán ở Công ty được tổ chức khá khoa học và chặt chẽ tạo nhiều thuận lợi cho công tác kiểm tra - kiểm soát trong nội bộ đơn vị. Hệ thống chứng từ kế toán nghiệp vụ được tổ chức thành 2 loại : Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc : Là các chứng từ phát sinh ban đầu các hoạt động (như : hoá đơn mua hàng, hoá đơn tiền điện, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, bảng tính lương, séc chuyển tiền, các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng,.... ) Các chứng từ gốc nếu phát sinh tại Cơ quan Công ty thì sẽ được lưu trữ tại Cơ quan Công ty, nếu phát sinh tại các Đơn vị trực thuộc Công ty thì sẽ được lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Công ty. Chứng từ ghi sổ : Đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động kinh tế xảy ra trong đơn vị, giai đoạn phân tích nghiệp vụ để định khoản kế toán. Là chứng từ do kế toán lập như thông báo bù trừ, bảng đối chiếu công nợ, bảng kê nhập, xuất vật tư, chứng từ mua sắm, tăng giảm tài sản,...Chứng từ ghi sổ là các phiếu để hạch toán. Chứng từ luôn được lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nội dung phản ánh vào chứng từ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Chứng từ được lập nhanh chóng, chính xác, kịp thời bảo đảm phản ánh tình hình hoạt động SXKD của của các đơn vị. Khâu lập chứng từ được thực hiện riêng theo từng loại chứng từ như: chứng từ vốn kinh doanh, chứng từ vay vốn, chứng từ cấp phát vốn đầu tư XDCB,.... Toàn bộ chứng từ kế toán khi phát sinh tại đơn vị đều được kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ngay tại thời điểm phát sinh đến khi ghi chép vào sổ sách kế toán gọi là kiểm soát chứng từ. Kiểm soát chứng từ được thực hiện theo hai bước kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại Kiểm soát ban đầu: được thực hiện bởi các kế toán viên đơn vị khi tiếp nhận chứng từ.Chẳng hạn như, tại công ty có phát sinh chi phí tiếp khách và chứng từ là một phiếu chi, như vậy kế toán tiền mặt của công ty sẽ phải có trách nhiệm kiểm tra phiếu chi đó.Nội dung kiểm soát ban đầu bao gồm: Chứng từ lập đúng quy định chưa?; Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh có phù hợp với chế độ chính sách của Nhà nước, của Công ty đã ban hành hay không? Các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ có đầy đủ và hợp lệ không? Kiểm soát lại: do cấp trưởng, phó phòng kế toán thực hiện khi nhận chứng từ từ bộ phận kế toán viên, thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi chép vào sổ sách kế toán. Nội dung kiểm soát lại bao gồm : Kiểm soát tương tự như kế toán viên; Kiểm tra chữ ký của kế toán viên, thủ quỹ trên chứng từ. Mỗi kế toán viên được phân quyền sử dụng trong hệ thống chương trình kế toán máy, có mật khẩu riêng, lập chứng từ ghi sổ của mình theo các loại chứng từ phù hợp với sự phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng kế toán. Các chứng từ nghiệp vụ đều được đánh số trước và được thiết kế riêng biệt theo cách tổ chức chứng từ của kế toán viên. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm soát tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết của kế toán viên và nâng cao tính trách nhiệm của từng kế toán viên. Tuy nhiên, công tác kiểm soát chứng từ theo hai bước kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại tại Cơ quan Công ty và tại các đơn vị trực thuộc Công ty không được thực hiện một cách đồng bộ và liên tục. Khâu kiểm soát lại thường chỉ được thực hiện vào những ngày cuối kỳ kế toán, điều này không kiểm soát lại được tính chính xác, hợp lý, hợp lệ thuộc tính chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên các định khoản kế toán mà các kế toán viên đã lập, dẫn đến các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tài chính của đơn vị thiếu chính xác. Nhìn chung, tại cơ quan Công ty cũng như tại các đơn vị trực thuộc đều có sự phối hợp tốt giữa các phòng ban trong việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số vấn đề chưa hợp lý trong việc phối hợp, luân chuyển các chứng từ, cụ thể như: +Khi công việc sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, xử lý sự cố…hoàn thành, việc quyết toán vật tư xuất dùng thường chậm trễ, vật tư thu hồi nhập kho chậm hoặc không nhập kho.Do đó, gây ảnh hưởng đến giá vật tư cũng như yêu cầu quản lý vật tư, ảnh hưởng đến giá thành công việc sửa chữa và công tác hạch toán kế toán. +Một số văn bản của Công ty yêu cầu việc điều động vật tư từ đơn vị này sang đơn vị khác, hoặc trong cùng một đơn vị nhưng đến phòng tài chính chậm hơn so với phiếu xuất cho nên đã dẫn đến những sự nhầm lẫn trong việc hạch toán. 2.2.Tổ chức tài khoản và sổ kế toán Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản, sổ kế toán theo quy định chung của Tổng Công ty cho công tác tổ chức tài khoản, sổ kế toán tại Công ty. Hệ thống tài khoản được xây dựng và áp dụng thống nhất trong toàn Công ty. Tài khoản được mở chi tiết cho từng loại hình, từng đối tượng chi phí. Điều này rất thuận lợi cho việc hạch toán cũng như sự kiểm tra, kiểm soát. Hệ thống sổ sách kế toán về chi phí SXKD: Tại các đơn vị cũng như tại cơ quan Công ty đều phải tổ chức các loại sổ sách cần thiết đối với từng loại chi phí( nếu có) như sau: Chi phí nguyên vật liệu: Sổ chi tiết số phát sinh TK 152, bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 152, sổ chi tiết TK621, bảng tổng hợp chi tiết TK 621... Chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương: Bảng tổng hợp số phát sinh TK 334, 338 ; Bảng kê chi tiết số phát sinh TK 334, 338 Chi phí khấu hao TSCĐ: Bảng kê chi tiết trích khấu hao TSCĐ TK 214, bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ theo từng loại hình sản xuất TK214… Chi phí sửa chữa lớn: Hồ sơ quyết toán công trình, bảng tổng hợp đối tượng công trình, bảng kê chi tiết chi phí phát sinh từng công trình, bảng kê phiếu xuất kho từng công trình, bảng kê chi tiết số phát sinh TK 3351 Chi phí điện nước, dịch vụ mua ngoài: Bảng tổng hợp, bảng kê chi tiết số phát sinh TK627 Chi phí khác bằng tiền: Bảng tổng hợp và bảng kê chi tiết số phát sinh lãi vay TK 64282, bảng tổng hợp, bảng kê chi tiết số phát sinh các khoản chi phí tiếp khách… Các loại sổ sách đang áp dụng tại Công ty nhìn chung tương đối phù hợp.Tuy nhiên, vẫn còn một số mẫu sổ kế toán được thiết kế chưa hợp lý, chưa đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí như: *Bảng quyết toán vật tư còn thiếu sự xác nhận của một số bộ phận trực tiếp liên quan *Chưa xây dựng mẫu sổ theo dõi các loại công cụ, dụng cụ áp dụng thống nhất trong toàn Công ty, nên mỗi đơn vị quản lý theo các phương pháp khác nhau, tự thiết kế cho mình một mẫu sổ riêng và tổ chức ghi chép không thống nhất. Cụ thể như ở đơn vị Kontum, Đăclăc,... cho đến nay vẫn chưa thể thiết kế mẫu sỗ ghi chép trên máy tính, các đơn vị này vẫn còn ghi chép bằng tay để theo dõi công cụ, dụng cụ trong khi các đơn vị còn lại đã thiết kế mẫu sổ và ghi chép trên máy tính và định kỳ in sổ theo dõi để kiểm tra và phục vụ công tác kiểm kê. Như vậy, công tác kiểm tra, kiểm soát gặp nhiều khó khăn, việc quản lý còn nhiều bất cập, mất mát, quên không theo dõi, kiểm kê không phản ánh chính xác, ảnh hưởng đến giá trị phân bổ vào giá thành. 2.3.Hệ thống báo cáo về chi phí SXKD ở Công ty Hệ thống báo cáo về chi phí SXKD ở Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty được áp dụng theo quy định của Tổng công ty và Công ty,báo cáo theo từng tháng, từng quý, từng năm.Bao gồm các báo cáo như sau: -Biểu chi phí SXKD -Bảng tổng hợp chi phí SXKD Tuy nhiên, chưa có bảng biểu báo cáo nào thể hiện việc phân tích chi phí SXKD thực hiện trong kỳ phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí, trên cơ sở đó đề ra các biện pháp quản lý chi phí 3. Thủ tục kiểm soát Công tác KSNB về chi phí trong công ty luôn là một vấn đề đáng quan tâm bởi vì nó là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Công ty. Chính vì vậy, Ban giám đốc Công ty, Ban lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Công ty và toàn thể CBCNV luôn chú trọng đến việc thiết lập và tuân thủ một cách có nguyên tắc công tác KSNB nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả SXKD của Công ty Công tác KSNB về chi phí tại Công ty được thể hiện qua các quy định sau: Lập kế hoạch chi phí sản xuất Hằng năm, Công ty xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí sản phẩm cho toàn Công ty trình lên Tổng công ty phê duyệt, đồng thời ban hành kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí sản phẩm cho các đơn vị trong Công ty thực hiện. Phân công, phân nhiệm, ủy quyền có phê chuẩn Tại Công ty cũng như các đơn vị trực thuộc Công ty đã xây dựng và ban hành các quy định về phân công nhiệm vụ, quyền hạn của Ban giám đốc, mối quan hệ của các phòng trong Công ty và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện chi phí trên cơ sở các định mức được xây dựng Tổng Công ty xây dựng các định mức về chi phí SXKD (định mức nhiên liệu, vật liệu, định mức chi phí dịch vụ mua ngoài,…) trên 1 sản phẩm, định mức về chi phí sửa chữa lớn. Công ty xây dựng định mức về chi phí SXKD cho mỗi đơn vị thành viên Công ty thực hiện dựa trên cơ sở định mức Tổng Công ty và tình hình thực tế của từng đơn vị và ban hành thực hiện thống nhất trong toàn Công ty. 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ Hiện nay, công ty vẫn chưa thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ II.Thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý chi phí tại Công ty Sản phẩm của Công ty chủ yếu là các sản phẩm: Tôn mạ kẽm, mạ màu, lưới B40, kẽm gai thép xây dựng và công nghiệp, que hàn thiết bị điện, dây cáp điện, ổn áp,... vì vậy các chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất sản phẩm bao gồm: Chi phí sản xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Trong tổng chi phí sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn. Trong sản xuất cũng như các ngành khác, vật liệu sử dụng cho sản phẩm nào thì phải được tính trực tiếp cho sản phẩm đó dựa trên cơ sở chứng từ gốc theo số lượng thực tế vật liệu đã sử dụng và theo giá thực tế xuất kho. Để cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, giá thực tế của nguyên vật liệu khi xuất dùng được đơn vị áp dụng theo phương pháp thực tế đích danh và để theo dõi hàng tồn kho Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh là phương pháp mà giá thực tế đơn vị khi hàng tồn kho mua và nhập kho được tính chính xác cho số lượng của chính mặt hàng đó khi xuất dùng hoặc tồn kho cuối kỳ. Phương pháp này đòi hỏi mỗi loại hàng quản lý ở kho được làm dấu riêng biệt để có thể xác định chi phí ở bất kỳ thời điểm nào. Trong công tác hạch toán, từ việc tổ chức ghi chép ban đầu đến việc tổng hợp, phân bổ chi phí vật liệu và phân tích tình hình sử dụng vật liệu, kế toán phải sử dụng triệt để hệ thống định mức tiêu hao vật liệu đã có và phải tác động tích cực để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức đó. Chi phí nhân công trực tiếp: Ở công ty, việc tính lương cho người lao động được tiến hành theo 2 hình thức, đó là lương thời gian và lương khoán theo khối lượng công việc. * Đối với công nhân trả lương theo thời gian, hàng ngày tổ trưởng sẽ theo dõi và chấm công thông qua Bảng chấm công. * Đối với các khối lượng giao khoán, đại diện Công ty sẽ lập Hợp đồng giao khoán cho các tổ sản xuất, sau khi công việc hoàn thành sẽ nghiệm thu và lập Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành. Tiền lương, tiền công phải trả cho công nhân sản xuất có liên quan đến sản phẩm nào thì phải hạch toán trực tiếp cho sản phẩm đó trên cơ sở chứng từ gốc về lao động và tiền lương như: Bảng chấm công, bảng tính lương... Ngoài việc tập hợp và phân loại tiền lương theo các đối tượng sử dụng lao động, kế toán còn phải phân loại tiền lương theo thành phần quỹ lương như: Lương chính, lương phụ, lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp … Chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp rất đa dạng, phức tạp. Tại Công ty, chi phí sản xuất chung được tập hợp từ các yếu tố chi phí sau: * Chi p