Khóa luận Kế toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ - Hà Nội

tranh sơn mài, hộp đựng đồ trang sức, các vật trang trí … + Hàng gốm sứ như tượng, bình hoa, lọ hoa … + Hàng cói ngô, dừa, mây như chiếu, làn đi chợ, thảm để chân … + Hàng thủ công mỹ nghệ khác : hàng trạm khảm từ bạc, kim loại quý, gỗ mỹ nghệ … Thị trường hàng xuất khẩu chủ yếu là : + Khu vực Châu á - Thái Bình Dương : Nhật Bản, Đài Loan, Hồng Kông, Singapore … + Khu vực Tây - Bắc Âu : Pháp, Đức, Anh, ý, Bỉ, Hà lan … + Khu vực Đông Âu : Nga, Ba lan … + Một số thị trường khác. Nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư máy móc, thiết bị vận tải phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Bộ thương mại và của Nhà nước. Uỷ thác và nhận uỷ thác XNK các mặt hàng Nhà nước cho phép. ²Với các chức năng trên và để thực hiện tốt các chức năng đó , Công ty đã đề ra một số nhiệm vụ sau : Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh XNK ,bao gồm cả hoạt động XNK trực tiếp XNK uỷ thác . Nghiên cứu các biện pháp để thực hiện nâng cao chất lượng, khối lượng hàng sản xuất và xuất khẩu, mở rộng thị trường quốc tế. Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh. Khai thác sử dụng có hiệu qủa nguồn vốn đó, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh doanh, quản lý tài chính, quản lý XNK của Nhà nước và Bộ thương mại. Thực hiện các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thương và các hợp đồng có liên quan tới hoạt động xuất nhập khẩu của công ty. Các giai đoạn phát triển: Sau gần 40 năm hoạt động, cùng với những đổi thay của nền kinh tế, Công ty đã trải qua nhiều bước thăng trầm. + Giai đoạn 1964 – 1989: Công ty hoạt động theo cơ chế bao cấp, mọi hoạt động kinh doanh của Công ty Artexport hoàn toàn thụ động do kế hoạch Nhà nước giao.Thị trường chính xuất khẩu thời kỳ này là các nước Liên xô cũ, các nước Đông âu và một số rất ít các nước TBCN như HồngKông, Nhật Bản, Đan Mạch … Trong thời kỳ này để có nhiều hàng xuất khẩu bảo đảm chắc chắn thực hiện kim ngạch Nghị định thư, Nhà nước, Bộ ngoại thương chủ trương khuyến khích xuất khẩu ( chế độ đơn vị giao hàng xuất khẩu). Do đó kim ngạch xuất khẩu của Công ty trong thời gian này thực sự vững chắc và ngày càng tăng trưởng. + Giai đoạn 1989 – 1992: Liên xô cũ và các nước Đông âu biến động thay đổi cơ chế, nên kim ngạch xuất khẩu của Công ty giảm đáng kể. Mặt khác, đây là thời kỳ Đảng ta chủ trương đưa nền kinh tế đất nước chuyển sang nền kinh tế hàng hoá nhiêù thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Và Công ty XNK thủ công mỹ nghệ – Hà nội phải chuyển qua thời kỳ mới, hoạt động theo đúng chức năng tự hạch toán, hoạch định các chiến lược kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, nên doanh nghiệp không tránh khỏi những lúng túng. Nhất là sự ảnh hưởng của môi trường kinh doanh bên ngoài, sự cạnh tranh gay gắt trên cả thị trường thu mua trong nước và cả thị trường tiêu thụ sản phẩm ở nước ngoài do sự khuyến khích của nhà nước đối với mọi thành phần kinh tế tham gia hoạt động XNK. + Giai đoạn 1992 đến nay: Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng với sự giúp đỡ, chỉ đạo của Bộ thương mại, các cơ quan nhà nước cùng với sự nỗ lực phấn đấu không ngừng khắc phục khó khăn của toàn thể Công ty, Công ty đã gặt hái được những thành tích đáng kể, vẫn giữ vững và phát huy chữ tín của mình đối với tất cả các bạn hàng trong và ngoài nước, xây dựng được mối quan hệ làm ăn với trên 40 quốc gia trên thế giới và được Bộ thương mại đánh giá là một trong 10 doanh nghiệp trực thuộc Bộ có kim ngạch XNK ổn định và tăng trưởng. Về hoạt động nhập khẩu của Công ty từ trước cho đến nay vẫn luôn hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Công ty đã góp phần không nhỏ vào việc đẩy nhanh tiến trình thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước thông qua việc nhập khẩu các nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, và phương tiện vận tải hiện đại, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu dùng trong nước. Cụ thể kết quả thu được từ hoạt động nhập khẩu hàng hoá của Công ty năm 2002 như sau: Biểu 1: Chỉ tiêu Đơn vị tính Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % so KH Kim ngạch NK, trong đó: 1000 USD 16000 17200 107.5 - Tự doanh 1000 USD 7000 9362 134.0 - Uỷ thác 1000 USD 9000 7838 87.1 Tổng doanh thu từ hoạt động NK Triệu đồng 215000 245000 114.0 Doanh thu NK trực tiếp Triệu đồng 126500 171393 135.5 T.Trọng D.thu NK T.tiếp trong tổng D.thu % 58.8 70.0 Doanh thu hoa hồng uỷ thác Triệu đồng 88.500 73.607 86.0 Tỷ trọng H.H uỷ thác trong tổng D.thu % 41.2 30.0 2. Phương hướng và nhiệm vụ kinh doanh của Công ty năm 2003 Công ty XNK thủ công mỹ nghệ là một doanh nghiệp nhà nước chuyên kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của Bộ thương mại và thực hiện các chức năng cơ bản như một doanh nghiệp thương mại. Phương hướng kinh doanh của Công ty đặt ra trong năm 2003 là: - Đẩy mạnh xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng tổng hợp khác, tối đa hoá lợi nhuận, nâng cao thu nhập và cải thiện đời sống CBCNV. - Gắn sản xuất với xuất khẩu, đáp ứng yêu cầu của khách hàng về mẫu mã, chất lượng hàng và tích cực mở rộng thị trường sang các nước TBCN. - Tăng cường nhập khẩu các mặt hàng mà thị trường trong nước còn đang thiếu, đang cần, đảm bảo thực hiện nhập khẩu đúng chính sách nhập khẩu có chọn lọc của Bộ và Nhà nước. Nhiệm vụ cụ thể trong năm 2003: - Hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh tế và tài chính kế hoạch đã đặt ra và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Khôi phục thị trường truyền thống khu vực Đông âu- SNG (Liên xô cũ). - Mở rộng thị trường XNK, tăng kim ngạch xuất khẩu để tăng thu ngoại tệ. 3. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc. Đứng đầu Công ty là giám đốc do Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm, miễn nhiệm, là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Công ty trước pháp luật cũng như trước Bộ chủ quản. Hai phó giám đốc là phó giám đốc phụ trách tài chính và phó giám đốc phụ trách nghiệp vụ, ngoài việc thực hiện chuyên môn của mình còn phải giúp giám đốc trong chỉ đạo hoạt động của Công ty và đại diện cho Công ty khi giám đốc vắng mặt. Các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của giám đốc, cung cấp thông tin thuộc chức năng của mình, tạo điều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kịp thời, đúng đắn. Phòng tổ chức hành chính : Gồm bẩy nhân viên có nhiệm vụ giúp đỡ các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lượng lao động của Công ty. Nghiên cứu các biện pháp và tổ chức thực hiện tinh giảm lao động gián tiếp, lao dộng thừa của Công ty, đồng thời làm quy hoạch đào tạo, tuyển dụng lao động theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương và phân phối hợp lý quỹ tiền lương, tiền thưởng để trình giám đốc. Thực hiện giải quyết các khiếu nại, tố tụng về quyền lợi của người lao động. Phòng tài chính – kế hoạch : Gồm 14 nhân viên thực hiện các chức năng chủ yếu sau: - Lập và quản lý kế hoạch thu – chi tài chính, đôn đốc, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện kế hoạch trong toàn Công ty. - Quản lý các loại vốn và các quỹ tập trung của toàn Công ty. - Tham gia nhận bảo toàn vốn và phát triển vốn công ty. - Tham gia xây dựng và quản lý các mức giá trong Công ty. - Tham gia XD và tổ chức bộ máy quản lý tài chính, kế toán của Công ty. - Tham mưu cho giám đốc xét duyệt các phương án sản xuất kinh doanh, phân phối lợi nhuận và kiểm tra quá trình thực hiện các phương án đó. Phòng thị trường hàng hoá : Đây là đơn vị được thành lập chưa lâu, sự ra đời của nó gắn với chiến lược mở rộng thị trường, đa dạng hoá các mặt hàng xuất nhập khẩu của Công ty. Các phòng tổng hợp : Bao gồm các phòng xuất nhập khẩu: Phòng XNK 2; Phòng XNK 3; Phòng XNK 4; Phòng XNK 5; Phòng XNK 6; Phòng XNK 8; Phòng XNK 9; Phòng XNK 10; và Phòng XNK 11. Các phòng này trực tiếp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch, phương án đã được giám đốc duyệt. Các phòng XNK này thực hiện tất cả các bước của một thương vụ kinh doanh từ việc chào hàng, ký kết hợp đồng đến thực hiện hợp đồng và thanh toán … Các phòng nghiệp vụ : Gồm có 5 phòng là : Phòng Thêu; Phòng Cói; Phòng Dép; Phòng Gốm; Phòng Mỹ nghệ. Các phòng này thực hiện kinh doanh các mặt hàng đặc trưng cho phòng mình theo đúng như tên gọi của phòng, như : phòng Gốm kinh doanh các mặt hàng gốm sứ, phòng Thêu kinh doanh các mặt hàng thêu ren … Cũng như các phòng nghiệp vụ tổng hợp, các phòng nghiệp vụ này cũng tự tìm kiếm khách hàng cho mình, ký kết hợp đồng, đến câc cơ sở sản xuất triển khai hợp đồng và tiến hành thực hiện hợp đồng. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty. Để có một bộ máy giúp việc tốt cho Giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thì giữa các phòng ban trong Công ty phải có mối quan hệ thật chặt chẽ với nhau. Tức là mọi thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty đều được xử lý, luân chuyển và có thông tin phản hồi lẫn nhau. Mối quan hệ đó được thể hiện như sau : Phòng tổ chức hành chính phải thường xuyên cung cấp số lượng công nhân viên tăng, giảm trong kỳ một cách kịp thời để phòng kế toán tính tiền lương cho cán bộ công nhân viên được chính xác. Phòng thị trường hàng hoá tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hoá và cung cấp thông tin cho các phòng kinh doanh những mặt hàng tương ứng, đồng thời cung cấp thông tin cho phòng tài chính- kế hoạch để đánh giá, phân tích hiệu quả của các phương án, giúp các phòng kinh doanh lựa chọn bạn hàng thích hợp nhất. Các phòng kinh doanh phải cung cấp cho phòng tài chính - kế hoạch các chứng từ như hợp đồng mua bán hàng hoá, vận đơn … một cách kịp thời để phòng TC – KH tiến hành hạch toánvà đánh giá hiệu quả từng hợp đồng. Ngoài ra, Công ty còn có các chi nhánh và các xưởng sản xuất. Các chi nhánh cũng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh chung của Công ty, gồm kinh doanh XNK trực tiếp và XNK uỷ thác. Mỗi chi nhánh đều có một thủ trưởng và bộ phận kế toán riêng. Các xưởng sản xuất thực hiện chức năng tổ chức sản xuất hàng xuất khẩu. Mỗi xưởng cũng có một giám đốc xưởng và một nhân viên kế toán riêng II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty Artexport. 1. Tổ chức bộ máy kế toán. Công ty XNK thủ công mỹ nghệ là doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn, có các chi nhánh hoạt động trên địa bàn rộng. Những năm trước đây bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung.Từ năm 1994, Công ty đã chuyển sang hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Theo mô hình này, Công ty có một phòng kế toán tập trung (hay phòng Tài chính kế hoạch ) đặt tại trụ sở chính của Công ty . Tại mỗi chi nhánh có bộ phận kế toán riêng. Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ trực tiếp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại trụ sở Hà Nội, đồng thời cuối kì, kế toán nhận báo cáo tài chính do bộ phận kế toán tại các chi nhánh gửi lên, kiểm tra, tổng hợp và lập báo cáo tài chính toàn Công ty. - Phòng kế toán trung tâm có các chức năng,nhiệm vụ cụ thể như sau: Kế toán trưởng:Chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lí tài chính theo điều lệ kế toán trưởng do Nhà nước ban hành, có trách nhiệm tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra, kiểm soát các thông tin tài chính kế toán đã được tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý của Giám đốc và các phòng ban liên quan để thực hiện công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình tăng giảm TSCĐ trong toàn Công ty Kế toán tiền lương và BHXH: Có nhiệm vụ tính toán phân bổ tiền lương hàng tháng và các khoản trích theo lương của CBCNV trong Công ty. Định kỳ phải đóng tiền BHXH lên cơ quan quản lý BHXH. Kế toán kho kiêm kế toán chi phí: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập, xuất tồn kho vật tư, hàng hoá. Kế toán thanh toán với người mua, người bán:có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các khoản phải thu của khách hàng, khách hàng đặt trước, khoản phải trả người bán, và các khoản ứng trước cho người bán. Kế toán tiền mặt: Theo dõi các khoản thu, chi tồn quỹ tiền mặt. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền gửi ngân hàng và sổ phụ. Kế toán doanh thu: Theo dõi các khoản thu của Công ty. Nhân viên máy tính kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ xử lý các thông tin kế toán trên máy tính đồng thời xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ nhập, xuất quỹ tiền mặt và hàng ngày phải báo cáo số tồn quỹ cho kế toán trưởng và Giám đốc. Hai nhân viên thuộc bộ phận kế hoạch: làm nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch và vạch ra các bước để đạt được kế hoạch đó.Kế hoạch thường được xây dựng dưới hình thức các dự toán dựa trên các nguồn lực hiện có, kết quả thực hiện năm trước và những phân tích về các biến động có thể có trong năm. Nhân viên kế toán tại xưởng có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ phát sinh tại xưởng, lập bảng kê, và định kỳ báo lên phòng kế toán. 2. Tổ chức công tác hạch toán kế toán 2.1) Hệ thống chứng từ kế toán: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo đúng chế độ chứng từ kế toán, có bổ sung phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Cụ thể là: + Chứng từ về nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá gồm: Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT ). Phiếu xuất kho(Mẫu 02-VT). Phiếu xuất kho kiên vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT). Biên bản kiểm nghiệm(Mẫu 05-VT). Thẻ kho(Mẫu 06-VT). Biên bản kiểm kê(Mẫu 08-VT). + Chứng từ về bán hàng: Công ty tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các chứng từ gồm có: Hoá đơn GTGT(Mẫu 01-GTKT-3LL). Tờ khai về Hải Quan về xuất, nhập khẩu hàng hoá. + Chứng từ về tiền tệ gồm: Phiếu thu(Mẫu 01-TT). Phiếu chi(Mẫu 02-TT). Giấy đề nghị tạm ứng(Mẫu 03-TT). Giấy thanh toán tiền tạm ứng(Mẫu 03-TT). + Chứng từ về TSCĐ gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ(Mẫu 01-TSCĐ). Thẻ TSCĐ(Mẫu 02-TSCĐ). Biên bản thanh lý TSCĐ(Mẫu 03-TSCĐ). Biên bản giao nhận TSCĐ - SCL hoàn thành(Mẫu 04-TSCĐ). Biên bản đánh giá TSCĐ (Mẫu 05-TSCĐ). + Chứng từ về lao động tiền lương, gồm: Bảng chấm công(Mẫu 01-LĐTL). Được lập riêng cho từng phòng ban trong Công ty. Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL) cũng đựoc lập riêng cho từng phòng ban. Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (Mẫu 03-LĐTL). Bảng thanh toán BHXH(Mẫu 04-LĐTL). 2.2) Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vì vậy hệ thống tài khoản kế toán Công ty đang sử dụng bao gồm các tài khoản sau (áp dụng theo chế độ kế toán mới): Tài khoản loại 1 TK 111- Tiền mặt TK 112- Tiền gửi ngân hàng. TK 121- Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 131- Phải thu khách hàng. TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. TK 136- Phải thu nội bộ. TK 138- Phải thu khác . TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK 141- Tạm ứng. TK 142- Chi phí trả trước. TK 144- Thế chấp kí cược, kí quĩ ngắn hạn. TK 152- Nguyên vật liệu. TK 153- Công cụ dụng cụ. TK 156- Hàng hoá. TK 157- Hàng gửi bán. TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản loại 2 TK 211- TSCĐ hữu hình TK 214- Hao mòn TSCĐ TK 222- Góp vốn liên doanh TK 241- XD cơ bản dở dang. TK 242- Chi phí trả trước dài hạn Tài khoản loại 3 TK 331- Phải trả người bán TK333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN. TK 334- Phải trả CNV. TK 335- CP phải trả. TK 336- Phải trả nội bộ TK338- Phải trả phải nộp khác. Tài khoản loại 4 TK 411- Nguồn vốn kinh doanh. TK 412- Chênh lệch đánh giá lại TS. TK 413- Chênh lệch tỷ giá. TK 414- Quĩ đầu tư phát triển TK 421- Lãi chưa phân phối. TK 431- Quỹ khen thưởng phúc lợi. TK 441- Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản Tài khoản loại 5 TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính. TK 521- Chiết khấu bán hàng. TK 531- Hàng bán bị trả lại. TK 532- Giảm giá hàng bán. Tài khoản loại 6 TK 632- Giá vốn hàng bán. TK 635 – Chi phí tài chính. TK 641- Chi phí bán hàng. TK 642- Chi phí quản lý DN. Tài khoản loại 7 TK 711- Thu nhập khác. Tài khoản loại 8 TK 811- Chi phí khác. Tài khoản loại 9 TK911- Xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra Công ty còn mở thêm các TK chi tiết cấp 2,3…Để phục vụ cho việc theo dõi, quản lí chặt chẽ tình hình sử dụng vật tư, tài sản, nguồn vốn của Công ty. Công ty không sử dụng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để hạch toán. 2.3) Hệ thống sổ kế toán: * Hình thức sổ kế toán: Công ty Artexport áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán Nhật kí chung. Đây là hình thức kế toán có nhiều ưu điểm như dễ ghi chép, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi chép vào sổ Nhật ký chung, hoặc các Nhật kí đặc biệt theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Sau đó căn cứ vào các sổ Nhật kí để ghi vào sổ cái các tài khoản. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật kí được chuyển vào sổ Cái ít nhất cho 2 tài khoản có liên quan. * Các loại sổ kế toán: áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chung, do vậy Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau: -Sổ kế toán tổng hợp, gồm: + Sổ Nhật kí chung + Các sổ Nhật kí đặc biệt, cụ thể là: Sổ Nhật kí thu tiền –TM. Sổ Nhật kí thu tiền –TGNH-VNĐ. Sổ Nhật kí thu tiền –TGNH- ngoại tệ. Sổ Nhật kí mua hàng xuất khẩu. Sổ Nhật kí mua hàng nhập khẩu. Sổ Nhật kí bán hàng xuất khẩu. Sổ Nhật kí bán hàng nhập khẩu. + Sổ tổng hợp các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng trong nước. Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng nước ngoài. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng trong nước. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng nước ngoài. Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại. * Trình tự ghi sổ: Công ty ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán kế toán do vậy việc vào sổ sách kế toán do máy tính thực hiện. Trên cơ sở chứng từ gốc các nhân viên kế toán nhập dữ liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động vào sổ Nhật kí chung, các Nhật kí đặc biệt, sổ Cái, và sổ kế toán chi tiết. Cuối kì máy cho phép in ra các Báo cáo tài chính.Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Artexport. (Sơ đồ 05) Chứng từ gốc Nhập dữ liệu vào máy Nhật kí đặc biệt Nhật kí chung Sổ kế toán chi tiết TK 151, 156, 157, 131, 331... Sổ Cái TK 151, 156, 157, 632, 511... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Thực hiện hàng ngày Thực hiện cuối kỳ Quan hệ đối chiếu * Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là những báo cáo được lập dựa vào: Phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ sách kế toán, theo các chỉ tiêu tài chính phát sinh tại những thời điểm hoặc thời kì nhất định. Các báo cáo kế toán phản ảnh một cách hệ thống tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những thời kì nhất định. Đồng thời được giải trình giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin tài chính nhận biết được thực trạng tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để đề ra các quyết định phù hợp. Các báo tài chính phải đảm bảo tính hệ thống đồng bộ. Số liệu phản ánh trung thực, chính xác phục vụ đầy đủ và kịp thời. Các báo kế toán Công ty phải lập và nộp cho các cơ quan chức năng gồm: Bảng cân đối kế toán(B01-DN). Báo cáo kết quả kinh doanh(B02-DN). Thuyết minh báo cáo tài chính(B09-DN). Các bảng kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ Nhà nước. Ngoài ra kế toán còn lập một số báo cáo kế toán quản trị để cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trong phạm vi yêu cầu quản lí nội bộ của Công ty như việc quản lí chi tiết một số chỉ tiêu quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục đích phân tích, đánh giá, lập dự toán, dự báo…Như báo cáo về kết quả hoạt động xuất khẩu trực tiếp, hoạt động nhập khẩu, doanh thu XNK uỷ thác, tình hình thực hiện kế hoạch về kim nghạch XNK… 2.4) Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng: Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Kỳ hạch toán là sáu tháng, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 30/06 và từ ngày 01/07 đến ngày 31/12 hàng năm. Kết thúc mỗi kỳ kế toán, kế toán sẽ phải tiến hành tập hợp số liệu để lập sổ sách kế toán phục vụ cho việc lập các báo cáo quản trị. Khi năm tài chính kết thúc cũng trùng với kỳ kế toán kết thúc, kế toán sẽ phải lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo quy định của Bộ tài chính để gửi cho các cơ quan quản lý và làm quyết toán năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Đồng Việt Nam. III Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty XNK thủ công mỹ nghệ. III.1 Chứng từ sử dụng Chứng từ ban đầu là những chứng từ có tính pháp lý cao nhất, là cơ sở cho việc ghi chép và hạch toán kế toán. Tại Công ty, trên cơ sở các mặt hàng được giao, các chỉ tiêu hạn ngạch nhập khẩu được phân bổ, các đơn vị kinh doanh trực tiếp tiếp cận thị trường, tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của khách hàng trong nước. Hoặc căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu uỷ thác mà Công ty đã ký kết với bên giao uỷ thác để từ đó xác định mặt hàng sẽ nhập khẩu. Một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá được thực hiện phải có sự phối hợp giữa phòng nghiệp vụ XNK, phòng kế toán, và phòng tài chính – kế hoạch. Phòng nghiệp vụ XNK đảm nhiệm các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đồng thời hoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu hàng hoá để giao cho phòng tài chính – kế hoạch xử lý, phân tích, đánh giá tính hiệu qủa của hợp đồng và bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ đó. Như vậy một bộ chứng từ về nhập khẩu hàng hoá thường bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá ( Hợp đồng ngoại) Hợp đồng uỷ thác và bản thanh lý hợp đồng uỷ thác nhập khẩu ( Nếu Công ty nhận uỷ thác). Tờ khai hải quan về hàng hoá XNK Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Hoá đơn GTGT về việc sử dụng các dịch vụ như vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá , dịch vụ giám định, kiểm tra chất lượng hàng hoá. Giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi ( Sử dụng trong thanh toán). Các chứng từ liên quan khác: Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, phiếu nhập kho hàng nhập khẩu,và các chứng từ về thanh toán… Quá trình luân chuyển chứng từ của một nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá như sau: Sau khi xác định mặt hàng nhập khẩu, phòng nghiệp vụ sẽ xây dựng kế hoạch nhập khẩu cụ thể, thông qua phòng Tài chính – kế hoạch để phân tích đánh giá hiệu quả các phương án nhằm tìm được bạn hàng thích hợp nhất rồi trình lên Giám đốc ký duyệt phương án. Khi phương án kinh doanh đã được Giám đốc ký duyệt thì phòng nghiệp vụ kinh doanh XNK tiến hành ký kết hợp đồng(Hợp đồng ngoại) và từng bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá. Hàng hoá nhập khẩu thường được Công ty nhập theo giá CIF, do vậy trong trị giá hàng mua phải thanh toán cho khách hàng nước ngoài đã bao gồm cả chi phí vận chuyển ngoài nước và chi phí bảo hiểm trong quá trình hàng chưa về đến nơi giao nhận. Công ty sẽ không phải mua các dịch vụ vận chuyển và bảo hiểm này nữa. Công ty áp dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng ( mở L/C) để đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu và công việc thanh toán diễn ra nhanh gọn, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Do đó, sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, bên xuất khẩu sẽ yêu cầu Công ty mở L/C. Thông thường khi mở L/C Công ty sẽ phải ký quỹ và số tiền ký quỹ do ngân hàng quy định tuỳ theo sự tín nhiệm của ngân hàng đối với Công ty. Tiền ký quỹ thường là 10% giá trị lô hàng nhập khẩu. Ngân hàng sẽ chuyển số tiền ký quỹ này cho bên nước ngoài, đồng thời gửi giấy báo nợ cho Phòng nghiệp vụ trực tiếp tham gia nhập khẩu mặt hàng kinh doanh đó. Phòng nghiệp vụ chuyển giấy báo nợ này cho bộ phận kế toán ở Phòng Tài chính- kế hoạch để tiến hành hạch toán ghi giảm ngoại tệ ngân hàng, phản ánh vào sổ Nhật ký chung, Sổ tổng hợp các tài khoản liên quan và sổ theo dõi chi tiết về tiền gửi ngoại tệ. Việc vào sổ này đều do máy tính thực hiện. Khi hàng hoá đã về đến nơi giao nhận theo đúng như thoả thuận trong hợp đồng nhập khẩu thì đồng thời người bán cũng phải hoàn tất bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá để chuyển cho Công ty thông qua hệ thống ngân hàng và Công ty sẽ tiến hành các thủ tục khai báo với cơ quan Hải quan về hàng nhập khẩu, bao gồm: Tờ khai về hàng hoá XNK Giấy thông báo thuế nhập khẩu của Hải quan Biên lai thuế NK và thuế GTGT hàng NK ( Nếu Công ty nộp ngay) Tiền hàng thanh toán cho bên xuất khẩu: Ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra bộ chứng từ thanh toán do ngân hàng của bên xuất khẩu chuyển cho, nếu thấy phù hợp với L/C, sẽ gửi bộ chứng từ này đến cho Công ty để yêu cầu thanh toán, Công ty xem xét thấy hợp lý thì có thể chấp nhận hối phiếu hoặc thanh toán ngay cho bên xuất khẩu. Nếu thanh toán ngay, ngoài khoản tiền ký quỹ đã trả trước, Công ty sẽ phải thanh toán nốt số tiền còn lại cho bên xuất khẩu bằng tiền gửi ngân hàng thông qua ngân hàng mở L/C. Căn cứ vào bộ chứng từ này, bộ phận