Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức lập và phân tích bảng cân đối kế toán tại công ty TNHH Tường Phát

N (2) NV [A (I + II) – A (I (1) + II (4))] là các khoản phải trả không tính đến các khoản vay ngắn hạn, hoặc dài hạn hợp lý chưa đến hạn. * Nếu (1) > (2): doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn. DN cần có biện pháp đòi nợ và thúc đẩy quá trình thanh toán đúng hạn. * Nếu (1) < (2): doanh nghiệp đang chiếm dụng được vốn của các đối tác khác, tuy vậy DN cũng cần có kế hoạch thanh toán đúng hạn các khoản nợ đến hạn để giữ chữ tín lâu dài trong kinh doanh. Phân tích sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn có ý nghĩa rất quan trọng với người quản lý DN và các chủ thể khác quan tâm đến DN. Công việc này cho biết sự an toàn và ổn định trong tài trợ vốn của DN. 1.3.4.3. Phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp thông qua một số chỉ tiêu tài chính cơ bản: * Phân tích khả năng thanh toán: Tình hình tài chính của DN phản ánh rõ nét chất lượng hoạt động tài chính của DN. Nếu hoạt động tài chính tốt, DN sẽ ít công nợ, ít bị chiếm dụng vốn. Ngược lại, nếu hoạt động tài chính kém, công nợ phải thu, phải trả sẽ dây dưa, kéo dài. Để phân tích tình hình thanh toán, các nhà phân tích thường sử dụng các chỉ tiêu sau: Hệ số khả năng thanh toán tổng quát (H1): Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Tổng tài sản Nợ phải trả H1 thể hiện mối quan hệ giữa tổng tài sản DN đang quản lý với tổng số nợ phải trả. Nếu H1 < 1 : thể hiện giá trị tài sản của DN không đủ để trang trải các khoản nợ, vốn chủ sở hữu thấp, DN có nguy cơ phá sản. Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (H2): Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tổng tài sản ngắn hạn Tổng số nợ ngắn hạn H2 đo lường khả năng đảm bảo các khoản nợ ngắn hạn của DN bằng tổng tài sản ngắn hạn (TSNH). - Nếu H2 < 1 : đây là dấu hiệu không tốt, báo trước những khó khăn tài chính đã, đang và sẽ xảy ra; công ty đang bị mất cân bằng trong cơ cấu tài chính, rủi ro thanh toán cao, có thể công ty đã sử dụng nguồn vốn ngắn hạn để đầu tư vào tài sản dài hạn. - Nếu H2 > 1 : điều đó có nghĩa là DN luôn sẵn sàng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Tuy nhiên, nếu hệ số này cao quá cũng không phải là tốt bởi khi đó khả năng linh hoạt về vốn của DN bị hạn chế. Hệ số thanh toán nhanh (H3): Hệ số khả năng thanh toán nhanh = Tiền + Đầu tư ngắn hạn + Các khoản phải thu Tổng số nợ ngắn hạn H3 là thước đo khả năng chi trả ngay các khoản nợ ngắn hạn trong kỳ không dựa vào việc bán các loại vật tư hàng hóa. Không có cơ sở để yêu cầu chỉ tiêu này phải lớn hơn 1 vì trong các khoản nợ ngắn hạn, có những khoản đã và sẽ đến hạn thanh toán ngay thì mới có nhu cầu thanh toán, còn những khoản chưa đến hạn thì chưa có nhu cầu thanh toán, tuy vậy nên duy trì hệ số này ở mức ≥ 0,5 là tốt nhất. Hệ số khả năng thanh toán tức thời (H4): Hệ số khả năng thanh toán tức thời = Tiền + Các khoản tương đương tiền Tổng số nợ ngắn hạn Chỉ số này đánh giá khả năng thanh toán ngay các khoản nợ ngắn hạn bằng nguồn tiền hiện có. Kỳ thu tiền bình quân: Doanh thu của DN có thể chia thành 2 phần: Doanh thu thu tiền ngay và doanh thu trả chậm ( thông qua các khoản phải thu). - Kỳ thu tiền bình quân tính cho doanh thu trả chậm: là thời gian trung bình để DN thu được tiền bán hàng trả chậm, hay còn gọi là thời gian tồn đọng khoản phải thu khách hàng. Kỳ thu tiền bình quân (tính cho doanh thu bán chịu) = Bình quân các khoản phải thu Doanh thu bán chịu bình quân 1 ngày Thời gian tồn đọng khoản phải thu khách hàng thấp thì vốn của DN ít bị ứ đọng trong khâu thanh toán. Ngược lại, nếu thời gian tồn đọng các khoản phải thu khách hàng càng dài thì vốn của DN ứ đọng trong khâu thanh toán càng lớn. Tuy nhiên để đánh giá điều đó là tốt hay xấu cần phải xem xét thêm cả chính sách bán hàng của DN. - Số vòng quay khoản phải thu khách hàng: Số vòng quay các khoản phải thu = Tổng số tiền hàng bán chịu Số dư bình quân các khoản phải thu Số vòng quay khoản phải thu càng lớn, chứng tỏ khả năng luân chuyển khoản phải thu của DN là nhanh, thời gian thu tiền bán chịu ngắn, các khoản phải thu khách hàng chuyển hóa thành tiền nhanh, khả năng thanh toán của công ty tốt. * Phân tích khả năng sinh lời: Nếu những nội dung phân tích trên phản ánh hiệu quả của từng hoạt động riêng biệt của DN thì phân tích khả năng sinh lời phản ánh tổng hợp nhất hiệu quả SXKD và hiệu năng quản lý của DN. Tỷ lệ hoàn vốn (ROI): Tỷ lệ hoàn vốn đo lường khả năng tạo ra lợi nhuận trên một đồng vốn đầu tư vào công ty. ROI chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố: tỷ suất lợi nhuận trước thuế và lãi vay trên DT và vòng quay vốn ROI = Lợi nhuận trước thuế và lãi vay Tổng vốn bình quân ROI = EBIT Tổng vốn bình quân ROI = EBIT x Doanh thu Doanh thu Tổng vốn bình quân Tỷ suất lợi nhuận trước thuế và lãi vay cao có nghĩa là công ty có tỷ lệ tăng chi phí thấp hơn tỷ lệ tăng DT hoặc tỷ lệ giảm chi phí lớn hơn tỷ lệ giảm DT. Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản (ROA): Chỉ tiêu này đo lường hiệu quả hoạt động của một công ty trong việc sử dụng tài sản để tạo ra lợi nhuận sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, không phân biệt tài sản này được hình thành từ nguồn vốn vay hay vốn chủ sở hữu. Chỉ tiêu này cho biết 1 đồng doanh thu thu được trong kỳ DN có bao nhiêu đồng lợi nhuận sau khi đã làm nghĩa vụ thuế với nhà nước. ROA = Lợi nhuận ròng + Chi phí lãi vay đã khấu trừ thuế thu nhập Tổng tài sản ROA = EBIT x (1 – t) Tổng tài sản Trong đó: t là thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) ROA = EBIT x (1 – t) x Doanh thu Doanh thu (DT) Tổng tài sản Chỉ tiêu này là cơ sở quan trọng để những người cho vay xem xét xem công ty có thể tạo ra mức sinh lời cao hơn chi phí sử dụng nợ không, còn chủ sở hữu thì đánh giá tác động của đòn bẩy tài chính và ra quyết định huy động vốn. Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE) ROE = Lợi nhuận ròng (LNST) Vốn chủ sở hữu Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vốn đầu tư của chủ sở hữu vào công ty đem lại bao nhiêu đồng lợi nhuận sau khi đã khấu trừ thuế thu nhập DN. Chương 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LẬP VÀ PHÂN TÍCH BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯỜNG PHÁT 2.1. Tình hình đặc điểm chung của công ty TNHH Tường Phát 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Tường Phát Tên đầy đủ của công ty là : CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TƯỜNG PHÁT Tên giao dịch quốc tế: TUONG PHAT COMPANY LIMITED Tên viết tắt: TUONG PHAT CO., LTD Trụ sở chính tại: Cụm công nghiệp Đầm Triều, phường Quán Trữ, quận Kiến An, thành phố Hải Phòng. Điện thoại: 0313.778696 Fax: 0313.778696 Tài khoản : 0012320589 Tại: Ngân hàng Cổ phần Thương Mại Á Châu Mã số thuế: 0200611895 Công ty TNHH Tường Phát là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập được thành lập ngày 27/04/2005 theo quyết định số 4679 GP/TLDN của Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng và được Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hải Phòng ký giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0202002388. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Tường Phát Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty hiện nay là: 1. Sản xuất kinh doanh nông sản, thức ăn chăn nuôi, thức ăn thủy sản; 2. Kinh doanh vật tư nông nghiệp (trừ những mặt hàng Nhà Nước cấm), hàng nông sản, trang thiết bị và phụ tùng; phân bón các loại; 3. Dịch vụ xuất nhập khẩu; 4. Vận tải và dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ./. Ra đời trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt không chỉ của các nhà đầu tư trong nước mà cả các nhà đầu tư nước ngoài cùng với sự đổi mới của các điều luật (Luật Doanh Nghiệp mới ra đời ngày 29/11/2005), nhưng doanh nghiệp đã sớm thích nghi và hòa chung với xu thế hội nhập của nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng, công ty đã và đang dần khẳng định mình trên thị trường. Với số vốn điều lệ ít ỏi là 1,2 tỷ đồng do sự đóng góp của 5 thành viên đóng góp, trong đó ông Nguyễn Thế Tuấn với số vốn góp cao nhất được bầu làm chủ tịch Hội Đồng thành viên kiêm Giám đốc công ty, đã từng bước đưa công ty phát triển một cách ổn định, nhanh chóng chiếm giữ được thị trường trên toàn miền Bắc, góp phần nâng cao đời sống, giải quyết công ăn việc làm cho hơn 100 cán bộ công nhân viên với mức lương ổn định và ngày một tăng. Đồng thời công ty cũng góp phần không nhỏ trong sự nghiệp xây dựng đất nước, hàng năm nộp ngân sách đầy đủ. Công ty đã và đang cố gắng tìm cho mình một thương hiệu uy tín, chất lượng trên toàn miền Bắc và sắp tới mở rộng ra cả nước. 2.1.3. Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng của công ty TNHH Tường Phát * Thuận lợi: - Sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực được nhà nước khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi đặc biệt là trong việc vay vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh. - Công ty có một đội ngũ cán bộ quản lý nhiệt tình, giàu kinh nghiệm cùng với đội ngũ công nhân trẻ năng động, nhiệt tình, có trách nhiệm, đoàn kết, thống nhất, có tinh thần tự lực, tự cường giúp phần cùng công ty vượt qua giai đoạn khó khăn, thử thách. - Mức lương bình quân trả cho người lao động, đặc biệt là lao động trực tiếp sản xuất còn thấp so với mặt bằng chung (1,5 triệu đồng/ tháng), điều đó giúp DN tiết kiệm được một khoản không nhỏ về chi phí lương trong tổng chi phí SXKD. - Sản phẩm của công ty đã và đang tạo được chỗ đứng trên thị trường, tạo được niềm tin và sự tín nhiệm của khách hàng và các đối tác khác. * Khó khăn: - Ra đời và phát triển trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt cùng với sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu gây cản trở không nhỏ đối với sự phát triển của công ty. - Công tác marketing của công ty chưa thực sự phát triển, việc mở rộng được thị phần chủ yếu là thông qua khách hàng truyền thống. - Giá cả nguyên vật liệu đầu vào thường xuyên biến động thất thường. - Bên cạnh đội ngũ lao động lành nghề vẫn còn một số ít lao động phổ thông ý thức tổ chức kỷ luật chưa cao, chưa bắt kịp với phong cách làm việc mới. - Nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh còn hạn chế. - Công ty phải đối mặt với những đối thủ cạnh tranh là các công ty lớn đã có uy tín lâu năm, với nhiều mặt hàng phong phú, ví dụ như công ty Sản xuất và chế biến thức ăn gia súc Con Cò (Proconco)- một công ty đã và đang tạo được sự tín nhiệm của khách hàng trong nhiều năm. - Công ty vẫn đang trong giai đoạn hình thành và phát triển nên việc huy động vốn cho các khâu còn gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt trong năm 2008, công ty có đầu tư mở rộng SXKD bằng việc đầu tư xây mới cơ sở 2 của mình ở trên Quán Toan, nên việc huy động vốn càng gặp nhiều khó khăn. * Phương hướng + Đối với công tác kế hoạch - thị trường: Công tác thị trường là một trong những nhiệm vụ hàng đầu đặt ra trong giai đoạn hiện nay. Ngoài việc giữ gìn và duy trì tốt quan hệ với khách hàng truyền thống cần phải phát triển thêm khách hàng mới, mở rộng mạng lưới cửa hàng giới thiệu sản phẩm trên toàn quốc. Đưa công nghệ tin học mới vào công tác kế hoạch, quản lý. + Đối với công tác tổ chức sản xuất kinh doanh: Để có việc làm cho cán bộ công nhân viên, nhà máy đang tăng cường đầu tư xây dựng mới cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất nhằm tăng năng suất lao động góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Công tác tài chính kế toán: Triệt để tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh, tập trung cho những nhu cầu quan trọng. Tăng cường công tác tham mưu cho giám đốc để ra những quyết định phù hợp. + Công tác tổ chức - lao động và tiền lương: Tăng cường bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động bên cạnh đó tuyển dụng thêm một số lao động mới để đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh. + Công tác an toàn lao động: Tăng cường công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, thường xuyên kiểm tra, trang bị bảo hộ lao động cá nhân. Các thiết bị trước khi vận hành đều phải được kiểm tra an toàn. 2.1.4. Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty: Để phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của mình, Công ty TNHH Tường Phát tổ chức một bộ máy quản lý khá gọn nhẹ và hoạt động khá hiệu quả (sơ đồ 2.1). Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Tường Phát HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phân xưởng sản xuất Phòng tài chính kế toán Bộ phận thị trường Bộ phận vật tư Bộ phận sản xuất Bộ phận cơ khí * Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: - Giám đốc công ty là người điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật. - Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong một số lĩnh vực, chỉ đạo đôn đốc công tác sản xuất, là người thay thế giám đốc khi giám đốc vắng mặt. - Phòng kinh doanh: đảm bảo công tác thị trường, tìm hiểu nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng, xem xét ý kiến của khách hàng về các sản phẩm công ty. Thông qua đó, công ty định hướng lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh, nhằm đưa ra thị trường những sản phẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng. - Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ lập và cập nhật các chứng từ sổ sách kế toán, theo dõi và báo cáo hoạt động về tài chính. Tham mưu cho giám đốc các giải pháp về hoạt động kinh doanh của công ty. - Phân xưởng sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất ra những sản phẩm đảm bảo quy cách, chất lượng, bên cạnh đó phải đảm bảo công tác an toàn trong sản xuất. Các ban, tổ, đội và đơn vị sản xuất có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong quản lý nội bộ sao cho phù hợp với yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. * Với sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc công ty, cùng sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, sau hơn 3 năm đi vào hoạt động thì cho đến nay công ty TNHH Tường Phát đã đạt được một số thành tích trên một số lĩnh vực như: Biểu số 2.1: Thành tích đạt được trên một số lĩnh vực của công ty TNHH Tường Phát Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Doanh thu (đồng) 2.989.763.738 3.143.285.636 3.878.951.556 Lợi nhuận sau thuế (đồng) -19.694.214 10.857.242 14.494.665 Nộp ngân sách (đồng) 140.652.768 162.457.475 202.380.939 Thu nhập bình quân đầu người (đồng/người) 1.050.000 1.500.000 1.800.000 2.1.5. Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty: 2.1.5.1- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Công ty TNHH Tường Phát là một doanh nghiệp có hệ thống kế toán độc lập, phòng kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, quản lý và theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong DN. Trách nhiệm của các thành viên trong phòng kế toán: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung các mặt của phòng và là người chịu trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế - tài chính trong toàn công ty. Chỉ đạo, phân công nhiệm vụ, lập chương trình công tác tháng, quý, năm cho các nhân viên trong phòng. Trực tiếp phụ trách phần tài chính - Các khoản phải thu, phải trả, công nợ, tổng hợp sổ sách, thường xuyên tham mưu với giám đốc để có những quyết định kịp thời. Ký duyệt các khoản thu - chi hàng ngày và báo cáo chính thức theo quy định của Nhà nước. Tập hợp, hệ thống các chế độ chính sách, các quy định để hướng dẫn vận dụng tại công ty. - Các kế toán viên: hỗ trợ cho kế toán trưởng khi cần thiết, lập và theo dõi tình hình biến động về TSCĐ luân chuyển trong xí nghiệp, tính và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận một cách chính xác và hợp lý. Theo dõi chi tiết, tổng hợp nhập xuất tồn từng loại nguyên liệu, vật liệu dùng cho sản xuất.... Hàng ngày, kế toán viên có trách nhiệm quản lý, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm kế toán. Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin kế toán khi kế toán trưởng và lãnh đạo công ty yêu cầu. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt của công ty, thực hiện thu chi theo đúng nguyên tắc và hợp lý, lập báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay theo định kỳ. - Thủ kho: quản lý toàn bộ tài sản, nguyên - nhiên vật liệu, thành phẩm tại phân xưởng, theo dõi tình hình nhập xuất tồn trực tiếp tại kho. Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy kế toán của công ty TNHH Tường Phát Kế toán trưởng Kế toán viên 2 Thủ quỹ Thủ kho Kế toán viên 1 2.1.5.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty: Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới, thì việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán nói chung là điều cần thiết để một doanh nghiệp có thể phát triển bền vững. Nhận thức được điều đó, ngay từ ngày đầu thành lập, công ty TNHH Tường Phát đã đầu tư mua phần mềm kế toán Adsoft để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán của mình. Chính vì vậy, hình thức ghi sổ được áp dụng ở công ty hiện nay là hình thức kế toán máy với sự hỗ trợ của Phần mềm kế toán Adsoft do công ty cổ phần công nghệ Vĩnh Hưng cung cấp. Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán: - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị. MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng hay bất cứ thời điểm nào cần thiết kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Thực hiện các thao tác để in các báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm in sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định như sổ kế toán ghi bằng tay. Như vậy với việc áp dụng hệ thống phần mềm kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc xử lý các thông số một cách nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. * Các chính sách kế toán của công ty TNHH Tường Phát: - Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo đường thẳng - Phương pháp hạch toán: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ (Việt Nam đồng) - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 năm dương lịch. 2.2. Công tác lập bảng cân đối kế toán tại công ty TNHH Tường Phát: Công ty TNHH Tường Phát là công ty hạch toán độc lập hàng năm công ty đều tiến hành lập BCĐKT theo quy định. 2.2.1. Nguồn số liệu để lập bảng cân đối kế toán Để lập BCĐKT công ty căn cứ vào những nguồn số liệu sau: - BCĐKT năm trước - Số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và chi tiết loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 tương ứng với các chỉ tiêu được quy định trong BCĐKT. - Bảng cân đối số phát sinh. - Số dư các tài khoản ngoài BCĐKT. * Trước khi lập BCĐKT, kế toán công ty đã tiến hành một số công việc chuẩn bị như: tiến hành kết chuyển các tài khoản có liên quan giữa các tài khoản phù hợp với quy định; kiểm kê tài sản và tiến hành điều chỉnh số liệu trong sổ kế toán theo số kiểm kê cho phù hợp, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, khóa sổ cái tài khoản tổng hợp, chi tiết để xác định số dư cuối kỳ. 2.2.2. Trình tự lập BCĐKT tại công ty TNHH Tường Phát: Với việc ứng dụng phần mềm kế toán Adsoft đã giảm đáng kể gánh nặng công việc cho các kế toán viên trong việc ghi sổ và lập BCĐKT nói riêng và BCTC nói chung. Quá trình lập BCĐKT của công ty TNHH Tường Phát có thể được khái quát qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.4). Sơ đồ 2.4. Sơ đồ tổng quát quá trình lập BCĐKT tại công ty TNHH Tường Phát Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Sổ chi tiết Kiểm tra, đối chiếu Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán năm 2008 Bảng cân đối kế toán năm 2007 (a) (b) (c) (d) (e) (d) (d) (a) Kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán trên sổ Nhật ký chung. Định kỳ, kế toán trưởng (kế toán viên) kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (NVKTPS), nghĩa là các nghiệp vụ kinh tế được kế toán viên nhập vào máy tính có đúng hay không, có chứng từ hay không. Nếu có sai sót, phải có biện pháp xử lý kịp thời. Các bước kiểm tra được thực hiện như sau: Bước 1: Kế toán tiến hành in sổ Nhật ký chung Bước 2: Sắp xếp chứng từ kế toán theo trật tự số thứ tự của chứng từ ghi sổ nhật ký chung Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các NVKTPS được phản ánh vào sổ Nhật ký chung + Đối chiếu số lượng chứng từ với số lượng các nghiệp vụ được phản ánh vào sổ nhật ký chung + Đối chiếu nội dung kinh tế từng chứng từ với nội dung kinh tế từng nghiệp vụ được phản ánh trong nhật ký chung + Kiểm soát quan hệ đối ứng tài khoản trong sổ nhật ký chung + Kiểm soát sự phù hợp về số tiền theo từng chứng từ và số tiền từng nghiệp vụ phản ánh trong nhật ký chung + Kiểm soát ngày chứng từ trên chứng từ kế toán và ngày chứng từ trên nhật ký chung và ngày ghi sổ nhật ký chung. Sau khi kiểm soát độ chính xác trung thực của các chứng từ, nếu thấy đã đúng và đầy đủ thì mới thực hiện các bước tiếp theo. Ví dụ: Để kiểm tra tính có thực của 1 NVKTPS trong ngày 07/12/2008, kế toán tiến hành đối chiếu phiếu thu 136- thu tiền bán thức ăn cá cho Xí nghiệp giống thủy sản Hải Phòng với sổ Nhật ký chung về số chứng từ, ngày tháng, nội dung kinh tế… Biểu số 2.2. Phiếu thu số 119 Công ty TNHH Tường Phát Mẫu số: 02-TT Địa chỉ: Cụm CN Đầm Triều - Quán Trữ - Kiến AN - HP QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ĐT: 0313.576476 Fax: 0313.576476 Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính PHIẾU THU Số: 119 Ngày 03 tháng 10 năm 2008 Nợ 1111 24.500.000 đồng Có 33311 1.164.286 đồng Có 5112 23.335.714 đồng Họ tên người nộp tiền: Cô Xuyến Địa chỉ: Hải Dương Lý do thu: Thu tiền bán TAC - Cô Xuyến - Hải Dương Số tiền: 24.450.000 đồng (Viết bằng chữ): Hai mươi bốn triệu, bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Chứng từ kèm theo: Chứng từ gốc: Ngày ......tháng.........năm.......... Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán thực hiện như sau:Đăng nhập vào phần mềm Adsoft, sau khi đăng nhập màn hình giao diện phần mềm xuất hiện như sau (biểu số 2.3): Biểu số 2.3: Giao diện phần mềm kế toán Adsoft Biểu số 2.4: Màn hình làm việc của phần mềm kế toán Adsoft Kích chuột vào ô Sổ Nhật ký chung trên màn hình giao diện phần mềm, sổ Nhật ký chung xuất hiện (hoặc có thể kích vào Báo cáo kế toán\ Nhật ký chung): Biểu số 2.5. Mẫu sổ nhật ký chung trên phần mềm kế toán Adsoft Biểu số 2.6. Mẫu sổ nhật ký chung được in trên màn hình Sau khi giao diện nhật ký chung xuất hiện kế toán có thể in ra để đối chiếu hoặc đối chiếu trực tiếp với phiếu thu số 119 (biểu số 2.2) Cách in sổ nhật ký chung: chọn Sổ nhật ký chung\ F5- In bảng → sổ nhật ký chung sẽ được in ra để kế toán đối chiếu. Phiếu thu số 119 sẽ được đối chiếu trực tiếp trên sổ Nhật ký chung như trên, nếu số liệu khớp đúng là được, còn nếu thấy có sai sót ở đâu là phải điều chỉnh ngay. (b) Điều chỉnh số liệu phù hợp với thực tế, đối chiếu số liệu trên chứng từ với sổ cái, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản. Các chứng từ gốc đều được kế toán lấy làm căn cứ để nhập số liệu vào phần mềm “kế toán chi tiết”. Máy tính tự động xử lý số liệu và phản ánh vào các sổ theo trình tự hạch toán như trên. Do vậy định kỳ, kế toán chỉ cần kiểm tra, phát hiện sai sót trong quá trình nhập số liệu để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Nếu có sự sai sót xảy ra, kế toán tiến hành điều chỉnh như sau: Chọn Nhập dữ liệu\ Nhật ký chung → Mẫu sổ nhật ký chung xuất hiện (biểu số 2.6) → chọn “Edit” để sửa, sửa xong chọn “Ghi”, ghi xong ấn Esc để thoát. Để kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên các sổ cái hay sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản, kế toán thực hiện như sau: Chọn Báo cáo kế toán\ Sổ cái tài khoản → xuất hiện của sổ “In tổng hợp tài khoản” (biểu số 2.7)\ OK → xuất hiện cửa sổ “Kỳ phát sinh” (biểu số 2.8) → xuất hiện cửa sổ “D.Mục tài khoản” (biểu số 2.9), muốn xem sổ của kỳ nào thì chọn kỳ đó rồi ấn OK. Biểu số 2.7. Biểu số 2.8. Biểu số 2.9. Sau khi chọn sổ kế toán cần kiểm tra, sổ kế toán được in ra màn hình như sau (biểu số 2.10) Biểu số 2.10. (c) Khóa sổ kế toán và thực hiện các bút toán kết chuyển trung gian để lập bảng cân đối tài khoản. Do công ty áp dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công tác kế toán nên hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào thì phần mềm tự động xử lý số liệu phản ánh vào các sổ kế toán liên quan từ đó làm căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi các NVKTPS đã được kiểm tra, đối chiếu, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển trung gian, khóa sổ kế toán để lập bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản), thao tác này được kế toán thực hiện trên máy tính như sau: Khóa sổ kế toán: Chọn Lưu dữ liệu và chuyển kỳ\ Khóa sổ chuyển sang kỳ sau → Xuất hiện cửa sổ “Khóa sổ và chuyển sang kỳ sau”\ OK Kết chuyển doanh thu, xác định kết quả kinh doanh: Chọn Xử lý\ Kết chuyển xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh → Xuất hiện cửa sổ “Phần mềm kế toán Adsoft” (biểu số 2.11) yêu cầu khai báo th