Khóa luận Kế toán mua bán hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại công ty xuất nhập khẩu với Kampuchia - VIKAMEX

Ngoài ra công ty còn kinh doanh dưới hình thức như: tự kinh doanh mua bán nhận uỷ thác, cho thuê kho. Thông qua lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty đã góp phần vào việc thực hiện chính sách quốc gia khuyến khích xuất khẩu tăng thu ngoại tệ để nhập máy móc thiết bị, góp phần đẩy nhanh tốc độ sản xuất trong nước. b.Về lĩnh vực dịch vụ và đầu tư : Công ty được giao nhiệm vụ kinh doanh, liên doanh, liên kết, xây dựng xưởng sản xuất, gia công tác chế hàng xuất khẩu, được phép đầu tư và liên kết các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để sản xuất pháp luật, tuân thủ các quy định văn bản pháp lệnh mà nhà nước quy định. 2.Nhiệm vụ : Thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký kinh doanh và hoạt động kinh tế theo đúng pháp luật quy định. Tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, hoá chất và hàng tiêu dùng. Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu các loại mặt hàng theo yêu cầu của các đơn vị kinh tế và tư nhân. Trực tiếp giao dịch với các tổ chức kinh tế, thương nhân trong và ngoài nước để ký kết hợp đồng mua bán, giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu. Cho thuê kho bãi. Tiếp nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả kinh tế cao. Thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý ngoại hối và tài chính tín dụng. Quản lý tổ chức cán bộ lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội. Mục tiêu hoạt động : Công ty hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Duy trì thị trường hiện có và không ngừng khai thác thị trường mới, tìm kiếm bạn hàng và xuất khẩu hàng mới. Từ đó ngày càng mở rộng quy mô kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, hoàn thành kế hoạch bộ giao, giải quyết việc làm cho cán bộ công nhân viên, giảm gánh nặng cho xã hội, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước . Trong công tác đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có để nâng cao trình độ nghiệp vụ và chuyên môn phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty và nguồn nhân lực bên ngoài bằng nhiều biện pháp như tìm kiếm, tuyển dụng tích cực hơn. Công ty yêu cầu việc chấp hành nghiêm chỉnh các ngân sách, chế độ có liên quan đến họat động sản xuất kinh doanh, các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính, việc thực hiện nghĩa vụ nộp các loại thuế, trích các khoản phải thu về vốn cho ngân sách nhà nước, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh cho ngân sách nhà nước, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh cho ngân sách đầy đủ kịp thời. III. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH Mọi hoạt động kinh doanh ở tất cả các thành phần kinh tế đều nhằm tồn tại đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Tiến tới mở rộng thu lợi nhuận tối đa hóa lợi nhuận. Để từng bước đạt được mục tiêu đó điều cơ bản là có sự lãnh đạo sáng suốt. Sự quản lý chặt chẻ của ban lãnh đạo, đồng thời có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Môi trường tổ chức tốt là điều kiện không kém phần quan trọng để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nâng cao hiệu quả. Trong công ty quyền hạn giữa các phòng ban được phân định rõ ràng và có quan hệ chặt chẻ với nhau trong công việc. Đặc biệt là phòng kế toán tài vụ và phòng ban kinh doanh xuất nhập khẩu là hai phòng chính đảm đương công tác xuất nhập khẩu tham mưu trong lĩnh vực phân công, đồng thời chịu sự quản lý của ban giám đốc công ty. Để quá trình kinh doanh liên tục và đạt hiệu quả cao, phòng kinh doanh có trách nhiệm nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước từ đó lập kế hoạch xuất nhập khẩu hàng hóa. Thông tin của phòng kế toán tài vụ còn cho biết tình hình tài chính hiệu quả kinh doanh của công ty. Từ đó ban giám đốc đưa ra quyết định kịp thời, đúng đắn. 1.Thuận lợi. Việt nam gia nhập AFTA sẽ dẫn đến xoá bỏ hàng rào thuế quan. Do đó hàng hoá các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu sang các nước ASEAN được hưởng mức thuế 0% đến 5%. Đây là cơ hội cho việc xuất khẩu hàng hoá Việt Nam sang các nước trong khu vực. Biết thừa kế và phát huy ưu điểm của những năm trước, luôn bám sát thị trường để tổ chức lưu thông hàng hoá, kịp thời thay đổi mặt hàng phù hợp với nhu cầu thị trường. Đã có quan hệ với nhiều khách hàng trong và ngoài nước, được nhiều đơn vị tin tưởng hợp tác làm ăn thường xuyên và lâu dài. Đội ngủ cán bộ có nhiều kinh nghiệm, năng nổ, đoàn kết, gắng bó làm việc có hiệu quả. Sự lãnh đạo của Đảng được cũng cố, sự quản lý của chính quyền chặt chẽ, phát huy được tính dân chủ, công khai và công bằng xã hội thông qua các hoạt động giám sát của tổ chức công đoàn công ty và cơ sở. Cùng với sự lãnh đạo của đảng và chính phủ trong việc đổi mới trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước và có sự hội nhập của nền kinh tế thế giới vì hòa bình và phát triển đã mở ra nhiều cơ hội cho tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và công ty VIKAMEX nói riêng có thị trường vươn ra thị trường thế giới. Đồng thời mở rộng cánh cửa đón nhận bạn bè quốc tế hợp tác làm ăn. Những năm gần đây, nhà nước đã ban hành một số chính sách kinh tế đối ngoại tạo điều kiện cho sự phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu của tất cả các doanh nghiệp trong nước nói chung và công ty VIKAMEX nói riêng. Việt Nam nằm trong vòng cung Châu Á Thái Bình Dương, đây là trung tâm phát triển buôn bán năng động nhất thế giới kể cả trong thời kỳ khủng hoản kinh tế, chính trị ở Châu Á. Vị trí địa lý Việt Nam thuận lợi cho ngành giao thông phát triển điều kiện tự nhiên ưu đãi, và chính trị ổn định. Đặc biệt Việt Nam có nguồn nhân lực trẻ, khéo tay, cầu cù và sáng tạo, tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng dần thu hút nguồn nhân lực thế giới, tạo cơ hội thuận lợi cho ngành thương mại Việt Nam phát triển thì công ty VIKAMEX cũng hội tụ được những thuận lợi trên để mở rộng và phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu của mình. 2. Khó khăn. Bên cạnh những thuận lợi trên, Công ty còn phải đương đầu với nhiều khó khăn. Nguồn vật tư từ nước Đông Aâu và Liên Xô cũ đã được Việt Nam quen biết chấp nhận như: Sắt, thép, hoá chất giờ trở nên khan hiếm. Phần tự doanh chiếm tỉ trọng nhỏ không mang lại lợi nhuận cao. Nay là một trong những vấn đề mà công ty đã và đang tìm cách giải quyết. Hệ thống giao thông vận tải còn kém phát triển, hàng hoá xuất khẩu còn phải vận chuyển bằng đường thuỷ trong điều kiện thô sơ và mất nhiều thời gian, chi phí và rủi ro cũng tăng lên, kéo dài thời gian lưu thông hàng hoá, gây trở ngại cho công tác quản ly.ù Nhìn chung mặt hàng xuất khẩu còn nặng nề về xuất thô, nguyên liệu vừa khai thác chưa qua chế biến. Phần lớn các sản phẩm xuất khẩu bán trung gian làm giảm hiệu quả kinh tế . Cuộc khũng hoảng kinh tế không ảnh hưởng trực tiếp nhưng ảnh hưởng gián tiếp không nhỏ, hàng xuất khẩu của họ rẻ hơn, cạnh tranh với hàng xuất khẩu cùng loại với ta. Do biến động về tài chính các nhà đầu tư nước ngoài và khu vực Châu Á tính toán thận trọng hơn khi đầu tư vào Việt Nam. Trước những khó khăn chung như vậy thì Công ty VIKAMEX không thể không tránh khỏi những khó khăn riêng trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu của mình. Buôn bán nghị định thư chấm dứt thị trường Đông Âu bị bỏ ngõ, buộc công ty phải đi tìm đối tác và bạn hàng để có kế hoạch làm ăn. Sức cạnh tranh của công ty so với doanh nghiệp nước ngoài yếu hơn, ngoài ra công ty còn phải đương đầu với hình thức buôn bán tiểu ngạch và buôn bán lậu tại các tỉnh Nam Bộ giáp Kampuchia. 3.Phương hướng phát triển trong tương lai. Mục tiêu quan trọng nhất trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Tuy nhiên đi kèm mục tiêu kinh tế hoạt động của doanh nghiệp còn phải hướng tới mục tiêu xã hội nhất định. Ban giám đốc chú trọng tìm thị trường mới, nâng cao thị phần trên các thị trường hiện có. Mở thêm văn phòng đại diện ở các tỉnh, các nước trên thế giới. Chú trọng tập trung phát triển trình độ, chuyên nghiệp hoá và trẻ hoá đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tiếp tục hiện đại hoá trang thiết bị kỹ thuật, tăng năng suất, giảm chi phí trung gian, chi phí quản lý và giá thành. Tiến hành đổi mới công nghệ dựa vào yêu cầu thị trường một cách thiết thực. Lập kế hoạch nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhằm đạt tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế. Nâng cao hiệu quả kinh doanh và mở rộng thị trường đầu ra cũng là mục tiêu của công ty về lâu dài. Đáp ứng nhu cầu thỏa mãn cao nhất lợi ích tiêu dùng cho các đối tượng tiêu dùng khi sử dụng sản phẩm của công ty. IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY. Toàn công ty còn khoản 100 cán bộ công nhân viên, với độ tuổi trung bình là 40 trình độ Đại học 40%, trình độ trung cấp là 30%. Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kế Toán Tài Vụ Chi nhánh tại Hà Nội Phòng Kế Hoạch Tổng Hợp Phòng Xuất Nhập Khẩu Phòng Kinh Doanh Tổng Hợp Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng xuất khẩu Đại diện công ty tại Pnômpênh Kho SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ V. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN. 1. Ban giam đốc + Giám đốc: Đứng đầu công ty là giám đốc ( do Bộ Thương Mại bổ nhiệm giám đốc công ty quản lý và điều hành tất cả các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong công ty và chịu trách nhiệm với nhà nước. + Phó giám đốc: Giúp giám đốc tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty. 2. Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức nhân sự, thực hiện các công tác phục vụ cho mọi hoạt động của công ty như sau: + Tham mưu cho giám đốc tổ chức, sắp xếp, bố trí nhân sự có năng lực phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty + Quản lý hồ sơ lí lịch cán bộ công nhân viên trong toàn bộ công ty, thực hiện việc tuyển dụng, cho thôi việc, bổ nhiệm và bãi nhiệm, khen thưởng hay kĩ luật. + Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên công ty. + Thực hiện tốt công tác bảo vệ cơ quan, mua sắm thiết bị văn phòng. + Quản lý công văn đi, đến, con dấu và công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu 3. Phòng kế toán tài vụ: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty xây dựng kế hoạch chương trình cấp trên duyệt theo chế độ quy định. Đảm bảo nhu cầu vốn kinh doanh theo kế hoạch của công ty, quản lý và bảo tồn nguồn vốn, đề xuất phương án sử dụng có hiệu quả. Tổ chức công tác hạch toán kế toán vừa phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty theo chế độ quản lý tài chính hiện hành của nhà nước. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, hàng năm. Nhằm đánh giá tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh, tháo gỡ cacù ách tắc trì trệ, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Lập đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán, quyết toán của công ty theo quy định của nhà nước và bộ. Kiểm tra tình hình kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, luật thu nộp thanh toán kiểm tra và gìn giữ các tài sản vật chất, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các tình trạng tham ô, lãng phí vi phạm chính sách chế độ kỹ thuật kinh tế tài chính của nhà nước. Ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác và có hệ thống diễn biến sử dụng các nguồn vốn vay, vốn ngân sách cấp và vốn tự có. Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán tiền hàng xuất nhập khẩu đối nội, đối ngoại và quốc tế. 4. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng kinh doanh tổng hợp. Trực tiếp thực hiện việc kinh doanh xuất nhập khẩu, dịch vụ thương mại theo cacù chỉ tiêu được giao. Tìm nguồn hàng kinh doanh và chọn phương án kinh doanh thích hợp để đẩy mạnh việc kinh doanh xuất khẩu, đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao. Tổ chức thực hiện toàn bộ quá trình thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu, dịch vụ thương mại, từ khâu đầu đến khâu cuối và kết thúc hợp đồng, xây dựng phương án kinh doanh cụ thể cho từng nghiệp vụ tự doanh, thực hiện đầy đủ quá trình kinh doanh theo phương án được giám đốc duyệt. Nghiên cứu tình hình thị trường, giá cả trong và ngoài nước, phát triển theo cơ cấu mặt hàng mới, mở rộng việc gia công hàng xuất khẩu và thị trường tiêu dùng hàng xuất khẩu. Tổ chức liên doanh liên kết với các tổ chức hàng xuất khẩu và tiêu thụ hàng xuất khẩu. Chịu trách nhiệm bảo tồn vốn kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có lãi, dịch vụ nào kinh doanh bị lỗ phải tìm dịch vụ khác kinh doanh để bù vào. Chấp hành nghiêm chỉnh kinh doanh xuất nhập khẩu quản lý thị trường của nhà nước. 5. Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng xuất khẩu. Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc của công ty, thực hiện hạch toán theo quy định “388” của chính phủ cho một xí nghiệp trực thuộc của công ty, xí nghiệp sản xuất và chế biến những mặt hàng xuất khẩu, thủ công mỹ nghệ, cho thuê kho và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. Xí nghiệp được công ty uỷ quyền chủ động giao ký, giao kèo và thực hiện các nghiệp vụ mua bán ngoại thương. Công ty giao kế hoạch hàng năm cho xí nghiệp thực hiện, xí nghiệp phải báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm về kết quả hoạt động kinh doanh cho công ty. Giám Đốc xí nghiệp chịu sự chỉ đạo của Giám Đốc công ty. 6. Chi nhánh tại Hà Nội. Chi nhánh này thay mặt công ty làm trực tiếp với Bộ Thương Mại, các bộ ngành và các đơn vị kinh tế để giải quyết các công việc như: chỉ tiêu kế hoạch, hạn ngạch xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ xuất nhập khẩu có liên quan, tổ chức huy động các nguồn hàng từ các tỉnh phía bắc để chuyển vào công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội, Hải Phòng. Phản ánh kịp thời thông tin về tình hình hàng hóa, các chính sách, văn bản của nhà nước. Có quyền chủ động kinh doanh, một số nghiệp vụ tạo lãi góp phần tự trang trải cho chi nhánh công ty tại Hà Nội do công ty uỷ quyền. Hàng tháng phải báo cáo định kì về công ty. 7. Đại diện công ty tại Pnômpênh. Thay mặt công ty làm việc với cơ quan chức năng của Kampuchia trên các đối tác, các doanh nghiệp Kampuchia để phản ánh kịp thời các thông tin về kinh tế, hàng hóa thị trường và thay mặt công ty kí các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu của mình cho công ty theo quy định. 8. Kho Giữa các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ và hổ trợ nhau. Có nhiệm vụ lưu trữ, bảo vệ, cung ứng các mặt hàng xuất nhập khẩu. Khi có lệnh xuất kho của phòng kế toán thì họ kiểm tra số thực nhập, số thực xuất để ghi vào thẻ kho. Hàng tháng, quý, năm cũng tiến hành đối chiếu với phòng kế toán xem có thực khớp không. Nếu khớp thì công việc hoàn thành, còn không khớp thì phải tìm nguyên nhân khắc phục. VI. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY. 1. Tổ chức bộ máy kế toán SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Kế toán ngân hàng, thuế Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định 2. Chức năng nhân viên phòng kế toán : Kế toán trưởng: phân công và chỉ đạo các nhân viên kế toán mọi chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo kế toán . Đều phải có xác nhận của kế toán trưởng. Lập kế hoạch thu chi tài chính, các dự án chi phí sản xuất kinh doanh có quyền yêu cầu các bộ phận trong công ty cung cấp tài liệu cần thiết cho công tác kế toán. Kế toán tổng hợp: là người phụ trách đắc lực cho khoa kế toán có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu chi tiết của kế toán viên. Tính toán và xác định mọi chi phí phát sinh để tính nên giá thành, căn cứ vào chứng từ gốc, lập phiếu chi, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Kế toán ngân hàng, thuế: là người theo dõi các khoản tiền vay, tiền gởi ngân hàng, hàng ngày nhập số liệu giao dịch với ngân hàng, kiểm tra chứng từ, mua ngoại tệ, mở L/C.. cuối tháng lập báo cáo gởi cho kế toán tổng hợp. Đồng thời tổ chức theo dõi, ghi chép và nộp ngân sách thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng.. Kế toán tiền mặt , tiền gởi ngân hàng: căn cứ vào chứng từ gốc và các phiếu đề nghị thanh toán được Giám Đốc và Kế Toán Trưởng đồng ý thanh toán tiền để viết phiếu chi, phiếu thu. Theo dõi tài khoản 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng”, cuối ngày lên báo cáo quỹ gởi cho Kế toán Tổng hợp Kế toán công cụ dụng cụ, tài sản cố định: theo dõi và phản ánh vịêc mua bán sử dụng và cấu tạo các loại công cụ dụng cụ, tài sản cố định tại công ty, hàng quí kế toán còn phải trích khấu hao cho các loại tài sản cố định trong công ty. 3. Tổ chức chứng từ: Công ty vận dụng chế độ chứng từ theo quy định của bộ tài chính gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ theo hướng dẫn có sữa đổi phù hợp với công ty bao gồm: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Thẻ kho + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Chứng từ ghi sổ + Uỷ nhiệm chi Trước tháng 11/1995 công ty sử dụng hệ thống tài khoản cũ . Từ tháng 11/ 1995 Bộ Tài Chính ban hành hệ thống tài khoản mới theo quy định. Công ty áp dụng tài khoản mới, bên cạnh đó công ty còn mở chi tiết cho các tài khoản 111, 112, 131, 138, 155, 156, 211, 214, 311, 333, 334, 338, 421, 431, 511, 632, 641, 642, 911.. 4. Hình thức kế toán được áp dụng. Nhằm đảm bảo tính nhanh gọn, chính xác và nhất là dễ dàng xử lý bằng máy tính, công ty đã chọn hình thức hạch toán kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc và được phân loại ghi vào chứng từ ghi sổ, có định khoản vào tài khoản đối ứng. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ ghi vào sổ tiền mặt, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho kế toán ghi vào sổ thẻ chi tiết các đối tượng có liên quan. Căn cứ vào chứng từ kế toán từng loại ghi vào chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ tài khoản có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số tổng cộng trên các sổ chi tiết đối chiếu với sổ tài khoản. Căn cứ vào sổ cái đã khoá sổ lấy số liệu lập bảng cân đối tài khoản. Đối chiếu tổng số phát sinh trong bảng cân đối tài khoản với tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ số liệu ở sổ cái, bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợpsổ chi tiết kế toán. Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiện bằng phần mềm kế toán SYS.2000 TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính GHI CHÚ: Ghi hàng ngày: Ghi cuối ngày: Ghi đối chiếu: PHẦN III: KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY VIKAMEX. A/ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA BÁN HÀNG HOÁ: I/. Kế toán quá trình mua hàng: 1.Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, bảng báo giá, lệnh nhập kho, phiếu nhập kho, biên bảng giao nhận hàng hoá, phiếu thanh toán, phiếu thu, phiếu chi 2.Sổ sách sử dụng: Sổ tổng hợp, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết mua hàng . 3. Tài khoản sử dụng: TK 1561: Giá mua hàng hoá. TK 1562: Chi phí mua hàng. TK 111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gởi ngân hàng. TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. 4. Diễn biến quá trình mua hàng và trình tự luân chuyển chứng từ: a. Diễn biến quá trình mua hàng: Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, kinh doanh mua bán rộng rãi các mặt hàng chủ yếu trên thị trường. Công ty có quá trình hoạt động lâu dài trong lĩnh vực kinh doanh mua bán nên hình thành hệ thống các nhà cung cấp, các khách hàng quen thuộc. Với phương thức kinh doanh thận trọng, khi đã nắm bắt được nguồn hàng (tức là khi biết rỏ giá cả, sức tiêu thụ hàng hoá trên thị trường) công ty tìm ngay đối tác đầu ra. Lúc này phòng kinh doanh sẽ lập phương án nhập hàng, hàng gồm nhiều mục tiêu nhưng mục tiêu cuối cùng là mua hàng. + Mua hàng nội địa: căn cứ vào hợp đồng mua bán, bên bán xuất hoá đơn đỏ gởi cho bên mua hàng. Khi hàng về bên bán căn cứ vào hoá đơn đỏ lập phiếu nhập kho bao gồm : tên đơn vị mua hàng, ngày nhập kho, giá bán lô hàng, giá mua lô hàng, chi phí phát sinh nhập kho vào.. + Mua hàng nhập khẩu: căn cứ vào hợp đồng mua bán mở L/C, mua bảo hiểm hàng hoá, thuê phương tiện vận tải, giao nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu hải quan. Nhập bộ chứng từ từ nước ngoài và tiến hành thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ hàng nhập khẩu. Khi hàng về căn cứ vào bộ chứng từ lập phiếu nhập kho hàng hoá kiểm tra hàng hoá nhập về có đúng số lượng, phẩm chất ghi trên hoá đơn có đúng hay không, nếu phát hiện thừa hay thiếu phải báo ngay cho bên bán biết. b. Trình tự luân chuyển chứng từ: Sau khi hàng hoá đã về nhập kho, thủ tục kiểm nhận và lập chứng từ hàng hoá theo số thực nhận. Một bản gởi về phòng kinh doanh. Một bản lưu ở kho. Căn cứ vào hoá đơn bên bán có sai lệch giữa số thực nhận và số ghi trên hoá đơn, thủ kho lập biên bản thừa thiếu hàng gửi về phòng kế toán. Phòng kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm nhận đơn hàng về kho an toàn, sau đó gửi bộ chứng từ bao gồm: hợp đồng thương mại, Invoice, tờ khai hải quan, tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu), hoá đơn bên bán( đối với hàng trong nước), biên bản giao nhận, bảng kê khai chứng từ hàng hoá. Về phòng kế toán để căn cứ lập phiếu nhập kho. Sau đó kế toán hàng hoá vào sổ sách chỉ tiêu mua hàng trong kỳ và lưu trữ chứng từ gốc. Căn cứ vào hoá đơn đỏ để thanh toán cho bên bán. Sau khi hoàn thành công việc nhân viên đó sẽ mang phiếu thu do bên bán lập về phòng kế toán để lưu trữ. Mọi thanh toán thực hiện qua ngân hàng, sau đó ngân hàng gửi giấy báo để kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với hàng hoá bán thẳng không qua kho: Công ty không lập phiếu nhập kho nhưng vẫn hạch toán vào sổ nhật ký mua hàng với doanh mục “ Hàng vận chuyển thẳng” để theo dõi số nhập. 5. Cơ cấu mặt hàng: Mặt hàng kinh doanh nội địa: Sắt, thép, gỗ, các loại bánh.. Mặt hàng xuất khẩu: Gỗ, cao su, hàng bách hoá, hàng sơn mài.. 6. Trình tự hạch toán: Dựa vào hoá đơn và chứng từ hàng hoá có liên quan lập phiếu nhập kho và ghi vào tài khoản có liên quan. VD1: Ngày 03/01/2004, nhập kho hàng hoá dạng ống tròn, vuông, chữ nhật với số tiền là 18.204.800 đồng, thuế GTGT 10%. Định khoản: Nợ TK 1561: 18.204.800 Nợ TK 133: 1.820.480 Có TK 1111: 20.025.480 Khi xuất k