Khóa luận Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH thương mại dịch vụ Thuận Hào

u đạt 60,83 tỷ USD “ Kim nghạch nhập khẩu ngày càng tăng thể hiện Việt nam là thị trường tiêu thụ hàng hóa các nước, nhu cầu tiêu dùng của người dân ngày càng tăng cao, đặc biệt những mặt hàng có mẫu mã và chất lượng tốt 1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình nhập khẩu: 1.5.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp Luật pháp quốc gia tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động của nền kinh tế. Nếu luật pháp phù hợp sẽ tạo điều kiện khuyến khích sự phát triển, ngăn ngừa và hạn chế những vi phạm làm tổn hại đến lợi ích của những người tham gia. Luật pháp quốc gia cho hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu của Việt Nam còn thiếu, nhiều văn bản ban hành từ lâu, không phù hợp với điều kiện hiện tại. Các văn bản hiện hành quy định chồng chéo, qua nhiều lần thay đổi, bổ sung nên khó thực hiện, hiệu lực pháp luật chưa cao, tạo kẽ hở cho những khách hàng lợi dụng để thực hiện việc thiếu trung thực trong kinh doanh Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng hàng không (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là nước nhận hàng) hoặc máy bay phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua)... Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở. 1.5.2 Yếu tố bên trong doanh nghiệp Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá... Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu, nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài. Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu là trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau. Vì thế, trình độ của người tham gia quy trình bao giờ cũng được chú ý trước tiên, nó là một trong những nhân tố có tính quyết định đến chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận và đem lại uy tín, niềm tin của khách hàng. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SX-XD THUẬN HÀO 2.1 Giới thiệu công ty TNHH Thuận Hào 2.1.1Quá trình hình thành và phát triển công ty 2.1.1.1 Giới thiệu về công ty: Tên tổ chức: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Xây Dựng (SX- XD) Thuận Hào Tên tiếng anh: Thuận Hào Commercial Service Co.,LTD Địa chỉ: 4/7A Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: (08) 8115026 - 0902602356 Fax:(84-8) 62577860 Mã số thuế: 0302077873 Vốn điều lệ: 1.000.000.000(một tỷ đồng) Ngày thành lập: 11/11/2007 2.1.1.2 Lịch sử hình thành Là một công ty thương mại dịch vụ đa nghành nghề kinh doanh với các lĩnh vực đăng ký tham gia như: dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa, mua bán trang thiết bị nội ngoại thất, kim khí điện máy…..được thành lập vào tháng 11 năm 2007, trụ sở chính đặt tại 4/7A Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình.Tuy chỉ mới ra đời gần 4 năm nhưng công ty đã đạt hiệu quả cao trong kinh doanh đặt biệt trong lĩnh vực giao nhận giữa các công ty trong và ngoài nước Công ty được thành lập dựa trên mối quan hệ giữa các cá nhân có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực dịch vụ thương mại và có sự tín nhiệm của công ty với các đối tác trong và ngoài nước Công ty Thuận Hào là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, sử dụng con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng, công ty chủ động thực hiện các hoạt động, tài chính nhân sự độc lập và không chịu sự ràng buộc với bất kì công ty nào. Điều này cũng có nghĩa là công ty sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi hoạt động kinh doanh của mình trước pháp luật 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty hoạt động trong thương mại dịch vụ với phạm vi hoạt động chủ yếu là: Nhận ủy thác tổ chức giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh, hàng ngoại giao, hàng hội chợ, triển lãm, hàng công trình, đồ dung cá nhân, hàng mẫu, tài liệu chứng từ…bằng đường biển, đường bộ và đường hàng không trong và ngoài nước. Thực hiện dịch vụ vận tải, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm cho hàng hóa XNK theo sự ủy thác của khách hàng. Chuyên giao nhận hàng xuất nhập khẩu tại các cửa khẩu, cảng và sân bay trên toàn quốc, với đội ngũ chuyên nghiệp nhiều năm kinh nghiệm ở lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Chuyên vận chuyển hàng lẻ(LCL), hàng nguyên container Chuyên vận chuyển hàng rời, hàng nguyên container đi từ cảng Hồ chí minh đến cảng Hải phòng và ngược lại. Đặc biệt làm door to door (từ kho tới kho) Chuyên mua bán các thiết bị nội ngoại thất cao cấp từ các nước trên thế giới Cung cấp kim khí điện máy cho khách hàng trong nước 2.1.3.Cơ cấu và tổ chức bộ máy quản lý công ty 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty: GIÁM ĐỐC P.KINH DOANH P.KẾ TOÁN P.GIAO NHẬN P.CHỨNG TỪ Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.3.2 Chức năng ,nhiệm vụ của các bộ phận: 2.1.3.2.1 Giám đốc Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của công ty. Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ những chức danh do hội đồng quản trị, hội đồng kinh doanh bổ nhiệm. Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác và tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lí công ty theo quy định của Luật pháp. 2.1.3.2.2 Phòng kế toán: Giúp giám đốc thực hiện chức năng quản lí Nhà nước về tài chính kế toán, hoạch toán kế toán, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, kiểm soát tài chính kế toán tại công ty. Thực hiện chức năng kiểm soát viên nhà nước tại công ty. Quản lý và sử dụng vốn ngân sách và các nguồn vốn do công ty huy động Hướng dẫn công ty thực hiện chế độ chính sách tài chính, kế toán, thống kê, báo cáo tài chính kế toán tại công ty. Giám sát kiểm tra lĩnh vực tài chính, kế toán của các đơn vị sự nghiệp kinh tế, các đơn vị hoạt động công ích. Tham gia quyết toán năm của các đơn vị. Kiểm tra định kì công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỉ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong cùng công ty. Tổng hợp báo cáo bao quyết toán tài chính và các báo cáo khác của công ty theo qui định trình Tổng giám đốc duyệt 2.1.3.2.3 Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty. Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, các đơn vị thành viên tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể của công ty bao gồm các lĩnh vực: sản xuất kinh doanh, mua bán, xây dựng và đầu tư. Tổ chức quản lý công tác thông tin kinh tế, báo cáo thống kê theo định kỳ lên giám đốc 2.1.3.2.4 Phòng chứng từ: Soạn thảo và thu nhận chứng từ có liên quan đến các hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp tác với các phòng ban trong công ty để thúc đẩy hoạt động kinh doanh 2.1.3.2.5 Phòng giao nhận: Giám sát và thực hiện các hợp đồng giao nhận của công ty. Hoạt động giữa các phòng ban trong công ty thì tương đối chặt chẽ, tương hỗ cho nhau tạo nên một thể thống nhất, giúp điều hành công việc được nhịp nhàng, chính xác, kịp thời điểm, đảm bảo uy tín của công ty với khách hàng. 2.1.4.Tình hình nhập khẩu công ty từ năm 2008 đến năm 2010 2.1.4.1 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty Bảng 2.1 Tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty theo các mặt hàng Đơn vị tính: 1.000.000 Vnd Các mặt hàng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu Tỷ trọng(%) Doanh thu Tỷ trọng(%) Doanh thu Tỷ trọng(%) Trang thiết bị nội ngoại thất 3,00 36,81 3,60 36,36 4,80 42,18 Kim khí điện máy 2,35 28,83 2,84 28,69 3,08 27,07 Cá trứng đông lạnh 2,08 25,52 2,60 26,26 2,13 18,72 Các mặt hàng khác 0,72 8,83 0,86 8,69 1,37 12,04 Tổng kim nghạch 8,15 100,0 9,90 100,0 11,38 100,0 Nguồn : phòng kế toán Nhận xét: - Từ những số liệu trên cho thấy, mặt hàng nhập khẩu đem lại doanh thu cao nhất cho công ty trang thiết bị nội ngoại thất các loại. Doanh thu của mặt hàng này tăng liên tục trong vòng ba năm, từ 3.000.000 VNĐ vào năm 2008 lên đến 3.600.000 năm 2009, và lên đến 4.800.000 VNĐ vào năm 2010. Tuy nhiên tỷ trọng của mặt hàng này lại tăng giảm không đều vào năm 2009 tỷ trọng của mặt hàng này lại giảm xuống còn 36,36% không ở mức 36,81% như năm 2008, đến 2010 thì tỷ trọng lại được khôi phục ở mức 42,18%. Điều này cho thấy tuy doanh thu của mặt hàng thiết bị nội ngoại thất có tăng nhưng đồng thời các mặt hàng khác cũng tăng đáng kể vào năm 2009, do đó làm cho tỷ trọng của mặt hàng thiết bị nội ngoại thất vào năm 2009 giảm so với năm 2008 nhưng doanh thu lại tăng lên. - Về mặt hàng kim khí điện máy, doanh thu nhập khẩu đem lại tăng cao qua các năm từ 2.350.000 VNĐ vào năm 2008, lên đến 2.840.000 VNĐ vào 2009 và đạt đến ngưỡng 3.080.000 VNĐ vào 2010. Tuy nhiên tỷ trọng của ngành hàng này lại giảm theo từng năm cụ thể vào năm 2009 tỷ trọng của phụ tùng kim khí là 28,69% giảm 0,14% so với năm 2008 là 28,83%, đến năm 2010 tỷ trọng chỉ nằm ở mức là 27,07% giảm xuống 1,62% so với năm 2009. Điều này cũng phản ánh rằng tuy doanh thu nhập khẩu của mặt hàng kim khí điện máy tăng qua ba năm nhưng doanh thu của các mặt hàng khác lại tăng hơn đáng kể so với kim khí điện máy nên làm cho tỷ trọng doanh thu của mặt hàng này lại giảm trong ba năm liên tiếp. - Còn về mặt hàng Cá trứng tỷ trọng năm 2009 tăng so với năm 2008 từ 25,52% lên đến 26,26% nhưng đến năm 2010 thì tỷ trọng của mặt hàng này lại giảm, chỉ đạt 18,72%. Xét về mặt doanh thu, năm 2009 so với năm 2008 doanh thu của mặt hàng này tăng từ 2.080.000 VNĐ lên đến 2.600.000 VNĐ và năm 2010 so với năm 2009 doanh thu giảm xuống chỉ còn 2.130.000 VNĐ. - Doanh thu của các mặt hàng khác tăng qua các năm, doanh thu của các năm 2008, năm 2009 và năm 2010 lần lượt là 720.000VNĐ, 860.000 VNĐ và 1.370.000 VNĐ và cũng chính vì sự tăng đột biến của doanh thu các mặt hàng khác vào năm 2010 so với năm 2009 từ 860.000 VNĐ lên đến 1.370.000 VNĐ Nhìn chung, doanh thu và tỷ trọng các mặt hàng xuất nhập khẩu của công ty tăng giảm không đều qua các năm. Do ở một số nước có cơ chế quản lý xuất nhập khẩu nghiêm ngặt tạo ra rào cản lớn ảnh hưởng đến tình hình xuất nhập khẩu của nước ta. Ngoài ra tình hình kinh tế thế giới trong những năm gần đây có nhiều biến động, nền kinh tế đang bị khủng hoảng cũng góp phần làm cho kim nghạch xuất nhập khẩu của nước ta giảm. Trong quá trình hoạt động công ty đã không ngừng củng cố, phát triển để đa dạng hoá cơ cấu các mặt hàng xuất nhập khẩu, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới bên cạnh việc giữ chân những khách hàng cũ nhằm tạo cho mình một thị trường rộng lớn. Tuy nhiên, qua bảng số liệu cũng cho thấy rằng việc xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty Thuận Hào mang tính đa dạng hoá chưa cao, giá trị của kim nghạch xuất khẩu không lớn và các mặt hàng nhập khẩu cũng chưa thật sự ổn định. Công ty cần tăng cường tìm kiếm thêm những thị trường mới để mở rộng hoạt động kinh doanh của mình hơn. 2.1.4.2 Thị trường nhập khẩu Bảng 2.2 Thị trường nhập khẩu hàng hóa giao nhận của công ty Thuận Hào từ năm 2008 đến 2010 Đơn vị tính: 1.000.000 vnd Thị trường Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu Tỷ trọng (%) Doanh thu Tỷ trọng (%) Doanh thu Tỷ trọng (%) Trung Quốc 3,4608 14,1 7,0142 26,3 7,4020 28,69 Newzealand 5,5963 22,8 4,6406 17,4 4,9459 19,17 Thái Lan 2,8472 11,6 0,5067 14,9 2,9464 11,42 EU 1,3254 5,4 2,5923 9,72 2,2549 8,74 Hàn Quốc 0,1964 0,8 2,4296 9,11 2,2472 8,17 Nhật 4,3445 17,7 1,9229 7,21 1,9195 7,44 Singapore 2,8718 11,7 2,3470 8,8 1,6409 6,36 Khác 3,9027 15,9 2.2136 8,3 2,4433 9,47 Tổng cộng 24,5450 100 26,67 100 25,80 100 Nguồn: Phòng kế toán Nhận xét: Dựa vào bảng trên, xét về cơ chế thị trường nhập khẩu chúng ta thấy rằng công ty thực hiện dịch vụ giao nhận các mặt hàng nhập khẩu từ các thị trường chính như: Trung Quốc, NewZealand, Thái lan, EU, Hàn Quốc, Nhật và Singapore. Doanh thu từ Trung quốc tăng đều từ 3,4608 triệu đến 7,4020 triệu tương ứng với tỷ trọng 14,1% đến 26,3%...Các nước còn lại không nhiều nhưng cũng có tiềm năng rất lớn. Ngoài ra còn một số thị trường khác nhưng số liệu không nhiều như: Hồng Kong, Đài loan, Inđonesia 2.1.4.3 Kim nghạch nhập khẩu của công ty Hình 2.1 Biểu đồ tổng kim nghạch nhập khẩu Nhận xét: Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa còn tương đối mới, công ty Thuận Hào đã bước đầu hoạt động hiệu quả với tổng kim nghạch nhập khẩu các mặt hàng tăng đều từ 8.150.000 VND năm 2008 lên 9.900.000 VND năm 2009 và 11.380.000 VND cho thấy công ty đang hoạt động tốt và không ngừng tăng cao doanh thu. Tuy doanh thu chưa cao do mới thành lập nhưng sự tăng đều doanh thu qua các năm và các mặt hàng nhập khẩu ngày càng phong phú sẽ giúp công ty nhanh chóng có thị trường và uy tín trong hoạt động giao nhận và vận chuyển. 2.1.5. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 2.1.5.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển công ty 2.1.5.1.1 Phương hướng phát triển công ty Mục tiêu của công ty là không ngừng phát triển các hoạt động thương mại, dịch vụ trong các hoạt động kinh doanh của công ty nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty, cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập cho nhân viên, thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với ngân sách nhà nước, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh bền vững. Chiến lược kinh doanh của công ty là mở rộng thêm nhiều loại hình kinh doanh như: bất động sản, du lịch…. Không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực quản lý, nâng cao trình độ nghiệp vụ, cũng như trong cách phục vụ khách hàng. Quảng bá hình ảnh của mình qua nhiều hình thức, hoạt động Marketing, tham gia nhiều hoạt động tài trợ để giới thiệu công ty với mọi người 2.1.5.1.2 Kế hoạch mục tiêu trong năm 2012 Lập kế hoạch kinh doanh có vai trò rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Trong những năm qua công ty cũng có những bước phát triển mạnh, thu hút được nhiều đơn đặt hàng của các bạn hàng lớn. Việc lập kế hoạch được tiến hành qua nhiều giai đoạn, chủ yếu qua 2 giai đoạn : - Kế hoạch ngắn hạn: tăng doanh thu tháng, quý theo chiến lược marketing - Kế hoạch dài hạn: dựa vào kết quả kinh doanh của tháng, quý công ty sẽ đưa ra phương án kinh doanh tối ưu Kế hoạch hoạt động năm 2012 cụ thể như sau: + Tổng doanh thu : 200 triệu + Lợi nhuận : 100 triệu +Số hợp đồng nhập khẩu: 70 2.2 Thực trạng nhập khẩu hàng hóa tại công ty 2.2.1 Nhập khẩu bằng đường hàng không Lấy giấy ủy quyền nhận hàng Chuẩn bị kho bãi và phương tiện vận tải Nhận và kiểm tra chứng từ Ký hợp đồng giao nhận Kiểm tra hàng nhập Lập biên bản giao hàng Thanh lý hải quan cổng Làm thủ tục hải quan Lưu hồ sơ, theo dõi thanh toán của người nhập hàng Sơ đồ 2.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không 2.2.1.1 Ký hợp đồng giao nhận Trước khi tiến hành công việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không thì công ty Thuận Hào phải ký hợp đồng giao nhận với công ty khách hàng là An Phat Equipment & Accesssories Co.,Ltd ở 5/13B Khu Trung Yên Mới, đường Trung Hòa, quận Cầu Giấy Hà Nội là khách hàng quen thuộc của công ty Thuận Hào. Vào tháng 9 năm 2011 công ty An Phát đã ký hợp đồng ngoại thương với Wilden Pump & Engineering LLC và đã nhờ Thuận Hào làm dịch vụ giao nhận. 2.2.1.2 Nhận và Kiểm tra chứng từ: Nhận chứng từ do An Phát fax qua: sau khi nhận được giấy báo hàng đến, An Phát đến hãng hàng không nhận giấy tờ, chứng từ có liên quan, sau đó fax bộ chứng từ cần thiết qua cho Thuận Hào làm hàng. Bộ chứng từ gồm có: Hợp đồng ngoại thương (Sales contrac) 1 bản sao (có chứng thực sao y của An Phát) Hóa đơn thương mại (Invoice) 1 bản chính, 1 bản sao (có chứng thực sao y của An Phát) Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list) 1 bản chính, 1 bản sao (có chứng thực sao y của An Phát) Giấy gởi hàng hàng không (Airwaybill – AWB). Bộ AWB có thể gồm từ 8 đến 14 bản, thường là 9 bản, trong đó bao gồm 3 bản gốc (original), còn lại là bản phụ (copy) được đánh số. Bản gốc số 3 dành cho người gởi hàng, bản gốc số 1 dành cho người chuyên chở và bản gốc số 2 dành cho người nhận hàng Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin). Một số giấy tờ khác liên quan đến lô hàng như: Thông báo chuyển tiền ngân hàng (nếu có), giấy phép nhập khẩu (nếu mặt hàng buộc phải có giấy phép)……. Sau khi nhận đầy đủ chứng từ fax qua thì nhân viên chứng từ của Thuận Hào gọi điện để xác nhận đã nhận chứng từ An Phát fax qua Hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng số: 159/ WIDEN/ TRADE 2011 Ngày: 21/9/2011 Bên bán: Wilden Pump & Engineering LLC Địa chỉ : 22069 Van Buren Street Grand Terrace, Ca 92323 Bên mua: An Phat Equipment & Accessories Co.,Ltd Địa chỉ: 5/13B Khu Trung Yên Mới, đường Trung Hoa, quận Cầu Giấy Hà Nội… Hai bên đã ký kết hợp đồng với điều khoản sau: Tên hàng: Bơm màng Widen (P2/ PKPPP/TNU/TF/PTV/04002-6239) với số lượng 5 bộ Bơm màng Widen (P25/PZPPP/TNL/TF/PTV/00-10001) với số lượng 10 bộ Nắp chụp van khí (15-2330-23) với số lượng 5 cái - Trị giá hợp đồng: 5.169,3 USD - Trọng lượng: 64kgs - Cảng xếp hàng: Los Angles - Cảng dỡ hàng: Sân bay Tân Sơn Nhất (HCM- Việt Nam) - Thanh toán: Chuyển tiền bằng điện (TTR) Ngoài hợp đồng nên đọc thêm những chứng từ khác như: Invoice, Packing list, B/L… Kiểm tra chứng từ: Sau khi nhận bộ chứng từ từ An Phát thì nhân viên Thuận Hào tiến hành kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ, nếu bộ chứng từ có vấn đề gì thì nhân viên Thuận Hào phải báo lại cho An Phát để tu chỉnh kịp thời lại bộ chứng từ cho phù hợp, nếu bộ chứng từ không có gì sai sót thì nhân viên Thuận Hào lên tờ khai hàng nhập khẩu, chuyển tiếp cho An Phát kiểm tra, ký tên, đóng dấu để thực hiện quá trình làm hàng. Tiếp đến, công ty tiến hành tạm ứng tiền trước cho nhân viên giao nhận khi họ đã tính toán số tiền làm hàng và viết giấy tạm ứng. 2.2.1.3 Lấy giấy ủy quyền nhận hàng: Khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ đại lý hãng hàng không thì An Phát fax qua cho Thuận Hào và nhân viên giao nhận Thuận Hào sẽ đến đại lý hãng hàng không công ty TNHH Royyal Cargo VN (24/11 Lam Sơn, P2, Tân Bình) để nhận giấy ủy quyền nhận hàng. Khi lấy giấy nhận hàng nhân viên giao nhận cần mang theo: Giấy giới thiệu công ty An Phát -Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Notice) -Giấy gởi hàng đường hàng không (Airwaybill) Đóng các phí: Bao gồm các cước phí sau: -Thu Phí Ex-work -Thu phí đại lý -Thu phí chứng từ -Thu cước vận chuyển quốc tế Các phí trên được thanh toán ngay tại đại lý hãng hàng không, hóa đơn các phí này sẽ xuất cho An Phát hay Thuận Hào, nhưng trong trường hợp này thì xuất hóa đơn cho An Phát bằng chuyển khoản Sau khi thu phí xong thì đại lý hãng hàng không sẽ cấp cho nhân viên giao nhận giấy ủy quyền nhận hàng (giấy này cũng giống như lệnh giao hàng) để nhân viên giao nhận làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng 2.2.1.4 Chuẩn bị kho bãi và phương tiện vận tải Là công ty giao nhận nên phương tiện vận tải của Thuận Hào đầy đủ và nhanh chóng. Điều này có lợi rất nhiều vì tiết kiệm được chi phí và chủ động thời gian. Tuy nhiên do còn thiếu kinh phí nên hệ thống kho chưa rộng lớn và tiện dụng. Vì thế Thuận Hào phải thuê thêm kho bãi ngoài để tiện việc giao nhận. 2.2.1.5 Làm thủ tục hải quan 2.2.1.5.1 Lên tờ khai hải quan hàng nhập Là khâu quan trọng trong quá trình làm hàng, nếu có sai sót thì sẽ bị trả lại và mất thời gian, ảnh hưởng đến quá trình làm hàng. Có ba cách lên tờ khai : khai miệng, khai tay và khai điện tử. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp chọn cách khai báo điện tử, trong đó có Thuận Hào Căn cứ vào các chứng từ mà nhân viên Thuận Hào tiến hành lên tờ khai hàng nhập với mẫu tờ khai do hải quan quy định: - Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính), có màu xanh nhạt, in chữ NK chìm, được mua ở chi cục hải quan và được lưu giữ tại công ty để phục vụ cho việc lên tờ khai - Tờ khai hải quan điện tử HQ/2009- TKĐNK (2 bản chính) - Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu (2 bản chính) dành cho hàng hóa thuộc diện phải khai tờ khai theo trị giá GATT/WTO (chủ yếu dành cho hàng nhập kinh doanh) Chi tiết việc lên tờ khai: Cụ thể lô hàng nhập của An Phát là Ba ô trên cùng của tờ khai là: - Ô bên trái: Cục hải quan: TP.HCM Chi cục hải quan: Chi cục hải quan sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất - Ô ở giữa: Số tờ khai: 24376 (do chi cục hải quan cấp khi tiếp nhận hồ sơ) Ngày, giờ đăng ký: 31/9/2011 Số lượng phụ lục tờ khai: 0 - Ô bên phải: Số tham chiếu: 426661 (do hải quan cấp) Ngày giờ gởi: 1/10/2011 Phần dành cho cán bộ hải quan ký tên và đóng dấu - Ô số 1: Người xuất khẩu: Wilden Pump & Engineering LLC - Ô số 2: Người nhập khẩu: Mã số thuế: 3600355673 An Phat Equipmet & Accessories Co., Ltd 5/13B Trung Yên mới, đường Trung Hoa, quận Cầu Giấy Hà Nội - Ô số 3: Người ủy thác nếu có - Ô số 4: Đại lý làm thủ tục hải quan nếu có - Ô số 5: Loại hình: NKD01 (tùy mục đích nhập về để làm gì, trường hợp này nhập về kinh doanh) - Ô số 6: Giấy phép nếu có - Ô số 7: Hợp đồng số: 159/WIDEN/TRADE 2011 Ngày 21/9/2011 - Ô số 8: Hóa đơn thương mại số: 514797- 514798 Ngày 5/10/2011 - Ô số 9: Phương tiện vận tải: Đường không Tên, số hiệu: UA 869 (dựa vào vận đơn hoặc lệnh giao hàng) - Ô số 10: Vận tải đơn số: UIC Lax 10404015 - Ố số 11: Nước xuất khẩu: US (áp mã nước theo ISO) - Ô số 12: Cảng xếp hàng: Los Angles (dựa vào thông báo hàng đến) - Ô số 13: Cảng dỡ hàng: A003 Sân bay Tân Sơn Nhất - Ô số 14: Điều kiện giao hàng: FOB Ho Chi Minh - Ô số 15: Đồng tiền thanh toán: USD - Ô số 16: Phương thức thanh toán: IT theo hợp đồng Tỷ giá thanh toán: 20.723 Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan: Đề nghị xuất trình hồ sơ giấy - Ô số 17: Tên hàng và quy cách phẩm chất: 1. Bơm màng WIDEN dùng để bơm hóa chất hoạt động không bằng điện P25/PKPPP/TNU/PTV 040002-6239 2. Bơm màng WIDEN dùng để bơm hóa chất hoạt động không bằng điện P25/PZPPP/TNL/PTV 00-10001 3. Nắp chụp van khí (phụ tùng van khí) 15233030 - Ô số 18: Mã số hàng hóa (tra cứu trên cuốn biểu thuế 2011, cuốn biểu thuế này thay đổi mỗi năm) 1. 8413812000 2. 8413812000 3. 8481909000 - Ô số 19: Xuất xứ - Ô số 20: Số lượng 1. 5 2. 10 3. 5 - Ô số 21: Đơn vị tính 1. bộ 2. bộ 3. cái - Ô số 22: Đơn giá nguyên tệ: 1. 626,94 USD 2. 198,72 USD 3. 3,95 USD - Ô số 23: Trị giá nguyên tệ: (số lượng x đơn giá nguyên tệ) 1. 3.134,7 USD 2. 1.987,2 USD 3. 19.75 USD Tổng cộng: 5.141,65 USD - Ô số 24: Thuế nhập khẩu: gồm có: với cước vận tải quốc tế là 230 USD (giá FOB) -Trị giá tính thuế = (Trị giá nguyên tệ + tỷ lệ phân bổ cước phí + bảo hiểm)x tỷ giá tính thuế - Ô số 25: Thuế GTGT (thuế tiêu thụ đặc biệt) -Trị giá tính thuế = Trị giá tính thuế nhập khẩu+ tiền thuế nhập khẩu phải nộp - Ô số 26: Thu khác: phần này dành cho những mặt hàng đặt biệt theo quy định của pháp luật phải đóng thêm khoảng phí thuế theo tỉ lệ nhất định - Ô số 27: Tổng tiền thuế và các khoản thu khác - Ô số 28: Điền số bản sao, bản chính của mỗi chứng từ vào phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan: hợp đồng ngoại thương (bản sao), hóa đơn thương mại (1 bản sao, 1 bản chính), bản kê chi tiết hàng hóa (1 bản sao, 1 bản chính), vận tải đơn (1 bản sao), số tờ khai (2 bản chính) - Ô số 29: Ngày tháng năm đăng ký tờ khai. Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này. Công ty Thuận Hào ký tên và đóng dấu Ngoài ra còn ghi: Tổng trọng lượng Tổng số kiện Phần dành cho cơ quan Hải quan kiểm tra: I. Phần kiểm tra hàng hoá: - Ô số 30: Phần ghi kết quả kiểm tra Hải quan: Mặc dù kết quả truyền mạng phân luồng của Hải quan là: “ Đề nghị xuất trình hồ sơ-cataloge (Thế Anh)” nhưng thực tế lô hàng phải phân kiểm hay không là do hải quan. Và lô hàng này phải kiểm tra thực tế hàng hoá. -