Khóa luận Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phòng tài chính kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo hình thức kế toán tập chung (còn gọi là tổ chức kế toán một cấp). Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, ghi sổ xử lý thông tin, lập các báp cáo kế toán của nhà máy. Tại phòng kế toán có 12 cán bộ kế toán với sự phân công nhiệm vụ cụ thể như sau: Trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung, chụi trách nhiệm trước giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới kế toán tài chính. Tổ chức công tác kế toán - thống kê trong nhà máy phù hợp chế độ quản lý tài chính của nhà nước, thực hiện các chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán. Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng. Tổ chức công tác tái kiểm, kiểm kê định kỳ theo đúng quy định. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát cán bộ thống kê kế toán các đơn vị trong nhà máy. Tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp. Một phó phòng kế toán: Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng, chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc được giao. Đảm nhiệm công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán nghiệp vụ về vốn kinh doanh và các quỹ xí nghiệp. Một kế toán thanh toán với người bán và xây dựng cơ bản: Chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả các loại vật tư. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ khi thanh toán. Theo dõi các khoản công nợ với người bán. Kiểm tra các khoản thanh quyết toán các công trình và hạng mục công trình về xây dựng cơ bản. Một kế toán tiêu thụ thành phẩm, thanh toán với người mua: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lượng . Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng. Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị như tiền ... để thực hiện việc mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng. Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng . Một kế toán tài sản cố định, xác định kết quả kinh doanh :Theo dõi tài sản hiện có cũng như việc tăng giảm tài sản cố định trong nhà máy về mặt nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nơi sử dụng của tài sản cố định. Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn, thực hiện kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định . Xác định kết quả kinh doanh và các khoản thanh toán ngân sách Nhà nước. Hai kế toán nguyên vật liệu được chia thành: Một kế toán nguyên liệu chính ( lá thuốc lá ), tạm ứng, phải thu phải trả khác : có trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả nguyên vật liệu thuốc lá qua các hợp đồng. Theo dõi về tình hình đầu tư trồng nguyên liệu thuốc lá thông qua các hợp đồng với chủ đầu tư. Kiểm tra hợp đồng trước khi thanh toán. Theo dõi các khoản công nợ với người bán nguyên liệu. Theo dõi các khoản công nợ với người bán nguyên liệu chính . Theo dõi tình hình nhập xuất - tồn - kho nguyên liệu và hạch toán theo quy định. Ngoài ra còn theo dõi việc tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các khoản phải thu phải trả khác. Một kế toán vật tư: Theo dõi việc nhập - xuất - tồn các loại vật liệu phụ như giấy cuốn, tem, tút, nhãn, công cụ dụng cụ, hạch toán đúng theo quy định. Một kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Có nhiệm vụ thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc. Thanh toán việc trích lập và sử dụng của nhà máy . Thanh toán các khoản phải thu, chi của công đoàn. Một kế toán tiền mặt, tền gửi ngân hàng, kho vật liệu xây dựng: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi. Cùng với thủ quỹ đối chiếu kiểm tra số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế. Các giao dịch với ngân hàng về các khoản vay hay thanh toán qua ngân hàng. Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng. Một thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định . Quản lý các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp , bảo lãnh các giấy tờ có giá trị như tiền (kỳ phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm...) và các khoản ký quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng. Hai kỹ sư tin học : Chụi trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lý trên các thiết bị tin học trong toàn nhà máy. Cài đặt, hướng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc. Theo dõi quá trình sử dụng các thiết bị của máy tính ở tất cả các đơn vị của nhà máy. Soạn thảo quy định và kiểm tra việc sử dụng máy vi tính, bảo mật tư liệu. Sơ đồ 17: Sơ đồ bộ máy kế toán của Nhà máy Trưởng phòng Kế toán TSCĐ Kế toán tiền tương Kế toán tiêu thụ Kế toán vật liệu Kế toán giá thành Do nhà máy sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán nên trình độ chuyên môn hoá cao. Kế toán được chia thành hai phần lớn: Kế toán các phần hành và kế toán tính giá thành và tổng hợp. Kế toán từng phần hành hàng ngày nhập các số liệu vào máy. Dựa vào các số liệu đó định kỳ kế toán tính giá thành và tổng hợp tính ra giá thành , lập các báo cáo chung của nhà máy. 2.2.2.Tìm hiểu chung về hệ thống tài khoản, chứng từ, hình thức sổ thống kế toán. a) Hệ thống chứng từ . Chứng từ kế toán của Nhà máy áp dụng theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài Chính có sửa đổi cho phù hợp với các điều kiện của Nhà máy. Các chứng từ được nhà máy áp dụng theo mẫu của Bộ Tài chính là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho vật liệu phụ và công cụ dụng cụ, phiếu xuất kho vật liệu phụ và công cụ dụng cụ... Ngoài ra còn có các chứng từ được Nhà máy sửa đổi áp dụng cho phù hợp với điều kiện của mình như các phiếu nhập kho nguyên liệu chính, phiếu xuất kho nguyên liệu chính. Chứng từ được kế toán vào máy vi tính rất thuận lợi cho việc xem xét đối chiếu một cách tổng hợp đồng thời kế toán cũng lưu lại chứng từ đó ở ngoài để có cơ sở pháp lý cho các số liệu chứng từ trên máy. b) Hệ thống tài khoản kế toán. Nhà máy hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng trong tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Hệ thống tài khoản này được xây dựng dựa trên “Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp” do Bộ Tài Chính ban hành theo quy định 1411/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995, tuân thủ các tài khoản cấp một và cấp tài khoản hai theo quy định, đồng thời được chi tiết hoá thêm các tài khoản cấp hai và cấp ba cho phù hợp với đặc điểm ngành. Hệ thống tài khoản kế toán này áp dụng thống nhất trong tổng công ty thuốc lá Việt Nam từ ngày 01 tháng 01 năm 1996. Đối với các tài khoản loại 1: Tài sản lưu động. Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng chỉ sử dụng tiền Việt Nam đồng, Nhà máy không có ngoại tệ vì Tổng công ty thuốc lá là công ty 91, trong tổng công ty có công ty xuất, nhập khẩu riêng (TK 1111, TK 1121). Tài khoản các khoản phải thu được chi tiết đến tài khoản cấp 4, bao gồm các TK: + TK 131: Phải thu của khách hàng. + TK 138: Phải thu khác. + TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản tạm ứng: TK 141 Tài khoản hàng tồn kho: Do có nhiều loại hàng tồn kho nên TK này được phân theo từng nhóm và được chi tiết trong mỗi nhóm. + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. + TK 153: Công cụ, dụng cụ. + TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. + TK 155: Thành phẩm. + TK 156: Hàng hoá. + TK 157: Hàng gửi bán. + TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Loại 2: Tài sản cố định: Nhà máy không có TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính. + TK 211: TSCĐ hữu hình. + TK 214: Hao mòn TSCĐ hữu hình. + TK 222: Góp vốn liên doanh. + TK 241: XDCB dở dang. + TK 244: Ký quỹ, ký cược dài hạn. Loại 3: Nợ phải trả. TK 311: Vay ngắn hạn, trong TK này chỉ có vay ngắn hạn ngân hàng. TK 331: Phải trả nhà cung cấp. TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, trong đó thuế thu nhập cá nhân được hạch toán vào TK các loại thuế khác. TK 334: Phải trả công nhân viên. Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu. TK 411: Nguồn vốn kinh doanh. TK 414: Quỹ đầu tư phát triển kinh doanh. TK 415: Quỹ dự trữ. TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi. TK 441: Nguồn vốn đầu tư XDCB. Tài khoản loại 5, loại 6: Theo giống TK kế toán doanh nghiệp, riêng TK loại 6 được chi tiết cụ thể thành các TK cấp 3, 4... nhiều do quy mô của Nhà máy lớn, có nhiều loại sản phẩm, nhiều phân xưởng. Các TK loại 7: TK 711: Thu nhập tài chính (chủ yếu là lãi TGNH). TK 721: Thu nhập bất thường (thanh lý, TSCĐ, nợ khó đòi đã xử lý...). Tài khoản loại 8: TK 811: Chi phí tài chính (chủ yếu là lãi vay) TK 821: Chi phí bất thường (hầu như không có) TK loại 9: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. TK ngoài bảng: TK 004, TK 009. Tổng công ty thuốc lá Việt Nam thống nhất sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra và hàng xuất dùng. Trên cơ sở các quy định của tổng công ty, nhà máy thuốc lá Thăng Long vận dụng chấp hành đúng theo quy định đồng thời phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh của nhà máy. Giá nguyên vật liệu nhập kho tính theo giá nhập thực tế. Giá nguyên vật liệu xuất kho tính theogiá bình quân gia quyền. Nhà máy chịu thuế tiêu thụ đặc biệt tính trên doanh thu bán thuốc lá. c)Hệ thống sổ kế toán. Nhà máy hiện đang ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ. Đây là một hình thức phù với một cơ sở sản xuất có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao như nhà máy. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng, đựoc ban hành thống nhất tạo nên kỷ cương cho việc ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán nhật ký chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn. Theo hình thức kế toán NKCT, toàn bộ công tác hạch toán từ việc ghi sổ chi tiết đến tổng hợp, lập báo cáo, đều được thực hiện tại phòng kế toán của Nhà máy. ở dưới các phân xưởng không bố trí các nhân viên kế toán mà chỉ có những nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế dưới phân xưởng, cuối tháng lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng gửi về phòng kế toán để xử lý và hạch toán. Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết áp dụng tại nhà máy theo đúng chế độ của Bộ Tài Chính ban hành. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 7... các bảng kê các sổ cái TK phải trả nhà cung cấp (TK131), TK phải thu khách hàng( TK331), TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(TK154), TK thành phẩm(TK155)... Sổ kế toán chi tiết bao gồm hình thức sổ số dư trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, các thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp... Sơ đồ 18: Trình tự kế toán theo hình thức NKCT tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Báo cáo tài chính Chứng từ gốc và BPB Sổ kế toán chi tiết NKCT Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. d) Hệ thống báo cáo kế toán. Các báo cáo kế toán định kỳ theo quy định của Nhà nước. Việc lập và gửi báo cáo theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, gồm: Biểu số B01 - DN “Bảng cân đối kế toán”. Biểu số B02 - DN “Kết quả hoạt động kinh doanh”. Biểu số B03 - DN “Lưu chuyển tiền tệ”. Biểu số B09 - DN “Thuyết minh báo cáo tài chính”. Ngoài các báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính, Bộ quản lý chuyên ngành, các đơn vị phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng công ty theo biểu mẫu sau: Biểu số B01 - TCKT “Báo cáo tiêu thụ lãi lỗ từng mặt hàng”. Biểu số B02 - TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị SP chủ yếu” Biểu số B03 - TCKT “Báo cáo tình hình công nợ”. Biểu số B04 - TCKT “Báo cáo tình hình thực hiện đầu tư XDCB”. Biểu số B05 - TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng công ty”. Biểu số B06 - TCKT “Báo cáo tăng giảm TSCĐ và nguồn vốn kinh doanh”. Biểu số B07 - TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu”. Biểu số B08 - TCKT “Báo cáo quỹ đầu tư vùng nguyên liệu”. Biểu số B09 - TCKT “Báo cáo tình hình vay vốn”. Tất cả các biểu báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý (cuối tháng thứ 3, thứ 6, thứ 9, thứ 12) theo quy định của Nhà nước. Thời hạn gửi báo cáo đối với báo cáo quý là chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý, đối với báo cáo năm chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. 2.3.Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 2.3.1.Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy. Do những đặc điểm đặc thù trong ngành sản xuất thuốc lá nên nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của Nhà máy thuốc lá Thăng Long có những đặc điểm riêng biệt so với các ngành sản xuất khác. Đặc điểm nổi bật nhất đó là sự đa dạng về chủng loại chất lượng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Sự đa dạng đó là để đáp ứng nhu cầu sản xuất ra nhiều loại thuốc khác nhau: từ những loại thuốc cao cấp tới những loại thuốc bình dân phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng. Để sản xuất ra thuốc lá nguyên liệu chính của Nhà máy là lá thuốc lá. Lá thuốc lá được phân thành các vùng, dưới các vùng được chia nhỏ thành các cấp. Lá thuốc lá được chia thành hai loại chính là lá thuốc lá vàng và lá thuốc lá nâu. Nguồn nhập có thể ở trong nước hoặc nhập từ nước ngoài. Lá thuốc lá vàng được chia thành 3 vùng và 17 cấp. Lá thuốc lá nâu được chia thành 2 vùng Gia Lai và Đồng Nai. Lá thuốc lá nhập ngoại được nhập từ các nước Trung Quốc, Singapore... Ngoài ra để sản xuất thuốc lá còn cần phải có các loại vật liệu phụ như tem, tút, giấy cuốn, hương liệu.. Mỗi loại thuốc lá như Điện Biên, Thăng Long, Dunhill, Vinataba...cần có các loại lá thuốc lá cũng như các vật liệu phụ khác nhau, chính điều đó tạo nên sự đa dạng và phong phú về nguyên vật liệu của Nhà máy. Nguyên vật liệu của Nhà máy thuộc dạng khó bảo quản, dễ bị hư hỏng và thường xuyên biến động với mật độ lớn. Lá thuốc lá dễ bị ẩm mốc, độ hút ẩm cao, phụ thuộc nhiều vào khí hậu cho nên trọng lượng nguyên liệu tăng thêm trong quá trình dự trữ gây những khó khăn trong việc xác định chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Các vật liệu phụ hay các vật liệu khác Nhà máy sử dụng cũng có những tính chất lý hoá riêng, mang tính chất đặc trưng của ngành. Với những đặc điểm như vậy một vấn đề đặt ra cho Nhà máy là phải có biện pháp bảo quản, dự trữ phù hợp. Ngoài ra do sự biến động thường xuyên với mật độ lớn, sự thiếu hụt và mất mát nguyên vật liệu là không thể tránh khỏi. Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu phải hạch toán một cách khoa học, hợp lý để phản ánh đúng đắn, chính xác nhất tình hình hiện có cũng như sự biến động về số lượng và giá trị nguyên vật liệu. Công cụ, dụng cụ của Nhà máy có nhiều loại , phát sinh phục vụ chủ yếu cho nhu cầu sản xuất, có thể phục vụ cho yêu cầu quản lý hành chính. Một số công cụ, dụng cụ được gia công chế biến tại nhà máy như: găng tay, khẩu trang... nhưng nói chung hầu hết các loại công cụ dụng cụ đều được mua ngoài. Do nhiều loại công cụ, dụng cụ gắn với các tính chất đặc thù khác nhau nên việc bảo quản công cụ dụng cụ được phân làm nhiều kho, ví dụ như: mặt hàng điện tử dễ bị hư hỏng phải được bảo quản trong kho có máy điều hoà, kim loại để riêng một kho vì dễ bị han rỉ, to nặng... Nói tóm lại, nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ của Nhà máy thuốc lá Thăng Long rất đa dạng, phong phú về chủng loại và chất lượng. Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của Nhà máy là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên sản phẩm. Tổng chi phí nguyên vật liệu chiến tới 60% tổng giá thành sản phẩm. Vì vậy cần phải quản lý việc thu mua dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ phù hợp để nâng cao chất lượng và hạ thấp giá thành sản phẩm. 2.3.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của sản xuất kinh doanh, công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng ngày càng phải hoàn thiện. Nguyên vật liệu của Nhà máy với những đặc điểm riêng như trên có ảnh hưởng lớn tới tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Việc quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được xem là một nội dung quản lý quan trọng của Nhà máy. Công việc này được tổ chức thực hiện bởi các phòng: phòng kế hoạch vật tư, phòng nguyên liệu, phòng kỹ thuật công nghệ, phòng KCS, thủ kho, phòng tài vụ... Quá trình quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một quá trình kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận. Quá trình này bắt đầu từ khâu tổ chức thu mua đến khâu bảo quản dự trữ. a) Tổ chức thu mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hàng năm, cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, Nhà máy tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên cơ sở cân đối giữa nhu cầu với khả năng. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện bởi phòng nguyên liệu và phòng kế hoạch vật tư. Phòng nguyên liệu quản lý việc thu mua nguyên liệu chính là lá thuốc lá. Cụ thể nhiệm vụ của phòng là tổ chức thu mua nguyên liệu chính theo kế hoạch từng năm để phục vụ sản xuất đồng thời bảo quản nguyên liệu trong kho. Phòng còn có nhiệm vụ cử cán bộ xuống các địa phương chỉ đạo trồng thí điểm các loại cây thuốc lá, nghiên cứu các loại cây thuốc lá, hướng dẫn gieo trồng, đầu tư kỹ thuật và tạo điều kiện vốn cho nông dân. Nhờ việc thực hiện mở rộng các vùng trồng thuốc lá Nhà máy có kế hoạch chủ động trong sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch vật tư chiụ trách nhiệm đảm bảo về vật tư, phụ liệu, công cụ, dụng cụ, xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch thu mua. Việc cung cấp vật tư của phòng được thực hiện bằng cách phân công 3 cán bộ phụ trách từng phần việc. Một cán bộ phụ trách thu mua vật liệu phụ như: tem, tút, hương liệu... Một các bộ phụ trách thu mua nguyên liệu như: xăng, dầu, than... và các phụ tùng thay thế như dây cu roa, ru băng... Một cán bộ phụ trách toàn bộ các vật tư còn lại. Với việc tổ chức thu mua theo kế hoạch, có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ đảm bảo cung cấp vật liệu, công cụ, dụng cụ đầy đủ, kịp thời. Khi nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua về tới Nhà máy, phòng KCS, kỹ thuật công nghệ thực hiện kiểm tra chất lượng. Nếu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đáp ứng được nhu cầu về chất lượng theo kế hoạch thì được phép nhập kho. Thủ kho tiến hành nhập kho, ghi số lượng thực nhập và lập phiếu nhập kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho, hoá đơn của người bán lên phòng tài vụ giao cho kế toán vật tư quản lý. Hiện nay, nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ của Nhà máy chủ yếu là mua ngoài. Nhà máy ký kết hợp đồng với các đơn vị cung cấp. Đơn vị cung cấp cung cấp thường xuyên chủ yếu nhất cho Nhà máy là công ty xuất nhập khẩu thuốc lá (cùng trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam). Công ty xuất nhập khẩu thuốc lá cung cấp hầu hết các loại vật tư, đặc biệt là nguyên vật liệu nhập ngoại cho Nhà máy như: lá thuốc lá nhập ngoại, các loại giấy cuốn, băng viền, mực in, keo sáp, nhãn, tút chỉ xé, đầu lọc... Đối với nguyên liệu mua ở thị trường trong nước, lá thuốc lá được thu mua chủ yếu của công ty nguyên liệu thuốc lá Bắc, công ty nguyên liệu thuốc lá Nam, Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn... Các loại vật tư khác được Nhà máy thu mua trên thị trường. Đối với các Nhà máy cung cấp nguyên liệu trong nước, Nhà máy áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... Các loại nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài, Nhà máy thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng cho công ty xuất nhập khẩu trên cơ sở tỷ giá hối đoái từng thời điểm mua. b) Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Khâu thu mua đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thì khâu bảo quản cũng không kém phần quan trọng. Tổ chức bảo quản tốt hay không tốt ảnh hưởng lớn tới số lượng cũng như chất lượng nguyên vật liêụ, công cụ, dụng cụ. Để bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Nhà máy có 3 kho chính: kho nguyên liệu, kho vật liệu phụ, kho cơ khí. Kho nguyên liệu bảo quản và dự trữ nguyên liệu chính là lá thuốc lá. Kho có diện tích tương đối rộng, được xây 2 tầng. Tầng 2 dùng để bảo quản các loại lá thuốc lá có chất lượng tốt như: lá nhập ngoại, lá cấp 1, cấp 2... Tầng 1 dùng để bảo quản các loại lá thuốc lá chất lượng kém hơn. Do lá thuốc lá dễ bị ẩm mốc nên công việc bảo quản kho nguyên liệu khá vất vả. Nguyên liệu mua về được đóng trong các bao tải bằng đay và được đặt vào kho trên một tấm ván kê cách mặt đất khoảng 10cm để tránh ẩm. Định kỳ hàng tháng( 10 – 15 ngày) tiến hành đảo chuyển để tránh ẩm mốc hoặc bị cháy... Kho nguyên liệu phụ dự trữ và bảo quản các loại vật liệu phụ như: tem, giấy cuốn, đầu lọc, hương liệu... Mỗi loại vật liệu ở kho được xếp riêng thành từng nhóm để tiện cho việc theo dõi và xuất hàng. Những vật liệu này cũng dễ bị hỏng, phụ thuộc vào thời tiết nên kho vật liệu phụ được bố trí thoáng, rộng, khô ráo. Kho cơ khí bao gồm những vật liệu phụ khác, nhiên liệu và công cụ, dụng cụ. Kho cơ khí được chia thành 3 kho: kho xăng dầu, kho kim loại, kho chứa các loại khác. Để đảm bảo an toàn kho xăng dầu được đặt cách xa kho chính và nơi làm việc. Kho kim loại được xây dựng riêng một kho vì kim loại thường to, nặng và dễ bị han rỉ. Kho chính chứa các loại cơ khí khác. Trong kho chính có các giá kê hàng cách xa mặt đất, có nhiều lớp để phân loại vật liệu công cụ, dụng cụ theo từng nhóm. Định kỳ, Nhà máy tiến hành kiểm kê kho để phát hiện những thiếu hụt, hư hỏng và có biện pháp khắc phục kịp thời. 2.3.3. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy. *Phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên liệu chính: Là các loại lá thuốc lá phân theo từng vùng, từng cấp, lá thuốc lá nhập ngoại. Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng làm tăng thêm chất lượng vật liệu chính phục vụ sản xuất, bao gói sản phẩm như các loại hương liệu (tinh dầu cam, nho, bạc hà...), các loại giấy cuốn điếu đóng bao, nhãn mác, mực in... hạt giống thuốc lá, con giống thuốc lá. Nhiên liệu: Các loại xăng A92, xăng công nghiệp, các loại dầu, các loại than (than cốc, than cám) phục vụ cho hoạt động sản xuất của Nhà máy. Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết máy, thiết bị máy. Bao gồm các phụ tùng thay thế sửa chữa các loại máy thái, máy cuốn điếu, các loại ru băng, các xe ô tô... Vật liệu và các thiết bị xây dựng cơ bản: Gồm các loại vật tư dùng cho việc sửa chữa nhà xưởng, công trình xây dựng cơ bản. Phế liệu thu hồi: Các bìa cát tông, thùng cát tông được loại ra trong quá trình sản xuất, các loại PE tái sinh... Giá trị của phế liệu thu hồi được xác định theo giá bán thực tế. * Phân loại công cụ, dụng cụ. Công cụ, dụng cụ của Nhà máy thuốc lá Thăng Long được phân loại căn cứ vào công dụng của công cụ, dụng cụ, bao gồm: Công cụ, dụng cụ: trong đó bao gồm + Dụng cụ đồ nghề: Kìm, búa... + Quần áo đồ dùng bảo hộ lao động: Khẩu trang, mũ, găng tay... Bao bì luân chuyển: Hòm carton. Nhờ áp dụng kỹ thuật vi tính vào quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nên đã giảm bớt được các sổ sách cồng kềnh do Nhà máy có quá nhiều nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Chương trình quản lý được lập bởi hai kỹ sư vi tính của phòng. Để dễ dàng cho việc theo dõi chi tiết và tổng hợp cuối cùng, vật liệu chính được phân theo vùng, trong từng vùng lại được chia nhỏ thành các cấp. Hàng ngày nhập, xuất kho chỉ cần khai báo các chỉ tiêu số lượng, thành tiền theo vùng và cấp. Cuối tháng máy tính sẽ tổng hợp được các chỉ tiêu số lượng, thành tiền theo từng vùng và cấp đó, có thể tổng cộng cả một vùng. Nhờ đó giảm được việc cộng bằng tay rất phức tạp và dễ nhầm. Còn đối với vật liệu phụ và công cụ dụng cụ thì được phân thành các nhóm, trong các nhóm vật liệu được đánh số theo mã vật tư. kế toán chi tiết hàng ngày chỉ cần nhập thông tin theo nhóm và mã. Cuối tháng máy sẽ tổng hợp theo từng mã để biết được số xuất, số nhập cả tháng của một loại vật tư, đồng thời tổng hợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm. Bảng số 12: Nhóm Mã vật tư Tên vật tư 06 06010 Giấy cuốn điếu 27 mm ......... ..................................... 07 07010 Nhãn Thăng Long 07011 Nhãn Hồng Hà ......... ............................................ 2.3.4.Tính giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy. Thuốc lá là một mặt hàng chiụ thuế tiêu thụ đặc biệt, vì vậy nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng mà giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Đây là một đặc điểm khác biệt so với hầu hết các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. * Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho. Vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho của Nhà máy được đánh giá theo giá thực tế, cụ thể như sau: - Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của Nhà máy. Trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn đến kho Nhà máy( bao gồm cả thuế giá trị gia tăng) cộng với chi phí bốc dỡ hàng vào kh