Khóa luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn

ồng thời các chính sách kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng phải tuân theo đúng quy định, đáp ứng được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng loại NVL. Với quy mô sản xuất lớn, nhu cầu về NVL là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữ nhiều hơn, yêu cầu bảo quản tốt hơn. Việc hạch toán và sổ sách liên quan đến NVL phải được chi tiết để đảm bảo cho quản lý. Trên thực tế tổ kế toán NVL (gọi tắt là tổ vật tư) gồm 6 người. Do NVL số lượng lớn, được bảo quản dự trữ ở nhiều kho vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Đặc điểm bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành. Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty. Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán. Và để phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán. Và hình thức kế toán chủ yếu mà công ty sử dụng là kế toán máy. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm này đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý của đơn vị. Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng kế toán thủ công trong việc tính toán lương công nhân viên của phần hành tiền lương. Về tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, có 2 phó phòng giúp công việc quản lý của Kế toán trưởng được dễ dàng hơn, và có các tổ kế toán phân theo nhiệm vụ riêng gồm có: Tổ kế toán tài chính, tổ kế toán vật tư, tổ kế toán tổng hợp và tính giá, tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm, tổ kế toán nhà ăn. Ở mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý việc thực hiện công việc của tổ mình. Tổ kế toán nhà ăn Kế toán trưởng Phó phòng Phó phòng Tổ kế toán Tài chính Tổ kế toán vật tư Tổ kế toán tổng hợp và tính giá Tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm Sơ đồ 1.2: Mô hình bộ máy kế toán Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Chế độ kế toán của Công ty Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. Để thấy rõ hơn chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể nêu ra một số chính sách kế toán áp dụng là nền tảng và là cở sở trong công tác kế toán NVL tại Công ty: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế, được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập vào cuối năm khi giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Tính thuế theo phương pháp khấu trừ Bên cạnh đó còn có các chính sách khác là: chính sách về TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ, nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền; nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu; nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu; nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí… Về chính sách áp dụng cho công tác kế toán NVL sẽ được trình bày chi tiết hơn ở phần sau của khóa luận. Về chế độ sổ sách – hình thức sổ và hệ thống sổ kế toán sử dụng Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung Tất cả hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết của Công ty đều theo quy định chung của Bộ tài chính. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng như sổ nhật ký tiền mặt, Sổ cái các TK… Sổ chi tiết: Bao gồm các sổ của từng phần hành như: Sổ kế toán TSCĐ (Thẻ TSCĐ…), sổ kế toán thành phẩm( thẻ tính giá thành, Bảng tổng hợp chi phí sản xuất…), Sổ kế toán Hàng tồn kho (Bảng tính giá hàng xuất kho)… Liên quan đến kế toán NVL ngoài Sổ nhật ký chung ghi chép cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 152, Thẻ kho, sổ chi tiết NVL…( Sổ chi tiết) Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến NVL kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” ♦ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” TK này được dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế. TK 152 tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chi tiết thành 7 Tài khoản cấp 2 theo quy định. Mỗi tài khoản cấp 2 lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3. Và để đáp ứng được yêu