Khóa luận Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng

n một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy chung của doanh nghiệp. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty đều được xác định rõ ràng. Điều này tạo thuận lợi cho các nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cũng như việc truy cứu trách nhiệm trong các trường hợp sai phạm. - Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ tại Công ty: Trong nhiều năm qua, Ban giám đốc Công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của mình. Mục tiêu của Công ty là phải xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên mạnh mẽ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Quy chế tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mà Công ty ban hành tương đối rất khắc khe, từng bước đưa việc quản lý và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kỹ thuật góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển. Công ty thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay tập thể đã có những đóng góp tích cực giúp Công ty ngày một phát triển, chẳng hạn như: hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật... Tuy nhiên, Công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các tập thể, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng các thiết bị, vật tư, an toàn bảo hộ lao động… Các CBCNV trong Công ty đã được bố trí, sắp xếp công việc rất phù hợp với khả năng của mình, từ đó tạo nên một môi trường làm việc rất thuận lợi và thoải mái cho người lao động. Công ty đã có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ. Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, công hiến hết khả năng trí tuệ cũng như tâm huyết của mình cho Công ty. Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong Công ty là tương đối khá và ổn định, đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc. - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của lãnh đạo: Giám đốc Công ty là người có quyền hành cao nhất trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện đúng và đầy đủ nhiệm vụ đã được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Giám đốc Công ty vừa là Bí thư Đảng ủy, là một Đảng viên nên tư cách và phẩm chất đạo đức của Ông rất tốt, Ông luôn tâm huyết với nghề nghiệp, luôn nhẹ nhàng đối với mọi người, Ông là một người rất điềm đạm, dễ gần, luôn biết lắng nghe ý kiến của mọi người. Trong Ông dường như không tồn tại sự độc đoán, Ông rất biết tận dụng nhân tài, năng động và sáng tạo trong điều hành. Điều này, tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và công tác KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. - Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án sản xuất kinh doanh: Hàng năm, Công ty xây dựng kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo về các mặt hoạt động SXKD của Công ty : kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm, kế hoạch tài chính kinh doanh, kế hoạch lao động - tiền lương - đào tạo, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch quốc phòng,… trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Công ty căn cứ vào kế hoạch của Ban giám đốc Công ty duyệt cho Công ty để giao kế hoạch cho từng phòng ban thực hiện. * Các nhân tố bên ngoài: Công tác kiểm tra, KSNB của Công ty còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như: sự kiểm tra của thanh tra Bộ tài chính, kiểm tra của Cục thuế, thanh tra lao động, thanh tra của Bộ công nghiệp, an toàn lao động, vệ sinh môi trường… Nhờ các sự kiểm tra trên mà những sai phạm tồn taị trong Công ty được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Và để hạn chế tối đa các sai phạm đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động, tại Văn phòng Công ty đã đưa vào thực hiện chương trình quản lý chất lượng ISO 9000-2000 vào tháng 04/2004. Với chương trình này CBCNV Cơ quan Công ty luôn có ý thức rằng : việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ sẽ có trách nhiệm và thận trọng hơn trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán. b/ Các quy định, quy chế về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền chủ yếu ở Công ty: Công tác KSNB về bán hàng và thu tiền trong các Doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng nói riêng luôn là một vấn đề đáng quan tâm bởi vì nó là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Công ty. Chính vì vậy, Ban giám đốc Công ty, toàn thể cán bộ công nhân viên luôn chú trọng đến việc thiết lập và tuân thủ một cách có nguyên tắc công tác KSNB nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Để tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền cũng như các thủ tục kiểm soát được thiết lập tại Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng em đã sử dụng hệ thống bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có - Không” để thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát cũng như các thủ tục kiểm soát. Kết quả khảo sát cho thấy Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng với cơ cấu tổ chức hợp lý đã thiết lập được hệ thống kiểm soát hữu hiệu, bảo đảm được nguyên tắc “phân công phân nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền được thiết kế đầy đủ, hợp lý đúng với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo cung cấp thông tin tài chính kế toán chính xác, kịp thời nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty. Đối với nghiệp vụ bán hàng: Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1. Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không? X 2. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được lập dựa trên các khách hàng truyền thống không ? X 3. Khách hàng có thể đặt hàng bằng cách: + Thông qua nhân viên công ty. + Gửi fax, gửi mail. + Đến trực tiếp tại công ty. + Các cách khác.... X 4. Công ty có bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng không ? X 5. Công ty có công khai giá của các sản phẩm không ? X 6. Hợp đồng kinh tế có được xem xét trước khi ký duyệt không ? X 7. Công ty có chính sách bán hàng không? (chính sách khuyến mãi, chiết khấu...) X 8. Khi xuất kho hàng hóa có lập phiếu xuất kho không ? X 9. Tất cả các phiếu xuất kho đều được phê duyệt không ? 10. Số lượng hàng xuất giao đúng với số lượng trên hợp đồng không ? X 11. Tất cả các phiếu xuất kho đều được lưu lại không ? X 12. Tất cả các HĐBH đều được đánh số thứ tự không ? X 13. Thủ kho có được viết phiếu xuất kho không ? X 14. Số liệu ghi trên hợp đồng và phiếu xuất kho đều khớp nhau không ? X 15. Số liệu giữa các HĐBH và Sổ nhật ký bán hàng là khớp nhau không ? X 16. Các khoản bán chịu hàng có được xét duyệt trước khi gửi hàng không ? X 17. Cuối mỗi ngày, thủ kho có lập báo cáo về số hàng đã xuất không ? X Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng Tốt Khá X Trung bình Yếu Đối với nghiệp vụ thu tiền: Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1. Công việc thủ quỹ và kế toán tiền mặt có do một người đảm nhận không ? X 2. Hàng tháng, kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ không ? X 3. Việc kiểm kế quỹ tiền mặt có được thực hiện thường xuyên không ? X 4. Các khoản tiền thu về có gửi ngay vào ngân hàng không ? X 5. Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng quý không ? X 6. Các khoản tiền ngoại tệ có được theo dõi riêng không ? X 7. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ đúng kỳ không ? X 8. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ dựa trên chứng từ không ? X Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng Tốt Khá X Trung bình Yếu * Tổ chức chứng từ phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty: Các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Công ty và khách hàng là những chứng từ ban đầu thể hiện nhu cầu mua hàng của khách hàng. Hợp đồng kinh tế là tài liệu quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng kinh doanh sẽ lập và phê duyệt Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Bên cạnh đó căn cứ vào số lượng hàng hóa đã xuất, phòng kinh doanh lập Hóa đơn bán hàng. Hàng ngày tại phòng kinh doanh sẽ tổng hợp hóa đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu. * Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán: Tại công ty, việc mở các tài khoản cũng như sổ sách kế toán được thực hiện một cách chi tiết, cụ thể đúng với chế độ kế toán hiện hành. Cụ thể: - Các tài khoản sử dụng trong hoạch toán nghiệp vụ bán hàng - thu tiền: + TK 155: Thành phẩm. - TK 1551: khí oxy. - TK 1552: khí acetylen. - TK 1553: khí nitơ. + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + TK 1111: Tiền mặt Việt Nam . + TK 1121: Tiền gửi ngân hàng Việt Nam. + TK 131: Phải thu khách hàng. + TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. + TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện. + TK 521: Chiết khấu thương mại. + TK 531: Hàng bán bị trả lại. + TK 532: Giảm giá hàng bán. + TK 641: Chi phí bán hàng. + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Các sổ sách được sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng - thu tiền: + Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: được mở chi tiết theo từng khách hàng nhằm theo dõi việc thanh toán của khách hàng về tiền hàng còn nợ công ty. Việc theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng giúp Công ty giám sát được tình hình công nợ tránh thất thoát trong công tác thu hồi nợ và là cơ sở để lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Hàng tháng, kế toán tiêu thụ và công nợ lập bảng kê xác minh đối chiếu số liệu giữa Công ty với khách hàng. + Sổ tổng hợp công nợ phải thu: tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ. Tại Công ty kỳ kế toán được lập theo quý. + Sổ nhật ký bán hàng: nhằm theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong ngày. + Biên bản kiểm kê: được lập theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty nhằm báo cáo về số lượng hàng xuất bán trong ngày hoặc trong quý. + Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ: Theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm, hàng hóa. + Sổ tổng hợp doanh thu: được lập để tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiện được trong tháng hoặc trong quý. + Sổ quỹ: nhằm theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt hàng ngày tại Công ty. * Tổ chức báo cáo kế toán: Căn cứ vào số lượng hàng xuất bán trong tháng, kế toán lên các báo cáo như: Báo cáo tổng hợp doanh thu tháng, Báo cáo tổng hợp doanh thu quý, Báo cáo nhập - xuất - tồn tháng (quý). 2.2/ Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty: 2.2.1/ Khái quát chung về hoạt động tiêu thụ ở công ty: 2.2.1.1/ Các phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty: Hiện nay, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường việc tiêu thụ được nhiều sản phẩm, thu hồi vốn nhanh là vấn đề tiên quyết để công ty đảm bảo được công việc kinh doanh ổn định. Công ty đã áp dụng phương thức bán hàng và thanh toán đối với từng khách hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho bên mua sản phẩm có hình thức mua thích hợp từ đó giữ được những khách hàng thường xuyên và thu hút thêm những khách hàng mới. a/ Các phương thức bán hàng tại công ty: * Phương thức bán lẻ (bán với số lượng ít): Với những khách hàng mua với số lượng ít thì không có đơn đặt hàng, khách hàng lên ngay phòng kinh doanh yêu cầu nhân viên lập phiếu xuất kho đồng thời lập hóa đơn bán hàng rồi từ đó xuống kho hàng yêu cầu thủ kho tiến hành xuất hàng. Và hằng ngày, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì phải được ghi vào nhật ký bán hàng. *Phương thức bán buôn (bán với số lượng nhiều): được đảm trách bởi nhân viên phòng kinh doanh.Người này, sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng và nghiên cứu số lượng, giá bán, điều kiện thanh toán… thì chỉ đạo cho các cánh bán hàng được xuất hàng bán. Và hằng ngày, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì phải được ghi vào nhật ký bán hàng. * Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Khi khách hàng muốn mua sản phẩm thì dựa vào đơn đặt hàng, công ty và phía khách hàng đặt hàng phải làm hợp đồng kinh tế có ghi rõ giá cả, điều kiện thanh toán cụ thể và chặt chẽ… Trường hợp có những việc xảy ra ngoài dự kiến do nguyên nhân khách quan, giá cả thị trường biến động như nguyên vật liệu đầu vào (đất đèn) thường xuyên biến động thì hai bên phải ký hợp đồng bổ sung. Theo phương thức này thì công ty có trách nhiệm giao hàng đến tận nơi cho bên mua theo địa điểm ghi trên hợp đồng cũng như đầy đủ về mặt số lượng và thời hạn. Số hàng này được xem là đã tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán cho công ty. Hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập dưới sự chỉ đạo của giám đốc kết hợp với phòng tài vụ thống kê. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã được ký kết, công ty tiến hành sản xuất và thực hiện các điều khoản ghi trong hợp đồng. * Ngoài ra, công ty còn có phương thức nhận hàng theo hợp đồng: trường hợp này xảy ra đối với những khách hàng có địa bàn hoạt động kinh doanh gần với công ty. Khách hàng sẽ cử người trực tiếp đến công ty để nhận hàng và sẽ thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. Mặc dầu mua theo phương thức nào thì khi đến mua hàng, người mua phải có giấy giới thiệu (đối với doanh nghiệp Nhà nước) hoặc hợp đồng kinh tế (đối với doanh nghiệp tư nhân). Tại công ty, do giá trị vỏ lớn hơn giá trị sản phẩm bên trong nên việc mua bán phải thông qua quá trình thu hồi vỏ.Trường hợp đối với khách hàng mới thì họ phải làm thủ tục cược vỏ với số tiền tương đương với số lượng hàng công ty làm hợp đồng cung cấp. Còn đối với những khách hàng thường xuyên thì khi họ mua sản phẩm công việc trước tiên là phải làm thủ tục nhập vỏ. Công việc kiểm tra tiêu chuẩn vỏ nhập này được thực hiện thông qua bảo vệ, phòng KCS và thủ kho. Sau khi hoàn tất công việc kiểm tra thì phiếu kiểm tra vỏ bình được giao cho khách hàng. Đơn vị: Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng Địa chỉ: Đường số 1-KCN Hoà Khánh-Đà Nẵng PHIẾU KIỂM TRA VỎ BÌNH Đơn vị nhập vỏ: Công ty CP Khí CN&HC Đà Nẵng. Số : 01532 Giấy giới thiệu: Bệnh viện Đa Khoa Đà Nẵng. Vỏ đưa đến Vỏ tốt Gửi Nhận Vỏ sửa chữa Vỏ trả về Oxy 50 50 0 50 0 0 0 (Năm mươi) (Năm mươi) Đà Nẵng, ngày 08 tháng 03 năm 2007 Bảo vệ KCS Thủ kho Khách hàng (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõhọ tên) b/ Phương thức thanh toán tại công ty: * Thanh toán theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp về két (bán với số lượng ít): Sau khi lệnh xuất kho được phê duyệt, hàng hoá được vận chuyển lên xe, khách hàng đến phòng kế toán làm thủ tục nộp tiền. Tại đây, kế toán tiền mặt tiến hành viết phiếu thu và thủ quỹ nhận tiền. * Thanh toán theo phương thức thông qua ngân hàng (bán với số lượng nhiều): Theo phương thức này sau khi lệnh bán được phê duyệt thì khách hàng nộp tiền qua ngân hàng theo số tài khoản mà công ty cung cấp trong quá trình ký hợp đồng. Phía ngân hàng, sau khi nhận được tiền từ khách hàng thì gởi giấy báo Nợ cho công ty, thông báo đã nhận được tiền. Cụ thể trong mẫu sau: LỆNH THANH TOÁN ĐẾN CREDIT Số tham chiếu NH khác: DB80612694 Loại chuyển tiền: EFT Ngân hàng chuyển: FTO3980 NHNN&PTNT Tỉnh Quảng Nam Ngân hàng nhận lệnh: FTO2000 Chi nhánh NHNN&PTNT TP Đà Nẵng Người phát lệnh: Bệnh viện Tiên Phước Tỉnh Quảng Nam. Địa chỉ /CMND: # / / # Tài khoản: 211103030007 Tại:FTO3980 NHNN&PTNT Tỉnh Quảng Nam. Người nhận lệnh: Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng Địa chỉ /CMND: # / / # Tài khoản: 2000311010008 Tại:FTO2000 Chi nhánh NHNN&PTNT TPĐN. Số tiền: 20,000,000 VND Hai mươi triệu đồng. Ngày chuyển tiền: 03/01/2007 Thời gian chuyển tiền: 03/01/2007 14:25:20 Ngày giao dịch của ngân hàng khác: 03/01/2007 N ội dung: Trả tiền hàng cho Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng. Kế toán Kiểm soát Sau khi phòng kế toán nhận được giấy báo Nợ, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ đính kèm các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đó vào giấy báo. * Thanh toán theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu): đây là phương thức không kém phần quan trọng, góp phần tăng doanh số cho công ty. Để đảm bảo các khoản nợ thu hồi được từ phương thức thanh toán này, Ban giám đốc phải tìm hiểu rất kỹ về khách hàng đó cụ thể: tình hình hoạt động, khả năng thanh toán, tài sản hiện thời của khách hàng hay doanh nghiệp có yêu cầu mua chịu đó… Từ đó, Ban giám đốc mới có thể ký duyệt lệnh bán chịu đó theo mẫu sau: CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP & HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG(DAGASCO) Địa chỉ: Đường số 1- KCN Hoà Khánh - TP Đà Nẵng Điện thoại: 0511.822502- 0511.823689 Fax: 84.511.823066 Đà Nẵng, ngày 20 tháng 02 năm 2007 GIẤY YÊU CẦU MUA HÀNG Kính gửi : Ban giám đốc Công ty. Tôi tên là: Nguyễn Hữu Lộc . Đơn vị công tác : Xí nghiệp Toa Xe Đà Nẵng Đề nghị Ban giám đốc Công ty giải quyết cho tôi đ ược nhận các loại hàng sau đây: STT Loại hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 01 Oxy 100 chai 23.730 2.373.000 02 Acetylen 200 chai 28.400 4.260.000 CỘNG 6.633.000 Để dùng cho hoạt động sản xuất của Xí nghiệp. Hình thức thanh toán:.....Trả sau...........................Thời hạn thanh toán: 23/02/2007 Tôi xin chịu trách nhiệm theo dõi thanh toán số tiền hàng trên đúng qui định của Công ty. Người nhận hàng Bộ phận nghiệp vụ Giám đốc (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Đôi khi, lệnh bán chịu đó cũng dựa vào sự uy tín của khách hàng để tiến hành bán chịu. Trường hợp đó, chỉ xảy ra với những khách hàng truyền thống của công ty. 2.2.1.2/ Nguyên tắc hạch toán doanh thu tại công ty: Công việc hạch toán doanh thu là công việc hàng ngày giữ vai trò rất quan trọng và đòi hỏi người kế toán phải cẩn trọng trong việc xác định giá trị thực thu và các khoản còn phải thu đối với từng khách hàng. Sản phẩm tiêu thụ tại công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó, khi viết hoá đơn bán hàng phải ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán. Doanh thu bán hàng được phản ánh theo số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT. Doanh thu được ghi nhận khi hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu từ phía công ty sang khách hàng và khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Tại công ty, doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng được ký kết nhằm xác định đầy đủ chính xác kết quả sản xuất kinh doanh của từng hợp đồng. Riêng các khoản chiết khấu, giảm giá hay hàng bán bị trả lại rất ít xảy ra vì công ty đã chủ động giảm giá đến mức có thể khi có sự yêu cầu từ phía khách hàng. Như vậy hai bên sẽ thoả thuận về giá cả, sau đó sẽ đưa ra mức giá cuối cùng và ký kết hợp đồng kinh tế. Hiện nay, công ty vẫn chưa có chính sách cụ thể về vấn đề chiết khấu cho khách hàng. Khi khách hàng yêu cầu chiết khấu khi đến làm thủ tục nhận hàng tại phòng kế toán thì phòng kế toán không thể tự quyết định mà phải liên hệ với phòng kinh doanh. Nếu phòng kinh doanh xét thấy đã giảm giá bán cho khách hàng đến mức có thể thì sẽ không cho chiết khấu nữa. Như vậy sẽ tránh tình trạng kế toán tự ý chiết khấu bừa bãi, gây tổn thất cho công ty. Tại công ty không có sổ theo dõi riêng các khoản chiết khấu, giảm giá này. Trừ một vài trường hợp đặc biệt như sản phẩm kém phẩm chất, hay khách hàng trả lại hàng do bình khí bị hỏng van, miệng khóa... thì công ty sẽ tiến hành giải quyết và xử lý theo chỉ đạo của ban giám đốc. 2.2.1.3/ Chính sách tín dụng của công ty: Chính sách tín dụng hiện nay công ty đang sử dụng thì được áp dụng khá rộng rãi đối với các khách hàng truyền thống của mình. Do khách hàng của công ty đa số là các khách hàng truyền thống nên việc bán hàng tín dụng đối với các khách hàng này là điều cần thiết để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng.Tuy vậy, thời gian tín dụng mà công ty áp dụng là khá ngắn. Đối với khách hàng truyền thống lớn như Bệnh viện Đa Khoa Đà Nẵng, Bệnh viện Trung Ương Huế, Nhà máy đóng tàu Đà Nẵng... thì thời hạn nợ từ 15 ngày đến 1 tháng. Còn đối với một số khách hàng truyền thống khác như Bệnh viện Thăng Bình, Xí nghiệp lắp máy 45/3... có mức độ đặt hàng ít hơn thì hạn nợ tối đa là 7 ngày. Đối với các khách hàng vãng lai thì công ty yêu cầu ứng trước và thanh toán ngay sau khi nhận hàng. Tỷ lệ ứng trước là 20% - 40% giá trị đơn đặt hàng. Riêng một vài trường hợp đặc biệt khi công ty xem xét tiềm năng khách hàng này có thể trở thành khách hàng truyền thống của mình thì sẽ xem xét cho nợ trong thời gian tối đa là 7 ngày (rất ít xảy ra) và quyết định này phải do ban giám đốc công ty phê duyệt. 2.2.2/ Quá trình hình thành các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền và biện pháp kiểm soát nội bộ của công ty: 2.2.2.1/ Lưu đồ kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp về két tại công ty: Khách hàng Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán tiêu thụ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Hợp đồng kinh tế (2 bản) Lập hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng (ĐĐH) Người có nhu cầu mua hàng Duyệt ĐĐH L2 Phiếu xuất kho L3 HĐBH (HĐGTGT) Lập hóa đơn vận chuyển, hóa đơn bán hàng Ghi thẻ kho Lập phiếu thu L1 L2 Giao cho người nộp Ghi sổ quỹ thu tiền Nhận tiền D Hợp đồng kinh tế Giao cho khách hàng Hợp đồng kinh tế Ghi sổ kế toán tiền mặt D L3 Phiếu thu Ghi sổ NK bán hàng D L1 L2 Phiếu xuất kho D Hóa đơn vận chuyển L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT) L2 L3 Phiếu thu Xét duyệt Không Duyệt Duyệt Duyệt N Duyệt a/ Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng: - Các chứng từ kiểm soát: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Hóa đơn vận chuyển, Hóa đơn giá trị gia tăng ( GTGT). - Các thủ tục kiểm soát: * Xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng: Khi khách hàng có nhu cầu về hàng, khách hàng tiến hành gởi đơn đặt hàng cho bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng thuộc phòng kinh doanh của công ty. Việc tiếp khách hàng sẽ do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Phòng kế hoạch sẽ dựa vào các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm như chủng loại, số lượng, quy cách, đơn giá, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, địa điểm giao nhận, chi phí vận chuyển bốc dở do ai chịu, mức chiết khấu thanh toán... dựa trên đơn đặt hàng phòng kinh doanh sẽ tính toán giá cả và gởi bảng báo giá đến khách hàng. Giá cả sẽ được tính toán dựa vào vật tư chính và công sản xuất. Khách hàng sau khi nhận được bảng báo giá từ phía công ty, nếu đồng ý về giá cả thì phòng kinh doanh sẽ phê duyệt đơn đặt hàng đồng thời tiến hàng làm hợp đồng kinh tế với sự xét duyệt của ban giám đốc và sự đồng ý của khách hàng. Trong trường hợp đơn đặt hàng thanh toán ngay này, việc có yêu cầu chiết khấu như chiết khấu thanh toán từ phía khách hàng phải trình lên ban giám đốc công ty. Điều này giúp cho công ty có thể thoả mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng, tránh được những xung đột đáng tiếc do không có sự thoả thuận nhất trí rõ ràng giữa công ty và khách hàng làm mất uy tín của công ty, gây thiệt hại về chi phí, giảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc tuân thủ các thủ tục cần thiết trước khi quyết định chấp nhận đơn đặt hàng cũng là yếu tố kiểm soát khá hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại công ty. Hợp đồng in được lập thành 4 bản, trong đó khách hàng giữ 2 bản, công ty giữ 2 bản. Phòng kế hoạch sau khi lập hợp đồng in sẽ giữ lại 1 bản, 1 bản sẽ được chuyển đến phòng kế toán để theo dõi. Hợp đồng kinh tế phải có chữ ký của lãnh đạo hai bên, người có chức vụ cao nhất thì mới có giá trị. Nếu trong quá trình sử dụng, có những vấn đề về chất lượng thì bộ phận kinh doanh sẽ tìm cách giải quyết. * Chuyển giao hàng: Nhân viên phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết sẽ lập phiếu xuất kho với sự phê chuẩn của trưởng phòng kinh doanh. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, liên1 lưu ở cuốn hóa đơn, liên 2 chuyển cho thủ kho để xuất hàng hóa giao cho khách hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa giao cho bộ phận bán hàng hoặc đại diện của khách hàng theo các điều kiện về giao hàng đã được ký kết trong hợp đồng để nhận hàng. Thủ kho có trách nhiệm giao đúng số lượng hàng hóa, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm nhận về số hàng hóa cũng như chất lượng hàng được giao. Sau đó, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Đơn vị : Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng Địa chỉ: Đường số 1-KCN Hoà Khánh-Đà Nẵng PHIẾU XUẤT KHO Số: 340 . Mẫu số:C12-H ( Liên 2: dùng nội bộ ) (Ban hành theo QĐsố Ngày 08 tháng 03 năm 2007 999-TC/QĐ/CĐKT Họ tên người nhận hàng: Lê Thành Nam ngày 2.11.1996 của Địa chỉ (bộ phận) : Bộ phận giao hàng Bộ Tài chính) Lý do xuất kho : Bán Xuất tại kho : Công ty Nợ : 1111 Có : 1551 Số TT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sảnphẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D E F G H 01 Oxy 01KO Chai 50 50 Cộng 50 50 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Đà Nẵng, ngày 08 tháng 03năm 2007 Trưởng phòng kinh doanh Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) ( đã ký ) Đơn vị: Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng. Mẫu số: 06 -VT Tên kho: Kho công ty. THẺ KHO Ngày lập thẻ 08 tháng 03 năm 2007 - Tên, nhãn hiệu, quy cách: Oxy - Đơn vị tính: chai - Mã vật tư: 01KO Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượ