Khóa luận Kế toán khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors

của kế toán phải trả theo chương trình ISO: Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học. Ở mỗi công trình số lượng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhưng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải trả cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu). Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế. Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận Giai đoạn 2: triển khai thiết kế Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình Công đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH. Công đoạn 1: ký hợp đồng với Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1 Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Trong công đoạn này có sự tham gia của Kế toán phải trả như sau: Tổng giám đốc Kế toán phải trả Phòng thu mua (1) Lập Hợp đồng, Đơn hàng, Đề nghị thanh toán đợt 1 => bản gốc Giám đốc tài chính Lập UNC Chi . Lưu bản gốc KT trưởng kiểm tra (1) Ghi chú sơ đồ : (1) hồ sơ đã hợp lệ Giai đoạn 5: thi công công trình Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, thanh toán cho nhà thầu cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp theo tiến độ thực hiện Tổng giám đốc Kế toán phải trả Phòng thu mua hoặc Phòng dự án Lập đề nghị thanh toán đợt 2 Giám đốc tài chính Lập UNC Chi . Lưu bản gốc (1) KT trưởng kiểm tra Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ phát sinh thêm đơn hàng mới với nhà thầu, nhà cung cấp như sau: Tổng GĐ Kế toán phải trả Phòng thu mua KH yêu cầu thêm công việc Lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán đợt 1=>bản gốc (1) GĐ tài chính Phòng Marketing Lập UNC KT trưởng (1) Chi và lưu P. thu mua Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình Công đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán Giai đoạn 7: kết thúc dự án Công đoạn 1: nghiệm thu lập, bảng quyết toán công trình với nhà thầu phụ, nhà cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp khi nhận được bảng quyết toán Tổng giám đốc Kế toán phải trả Phòng thu mua (1) Nhận bảng nghiệm thu từ Phòng dự án lập bảng quyết toán Giám đốc tài chính Nhận Hóa đơn lập UNC Kế toán trưởng Chi và lưu (1) Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành Trên là quy trình thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu công trình trong công ty còn khoản thanh toán cho nhà cung cấp thuộc chi phí quản lý Tổng giám đốc Các phòng ban có yêu cầu chi Kế toán phải trả (1) Giám đốc tài chính Lập đề nghị thanh toán Nhận Hóa đơn lập UNC (1) Kế toán trưởng Chi và lưu Tại C+ tất cả các chứng từ, sổ sách được thiết kế và ghi tự động trên phần mềm và tự in theo Tiếng Anh và Tiếng Việt ( trừ HĐGTGT) vì vậy quy trình thực hiện này cũng được xem là quy trình ghi sổ tại công ty Các bước thực hiện công việc của kế toán phải trả tại công ty: Hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và trang trí nội thất nên các khoản phải trả chiếm khối lượng lớn công việc nên kế toán phải trả trong công ty phải hoàn thành khối công việc khổng lồ vì vậy cần có quy trình hợp lý. Quy định thanh toán của phòng Kế toán: Các phòng ban phải gửi đề nghị thanh toán hoặc thông tin thanh toán bằng email nội bộ trước ngày thứ Hai nhằm mục đích: Kế toán phải trả lập kế hoạch thanh toán trong ngày thứ Hai hàng tuần Kế toán trưởng dựa trên tình hình thu khách hàng và tình hình thi công của tất cả các CT đang thi công để xem xét việc thanh toán cho phù hợp Gửi Giám đốc tài chính duyệt kế hoạch Kế toán phải trả tiến hành các bước thanh toán tiếp theo Các khoản thanh toán gửi về sau ngày thứ Hai sẽ chuyển sang kế hoạch thanh toán của tuần sau Quy định trên nhằm kiểm soát được dòng tiền Thu/Chi và đảm bảo được tình hình thi công ngoài công trình Cách lưu hồ sơ thanh toán: Hồ sơ được lưu theo phân loại nghiệp vụ kế toán, năm, tên công trình và phân biệt theo màu sắc để nhanh chóng tìm được chứng từ. Phiếu Chi (Cash Voucher): lưu file bìa còng màu hồng, theo tháng và năm; đặt tên chỗ lưu này là CTM Ủy nhiệm chi (Bank Voucher) : lưu file bìa còng màu xanh dương, theo tháng, năm, tên ngân hàng đặt tên chỗ lưu này là CTNH Hợp đồng/ Đơn hàng: Khi đang theo dõi thanh toán thì được đánh số thứ tự theo quy định số thứ tự đã lập trên Cash Flow(Cashlow là file excel được phòng kế toán thiết lập với mục đích để theo dõi khoản thu được của KH và theo dõi khoản chi cho nhà cung cấp theo từng công trình gồm các cột: No, Descreption, Cash Openning, Time Pay, Cash Ending. Ngoài ra dựa vào bảng này để lập kế hoạch thu chi hàng tuần lập báo cáo doanh thu hàng tháng, quý), lưu vào đúng bìa nhựa đã được đánh cùng số theo như số đã lập trên Cash Flow; đặt tên chỗ lưu này là CTTX Khi đã thanh toán hết toàn bộ Đơn hàng, thì toàn bộ hồ sơ được chuyển vào lưu ở bìa còng màu hồng theo dõi theo Tên công trình và năm thực hiện; đặt tên chỗ lưu này là TTX Hóa đơn treo công nợ: được lưu vào file bìa còng màu xanh đậm theo tháng, năm; đặt tên chỗ lưu này là HĐCN Khoản phải trả NB giai đoạn triển khai thiết kế. Đối với những công trình có yêu cầu cao về phần thiết kế Cogniplus tiến hành ký hợp đồng với công ty thiết kế hoặc cá nhân thiết kế bên ngoài. Trong giai đoạn này phát sinh khoản phải trả và được thực hiện theo các bước như sau: Bước 1: Phòng thu mua tiến hành thực hiện hợp đồng với công ty thiết kế (cá nhân thiết kế thuê ngoài), nhận hóa đơn GTGT và lập đề nghị thanh toán => chuyển hồ sơ qua phòng kế toán Bước 2: Kế toán phải trả kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ chứng từ sau đó tiến hành lập UNC theo đường dẫn sau: Mở file excel UNC được thiết kế theo biểu mẫu của ngân hàng (Vietcombank là chủ yếu) điền các thông tin sau: Tên nhà thầu phụ, địa chỉ... Số tài khoản tại ngân hàng Số tiền thanh toán Chi tiết nội dung thanh toán (thanh toán cho công việc gì? CT gì?) Bước 3: bộ hồ sơ gửi cho KTT kiểm tra => xét duyệt bởi GĐTC => TGĐ ký chi Bước 4: nhập dữ liệu vào máy tính: Nhập hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn mua hàng/ hóa đơn mua hàng/ điền đầy đủ các nội dung: Ngày, tháng, năm chứng từ Số chứng từ (03029: hóa đơn thứ 29 trong tháng 3) Tên đơn vị bán hàng Nội dung hóa đơn (diễn giải ngắn gọn bằng tiếng Anh và tiếng Việt cho thấy hóa đơn mua cho công việc gì, công trình nào) In hóa đơn dịch vụ theo thông tin nhập tại phần mềm Nhập thông tin công ty thiết kế vào Cashlow tại 2 sheet VND và USD với các nội dung sau: Dựa vào Hợp đồng (Đơn hàng) nhập: Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho công trình Tên công ty thiết kế Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị trên đơn hàng Bước 5: gửi ngân hàng chi khoản tiền Nhập khoản chi vào phần mềm theo đường dẫn: Phiếu chi/ chi ngân hàng/ điền đầy đủ các thông tin: Số thứ tự chứng từ (VCB57:chi tại ngân hàng VCB khoản chi thứ 57) Ngày tháng năm chứng từ Thông tin người nhận tiền Dựa vào UNC nhập khoản đã chi vào Cashlow cần nhập đúng: Đơn vị nhận khoản thanh toán tương ứng với công trình thực hiện Số tiền thanh toán Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 6: Lưu hồ sơ: Hóa đơn GTGT + hóa đơn in theo phẩn mềm lưu vào chỗ có tên là HĐDV Ủy nhiệm chi được đánh số thứ tự theo phần mềm + đề nghị thanh toán kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTNH Các hồ sơ còn lại kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTTX Khoản phải trả NB giai đoạn thi công và nghiệm thu CT: Đây là giai đoạn bắt tay thi công công trình cho đến khi công trình hoàn thành, trong giai đoạn này các khoản phải trả người bán gồm các khoản sau: Phải trả cho nhà thầu phụ: đây là người bán vừa cung cấp vật liệu lẫn thi công. Việc thanh toán thường được thanh toán thành 3, 4 lần ( đợt 1: đặt cọc; đợt 2: hoàn thành % công việc; đợt 3: khi nghiệm thu, quyết toán; đợt 4: thanh toán khoản tiền bảo hành đến hạn) Phải trả cho nhà cung cấp: là những người bán chỉ cung cấp vật liệu. Nhà cung cấp được phân thành : nhà cung cấp lâu năm việc thanh toán được chia thành 3, 4 đợt (tương tự như nhà thầu phụ) và nhà cung cấp mới, nước ngoài việc thanh toán thường là 1 đợt ( 100% trước khi giao hàng) Phải trả cho đội nhân công: là những người bán chỉ cung cấp nhân công thi công CT, việc thanh toán thường được chia thành 3,4 đợt thanh toán ( như với nhà thầu phụ) Cùng là người bán nên quy trình thực hiện tương tự nhau nhưng cách hạch toán có chút khác biệt nhằm tạo tính thuận lợi khi xác định chi phí công trình. Quy trình thực hiện các khoản chi này sẽ được trình bày thành 4 đợt thanh toán như sau: Thanh toán đợt 1 hay còn gọi là khoản đặt cọc (deposit): Đây là khoản phải trả cho nhà thầu (nhà cung cấp, đội nhân công) khi tiến hàng đặt hàng và được quy định ở điều khoản thanh toán trong đơn hàng Bước 1: phòng thu mua nhận Bảng báo giá, lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09, Bảng báo giá => gửi bản gốc cho phòng kế toán Bước 2: kế toán phải trả tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ nhận được ( Đề nghị thanh toán: Số tiền thanh toán là giá chưa thuế dựa trên đơn hàng nhân với số % thanh toán ở đợt này.) Bước 3: nếu hồ sơ hợp lệ tiến hành lập UNC Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, được GĐTC xét duyệt và ký chi bởi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm: UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng đi lệnh Bước 6: Việc thanh toán hoàn thành KTTT phải làm các công việc sau: Nhập UNC vào phần mềm Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót Nhập thông tin nhà thầu phụ vào Cashlow: Dựa vào Đơn hàng, nhập dữ liệu nhà thầu vào Cashlow các nội dung: . Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho công trình . Tên nhà thầu phụ và hạng mục thi công . Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị ở đơn hàng Dựa vào UNC nhập khoản đã chi vào Cashlow cần nhập đúng . Nhà thầu nhận khoản thanh toán tương ứng với CT thực hiện . Số tiền thanh toán . Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 7: Lưu hồ sơ Ủy nhiệm chi + đề nghị thanh toán lưu tại CTNH Đơn hàng đánh số thứ tự (đã nhập vào Cashlow) trên đầu, tô đậm: tên công trình, nhà thầu để thuận lợi cho việc lưu trữ và theo dõi phần công việc của nhà thầu thuộc CT nào ; kẹp chung các hồ sơ còn lại lưu vào bìa nhựa và phải để đúng số thứ tự đã đánh dấu tại chỗ có tên là CTTX Thanh toán theo tiến độ công trình: Việc thanh toán này dựa vào điều khoản thanh toán trong đơn hàng khi nhà thầu phụ (nhà cung cấp, đội nhân công) đã hoàn thành số % công trình Bước 1: Đối với nhà thầu phụ và nhà cung cấp: phòng thu mua hoặc quản lý dự án (PM) tiến hành lập đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 (số tiền thanh toán đợt này: giá chưa thuế x % thanh toán) Đối với đội nhân công phòng PM lập đề nghị thanh toán và bảng hoàn thành khối lượng công việc (Cabinet Delivery Inspection) dựa trên bảng này mà tính số tiền thực trả trong đề nghị thanh toán => gửi phòng kế toán Bước 2: kế toán phải trả kiểm tra tính hợp lệ của đề nghị thanh toán (chữ ký xác nhận và số tiền thanh toán) Bước 3: Kế toán phải trả tiến hành lập UNC (tương tự các lần trước) Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, xét duyệt bởi GĐTC, ký duyệt chi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm: UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng chi Bước 6: nhập dữ liệu: Nhập UNC vào phần mềm theo đường dẫn: phiếu chi/ chi ngân hàng. Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót Nhập số tiền đã chi vào Cashlow cần chính xác các thông tin Nhà thầu nhận khoản thanh toán tương ứng với công trình thực hiện Số tiền thanh toán Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 7: lưu hồ sơ UNC (đã đánh số thứ tự)+ Đề nghị thanh toán lưu tại chỗ có tên là CTNH Các hồ sơ còn lại lưu tại chỗ được đặt tên là CTTX Lưu ý: khi lưu phải theo đúng số thứ tự đã đánh dấu tạo thuận lợi khi lục kiểm tra và lấy hồ sơ khi thanh toán các lần sau. Thanh toán khi có bảng nghiệm thu, quyết toán và hóa đơn: Đây là giai đoạn mà tại công trình hạng mục thi công của nhà thầu phụ (nhà cung cấp, đội nhân công) đã hoàn thành, phòng PM lập và xác nhận bảng nghiệm thu và gửi về phòng thu mua tiến hành lập bảng quyết toán. Bước 1: phòng thu mua gửi Bảng nghiệm thu và Bảng quyết toán => phòng kế toán trước tiên cần kiểm tra tính hợp lệ của hai bảng này thể hiện qua các chữ ký xác nhận Bước 2: kế toán phải trả tiến hành kiểm tra nội dung bảng quyết toán và bảng nghiệm thu: Kiểm tra tính hợp lệ của 2 bảng trên (chữ ký xác nhận đầy đủ) So sánh: Số lượng thực tế của bảng quyết toán có khớp với số lượng trên bảng nghiệm thu không? Đơn giá trên bảng quyết toán có phù hợp với đơn giá trên đơn hàng không và có phù hợp với bảng báo giá cũng như bảng so sánh giá? Bước 3: nội dung các số liệu đã hợp lý (nếu thấy có thắc mắc cần hỏi lại phòng thu mua) tiến hành nhập vào Cashlow Tại cột “No” chữ “r” để biết được đã nhận được bảng quyết toán tiến hành lập Đề nghị thanh toán Tại cột Cash Openning chỉnh sửa giá trị thanh toán với nhà cung cấp nếu có giá trị chênh lệch với bảng quyết toán (vì có thể phát sinh thêm công việc và đặt hàng thêm) Bước 4: khi nhận được hóa đơn GTGT cần làm các công việc sau: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn Số tiền thanh toán có đúng với bảng quyết toán (>=) (vì trong điều khoản thanh toán tại đơn hàng luôn có quy định “giá trị thanh toán cuối cùng dựa vào giá trị trên bảng quyết toán) Nhập nội dung hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: hóa đơn mua hàng/hóa đơn mua hàng các nội dung: Ngày, tháng, năm chứng từ Số chứng từ (03029: hóa đơn thứ 29 trong tháng 3) Tên đơn vị bán hàng Nội dung hóa đơn (diễn giải ngắn gọn bằng tiếng Anh và tiếng Việt cho thấy hóa đơn mua cho công việc gì, công trình nào) In hóa đơn tại phần mềm và kẹp chung với hóa đơn GTGT bản gốc lưu chỗ được đặt tên là HĐDV Bước 5: lập đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 với số tiền thanh toán: số % thanh toán nhân với giá trị bảng quyết toán ( giá đã có thuế) và UNC Trước khi lập cần kiểm tra xem đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp chưa vì: bảng nghiệm thu, bảng quyết toán, hóa đơn không về cùng lúc nếu có tiến hành lập kế hoạch, nếu chưa tạm thời chưa lập kế hoạch. Cách kiểm tra có hóa đơn hay chưa tiến hành in sổ công nợ tại phần mềm theo đường dẫn: quản lý công nợ/ sổ chi tiết công nợ/ nhập tên tài khoản 331/thời gian theo dõi (ngày, tháng, năm)/ tên nhà thầu/ công trình thực hiện: Nếu số dư nợ: chưa có hóa đơn Nếu số dư có: đã có hóa đơn Bước 6: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, xét duyệt GĐTC, duyệt chi TGĐ. Bộ hồ sơ bao gồm: Đề nghị thanh toán/ UNC Đơn hàng/ Hợp đồng Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bảng nghiệm thu/ Bảng quyết toán Bước 7: gửi ngân hàng chi hộ Bước 8: nhập khoản chi vào Cashlow (tương tự các lần khác) phần mềm Bước 9: lưu hồ sơ UNC (được đánh số thứ tự) +Đề nghị thanh toán lưu tại CTNH Các hồ sơ còn lại lưu tại CTTX Lưu ý: Việc thanh toán dựa trên bảng quyết toán, nghiệm thu Kế toán phải trả luôn luôn kiểm tra ý kiến của Quản lý công trình trên bảng nghiệm thu; nếu có những đánh giá không tốt việc thanh toán sẽ tiến hành trễ hơn cho đến khi nhà thầu hoàn thành các trục trặc tại công trình Đối với trường hợp trong Hợp đồng có yêu cầu nhà thầu phát hành Thư bảo lãnh ngân hàng (Cogniplus yêu cầu nhà thầu phát hành thư này giá trị tương đương số tiền bảo hành trước khi thanh toán đợt cuối thường là 5% giá trị hợp đồng) thì kế toán không giữ lại số tiền bảo hành (5%) mà sẽ thanh toán hết trong đợt này Lưu ý: việc thanh toán cho đội nhân công luôn được yêu tiên khi nhận được các yêu cầu thanh toán Thanh toán số tiền bảo hành khi đến hạn: Việc thanh toán này thực hiện khi nhận được yêu cầu của nhà thầu về việc thanh toán số tiền bảo hành (thường là 5% giá trị hợp đồng) Kế toán phải trả lấy bộ hồ sơ của nhà thầu phụ ra, tiến hành các bước sau: Bước 1: in sổ công nợ của nhà cung cấp với mục đích kiểm tra tính có thực của khoản nợ bảo hành này. Bước 2: xem trong đơn hàng điều khoản bảo hành giữ lại bao nhiêu % và nhân với giá trị hợp đồng => so sánh 2 con số (số trong sổ công nợ và số vừa tính) Bước 3: dựa vào điều khoản thanh toán trên đơn hàng và thời gian trên bảng nghiệm thu kiểm tra khoản nợ đã đến hạn chưa. Nếu không còn vướng mắc gì ngoài công trình, tiến hành lập Đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 Bước 4: tiến hành lập UNC cho khoản tiền phải thanh toán Bước 5: gửi bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng kiểm tra => GĐTC xét duyệt và TGĐ kí chi. Bộ hồ sơ gồm: Đề nghị thanh toán/ UNC Bản in chi tiết công nợ của nhà thầu Đơn hàng/ hợp đồng Báng báo giá/ Bảng so sánh giá Bảng nghiệm thu/ Bảng quyết toán Bước 6: tiến hành gửi UNC tới ngân hàng đi lệnh Bước 7: nhập khoản chi vào phần mềm và Cashlow tương tự các lần khác Bước 8: Lưu hồ sơ: UNC (được đánh số thứ tự) + bản in chi tiết công nợ nhà thầu + đề nghị thanh toán được kẹp chung lưu vào bìa còng nơi để CTNH Các hồ sơ còn lại lần này không lưu tại CTTX mà được lưu vào bìa còng nơi đã thực hiện xong các khoản thanh toán với nhà thầu phụ được đánh dấu tên công trình, năm thực hiện nơi được đặt tên là TTX Lưu ý: phải lưu đúng tên công trình mà nhà thầu phụ đã thực hiện nhằm tạo tính thuận lợi cho việc kiểm tra, lục tìm sau này. Tại C+ còn có phát sinh việc thanh toán cho: Nhà cung cấp nước ngoài Nhà cung cấp mới hay trong trường hợp các mặt hàng đặc biệt nhỏ lẻ Công nhân tính lương công nhật Điều khoản thanh toán có thể là 100% trước khi giao hàng và thông thường những đơn hàng này có giá trị nhỏ. Đối với những trường hợp này không theo dõi công nợ nên sẽ không trình bày trong báo cáo Khoản phải trả người bán khác: Các nghiệp vụ trên trình bày khoản phải trả người bán các khoản chi thuộc công trình. Nghiệp vụ này trình bày khoản phải trả cho người bán các khoản chi không thuộc công trình đó là những chi tại văn phòng như tiền thuê nhà, điện nước, taxi…. Bước 1: phòng nhân sự gửi Phiếu yêu cầu vật tư hoặc Giấy báo thanh toán (tiền điện, tiền điện thoại….), Đề nghị thanh toán theo mẫu AC 01-03 => cho phòng kế toán Bước 2: kế toán phải trả tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ và số tiền thanh toán có phù hợp Bước 3: tại C+ Nếu nhận được hóa đơn cùng lúc với các chứng từ trên tiến hành lập Phiếu chi và không theo dõi nên không trình bày Nếu chưa nhận hóa đơn cùng lúc với các chứng từ trên tiến hành lập UNC (tương tự như đối với khoản chi thuộc công trình) và theo dõi công nợ. Bước 4: tiến hành chi và nhận được hóa đơn bán hàng. Bước 5: nhập liệu Nhập vào phần mềm khoản chi đầy đủ các nội dung Nhập hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: hóa đơn mua hàng/ hóa đơn mua hàng/ điền đầy đủ các thông tin (tương tự các lần trước) Bước 6: Lưu hồ sơ Đề nghị thanh toán + UNC cùng các hồ sơ còn lại lưu chung tại CTNH Hóa đơn + bản in hóa đơn theo phần mềm lưu tại bìa còng có tên HDDV 3.2.2. Hồ sơ chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ: 3.2.2.1. Hồ sơ chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: Ủy nhiệm chi (UNC): chữ ký của KTT và TGĐ Hình 3.1: UNC sau khi đã chi Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-03: thanh toán cho nhà cung cấp thuộc DN) với đầy đủ chữ ký của người viết đề nghị (nhân viên phòng nhân sự), người kiểm tra (TP nhân sự), ký chi TGĐ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS AC01-03 ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 239 Điện Biên Phủ, F.6, Q.3, TP.HCM PAYMENT REQUEST Họ & tên người đề nghị thanh toán (Requested by): Nguyễn Thanh Bình Bộ phận (Deparment): HR Tên công trình (Project name): STT No Invoice Nội dung (Description) Số tiền (Amount) Ghi chú (Note) Số (No) Ngày (Date) 01 054160 13/06/2011 Hải Phú Express 188.486 …………… Tổng cộng (Total) 188.486 Ngày (date) 17 tháng (month) 06 năm (year) 2011 Người đề nghị thanh toán Người kiểm tra Tổng giám đốc (Requested by) (Verifief by) (Genreral Director) Hình 3.2: Giấy Đề nghị thanh toán mẫu AC01-03 Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-09: thanh toán cho người bán thuộc CT): đầy đủ chữ ký người lập, người kiểm tra (TP. Thu mua, TP. Dự toán, KT trưởng), ký chi TGĐ Hình 3.3: Giấy đề nghị thanh toán khoản tiền đặt cọc mẫu AC01-09 Hóa đơn GTGT: có chữ ký của nhân viên và thủ trưởng đơn vị bán hàng Hình 3.4: Hóa đơn GTGT Bảng báo giá: được xác nhận bởi đơn vị cung cấp dịch vụ (là cơ sở xác định giá đơn vị các hạng mục cung cấp). Xem Phụ luc Bảng so sánh giá: được xác nhận bởi TP thu mua, TP quản lý dự án, Trưởng ban kiểm soát giá (giữa giá dự toán của công ty và giá của nhà cung cấp, giá nhà cung cấp phải nhỏ hơn hoặc giá dự toán của công ty). Xem Phụ lục Đơn hàng: đầy đủ chữ ký của người đặt hàng (nhân viên phòng thu mua), TP thu mua, trưởng ban kiểm soát giá của công ty, TGĐ và chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Xem Phụ lục Hợp đồng : có đủ chữ ký của người đại diện pháp luật của 2 bên tham gia HĐ (thông thường tại công ty những đơn hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng để ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên). Xem Phụ lục Bảng nghiệm thu hoặc biên nhận giao hàng: chữ ký của TP. PM hoặc Phiếu giao nhận (Delivery Note): được xác nhận bởi 2 bên đơn vị bán hàng và TGĐ C+ (là cơ sở chứng minh việc giao nhận giữa 2 bên). Xem Phụ lục Bảng quyết toán là cơ sở biết được số tiền cần thanh toán nên cần các chữ ký của: nhân viên lập bảng, TP thu mua, xác nhận của nhà cung cấp và ký duyệt của trưởng ban kiểm soát giá. Xem Phụ lục Bảng hoàn thành khối lượng công việc: được phòng PM thực hiện là cơ sở thanh toán cho đội thi công trong quá trình thực hiện công việc. Xem Phụ lục 3.2.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ: Khi nhận được yêu cầu vật tư cho công trình từ Phòng Quản lý dự án, Phòng thu mua và Phòng dự toán tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, nhận Bảng báo giá,lập Bảng so sánh giá sau đó tiến hành lập Hợp đồng, Đơn đặt hàng và Đề nghị thanh toán (AC01-09) Sau khi hoàn tất các thủ tục Phòng thu mua gửi tất cả bản gốc của các chứng từ hợp lệ trên cho Phòng kế toán lưu trữ và giữ bản photo. Căn cứ vào Đề nghị thanh toán Kế toán phải trả tiến hành lập UNC thành 4 bản được kiểm tra bởi KTT, ký chi bởi TGĐ và gửi ngân hàng đi lệnh ký xác nhận, Kế toán phải trả giữ 1 bản Công việc hoàn tất Phòng quản lý dự án thực hiện bảng nghiệm thu (Biên bản giao nhận) được ký nhận giữa 2 bên mua và bán sẽ gửi qua Phòng thu mua để tiến hành lập Bảng quyết toán và gửi bản 2 gốc cho Phòng kế toán lưu trữ Dựa vào UNC, Hợp đồng, Đơn hàng cũng như Hóa đơn GTGT nhận được mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm tương ứng với thời gian nhận 3.2.3. Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng: 3.2.3.1. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả người bán” để theo dõi công nợ phải trả. Tài khoản này được mở chi tiết như sau: 3311: phải trả ngắn hạn người bán 33111: phải trả ngắn hạn NB hoạt động sản xuất kinh doanh (HĐSXKD) 331111: phải trả ngắn hạn người bán HĐSXKD_theo dõi công nợ VNĐ 331112: phải trả ngắn hạn người bán HĐSXKD_theo dõi công nợ ngoại tệ 33112: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư 331121: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư (VNĐ) 331122: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư (USD) 33113: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính 331132: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính (VNĐ) 331131: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính (USD) 3312: phải trả dài hạn người bán 33121: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD 331211: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD (VNĐ) 331212: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD (USD) 33122: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư 331221: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư (VNĐ) 331222: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư (USD) 33123: phải