Khóa luận Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Xí nghiệp Giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ (Trực thuộc công ty XNK Mây tre Việt Nam)

Lâm-Thành phố Hà Nội, giấy phép kinh doanh số 301031 cấp ngày 9 tháng 9 năm 1995. Đối tượng sản xuất của xí nghiệp là công ty FREEDOM TRADING, một trong những công ty có nhiều năm hoạt động và kinh doanh giầy, có uy tín trên thị trường giầy quốc tế. Xí nghiệp sản xuất dựa trên nguồn nguyên liệu do FREEDOM TRADING cung cấp. Ngoài ra một số nguyên liệu phụ được mua ở trong nước. Toàn bộ sản phẩm được bao tiêu theo hợp đồng với kế hoạch tháng, quý, năm đã được ký kết. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh : Trong xí nghiệp, giúp việc cho Giám đốc là một phó Giám đốc phục trách vấn đề tài chính và kinh doanh và một trợ lý Giám đốc kiêm phụ trách sản xuất. Bên dưới là các bộ phận chức năng gồm 5 phòng: -Phòng tổ chức hành chính -Phòng kế toán tài vụ -Phòng kỹ thuật KCS -Phòng kế hoạch vật tư -Phòng xuất nhập khẩu Và gồm 5 phân xưởng: -Phân xưởng cắt -Phân xưởng may -Phân xưởng gò ráp -Bộ phận đế -Phân xưởng cơ điện Bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: +Giám đốc: là người phụ trách chung về tình hình sản xuất và kinh doanh của xí nghiệp. +Trợ lý Giám đốc-phụ trách sản xuất: là người được Giám đốc uỷ quyền chỉ đạo vấn để sản xuất và chất lượng sản phẩm. Trợ lý Giám đốc-phụ trách sản xuất phải đánh giá được kết quả sản xuất liên tục từ đầu đến cuối. Đồng thời, Trợ lý Giám đốc-phụ trách sản xuất là người được uỷ quyền cùng phó Giám đốc tài chính và kinh doanh giải quyết các vấn đề liên quan khi Giám đốc vắng mặt. +Phó Giám đốc tài chính và kinh doanh: là người được Giám đốc uỷ quyền chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh và tài chính của xí nghiệp. Phó Giám đốc tài chính và kinh doanh có trách nhiệm làm cho xí nghiệp hoạt động sản xuất đều đặn, là người cùng trợ lý Giám đốc giải quyết các vấn đề liên quan khi Giám đốc vắng mặt. Các bộ phận chức năng: +Phòng tổ chức hành chính: là bộ phận bao gồm ban tổ chức lao động tiền lương, hành chính quản trị. Nhiệm vụ của bộ phận nay là bố trí, sắp xếp lao động trong xí nghiệp về số lượng, trình độ tay nghề từng phòng, từng phân xưởng, xây dựng những nội qui, quy chế, hướng dẫn thực hiện các qui định theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước. +Phòng kế toán tài vụ: là bộ phận giúp Giám đốc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, thống kê tài chính, thông tin kinh tế cho xí nghiệp. Ngoài ra, phòng kế toán tài vụ còn có nhiệm vụ lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính và báo cáo tài chính theo qui định. +Phòng kỹ thuật KCS: có nhiệm vụ giám sát và đưa ra các định mức, tiêu chuẩn về kỹ thuật, ứng dụng khoa học kỹ thuật, phát minh sáng kiến cho cải tiến sản phẩm. Phòng kỹ thuật KCS chịu trách nhiệm về kỹ thuật, an toàn trong sản xuất. Ngoài ra, phòng kỹ thuật KCS còn có nhiệm vụ quan trọng là kiểm tra chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn sản xuất. +Phòng kế hoạch vật tư: Dựa trên các đơn đặt hàng từ phòng xuất nhập khẩu chuyển sang, các định mức vật tư phòng kỹ thuật chuyển tới, lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng, kế hoạch mua sắm dự trữ, cấp phát vật tư sau khi đã kiểm tra lại các định mức. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ phải tính toán, cân đối điều chỉnh để sao cho luôn đủ vật tư để sản xuất được thông suốt. +Phòng xuất nhập khẩu: Phòng này có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, tìm đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, làm thủ tục xuất khẩu thành phẩm, nhập nguyên vật liệu. +Các phân xưởng sản xuất: Là các bộ phận sản xuất của Xí nghiệp nhằm sản xuất mặt hàng giầy của Xí nghiệp. Sơ đồ 2-1: Sơ đồ bộ máy quản lý của xí nghiệp Giám đốc Trợ lý giám đốc phụ trách sản xuất Phó giám đốc phụ trách tài chính và kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật KCS Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Bộ phận cơ điện Bộ phận đế Phân xưởng gò ráp Phân xưởng cắt Phân xưởng may Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như đặc điểm quản lý của xí nghiệp nên bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Mọi công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán của Xí nghiệp từ việc hạch toán ban đầu (thu nhập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết) đến việc lập các báo cáo kế toán, cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho nhu cầu quản lý. Phòng kế toán có các chức năng và nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Lập kế hoạch tài chính, đồng thời thống nhất với kế hoạch sản xuất, kỹ thuật của Xí nghiệp. Thứ hai: Huy động các nguồn vốn thích hợp, sử dụng vốn hợp lý và tiết kiệm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu qủa kinh tế cao. Thứ ba: Tổ chức hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Thứ tư: Thực hiện hướng dẫn và giám sát việc quản lý tiền tệ của Xí nghiệp theo qui định của Nhà nước. Thứ năm: Phân tích các hoạt động kinh tế của Xí nghiệp Thứ sáu: Giúp Giám đốc Xí nghiệp xây dựng giá bán sản phẩm, quyết định về tài chính trong sản xuất kinh doanh. Thứ bảy: Tham gia xây dựng hợp đồng kinh tế với các khách hàng đặc biệt trong việc qui định các điều kiện tài chính ở hợp đồng. Cơ cấu bộ máy kế toán tại xí nghiệp được sắp xếp như sau: +Kế toán trưởng: Là người kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động vốn. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách thật chính xác, kịp thời và toàn diện. Tham gia ký kết các hợp động kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính cho xí nghiệp. Kế toán trưởng còn đồng thời là kế toán tổng hợp, là người ghi Sổ cái, lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán. +Kế toán thanh toán và tiền lương: Theo dõi về vấn đề thanh toán, các khoản thu chi có liên quan tới tiền mặt tại xí nghiệp, là người tính lương để trả cho cán bộ công nhân viên, phân bổ các chi phí về tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho các đối tượng tính giá thành, theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ, thanh lý hợp đồng với từng khách hàng +Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng trong kỳ hạch toán, tính giá nhập-xuất-tồn kho của chúng để ghi vào các chứng từ, sổ sách có liên quan. Hướng dẫn, kiểm tra, đối chiếu với thủ kho về tình hình nhập-xuất-tồn kho vật tư hàng hoá. Kế toán vật liệu là một trong những thành viên trong đoàn kiểm kê định kỳ hoặc bất thường để xác định giá trị hàng tồn kho. +Kế toán giá thành sản phẩm và tiêu thụ: là người tập hợp các chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán liên quan, phân bổ các chi phí cho từng đối tượng sử dụng, tính giá thành từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý cuối kỳ, theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tính giá thành sản phẩm xuất kho để ghi chép vào chứng từ, sổ sách có liên quan. Là một trong những thành viên của đoàn kiểm kê để xác định giá trị hàng tồn kho. +Kế toán TSCĐ: Theo dõi về tình hình tăng, giảm TSCĐ. Ghi chép, phản ánh chính xác số liệu có và tình hình biến động của từng loại TSCĐ. Tính toán chính xác giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng. +Thủ quỹ: Là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại xí nghiệp, chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt của xí nghiệp. +Thủ kho, nhân viên thống kê ở các phân xưởng: làm nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho tại kho của Xí nghiệp đồng thời kiểm kê các tài sản ở các phân xưởng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp được thể hiện ở sơ đồ 2-2 Sơ đồ 2-2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Thủ kho, nhân viên thống kê ở các phân xưởng Thủ quỹ Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành sản phẩm và tiêu thụ Kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Kế toán thanh toán và tiền lương Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Do qui mô sản xuất của xí nghiệp lớn, việc tổ chức sản xuất theo đơn đặt hàng nên, nên để đáp ứng yêu cầu quản lý, xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán này tương đối đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Các sổ sách được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ nói chung tại Xí nghiệp là: -Chứng từ ghi sổ -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Sổ Nhật ký đặc biệt được mở và hạch toán riêng cho tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng. -Sổ Cái các tài khoản sử dụng trong Xí nghiệp -Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các sổ sách được sử dụng để hạch toán TSCĐ hữu hình gồm: -Thẻ TSCĐ -Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ -Sổ tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ -Sổ Cái các tài khoản 211,214,... -Sổ chi tiết TK 211,214... Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Hiện nay, toàn bộ TSCĐ đựoc phản ánh trên sổ sách kế toán của Xí nghiệp là TSCĐ hữu hình. Trình tự hạch toán TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp được thực hiện như sơ đồ 2-4 Sơ đồ 2-4: Trình tự hạch toán TSCĐ hữu hình tại Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ Các báo cáo về TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 211,214 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Phiếu ghi sổ Chứng từ gốc Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu kiểm tra Iii. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại xí nghiệp giày thể thao xuất khảu Kiêu Kỵ Yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp đòi hỏi phải hach toán chi tiết TSCĐ. Thông qua hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu TSCĐ, tình hình phân bổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng, số lượng và tình trạng kỹ thuật của TSCĐ, tình hình huy động và sử dụng TSCĐ cũng như tình hình bảo quản TSCĐ. Khi có TSCĐ tăng thêm, Xí nghiệp thành lập Hội đồng giao nhận gồm đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng TSCĐ đồng thời lập biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị, bộ phận sử dụng. Đối với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán sẽ lập cho mỗi đối tượng tài sản một hồ sơ riêng bao gồm: Hợp đồng mua TSCĐ (nếu có),biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn mua TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của Xí nghiệp. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ này được lưu lại ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Sau đó kế toán vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ và Sổ (Danh sách) TSCĐ. Sổ chi tiết và danh sách này được lập theo từng năm và lập chung cho toàn Xí nghiệp. Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ được lập để theo dõi toàn bộ TSCĐ tăng và giảm trong năm của Xí nghiệp. Sổ TSCĐ dùng để theo dõi toàn bộ TSCĐ của Xí nghiệp trong năm. Trường hợp giảm TSCĐ, căn cứ vào nguyên nhân cụ thể mà Xí nghiệp lập các chứng từ cần thiết như: Biên bản thanh lý TSCĐ. Trên cơ sở các chứng từ đó kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ, sổ chi tiết cũng như Sổ TSCĐ. Hàng quý, kế toán tập hợp số liệu trên sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ”. “Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ” được lập theo quý và theo năm. Chứng từ gốc về TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ, danh sách TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Trình tự hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp như sau: Cụ thể: Tháng 5 năm 2001, Xí nghiệp mua một máy vi tính PENTIUM III- 1,13 GHZ để phục vụ cho việc quản lý. Ngày 21/5/2001 2 bên mua và bán lập biên bản giao nhận TSCĐ như sau: Siêu thị tin học DTIC Địa chỉ: 156 Bà Triệu – Hà Nội Điện thoại: 9.439.758 – 9.431.119 – 9.437.155 Fax: 9.439.759 Website: www.dticvn.com - Email: dtic@fpt.vn Biên bản giao nhận hàng Số 380 Ngày 21/5/2001 Bên bán hàng: Siêu thị tin học DTIC Địa chỉ: 156 Bà Triệu – Hà Nội Điện thoại: 9.439.758 – 9.431.119 – 9.437.155 Fax: 9.439.759 Đại diện là: Trần Quyết Toàn Chức vụ: Nhân viên kinh doanh Bên mua là: Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Địa chỉ: Kiêu Kỵ- Gia Lâm- Hà Nội Điện thoại: 8.766.879 Đại diện là: Đào Xuân Phúc Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng 1 Máy PC PENTIUM III – 1.13 GHZ bộ 1 Chất lượng hàng: Hàng đảm bảo các thông số kỹ thuật mới 100% Bảo hành: 36 tháng Phương thức thanh toán: Chuyển khoản Thời hạn thanh toán: Bên mua cam kết trả 100% tổng số tiền sau khi nhận đủ hàng và đủ giấy tờ để thanh toán. Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị như nhau. Đại diện bên bán hàng Đại diện bên mua hàng (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Xí nghiệp, máy vi tính này được giao cho phòng kế toán quản lý, khai thác và sử dụng. Công ty XNK mây tre VN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xí nghiệp giày TTXK Kiêu Kỵ Độc lập-Tự Do –Hạnh phúc h à Nội ngày 21/5/2001 Biên bản bàn giao thiết bị Căn cứ vào Quyết định số XNK MT/GTX-PKT về việc trang bị thiết bị phục vụ quản lý Chúng tôi gồm: 1.Đại diện bên giao Ông Đào Xuân Phúc Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật 2.Đại diện bên nhận Ông Nguyễn Minh Trí Chức vụ: Trưởng phòng kế toán Cùng bàn giao thiết bị như sau; 01 Máy PC PENTIUM III-1,13 GHZ nguyên chiếc mới 100% Tình trạng kỹ thuật tốt, bên bán bảo hành 36 tháng Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Tiếp đó kế toán tập hợp hoá đơn như Hoá đơn (GTGT), giấy báo Nợ của Ngân hàng để ghi thẻ TSCĐ và vào Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ và vào Bảng danh sách TSCĐ của Xí nghiệp. Đối với trường hợp giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ, trên sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ và xoá tên trên sổ TSCĐ của Xí nghiệp bằng một nét gạch chéo (vẫn nhìn rõ giá trị trên sổ). Sang năm sau khi lập sổ TSCĐ thì không còn TSCĐ này Thẻ tài sản cố định Mẫu số 02-TSCĐ Số IV.13.2001.593 Lập ngày 27 tháng 5 năm 2001 Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng ngày 21 tháng 5 năm 2001 Tên TSCĐ: Máy vi tính PENTIUM III- 1,13 GHZ Nước sản xuất: Inđônẽia Bộ phận quản lý sử dụng: Phòng kế toán tài vụ Năm sản xuất: 2001 Nguồn vốn đầu tư: Quỹ đầu tư phát triển Công suất thiết kế: Chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại Số Ngày tháng Diễn giải TK đối ứng Số lượng Tiền Nguồn vốn đầu tư Tỷ lệ khấu hao quý (%) Tài khoản đối ứng Thời gian đưa vào sử dụng Luỹ kế từ khi sử dụng 505 27/5/ 2001 Tăng TSCĐ cân cứ vào biên bản giao nhận hàng số 380 1121 01 8.315.000 Tự bổ xung 6,25 642 21/5/ 2001 Trích khấu hao năm 2001 1.212.604 1.212.604 7.102.396 Đình chỉ sử dụng ngày ....tháng....năm Lý do đình chỉ Ghi giảm TSCĐ ngày ...tháng ...năm Lý do giảm Người lập biểu Kế toán trưởng IV. Hạch toán tổng hợp biến động tăng giảm TSCĐ hữu hình tại Xí nghiêp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Cùng với việc hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp TSCĐ nhằm phản ánh chính xác tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình biến động TSCĐ, kế toán xử lý thông qua trình tự sau; Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, từ các chứng từ gốc, kế toán lập các Phiếu ghi sổ và thẻ TSCĐ. Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu từ các Phiếu ghi sổ lên các Chứng từ ghi sổ. Từ các Chứng từ ghi sổ, máy sẽ tự động lập lên các Sổ đăng ký chứng từ, sổ cái tương ứng và các bảng, biểu, báo cáo kế toán. Hạch toán tăng TSCĐ hữu hình Tại xí nghiệp, nghiệp vụ tăng TSCĐ chủ yếu là do mua sắm và xây dựng cơ bản hoàn thành. Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận và thực hiện kế hoạch đầu tư đổi mới nhằm phát triển kế hoạch của đơn vị, xí nghiệp tiến hành mua sắm TSCĐ theo trình tự sau: -Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua sắm TSCĐ đầu tư cho đơn vị mình, nói rõ mục đích sử dụng, phương pháp sản xuất kinh doanh, quản lý khai thác sử dụng TSCĐ đó. -Theo nhu cầu thực tế, lãnh đạo Công ty XNK mây tre duyệt. Sau đó cho phép mua sắm TSCĐ thông qua Quyết định đầu tư. -Theo quyết định đầu tư tài sản, các bộ phận chức năng thực hiện mua sắm TSCĐ theo chế độ hiện hành. Kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan vào hồ sơ TSCĐ. Các chứng từ này bao gồm: Tờ trình yêu cầu mua tài sản,hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn (GTGT), biên bản bàn giao tài sản cho đơn vị sử dụng...Căn cứ vào các chứng từ này kế toán lập các Phiếu ghi sổ ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112,331...: Tổng giá thanh toán và ghi bút toán kết chuyển nguồn Nợ TK 441,414... Có TK 411 Nếu TSCĐ này được hình thành bằng nguồn vốn khấu hao kế toán ghi: Có TK 009: Nguyên giá TSCĐ Lấy trường hợp mua máy PC PENTIUM III – 1,13 GHZ làm ví dụ. Tài sản này đã được bàn giao cho phòng kế toán ngày 21/5/2001. Ngày 25/5/2001 bên bán hàng gửi hóa đơn GTGT tới Xí nghiệp chờ thanh toán với tổng số tiền phải thanh toán là 8.759.000 đồng. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2(Giao khách hàng) H/01-B Ngày 20 tháng 02 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Siêu thị tin học DTIC Địa chỉ: 156- Bà Triệu, Hà Nội Điện thoại: 9437155 Số tài khoản: MS 0100107873-1 Họ tên người mua hàng: Xí nghệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Địa chỉ: Kiêu Kỵ – Gia Lâm – Hà Nội Điện thoại: 8766879 Số tài khoản: MS0100107194006-1 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Máy PC PENTIUM III-1,13 GHZ bộ 1 8.315.000 8.315.000 Cộng tiền hàng 8.315.000 Thuế suất GTGT : 5,4 % 444.000 Tổng tiền thanh toán 8.759.000 Số tiền bằng chữ: Tám triệu bảy trăm năm chín nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngày 27/5/2001, kế toán nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng thanh toán số tiền mua máy. Sau khi đã tập hợp đầy đủ chứng từ liên quan bao gồm: Biên bản giao nhận hàng, biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị sử dụng, hoá đơn GTGT, giấy báo Nợ, kế toán lập Phiếu ghi sổ số 505 ngày 27/5/2001 Công ty XNK Mây tre Việt Nam Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Phiếu ghi sổ Số 505 Ngày 27 tháng 05 năm 2001 Kèm theo CT gốc Diễn giải Tên tài khoản Số tiền (đồng) Nợ Có Thanh toán tiền mua máy PC PENTIUM III-1,13 GHZ Kết chuyển nguồn hình thành tài sản 2115 133 414 1121 1121 411 8.315.000 444.000 8.315.000 Cộng 17.074.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Sau đó kế toán sẽ nhập các dữ liệu trên lên Chứng từ ghi sổ Công ty Xuất nhập khẩu mây tre Việt Nam Đơn vị báo cáo: Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Đơn vị nhận: Công ty xuất nhập khẩu mây tre Việt Nam Chứng từ ghi sổ Từ ngày 27/5/2001 đến ngày 27/5/2001 Từ số 117 đến số 117 Mã LCT: TS Tên LCT: Chứng từ tài sản Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Ngày tháng Diễn giải Số hiệu tài khoản Tiền Số hiệu Số chứng từ Nợ Có TK T k ê TK T k ê 1 2 3 4 5 6 7 8 9 117 PGS-505 27/5/2001 Tăng nguyên giá TSCĐ do mua sắm 2115 1121 8.315.000 Cộng trong kỳ 16.280.900 Luỹ kế từ đầu năm 497.125.000 Ngày 27 tháng 05 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng Công ty Xuất nhập khẩu mây tre Việt Nam Đơn vị báo cáo: Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Đơn vị nhận: Công ty xuất nhập khẩu mây tre Việt Nam Chứng từ ghi sổ Từ ngày 27/5/2001 đến ngày 27/5/2001 Từ số 118 đến số 118 Mã LCT: TS Tên LCT: Chứng từ tài sản Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Ngày tháng Diễn giải Số hiệu tài khoản Tiền Số hiệu Số chứng từ Nợ Có TK T k ê TK T k ê 1 2 3 4 5 6 7 8 9 117 PGS-505 27/5/2001 Kết chuyển nguồn hình thành TSCĐ 414 411 8.315.000 Cộng trong kỳ 16.280.900 Luỹ kế từ đầu năm 497.125.000 Ngày 27 tháng 05 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng Sau khi lập Chứng từ ghi sổ, chương trình máy tính sẽ tự động vào Sổ cái TK 211 và các Sổ cái tài khoản có liên quan. Công ty Xuất nhập khẩu mây tre Việt Nam Đơn vị báo cáo: Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Đơn vị nhận: Công ty xuất nhập khẩu mây tre Việt Nam Sổ cái Từ ngày 27/5/2001 đến ngày 27/5/2001 Số hiệu: 2115 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng TK T kê Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 117 27/5/2001 PGS-505 Đầu kỳ Mua máy PC PENTIUM III-1 GHZ 1121 8.315.000 Cộng trong kỳ 27.462.000 Luỹ kế từ đầu năm 62.579.000 Ngày 27 tháng 05 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng Trường hợp tăng TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành: Nếu Quyết định phê duyệt quyết toán kinh phí xây dựng cơ bản của Giám đốc Công ty xuất nhập khẩu mây tre Việt Nam có đồng thời với thời điểm đưa TSCĐ vào sử dụng thì kế toán ghi tăng nguyên giá tài sản theo đúng chế độ kế toán hiện hành: Nợ TK 211 Có TK 2412 Đồng thời kết chuyển nguồn vốn tương ứng: Nợ TK 414,4312,441 Có TK 411 Nếu Quyết định duyệt quyết toán không thể có đồng thời với thời điểm TSCĐ được đưa vào sử dụng thì kế toán ghi tăng tài sản theo giá tạm tính. Sau đó khi có quyết định duyệt quyết toán giá trị công trình, kế toán tiến hành điều chỉnh lại nguyên giá theo giá trị được quyết toán. Ví dụ công trình cải tạo khu nhà kho tổng hợp với kết quả đầu tư hoàn thành có giá trị thực hiện tạm tính là 110 triệ đồng. Công trình được đưa vào sử dụng ngày 16/3/2001 khi chưa có Quyết toán giá trị công trình xây dựng cơ bản hoàn thành, căn cứ vào các chứng từ liên quan trong quá trình nâng cấp như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình XDCB hoàn thành... kế toán định khoản theo giá tạm tính: Nợ TK 2112: 110 .000.000 đồng Có TK 2412: 110.000.000 đồng Đồng thời kế toán ghi bút toán kết chuyển nguồn: Nợ TK 414: 110.000.000 đồng Có TK: 411: 110 triệu đồng Ngày 30/3/2001 có quyết định về việc quyết toán giá trị công trình trên với giá thực hiện là 100 triệu, kế toán ghi định khoản sau: Nợ TK 2112: -10.000.000 đồng Có TK 2412: -10.000.000 đồng Đồng thời ghi: Nợ TK 414: -10.000.000 đồng Có TK 4112: - 10.000.000 đồng Các bút toán trên sau khi được ghi vào các Phiếu ghi sổ sẽ được nhập lên các chứng từ ghi sổ. Từ đó máy tính sẽ tự động nhập lên sổ cái và các bảng biểu kế toán có liên quan. 2.Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp giày thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Các nghiệp vụ giảm TSCĐ tại Xí nghiệp chủ yếu xuất phát từ việc thanh lý TSCĐ Thông thường, những tài sản đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển dịch vào sản phẩm cho đến khi giá trị còn lại của nó bằng không. Những tài sản theo qui định đã đủ thời gian tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, phòng kế toán có trách nhiệm thông báo cho các phòng, bộ phận chức năng trực tiếp quản lý, khai thác tài sản đó. Các phòng, bộ phận chức năng là người trực tiếp vận hành theo dõi sự biến động của tài sản, khi thấy các tài sản không còn khả năng đáp ứng được mục tiêu sản xuất nữa sẽ làm tờ trình đề nghị thanh lý tài sản cho lãnh đạo Xí nghiệp, bao gồm: -Các tài sản có giá trị còn lại bằng 0. -Các tài sản vẫn còn giá trị nhưng không còn phục vụ được mục tiêu kinh doanh. Căn cứ vào tờ trình của các phòng, bộ phận chức năng. Giám đốc xí nghiệp sẽ ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định bao gồm: Phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng kế toán tài chính, phòng hành chính. Phòng kỹ thuật kết hợp với các đơn vị quản lý trực tiếp xem xét khả năng, năng lực của từng tài sản, lập biên bản kiểm tra trình Hội đồng thanh lý cùng lãnh đạo của xí nghiệp. Trên cơ sở biên bản của phòng kỹ thuật, Hội đồng thanh lý họp thông qua danh mục các tài sản cố định xin thanh lý. Dựa vào biên bản của Hội đồng thanh lý, dựa vào tờ trình của các phòng, bộ phận chức năng trình lãnh đạo những tài sản không còn khả năng đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh, Giám đốc sẽ đưa ra quyết định thanh lý những tài sản do đề xuất của Hội đồng thanh lý. Khi có quyết định thanh lý, kế toán sẽ ghi xoá sổ TSCĐ, đồng thời phản ánh các khoản thu về thanh lý. Cụ thể: Ngày 27 tháng 02 năm 2001, theo đề xuất của phòng hành chính, trên cơ sở biên bản họp hội đồng thanh lý, Giám đốc xí nghiệp đưa ra quyết định thanh lý máy Photocopy nhãn hiệu Canon. Hội đồng thanh lý xác định: Máy Photocopy nhãn hiệu Canon bị hỏng khay mực và lô sấy thường xuyên bị kẹt giấy. Nguyên giá của TSCĐ này là: 6.300.000 đồng, giá trị hao mòn là 5.200.000 đồng. Giá trị còn lại là: 1.100.000 đồng. Nguồn vốn của TSCĐ từ nguồn vốn tự bổ xung. Ngày 05 tháng 03 năm 2001, máy Photocopy trên được thanh lý cho công ty Siêu Thanh với giá bán là 560.000 đồng và thu bằng tiền mặt (được phản ánh vào Biên bản thanh lý do Hội đồng thanh lý lập). biên bản họp thanh lý (V/v : Nhượng bán