Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại chi nhánh tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng tại Quảng Ninh

331: Phải trả người bán Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước _ Các khoản chi phí liên quan đến quá trình thu mua vật tư được tính vào giá vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 153, 153 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 … _ Đối với vật tư nhập kho do thuê ngoài gia công, chế biến: + Khi xuất vật tư đưa đi gia công, chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152, 153 + Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 152, 153 + Khi nhập lại kho số vật tư thuê ngoài gia công, chế biến xong: Nợ TK 15, 153 Có TK 154 _ Khi xuất vật tư ra sử dụng cho SXKD + Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Nợ TK 241: Chi phí XDCB Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang Có TK 152: Nguyên liệu và vật liệu + Đối với công cụ, dụng cụ Nếu giá trị công cụ, dụng cụ không lớn, tính vào chi phí SXKD một lần: Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 153: Công cụ, dụng cụ Nếu giá trị công cụ, dụng cụ lớn, sử dụng cho nhiều kỳ SXKD phải phân bổ dần vào chi phí SXKD, khi xuất kho công cụ, dụng cụ ghi: Nợ TK 142: ( CCDC có giá trị lớn và có thời gian sử dụng dưới 1 năm) Nợ TK 242: ( CCDC có giá trị lớn và có thời gian sử dụng trên 1 năm) Có TK 153: Công cụ, dụng cụ Khi phân bổ giá trị CCDC xuất dùng cho từng kỳ kế toán ghi: Nợ TK 623, 627, 641, 642,… Có TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn Có TK 242: Chi phí trả trước dài hạn Tính giá trị từng lần phân bổ vào chi phí: Giá trị CC, DC phân bổ mỗi lần = Giá trị CC, DC xuất dùng Số lần phân bổ _ Khi xuất vật tư để góp vốn liên doanh, góp vốn vào công ty liên kết kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh đã xác định, phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi sổ với trị giá vốn góp được phản ánh ở TK 811 hoặc TK 711, kế toán ghi: Nợ TK 222, 223: ( Theo giá đánh giá lại) Nợ TK 811: ( Chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ) Có TK 152, 153: ( Theo giá trị ghi sổ) Có TK 711: ( Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ_ Phần tương đương vốn sở hữu của các bên khác trong liên doanh) Có TK 3387: (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ_ Phần tương đương vốn sở hữu của doanh nghiệp làm liên doanh) _ Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Có TK 627: Chi phí sản xuất chung Có TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 642: Chi phí QLDN 1.5.3 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật tư. Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài sản của doanh nghiệp. Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện trong trường hợp đem vật tư đi góp vốn liên doanh, và trong trường hợp giá của vật tư có biến động lớn. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường. Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định ( Mẫu số 08 - VT), xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch. _ Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi: + Nếu thừa vật tư chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ Có TK 338 ( 3381): Phải trả, phải nộp khác + Nếu thiếu vật tư chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 ( 1381): Phải thu khác Có TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 153: Công cụ, dụng cụ _ Trường hợp đánh giá lại vật tư, doanh nghiệp phải lập hội đồng đánh giá lại. Căn cứ biên bản đánh giá lại vật tư: + Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản + Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch do đánh giá lại, kế toán ghi: Nợ TK 412 Có TK 152, 153 _ Xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại phải do Hội đồng xử lý tài sản của doanh nghiệp thực hiện. Hội đồng này có trách nhiệm phân tích các nguyên nhân cụ thể để có kết luận khách quan. Căn cứ quyết định của Hội đồng xử lý tài sản để ghi sổ kế toán: + Nếu được ghi tăng thu nhập phần giá trị vật tư thừa: Nợ TK 152, 153 Có TK 711 + Nếu vật tư hao hụt trong định mức được tính vào giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 1381 + Nếu người chịu trách nhiệm vật chất về vật tư phải bồi thường: Nợ TK 111: ( Thu bằng tiền mặt) Nợ TK 1388: ( Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi) Nợ TK 334: ( Phần trừ vào tiền lương của người phạm lỗi) Nợ TK 632: ( Phần mất mát, hao hụt còn lại phải tính vào giá vốn) Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý _ Trường hợp xử lý các khoản tăng, giảm do đánh giá lại + Nếu chênh lệch tăng được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK 412 Có TK 411 + Nếu chênh lệch giảm được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK 411 Có TK 412 1.5.4 Kế toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho. Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Giá trị dự phòng vật tư được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho được tính cho từng loại, từng thứ vật tư. Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng tài khoản dự phòng, kế toán sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho: _ Cuối niên độ kế toán, khi một loại vật tư tồn kho có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế toán phải lập dự phòng theo số tiền chênh lệch đó. + Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 + Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL, CCDC THEOPHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK 222, 223 TK 152, 153 TK 111, 112, 151, 331, … TK 133 Nhập kho NVL, CCDC mua ngoài Thuế GTGT (nếu có) TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, … Xuất kho NVL, CCDC dùng cho SXKD, XDCB, … TK 154 TK 154 NVL, CCDC xuất kho thuê ngoài gia công Nhập kho NVL, CCDC thuê ngoài gia công, chế biến xong TK 333 Thuế NK, thuế TTĐB NVL,CCDC nhập khẩu phải nộp (nếu có) Thu hồi vốn góp vào công ty liên doanh, liên kết Nhận cấp phát, nhận vốn góp cổ phần, nhận vốn góp liên doanh TK 411 TK 111, 112, 331, … TK 621, 623, 627, 641, 642, … Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL, CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý NVL xuất dùng cho SXKD hoặc XDCB không sử dụng hết nhập lại kho TK 133 TK 412 TK 3381 TK 142, 242 TK 632 Giảm giá NVL, CCDC mua vào, trả lại cho người bán, chiết khấu thương mại Xuất bán Xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần NVL,CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 222, 223 NVL, CCDC xuất kho để đầu tư vào công ty LD hoặc góp vốn vào công ty liên kết TK 1381 TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại PHẦN 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG QUẢNG NINH. 2.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ ĐƠN VỊ. 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (tên giao dịch là LICOGI ) được thành lập năm 1960, là một Tổng công ty mạnh thuộc Bộ Xây dựng, hoạt động trên địa bàn cả nước, đã từng tham gia thi công nhiều công trình lớn có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, chính trị, quốc phòng của đất nước. LICOGI là nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm thi công các công trình dưới hình thức tổng thầu, từ công tác khảo sát, thiết kế đến xây dựng toàn bộ các công trình thuộc các lĩnh vực như: thuỷ điện, nhiệt điện, các công trình công nghiệp và dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, sân bay, bến cảng, các công trình hạ tầng kỹ thuật, cấp thoát nước... Trải qua gần nửa thế kỷ xây dựng và trưởng thành, hiện LICOGI là một trong những nhà thầu uy tín nhất của ngành xây dựng, với 21 đơn vị thành viên, hơn 13.000 cán bộ kỹ thuật và công nhân được chuyên nghiệp hoá ở tất cả các khâu, hơn 1.500 thiết bị máy móc hiện đại, có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu thi công các công trình đạt tiêu chuẩn quốc tế... Thương hiệu LICOGI luôn được các chủ đầu tư tín nhiệm và đánh giá cao. Chi nhánh LICOGI tại Quảng Ninh là đơn vị xây lắp chuyên ngành, trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng ( LICOGI ) được thành lập năm 2000. Trụ sở đơn vị : Tổ 6 Khu 8 Phường Hồng Hải, TP Hạ Long, Quảng Ninh. Điện thoại: 033 832812 Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước Hình thức hoạt động quốc doanh Vốn kinh doanh 1.500.000.000 đ Loại hình doanh nghiệp : Chi nhánh LICOGI Quảng Ninh là Doanh nghiệp nhà nước, hạch toán độc lập có con dấu riêng, mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Tài