cầu hạch toán một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác thì TK 152 được chi tiết tới cấp 4. VD: Tài khoản Tên tài khoản TK mẹ Bậc TK 152 Nguyên liệu, vật liệu 1 … … … … 1522 Vật liệu phụ 152 2 152211 Vật liệu nổ 1522 3 1522111 Thuốc nổ 152211 4 1522112 Vật liệu nổ khác 152211 4 152212 Nhớt máy 1522 3 … … … … Các chế độ kế toán khác bao gồm: chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ Báo cáo tài chính đều được lập theo quy định chung của Bộ tài chính. Và theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. Và để phù hợp với yêu cầu hạch toán cũng như quản lý Công ty đó vận dụng quy định chung để thiết kế thêm trong hệ thống chứng từ, mở rộng hệ thống tài khoản và lập các báo cáo Quản trị phục vụ cho quản lý và ra quyết định của các nhà quản lý. VD: Để quản lý tốt và hạch toán được thuận lợi TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” được chi tiết tới cấp 4 Như vậy, các chính sách và chế độ kế toán của Công ty là thuân thủ đúng theo Quy định chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý. Và nó quyết định chung cho các kế toán phần hành trong đó có công tác kế toán NVL. 2.2. Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 2.2.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu và yêu cầu quản lý tại Công ty Như đã trình bày ở phần trên, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn. Đồng thời do đặc điểm sản phẩm sản xuất là các vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng . Nên Công ty có một khối lượng lớn NVL với nhiều chủng loại. 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu Công ty sử dụng hàng ngàn các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Các nguyên vật liệu này có đặc điểm, tính chất khác nhau do đó việc quản lý và phân loại là khó khăn. Một số loại NVL như: thạch cao, đá vôi, đất sét, phụ gia, than dầu… Với số lượng và chủng loại nhiều như vậy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng NVL vào quá trình sản xuất là khó khăn, đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao của cán bộ nói chung và cán bộ kế toán nói riêng. Sản phẩm của Công ty thường được chọn để phục vụ xây dựng các công trình lớn của đất nước. Chất lượng sản phẩm được người tiêu dùng, thị trường đánh giá cao. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố hàng đầu để quyết định chất lượng sản phẩm do đó công tác thu mua chọn lựa nhà cung cấp và tỡm hiểu chất, đánh giá chất lượng là hết sức quan trọng. Một trong những thuận lợi khi xây dựng Nhà máy và trở thành lợi thế của Công ty trên thị trường đó là lợi thế về nguyên vật liệu. Địa điểm của Công ty được đặt sát ngay vùng nguyên vật liệu chính (đá vôi và đất sét) với trữ lượng lớn. Để phục vụ sản xuất Công ty khai thác đá vôi và đất sét ngay tại các mỏ cách nhà máy 3 km với khối lượng lớn không qua nhập kho. Đây là một đặc thù riêng nên tổ chức công tác kế toán có nhiều khác biệt. So với các khu vực khác, đá vôi và đất sét được khai thác và sử dụng tại Công ty được đánh giá có chất lượng tốt. Đây rõ ràng là một lợi thế của Công ty, giảm được chi phí so với việc mua nguyên vật liệu đồng thời lại được sử dụng NVL với chất lượng tốt do đó giảm được giá thành có lợi trong cạnh tranh. Ngoài nguyên vật liệu chính là đá vôi và đất sét được khai thác ở mỏ. Các nguyên vật liệu chính khác như: thạch cao, xỉ pirit, quặng, đá bazan… được nhập kho dự trữ với khối lượng lớn. Quá trình xuất kho để sản xuất sản phẩm cũng diễn ra thường xuyên và liên tục và số lượng NVL xuất kho tuân thủ theo các định mức kỹ thuật. Các NVL phụ như Bi đạn, gạch chịu lửa, nhớt máy, mỡ máy…nhiều và phong phú chủng loại. Các phụ tùng thay thế, nhiên liệu rất đa dạng…. Bên cạnh đó còn có hàng nghìn các loại NVL khác phục vụ cho quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải xây dựng một hệ thống kho tàng đầy đủ theo quy định, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản và quản lý các loại NVL giúp phục vụ sản xuất liên tục không bị gián đoạn và bị ảnh hưởng. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những thành phần của chỉ tiêu giá thành sản phẩm. Đặc biệt chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêu giá thành xi măng của Công ty. Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận thì việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên các định mức kỹ thuật đó được tính toán và dự toán chi phí có ý nghĩa quyết định trong việc thực hiện mục tiêu này. Trong suốt các giai đoạn từ khâu thu mua, khai thác, bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ cho sản xuất sản phẩm đều phải được đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy định chung và đạt hiệu quả kinh tế. Việc xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩm thường theo định mức do phòng kỹ thuật quản lý tính toán dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng giao xuống. Đồng thời dựa trên kế hoạch khối lượng sản xuất trong kỳ. Quá trình thu mua NVL dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều và đặc biệt là tránh được sự lãng phí trong quá trình sản xuất. 2.2.1.2. Yêu cầu quản lý NVL tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, để sản xuất kinh doanh liên tục và đạt được hiệu quả cao đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩm theo định mức do phòng kỹ thuật dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL. Định mức tồn kho của NVL và kế hoạch sản xuất là cơ sở để phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch thu mua. Quản lý NVL phải đảm bảo các khâu như khâu thu mua, khâu xuất dùng… Nhưng trước hết để tiến hành quản lý tốt và hiệu quả thỡ Công ty phải tiến hành phân loại các NVL một cách hợp lý, khoa học để phục vụ một cách hiệu quả nhất cho yêu cầu quản lý NVL trong Công ty. 2.2.2. Phân loại nguyên, vật liệu và căn cứ phân loại tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL lớn, chủng loại phong phú, Công ty xi măng Bỉm Sơn đó tiến hành phân loại NVL để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý. Căn cứ vào nội dụng kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chia thành các loại sau: Nguyên, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như: Đá vôi, đất sét là nguyên liệu do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét; Thạch cao, quặng sắt, xỷ pirit, đá bazan, các loại phụ gia, nguyên vật liệu chính khác do Công ty mua từ bên ngoài. Vật liệu phụ: Tuy không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm như vỏ bao. Và các loại vật liệu phụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất cũng như các máy móc hoạt động bình thường và phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật. Gồm có: Vật liệu nổ, nhớt máy, mỡ máy, bi đạn, sắt thép kim khí các loại, gạch chịu lửa, hoá chất và vật liệu phụ khác… Nhiên liệu: Đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất xi măng. Bao gồm: Than ( than cám, than Na dương); Dầu ma Zút, Dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác. Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc. Bao gồm: phụ tùng thay thế, phụ tùng điện, phụ tùng ô tô, máy xúc, bu lông các loại… Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng, xây lắp Vật liệu khác: Là các loại chưa được xếp vào các loại trên. Gồm có các bán thành phẩm mua ngoài, các phế liệu. Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán. Và để thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán. Trên cơ sở phân loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại NVL bằng cách xây dựng hệ thống danh điểm vật tư như đã trình bày ở phần 1.2.1.3. Yêu cầu quản lý NVL. Để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán NVL Công ty đã xây dựng hệ thống các danh điểm cho NVL. Và để đáp ứng được yêu cầu đó, Công ty Bỉm Sơn đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán để giúp cho việc quản lý NVL một chính xác, chặt chẽ. Công ty đã tiến hành mã hoá đối tượng kế toán là NVL tới từng danh điểm. Vì vậy, danh mục NVL được xây dựng chi tiết cho hơn 5000 danh điểm NVL khác nhau. Lập danh điểm NVL là quy định, áp đặt cho mỗi NVL một lý hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng. Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm NVL, hệ thống danh điểm NVL của công ty CP xi măng Bỉm sơn được xây dựng theo quy cách sau: Ký hiệu gồm 13 chữ số trong đó: 4 chữ số đầu là 4 số sau của tài khoản 6 số tiếp theo là ký hiệu nhóm NVL trong đó 2 số đầu là mã nhóm 1 có ký hiệu 01, 02, 03… chỉ người quản lý; 2 số tiếp theo là mã nhóm 2: ký hiệu 01, 02, 03… chỉ nhóm NVL, 2 số còn lại là mã nhóm 3 ký hiệu 00, 01, 02… chỉ từng loại NVL. 3 số cuối cùng là ký hiệu riêng cho từng quy cách, chủng loại, kích cỡ của NVL. Để có thể thấy rõ hơn việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, sau đây là bảng danh mục một số loại NVL đã được mã hoá: Mã NVL ( kế toán ) Mã NVL ( tổng kho ) Tên nguyên vật liệu ĐVT TK NVL 2111.113802.001 2111.113802.001 Đá vôi Tấn 152111 2112.129999.001 2111.129999.001 Đất sét Tấn 152111 .... .... ... ... ..... 2113.060401.001 2113.060401.001 Xỉ pirit Tấn 152113 2113.060401.002 2113.060401.002 Quặng quăcrit Tấn 152113 2115.060501.001 2115.060501.001 Thạch cao Tấn 152115 2114.060501.002 2114.060501.002 Phiến silic Tấn 152114 2116.060501.001 2116.060501.001 Đá bazan Tấn 152116 2214.040101.006 2214.040101.006 Bi thép hợp kim 50 Tấn 152214 ............ ......... ........ ...... ....... 2311.060301.001 2311.060301.001 Than cám 2 Tấn 152311 2311.060301.002 2311.060301.002 Than cám 3b Tấn 152311 Với việc phân loại và quản lý tới từng danh điểm và cách thức mã hoá xây dựng hệ thống danh điểm tương đối khoa học, ta có thể biết được NVL này thuộc nhóm nào, người quản lý trực tiếp, quy cách chủng loại… Danh điểm được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý trong Công ty giúp cho công ty tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong quản lý và công tác kế toán NVL tại Công ty. Để hạch toán được chính xác, và để đạt hiệu quả cao trong quản lý thì việc lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp đối với NVL nhập và xuất kho là công việc hết sức quan trọng. 2.2.3. Tính giá NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 2.2.3.1. Tính giá NVL nhập kho Khâu đầu tiên trong quá trình thu mua NVL đó là lập kế hoạch nhu cầu thu mua. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Công ty, các phân xưởng, phòng ban xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận mình từ đó lập ra các nhu cầu về NVL. Các nhu cầu ở các bộ phận sẽ được tập hợp thành nhu cầu của toàn Công ty. Nhu cầu này được các phòng ban chức năng rà soát, tính toán. Kết quả này được giám đốc duyệt và trở thành nhu cầu NVL trong năm thực hiện. Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn NVL chủ yếu nhập kho từ mua ngoài, NVL chính bao gồm đá vôi và đất sét thì được khai thác tại các mỏ của Công ty. Đối với các loại NVL mua ngoài, căn cứ vào nhu cầu trong năm theo từng tháng, từng quý, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường của các loại NVL nhằm tìm được đối tác có khả năng cung cấp. Theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam các loại NVL có giá trị từ 500 triệu trở lên thì phải mở thầu. Sau khi đó xác định được các đối tác tham gia đấu thầu đủ yêu cầu và với mỗi loại NVL cần có từ 3 đối tác trở lên, lúc đó Công ty sẽ tiến hành mở thầu. Công ty yêu cầu về quy cách, chất lượng, số lượng… đơn vị nào đưa ra đơn giá thấp nhất mà vẫn đảm bảo bảo được các yêu cầu của Công ty thì sẽ trúng thầu. Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế với đơn vị này. Và đơn vị đó phải chịu toàn bộ về mặt kinh tế và luật pháp. Hình thức mở thầu này thường được sử dụng cho các NVL chính như thạch cao, xỷ quặng… Còn đối với NVL có giá trị thu mua nhỏ hơn, Công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp có uy tín sau đó sẽ gửi tới nhà cung cấp đó số lượng cần đặt mua, quy cách, tiêu chuẩn của NVL. Phòng vật tư sẽ lập “Tờ trình mua vật tư” để đề nghị Giám đốc phê duyệt (Biểu số 01). Sau khi đề nghị được duyệt, căn cứ vào các đơn vị chào bán và giá của vật tư cần mua, phòng vật tư thiết bị gửi “Bảng đề nghị giá mua vật tư” (Biểu số 02) để Giám đốc, Phòng kế toán thống kê tài chính và Hội đồng tư vấn giá của Công ty phê duyệt. Sau đó tiến hành mua vật tư nhập kho. Nếu mỗi lần mua từ 30 triệu đồng trở lên thì theo quy định phải có hợp đồng ký kết giữa Công ty với nhà cung cấp. * Đối với NVL mua ngoài thì trị giá vốn nhập kho của các loại NVL bao gồm: Giá mua (không bao gồm thuế GTGT do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ), các chi phí liên quan phát sinh trong quá trình thu mua. Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…( không bao gồm thuế GTGT). Tuy nhiên do Công ty có các phương tiện vận tải được sử dụng để vận chuyển NVL mua ngoài nên chi phí này chiếm tỷ lệ không đáng kể trong trị giá vốn nhập kho của NVL. Ta có công thức tổng quát sau: Giá thực tế nhập kho của NVL = Giá mua + chi phí thu mua * Đối với NVL là đá vôi và đất sét, Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét. Nên giá vốn thực tế của hai loại NVL này là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh phục vụ cho quá trình khai thác, vận chuyển về Công ty. Trên thực tế do quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhu cầu về NVL chính phát sinh thường xuyên nên đá vôi và đất sét sau khi khai thác vận chuyển được đưa thẳng vào sản xuất một cách liên tục và trực tiếp mà không qua nhập kho. Đá vôi và đất sét khai thác tại các mỏ của Công ty được coi là bán thành phẩm của công đoạn khai thác. Vào ngày cuối cùng của tháng toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình khai thác, vận chuyển đá vôi và đất sét được tập hợp để tính ra giá vốn nhập trong tháng đó. VD: Lô hàng mua nhập kho Đá bazan ngày 31/03/2008 giá trị thực tế nhập kho của lô hàng là : 144 837 903 đồng ( giá trị không bao gồm thuế GTGT) * Tính giá NVL xuất kho Công ty lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá vốn thực tế NVL xuất kho.Áp dụng phương pháp tính giá này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ( trong điều kiện công ty áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán). Do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danh điểm NVL trong ngày và trong kỳ hạch toán diễn ra thường xuyên liên tục. Vì vậy Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng để giảm bớt khối lượng tính toán. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị. Và căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho Giá bình quân của 1đơn vị NVL Số lượng NVL xuất kho = x Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức : Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Giá bình quân 1 đơn vị NVL = VD: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 3/2008 của thạch cao NVL chính. ĐVT: Tấn Chỉ tiêu Số lượng (Tấn) Giá trị Tồn đầu tháng 16 700 7 622 962 440 Nhập trong tháng 2 703,9 1 241 090 100 Xuất trong tháng 2 903,9 Theo công thức trên ta có: Giá bình quân 1 tấn thạch cao 7 622 962 440 + 1 241 090 100 16 700 + 2703,9 = = 456 818,09 Vậy trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là: 456 818,09×2 903,9 = 1 326 554 052 đồng Trên thực tế do đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên toàn bộ quá trình tính toán trên đều do máy tính tự động tính toán. Vào thời điểm cuối tháng khi tất cả các phiếu xuất đã được cập nhật vào máy, kế toán chọn phương pháp tính giá để tính ra giá bình quân 1 đơn vị NVL. Giá này sẽ tự động được cập nhật vào các phiếu xuất, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho… đối với từng danh điểm NVL trong kho. Tại Công ty có điểm khác biệt đó là có NVL khai thác tại các mỏ của Công ty để cung cấp các NVL chính phục vụ sản xuất sản phẩm. Đối với NVL tự khai thác này là đá vôi và đất sét sau khi khai thác sẽ đưa thẳng vào sản xuất không qua nhập kho nên khối lượng xuất được tính vào cuối tháng và nó được tính ngược từ khối lượng clinker sản xuất trong tháng theo tỷ lệ của đá vôi và đất sét trong clinker. Để tính được thì phải dựa vào định mức kỹ thuật : để sản xuất ra 1 tấn clinker phải tốn 1,280 tấn đá vôi và 1,290 tấn đất sét. Cuối tháng, phòng kỹ thuật dựa vào báo cáo sản xuất clinker để tính ra lượng đá vôi và đất sét đã xuất dùng sau đó chuyển số liệu xuống phòng kế toán. Kế toán phòng vật tư có nhiệm vụ tính ra đơn giá bình quân và trị giá xuất trong kỳ của đá vôi và đất sét làm cơ sở để tính ra chi phí NVL xuất dùng trong kỳ. Như vậy về cơ bản cách xác định đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân gia quyền là giống nhau và thống nhất cho tất cả các NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Nhưng do đặc điểm sản xuất của Công ty là tự khai thác đá vôi và đất sét nên khi xác định trị giá thực tế xuất kho trong kỳ của 2 loại NVL này có sự khác biệt với các loại NVL khác. Đây là một nét đặc trưng rất riêng biệt trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. 2.2.4. Kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Để tiến hành công tác kế toán thuận lợi và đầy đủ chính xác trước hết cần tuân thủ theo các thủ tục nhập kho của NVL. NVL nhập xuất kho phải được thực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tính đúng đắn, thống nhất, hợp pháp và đối với yêu cầu quản lý theo một trỡnh tự nhất định giúp tránh được những sai sút, sai phạm trong quá trình nhập xuất vật tư. 2.2.4.1. Thủ tục nhập xuất kho NVL. 2.2.4.1.1. Thủ tục nhập kho NVL. Khi có nhu cầu về NVL cho kỳ tới, phòng vật tư sẽ đề nghị phê duyệt trong “Tờ trình mua vật tư”. Sau khi được giám đốc duyệt, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường sẽ có 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp, phòng vật tư lập “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Khi bảng đề nghị này được Giám đốc Công ty, Hội đồng tư vấn giá và phòng kế toán thống kê tài chính duyệt thì giá của các loại vật tư hàng hoá trên Hoá đơn phải giống như trong bảng đề nghị mức giá đó. Theo quy định chung tất các các loại NVL mua ngoài khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty. Tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, khi NVL được vận chuyển đến thì cán bộ phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng của các loại NVL, lập biên bản kiểm nghiệm xác định kết quả đạt tiêu chuẩn nhập kho và không đủ tiêu chuẩn nhập kho. Đối với các loại NVL như thạch cao, quặng, xỷ Pirit, đá bazan, phiến silic… thì cần lập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng”. Phiếu phân tích này được dùng để phân tích chất lượng của các nguyên vật liệu chính là cấu tạo nên sản phẩm của Công ty, nên các nguyên vật liệu này phải được quy định chặt chẽ về chất lượng thể hiện bằng hàm lượng các chất trong NVL đó phải phù hợp với yêu cầu kỹ thuật. Do vậy Công ty phải tiến hành phân tích các thành phần cấu tạo hoá học một cách chặt chẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhập kho. Còn đối với các loại NVL khác không ảnh hưởng đến thành phần cấu thành nên thực thể sản phẩm thì cán bộ phòng vật tư và phòng kỹ thuật có thể xác định chất lượng sản phẩm bằng trực quan. Công ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi có sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm. Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm: Một nhân viên giao hàng đại diện cho khách hàng Một nhân viên của phòng chức năng có liên quan đến việc sử dụng NVL Một nhân viên phòng kỹ thuật hoặc phòng KCS Một nhân viên phòng kế toán đại diện cho phòng Kế toán thống kê tài chính Một thủ kho của kho vật tư Những căn cứ pháp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đó đưa ra kết luận kiểm nghiệm Hợp đồng kinh tế Hoá đơn GTGT Phiếu báo kết quả phân tích chất lượng Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại các chứng từ gốc. Tiến hành các phương pháp như cân, đong, đo… để xác định chính xác lại số lượng NVL thực tế. Và tiến hành đối chiếu số liệu này với các chứng từ. Nếu không có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì viết “Biên bản kiểm nghiệm”, các bên tham gia kiểm nghiệm ký tên vào biên bản. Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận thống kê của tổng kho kiểm