Khóa luận Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng

iên quan đến hạch toán chi phí sản xuất vận tải nói riêng của Xí nghiệp hầu hết được sử dụng theo hệ thống chứng từ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Bao gồm những chứng từ mang tính chất bắt buộc (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất - nhập kiêm vận chuyển nội bộ…) và cả những chứng từ có tính chất hướng dẫn. Tuy nhiên để phù hợp với đặc thù của Ngành đường sắt, xí nghiệp có sự cải biên hoặc tạo mới một số chứng từ theo quy định của Tổng công ty nhằm thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Đối với Chi phí nguyên vật liệu (vật liệu, CCDC, nhiên liệu) + Nghiệp vụ nhập kho bao gồm các chứng từ sau: Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất, Đề nghị mua vật tư, Đề nghị vay tiền, Hoá đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Đề nghị thanh toán tiền vay, Phiếu chi. + Nghiệp vụ xuất kho bao gồm các chứng từ sau: Giấy đề nghị xuất vật tư, Giấy đề nghị mua hoặc chuyển nhượng vật tư (của các đơn vị khác trực thuộc Tổng công ty được Tổng GĐ xét duyệt), Phiếu lĩnh vật tư (Phiếu xuất kho), Phiếu di chuyển vật tư nội bộ. Ngoài ra còn có các chứng từ: Biên bản kiểm kê vật tu, Bảng phân bổ vật liệu, phụ tùng, nhiên liệu,… Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương + Bảng chấm công + Bảng chấm công làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán tiền thưởng + Giấy đi đường + Phiếu xác nhận SP công việc hoàn thành + Bảng TT tiền làm thêm giờ + Hợp đồng giao khoán (HĐGK) + Biên bản thanh lý HĐGK + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Bảng phân bổ tiền lương. Chi phí khấu hao Tài sản cố định + Bảng kê chi tiết khấu hao TSCĐ; + Bảng tổng hợp khấu hao; + Bảng tính và phân bổ khấu hao Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền + Hợp đồng thuê ngoài gia công + Hoá đơn GTGT tiền điện + Thông báo nộp thuế + Hoá đơn GTGT tiền nước + Bảng tổng hợp chi phí bằng tiền + Hoá đơn GTGT điện thoại + Phiếu chi 2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán chi phí Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán theo quy định chung của Bộ tài chính và hệ thống tài khoản chi tiết của Tổng công ty đường sắt Việt Nam cho công tác hạch toán tại Xí nghiệp. Tổ chức tài khoản Các tài khoản được sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất vân tải: + TK621: CP NVLTT TK6211: CP Vật liệu TT TK6211.15 :Công tác chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiên liệu, nước lên ĐM TK6211.16: Công tác lái máy …………………………………….. TK6212: CP nhiên liệu TT TK6212.17 : Nhiên liệu chạy tầu TK6212.18 : Nhiên liệu phục vụ xưởng + TK622: Chi phí nhân công trực tiếp TK622.15: Công tác chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiên liệu, nước lên ĐM TK622.16: Công tác lái máy …………………………………….. + TK627 : Chi phí sản xuất chung TK6271: Chi phí nhân công – SXC TK6272: Chi phí nguyên vật liệu – SXC TK6273: Chi phí CCDC – SXC TK6274: Chi phí KHTSCĐ – SXC Hệ thống tài khoản được xây dựng và áp dụng thống nhất trong toàn Xí nghiệp. Tài khoản được mở chi tiết chi từng loại chi phí và từng đối tượng. Sự tổ chức hệ thống tài khoản tạo sự thuận lợi cho việc hạch toán cũng như kiểm tra, kiểm soát. Tổ chức sổ sách kế toán Hệ thống sổ kế toán về chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp cũng như các đơn vị trực thuộc khác đều được tổ chức các loại sổ kế toán cần thiết đối với từng loại chi phí như sau: Chi phí nguyên vật liệu Xí nghiệp mở Sổ cái cho từng đối tượng chịu chi phí thông qua hệ thống phần mềm kế toán để theo dõi nghiệp vụ xuất vật tư, nhiên liệu trong kỳ. Cụ thể: + Sổ cái tài khoản 6211.15: Công tác chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiên liệu, nước lên đầu máy. + Sổ cái tài khoản 6211.16: Công tác lái máy ………………………………….. + Sổ cái tài khoản 6212.17: Nhiên liệu chạy tàu + Sổ cái tài khoản 6212.18: Nhiên liệu phục vụ phân xưởng. Bên cạnh đó còn có các sổ do Kế toán viên thực hiện + Thẻ kho (sổ kho) + Sổ theo dõi CCDC + Bảng phân bổ CCDC Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương Tương tự như chi phí nguyên vật liệu, để theo dõi chi phí Nhân công trực tiếp có các sổ sau: + Sổ các tài khoản 622.15: Công tác chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiên liệu, nước lên đầu máy. + Sổ cái tài khoản 622.16: Công tác lái máy ……………………………………………. Chi phí khấu hao TSCĐ + Bảng chi tiết trích khấu hao TSCĐ + Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ + Bảng phân bổ chi phí khấu hao Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền + Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài + Bảng tổng hợp chi phí khác bằng tiền + Sổ chi tiết chi phí dịch vụ + Sổ chi tiết chi phí khác bằng tiền. 2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất vận tải Hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất vận tải ở Xí nghiệp được áp dụng theo quy định của Tổng công ty, báo cáo theo từng tháng, quý, năm. Bao gồm các biểu mẫu sau: + Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp + Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung + Báo cáo chi phí vận tải + Báo cáo sản xuất phụ. Các quy định, quy chế kiểm soát chi phí sản xuất vận tải Là đơn vị trực thuộc của Tổng công ty đường sắt Việt Nam nên Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng nằm dưới sự lãnh đạo của Tổng công ty và bị chi phối bởi các quy định, thủ tục của Tổng công ty. Công tác kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp hay tại các Xí nghiệp liên hiệp khác đều thể hiện qua các quy định chính như sau: Đối với công tác lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh vận tải Để kiểm soát khâu này Tổng công ty ban hành “quy định về công tác xây dựng và quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh vận tải”. Căn cứ vào Nghị định 59/CP của Chính phủ về quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước. Trong quy định này hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch kinh doanh vận tải theo các nội dung sau: - Một số quy cụ thể về nội dung thu và chi vận tải. - Trình tự thời gian lập và báo cáo kế hoạch. - Triển khai thực hiện kế hoạch Quy định này còn có bản phụ lục kèm theo các quy định về: + Hệ thống biểu mẫu kế hoạch; + Nội dung kế hoạch chi phí theo 52 khoản mục (quy định rõ về nội dung chi tiêu, kế hoạch chi tiêu và chỉ tiêu phân khai); + Định mức dùng để xây dựng và quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh vận tải (định