Khóa luận Hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện

m soát nội bộ của chu trình Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong mọi cuộc kiểm toán. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng tốt sẽ giúp giảm rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên giảm những thử nghiệm cơ bản nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, AASC đã thiết kế bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội mẫu cho bộ phận kế toán và cho từng phần hành của doanh nghiệp. KTV sẽ phỏng vấn ban giám đốc, kế toán trưởng, một số nhân viên phụ trách của công ty khách hàng để điền vào bảng câu hỏi này. Nếu trong quá trình làm việc, có vấn đề nào lưu ý về hệ thống KSNB mà trong bảng câu hỏi chưa có thì KTV ghi vào GLV riêng. Công ty ABC là khách hàng thường niên của AASC nên việc tìm hiểu về hệ thống KSNB đã được thực hiện chi tiết trong năm đầu kiểm toán. Vì vậy, kiểm toán cho năm tài chính 2008, KTV có thể sử dụng GLV được lưu trong hồ sơ năm trước, không cần thực hiện phỏng vấn lại theo bảng câu hỏi mà chỉ phỏng vấn những thay đổi liên quan trong toàn bộ hệ thống KSNB nói chung và chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ghi lại vào giấy làm việc. Bảng tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ABC ( xem trên phụ lục 1 ) Qua tìm hiểu ban đầu, KTV đáng giá hệ thống KSNB của công ty ABC ở mức khá. Công ty đã có những quy định khá chặt chẽ để quản lý quy trình nhập mua và thanh toán. KTV quyết định giảm bớt các thử nghiệm cơ bản khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán tại công ty ABC. Kết luận về hệ thống KSNB tại công ty ABC Tốt Khá: \/ Trung bình Yếu  Đánh giá mức độ trọng yếu Như đã phân tích ở trên, mức trọng yếu cho báo cáo tài chính là 458.796.725. Dựa vào những khảo sát ban đầu, KTV tiến hàng phân bổ mức trọng yếu này cho từng khoản mục trong BCTC dựa vào mức độ quan của khoản mục đó. Nếu khoản mục có tính quan trọng cao, dễ xảy ra sai phạm hoặc sai phạm có ảnh hưởng lớn liên tiếp đến nhiều khoản mục khác thì hệ số phân bổ thấp. Hệ số phân bổ cũng dựa vào tỷ trọng của khoản mục đó trên BCTC, khoản mục chiếm tỷ trọng cao thì hệ số phân bổ cũng thấp. Mức trọng yếu cho từng khoản mục I = [( giá trị khoản mục I * Hệ số phân bổ) / tổng ( giá trị khoản mục I * hệ số phân bổ)] * mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính Mức trọng yếu cho khoản phải trả nhà cung cấp = [(191.401.411.000*2)/ 932.498.523.000]* 458.796.725 = 188.342.047 Bảng 2.1.3: Bảng phân bổ trọng yếu cho các khoản mục trên BCTC tại khách hàng ABC Khoản mục Hệ số Số tiền Mức trọng yếu Tiền 1 21.082.197.024 10.372.609 Khoản phải thu 1 128.992.525.979 63.465.354 Hàng tồn kho 2 106.888.292.884 105.789.188 Phải trả nhà cung cấp 2 191.401.411.000 188.342.047 Nợ dài hạn 3 835.701.176 1.233.514 Vốn và các quỹ 3 61.112.429.567 90.203.411 Đánh giá rủi ro kiểm toán của chu trình ` Qua đánh giá và tìm hiểu về hoạt động kinh doanh cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng với những biến động trong năm nay, KTV nhận thấy năm nay không có những thay đổi nào ảnh hưởng đến KSNB và môi trường hoạt động kinh doanh của công ty. Lợi nhuận có giảm so với năm ngoái cũng phù hợp thị trường hiện nay khi nền kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn.Như vậy, thông qua tìm hiểu thông tin cơ sở, đánh giá những tác động mới, KTV nhận thấy hệ thống KSNB của công ty ABC không thay đổi so với năm trước, những biến động trong năm nay không ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty, KTV chấp nhận những đánh giá rủi ro kiểm toán giống như năm ngoái là rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát ở mức thấp. Thiết kế chương trình kiểm toán Thiết kế thử nghiệm kiểm soát - Kiểm tra sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận: xác định nhu cầu mua hàng - mua hàng- thanh toán. Nếu có sự câu kết nào trong chuỗi thực hiện này đều dẫn đến khả năng sai phạm cao. KTV phải ghi nhận những điểm cần lưu ý trong sự phân công phân nhiệm này. - Xem xét dấu hiệu của sự phê chuẩn nhằm đảm bảo nghiệp vụ mua hàng- thanh toán có sự giám sát của nhà quản lý. - Thực hiện lại quy trình ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng. KTV phải vẽ được chu trình thực hiện công việc này từ giai đoạn đề xuất nhu cầu đến khi thanh toán với nhà cung cấp. Thiết kế các thử nghiệm cơ bản Hệ thống KSNB của công ty ABC được đánh giá khá tốt, do đó KTV có thể giảm bớt thử nghiệm cơ bản nhằm giảm chi phí và thời gian thực hiện. Thử nghiệm cơ bản trong chương trình kiểm toán của AASC được trình bày trong phụ lục 2 2.2.1.3. Thực hiện chương trình kiểm toán è Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Công ty ABC là khách hàng thường niên của AASC , việc đánh giá hệ thống KSNB đã được thực hiện từ các năm trước và nhận thấy công ty có hệ thống KSNB khá tin tưởng. Vì thế qua phân tích, trưởng nhóm kiểm toán thực hiện trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc và kiểm tra từ đầu đến cuối Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc: KTV lập bảng phản ánh các thử nghiệm kiểm soát rồi thực hiện kiểm tra các nhà cung cấp có tuân theo các bước trên bảng kiểm soát đã lập hay không. Với những nhà cung cấp lớn, KTV phỏng vấn kế toán công nợ đồng thời thu thập chứng từ chứng minh cho những bước mà người được phỏng vấn trả lời có. ABC là công ty có khá nhiều nhà cung cấp, KTV không thể phản ánh được hết tất cả mà chỉ tập trung vào những khách hàng lớn và những khách hàng có quan hệ phát sinh nhiều trong năm kiểm toán. Để tiết kiệm thời gian có những khách hàng KTV không thu thập hợp đồng mà chỉ dựa trên câu trả lời của kế toán và trưởng phòng kinh doanh. Trích dẫn thực hiện với 4 công ty là nhà cung cấp chủ yếu của ABC: công ty An trì, Nam sơn, Thiên sơn và HTT. Thực hiện phỏng vấn với câu trả lời có hoặc không về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Bảng 2.1.4 : Thực hiện thử nghiệm kiểm soát tại khách hàng ABC Nhà cung cấp Lập và duyệt đơn đề nghị mua hàng Duyệt cân đối vật tư Lập và phê duyệt đơn đặt hàng Lập hợp đồng Lập và duyệt biên bản giao nhận HH, SP Lập và duyệt PNK Lập và duyệt thẻ kho Định kỳ đối chiếu số liệu giữa thủ kho với kế toán VT Cty An trì C K C C C C C K Cty Nsơn C C C C C C C K Cty TSơn C K C C C C C C Cty HTT C K C C C C C C C: có áp dụng K : không áp dụng Kết luận: Đơn vị thực hiện khá đầy đủ các bước theo yêu cầu kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán. Việc đối chiếu công nợ được thực hiện đạt 95%. Hệ thống KSNB của chu trình hoạt động đúng như đánh giá ban đầu của KT. Thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối Thủ tục này rất hữu hiệu trong công việc đánh giá hiệu quả KSNB của khách hàng. phương pháp thực hiện thủ tục này là KTV sẽ theo dõi và vẽ lại được sơ đồ toàn bộ quá trình của nghiệp vụ mua hàng thanh toán từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Dựa trên những gì thu thập được để đánh giá tình hiệu quả của kiểm soát chu trình từ đó đưa ra các thủ tục kiểm toán thích hợp. Ưu điểm của thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối là đơn giản và có thể cung cấp cho KTV những cái nhìn khai quát, những thông tin mang tính xác thực về cách mà đơn vị thực hiện những thủ tục kiểm soát và tính hữu ích của nó, tính hữu ích của những thủ tục kiểm soát đó. Tuy nhiên thủ tục này có nhược điểm ở chỗ chỉ cho kết quả tại thời điểm thực hiện. Ngoài thời điểm đó, thủ tục kiểm soát có thể không được thực hiện hoặc thực hiện sai. Tại công ty ABC, quá trình mua hàng được thực hiện trên máy tính bằng phần mềm kế toán, bắt đầu bằng nhu cầu khách hàng. xuất phát từ nhu cầu khách hàng, phòng kinh doanh thực hiện tổng hợp đề xuất lên ban giám đốc. Nếu được ban Giám đốc phê duyệt, nhu cầu mua sẽ chuyển cho bộ phận sản xuất và bộ phận mua hàng. Hai bộ phận này thực hiện cân đối vật tư rồi đưa ra kế hoạch nhập hàng. è Thực hiện các thử nghiệm cơ bản Thực hiện thủ tục phân tích Thủ tục phân tích là kỹ thuật kiểm toán đem lại cho KTV cái nhìn tổng hợp về những biến động và tình hình tăng giảm của các khoản mục. Thủ tục này đước sử dụng trong hầu hết các bước của quy trình kiểm toán. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, thủ tục này được áp dụng cụ thể cho từng khoản mục để phát hiện những biến động bất thường từ đó cung cấp thông tin cho việc thực hiện kiểm tra chi tiết. Thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn này, KTV lấy số liệu phát sinh trong kỳ trên sổ chi tiết mua hàng của các mặt hàng trong năm 2008 đối chiếu với năm 2007. Số lượng mặt hàng là khá nhiều nên KTV chỉ chọn những mặt hàng có giá trị lớn hoặc những số liệu phán ánh giá trị tổng hợp. Số chênh lệch tuyệt đối bằng giá trị mặt hàng năm 2008 trừ đi mặt hàng tương ứng phát sinh tăng trong năm 2007. Số chênh lệch tương đối bằng số chênh lệch tuyệt đối chia cho giá trị mặt hàng phát sinh trong năm 2007. Bảng 2.1.5 : Thực hiện thủ tục phân tích hàng mua trong kỳ của công ty ABC ( trích ) Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC Niên độ kế toán: 01/01/2008 – 31/12/2008 Tham chiếu : Khoản mục : Người thực hiện: DTT Bước công việc : phân tích Ngày thực hiện : 5/2/09 Nguồn : sổ chi tiết mua hàng- số phát sinh tăng trong kỳ Năm 2008 Năm 2007 Chênh lệch = (1) - (2) Nguyên vật liệu - HUTH - HLT - YAN - YNM …… Hàng hóa - TMTYCT - TKYHN - TIKL - HKYTTL - HKCT - TYQNB …… ( 1 ) ( 2 ) Tuyệt đối % 3.806.933.724  100.980.655 150.596.877 233.445.566 90.334.554 ….. 110.900.786.300 67.301.565.490 1.101.300.900 322.544.877 433.231.554 776.554.900 98.579.444 …… 3.002.544.333  200.558.689 101.009.887 332.454.654 157.446.567 …….. 100.890.675.988 67.100.897.888 1.101.908.479 325.432.578 433.786.000 787.577.890 88.451.102 ….. 804.389.391  (99.578.034) 49.586.990 (99.009.088) (67.112.013) ……. 10.010.110.312 200.667.602 (607.579) (2.887.701) (554.446) (11.022.990) 10.128.342 ….. 27%  50% 49% 30% 43% 10% 0.4% 0.1% -1% 0.09% -1% 11% ……. Nguyên vật liệu mua trong năm 2008 tăng 804.389.391 đồng tương đương tăng 27% so với năm 2007. Trong năm 2008 công ty có rất nhiều biến động trong mua nguyên vật liệu. Trong đó biến động nhiều nhất là 4 mặt hàng HUTH, HLT, YAN, YNM. HUTH : loại vật liệu này tăng 50 % nguyên nhân chủ yếu do tăng giá trên thị trường. Phỏng vấn anh Thái nhân viên kinh doanh cho biết đơn giá của loại vật liệu này tăng đến 20% so với năm ngoái nhưng do đây là vật liệu chính nên số lượng nhập cũng tăng hơn năm ngoái. HLT: Loại vật liệu này tăng 49.586.990 đồng tương đương tăng 49%. Tuy giá trị tăng không cao nhưng lại chiếm 49% tổng giá trị của năm ngoái. Anh Thái cho biết nguyên nhân cũng là do giá tăng. Nhưng hiện tại loại hàng này đang nằm trong hàng mua đang đi đường là 25.578.700 YAN: Loại vật liệu này giảm (99.009.088) tương đương giảm 30% so với năm 2007. Nguyên nhân là do doanh nghiệp đã hạn chế lắp ráp thiết bị Mitsumi mà vật liệu chính là loại này Kết luận: à KTV cần chú ý giá thị trường của loại vật liệu HUTH đồng thời xem hợp đồng mua hàng và tìm hiểu nhà cung cấp loại vật liệu này vì giá thị trường đã làm tăng 50% giá trị sản lượng so với năm ngoái à Với hàng HLT, KTV thực hiện tương tự như mặt hàng trên vì nguyên nhân biến động cũng là do sự thay đổi giá. Ngoài ra cần tách khoản hàng mua đang đi đường để kiểm tra chứng từ với lô hàng này. à Việc hạn chế lắp ráp thiết bị Mitsumi cần kiểm tra chính sách và quyết định của ban giám đốc. Hàng hóa trong năm nay ko biến động nhiều so với năm ngoái, KTV có thể sử dụng giấy làm việc của năm ngoái để biết những biến động của hàng hóa. Trong năm nay cần chú ý đến mặt hàng TYQNB tăng 11 % so với năm ngoái và mặt hàng TMTYCT chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị hàng hóa. Phân tích nghiệp vụ thanh toán được thực hiện tương tự như phân tích hàng mua trong kỳ, KTV chỉ thực hiện phân tích dọc để phát hiện những biến động năm nay so với năm trước. Bảng 2.1.6: Thủ tục phân tích nghiệp vụ thanh toán tại khách hàng ABC Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC Niên độ kế toán: 01/01/2008 – 31/12/2008 Tham chiếu : Khoản mục : Người thực hiện: DTT Bước công việc : phân tích Ngày thực hiện : 6/2/09 Nguồn : sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp Khoản mục Số dư tại ngày 31/12/2008 Số dư tại ngày 31/12/2007 Chênh lệch Nhà cung cấp trong nước - công ty TNHH An trì - công ty CP Nam Sơn Cô cty CP thiết bị I …… Nhà cung cấp nước ngoài Tổng phải trả thương mại Phải trả khác 18.401.223.877 3.127.880.996 133.761.871 354.248.144  5.331.578.443 23.732.802.310 59.864.612 Tuyệt đối Tương đối 17.865.265.890 2.482.445.235 202.669.501 237.346.257 ….. 7.957.579.766 25.822.845.660 40.543.332 535.957.976 645.435.761 ( 68.907.630) 116.901.887 … 2.626.001.323 (2.090.043.346) 19.321.290 3% 26% -34%  33% - 33% -8 % Nhận xét : Khoản phải trả nhà thương mại năm 2008 giảm 2.090.043.346 đồng so với năm 2007 tương đương mức giảm 8%. Biến động này là không lớn. Tìm hiểu thêm, khoản phải trả nhà cung cấp trong nước tăng 535.957.976 hay tăng 3 % so với năm trước. trong đó chủ yếu là do biến động tăng của công ty An Trì, cty thiết bị I và biến động giảm mạnh của công ty Nam Sơn. Tìm hiểu biến động này được biết do vật liệu HUTH nhập của công ty An Trì năm nay tăng. Và vật liệu YAN nhập của công ty Nam Sơn năm nay giảm. Kết luận : KTV cần kiểm tra chi tiết hợp đồng và sự phê chuẩn với 2 nhà cung cấp này Khoản phải trả nhà cung cấp nước ngoài giảm 2.626.001.323 tương đương giảm 33 %. Hiện tại sự hợp tác của công ty với nhà cung cấp nước ngoài có giảm nên sự giảm khoản phải trả này là hợp lý. Khả năng thanh toán Năm 2008 Năm 2007 Khả năng thanh toán hiện hành ( lần ) 317,87 276,77% Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn ( lần ) 211,44 200,43 Khả năng thanh toán nhanh ( lần ) 37,76 30,09 Các tỷ suất về khả năng thanh toán tăng lên chứng tỏ khả năng thanh toán tốt hơn. Nguyên nhân của biến động này là do hàng hóa và vật liệu đều tăng trong khi khoản phải trả giảm không đáng kể. Thực hiện kiểm tra chi tiết Tổng hợp và đối chiếu số dư Đây là bước tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối năm của các tài khoản . Sau khi lấy số tổng hợp , KTV thực hiện đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán. Nếu số đầu năm khớp, KTV đặt ký hiệu tham chiếu “ Ly “, nếu số cuối năm khớp đặt ký hiệu tham chiếu “ Ag”. Việc thực hiện đối chiếu số dư này giúp KTV khẳng định được số liệu tổng hợp của đơn vị là chính xác giữa các tài liệu khác nhau, không có chênh lệch giữa các sổ. Bảng 2.1.7: Tổng hợp số dưa tài khoản 331của công ty ABC Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC Niên độ kế toán: 01/01/2008 – 31/12/2008 Tham chiếu : Khoản mục : TK 331 Người thực hiện: DTT Bước công việc : Tổng hợp tài khoản Ngày thực hiện : 6/2/09 Nguồn : Sổ tổng hợp tài khoản Dư có đầu kỳ : 23.378.450.418 Ly Phát sinh nợ : 334.120.345.987 Phát sinh có: 333.249.228.637 Dư có cuối kỳ: 23.422.362.311 Ag Dư Nợ cuối kỳ : 90.342.621 Ag Ly : khớp với số dư trên báo cáo kiểm toán năm trước Ag: khớp với bảng cân đối số phát sinh Thu thập đối chiếu công nợ với nhà cung cấp Công ty ABC là khách hàng thường niên của AASC , trước khi tiến hàng kiểm toán, AASC đã gửi thư yêu cầu công ty thực hiện đối chiếu công nợ với tất cả các nhà cung cấp có số dư lớn. Là doanh nghiệp vùa kinh doanh thương mại vừa lắp ráp sản xuất nên ABC đặt quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp. Việc gửi thư xác nhận đối chiếu công nợ là do công ty ABC thực hiện, KTV thực hiện đối chiếu số dư các nhận với sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp của công ty ABC. Bảng 2.1.8 : Bảng tổng hợp đối chiếu xác nhận công nợ công ty ABC Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Khách hàng : Công ty TNHH ABC Niên độ: 1/1/2008- 31/12/2008 Người thực hiện : DTT Khoản mục : 331 Ngày thực hiện : 6/2/09 Bước công việc : Đối chiếu xác nhận công nợ ( Trích những công nợ có số chênh lệch VND lớn ) Tên nhà cung cấp Số dư trên sổ Số dư x/nhận Chênh lệch Ghi chú Cty TNHH An trì 127.880.996 176.986.876 ( 49.105.880) A1 Cty Thiên Sơn 215.560.601 251.457.210 ( 35.896.609 ) A2 Cty HTH 352.661.930 342.365.490 10.296.440 A3 Công ty VNCN 23.978.665 11.568.830 12.409.835 A4 …… …… ….. ….. Nguyên nhân chênh lệch: A1 : Do công ty ABC trả lại hàng cho cty An trì, Công ty ABC đã ghi nhận giảm khoản phải trả nhưng do chưa hoàn thành thủ tục, bên An trì đã chấp nhận hàng trả lại nhưng hiện tại hàng vẫn chưa được xuất kho trả hết. KTV đã kiểm tra biên bản trả lại hàng do kém chất lượng à KTV không thực hiện điều chỉnh A2 : tương tự với công ty An trì. KTV cũng đã kiểm tra biên bản trả lại hàng A3 : Kiểm tra chứng từ phát hiện Công ty ABC đã nhận được hàng trong năm 2008 nhưng hạch toán nghiệp vụ này vào năm 2009 khi thực hiện thanh toán A4 : Tương tự như A3 ,công ty ABC đã nhận được hàng nhưng hạch toán nghiệp vụ này vào năm 2009 khi thực hiện thanh toán. Đối chiếu công nợ có số dư ngoại tệ ( trích những đối chiếu số dư USD ) Tên nhà cung cấp Số dư trên sổ Số dư theo xác nhận Chênh lệch Ghi chú Cty CMYN 22.654,9 15.762 6892.9 B1 Cty EKYA 32.457,46 32.457,46 0 Cty ATXT 16.234,67 16.234,67 0 Cty HTTYN 3.458 3.458 0 …. …. …. …. Nguyên nhân chênh lệch : B1: số trên xác nhận là số đã bù trừ công nợ giữa 2 công ty, số trên sổ là chưa bù trừ - KTV đã kiểm tra đơn vị vẫn hạch toán số tiền chưa bù trừ trên 131 - không điều chỉnh Nhận xét : Tỷ lệ gửi thư xác nhận đạt 92%. Số chênh lệch lớn mang tính trọng yếu đã tìm được nguyên nhân và bằng chứng kiểm toán để xác minh Kiểm tra hàng mua bị trả lại KTV thực hiện chọn mẫu hàng mua trả lại để thực hiện kiểm tra chi tiết. Trên sổ chi tiết mua hàng, KTV chọn lọc những phát sinh hàng mua bị trả lại. Nhận thấy số phát sinh là không nhiều, số lớn tập trung vào một số công ty. KTV thực hiện kiểm tra chi tiết với các công ty này. Kiểm tra các chứng từ kèm theo đã đạt yêu cầu và đúng số lượng, thời gian hạch toán chưa. KTV ghi lại trên giấy làm việc tất cả những phát hiện khi kiểm tra các chứng từ này Bảng 2.1 9: Kiểm tra hàng mua trả lại của công ty ABC Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC Niên độ kế toán: 01/01/2008 – 31/12/2008 Tham chiếu : Khoản mục : 331 Người thực hiện: DTT Bước công việc : Kiểm tra hàng mua bị trả lại Ngày thực hiện : 6/2/09 stt Nội dung Số tiền Ngày tháng PXK Ghi chú 1 Trả lại hàng cho công ty htth 36.478.389 22/3/08 HH 123 A1 2 Trả lại hàng cho công ty DE 12.390.289 15/6/08 HH 456 A2 3 Trả lại hàng cho cty SDR 61.227.378 28/12/08 HH 498 A3 4 Trả lại hàng cho công ty A 23.478.218 30/9/08 VT 378 A4 5 Trả lại hàng cho cty NHTC 14.489.589 12/12/08 VT 465 A5 A1, A4, đã kiểm tra đủ biên bản trả lại hàng, biên bản kiểm tra hàng, PXK, đề nghị trả lại hàng có phê duyệt của giám đốc, A2, A5 : Hàng trả lại do sai quy cách, do số tiền không lớn nên đơn vị chỉ có thông báo trả lại hàng và viết phiếu xuất kho A3 : có Biên bản trả lại hàng, đề nghị trả lại hàng được phê duyệt nhưng PXK HH 498 chưa xuất đủ số hàng. Phỏng vấn kế toán phụ trách kho được biết đợt hàng xuất trả lại này làm 2 lần, kiểm tra bổ sung thêm PXK 502. Nhận xét: Hàng mua trả lại không có phát sinh bất thường, Kiểm tra số phát sinh KTV thực hiện kiểm tra chi tiết những số phát sinh đã nghi ngờ trong các giai đoạn trên và thực hiện chọn mẫu các nghiệp vụ có số phát sinh lớn và chọn mẫu vài nghiệp vụ có nội dung giống nhau để kiểm tra Ngày 23/4/08 : Mua 5 máy in laser số tiền : 12.786.455 Chứng từ kèm theo: Hợp đồng kinh tế ngày 12/4/08 Hóa đơn ngày 20/4/08 số tiền : 12.786.455 PNK số DC121 ngày 22/4/08 Biên bản giao nhận hàng ngày 22/4/08 Ngày 13/8/08: Nhập lô hàng linh kiện máy tính số tiền : 187.349.612 Chứng từ kèm theo : Hợp đồng kinh tế ngày 7/6/08 PNK số LK321 ngày 12/8/08 Hóa đơn ngày 11/8/08 số tiền : 187.349.612 Ngày 14/9/08 : Bù trừ công nợ với công ty INYS Chứng từ kèm theo: Biên bản bù trừ công nợ Ngày 22/10/08 : Nhận hàng từ tổng công ty số tiền : 12.346.675 Chứng từ kèm theo : Biên bản giao nhận hàng ngày 20/10/08 PNK HH23 ngày 20/10/08 Công văn đến ngày 14/10/08 à hàng nhận từ tổng công ty, đơn vị đang hạch toán vào 331 Ngày 15/12/08: Tạm ứng lô hàng USB số tiền 23.456 USD Chứng từ kèm theo: Đề nghị tạm ứng có kèm hợp đồng photo Ngày 16/12/08 : Nhận lô hàng từ tổng công ty số tiền : 11.235.678 Chứng từ kèm theo : Biên bản giao nhận ngày 14/12/08 PNK HH35 ngày 14/12/08 Công văn đến ngày 5/12/08 Kiểm tra nghiệp vụ và số dư bằng ngoại tệ Trong bước này KTV kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá, đánh giá lại số dư cuối kỳ theo đúng quy định. Hiện tại, công ty ABC đang sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán. Theo chế độ hạch toán ngoại tệ cuả công ty việc đánh giá chênh lệch tỷ giá thực hiện tại thời điểm cuối năm theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng tại ngày 31/12/2008. KTV thực hiện chọn lọc tất cả các nhà cung cấp có số dư ngoại tệ đến thời điểm 31/12/2008. Với cũng khách hàng thực hiện bù trừ công nợ nếu có cả dư nợ và dư có. Tính tổng hợp số tiền bằng ngoại tệ tính ra VND theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm 31/12/2008. Số tiền tính được chênh lệch với số đơn vị đang hạch toán là số tiền phải điều chỉnh. Bảng 2.1.10: Kiểm tra các số dư có gốc ngoại tệ Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Khách hàng : Công ty TNHH ABC Niên độ: 1/1/2008- 31/12/2008 Tham chiếu: Khoản mục : 331 Người thực hiện : DTT Bước công việc : Đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ Ngày thực hiện : 6/2/09 ( Trích những công nợ có số dư USD lớn ) Tên nhà cung cấp Số dư CK ( VND ) Số dư CK ( USD ) Ghi chú Cty TNHH Thiên Nam 388.196.800 23.456 Cty TNHH Ubique 557.802.300 34.221 Cty CP máy tính YNBT 1.622.207.680 101.387,98 Cty thiết bị NANL 537.842.323,15 33.220,65 Cty TNHH HcYTk 20.493.828 1.288,92 Cty NALL 37.478.800 2.342,4 ……. …… ……. Tổng 9.289.356.365 566.870,98 Đến thời điểm cuối kỳ, đơn vị chưa thực hiện đánh giá lại số dư bằng ngoại tệ. Số dư trước khi đánh giá : 9.289.356.365 Đánh giá lại : 566.870,98 * 16.570 = 9.393.052 Chênh lệch : (103.695.774) VND Bút toán điều chỉnh : Nợ TK 413 : 103.695.774 Có TK 331 : 103.695.774 Kiểm tra chia cắt niên độ Việc kiểm tra này nhằm tìm kiếm những khoản nợ chưa được ghi sổ hoặc bi ghi sai kỳ. Rủi ro ở đây là kế toán ghi nhận các khoản nợ theo nguyên tắc tiền chứ không phải nguyên tắc dồn tích. Tức là khi thực hiện thanh toán, kế toán mới phản ánh các nghiệp vụ chứ không căn cứ vào vận đơn hay hóa đơn. Điều này dẫn đến sơ dư khoản phải trả có khả năng bị giảm so với thực tế. thủ tục này nhằm đảm bảo tính đúng kỳ trong ghi nhận các khoản phải trả. Để thực hiện thủ tục này, KTV thực hiện kiểm tra các nghiệp vụ say ngày kết thúc niên độ trong vòng 30 ngày kể từ ngày 31/12/08. Ngày chứng từ trong năm 2008 mà đơn vị hạch toán trong năm 2009 là chưa đảm bảo tính đúng kỳ trong kế toán. Bảng 2.1.11: Kiểm tra chia cắt niên độ của công ty ABC AASC Tên khách hàng : Công ty ABC Tham chiếu : N Niên độ kế toán: 01/01/2008- 31/12/2008 Người thực hiện : DTT Tài khoản: 331 Bước công việc : Kiểm tra chia cắt niên độ Ngày thực hiện : 8/2/09 Mục tiêu: đảm bảo các khoản phải trả được ghi nhận đầy đủ Chứng từ thanh toán Nội dung Số tiền Ngày chứng từ Ngày ghi nhận Ghi chú UNC ngày 5/1/09 Trả cho công ty TNH 102.476.457 Ngày 25/12/08 Năm 2009 C1 PC 24 ngày 23/1/09 Trả công ty TT 12.345.589 Ngày 21/12/08 Năm 2009 C2 UNC ngày 25/1/09 Trả công ty YNYS 210.238.556 Ngày 25/12/08 Năm 2009 C3 UNC ngày 1/2/09 Trả công ty BAS 282.334.567 Ngày 13/12/08 Năm 2009 C4 UNC ngày 2/2/09 Trả công ty HH 14.806.167 Ngày 25/12/08 Năm 2009 C5 UNC ngày 5/2/09 Trả công ty HB 189.402.083 Ngày 27/12/08 Năm 2009 C6 C1, C2, C6 : Kiểm tra thấy hóa đơn và biên bản nhận hàng là năm 2008 nhưng đơn vị hạch toán vào năm 2009 khi đơn vị thực hiện chi trả tiền . Tổng số tiền đơn vị hạch toán sai kỳ là : 304.224.129 đ - Bút toán điều chỉnh : Nợ TK 1561 : 304.224.129 Có TK 331 : 304.224.129 C3, C4, C5 : Kiểm tra thấy hóa đơn trong năm 2008. tổng số tiền : 507.379.290 - bút toán điều chỉnh : Nợ TK 151 : 507.379.290 Có TK 331 : 507.379.290 2.2.1.4. Giai đoạn kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn này, KTV phải đưa ra được nhận xét cho khoản mục và chu trình mình thực hiện. Với khách hàng ABC, sau khi thực hiện tổng hợp kết quả của các thành viên trong nhóm thực hiện cuộc kiểm toan, nhóm trưởng đưa ra 5 nhận xét về chu trình mua hàng thanh toán của công ty ABC. - Tổng hợp về thư xác nhận công nợ đạt 92% công nợ phải trả nhà cung cấp ( các thư xác nhận đều do khách hàng thực hiện) - Soát xét GLV về kiểm tra chia cắt niên độ, nhận xét có một số chứng từ năm 2008 nhưng được hạch toán trong năm 2009, đã kiểm tra có phiếu nhập kho trong năm 2008. thực hiện bút toán điều chỉnh tăng hàng hóa và tăng khoản phải trả nhà cung cấp trong năm 2008. Cũng trong GLV kiểm tra chia cắt niên độ, một số lô hàng có hóa đơn trong năm 2008 nhưng hạch toán trong n