khoản riêng được mở tại: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Quảng Ninh Ngân hàng Đầu tư và phát triển Quảng Ninh Ngân hàng Hàng hải Quảng Ninh Số lao động hiện có tại Chi nhánh là 160 người, thuộc bộ phận văn phòng và bộ phận quản lý các tổ đội sản xuất, với các trình độ như đại học, trung cấp, công nhân kỹ thuật. Đối với lực lượng lao động gián tiếp là các công nhân trực tiếp lao động tạo ra khối lượng sản phẩm, gồm có công nhân kỹ thuật (lái máy, lái xe, thợ bậc cao...) và công nhân lao động phổ thông, không có trình độ chuyên môn cao thì đơn vị ký hợp đồng lao động theo thời vụ. Những đối tượng này không được đơn vị đóng BHXH, BHYT. 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh LICOGI tại QN. * Ngành nghề kinh doanh : Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, san gạt mặt bằng, làm hệ thống hạ tầng kỹ thuật khu đô thị (đường giao thông nội bộ, hệ thống cấp nước, thoát nước, hệ thống cây xanh, chiếu sáng). * Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của chi nhánh gọn nhẹ, ít phòng ban. Tất cả tập trung cho mục đích chính là tập trung thi công các công trình, hạng mục công trình, đạt giá trị sản lượng và doanh thu đã đề ra, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Về cơ chế quản lý kinh tế nội bộ : đơn vị chịu trách nhiệm tìm việc, ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó giao khoán công trình cho các đội công trình, công trường sản xuất. Cơ chế khoán của đơn vị được thực hiện rất linh hoạt. Có những công trình do điều kiện ở xa không quản lý trực tiếp được, đơn vị khoán toàn bộ chi phí cho đội công trình theo phương thức: khoán gọn, được ăn lỗ chịu. Còn đối với các công trình nằm trong sự quản lý trực tiếp của mình, đơn vị không thực hiện khoán toàn bộ mà khoán nhân công, phần vật tư và máy thi công đơn vị chủ động điều hành, quản lý tập trung. Hàng tháng các đội công trình báo cáo sản lượng về đơn vị dể hạch toán giá thành tập trung. Đơn vị tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình cho khách hàng, Hồ sơ quyết toán công trình do các đội lập, báo cáo đơn vị kiểm tra, ký duyệt, đơn vị quyết toán và thanh toán với khách hàng, với các chủ đầu tư. 2.1.3 Những thành tích cơ bản mà Chi nhánh LICOGI tại QN đã đạt được trong quá trình hoạt động. Là một đơn vị mới thành lập, cơ sở vật chất kỹ thuật những năm đầu hầu như không có gì, tới nay Chi nhánh đã đạt được sự tăng trưởng vượt bậc về sản lượng cũng như doanh thu xây lắp. Với tinh thần vượt khó, nỗ lực quyết tâm vươn lên, đơn vị dần dần đã đứng vững trong cơ chế thị trường, ngày một phát triển sản xuất, tạo được uy tín đối với khách hàng trong và ngoài tỉnh. Đơn vị đã vươn xa địa bàn hoạt động ra khắp nơi trong tỉnh kể cả nhận thầu một số công trình ở tỉnh ngoài. Do tổ chức tốt bộ máy quản lý, làm ăn có hiệu quả, sản lượng sản xuất của Chi nhánh trong những năm gần đây tăng bình quân 30-40%/năm, doanh thu tăng 40-50%, thu nhập bình quân của cán bộ công nhân trong đơn vị tăng đều qua các năm. Năm 2005 bình quân thu nhập 2.000.000 đồng/người/tháng. Năm 2006 bình quân thu nhập là 2.100.000 đồng/người/tháng. Dự kiến năm 2007 là 2.250.000 đồng/người/tháng. Sau đây là bảng tổng hợp một số chỉ tiêu kinh tế quan trọng của Chi nhánh trong 2 năm gần nhất: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Dự kiến năm 2007 Giá trị sản lượng SX Tr.đ 35.000 50.000 55.000 Doanh thu Tr.đ 26.000 35.000 40.000 Tổng tài sản Tr.đ 15.000 25.000 30.000 Lợi nhuận sau thuế Tr.đ 27 57 60 Số lao động bình quân Người 130 160 220 Lương bình quân tháng Tr.đ/tháng 2 2,1 2,2 Hiện nay Chi nhánh có đội ngũ cán bộ kỹ thuật dày dạn kinh nghiệm trong quản lý thi công, có đội ngũ thợ lái máy, sửa chữa máy móc lành nghề, có nhiều chủng loại máy móc thết bị đa dạng và chuyên ngành. Vì vậy Chi nhánh có đủ năng lực nhận thầu các loại công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông... Chi nhánh đã thi công được nhiều công trình lớn, có kỹ thuật và điều kiện thi công phức tạp, khó khăn như công trình : đường xuyên đảo Thanh Lân, trường học cấp 2,3 huyện Cô Tô, hệ thống hạ tầng kỹ thuật Cảng Vạn Gia_Móng Cái, đường bao biển Lán Bè_Cột 8, san gạt mặt bằng và làm hệ thống hạ tầng kỹ thuật khu đô thị mới Nam ga Hạ Long. Do làm chủ tiến độ thi công, đảm bảo bàn giao công trình đúng hợp đồng, Chi nhánh luôn giữ được uy tín, tạo ra sự tín nhiệm lớn đối với khách hàng và chủ đầu tư. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh LICOGI tại QN. Bộ máy quản lý của chi nhánh LICOGI tại Quảng Ninh được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CHI NHÁNH LICOGI TẠI QUẢNG NINH Đội xây dựng số 1 GIÁM ĐỐC Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh tế Phòng kế toán tài chính Phòng TC lao động tiền lương Phòng hành chính bảo vệ Phòng kế hoạch, kỹ thuật Phòng vật tư Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 4 Đội cơ giới xây dựng + Giám đốc Chi nhánh do Tổng giám đốc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng bổ nhiệm, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn đơn vị. + Giúp việc cho giám đốc còn có 2 phó giám đốc: - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, chỉ đạo sản xuất - Phó giám đốc phụ trách kinh tế, kế hoạch + Các phòng ban chuyên môn gồm có: * Phòng vật tư: Tổ chức quản lý lập kế hoạch vật tư cho phục vụ sản xuất * Phòng kế hoạch kỹ thuật: Tổ chức quản lý kỹ thuật, lập hồ sơ thiết kế, dự toán, hồ sơ dự thầu các công trình, lập các hợp đồng kinh tế trình giám đốc ký duyệt. * Phòng kế toán tài chính: Tổ chức quản lý công tác kế toán, thống kê của chi nhánh * Phòng tổ chức lao động tiền lương: Tổ chức quản lý biên chế lao động, tiền lương, phối hợp với các phòng liên quan xây dựng định mức, đơn giá giao khoán cho từng công việc. * Phòng hành chính, bảo vệ: quản lý bảo vệ tài sản của chi nhánh cũng như các công tác hành chính khác. * Khối sản xuất gồm có: - Đội xây dựng số 1 - Đội xây dựng số 2 - Đội xây dựng số 3 - Đội xây dựng số 4 - Đội cơ giới xây dựng Các đội công trình xây dựng, đội cơ giới xây dựng, phân xưởng sửa chữa ... đều có các đội trưởng, quản đốc, nhân viên thống kê kinh tế và các công nhân sản xuất trực tiếp. Hiện nay, đội cơ giới xây dựng là đội chủ lực của chi nhánh, tại đây tập trung hầu hết thiết bị, máy móc sản xuất của chi nhánh. 2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của chi nhánh LICOGI tại QN * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán tại Chi nhánh LICOGI tại Quảng Ninh gồm: Phòng kế toán và nhân viên thống kê kinh tế tại các đội công trình, phân xưởng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện trong sơ đồ sau: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CHI NHÁNH LICOGI TẠI QUẢNG NINH Kế toán giá thành , tổng hợp Thủ quỹ TP kế toán Kế toán tiền mặt, tiền gửi NH Kế toán VL, CCDC, tiền lương Kế toán TSCĐ Nhân viên kinh tế đội, phân xưởng Phòng kế toán gồm có 5 người,trong đó: - Trưởng phòng kế toán: điều hành chung công tác kế toán Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước giám đốc về bộ máy kế toán, tổ chức hạch toán kế toán. - Kế toán tiền mặt,tiền gửi ngân hàng: theo dõi quỹ tiền mặt, sổ quỹ, sổ tiền gửi và thực hiện giao dịch với ngân hàng. - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương: theo dõi, quản lý hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, lập bảng tính lương, thanh toán lương và các khoản trích theo lương. - Kế toán tài sản cố định: theo dõi, quản lý TSCĐ, lập và trình duyệt phương pháp trích khấu hao TSCĐ, trích khấu hao, phân bổ khấu hao TSCĐ vào giá thành sản phẩm , công trình. - Kế toán giá thành, tổng hợp: tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm theo từng công trình XDCB, vào sổ sách, nhật ký và lập các báo cáo tài chính của chi nhánh. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ nhập và xuất tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Các nhân viên kinh tế tại các đội công trình, phân xưởng: có nhiệm vụ thống kê toàn bộ tình hình chí phí phát sinh trong tháng, thống kê giá trị khối lượng hoàn thành trong tháng để báo cáo về chi nhánh. Tiến hành theo dõi, phát lương cho bộ phận của mình hàng tháng. * Hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại đơn vị. Chi nhánh LICOGI tại Quảng Ninh sử dụng hình thức sổ kế toán theo hệ sổ Nhật ký chung. Nội dung hạch toán hệ Nhật ký chung: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái, theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đối với các phần hành có mở sổ thẻ kế toán chi tiết, đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ được ghi vào sổ thẻ chi tiết có liên quan. Cuối mỗi quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính * Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Kiểm tra, đối chiếu 2.2 TÌNH HÌNH KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CHI NHÁNH LICOGI QN 2.2.1 Đặc điểm và phân loại vật tư tại Chi nhánh LICOGI QN. Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường đơn vị phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Đối với đơn vị sản phẩm là công trình xây dựng cơ bản, chi phí vật tư trong giá thành công trình chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy đơn vị rất coi trọng công tác quản lý vật tư, từ việc xây dựng định mức khoán cho đến khâu theo dõi nhập, kiểm kê, đối chiếu vật tư. Tại Chi nhánh vật tư chủ yếu là do đơn vị mua xuất cho các bộ phận sản xuất theo nhu cầu tiến độ thi công và kế hoạch sản xuất đã giao, hoặc các công trường phân xưởng trực tiếp mua, nhập xuất tại chân công trình, thanh toán bằng hoá đơn về phòng kế toán. Vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất tại Chi nhánh bao gồm nhiều chủng loại như xăng, dầu diezel, dầu nhờn, các loại vật liệu xây dựng khác, các công cụ đà giáo, công cụ xây dựng cơ bản nhỏ như: cuốc, xẻng, búa .. được quản lý thông qua kho. Các loại vật liệu chính như: cát, đá, xi măng, thép, gạch, ... đơn vị không theo dõi qua hàng tồn kho. Các đội lấy vật tư từ các đại lý VLXD chở về tận chân công trình để thi công, sau đó gửi hoá đơn mua hàng về Phòng kế toán để làm chứng từ thanh toán (phải phù hợp với khối lượng dự toán của từng hạng mục công trình. Nếu số vật tư nhập quá dự toán, đội phải xuất toán số vật tư đó khỏi chi phí vật liệu của công trình). * Đối với vật liệu của đơn vị được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của đơn vị, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà đơn vị sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ…..Tuy nhiên các loại vật liệu chính đơn vị không quản lý thông qua kho. + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà đơn vị sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô… + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay đơn vị không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. 2.2.2 Kế toán chi tiết vật tư tại Chi nhánh LICOGI Quảng Ninh. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Chi nhánh LICOGI QN sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. * Nguyên tắc quản lý, hạch toán vật tư tại đơn vị như sau: - Phải phản ánh theo giá thực tế nhập kho. - Xuất kho vật tư tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền. - Định kỳ đánh giá lại vật tư tồn kho, điều chỉnh sổ kế toán. - Một số công cụ, dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, thời gian sử dụng kéo dài phải tiến hành phân bổ dần vào chi phí nhiều kỳ. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói chung và kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Chi nhánh LICOGI QN chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là: * Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Hoá đơn mua NVL, CCDC Phiếu xuất kho, Lệnh xuất kho Phiếu báo định mức nhiên liệu tiêu thụ Phiếu báo công cụ, dụng cụ hỏng * Sổ kế toán chi tiết sử dụng: Sổ chi tiết Nhập_Xuất_Tồn từng loại NVL Bảng tổng hợp Nhập_Xuất_Tồn kho NVL, CCDC Thẻ kho, * Quy trình chứng từ kế toán chi tiết: Đơn vị hạch toán vật tư cuối kỳ theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp thẻ song song Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Kế toán tổng hợp Hoá đơn GTGT mua hàng Lệnh xuất kho Nội dung hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành như sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. 2.2.2.1 Thủ tục nhập kho: * Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ về đến đơn vị đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến đơn vị, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng vật tư; trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán… Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng vật tư xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó