Khóa luận Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa học giáo dục tại Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục

ề. Về phương pháp định từ khoá: Từ khoá tự do: không dùng phương tiện kiểm soát từ vựng để định từ khoá. Từ khoá kiểm soát: sử dụng các phương tiện kiểm soát từ vựng để định từ khoá và chỉ những từ có trong phương tiện kiểm soát từ mới được dùng để mô tả. Có hai loại từ khoá kiểm soát: . Từ khoá quy ước: là tập hợp tên các khái niệm quy ước dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu. Chỉ những tên khái niệm này mới được đưa vào mẫu tìm và lệnh tìm. . Thesaurus: là từ điển tên các khái niệm có cấu trúc ngữ nghĩa xác định dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu. Cấu trúc ngữ nghĩa của Thesaurus bao gồm các quan hệ tương đương, phân cấp và liên đới. Các từ khoá phải đảm bảo các yêu cầu sau: Yêu cầu về nội dung : + Thông dụng và đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: từ khoá phải đảm bảo là thuật ngữ khoa học thông dụng trong lĩnh vực nội dung tài liệu, không sử dụng khẩu ngữ và nghĩa bóng. + Tính khách quan: từ khoá phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài liệu và không mang sắc thái đánh giá. + Ngắn gọn: nhằm thể hiện nội dung thông tin dưới hình thức ngắn gọn nhất nhằm định hướng vào việc chọn lọc các từ thực sự có nội dung thông tin và loại bỏ các từ không có ích cho việc tra cứu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo tính hậu kết hợp của ngôn ngữ từ khoá, có hai cách là: nén từ và tách từ. + Chính xác và hiện đại: phản ánh chính xác những khái niệm cơ bản của nội dung tài liệu đồng thời phải là các thuật ngữ được dùng hiện tại trong các lĩnh vực chuyên ngành nhằm đảm bảo tính thống nhất của từ khoá trong mẫu tìm và lệnh tìm. + Đơn nghĩa: đảm bảo chỉ mang một nghĩa duy nhất hoặc một đối tượng, một khái niệm cụ thể khắc phục tình trạng đa nghĩa và đồng nghĩa trong khi xử lý từ vựng. Yêu cầu về hình thức: + Quy ước về chính tả tiếng Việt. + Các từ chỉ con số. + Các nguyên tố hoá học, tên hoá chất. + Tên địa danh. + Tên cơ quan tổ chức. Định từ khoá là một công việc rất cần thiết, là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một hay nhiều từ khoá nhằm mục đích lưu giữ và tìm tin tự động hoá. Định từ khoá phải theo một quy trình nhất định, gồm các bước sau: + Phân tích nội dung tài liệu + Mô tả các khái niệm đặc trưng bằng từ khóa + Hoàn chỉnh từ khoá + Trình bày từ khoá trong các biểu ghi Muốn định từ khoá trước tiên ta phải phân tích nội dung tài liệu : . Xác định đối tượng nghiên cứu bậc 1 và bậc 2 Trong một tài liệu có thể có nhiều đối tượng nghiên cứu và phụ thuộc vào lượng thông tin về đối tượng được đề cập đến trong tài liệu mà người ta chia ra thành các đối tượng bậc1 và bậc 2. Đối tượng bậc 1 là đối tượng chính được đề cập đến trong nội dung tài liệu (có thể gặp ngay trong nhan đề tài liệu). Đối tượng bậc 2 có thể là một đối tượng độc lập với đối tượng bậc 1 hoặc có thể là một đối tượng không nằm trong mối quan hệ với đối tượng bậc 1 nhưng có hàm lượng thông tin ít hơn. . Xác định phương diện nghiên cứu bậc 1 và bậc 2 Phương diện nghiên cứu bậc1 đi liền với đối tượng nghiên cứu và bổ nghĩa trực tiếp cho đối tượng nghiên cứu . Phương diện nghiên cứu bậc 2 thường không bổ nghĩa trực tiếp cho đối tượng nghiên cứu mà đi liền với phương diện bậc 1. . Xác định được phương pháp nghiên cứu. Bước tiếp theo sau khi phân tích nội dung tài liệu là chọn từ khoá mô tả, các đặc trưng nội dung tài liệu. Việc làm này rất có ý nghĩa giúp chuyển đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu được thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên sang dạng thể hiện bằng ngôn ngữ từ khoá. Định từ khoá tự do: trên cơ sở các đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu đã xác định được khi phân tích nội dung tài liệu, người định từ khoá tự mình lựa chọn các từ khoá mà không cần có sự trợ giúp của phương tiện kiểm soát từ vựng. Định từ khoá tự do gồm các bước sau: . Xem xét về mặt từ vựng: căn cứ vào các yêu cầu với các nội dung và hình thức của từ khoá để xử lý từ vựng và lựa chọn thuật ngữ mô tả. Có hai trường hợp xảy ra: Đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu đã được tác giả mô tả đúng như yêu cầu đối với thuật ngữ khoa học thì ta sử dụng luôn thuật ngữ đó. Đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu chưa được mô tả theo đúng yêu cầu về thuật ngữ khoa học thì người định từ khoá phải tự mình lựa bằng cách chỉnh sửa hoặc thêm vào từ mới. Việc chỉnh sửa, bổ sung với kiến thức của mình, hỏi chuyên gia, hoặc sử dụng từ điển chuyên ngành . . Liệt kê các từ khoá đã chọn . Phân định, sắp xếp các từ khoá đã chọn thành các từ khoá chính và các từ khoá phụ, từ khoá địa lý, từ khoá nhân vật,... Định từ khoá kiểm soát: Để định từ khoá kiểm soát phải có phương tiện kiểm soát. Phương tiện kiểm soát có thể là: . Từ điển từ khoá đa ngành hoặc chuyên ngành . Thesaurus - Từ điển từ chuẩn . Bảng tra chủ đề Việc định từ khoá này phải trải qua các bước sau: + Xem xét về từ vựng + Sử dụng các phương tiện kiểm soát từ vựng để đối chiếu các từ ngữ mô tả đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu tương ứng với các khái niệm có sẵn trong phương tiện kiểm soát từ vựng. Có hai trường hợp xảy ra: Trường hợp 1: có từ vựng tương ứng thì chọn từ đó làm từ khoá Trường hợp 2: không có từ vựng tương ứng thì ta phải xem xét các nguyên nhân: do đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu chưa được mô tả đúng với thuật ngữ; hoặc chúng quá sâu so với diện bao quát của hệ thống hay do chúng là các khái niệm mới chưa được đưa vào phương tiện kiểm soát từ vựng. + Liệt kê từ khoá đã chọn + Phân định, sắp xếp các từ khoá + Bổ sung từ khoá mới xuất hiện vào phương tiện kiểm soát từ vựng và việc bổ sung có thể thực hiện định kỳ tuỳ theo số lượng từ khoá mới. Sau khi đã chọn ra được từ khoá người cán bộ cần hoàn chỉnh quy trình định từ khoá. Việc làm này có mục đích đảm bảo độ đầy đủ, chính xác và hiệu suất đáp ứng yêu cầu tin của các từ khoá đã chọn. Công đoạn này gồm 2 việc: . Hoàn chỉnh về mặt định lượng: đối chiếu các từ khoá đã chọn với việc phân tích tài liệu, nếu chưa đầy đủ phải bổ sung các từ khoá còn thiếu, thông thường một tài liệu có 5 đến 6 từ khoá. . Hoàn chỉnh về mặt định tính: trong một số trường hợp khi định từ khoá tự do, có thể xem xét và bổ sung các từ khoá theo những góc độ sau: Bổ sung theo khía cạnh đồng nghĩa Bổ sung theo khía cạnh giả đồng nghĩa Bổ sung theo quan hệ liên đới Cuối cùng , khi các công đoạn định từ khoá đã xong, người cán bộ phải trình bày từ khoá trong biểu ghi. Điều này sẽ tăng cường vai trò thông báo về nội dung tài liệu của từ khoá nhằm định hướng cho NDT về những vấn đề quan trọng của nội dung tài liệu mà không cần tham khảo các yếu tố khác của biểu ghi. Thường thì từ khoá được sắp xếp theo trật tự sau: từ khoá chính, từ khoá phụ, từ khoá địa lý, từ khoá nhân vật... Các từ khoá được viết cách nhau bởi dấu % và viết hoa chữ cái đầu tiên của từ khoá. Định từ khoá là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý nội dung thông tin vì từ khoá là một dạng của ngôn ngữ tìm tin, mà ngôn ngữ tìm tin này lại có rất nhiều ưu điểm như: . Cho phép thực hiện việc tìm tin linh hoạt, đa dạng. . Cho phép cập nhật các thuật ngữ mới và tính đến yêu cầu mới. . Các ngôn ngữ từ khoá có lượng từ phong phú, gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, dễ sử dụng. 3. Định chủ đề Định chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu xác định đề tài và các khía cạnh nghiên cứu của nó. Kết quả của việc làm này là tạo ra đề mục chủ đề phản ánh chủ đề của tài liệu. Đề mục chủ đề có thể là một danh từ, một cụm danh từ trình bày một cách ngắn gọn chủ đề của tài liệu. Chủ đề của tài liệu là đề tài chủ yếu chứ không phải toàn bộ nội dung của tác phẩm. Một tác phẩm có thể có nhiềi chủ đề, nên cũng có nhiều đề mục chủ đề. Đề mục chủ đề có thể là: . Tên một khái niệm . Tên một sự vật, hiện tượng . Tên khu vực địa lý . Tên một quốc gia . Tên gọi của một cá nhân Về mặt cấu trúc: Có hai loại: . Đề mục chủ đề đơn: bao gồm một thành phần duy nhất là tên của các chủ đề. . Đề mục chủ đề phức: gồm hai thành phần là tên của chủ đề và (các) phụ đề. Có thể có các phụ đề sau: phụ đề hình thức, phụ đề nội dung, phụ đề địa điểm, phụ đề thời gian... Phương pháp định chủ đề có ba bước sau: + Xem xét và xác định nội dung tài liệu + Xác định chủ đề và những khía cạnh nghiên cứu của nó. + Thể hiện khái niệm chủ đề bằng đề mục chủ đề Việc xác định đề mục chủ đề cần đảm bảo các yêu cầu sau: Phù hợp với nội dung tài liệu; đảm bảo tính tư tưởng và tính chính xác về nội dung tài liệu; thuật ngữ được dùng cần ngắn gọn, thông dụng, đủ ý và thống nhất; phản ánh đề tài, khái niệm phải cụ thể tránh trường hợp quá rộng và quá chung chung, chọn những từ khoa học, hiện đại, phổ thông. Để diễn đạt chính xác các đề mục chủ đề cần phải: . Chọn chữ đi đầu trong thuật ngữ. . Loại trừ những từ đồng nghĩa, từ đồng âm khác nghĩa . Hạn chế những từ chỉ số nhiều . Có thể đảo từ Trong quá trình định chủ đề cần tuân thủ các quy định cụ thể như: . Đối với những tài liệu nói về ba vấn đề trở xuống thì phải xác định tất cả những chủ đề đó. . Nếu hơn ba vấn đề thì quy chung về một vấn đề lớn hơn. . Những quy định khi định chủ đề cho từng lĩnh vực Khoa học Xã hội, Khoa học Công nghệ. 4. Làm tóm tắt Làm tóm tắt là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết thành văn bản tóm tắt nội dung của tài liệu đó. Kết quả của quá trình này là tạo ra một bài tóm tắt. Bài tóm tắt theo tiêu chuẩn Nhà nước TCVN 4524- 88: là bài trình bày ngắn gọn những nội dung chính của tài liệu gốc (hoặc một phần tài liệu gốc) phù hợp với mục đích sử dụng, tính chất và giá trị của tài liệu gốc. Trong bài tóm tắt cần nêu các dẫn liệu, các kết luận chính, trong đó phải đặc biệt chú ý các thông tin mới, không đánh giá, phê phán tài liệu gốc. Các bài tóm tắt đăng trong những tài liệu thông tin thư mục có các chức năng sau: . Chức năng tín hiệu . Chức năng tra tìm địa chỉ . Chức năng thông tin . Chức năng chỉ dẫn . Chức năng tra cứu . Chức năng giao tiếp Biên soạn bài tóm tắt là công việc khoa học. ở Liên Xô trước đây người ta quy định rằng các bài tóm tắt đăng trong ấn phẩm thông tin có thể được coi là những công trình nghiên cứu, dưới các bài tóm tắt đều có họ tên người làm tóm tắt. Làm tóm tắt là một công việc tương đối khó khăn, phức tạp nhưng không kém phần quan trọng vì có mục đích rất lớn là qua bài tóm tắt thông tin được cho người sử dụng về nội dung cụ thể của tài liệu. Bài tóm tắt có thể do tác giả tài liệu gốc tự biên soạn hoặc do cán bộ chuyên môn, các chuyên gia thông tin biên soạn. Và ta có thể chia bài tóm tắt theo hai hướng: Theo phân loại tài liệu: các bài tóm tắt gồm có: . Tóm tắt chung: là thuật lại nội dung tài liệu nói chung. Theo thường lệ trong các tập tóm tắt, các tạp chí tóm tắt đều bao gồm các bài tóm tắt chung. . Tóm tắt chuyên đề: là thuật lại nội dung tài liệu về mặt đặc trưng có chú ý đến các nhiệm vụ của một xuất bản phẩm cụ thể. . Tóm tắt tổng hợp: là thuật lại nội dung của một số tài liệu về một đề tài. Theo mục đích: gồm có các bài tóm tắt sau: Tóm tắt thông tin: thực hiện chức năng thông tin và chỉ dẫn. Với bài tóm tắt thông tin, NDT được thông báo sâu hơn về nội dung tài liệu, trong một số trường hợp người dùng tin có thể sử dụng ngay những thông tin của bài tóm tắt mà không phải sử dụng tài liệu gốc. Mục đích: tóm tắt thông tin nhằm đáp ứng hoặc giải đáp những câu hỏi của người dùng tin, xem những vấn đề trong nội dung tài liệu gốc được trình bày như thế nào chứ không chỉ đơn thuần là liệt kê những vấn đề như trong bài tóm tắt chỉ dẫn. Đối tượng: để làm bài tóm tắt là các tài liệu có khối lượng nhỏ như các bài đăng tạp chí, báo các kết quả nghiên cứu khoa học. Phạm vi bao quát tài liệu thường là hẹp, chuyên sâu và các vấn đề tương đối độc lập. Ưu điểm: + Người dùng tin có thể biết chi tiết về nội dung tài liệu gốc và có thể sử dụng tóm tắt mà không cần tài liệu gốc. + Giúp người dùng tin chọn được tài liệu chính xác phù hợp với yêu cầu. Tóm tắt chỉ dẫn: thể hiện chức năng chỉ dẫn, qua bài tóm tắt này, người dùng tin được thông báo về những vấn đề triển khai tài liệu gốc. Đối tượng: là những tài liệu có khối lượng lớn: sách, tuyển tập. Ưu điểm: giúp người dùng tin nắm bắt nhanh một cách tổng quát về nội dung tài liệu gốc và thích hợp với hệ thống thông tin có yêu cầu về hạn chế độ dài. Nhược điểm: không đáp ứng được yêu cầu sâu về nội dung tài liệu Tóm tắt hỗn hợp: đây là dạng hỗn hợp của hai dạng trên với sự phân định chọn lọc các yếu tố cần chỉ dẫn và các yếu tố cần tóm tắt theo mục tiêu của hệ thống thông tin cụ thể. Đối tượng: là các tài liệu có khối lượng lớn, nội dung đề cập đến nhiều vấn đề. Ưu điểm: . Giúp người dùng tin nắm bắt một cách nhanh chóng những thông tin mới độc đáo của tài liệu gốc. . Giảm được khối lượng so với bài tóm tắt thông tin . Nhược điểm: khó làm so với tóm tắt chỉ dẫn và tóm tắt thông tin dặc biệt ở chỗ xác định vấn đề nào làm chỉ dẫn, vấn đề nào làm thông tin. Để cho ra một bài tóm tắt, người cán bộ phải trải qua quá trình biên soạn sau: . Chuẩn bị tóm tắt . Viết tóm tắt . Hoàn thiện việc biên soạn bài tóm tắt Chuẩn bị tóm tắt: Việc tìm hiểu sơ bộ, tổng quát tài liệu gốc (đọc tên sách, đọc bài tóm tắt của tác giả và nhà xuất bản ...) cho phép xác định tính cấp thiết của đề tài, ý nghĩa của tác phẩm, tầm quan trọng của những kết luận khoa học, lợi ích của nguồn thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc. Điều đó cho phép quyết định xem tài liệu có cần làm tóm tắt không. Trong lúc đọc chính văn, người tóm tắt ghi lại những ý, những vấn đề khó hiểu, những thuật ngữ, những tên lạ. Xem tài liệu tra cứu là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của công việc chuẩn bị tóm tắt. Nó giúp giải thích những điều chưa rõ mà người tóm tắt gặp phải trong lúc đọc chính văn, tạo nên hiểu biết về tác giả của tài liệu được tóm tắt và vị trí của tài liệu đó trong những công trình được công bố của chính tác giả đó. Trong quá trình làm công việc này, những thuật ngữ khó hiểu sẽ được làm sáng rõ. Ngoài ra, sử dụng tài liệu tra cứu, sách tham khảo còn giúp cho việc hiểu nguồn thông tin trong tài liệu gốc một cách sâu sắc hơn, đánh giá được điều mới mẻ trong nội dung tài liệu. Viết tóm tắt: là quá trình cô đọng những thông tin nằm trong tài liệu gốc nhằm mục đích thu nhận nét đặc trưng tổng quát của thông tin đó nêu lên phần nội dung chủ yếu nhất của tài liệu. Khi biên soạn phải tiến hành các khâu: lựa chọn, chuyển hoá thông tin theo phương pháp phân tích- tổng hợp và khái quát hoá. Lựa chọn và xử lý phân tích- tổng hợp thông tin được thực hiện nhờ sự phân tích nội dung tài liệu. Nhiệm vụ chủ yếu của phân tích là phát hiện những thông tin có giá trị nhất và tách chúng khỏi những thông tin không quan trọng hoặc đã lạc hậu. Nhờ phân tích mà người làm tóm tắt quyết định đưa thông tin nào vào bài tóm tắt. Việc lựa chọn những yếu tố chính của nội dung cần được tiến hành trên quan điểm khoa học và tư tưởng. Điều này đặc biệt liên quan đến các tài liệu chính trị-xã hội. Việc phân tích các thông tin chứa trong tài liệu gốc liên quan mật thiết với việc tổng hợp. Tổng hợp là tạo nên một văn bản hoàn chỉnh, hợp lý từ các thông tin có giá trị, được chọn từ tài liệu gốc. Hoàn thành việc tóm tắt: Tạo ra một tài liệu tài liệu cấp 1, có quan hệ chặt chẽ với tài liệu gốc. Chủ đề và nội dung của bài tóm tắt do chủ đề và nội dung của tài liệu gốc quy định. Một bài tóm tắt có thể coi là một sản phẩm, bởi vậy nó phải có một cấu trúc chung Bài tóm tắt gồm những phần sau: *Mô tả thư mục: ghi bằng ngôn ngữ của nguyên bản. Tên của tài liệu gốc có thể dịch chính xác làm tên bài tóm tắt. Nội dung và hình thức diễn đạt của phần này được thực hiện theo quy định hiện hành (ISBD) Tuỳ theo mục đích sử dụng, bài tóm tắt còn kèm theo ngôn ngữ tìm tin (chỉ số phân loại, từ khoá...) *Chính văn của bài tóm tắt cần nêu rõ: . Chi tiết về tên vấn đề, đề tài, đối tượng nghiên cứu, đặc tính và mục tiêu của công trình (các đặc điểm chính của vấn đề, tín độc đáo của nó, đối tượng nghiên cứu...) . Mục đích của tài liệu được tóm tắt. . Phương pháp nghiên cứu: mô tả bằng phương pháp mới mẻ và độc đáo, còn những phương pháp mà nhiều người biết chỉ cần nhắc qua, hoặc không cần. . Nội dung chủ yếu của các vấn đề, logic cấu tạo tác phẩm nói chung và những chi tiết sự kiện quan trọng nhất. . Những kết luận, khả năng và phạm vi ứng dụng của công trình vào các lĩnh vực hoạt động khoa học, kỹ thuật và thực tiễn xã hội. Nêu những kết luận chính, những giả thiết được công nhận và phủ nhận. *Bộ máy tra cứu : bao gồm những chi tiết bổ sung về tài liệu đã được công bố trước đây, bản danh sách tài liệu. 5. Làm chú giải. Làm chú giải là quá trình lựa chọn những thông tin ngắn gọn, đặc trưng cho tài liệu về nội dung, đối tượng, hình thức và các đặc điểm khác mà kết qủa của nó là thu được bài chú giải. Làm chú giải là hình thức xử lý đơn giản hơn làm tóm tắt. Bài chú giải là bài giới thiệu ngắn gọn về nội dung, đối tượng, hình thức và các đặc điểm khác của tài liệu gốc. Bài chú giải mang tính giải thích, làm rõ hơn nhan đề của tài liệu gốc, cho biết tài liệu đó nói về vấn đề gì. Nó được sử dụng chủ yếu trong tài liệu cấp 1. Bài chú giải được phân theo hai tiêu thức chủ yếu: Mục đích làm chú giải và tài liệu được làm chú giải. Nếu phân theo mục đích có chú giải chỉ dẫn và chú giải giới thiệu Nếu phân theo tài liệu được làm chú giải có chú giải tổng quát, chú giải phân tích, chú giải theo nhóm. Để làm bài chú giải cần căn cứ vào nguồn tài liệu, có hai loại nguồn là: . Bản thân tài liệu gốc: đọc tài liệu để rút ra những thông tin căn bản. . Các nguồn khác: là các tài liệu bên ngoài tài liệu gốc, chúng cung cấp cho người làm chú giải những thông tin bổ sung về tác giả, tác phẩm... Biên soạn bài chú giải gồm các công việc như: . Đọc tài liệu gốc và ghi chép những điều quan trọng nhất về nội dung và hình thức . . Sắp xếp các thông tin chọn lọc được theo logic và viết thành văn. . Biên tập lại lần cuối chú giải. II. Thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại Viện CL&CTGD Hoạt động thông tin tại Viện CL&CTGD đã trải qua gần 45 năm, đã có những đóng góp đáng kể trong việc tăng cường công tác nghiên cứu giảng dạy, phục vụ cho sự nghiệp phát triển giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước. Mặc dù đã có nhiều đóng góp, nhưng trước tình hình và nhiệm vụ mới, trong bối cảnh nền kinh tế mở, một nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nhằm mở rộng và tăng cường sự hội nhập hoạt động thông tin giáo dục đòi hỏi cũng phải đổi mới, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Muốn vậy, Viện CL&CTGD cũng như các cơ quan thông tin khác phải hoàn thiện quy trình xử lý. Bởi vì, xử lý là một trong những khâu quan trọng trong quy trình thông tin, xử lý giúp khắc phục được những khó khăn về mặt ngôn ngữ, làm cho tài liệu trở nên dễ hiểu, cung cấp thông tin cho người dùng tin một cách rõ ràng, thích đáng đối với công việc và sở thích của họ. Xử lý thông tin là một quy trình nhỏ trong tổng thể quy trình thông tin, nó cũng gồm có đầu vào và đầu ra. Tại TTTT- TV Viện CL&CTGD thì hoạt động thư viện gắn bó chặt chẽ với hoạt động thông tin, do đó mà quy trình xử lý thông tin cũng được liên hoàn tự khâu xử lý đầu vào cho đến sản phẩm đầu ra. Đầu vào của quy trình xử lý nội dung thông tin là các tài liệu xuất phát từ nguồn thông tin trong nước, là các dạng đầu vào do các cơ quan ngoài ngành, ngoài nước cung cấp. Các dạng tài liệu này có thể là sách chuyên khảo giáo dục, các loại báo, tạp chí, chuyên san khoa học giáo dục, sách tra cứu, từ điển, sách giáo khoa, giáo trình, luận văn, luận án, số liệu thống kê, các báo cáo khoa học giáo dục chưa công bố, tranh ảnh, biểu đồ, số liệu, tài liệu hội thảo, hội nghị, tài liệu của các đề tài nghiên cứu cấp Viện, cấp Bộ, cấp Nhà nước, các tài liệu của cá nhân nhà nghiên cứu KHGD... có thể là các dạng vật mang tin vật lý hiện đại như phim âm bản, băng từ, đĩa từ.. Đầu ra của quy trình xử lý nội dung thông tin là các bản tin Khoa học giáo dục, bản tin chuyên đề, mục lục phân loại, cơ sở dữ liệu... Đầu ra của quy trình này có thể phục vụ một lúc nhiều đối tượng: nhà nghiên cứu khoa học giáo dục, nhà quản lý giáo dục, các nghiên cứu sinh khoa học giáo dục, các cán bộ khoa học, giáo viên muốn bồi dưỡng, nâng cao trình độ, các nhà hoạch định chính sách giáo dục, chiến lược giáo dục... Như vậy hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin, đó là khâu công tác được đặt lên hàng đầu tại TTTT- TV. Đó không chỉ là nhiệm vụ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ mà còn là hoạt động đem lại lợi ích lớn cho Viện. Đặc biệt trong cơ chế thị trường như hiện nay, vấn đề đặt ra là đáp ứng tốt mọi nhu cầu tin của người dùng tin , vì thế hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin lại càng phải được chú trọng. Xử lý nội dung thông tin tại Viện bao gồm các công việc chính như: phân loại tài liệu, định từ khoá, làm tóm tắt. Với mỗi loại hình tài liệu khác nhau thì các công đoạn xử lý nội dung được áp dụng khác nhau. Sơ đồ quy trình xử lý sách, luận văn của Viện: Xử lý Kỹ thuật Nhập về Xử lý nội dung Phân loại Định từ khoá In phiếu mục lục Nhập máy Xử lý tiền máy Mục lục đọc máy Phục vụ Xếp giá Bài báo Làm tóm tắt Vào kho Xử lý Kỹ thuật Báo Phục vụ Lựa chọn bài Nhập về Sơ đồ quy trình xử lý báo: Bản tin KHGD CSDL bài báo Nhập máy Nhập về Sơ đồ quy trình xử lý tạp chí: Lựa chọn bài Xử lý Kỹ thuật Phục vụ Vào kho Tạp chí Bài trích tạp chí Định từ khoá CSDL bài trích Nhập máy Làm tóm tắt 1. công tác phân loại tài liệu củaViệnCL&CTGD Hiện nay, có nhiều KPL đang được sử dụng tại các Trung tâm Thông tin Thư viện ở nước ta. TTTT- TV Viện CL&CTGD đã chọn khung phân loại : “Khung phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp Việt Nam” để phân loại tài liệu của thư viện mình. Đúng như tên gọi, khung phân loại này chứa gần như tất cả các lĩnh vực khoa học. Do Viện CL&CTGD là cơ quan chuyên về giáo dục cho nên các tài liệu có trong thư viện gần như tất cả đều thuộc về lĩnh vực giáo dục. Vì thế nên khi phân loại tài liệu chỉ sử dụng một số lớp về giáo dục, tâm lý hay các lĩnh vực khoa học liên quan. Cụ thể hay sử dụng một số lớp sau: Tâm lý học: 15(09) Lịch sử tâm lý học 15(07) Các tài liệu về phương pháp giảng dạy và nghiên cứu môn tâm lý học. Ví dụ: Nhan đề: “Tâm lý trẻ em mẫu giáo từ 5-6 tuổi” Chỉ số phân loại là: 15(07) 152 Các quá trình nhận thức 152.1 Cảm giác 152.2 Tri giác 152.3 Trí nhớ 152.6 Tư duy 152.7 Tiếng nói 152.8 Sự tưởng tượng Ví dụ: Nhan đề: “Rèn luyện trí nhớ cho học sinh phổ thông” Chỉ số phân loại là: 152.3 Nhan đề: “Tập cho trẻ tư duy học Toán” Chỉ số phân loại là: 152.6 Logic học 16(09) Lịch sử logic học 161 Các quan điểm logic học Cú pháp logic ngữ nghĩa Các hình thức và các quy luật logic Diễn giải, logic diễn giải Quy nạp, logic quy nạp Ví dụ: Nhan đề: Giáo trình “Logic đại cương” Chỉ số phân loại là: 16 Đặc biệt, ở thư viện hay sử dụng nhất là lớp: 37 Văn hoá- giáo dục- khoa học sư phạm 37(09) Lịch sử môn giáo dục 37(V) Xây dựng văn hoá ở Việt Nam. Giáo dục nhân dân Việt Nam 37(N) Xây dựng văn hoá ở nước ngoài. Giáo dục nhân dân nước ngoài Ví dụ: Cuốn sách có nhan đề: “Lòng hiếu học của con người Việt Nam” sẽ có chỉ số phân loại tương ứng là: 37(V) Trong lớp này còn được chia ra các lớp con như: 371 Khoa học sư phạm 371.01 Lý luận về giáo dục giảng dạy 371.011 Giáo dục đạo đức trong nhà trường xã hội chủ nghĩa 371.012 Giáo dục bách khoa và giáo dục lao động trong nhà trường 371.013 Giáo dục thẩm mỹ 371.014 Giáo dục thể lực 371.015 Tâm lý học giáo dục 371.18 Giáo dục gia đình 371.9 Giáo dục đặc biệt Ví dụ: Nhan đề 1: “Giáo dục học sinh cá biệt bằng phương pháp tâm lý” Chỉ số phân loại là: 371.015 Nhan đề 2: “Trẻ phát huy những đức tính tốt qua việc học môn đạo đức” Chỉ số phân loại là: 371.011 Nhan đề 3: “Phương pháp học chữ nổi” Chỉ số phân loại là: 371.9 Số lượng các tài liệu có ký hiệu phân loại thuộc lớp 371 khá nhiều, điều này cho ta thấy rõ hơn chủ đề nội dung tài liệu chủ yếu của thư viện. 372 Giáo dục trẻ em thuộc lứa tuổi mẫu giáo 372.1 Nguyên lý giáo dục đạo đức cho trẻ em 372.3 Giáo dục thẩm mỹ 372.4 Rèn luyện thân thể 372.6 Trò chơi và đồ chơi 372.7 Dạy học cho trẻ em- Trí dục 372.8 Vườn trẻ mẫu giáo và gia đình Giáo dục mẫu giáo cũng là một trong những vấn đề đang được quan tâm hiện nay, nên nguồn tài liệu này cũng chiếm một phần khá lớn trong thư viện, đặc biệt là các tài liệu về trò chơi và đồ chơi trẻ em, vườn trẻ mẫu giáo và gia đình... Ví dụ: Nhan đề 1: “Xếp hình thông minh cho trẻ 5- 6 tuổi” Chỉ số phân loại là: 372.6 Nhan đề 2: “Giáo dục ý thức bảo vệ môi trường cho trẻ” Chỉ số phân loại là: 372.8 Giáo dục tiểu học và trung học là nền tảng cho các loại giáo dục lên cao. Nguồn tài liệu về lĩnh vực này vì thế cũng rất được quan tâm và nó có một số lượng tương đối lớn trong kho. Các tài liệu loại này chủ yếu là sách giáo khoa các lớp, sách giáo viên, sách viết về các trường nội trú, trường bổ túc, ban đêm, trường nuôi dạy trẻ mồ côi... Do vậy khi phân loại tập trung chủ yếu vào