mức xây dựng kế hoạch chi cho người lao động theo chế độ; định mức xây dựng kế hoạch chi dịch vụ mua ngoài và chi khác, chi phí chung của doanh nghiệp; định mức chi phí vật liệu). Căn cứ vào quy định chung của Tổng công ty, Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng có trách nhiệm lập kế hoạch hàng quý, hàng tháng cho đơn vị mình một cách hợp lý theo đặc điểm riêng của Xí nghiệp (những đặc điểm làm tăng thêm chi phí phải có thuyết minh cụ thể khi bảo vệ kế hoạch). Hằng năm, căn cứ vào tình hình thực tế và diễn biến về sự biến động của thị trường, giá cả, Xí nghiệp sẽ có sự điều chỉnh lại cho phù hợp. Thực hiện sản xuất trên cơ sở định mức chi phí đã xây dựng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức chi phí đã xây dựng, các bộ phận liên quan tiến hành thực hiện kế hoạch sản xuất, chi tiêu. Mọi biến động bất thường đề phải được báo cáo bằng văn bản, thuyết minh rõ nguyên nhân và số chênh lệch vượt định mức. Kết quả thực hiện kế hoạch cũng sẽ được báo cáo kèm các chứng từ, văn bản cần thiết (Biên bản nghiệm thu, Biên bản kiểm tra kỹ thuật…) được xét duyệt hợp lý sau khi hoàn thành. óùó III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG. Ngành đường sắt bao gồm nhiều ngành nghề khác nhau, nhưng tất cả các ngành đó đều phục vụ cho mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ vận chuyển hành khách và hàng hoá. Để sản xuất ra được sản phẩm vận tải cần có nhiều bộ phận hợp tác hữu cơ với nhau. Là một bộ phận không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của Ngành đường sắt, Hệ đầu máy (XNĐMĐN) là đơn vị cung cấp sức kéo đồng thời đảm nhiệm cả việc sửa chữa và vận dụng đầu máy. Hệ đầu máy chiếm chi phí lớn nhất trong tỷ trọng giá thành vận tải (60%) với một đội ngũ lao động khá đông với tuyệt đại bộ phận là lao động thành thạo bao gồm: những tổ lái máy và công nhân sửa chữa đầu máy. Chính vì đặc điểm này mà Xí nghiệp đầu máy cần phải chú ý đến công tác kiểm soát chi phí mà chủ yếu và quan trọng nhất là chi phí sản xuất vì chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng, CCDC (vật tư) Chi phí nguyên vật liệu bao gồm các loại sau: nguyên vật liệu, dầu mỡ bôi trơn, nhiên liệu, xăng, phụ tùng, phế liệu, vật liệu khác….ngoài ra còn có các công cụ dụng cụ và bao bì luân chuyển phục vụ cho quá trình sản xuất. Việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu được thực hiện thông qua tổ chức kiểm soát tất cả các khâu : Nhập, xuất, sử dụng, bảo quản, hạch toán, phân bổ bằng cách xây dựng các quy trình thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. * Để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, Xí nghiệp thực hiện phân chia trách nhiệm các bộ phận liên quan tham gia như sau: + Thủ kho: có trách nhiệm theo dõi và bảo quản về mặt số lượng tồn kho vật tư, thực hiện công việc nhập kho, xuất kho vật tư khi có lệnh (kèm theo các chứng từ cần thiết: yêu cầu nhập, yêu cầu xuất của Giám đốc…). Đồng thời thực hiện việc ghi chép thẻ kho. + Phòng kế hoạch: lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch về định mức sử dụng vật tư theo số lượng, chủng loại, chất lượng… + Phòng kỹ thuật: kiểm tra chất lượng vật tư trước khi nhập kho, giám định kỹ thuật vật tư xuất dùng cho từng kế hoạch sản xuất sửa chữa, kiểm tra kỹ thuật theo quy trình sản xuất, sửa chữa. + Phòng vật tư: Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm và dự trữ vật tư; cung ứng vật tư cho bộ phận sản xuất theo kế hoạch. + Bộ phận sản xuất : thực hiện gia công các chi tiết phụ tùng, sửa chữa và đại tu đầu máy theo kế hoạch. + Phòng kế toán: Thực hiện ghi sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp vật tư các nghiệp vụ phát sinh, thanh toán cho khách hàng, lập báo cáo quyết toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp… Thực tế được tìm hiểu như sau: Kiểm soát quá trình mua và nhập kho Nguyên vật liệu + Bắt đầu từ phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất và dự trữ hàng quý và chi tiết cho từng tháng. Sau khi kế hoạch này được Giám đốc duyệt sẽ làm căn cứ cho phòng vật tư lập Giấy đề nghị mua vật tư trình lên Giám đốc ký duyệt và thực hiện mua vật tư. + Bộ phận mua hàng thuộc Phòng vật tư lập Phiếu đề nghị tạm ứng vay tiền từ phòng tài vụ để mua vật tư. Trong khâu này, bộ phận mua vật tư cần linh động trong việc lựa chọn nhà cung cấp và cân nhắc về giá cả và chất lượng, chủng loại, chi phí vận chuyển, bốc dở của vật tư muốn mua. + Sau khi vật tư được mua chuyển về kho sẽ được Ban kiểm nghiệm vật tư (Phòng kỹ thuật) tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư và lập thành Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Sau đó thủ kho tiến hành nhập kho vật tư và ghi vào thẻ kho. Mọi trường hợp vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất mát trong quá trình vận chuyển trách nhiệm sẽ thuộc về Bộ phận mua hàng. + Người đứng ra xin tạm ứng (Bộ phận mua hàng thuộc Phòng vật tư) để mua vật tư sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng kèm theo Biên bản kiểm nghiệm và Hoá đơn mua vật tư chuyển cho Kế toán vật tư để làm cơ sở lập phiếu định tài khoản và ghi sổ. Chuyển cho Kế toán thu – chi thanh toán giảm tiền tạm ứng. + Kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy về số vật tư vừa được nhập kho theo từng loại vật tư: phụ tùng, nhiên liệu, vật liệu. + Trường hợp mua mà khách hàng chuyển thẳng đến Xí nghiệp, Phòng kỹ thuật sẽ kiểm nghiệm vật tư, thủ kho nhập kho và Phòng tài vụ sẽ kiểm tra sự hợp lệ của tất cả các chứng từ và tiến hành thanh toán tạm ứng hoặc thanh toán thẳng cho nhà cung cấp đồng thời thực hiện việc ghi sổ kế toán (nhập liệu vào máy). + Cuối kỳ, phòng tài chính sẽ in sổ công nợ, Bảng kê phiếu nhập kho, Sổ chi tiết vật tư đối chiếu với phòng vật tư và thủ kho về số lượng vật tư tồn cuối kỳ. Kiểm soát quá trình xuất kho để thực hiện sản xuất + Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, sửa chữa được giao, Bộ phận sản xuất lập Phiếu đề nghị cấp vật tư. Bộ phận phụ trách cung tiêu sẽ ký duyệt và lập Phiếu xuất kho (Phiếu lĩnh vật tư). Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: một liên lưu tại bộ phận phụ trách cung tiêu, một liên lưu tại phòng kế toán. + Thủ kho thực hiện xuất kho vật tư (vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng) theo nội dung của phiếu xuất. Hàng ngày thủ kho chuyển 1 liên của phiếu lĩnh vật tư cho kế toán vật tư để nhập dữ liệu vào máy theo từng loại vật tư xuất cho từng đối tượng sử dụng. Kế toán vật tư làm Bảng kê xuất kho hàng tháng và lập phiếu định tài khoản. + Cuối tháng, Kế toán vật tư sẽ chuyển Phiếu định tài khoản và các chứng từ liên quan cho Kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp số liệu chi phí NVL hàng tháng theo từng đối tượng sử dụng. + Hàng quý, Kế toán tổng hợp lập Báo cáo quyết toán vật tư theo từng đối tượng sử dụng và in các báo biểu (Sổ cái, Nhật ký chung) cung cấp cho Kế toán trưởng. Kiểm soát khâu sử dụng vật tư + Bộ phận sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức sử dụng vật tư để tiến hành sản xuất. Nếu vật tư sử dụng vượt định mức thì Tổ trưởng có trách nhiệm phải thuyết trình rõ ràng nguyên nhân cho Phòng kế hoạch và phòng vật tư. + Căn cứ vào báo cáo sản phẩm, công việc hoàn thành Bộ phận nghiệm thu sẽ tiến hành nghiệm thu đánh giá chất lượng sản phẩm hoàn thành. Phòng kỹ thuật tính ra số lượng vật tư thực tế sử dụng đồng thời đối chiếu với các bộ phận liên quan để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng vật tư có đúng với số lượng xuất ra hay không? theo định mức kế hoạch hay không? Từ đó làm căn cứ để tập hợp Chi phí NVLTT và chi phí sản xuất vận tải. + Xí nghiệp đã thực hiện khen thưởng cho các bộ phận sản xuất (đội) tiết kiệm được Nguyên vật liệu so với kế hoạch và phạt hành chính đối với Tổ trưởng tổ sản xuất không chặt chẽ trong khâu quản lý làm thất thoát, hư hỏng, lãng phí NVL; Phạt hành chính đối với công nhân vi phạm quy tắc hoạt động, làm hư hỏng, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu. 1.4 Kiểm soát khâu bảo quản vật tư Công tác kiểm soát khâu bảo quản được Xí nghiệp thực hiện bằng một hệ thống các nhà kho. Mỗi kho dùng để bảo quản một loại vật liệu và do một thủ kho quản lý, thực hiện ghi thẻ kho và chịu trách nhiệm trong những trường hợp mất mát, hư hỏng, thiếu hụt ngoài định mức đối với kho của mình quản lý. Hệ thống kho bao gồm các kho: Kho phụ tùng Kho vật liệu Kho phế liệu Kho vật liệu khác Kho nhiên liệu Kho nhiên liệu trên tăng đe Kho dầu mở bôi trơn Kho xăng Kho công cụ lao động Vào cuối tháng, Hội đồng kiểm kê của Xí nghiệp sẽ thực hiện kiểm kê các kho nguyên vật liệu và lập Biên bản kiểm tra kỹ thuật ( hoặc phiếu kiểm kê). Sau đây là ví dụ minh hoạ về trường hợp kiểm tra kỹ thuật 42 chủng loại mặt hàng dự án khôi phục 15 đầu máy Ru ( gọi tắt của Rumani) (Xem trang47 ) Căn cứ vào biên bản kiểm tra kỹ thuật (hoặc phiếu kiểm kê), Trưởng ban kiểm kê sẽ tiến hành xử lý kết quả kiểm kê. Tuỳ thuộc vào mức độ hư hỏng, lạc hậu (đối với vật tư được kiểm tra kỹ thuật) hoặc tỷ lệ chênh lệch và định mức quy định (đối với vật tư kiểm kê cuối kỳ) sẽ xử lý cho từng đối tượng. Nội dung xử lý sẽ được thể hiện rõ “Biên bản xử lý kiểm kê”. (Xem trang 48) BIÊN BẢN KIỂM TRA KỸ THUẬT 42 chủng loại mặt hàng dự án khôi phục 15 đầu máy RU Hôm nay, 0h ngày 31 tháng 03 năm 2007. Tại kho phụ tùng Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng, Hội đồng kiểm tra gồm có: 1. Ông: Đoàn Minh Phương PGĐ Xí nghiệp Chủ tịch HĐ 2. Ông: Nguyễn Thành Nhơn TP kỹ thuật Tổ phó tổ kiểm kê 3. Ông: Ngô Trung Tâm TP Vật tư Tổ trưởng tổ kiểm kê 4. Ông: Nguyễn Đức Tuyền CV Phòng TCKT Uỷ viên Hội đồng đã kiểm kê toàn bộ số lượng, chủng loại phụ tùng của kho phụ tùng, đồng thời xác định trạng thái kỹ thuật của một số phụ tùng thuộc loại tồn kho không sử dụng được như sau: Tổng số mặt hàng thuộc kho phụ tùng là 241 mặt hàng. Sau khi xem, xét kỹ từng loại phụ tùng và đối chiếu với thẻ kho, Hội đồng xác định có 42 loại phụ tùng bị lạc hậu kỹ thuật không cần dùng hoặc kém phẩm chất. Số lượng, chủng loại như sau: PHỤ TÙNG TỒN KHO Ứ ĐỌNG QUA KIỂM KÊ STT Tên phụ tùng Mã PT ĐVT SL Diễn giải Đơn giá Thành tiền 1 26 32 42 I. Phần động cơ Bầu lọc dầu ………………. II. Phần hãm Võ xi lanh hãm III. CCDC Nút chống ồn ……………….. Miếng xốp 41001 41014 45005 46060 cái cái cái cái 10 1 500 1 Khác chủng loại, lạc hậu kt Bị méo, không SD được Không dùng Khác chủng loại, không giá 74.050 0 2.962 0 740.500 0 1.481.000 0 Tổng kết: Phụ tùng động cơ: 17.179.600 Phụ tùng cơ điện: 60.528.545 Phụ tùng hãm : 61.461.500 Phụ tùng CCDC : 6.612.673 Tổng: 145.782.318 3. Nguồn gốc của các phụ tùng này là do chuyên gia Đức đưa sang phục vụ công tác phục hồi 15 đầu máy RU 1996 – 1997. Trong những mặt hàng đưa sang, nhiều loại không đúng chủng loại hoặc lậu kỹ nên không sử dụng được và tồn kho ứ đọng từ đó đến nay. Xí nghiệp Đầu máy Các thành viên Chủ tịch Hội đồng Cty VTHKĐS Hà Nội XNĐMĐN BIÊN BẢN XỬ LÝ KIỂM KÊ kết quả kiểm kê 42 chủng loại mặt hàng dự án khôi phục 15 ĐM Ru Lúc 0h, ngày 31 tháng 03 Năm 2007 của XNĐMĐN Căn cứ công văn số: 1785/CTHKHN – TCKT ngày 14/12/06. Về việc thực hiện công tác kiểm kê 0h ngày 31/03/2007 của công ty VTHKĐSHN. Hôm nay, ngày 01/04/2007, dưới dự chủ trì của Ông: Đoàn Minh Phương :Trưởng ban kiểm kê XN, tiến hành xử lý kiểm kê 0h ngày 31/03/2007 Báo cáo kết quả kiểm kê STT Tên phụ tùng Mã PT ĐVT SL Diễn giải Đơn giá Thành tiền 1 13 26 42 I. Phần động cơ Bầu lọc dầu ………………. II. Phần hãm Võ xi lanh hãm III. CCDC Nút chống ồn ……………….. Miếng xốp 41001 41014 45005 46060 cái cái cái cái 10 1 500 1 Khác chủng loại, lạc hậu kt Bị méo, không SD được Không dùng Khác chủng loại, không giá 74.050 0 2.962 0 740.500 0 1.481.000 0 Kết luận của Ban kiểm kê: 42 chủng loại phù tùng đã bị lạc hậu kỹ thuật, hư hỏng, không đúng chủng loại không còn khả năng sử dụng được. Kiến nghị xử lý: Cho thanh lý tất cả 42 chủng loại trên để mua lại phụ tùng mới phục vụ kịp thời cho công tác sửa chữa các đầu máy RU. XNĐM Đà Nẵng Giám đốc(duyệt) Chủ tịch Hội đồng Kiểm soát công tác phân bổ chi phí CCDC Theo quy định công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp được phân bố theo hai dạng: + Các loại công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn (<= 1 năm) thì được phân bổ 100% vào chi phí sản xuất khi xuất dùng vào sản xuất trong kỳ. + Các loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn và phục vụ cho nhiều kỳ sản xuất thì Xí nghiệp tiến hành phân bổ 50% giá trị xuất dùng vào chi phí của kỳ này, 50% giá trị còn lại được hạch toán vào chi phí trả trước và phân bổ hết vào kỳ sau. + Kế toán tổng hợp căn cứ vào quy định về tỷ lệ phân bổ trên để thực hiện phân bổ chi phí CCDC theo từng đối tượng sử dụng (xuất dùng cho sản xuất vận doanh; xuất dùng cho sản xuất phụ ). Kiểm soát trong khâu hạch toán Chi phí NVL Để kiểm soát trong khâu này, Xí nghiệp xây dựng quy trình quy định trình tự luân chuyển chứng từ, các kế toán viên và các bộ phận liên quan áp dụng theo quy trình mà thực hiện . Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ Bắt đầu Đề nghị mua vật tư Đề nghị tạm ứng Thanh toán Phiếu chi Hoá đơn GTGT duyệt mua duyệt chi Mua VTư Đề nghị xuất VT Biên bản giao nhiệm vụ sx Phiếu nhập kho Phiếu định tài khoản hoặc Chứng từ ghi sổ Phiếu xuất kho Phiếu di chuyển VT nội bộ Nhập liệu vào máy Báo cáo vào sổ sách liên quan Kiểm tra và đối chiếu với các p.hành khác Kết thúc BB kiểm nghiệm VT Duyệt xuất nhập kho Để minh hoạ cho sơ đồ này, sau đây sẽ là một số mẫu chứng từ (minh hoạ) liên quan đến quá trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thể hiện quy trình luân chuyển chứng từ được trình bày: Để bắt đầu cho một nghiệp vụ nhập kho vật tư Trưởng Bộ phận mua hàng thuộc phòng vật tư tiến hành lập Giấy đề nghị mua vật tư, phụ tùng trình lên Giám đốc ký duyệt: GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA PHỤ TÙNG Kính gửi: Ông: Bùi Văn Tựu Giám đốc Xí nghiệp Để có phụ tùng, vật tư phục vụ cho công tác sửa chữa đầu máy và các hoạt động sản xuất, đề nghị Giám đốc giải quyết cho mua một số phụ tùng, vật tư sau đây: TT Tên hàng ĐVT Tồn kho SL mua Diễn giải nội dung 1 2 3 Zoăng đường nước lớn GE Zoăng đường nước nhỏ GE Đệm đầu lọc NLiệu Tiệp ……………………….. Cái Cái Cái 50 50 30 100 100 30 Phục vụ sửa chữa đầu máy GE Phục vụ sửa chữa đầu máy GE Phục vụ sửa chữa đầu máy Tiệp Giám đốc (duyệt) Phòng vật tư Sau khi được Giám đốc ký duyệt đề nghị mua phụ tùng, người phụ trách mua hàng lập Giấy đề nghị tạm ứng cho Trưởng phòng vật tư, kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Cty VTHKĐSHN XNĐMĐN GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 10 tháng 04 năm 2007 Kính gửi : Ông Bùi Văn Tựu Giám đốc Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng Tôi tên là : Bùi Công Nhân Địa chỉ : Phòng vật tư Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 6.905.000 (Viết bằngchữ) Sáu triệu chín trăm lẻ năm nghìn Lý do tạm ứng: Dùng để mua phụ tùng Thời hạn thanh toán: 16/04/2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được ký duyệt sẽ là chứng từ để phòng tài chính tạm ứng tiền cho bộ phận mua hàng thực hiện việc mua hàng và nhập kho. Việc nhập kho được thực hiện sau khi được kiểm nghiệm về chất lượng và số lượng của Ban kiểm nghiệm vật tư trên cơ sở Hoá đơn GTGT số 0077852 XNĐMĐN BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Đơn vị: Ngày 16 tháng 04 năm 2007 Căn cứ vào hàng nhập số 0077852 ngày 16 tháng 04 năm 2007 Giao theo hợp đồng số: ……………………………………………………………… Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Ngô Trung Tâm Đại diện cung tiêu Trưởng ban Ông: Bùi Văn Hiệu Đại diện kỹ thuật Uỷ viên Ông: Phạm Đức Thọ Thủ kho Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các vật tư dưới đây tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng. Tên nhãn hiệu và quy cách vật tư ĐVT SỐ LƯỢNG Nhận xét Theo chứng từ Theo kiểm nghiệm Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất Zoăng nước lớn GE Zoăng nước nhỏ GE Đệm đầu lọc NL Tiệp ……………………… Cái Cái Cái ….. 100 100 30 ….. 100 100 30 …… 100 100 30 ….. 0 0 0 ……. Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Số lượng đủ, đạt yêu cầu kỹ thuật Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Sau khi vật tư được kiểm nghiệm, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho theo Phiếu nhập kho ( do Bộ phận phụ trách cung tiêu thuộc phòng vật tư lập) và ghi vào thẻ kho. Nhân viên phụ trách mua hàng (thuộc bộ phận phụ trách cung tiêu) tập hợp chứng từ gồm : Phiếu chi (tạm ứng), Hoá đơn mua hàng và Phiếu nhập kho để chuyển cho Phòng kế toán, Kế toán thanh toán sẽ tiến hành hoàn ứng và lập giấy Thanh toán tạm ứng chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Số:………….. Địa chỉ: Ngày 16 tháng 04 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Theo Hoá đơn GTGT Số 007785 ngày 16 tháng 04 năm 2007 Của: Cửa hàng Nguyễn Thị Hoa Nhập tại kho: Phụ tùng STT Tên nhãn hiệu, q.cách Vtư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 … Zoăng nước lớn GE Zoăng nước nhỏ GE Đệm đầu lọc NL Tiệp ………………… 23009 22138 56006 …… Cái Cái Cái ……. 100 100 30 …… 100 100 30 ….. 10.000 10.000 10.000 ………. 1.000.000 1.000.000 300.000 ……….. Công tiền hàng: 6.576.000 Tiền thuế GTGT: 329.000 Cộng tiền thanh toán: 6.905.000 Nhập, ngày 16 tháng 04 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Nợ:……….. Có:……….. GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Số: Ngày16 tháng 04 năm 2007 Nợ:………... Có:………... Họ tên người thanh toán: Bùi Công Nhân Địa chỉ: Phòng vật tư Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết 2. Số tiền tạm ứng kỳ này: - Phiếu chi số UNC 175 ngày 11/4/2007 - Phiếu chi số … ngày … II. Số tiền đã chi Chứng từ số 0077852 ngày 16/04/2007 ………………………. III. Chênh lệch Số tạm ứng chi không hết ( I – II ) Chi quá số tạm ứng ( II – I ) 6.905.000 đ 6.905.000 đ Hết Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng KT thanh toán Người thanh toán Đối với nghiệp vụ xuất kho: Xuất phát từ cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, sửa chữa hàng quý hoặc do gặp phải sự cố kỹ thuật bất thường trong quá trình thực hiện sản xuất, hội đồng giám định kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra kỹ thuật đối với bộ phận đó và lập thành Biên bản giám định kỹ thuật. Cty VTHKĐSHN XNĐMĐN BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH KỸ THUẬT Ngày 12 tháng 01 năm 2007 I. Thành phần Hội đồng: 1. Ông: Đoàn Minh Phương Phó giám đốc Chủ tịch Hội đồng 2. Ông: NGuyễn Thành Nhơn TP kỹ thuật Uỷ viên 3. Ông: Nguyễn Hữu Ngọc Kỹ thuật viên Uỷ viên 4. Ông: Ngô Trung Tâm TP vật tư Uỷ viên II. Nội dung giám định: Giám định bộ truyền động thuỷ lực GSR 30/5, 7 APPEW số hiệu 0187027 III. Kết quả giám định: Trục chính bị hỏng cụm máy biến xoắn vận hành I Côn răng 26 hỏng răng Càng cua đảo chiều xoay hỏng, trục càng cua bị tróc hỏng, bạc trục càng cua hỏng IV. Kết luận: Cho phép sửa chữa phục hồi bộ truyền động thuỷ lực trên để làm bộ TDTL dự phòng theo nội dung sau: Cụm trục chính giải thể toàn bộ sửa chữa Bầu lọc khe chọn lắp các phần lọc, ty để lắp lại thành một bộ phận hoàn chỉnh Các thành viên Chủ tịch Hội đồng Biên bản giám định kỹ thuật là cơ sở cho Giám đốc lập thành Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất để giao cho từng bộ phận, phòng ban tiến hành thực hiện kế hoạch. PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ SẢN XUẤT Kính gửi: Phân xưởng sửa chữa Căn cứ nhu cầu phục vụ sản xuất : Nay XN giao nhiệm xụ sản xuất cho: