Khóa luận Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường quản trị doanh nghiệp tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam

n, điều chỉnh số liệu, sổ sách theo quyết toán được duyệt hoặc xác nhận và đồng thời hạch toán tại Công ty theo đúng quy định. Đôn đốc đơn vị thực hiện các khoản nộp Ngân sách địa phương, Công ty, nộp báo cáo tài chính theo định kỳ đúng thời hạn. Nắm vững tình hình công nợ phải thu, công nợ phải trả tại các đơn vị trực thuộc, nhất là các khoản thanh toán nội bộ thông qua việc thường xuyên đối chiếu công nợ giữa đơn vị và Công ty theo quy định. Thực hiện các công việc phục vụ cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty kịp thời và chính xác. Nhóm gồm có 3 người 01 người làm công tác tổng hợp, 01 người theo dõi thu chi tiền và báo cáo thuế GTGT, 01 người đảm nhận theo dõi quản lý mạng máy tính của Công ty. Nhiệm vụ và trách nhiệm được quy định cụ thể như sau: Kế toán tổng hợp: Lập kế hoạch thu chi tài chính hằng năm ngay khi kế hoạch SXKD được Lãnh đạo Công ty duyệt. Tổng hợp , lập báo cáo tài chính của Công ty theo định kỳ thường xuyên, đột xuất theo quy định. Nắm tình hình hoạt động của Công ty để làm báo cáo tuần, báo cáo tháng gửi Lãnh đạo Công ty. Quản lý toàn bộ các quỹ tập trung của Công ty theo Quy chế tài chính. Thực hiện trích và sử dụng các quỹ (theo Quy chế tài chính) tại Công ty theo dõi tình hình sử dụng các quỹ phân bổ cho các đơn vị trực thuộc. Kiểm soát và ký “tắt” trên phiếu ghi sổ của các cán bộ phần hành trước khi truy nhập vào mạng máy tính và trình Kế toán trưởng ký phiếu ghi sổ hàng tháng. Được Kế toán trưởng uỷ quyền kiểm tra toàn bộ việc hạch toán của các tổ truy nhập vào mạng và xử lý các sai sót, điều chỉnh khi có ý kiến của Kế toán trưởng. Đề xuất với kế toán trưởng xử lý, điều chỉnh những vướng mắc, tồn tại để đảm bảo chất lượng công tác hạch toán kế toán. Mọi việc điều chỉnh, sửa chữa số liệu liên quan đến hạch toán truy nhập vào máy và báo cáo tài chính nhất thiết phải báo cáo Kế toán trưởng và được đồng ý bằng văn bản. Phối hợp với các đơn vị liên quan suốt trong quá trình quản lý, hạch toán, thời gian báo cáo tài chính để tạo sự kiểm soát thường xuyên giúp lãnh đạo Công ty nắm tình hình và chỉ đạo SXKD. Số liệu kế toán tổng hợp ngoài việc lưu trữ trong máy tính còn phải in ra giấy và cóp vào đĩa mềm để đưa lưu trữ theo quý. Thường xuyên phối hợp với các chuyên viên trong Phòng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số liệu trong báo cáo tài chính của đơn vị và của Công ty, bàn biện pháp tháo gỡ những vướng mắc chung trong công tác KTTKTC của đơn vị và của Công ty. Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, Tập đoàn và của Công ty về chế độ hạch toán kế toán, chế độ báo cáo tài chính. Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng - Trưởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và được uỷ quyền. Kế toán thu chi tiền và tổng hợp thuế VAT: Theo dõi, quản lý chặt chẽ việc thu, chi vốn bằng tiền. Thường xuyên kiểm tra số dư trên tài khoản, thực hiện đối chiếu định kỳ (hằng năm) hoặc khi cần thiết với ngân hàng. Khi nhận được hồ sơ chuyển tiền (hồ sơ gốc) về cấp phát tiền, vốn SXKD, vốn đầu tư XDCB từ các chuyên viên đã được Lãnh đạo phê duyệt, thực hiện kiểm tra hoàn thiện thủ tục (chậm nhất 02 ngày) lập uỷ nhiệm chi trình Lãnh đạo Phòng và Lãnh đạo Công ty ký, sau đó phải đi ngân hàng giao dịch ngay (riêng thuế phải ưu tiên giải quyết trong thời gian nhanh nhất). Hằng tuần hoặc khi cần thiết phải báo cáo với Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) số dư tiền gửi ở các tài khoản ngân hàng. Hằng ngày lập định khoản tiền thu chi trên chứng từ, lập phiếu ghi sổ sau khi có sổ phụ Ngân hàng, nhập số liệu vào mạng máy tính (sau khi đã đối chiếu, kiểm tra) ....Hằng tháng in phiếu ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp kiểm soát trước khi trình Kế toán trưởng ký. Tổng hợp tình hình thuế VAT đầu vào, VAT đầu ra và thuế phải nộp tại địa phương và Công ty, báo cáo Cục thuế Hà Nội theo định kỳ. Thường xuyên cập nhật các thông tin về chính sách Thuế của Nhà nước và hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt các Luật thuế của Nhà nước. Hằng tháng, báo cáo Kế toán trưởng - Trưởng Phòng về tình hình tổng hợp thuế VAT (thuế VAT đầu ra, VAT đầu vào, số phải nộp, đã nộp, phải cấp, đã cấp.....) của toàn Công ty theo quy định. Kiểm tra các đơn vị không chấp hành đúng quy định về kê khai, báo cáo, nộp.... liên quan đến thuế VAT. Cuối năm, tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện thu nộp Ngân sách của các đơn vị và của Công ty. Những công việc đột xuất do Lãnh đạo giao phải xử lý kịp thời theo quy định, nếu có vướng mắc phải đề xuất chính kiến của mình để trình Lãnh đạo xem xét. Chấp hành đúng các quy định của Nhà nước và Tập đoàn về chế độ hạch toán kế toán , chế độ báo cáo tài chính về thực hiện Luật thuế VAT, TNDN tại Công ty. Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng - Trưởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và được uỷ quyền. Chuyên viên tin hoc: Thực hiện quản trị mạng máy tính nội bộ của Công ty và nắm tình hình chung của toàn mạng máy tính về công tác KTTKTC của Công ty. Hướng dẫn cho các chuyên viên trong Phòng KTTKTC thực hiện Bài toán kế toán trên mạng và xử lý các tồn tại phát sinh trên mạng và trên các máy tính tại Công ty. Hướng dẫn các đơn vị sử dụng các bài toán KTTKTC ứng dụng trên mạng máy tính. Quản lý sử dụng máy chủ tại Phòng KTTKTC. Thường xuyên cập nhật những thông tin về sự xuất hiện của Virut để thông báo tới các chuyên viên trong Phòng đề phòng và đề xuất phương án xử lý. Nắm bắt các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin để nghiên cứu áp dụng trong công tác KTTKTC. Phối hợp với công ty VDC để triển khai công tác bảo hành, bảo dưỡng mạng cũng như chương trình phần mềm của bài toán KTTKTC ứng dụng trên mạng máy tính diện rộng đã có, đảm bảo sự vận hành hệ thống KTTKTC của Công ty an toàn, chính xác, kịp thời. Phối hợp với Công ty VDC giải đáp, hướng dẫn các đơn vị sử dụng, khai thác mạng, ứng dụng, cập nhật những điều chỉnh bài toán kế toán, tài chính kịp thời, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Trực tiếp hướng dẫn các đơn vị xử lý những vấn đề bất thường nảy sinh trong quá trình sử dụng mạng. Cảnh báo trước những nguy cơ về Virut xuất hiện trên mạng đối với mạng máy tính của Phòng và sẵn sàng xử lý khi các máy bị Virut tấn công. Phổ biến các phần mềm tiêu diệt Virut mới trên mạng đối với các máy tính của Phòng. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo về tình trạng hoạt động của mạng máy tính tại Phòng, xử lý kịp thời những sự cố máy tính: hỏng, thay thế, virut xâm nhập v.v... đảm bảo không gián đoạn công việc của các chuyên viên trong Phòng, không làm ảnh hướng tới tiến độ và hiệu quả công việc của Phòng. Tuyệt đối bảo mật số liệu tại máy chủ ở Công ty thuộc mạng quản lý KTTKTC. Chỉ được đấu nối và mở mạng có mức độ cho các bộ phận liên quan và được sự đồng ý của Kế toán trưởng - Trưởng Phòng hoạc người được uỷ quyền. Những công việc đột xuất do Lãnh đạo giao phải xử lý kịp thời theo quy định, nếu có vướng mắc phải đề xuất chính kiến của mình để trình Lãnh đạo xem xét. Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng - Trưởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và được uỷ quyền. Nhóm II chuyên viên theo dõi doanh thu: Gồm 2 người có trách nhiệm tổng hợp báo cáo nhanh hằng tháng, quý về sản lượng, doanh thu, chi phí từ các đơn vị (chậm nhất 08 ngày sau tháng, quý báo cáo), tổng hợp số liệu thống kê hoạt động SXKD của toàn Công ty về các chỉ tiêu: sản lượng, doanh thu, chi phí, lao động...., theo định kỳ trên cơ sở chế độ thống kê của Nhà nước và quy định của Tập đoàn, để lập báo cáo thống kê gửi các cơ quan Nhà nước theo định kỳ đúng với các quy định hiện hành. Phối hợp với kế toán tổng hợp sử lý số liệu liên quan giữa báo cáo thống kê và báo cáo tài chính. Hướng dẫn đơn vị những cơ chế, chính sách liên quan đến công tác thống kê, doanh thu. Thường xuyên phối hợp với các chuyên viên trong Phòng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số liệu trong báo cáo tài chính, báo cáo thống kê của Công ty, bàn biện pháp tháo gỡ những vướng mắc chung trong công tác KTTKTC của Công ty. Hằng năm, tổng hợp tình hình thống kê, tình hình đối soát sản lượng doanh thu giữa các đơn vị trong Công ty, phân tích, đánh giá tổng hợp: những biến động bất thường nảy sinh, những tồn tại chưa được giải quyết trong công tác này. Những công việc đột xuất do Lãnh đạo giao phải xử lý kịp thời theo quy định, nếu có vướng mắc phải đề xuất chính kiến của mình để trình Lãnh đạo xem xét. Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và Công ty chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng - Trưởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và được uỷ quyền. Nhóm III chuyên viên theo dõi TSCĐ: Công tác hạch toán tăng giảm TSCĐ được thực hiện tập trung tại Công ty, các Trung tâm chỉ theo dõi về mặt hiện vật với khối lượng tài sản vô cùng lớn và phức tạp nhóm này gồm 3 người mỗi người được phân công theo dõi tài sản của một Trung tâm, hàng quý dựa trên báo cáo của các Trung tâm kiểm tra đối chiếu cập nhật báo cáo sau đó gửi lại chi tiết tăng giảm tài sản cho các đơn vị để cùng phối hợp theo dõi. Nhóm IV chuyên viên theo dõi xây dựng cơ bản: Thẩm định và làm thủ tục trình lãnh đạo Công ty phê duyệt, duyệt quyết toán các dự án đầu tư và xây dựng thi công hoàn thành. Lập các báo cáo kế toán vốn đầu tư theo quy định. Phân tích hoạt động SXKD của các đơn vị do mình quản lý và đưa ra các đánh giá kết quả hoạt động SXKD của đơn vị, có những nhận xét và kiến nghị cụ thể về những vướng mắc khó khăn, thành tích, những sai phạm trong kinh doanh và trong công tác đầu tư và xây dựng; để đề xuất với Lãnh đạo Phòng giải pháp xử lý, hướng dẫn điều chỉnh, uốn nắn, thưởng, phạt kịp thời đối với các đơn vị. Phối hợp với phòng Đầu tư Phát triển và phòng kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch vốn đầu tư và cân đối nguồn vốn đầu tư hằng năm của Công ty. Thường xuyên phối hợp với các chuyên viên trong Phòng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số liệu trong báo cáo tài chính định kỳ của Công ty, bàn biện pháp tháo gỡ những vướng mắc chung trong công tác Kế toán, Tài chính của của Công ty. Nắm bắt tình hình thực hiện khối lượng XDCB hoàn thành, dở dang đối với các dự án dùng nguồn vốn tập trung tại Công ty. Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và Tập đoàn về chế độ tài chính, chế độ hạch toán kế toán, chế độ báo cáo tài chính. Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng - Trưởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và được uỷ quyền. Nhóm V chuyên viên quản trị tài chính: Nghiên cứu các cơ chế, chế độ, chính sách trong lĩnh vực Kế toán Thống kê Tài chính Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước, của Tập đoàn. Dựa trên các báo cáo tài chính và các báo cáo nội bộ tổng hợp, Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và đưa ra các đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, có những nhận xét và kiến nghị cụ thể về những vướng mắc khó khăn, thành tích, những sai phạm trong sản xuất kinh doanh và trong công tác đầu tư và xây dựng; để đề xuất với Lãnh đạo giải pháp xử lý, hướng dẫn điều chỉnh kịp thời. Chủ trì hướng dẫn, tập huấn những vấn đề liên quan đến việc thay đổi cơ chế, chế độ chính sách trong lĩnh vực KTTKTC. Hướng dẫn, giải đáp những vấn đề vướng mắc phát sinh trong lĩnh vực chế độ KTTKTC tại các đơn vị phụ thuộc. Phối hợp với các Phòng chức năng của Công ty để giải quyết các vấn đề tài chính, kinh tế, hạch toán kế toán, thống kê theo chỉ đạo của lãnh đạo Phòng và lãnh đạo Công ty. Những công việc đột xuất do Lãnh đạo giao phải xử lý kịp thời theo quy định, nếu có vướng mắc phải đề xuất chính kiến của mình để trình Lãnh đạo xem xét. Thực hiện đúng các quy định về công tác KTTKTC. Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng - Trưởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và được uỷ quyền. Tại các đơn vị trực thuộc Công ty: Tại các Trung tâm bộ máy kế toán cũng được tổ chức tương tự như tại Công ty và được tổ chức tập trung, toàn bộ công tác ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều được thực hiện ở phòng KTTKTC Trung tâm. Các đơn vị nội bộ Trung tâm như Đài, đội, tuyến , xưởng không có tổ chức kế toán riêng, chỉ có một số kế toán viên làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu, thu nhận, kiểm tra và lập chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị, theo kế hoạch, định kỳ gửi các chứng từ về phòng KTTKTC Trung tâm để ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết, lập báo cáo tài chính chung toàn trung tâm. Các kế toán viên này có nhiệm vụ thu tiền của các đối tượng theo quy định, nộp về thủ quỹ của phòng KTTKTC theo quy định, định kỳ nhận các khoản chi tại phòng KTTKTC để chi cho các khoản chi được duyệt. Đầu năm các đơn vị này cũng được nhận một khoản tạm ứng nhất định để phục vụ chi cho các công việc đột xuất của đơn vị như đi công tác, ứng cứu thông tin... Trong quá trình chi tiêu các chuyên viên này phải lập sổ theo dõi từng khoản chi định kỳ quyết toán với phòng KTTKTC trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, cuối năm nộp số tiền đã tạm ứng chưa chi hết và thanh toán về phòng KTTKTC Trung tâm. Còn ở phòng Tài chính kế toán bố trí một số kế toán viên theo dõi riêng đối với các nghiệp vụ SXKD. Các chứng từ do các đơn vị trong nội bộ Trung tâm gửi lên phòng Tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phù hợp. Nhìn chung, phòng KTTKTC của các Trung tâm bố trí các nhân viên kế toán đảm nhận ở từng bộ phận kế toán có trách nhiệm hoàn chỉnh, kiểm tra chứng từ và trên cơ sở đó nhập số liệu máy vi tính và in các mẫu biểu cần thiết để kiểm tra theo từng phần việc đã được phân công. Đánh giá chung về tổ chức bộ máy kế toán tại VTN Nhìn chung các kế toán viên làm việc trong các phòng Kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty khá trẻ và được đào tạo bài bản, tuổi đời bình quân 32 tuổi, có khoảng hơn 90% đã tốt nghiệp đại học các hệ đào tạo của các trường Đai học Tài chính - Kế toán, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội và các trường đại học khác, trong số đó có khá nhiều cán bộ có trình độ thạc sĩ chỉ có khoảng gần 10% tốt nghiệp các trường trung cấp, tài chính và đảm nhận các công việc giản đơn như thủ quỹ, thủ kho, văn thư. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí nhiệm vụ cho các chuyên viên đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể. Tuy nhiên, các chuyên viên này mới chỉ dừng lại ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán tài chính còn trình độ về kế toán quản trị còn chưa sâu và chưa có kinh nghiệm hơn nữa trình độ tin học của đội ngũ nhân viên kế toán lại chưa cao, chưa được đào tạo một cách hệ thống; thông thường chỉ qua thực tế hoặc một lớp bồi dưỡng ngắn ngày nên việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán còn gặp nhiều khó khăn đáng kể làm hạn chế chức năng sử dụng của máy vi tính, đôi khi máy vi tính mới chỉ thay cho việc tính toán, ghi chép thủ công, chưa khai thác triệt để tính năng, tác dụng nhiều mặt của nó do đó việc cung cấp số liệu hay các phân tích phục vụ cho công tác kinh doanh của Công ty còn rất nhiều hạn chế chưa đáp ứng kịp nhu cầu của Công ty. Vai trò chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trực thuộc của Công ty còn nhiều lúng túng và chưa thống nhất các văn bản ban hành còn chậm trễ và thiếu đồng bộ không theo kịp nhu cầu phát triển của đơn vị. Với những hạn chế như trên mặc dù hình thức tổ chức bộ máy kế toán được áp dụng có ưu điểm là tạo điều kiện cho công tác hạch toán ở các đơn vị được kịp thời, giảm nhẹ công tác kế toán tại bộ phận Văn phòng nhưng lại khó khăn trong việc kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo công tác chuyên môn nghiệp vụ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ chuyên viên kế toán có trình độ, được phân công nhiệm vụ và chịu trách nhiệm rõ ràng. Mỗi chuyên viên kế toán được phân công phụ trách một mảng công việc nhất định, các chuyên viên thực hiện công việc ở công đoạn sau ngoài việc chịu trách nhiệm về công việc của mình còn phải kiểm soát công việc của công đoạn trước. Tuy nhiên thông tin kế toán vẫn chưa thực sự đáp ứng được mục tiêu của kế toán quản trị: chưa đầy đủ, kịp thời do trình độ năng lực và sự phối hợp của các đơn vị trong công ty còn thiếu nhịp nhàng, việc phân tích số liệu phục vụ cho kế toán quản trị gặp nhiều khó khăn. Thêm nữa việc quy định chức năng nhiệm vụ của các đơn vị còn bất hợp lý nên phòng kế toán vừa có nhiệm vụ theo dõi công nợ với khách hàng đồng thời lại vừa có nhiệm vụ tính cước phải thu của khách hàng khiến hiệu lực của công tác kiểm tra trong kế toán không được cao. Trong thực tế ở VTN do phân cấp quản lý tài chính của Tập đoàn và trong điều kiện hạch toán kinh doanh phụ thuộc các Trung tâm được phòng Kế hoạch kinh doanh của Công ty giao một số chỉ tiêu cụ thể như: Doanh thu, Chi phí SXKD, kết quả kinh doanh, lợi nhuận, nhưng do đơn vị trực thuộc là đơn vị hạch toán cấp III phân cấp kế toán chưa đầy đủ, nên một số chỉ tiêu phòng Kế toán tài chính Công ty vẫn phải đảm nhiệm như nguồn vốn, TSCĐ, khấu hao TSCĐ, lợi nhuận...nên chỉ tiêu kế hoạch giao chưa thực sự khuyến khích các Trung tâm quan tâm tới việc tăng thu giảm chi để có lợi nhuận cao. 2.2.2. Hình thức kế toán : Hoạt động viễn thông đòi hỏi một mạng lưới rộng lớn do đó có tính phân tán trong hoạt động kinh doanh nhưng lại có tính tập trung trong xác định kết quả kinh doanh. Đặc điểm này đòi hỏi công tác tổ chức hạch toán kế toán phải hết sức cẩn thận và tăng cường kiểm soát ngay từ khi nghiệp vụ mới triển khai. Công ty dựa trên quy định của Nhà nước và của Tập đoàn đã xây dựng một cơ chế tài chính phù hợp để đảm bảo tính chính xác trong việc xác định doanh thu, chi phí . Hệ thống tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được chia thành 2 cấp: Cấp 1 : Phòng TCKTTK công ty Cấp 2 : Phòng TCKTTK tại các đơn vị trực thuộc Công ty Địa bàn hoạt động của Công ty rộng khắp trong cả nước, khách hàng tập trung phần lớn tại các thành phố Hà nội, Đà nẵng , Hồ Chí Minh nhưng lại có các chi nhánh nằm tại các nơi nên, liên quan đến nhiều Bưu điện tỉnh/Thành phố nên khối lượng công việc rất lớn và khá phức tạp. Chứng từ chủ yếu phát sinh tại các Trung tâm trực thuộc Công ty và được lưu trữ tại các Trung tâm. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ phát sinh được tập hợp gửi về phòng KTTKTC, kế toán các đơn vị trực thuộc tiến hành kiểm tra chứng từ hạch toán nhập vào chương trình kế toán trên máy, tiến hành phân bổ những chi phí sản xuất chung theo tiêu thức chi phí trực tiếp đã được ngầm định sẵn theo tỷ lệ được quy định. Đây là đơn vị đầu tiên thực hiện tập hợp các khoản doanh thu, chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD cho nên đòi hỏi phải đạt mức độ chính xác cao, vì nó không những ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ kết quả của Tập đoàn. Công tác hạch toán kế toán của Trung tâm diễn ra liên tục và được truyền trực tiếp về Công ty hoặc Công ty cũng có thể lấy số liệu của các trung tâm thông qua mạng kế toán Bưu điện. Hàng tháng, cuối quý, năm, Công ty dựa trên số liệu báo cáo doanh thu, báo cáo nhanh doanh thu chi phí hoạt động SXKD, Báo cáo tài chính do Trung tâm tập hợp và số liệu phát sinh tại Văn phòng Công ty để tập hợp báo cáo Tập đoàn. Số liệu này cũng được truyền trực tiếp về Tập đoàn thông qua mạng Kế toán Bưu điện. Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. 2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu : Công tác kế toán của Công ty đã được tin học hoá, phần mềm kế toán được sử dụng là Chương trình kế toán Bưu điện, kết nối toàn bộ mạng kế toán từ các đơn vị thành viên lên Tập đoàn. Số liệu của các đơn vị trực thuộc được truyền lên Công ty số liệu này cũng có thể được lấy trực tiếp từ Công ty thông qua mạng kế toán Bưu điện, kết hợp với số liệu phát sinh và được tổng hợp tại Công ty, Công ty truyền dữ liệu hạch toán và Báo cáo về Tập đoàn. Phần mềm này liên tục được hoàn thiện, mang lại những hiệu quả cao, giảm tải được khối lượng công việc kế toán cho Công ty nói riêng, trong toàn Tập đoàn nói chung và thuận tiện cho việc đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại VNPT, VTN bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Chứng từ kế toỏn ỏp dụng được thực hiện theo đỳng nội dung, phương phỏp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toỏn và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chớnh phủ, cỏc văn bản phỏp luật khỏc cú liờn quan đến chứng từ kế toỏn và cỏc quy định trong chế độ này. Cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đặc thự chưa được quy định danh mục, mẫu chứng từ trong chế độ kế toỏn này thỡ ỏp dụng theo quy định về chứng từ tại cỏc văn bản phỏp luật đó được Bộ Tài chớnh chấp thuận. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toỏn ỏp dụng cho cỏc đơn vị, gồm: TT TấN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT BB (*) HD (*) A. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH 15/2006/QĐ - BTC I. Lao động tiền lương 1 Bảng chấm cụng 01a.1 - LĐTL x 2 Bảng thanh toỏn tiền lương 02b - LĐTL x 3 Giấy đi đường 04 - LĐTL x 4 Bảng thanh toỏn tiền thuờ ngoài 07 - LĐTL x 5 Hợp đồng giao khoỏn 08 - LĐTL x 6 Biờn bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoỏn 09 - LĐTL x 7 Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương 10 - LĐTL x 8 Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội 11 - LĐTL x II. Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT x 2 Phiếu xuất kho 02-VT x 3 Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ 03-VT x 4 Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ 05-VT x 5 Bảng kờ mua hàng 06-VT x 6 Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ tồn kho 08 - VT/NB x III. Bỏn hàng 1 Bảng thanh toỏn hàng đại lý, ký gửi 01 - BH x IV. Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT x 2 Phiếu chi 02 - TT x 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03 - TT x 4 Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng 04 - TT x 5 Giấy đề nghị thanh toỏn 05 - TT x 6 Biờn lai thu tiền 06 - TT x 7 Bảng kiểm kờ quỹ (dựng cho VND) 08a - TT x 8 Bảng kờ chi tiền 09 - TT x 9 Bảng kờ nộp tiền doanh thu 01- TT/NB x V. Tài sản cố định 1 Biờn bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ x 2 Biờn bản thanh lý TSCĐ 02 - TSCĐ x 3 Biờn bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03 - TSCĐ x 4 Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ 04 - TSCĐ x 5 Biờn bản kiểm kờ TSCĐ 05 -TSCĐ x 6 Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ 06 -TSCĐ x B. CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x 2 Danh sỏch người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x 3 .......................... C. CHỨNG TỪ ĐẶC THÙ THEO QUY ĐỊNH CỦA TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THễNG VIỆT NAM 1 Húa đơn GTGT dịch vụ Viễn thụng VT 01 x 2 Húa đơn GTGT Bưu chớnh Viễn thụng BĐ 01 x 3 Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ 02/4L x 4 Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý 04/HDL-3LL x Ghi chỳ: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hướng dẫn Cỏc biểu mẫu bắt buộc và biểu mẫu hướng dẫn thuộc danh mục A nờu trờn được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chớnh. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toỏn. Chứng từ kế toỏn chỉ lập một (01) lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh. Nội dung chứng từ kế toỏn đầy đủ cỏc chỉ tiờu, rừ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh. Chữ viết trờn chứng từ rừ ràng, khụng tẩy xúa, khụng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đỳng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toỏn được lập đủ số liờn theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liờn được lập một lần cho tất cả cỏc liờn theo cựng một nội dung, đảm bảo thống nhất nội dung và tớnh phỏp lý của tất cả cỏc liờn chứng từ. Mọi chứng từ kế toỏn đều cú đủ chữ ký theo chức danh quy định trờn chứng từ, tất cả cỏc chữ ký trờn chứng từ kế toỏn đều được ký theo theo đúng quy định. Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do đơn vị lập hoặc từ bờn ngoài chuyển đến đều được tập trung vào bộ phận kế toỏn đơn vị. Bộ phận kế toỏn kiểm tra những chứng từ kế toỏn đú và sau khi kiểm tra và xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ thực hiện ghi sổ kế toỏn. Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn ở VTN có thể khái quát như sau trong sơ đồ sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập, tiếp nhận xử lý chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán trình Giám đốc duyệt chứng từ (kiểm tra các yếu tố nội dung ...) Lưu trữ và bảo quản chứng từ Phân loại, sắp xếp, định khoản, ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ ở VTN Trỡnh tự kiểm tra chứng từ kế toỏn được thực hiện như sau: Kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chộp trờn chứng từ kế toỏn; Kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đó ghi trờn chứng từ kế toỏn, đối chiếu chứng từ kế toỏn với cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan; Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liệu, thụng tin trờn chứng từ kế toỏn. Khi kiểm tra chứng từ kế toỏn nếu phỏt hiện cú hành vi vi phạm chớnh sỏch, chế độ, cỏc quy định về quản lý kinh tế, tài chớnh của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Khụng xuất quỹ, thanh toỏn, xuất kho,...) đồng thời bỏo ngay cho Giỏm đốc đơn vị biết để xử lý kịp thời theo phỏp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toỏn lập khụng đỳng thủ tục, nội dung và chữ số khụng rừ ràng thỡ người chịu trỏch nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yờu cầu làm thờm