Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng

kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính hiện hành Căn cứ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp là thu nhập chịu thuế và thuế suất. Thu nhập chịu thuế được xác định theo công thức: Thu nhập chịu thuế trong năm tính thuế = DT để tính thu nhập chịu thuế trong năm tính thuế - CP hợp lý trong năm tính thuế + Thu nhập chịu thuế khác trong năm tính thuế Sơ đồ 11: Sơ đồ kế toán tổng hợp thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (TNDN) TK 333(3334) TK 821(8211) TK911 Số thuế TNDN hiện hành phải nộp Kết chuyển chi phí thuế trong kỳ (Doanh nghiệp xác định) TNDN hiện hành Số chênh lệch giữa số thuế TNDN tạm nộp lớn hơn số phải nộp Sơ đồ 12: Sơ đồ kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại TK 347 TK 821(8212) TK 347 Chênh lệch giữa số thuế TNDN HL Chênh lệch giữa số thuế TNDN HL phải trả phát sinh trong năm > số thuế phải trả phát sinh trong năm < số thuế TNDN HL phải trả được hoàn nhập TNDN HL phải trả được hoàn nhập trong năm trong năm TK 243 TK 243 Chênh lệch giữa số tài sản thuế TNHL Chênh lệch giữa số tài sản thuế TNHL phát sinh tài sản thuế TN HL được hoàn nhập trong năm hoàn nhập trong năm TK 911 TK 911 K/c chênh lệch số phát sinh có > số K/c chênh lệch số phát sinh có < số phát sinh nợ TK 8212 phát sinh nợ TK 8212 Chương 2 CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ, SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Khái quát chung Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG. Tên tiếng anh: PETROLIMEX HAI PHONG TRANSPORTATION AND SERVICES JOINT STOCK COMPANY. Tên viết tắt : PTS HAIPHONG Cổ đông lớn nhất: Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Địa điểm : số 16, Đường Ngô Quyền, Quận Ngô Quyền, T.p Hải Phòng. Điện thoại : (031) 3 837 441 Fax : (031) 3 765 194 Email : ptshp@petrolimex.com.vn Vốn điều lệ : 34.800.000.000 (VND) ( Tính đến ngày 31/12/2007) Nơi niêm yết cổ phiếu : HASTC Số lượng niêm yết : 3,480,000 cổ phiếu Ngày giao dịch đầu tiên : 01/12/2006 Giá giao dịch phiên đầu tiên : 27,100 (VND) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 020300035 cấp lần đầu tiên ngày 25 tháng 12 năm 2000 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng được thành lập theo Quyết định số 1705/2000/QĐ-BTM ngày 07 tháng 12 năm 2000 của Bộ Thương Mại trên cơ sở cổ phần hóa Xí nghiếp sửa chữa tàu Hồng Hà- một bộ phận trực thuộc công ty vận tải xăng dầu đương thủy I với số vốn điều lệ đăng ký lần đầu là 8,1 tỷ đồng. Và được Sở kế hoạch Đầu thành phố Hải Phòng cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu số 0203000035 ngày 25/12/2000, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 15/01/2008 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp. Kể từ khi đi vào hoạt động, công ty đã thay đổi đăng ký kinh doanh 7 lần, lần thay đổi gần đây nhất vào ngày 25/01/2007 với việc tăng vốn điều lệ lên 17,4 tỷ đồng. Trong đó, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có số cổ phần chiếm 51% vốn điều lệ. Sau 7 năm cổ phần hóa (2001-2008), các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty đã phát triển ổn định và đạt tốc độ tăng trưởng bình quân 25–30%/năm. Đội tàu của công ty bao gồm 24 chiếc với tải trọng trên 15.000DWT, chất lượng thỏa mãn các quy phạm đăng kiểm, được khách hàng trong và ngoài ngành đánh giá là đội tàu chở xăng dầu lớn nhất và có chất lượng phục vụ tốt nhất khu vực phía Bắc. 2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Loại hình doanh nghiệp : Công ty cổ phần Lĩnh vực kinh doanh : Công ty PTS Hải Phòng là một doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau với chức năng chủ yếu sau: Kinh doanh vận tải, kinh doanh xăng dầu, và các sản phẩm hóa dầu. Sửa chữa và đóng mới phương tiện thủy, sản xuất cơ khí. Xuất nhập khẩu, mua bán vật tư, thiết bị hàng hóa khác. Dịch vụ hàng hải và các dịch vụ thương mại. Nạo vét luồng lạch, san lấp mặt bằng, xây dựng cơ sở hạ tầng và phát triển nhà, kinh doanh vật tư xây dựng, môi giới, dịch vụ nhà đất. Kinh doanh dịch vụ cảng biển. Kinh doanh khách sạn nhà hàng, kinh doanh kho bãi. Trong bài khoá luận này em sẽ đi sâu vào tìm hiểu hoạt động kinh doanh xăng dầu và hoạt động cung cấp dịch vụ vận tải. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành công ty Sơ đồ 13 Bộ máy quản lý điều hành hiện tại của công ty PTS ( Được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức nămg) HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Kế toán Tài chính Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Vật tư Phòng Đầu tư KD Bất động sản Phòng An toàn Công ty TNH Đóng tàu PTS Hải Phòng Các cửa hàng xăng dầu Đội tàu Thư ký công ty/ Cán bộ trợ giúp HĐQT ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính công ty PTS) Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): ĐHĐCĐ là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết, họp mỗi năm ít nhất một lần. ĐHĐCĐ thông qua báo cáo tài chính hàng năm của công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát của công ty…. Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đế hoạt động của công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ). Hiện tại số thành viên của HĐQT là 5 thành viên, với nhiệm kỳ tối đa của mỗi thành viên là 5 năm. Ban Kiểm soát: Ban kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của HĐQT, tổng Giám Đốc. Hiện ban kiểm soát gồm 3 thành viên, có nhiệm kỳ 5 năm. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban tổng giám đốc. Ban tổng giám đốc: Ban tổng giám đốc của công ty bao gồm Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm, là người điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Phó tổng giám đốc: Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc phân công hoặc uỷ quyền. Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc bố trí nhân sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của tổng công ty, đề xuất các chiến lược kinh doanh... Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tiến hành xây dựng triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh, tổng hợp và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn phụ trách tình hình kinh doanh của các cửa hàng xăng dầu. Tổ chức hoạt động Marketing để duy trì và mở rộng thi trường, đa dạng hoá hình thức dịch vụ, tăng hiệu quả kinh doanh. Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc về công tác cán bộ, sắp xếp bố trí cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh đề ra. Có kế hoạch đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ lao động, chăm sóc sức khoẻ toàn lao động, chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác tiền lương theo chế độ của nhà nước, xây dựng đơn giá tiền lương cho từng luồng tuyến vận chuyển, khảo sát định mức ngày công cho việc sửa chữa tàu, tính lương phải trả hàng năm cho người lao động. Phòng kế toán tài chính: Hạch toán, thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định của nhà nước. Tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc thực hiện nghiêm túc các quy định về kế toán tài chính hiện hành. Thường xuyên cung cấp cho Tổng Giám đốc về tình hình tài chính, nguồn vốn, hiệu quả sử dụng vốn. Phòng kỹ thuật vật tư: Tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty về lĩnh vực quản lý kỹ thuật, quản lý vật tư, quản lý tài sản và các trang thiết bị. Phòng an toàn: Tham mưu về công tác vệ sinh môi trường, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, pháp chế an toàn hàng hải. Phòng đầu tư và kinh doanh bất động sản: Tham mưu cho Tổng Giám đốc và quản lý, triển khai thực hiện các lĩnh vực về: Đầu tư, xây dựng cơ bản, kinh doanh nhà, đất, kinh doanh vật liệu xây dựng, nạo vét luồng lạch, san lấp mặt bằng của Công ty. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Phòng kế toán đảm nhiệm cung cấp thông tin kế toán, thông tin quản trị kịp thời chính xác và đầy đủ cho các đối tượng sử dụng thông tin. Kế toán viên phải phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ tài sản. Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách Nhà nước, thanh toán đúng hạn các khoản vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả, cổ tức…Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, tờ khai thuế GTGT, báo cáo quyết toán của công ty và cung cấp thông tin theo chế độ quy định. Sơ đồ 14: Bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Nhân viên kế toán tiền mặt, kế toán thuế Nhân viên kế toán xăng dầu Nhân viên kế toán vận tải Thủ quỹ Công ty ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính công ty PTS) */Mô tả công việc của phòng kế toán: 1.Kế toán trưởng: Tham mưu cho tổng giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ theo quy định của Bộ tài chính và hướng dẫn của công ty. Chịu trách nhiệm chỉ đạo hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu của HĐQT. Chịu trách nhiệm sắp xếp, tổ chức bộ máy của phòng tài chính kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng. Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp hàng năm (theo quy định của HĐQT) trình duyệt tổng giám đốc Công ty trên cơ sở tổng hợp kế hoạch chi tiết của các đơn vị, phòng ban…. 2. Phó phòng kế toán: Kiểm tra số liệu chi tiết, lập báo cáo tổng hợp tài chính, kiểm kê theo quy định và mục tiêu của phòng đề ra. Chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng nhà để bán bao gồm: Doanh thu, chi phí, công nợ khách hàng. Các trách nhiệm khác do trưởng phòng phân công. 3. Nhân viên kế toán tiền mặt và kế toán thuế: Kế toán tiền mặt Kế toán thuế Chịu trách nhiệm quản lý công nợ tạm ứng nội bộ công ty Kế toán các khoản đầu tư xây dựng cơ bản Các nhiệm vụ khác do kế toán trưởng phân công. 4. Nhân viên kế toán xăng dầu: - Kế toán tiền gửi ngân hàng: - Kế toán tiền vay: - Kế toán xăng dầu: Kiểm tra, theo dõi, lập sổ sách chi tiết, quyết toán, hạch toán về doanh thu, chi phí và công nợ về kinh doanh xăng dầu. - Theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ. - Lập báo cáo công nợ tổng hợp toàn công ty theo quy định - Các trách nhiệm khác do kế toán trưởng phân công. 5. Nhân viên kế toán vận tải: - Kế toán khối vận tải: Chịu trách nhiệm theo dõi khối vận tải thuỷ bao gồm: doanh thu, chi phí, công nợ khách hàng. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vận tải tháng, quý, năm chi tiết cho từng đối tượng. - Kế toán vật tư - Kế toán sửa chữa TSCĐ - Đầu tư chứng khoán. 6. Thủ quỹ công ty: - Thủ quỹ - Y tế 2.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Căn cứ vào Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng bộ tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo, công ty Cổ Phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Hải Phòng áp dụng hình thức kế toán máy và sử dụng phần mềm kế toán VACOM. Và áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Đồng Việt Nam Phương pháp khấu hao: Theo phương pháp khấu hao đường thẳng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên a, Hình thức kế toán nhật ký chung với phần mềm VACOM Để đảm bảo xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin chính xác kịp thời, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy VACOM do công ty công nghệ phần mềm tài chính kế toán STC cung cấp. Hệ thống sổ sách kế toán đã được thiết kế và định sẵn, về cơ bản vẫn đảm bảo đúng mẫu biểu và cách ghi chép theo chế độ kế toán hiện hành. Theo thiết kế của phần mềm kế toán VACOM thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các hoá đơn GTGT, …kế toán nhập số liệu vào giao diện phiếu kế toán, máy sẽ tự động cập nhật lên các sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Cuối quý máy tính sẽ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quý, tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của các tài khoản trên sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh. Kế toán tổng hợp sẽ lập các chứng từ phân bổ kết chuyển trong phần mềm, máy sẽ tự động cập nhật số liệu tổng trên vào các sổ và báo cáo có liên quan. Khi có sự chênh lệch, chưa khớp đúng giữa các sổ và giữa các báo cáo, kế toán tổng hợp sẽ tìm ra nguyên nhân, tiến hành điều chỉnh và đưa ra bảng cân đối số phát sinh chính xác cũng như báo cáo tài chính có liên quan. Quy trình xử lý số liệu của phần mềm VACOM được thực hiện như sau: Sơ đồ 15. Quy trình xử lý số liệu trên phần mềm kế toán VACOM Chứng từ gốc Mã hoá chứng từ và nhập dữ liệu Lưu dữ liệu trong bộ nhớ Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Xử lý dữ liệu b, Giới thiệu về phần mềm kế toán VACOM */ Giao diện chức năng của phần mềm kế toán VACOM Biểu số 01: Giao diện chức năng của phần mềm kế toán VACOM VACOM cũng có đặc điểm chung giống các phần mềm kế toán khác là được thiết kế hệ thống các chương trình được lập sẵn nhằm xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình của kế toán, sau đó in ra các sổ và báo cáo kế toán. Phần mềm VACOM có các mục cơ bản như: +/ Mục hệ thống: được sử dụng để lưu trữ thông tin chung về công ty trong qua trình sử dụng phần mềm như thiết lập các thông số hệ thống (tên công ty, mã số thuế GTGT, số liệu tài khoản giao dịch tại ngân hàng, kỳ kế toán....) +/ Mục danh mục: gồm danh mục tài khoản dùng để quản lý có hệ thống các tài khoản kế toán mà công ty sử dụng để nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Danh mục chứng từ chứa đựng các chứng từ kế toán, mỗi chứng từ gốc đều được mã hoá riêng, mang một ký hiệu nhất định cho phép người sử dụng có thể lọc dữ liệu và in ra bảng kê chi tiết cũng như tổng hợp theo từng loại chứng từ. +/ Mục phân bổ kết chuyển: khi vào menu này, các số liệu đã được nhập vào các sổ sẽ được máy tính tự động kết chuyển lên các sổ liên quan. +/ Mục báo cáo: trong đây có đầy đủ các báo cáo kế toán và các sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản. */ Quy trình nhập dữ liệu kế toán phát sinh với VACOM Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy vi tính qua giao diện phiếu kế toán (Phiếu thu, chi và phiếu kế toán khác) Trường hợp khách hàng, người bán là đối tượng mới có quan hệ thương mại với công ty thì nhân viên kế toán phải cập nhật thêm danh mục cho khách hàng để phục vụ cho việc nhập dữ liệu. Sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, nhân viên kế toán phải kiểm tra tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế đó trên sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, nếu phát hiện sai sót phải tiến hành sửa chữa ngay. Do phần mềm VACOM thiết kế chức năng thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, nên đến cuối quý kế toán tổng hợp chỉ cần sử dụng phần mềm để kết chuyển số liệu từ các sổ cái tài khoản 511, 515, 641, 642, 521...lên báo cáo kết quả kinh doanh của quý. c, Tổ chức mã hoá đối tượng quản lý với VACOM Việc tổ chức mã hoá đối tượng quản lý trong tổ chức kế toán máy là điều hết sức cần thiết và không thể thiếu. Trên cơ sở danh mục các đối tượng đã được xác định người ta tiến hành mã hoá các đối tượng quản lý bằng cách gắn cho mỗi đối tượng quản lý một ký hiệu theo quy luật và nguyên tắc nhất định. Mã hoá đối tượng quản lý thực chất là cách thực hiện phân loại, gắn kí hiệu, xếp lớp các đối tượng quản lý. */ Tổ chức mã hoá chứng từ kế toán Chứng từ kế toán của công ty được khai báo cài đặt trong chương trình như sau: NNTV: Các chứng từ chi tiền liên qua ngân hàng tài vụ. PCTV: Phiếu chi tài vụ. PKKV: Phiếu kế toán khác. CNTV: Các chứng từ thu tiền mặt qua ngân hàng. PTTV: Phiếu thu tiền mặt BTKV: Các chứng từ liên quan đến bút toán kết chuyển. */ Tổ chức mã hoá tài khoản kế toán Về cơ bản, danh mục tài khoản của công ty thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với đặc điểm cơ cấu mặt hàng kinh doanh, công ty mở chi tiết một số tài khoản. */ Tổ chức mã hoá danh mục khách hàng Đối tượng quản lý trong danh mục khách hàng của công ty bao gồm các công ty, tổ chức, cá nhân bên ngoài có quan hệ mua hàng hoá của công ty. Cụ thể: KVI: Công ty xăng dầu khu vực 1 XDPT: Công ty xăng dầu Phú Thọ TCT: Tổng công ty xăng dầu Việt Nam CH01: Cửa hàng số 1 CH02: Cửa hàng số 2 CH03: Cửa hàng số 3 CTYKDTH: Công ty cổ phần kinh doanh tổng hợp XNGNVC: Xí nghiệp giao nhận vận chuyển THUYLOI: Công ty Cp Xây Dựng Thuỷ Lợi Hải Phòng. 2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG. 2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ */ Phương thức bàn hàng và cung cấp dịch vụ Hiện nay ngành kinh doanh chính của công ty PTS là vận tải và đóng tàu. Công ty cung cấp dịch vụ vận tải thuỷ thông qua đội tàu gồm 24 chiếc mang các số hiệu là PTS01, PTS02, PTS03, PTS04, PTS05, PTS06, PTS07, PTS08, PTS10, PTS11, PTS12, PTS14, PTS15, PTS16, PTS17, PTS18, PTS19, PTS20, PTS21, PTS22, PTS23, PTS24, PTS25, PTS26. Công ty còn kinh doanh xăng dầu với phương thức bán hàng chủ yếu là: - Bán lẻ: qua chuỗi cửa hàng số 1, số 2, số 3. - Bán buôn: bán trực tiếp cho các cơ quan tổ chức, cửa hàng kinh doanh. - Xuất bán nội bộ, xuất phục cho các khối tàu, Công ty TNHH một thành viên Đóng Tàu PTS Hải Phòng qua cửa hàng số 5. Mặt hàng xăng dầu của công ty bao gồm: - Xăng dầu chính: Xăng A95, xăng A92, dầu DIEZEL, dầu hoả. - Dầu nhờn */ Phương thức thanh toán: Để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ đồng thời cũng để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi khách hàng, công ty đã đa dạng hoá các phương thức thanh toán để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng. Các phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là: +/ Phương thức thanh toán trả tiền ngay: áp dụng với hầu hết mọi khách hàng để đảm bảo thu hồi vốn nhanh, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Tiền thu được có thể là tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. +/ Phương thức bán chịu: Áp dụng với khách hàng có quan hệ thường xuyên, có độ tin cậy với công ty, mua hàng với số lượng lớn. Khi nhận được hàng hoá dịch vụ, khách hàng chưa trả tiền ngay hoặc chỉ trả một phần tiền hàng, phần còn lại ghi nợ (cụ thể với xăng dầu cho nợ 1 tháng, với vận tải khi có hoá đơn quyết toán thì cho nợ trong vòng 15 ngày). */ Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ a, Kế toán chi tiết doanh thu +/ Chứng từ sổ sách sử dụng trong hạch toán doanh thu bán hàng Chứng từ sử dụng trong hạch toán doanh thu bán hàng là hoá đơn GTGT mua của bộ tài chính. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đè giấy than viết 1 lần), trong đó: - Một liên lưu ở sổ - Một liên giao cho khách hàng - Một liên gửi lên phòng kế toán Tại phòng kế toán tài chính, khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu. Trường hợp khách hàng thanh toán bằng séc, kế toán sẽ lập bản kê nộp séc. Séc thu được sẽ chuyển vào ngân hàng nơi công ty mở tài khoản (ngân hàng công thương Ngô Quyền, ngân hàng INDOVINA). Bảng kê được lập thành 2 bản. Một bản ngân hàng giữ, một bản công ty giữ. Khi ngân hàng nhận được séc chuyển vào tài khoản của công ty thì ngân hàng sẽ chuyển séc và sổ phụ về công ty. Ngoài hoá đơn GTGT, còn có các bảng báo cáo tiêu thụ hàng hoá, báo cáo sản lượng doanh thu vận tải và một số bảng biểu khác. Các sổ sách sử dụng trong hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Sổ cái TK511,512,515,131,111,112… Trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu Hàng tháng dựa vào các chứng từ do phòng kinh doanh chuyển lên gồm hoá đơn GTGT, báo cáo tiêu thụ hàng hoá đã được phòng kinh doanh tổng hợp trên cơ sở báo cáo tiêu thụ hàng hoá do các cửa hàng gửi lên, kế toán xăng dầu sẽ tiến hành kiểm tra sau đó nhập dữ liệu vào máy. Máy sẽ tự động ghi nhận doanh thu, ghi nhận thuế GTGT và cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Ví dụ: Ngày 31/10/2008, công ty PTS Hải Phòng bán dầu hoả cho Công ty Cổ phần Xây dựng Thuỷ Lợi Hải Phòng. Số lượng 26.338 lít, đơn giá 11.657đ/lít, thuế GTGT 10% theo phương pháp khấu trừ thuế. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0456789 và báo cáo tiêu thụ hàng hoá tháng 10/2008, kế toán nhập số liệu vào giao diện phiếu kế toán khác trong phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Chọn mục "Các nghiệp vụ thường xuyên" àNhấn nút ở góc phải ô "1.PCTV - Phiếu chi tiền VNĐ", chọn "3.PKKV - Phiếu kế toán khác VNĐ" Bước 2: Nhập dữ liệu ghi nhận doanh thu: - Tại ô: Số chứng từ: ô này máy sẽ tự động điền theo quy trình tăng luỹ kế. Với hoá đơn GTGT số 0456789 thì có số chứng từ tương ứng là 09/T. - Tại ô Ngày chứng từ: nhập ngày "31/10/2008" - Tại ô Ngày ghi sổ: nhập ngày "31/10/2008" - Tại ô Diễn giải: nhập "Doanh thu bán hàng T10/2008" - Tại ô TK Nợ: nhập "131XD" - Tại ô TK Có: Nhập "511XDC" - Tại ô Mã đối tượng: Nhập "THUYLOI" - Tại ô Tên đối tượng: Máy hiển thị tên " Cty CP Xây dựng Thuỷ Lợi HP" - Tại ô Tiền: Nhập "307 021 878" - Tại ô Diễn giải chi tiết: máy tự động hiển thị " Doanh thu bán hàng T10/2008" Bước 3: Nhập thuế VAT cho chứng từ: Sau khi đã nhập xong dữ liệu của bút toán ghi nhận doanh thu, kế toán ấn Ctrl+A để nhập thuế VAT cho chứng từ; - Các ô Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày ghi sổ, Diễn giải có nội dung như bút toán ghi nhận doanh thu ở trên. Máy sẽ tự động hiển thị. - Tại ô Ngày hợp đồng: Máy tự động hiển thị ngày " 31/10/2008 " - Tại ô Số Serial: Nhập "DL/2008B" - Tại ô Số hợp đồng: Nhập " 0456789" - Tại ô Tiền trước thuế: Máy sẽ hiển thị tự động "307 021 878" - Tại ô %: Nhập "10" (Đây chính là thuế suất thuế GTGT của mặt hàng dầu hoả) - Tại ô Tiền VAT: Máy sẽ tính = Tiền trước thuế * % và hiển thị 30 702 187 - Tại ô TK nợ, TK có: Máy tự động định sẵn và hiển thị 131XD và 333111. - Tại ô diễn giải: Nhập " Thuế GTGT" . Bước 4: Lưu dữ liệu: Sau khi nhập xong, kế toán nhấn nút sửa trên giao diện, màn hình sẽ xuất hiện ô lưu và không lưu. Kế toán nhấn vào nút lưu để lưu vào máy tính các thông tin kế toán. Các thông tin trên phiếu kế toán là cơ sở để máy tự động cập nhật số liệu vào Sổ nhật ký chung (Biểu số 8), Sổ cái TK511 (Biểu số 9). Để xem lại thông tin về nghiệp vụ vừa được máy tự động cập nhật vào các sổ, kế toán quay về giao diện ban đầu nhấn vào mục báo cáo à báo cáo nhật ký chung (trong đây có sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản). Muốn xem thông tin trên sổ nào thì chọn sổ đó. Với phần mềm VACOM cho phép xem vùng dữ liệu trên sổ chi tiết tài khoản theo tháng, theo một khoảng thời gian nhất định ( từ ngày…đến ngày…). Để in sổ cái, sổ nhật ký chung thì bấm phím F7 hoặc biểu tượng máy in trên giao diện hoặc bấm Ctrl + P. Biểu số 2: Hoá đơn GTGT bán xăng dầu số 0456789 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG DL/2008B Liên 3: Nội bộ 0456789 Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty PTS Hải Phòng Địa chỉ: 16 Đường Ngô Quyền - Hải Phòng Số tài khoản: 3.003.888-001 Điện thoại..........................................MS..........0200412699............................... Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần Xây dựng Thuỷ Lợi Hải Phòng Địa chỉ: Km 57- QL10 - Trường Sơn – An Lão - Hải Phòng. Số tài khoản: 3.150.002-12 Hình thức thanh toán:.........Nhận nợ.............MS.........0200535874.................... STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Dầu hoả Lít 26.338 11.657 307.021.878 Cộng tiền hàng 307.021.878 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 30.702.187 Tổng cộng tiền thanh toán: 337.724.065 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba mươi bảy triệu bảy trăm hai mươi tư nghìn không trăm sáu mươi năm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) ( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn) (Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Biểu số 03 BÁO CÁO TIÊU THỤ HÀNG HOÁ Tháng 10 năm 2008 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Kế toán xăng dầu sau khi kiểm tra tính chính xác của các số liệu thì tiến hành nhập số liệu vào giao diện phiếu kế toán khác trong phần mềm. Biểu số 04 Giao diện đầu tiên để vào ghi nhận doanh thu bán hàng Biểu số 5 Giao diện để chọn phiếu kế toán khác Biểu số 6 Giao diện phiếu kế toán khác của ghi nhận doanh thu bán xăng dầu T10/2008 Biểu số 7: Phiếu kế toán khác số 09/T CÔNG TY CP VT & DV PETROLIMEX HP Số phiếu:09 /T PHIẾU KẾ TOÁN KHÁC VNĐ Ngày 31/10/2008 Khách hàng : Công ty CP Xây dựng Thuỷ Lợi Hải Phòng Số tiền : 337.724.065 đồng Viết bằng chữ: Ba trăm ba mươi bảy triệu bảy trăm hai mươi tư nghìn không trăm sáu mươi năm đồng. Kèm theo………02…….chứng