Khóa luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Kiến Việt

Khi nhận được hoá đơn của người bán hoặc nhân viên cung ứng mang về thì kế toán đội sẽ kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn, đối chiếu với các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế để quyết định có nhập hàng hay không. Sau khi kiểm tra, nếu đồng ý thì kế toán đội cho nhập kho số vật liệu đó và lập phiếu nhập kho. Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra một lần nữa nếu đồng ý thì cho nhập kho và ghi nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 3 liên, phải đưa cho người giao hàng ký xác nhận vào 3 liên đó:

+ Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

+ Một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT gửi lên phòng kế toán

+ Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu

Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng). Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ nhập kho vật tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại. Số còn lại trả cho người bán.

Đối với vật tư nhập lại kho từ công trường xây dựng do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên.