Khóa luận Hoàn thiện công tác quản lý vật tư thiết bị tại công ty viễn thông Viettel

n Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh  Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. BTH 1.4 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Đ.điểm VT Tên VT ĐVT Đơngiá Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nguồn: Nguyễn Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh Phương pháp sổ số dư. Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho vào Sổ số dư. Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Sơ đồ 1.5 Theo phương pháp sổ dư Nguồn: Nguyễn Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao. BM 1.6 Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày...... đến ngày...... tháng......năm...... Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày......tháng......năm...... Người nhận Người giao (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VTTB TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL-TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY. Lịch sử hình thành và phát triển. Tổng Công ty Viễn thông quân đội (tên viết tắt là Viettel), tiền thân là Tổng Công ty Điện tử thiết bị thông tin được thành lập ngày 1 tháng 6 năm 1989 trực thuộc Bộ Quốc phòng. Tổng Công ty được ra đời với nhiệm vụ đảm bảo thông tin liên lạc nhằm củng cố quốc phòng – an ninh và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ phát triển kinh tế của đất nước với nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh được triển khai trên toàn quốc và vươn ra cả thị trường quốc tế. Về kinh doanh các dịch vụ viễn thông, Tổng Công ty không phải là đơn vị đầu tiên triển khai dịch vụ này, tuy nhiên với chủ trương “Đi tắt đón đầu, tiến thẳng vào công nghệ hiện đại” Viettel luôn chú trọng vào đổi mới công nghệ, đầu tư chất xám, kiện toàn bộ máy tổ chức, mở rộng đầu tư v.v.. do đó hiện nay Viettel đã có được hệ thống mạng lưới, cơ sở hạ tầng và thực hiện triển khai kinh doanh trên toàn quốc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ Quốc phòng – An ninh và sản xuất kinh doanh. Xác định rằng cạnh tranh là một vấn đề tất yếu trong nền kinh tế thị trường nhưng phải đảm bảo sự cạnh tranh lành mạnh và quyền lợi cho khách hàng, do đó Viettel luôn có nhiều sáng tạo trong hoạt động kinh doanh vừa đảm bảo tính cạnh tranh và quyền lợi của khách hàng mà bằng chứng thể hiện rõ ràng nhất là doanh thu của Tổng Công ty năm sau tăng trưởng gấp đối năm trước trong giai đoạn từ năm 2005 – 2007. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Tổng Công ty thì các hoạt động xã hội, nhân đạo, từ thiện giúp đỡ ủng hộ những người nghèo, những trường hợp khó khăn luôn được Viettel quan tâm thực hiện. Toàn thể cán bộ công nhân viên Tổng Công ty luôn phấn đấu để đưa Viettel trở thành nhà khai thác, cung cấp dịch vụ Bưu chính – Viễn thông hàng đầu ở Việt Nam song song với việc mở rộng ra các nước trong khu vực và thế giới xứng đáng với danh hiệu Đơn vị Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới do Đảng và Nhà nước đã trao tặng. Từ khi thành lập đến nay (01/6/1989) Viettel đã có lịch sử phát triển 20 năm. Ðây là khoảng thời gian mà nhân loại bước những bước đầu tiên vào thiên niên kỷ mới, khoảng thời gian để Việt Nam có những bước đột phá trong lĩnh vực Bưu chính - Viễn thông, và đây cũng là thời gian Viettel đã nỗ lực phấn đấu không ngừng trong lĩnh vực BC-VT để khẳng định vị trí là một trong những nhà cung cấp dịch vụ BC-VT hàng đầu tại Việt Nam: Doanh nghiệp đầu tiên đã đem lại sự lựa chọn cho khách hàng sử dụng dịch vụ, một Doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực áp dụng công nghệ mới, hiện đại và chính sách chăm sóc khách hàng, trở thành một đối tác có uy tín lớn trong nước và quốc tế như Lao; Campuchia, Haiti; Mozambique..... Với kinh nghiệm và sức sáng tạo không ngừng, Viettel đã ngày càng làm hài lòng và tiếp tục chinh phục khách hàng bằng sự tự tin với một tinh thần lớn, tinh thần của những người lính để xây dựng quảng bá làm cho tên tuổi Viettel ngày càng trở nên gần gũi, thân thuộc với mọi tổ chức, mọi cá nhân trong đời sống xã hội. Ngày 22/12/2009, Viettel chính thức được Thủ tướng chính phủ ký quyết định trở thành Tập Đoàn Viễn thông Quân đội. Điều này thể hiện ý chí quyết tâm, lòng tự hào của toàn thể CBCNV trong tập đoàn trở thành nhà khai thác viễn thông hàng đầu tại Việt Nam và là doanh nghiệp tiên phong đầu tư ra nước ngoài. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành đa nghề được trên phạm vi cả nước và quốc tế, những hoạt động kinh doanh chính của Viettel như sau: Cung cấp dịch vụ viễn thông và CNTT Truyền dẫn (cho thuê kênh trong nước và Quốc tế) Bưu chính Kinh doanh thiết bị đầu cuối Đầu tư tài chính Dịch vụ nội dung và Truyền thông Đầu tư bất động sản Dịch vụ kỹ thuật, công nghệ cao Xuất nhập khẩu. Ý nghĩa của tầm nhìn thương hiệu Viettel Tầm nhìn thương hiệu định ra một hướng đi chung cho các hoạt động của Viettel, được cô đọng từ việc tổng hợp cơ sở mong muốn của khách hàng và sự đáp ứng của Viettel, kết hợp giữa văn hoá Phương Đông và Phương Tây. INNOVATOR: (Phương Tây) Tiên phong, sáng tạo. Liên tục đổi mới, cải cách. Làm việc và tư duy logic có hệ thống. Cá thể hoá. CARING: (Phương Đông) Luôn lắng nghe, quan tâm, chăm sóc. Tư duy trực quan sinh động. Cơ chế cân bằng, ổn định. Tình cảm, có trách nhiệm xã hội, tham gia các hoạt động nhân đạo. Xuất phát từ những thể hiện qua tấm bưu thiếp, ý tưởng thương hiệu được cô đọng qua câu khẩu hiệu (slogan) sau đây: Slogan ‘Say it your way’ ‘Hãy nói theo cách của bạn’ Ý nghĩa câu khẩu hiệu: ‘Hãy nói theo cách của bạn’ thể hiện rõ trên 2 vế: Sự quan tâm, lắng nghe, tôn trọng và đáp ứng của Viettel đối với khách hàng và các thành viên. Bên cạnh đó là sự khuyến khích phản hồi, đóng góp, xây dựng và sáng tạo của mọi ngưòi (khách hàng và các thành viên Viettel) nhằm tạo ra các sản phẩm dịch vụ ngày càng hoàn hảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Logo Ý nghĩa của logo Ý tưởng cội nguồn: Logo được thiết kế dựa trên ý tưởng lấy từ hình tượng hai dấu nháy đơn. Hình tượng này muốn nói với mọi người rằng, Viettel luôn luôn biết lắng nghe và cảm nhận, trân trọng những ý kiến của mọi người như những cá thể riêng biệt – các thành viên của Tổng Công ty, khách hàng và đối tác. Đây cũng chính là nội dung của câu khẩu hiệu của Viettel: Hãy nói theo cách của bạn (Say it your way). Hình dáng: Nhìn logo Viettel, ta thấy có sự chuyển động liên tục, xoay vần vì hai dấu nháy được thiết kế đi từ nét nhỏ đến nét lớn, nét lớn lại đến nét nhỏ, thể hiện tính logic, luôn luôn sáng tạo, liên tục đổi mới. Khối chữ Viettel được thiết kế có sự liên kết với nhau, thể hiện sự gắn kết, đồng lòng, kề vai sát cánh của các thành viên trong Tổng Công ty. Với triết lý kinh doanh là nhà sáng tạo và quan tâm đến khách hàng, triết lý này được thể hiện trên logo là con người đóng vai trò trung tâm. Màu sắc: Ba màu của logo: xanh, vàng đất và trắng: Màu xanh thiên thanh biểu hiện cho màu của trời, màu của khát vọng vươn lên, màu của không gian sáng tạo. Màu vàng đất biểu thị cho đất, màu của sự đầm ấm, gần gũi, đôn hậu, đón nhận. Màu trắng là nền của chữ Viettel, thể hiện sự chân thành, thẳng thắn, nhân từ. Sự kết hợp giao hòa giữa trời, đất và con người ”Thiên thời – Địa lợi – Nhân hoà” theo những quan điểm của triết học và cũng gắn liền với lịch sử, định hướng của Tổng Công ty thể hiện cho sự phát triển vững bền của thương hiệu Viettel. Triết lý kinh doanh Viettel Liên tục đổi mới, sáng tạo và luôn quan tâm, lắng nghe khách hàng như những cá thể riêng biệt để cùng họ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ ngày càng hoàn hảo. Gắn kết các hoạt động sản xuất kinh doanh với các hoạt động xã hội, hoạt động nhân đạo. Lấy con người là nhân tố chủ đạo để phát triển. Chân thành với đồng nghiệp, cùng nhau gắn bó, góp sức xây dựng mái nhà chung Viettel. Giá trị văn hóa cốt lõi của Viettel: Thực tiễn là tiêu chuẩn kiểm nghiệm chân lý. Trưởng thành qua những thách thức & thất bại Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh. Sáng tạo là sức sống. Tư duy hệ thống. Kết hợp Đông Tây. Truyền thống & cách làm người lính. Viettel là ngôi nhà chung. Mô hình tổ chức, chức năng và nhiệm vụ Trung tâm Điều hành kỹ thuật khu vực 3 là đơn vị đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ Viễn thông trực thuộc Công ty Viễn thông Viettel; có chức năng tham mưu và thừa lệnh Giám đốc Công ty quản lý, khai thác và phát triển mạng lưới viễn thông tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam theo phân cấp đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Sơ đồ mô hình tổ chức của Công ty Ban T.tra MH 2.1 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Sơ đồ mô hình tổ chức của Phòng kế hoạchBan T.tra MH 2.2. Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Chức năng, nhiệm vụ chung của trung tâm điều hành kỹ thuật 3 Quy hoạch, thiết kế, tối ưu mạng lưới tại khu vực quản lý; Vận hành khai thác, bảo quản, bảo dưỡng mạng viễn thông Viettel tại các khu vực bao gồm: các hệ thống mạng lõi, mạng truy nhập, các hệ thống gia tăng giá trị đảm bảo việc cung cấp dịch vụ được thông suốt, an toàn, hiệu quả, chính xác và kịp thời; Quản lý, điều hành thống nhất việc khai thác; giám sát hoạt động của mạng lưới các khu vực, phát hiện sự cố và trực tiếp điều hành công tác tổ chức ƯCTT trong các khu vực đảm bảo mạng lưới thông tin được thông suốt; Thực hiện các công tác xây lắp, hoàn công thanh quyết toán các dự án phát triển mạng mạng lõi tại khu vực; Đảm bảo cung cấp vật tư, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ kỹ thuật phục vụ cho công tác ƯCTT, vận hành khai thác, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa và phát triển mạng lõi trong khu vực; Quản lý, chỉ đạo điều hành nghiệp vụ các công tác kỹ thuật đối với CNKT tỉnh/tp trong khu vực; Hướng dẫn, đào tạo, kiểm tra, giám sát thực hiện các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật của các CNKT tỉnh/tp trong khu vực; Quản lý và thực hiện các công tác Tài chính, Tổ chức Lao động tiền lương, kế hoạch, hành chính, công tác chính trị tư tưởng tại Trung tâm ĐHKT khu vực theo phân cấp của Công ty. Thực hiện chế độ giao ban, báo cáo theo quy định của Tổng Công ty và Công ty về chức năng nhiệm vụ của Trung tâm ĐHKT. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Kế hoạch Chức năng chính: Tham mưu: giúp Đảng uỷ, Ban giám đốc Công ty tổng hợp và lập kế hoạch, quản lý kho tàng, cấp phát vật tư thiết bị hàng hoá phục vụ cho SXKD. Quản lý: thừa lệnh Giám đốc tổ chức, điều hành, quản lý mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Kiểm tra, giám sát: thực hiện việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc các hoạt động SXKD, hoạt động quản lý vật tư kho tàng của Công ty và đơn vị liên quan. Nhiệm vụ. Xây dựng - triển khai - điều hành, đôn đốc – tổng hợp, phân tích, đánh giá - báo cáo các kế hoạch SXKD, nhiệm vụ được giao trong toàn Công ty. Quản lý và đảm bảo vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ cho hoạt động SXKD của Công ty và CNKT Tỉnh, Tp (bao gồm quản lý hệ thống kho VTTB). Quản lý và đảm bảo hàng hoá cho hoạt động SXKD của Công ty và CNKD Tỉnh, Tp (bao gồm quản lý hệ thống kho hàng hoá). Kiểm tra đánh giá chất lượng vật tư, thiết bị, hàng hoá nhập xuất kho. Ban Kế hoạch tổng hợp: Xây dựng các Kế hoạch SXKD hàng năm, quí, tháng của Công ty; Thực hiện giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị thực hiện. Điều hành hoạt động SXKD; Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch SXKD và nhiệm vụ của các đơn vị. Thực hiện báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quí và các báo cáo sơ kết, tổng kết) và đột xuất. Quản lý, điều hành triển khai các dịch vụ Viễn thông công ích của Công ty (lập kế hoạch, giao chỉ tiêu, điều hành, đối soát kết quả) Hỗ trợ: thiết lập và vận hành bộ máy của Viettel Global tại Campuchia, Lào và xây dựng các Phần mềm quản lý liên quan. Tổng hợp, phân tích, đánh giá và chấm điểm thi đua các CNKT, CNKD tỉnh, Tp và các Phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Xây dựng, hướng dẫn, duy trì nề nếp nghiệp vụ công tác kế hoạch tác nghiệp tại các CNKT Tỉnh, Tp. Tham gia đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của Trưởng các đầu mối trực thuộc Công ty Ban quản lý và đảm bảo vật tư, thiết bị: Trực tiếp quản lý (xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, duy trì nề nếp) hệ thống kho về vật tư, thiết bị toàn Công ty và các Đơn vị trực thuộc, liên quan. Thực hiện nhập, xuất kho vật tư, thiết bị phục vụ hoạt động SXKD. Điều động, điều phối VTTB giữa các kho để tối ưu hiệu quả sử dụng. Quản lý và báo cáo, đề xuất phương án xử lý đối với vật tư, thiết bị tồn đọng, chậm luân chuyển, hỏng hóc, hết giá trị sử dụng... Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất về quản lý, xuất, nhập kho. Tham gia xây dựng các kế hoạch sử dụng vật tư, thiết bị (Chủ trì: TT Điều hành, PKT, PKHM) Ban quản lý và đảm bảo hàng hoá: Trực tiếp quản lý (xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, duy trì nề nếp) kho hàng hoá kinh doanh toàn Công ty và các Đơn vị trực thuộc, liên quan. Thực hiện nhập, xuất kho hàng hoá phục vụ hoạt động SXKD, bao gồm hoạt động đấu tạo Kít và quản lý cấp phát kho số đẹp của dịch vụ di động, cố định, homephone. Điều động, điều phối hàng hoá giữa các kho để tối ưu hiệu quả sử dụng Quản lý và báo cáo, đề xuất phương án xử lý với hàng hoá tồn đọng, chậm luân chuyển, hết giá trị sử dụng, hỏng hóc... Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất về quản lý, xuất, nhập kho. Tham gia xây dựng kế hoạch nhu cầu sử dụng hàng hoá phục vụ SXKD cho Công ty và các CNKD tỉnh. Thực trạng công tác quản lý vật tư thiết bị tại Trung tâm điều hành kỹ thuật khu vực 3 Công ty viễn thông Viettel. Quy trình nhâp kho. Lưu đồ. Lưu đồ: 2.1 Quy trình nhập kho Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu/Tài liệu Đơn vị đề xuất Đề xuất nhu cầu và trình ký BM.01/QT.02.PKH.02 Mục 5.2.1 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Thực hiện mua sắm Mục 5.2.2 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Thông báo kế hoạch nhập kho Mục 5.2.3 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) – PKH VTT Bàn giao vật tư thiết bị BM.02.QT.01.PKH.02 Mục 5.2.4 Đơn vị mua sắm (PĐT VTC) Lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng Mục 5.2.5 KCS Đánh giá chất lượng BM.02.QT.00.KCS.02 Mục 5.2.6 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Lập phiếu yêu cầu nhập kho BMYCNK 03-10-00340 Mục 5.2.7 PKH VTT Làm thủ tục nhập kho Mục 5.2.8 PKH VTT Vào thẻ kho BM.06.VTQĐ Mục 5.2.9 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Tập hợp văn bản pháp lý, Làm Bảng tổng hợp thanh toán, và đê nghị chuyển tiền Không Đạt Mục 5.2.10 PTC VTT Kiểm tra hồ sơ Đạt Mục 5.2.11 PTC VTT Quyết toán, chuyển tiền Mục 5.2.12 PKH VTT- PTCT Lưu hồ sơ Mục 5.2.13 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Mô tả : Đề xuất nhu cầu và trình ký: Đơn vị thực hiện: Các đơn vị có nhu cầu sử dụng VTTB, CCDC, HH. Nội dung: Căn cứ vào kế hoạch phát triển mạng lưới, kế hoạch trang bị CCDC, trang thiết bị, kế hoạch bán hàng, các định mức đã được phê duyệt, đơn vị đề xuất lập đề xuất nhu cầu trình BGĐ ký và gửi PĐT làm thủ tục mua sắm. Thời gian: sau 24 giờ khi đã được Giám đốc phê duyệt. Theo định kỳ: Xây dựng các đề xuất mua sắm theo kế hoạch quý, năm đã được phê duyệt. Cụ thể : Phòng NOC đề xuất như cầu cho UCTT Phòng phát triển hạ tầng đề xuất cho phát triển mạng lưới. Phòng ĐHBH đề xuất cho nhu cầu hàng hoá. Phòng hành chính đề xuất các nhu cầu về trang thiết bị văn phòng, CCDC. Phối hợp: Các đơn vị đề xuất phải thông qua phòng kế hoạch để xác định lượng tồn kho và điều hành phân bổ số lượng về các kho công ty. Thông qua phòng đầu tư để xác định tính hợp lý của đề xuất, bao gồm xác định chủng loại, số lượng và thời gian đáp ứng. Kết quả của đề xuất phải có Ban giám đốc phê duyệt. Thực hiện mua sắm: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Nội Dung: Khi nhận được đề xuất nhu cầu của các phòng ban, PĐT VTT thực hiện các hoạt động mua sắm theo luật và theo quy định của TCT, công ty VTT. Thông báo kế hoạch nhập kho: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Nội dung: PĐT VTT thông báo kế hoạch nhập kho cho PKH VTT và thông báo chi tiết về tên hàng, khối lượng hàng, nơi chuyển hàng (các kho của công ty) và đôn đốc các đối tác thực hiện nghiêm túc bảo đảm đầy đủ về số lượng, chất lượng, tiến độ. Đồng thời thông báo cho đơn vị sử dụng để có kế hoạch triển khai. Bàn giao vật tư thiết bị hàng hoá: Đơn vị thực hiện: Phòng đầu tư ; phòng kế hoạch và nhà cung cấp. Nội dung: PĐT VTT và đối tác bàn giao hàng tại các kho của VTT. Khi nhận phải kiểm tra về tính còn nguyên vẹn ( nguyên đai, nguyên kiện ) của lô hàng, kiểm đếm số lượng đầy đủ và lập biên bản bàn giao VTTB, HH, CCDC giữa người giao hàng và người nhận hàng (BBBG của đối tác), mỗi bên giữ 01 bản. Lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Đánh giá chất lượng VTTB, CCDC, HH: Đơn vị thực hiện: P.KCS ; phòng đầu tư ; kho và đối tác. Lập phiếu yêu cầu nhập kho: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Nội dung: Hồ sơ nhập kho bao gồm: Tờ trình được phê duyệt Hợp đồng mua bán. Hoá đơn tài chính. Biên bản kiểm tra và đánh giá chất lượng. Biên bản bàn giao có chữ ký của thủ kho. Phiếu yêu cầu nhập vật tư, thiết bị theo mẫu (Phiếu yêu cầu vật tư, thiết bị) BM. Trên hệ thống PMQLVT. Thời gian: Trong vòng 01 ngày sau khi nhận được phiếu đánh giá chất lượng PĐT VTC phải lập phiếu yêu cầu nhập kho. Làm thủ tục nhập kho VTT: Đơn vị thực hiện: PĐT - PKH VTT Nội dung: Nhập kho PKH VTT căn cứ vào các hồ sơ, tiến hành nhập kho VTT. Phiếu nhập kho theo BM.Trên hệ thống PMQLVT. Sau khi làm thủ tục nhập kho xong, ban kho PKH VTT có trách nhiệm sắp xếp, quản lý, niêm phong, cấp phát và bảo quản. Hàng hoá nhập kho được quản lý khoa học theo quy định, đảm bảo an toàn tuyệt đối và chịu trách nhiệm trước Công ty về quản lý hàng hoá trong kho. Hàng hoá nhập kho phải được cập nhập vào thẻ kho và phần mềm quản lý. PĐT VTT thông báo hàng đã nhập kho cho đơn vị có nhu cầu sử dụng ngay khi hàng vào kho. Thời gian: Không quá 03 ngày PKH phải hoàn thiện các thủ tục nhập kho (thời gian được tính từ lúc PKH VTT nhận đầy đủ hồ sơ nhập kho). Vào thẻ kho: Thủ kho của PKH VTT thực hiện vào thẻ kho số lượng VTTB, CCDC, HH đã nhập kho để quản lý, theo dõi theo đúng quy định quản lý vật tư hàng hoá của TCT. Tập hợp văn bản pháp lý, Làm Bảng tổng hợp thanh toán, và đê nghị chuyển tiền. Đơn vị thực hiện : Phòng (ban) thực hiện mua sắm. Nội dung : Sau khi làm xong thủ tục nhập kho. Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ mua sắm tiến hành tổng hợp các hồ sơ pháp lý liên quan và sắp xếp theo thứ tự phát sinh chuyển về PTC VTT, cụ thể: Giấy đề nghị chuyển tiền theo điều khoản hợp đồng Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (nếu ứng tiền mặt) Bảng tổng hợp thánh toán Tờ trình, chỉ thị, hoặc Uỷ quyền của Tổng Công ty - bản gốc nếu thanh toán hết 1 lần, bản photo có sao y nếu thanh toán nhiều lần Tờ trình Công ty, Đề xuất - bản gốc Thiết kế kỹ thuật và dự toán kinh phí (nếu có) - bản gốc Quyết định thi công (nếu có) - bản gốc Hồ sơ mua sắm theo quy định - bản gốc (lưu ý : có kẹp kèm báo đăng tin mời thầu) Đàm phán hợp đồng - bản gốc Hợp đồng kinh tế - bản gốc Hồ sơ hoàn công (nếu có) - bản gốc Biên bản nghiệm thu bàn giao - bản gốc Hồ sơ quyết toán - bản gốc Hoá đơn tài chính - bản gốc Phiếu đánh giá chất lượng - bản gốc Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng - bản gốc Phiếu nhập kho - bản gốc Phiếu xuất kho (nếu có) - bản gốc Biên bản bàn giao cho đơn vị sử dụng (nếu có) - bản gốc (có xác nhận của thủ trưởng đơn vị) Các văn bản pháp lý khác (Giấy bảo lãnh; Giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm ; ...) Thời gian: Sau 2 ngày kể từ ngày hoàn thiện nhập kho Kiểm tra hồ sơ: Đơn vị thực hiện: PTC VTT – Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ. Nội dung: Khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ từ Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ, PTC VTC (kế toán thanh toán) tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ Trường hợp bộ chứng từ hợp lý, hợp lệ P.TC VTC ký duyệt thanh toán và chuyển cho Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ trình ký Ban Giám đốc; Trường hợp bộ chứng từ thiếu có thể bổ sung: PTC VTC trả lại Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ và yêu cầu bổ sung; Trường hợp chứng từ không hợp lý, hợp lệ: PTC VTT sẽ từ chối thanh toán hoặc thanh toán một phần. Thời gian: Sau 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ. Quyết toán, chuyển tiền: Đơn vị thực hiện: PTC VTT – Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ Nội dung: Sau khi Bộ chứng từ và Giấy đề nghị chyển tiền được Giám đốc ký duyệt, Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ chuyển bộ hồ sơ về cho PTC VTT (kế toán thanh toán) để tiến hành chuyển tiền cho đối tác. Thời gian: Sau 01 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ và đề nghị chuyển tiền có ký đầy đủ. Hồ sơ STT Tên hồ sơ Trách nhiệm lưu Thời gian lưu Ghi chú 3 Phiếu nhập kho Công ty VTT PKH VTT 15 năm 4 Phiếu đánh giá chất lượng PKH VTT 15 năm 5 Biên bản bàn giao/ kiểm đếm hàng hóa/đơn hàng PKH VTT 15 năm 6 Hợp đồng mua bán hàng hoá, vật tư thiết bị PKH VTT, Phòng ĐT VTT 15 năm 7 Thẻ kho Thủ kho 15 năm 8 Chứng từ thanh toán PTC VTT ăm Quy trình xuất kho. Lưu đồ: 2.2 Quy trình nhập kho Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu/Tài liệu Phòng hạ tầng Lập kế hoạch phát triển trạm trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB Mục 2.1 P.KH VTT Không đạt Xác nhận yêu cầu Mục 2.2 BM.07.QT.01.PKH.02 P.KH VTT Lập phiếu xuất kho Mục 2.3 BM.08.QT.01.PKH.02 P.KH VTT Xuất kho Mục 2.4 Công ty công trình Điều chuyển VTTB và lắp đặt tại CNKT theo địa chỉ ghi trên phiếu xuất kho Mục 2.5 Công ty công trình Bàn giao trạm cho CNKT Mục 2.6 Chi nhánh kỹ thuật Nhập kho trên PMQLVT- Tài sản Mục 2.7 BM.PMQLVT Cty công trình P.Phát triển hạ tầng Đối chiếu và quyết toán số liệu hàng tháng Mục 2.8 Chi nhánh kỹ thuật Lưu hồ sơ Mục 2.9 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Mô tả: Lập kế hoạch phát triển trạm mới trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB : P.PTHT lập kế hoạch phát triển trạm BTS trong tháng, trong đó ghi rõ số lượng trạm cần phát triển mới, mã trạm, địa chỉ lắp đặt, gửi P.KH VTT vào trước ngày 01 của tháng đó để làm căn cứ lập phiếu xuất và xuất kho cho CTCT khi có yêu cầu. Trường hợp cấp cho các đơn vị khác ngoài CTCT như: Công ty VTG, Phòng kỹ thuật tổng công ty, trung tâm đào tạo... P.PTHT duyệt yêu cầu cấp và chuyển P.KH VTT làm thủ tục xuất kho. Công ty Công trình căn cứ vào kế hoạch phát triển trạm BTS của VTT lập phiếu yêu cầu cấp vật tư thiết bị lên phòng kế hoạch VTT. Biểu mẫu trên PMQLVT. Nếu trong tháng có phát sinh thêm trạm mới ngoài kế hoạch tháng đã gửi thì yêu cầu CTCT lập danh sách và gửi P.PTHT để bổ sung vào kế hoạch và chuyển P.KH lập phiếu xuất kho. Xác nhận yêu cầu: Nội dung : Nội dung : P.KH VTT căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp VTTB của CTCT và đối chiếu với kế hoạch tháng mà P.PTHT đã gửi, nếu thấy không đúng với kế hoạch đã gửi thì không đồng ý cấp VTTB, nếu thấy yêu cầu hợp lý thì tiến hành lập phiếu xuất kho. Khi kiểm tra nội bộ, phòng kế hoạch phải: Kiểm tra tồn kho trên hệ thống phần mềm. Kiểm tra tồn kho thực tế. Lập phiếu xuất kho: Ghi rõ bộ phận nhận là CTCT Mã trạm và địa chỉ là chi nhánh nhận hàng, để chi nhánh nhập được phiếu đó vào phần mềm và cấu thành tài sản của chi nhánh khi nhận bàn giao từ CTCT. Điều chuyển VTTB và lắp đặt tại CNKT theo địa chỉ ghi trên phiếu xuất kho CTCT điều chuyển VTTB từ kho VTT đến các CNKT để lắp đặt. CTCT phải lắp đặt chính xác địa chỉ đã được ghi trên phiếu xuất kho và phải thông báo cho các CNKT ngay từ khi bắt đầu đến CN. Mục đích giúp các CNKT biết để cập nhật số liệu phục vụ cho việc quản lý tài sản tại chi nhánh đồng thời phối hợp để xây dựng trạm. Bàn giao trạm cho CNKT CTCT sau khi xây dựng xong trạm thì tiến hành bàn giao cho CNKT Thủ tục bàn giao bao gồm biên bản bàn giao giữa CTCT, CNKT và phiếu xuất kho của Công ty VTT cho trạm đó. Nhập kho trên phần mềm: Thủ kho căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản của công ty công trình khi lắp đặt xong trạm bàn giao cho tỉnh và căn cứ vào phiếu xuất kho trên phần mềm của Công ty để nhập vào phần mềm thành tài sản của chi nhánh (Nhập vào trường tài sản trên phần mềm). Thủ kho nhập vào phần mềm và chỉnh sửa số lượng đúng bằng số lượng trong biên bản