Khóa luận Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần thuốc sát trùng Việt Nam VIPESCO

g giá cả thì thường xuyên biến động, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngành kinh doanh thuốc sát trùng dễ có đối thủ cạnh tranh do chi phí đầu tư ban đầu không cao, chỉ cần nhập hoạt chất về gia công đóng gói, dán nhãn hiệu và đem bán. Bên cạnh đó, tính đạo đức nghề nghiệp của các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa cao nên dễ dẫn đến tình trạng hàng giả, hàng nhái, hàng kém phẩm chất, điều này sẽ gây tổn thất vô cùng lớn cho Công ty. Nếu không khắc phục thì trong tương lai gần chúng ta sẽ nhường ngành thuốc sát trùng cho hàng ngoại nhập. Do đặc thù của ngành kinh doanh chủ yếu của Công ty là thuốc sát trùng, dù ít hay nhiều cũng mang những hoạt chất độc hại, lâu dài cũng ảnh hưởng đến cây trồng, môi trường và sức khoẻ con người. Vì vậy, Công ty phải chịu sự ràng buộc nghiêm ngặt từ việc bảo vệ môi trường và sức khoẻ cho người dân. 2.1.8.3. Phương hướng phát triển Để phát huy tối đa thuận lợi và giải quyết những khó khăn, Công ty đã đưa ra những định hướng phát triển: - Công ty cần tìm nguồn nguyên liệu sản xuất trong nước thay thế cho nguồn nguyên liệu nhập khẩu để ổn định đầu vào từ đó mới đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phù hợp. - Thường xuyên nâng cao kiến thức cho bộ phận quản lý cũng như mở các lớp nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất. - Đảm bảo và cải tiến chất lượng, kiểm soát mọi quá trình, đảm bảo và không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm - dịch vụ. - Cải tiến bộ máy tổ chức - kiểm soát chi phí - cải tiến kỹ thuật giảm giá thành, tạo sức mạnh cạnh tranh & nâng cao hiệu quả kinh doanh.  - Đẩy mạnh hoạt động sản xuất – kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật & phân bón, cải tiến hệ thống phân phối, nâng cao thị phần và lợi nhuận là nhiệm vụ chính. - Đầu tư và khai thác bất động sản làm bước đột phá cho việc phát triển Công ty. - Nghiên cứu áp dụng công nghệ mới, sản phẩm mới, dịch vụ mới và mọi hoạt động luôn hướng đến mục tiêu là thân thiện môi trường, phù hợp với các yêu cầu quy định của pháp luật. Cùng với việc tăng cường nâng cao chất lượng sản phẩm, các công ty còn chú trọng quan tâm nghiên cứu thay thế đổi mới mẫu mã bao bì, chai lọ để đóng gói, đựng sản phẩm dạng bột, hạt, lỏng; cần tiếp tục đầu tư để nâng cao trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các khâu sản xuất và đóng gói sản phẩm, đặc biệt là ở các khâu độc hại. - Nắm bắt thời cơ, thỏa mãn nhu cầu thị trường, tạo ra giá trị cao nhất cho Cổ đông. Không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ mới nhiều tiềm năng mang sản phẩm đến với nhiều khách hàng. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM – VIPESCO 2.2.1. Vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty 2.2.1.1. Đặc điểm Đặc điểm của doanh nghiệp ảnh hưởng đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam Vipesco đã trải qua thời gian hoạt động rất lâu với cơ sở hoạt động kinh doanh trên khắp lãnh thổ. Hàng năm, số lượng sản xuất thuốc sát trùng rất lớn và nhiều chủng loại. Vì thế, lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng rất đa dạng và nhiều chủng loại với nhiều công dụng chức năng khác nhau. Với đặc điểm riêng của ngành nông dược, vật liệu chủ yếu của Công ty là các hoá chất, hoá phẩm. Vì vậy mà việc bảo quản nguyên vật liệu, chuyên chở, và ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu phải cẩn thận. Thời gian sử dụng các loại nguyên vật liệu cũng phải nhất định, vì đó là các hoá chất và không có phế liệu thu hồi, nếu còn dư là phải huỷ bỏ hoặc giải quyết ngay. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Để phục vụ cho việc sản xuất hoạt động kinh doanh, Công ty đã sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại có công dụng và chức năng khác nhau. Do vậy mà Công ty phải phân loại nguyên liệu, vật liệu ra một cách rõ ràng để đảm bảo cho việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu một cách có hiệu quả nhất. Nguyên vật liệu tại Công ty được phân loại theo công dụng chủ yếu và tính năng sử dụng, cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính: là những loại vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong kết cấu sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều loại, Công ty sử dụng khoảng 389 loại, ví dụ như các loại sau: Daconil 300sc, Cabendazim 98%, Kitazin 95%, Diazinon 95%, Phosphure 80%, Rhodoxane 24%, … Bán thành phẩm: Công ty sử dụng rất nhiều vật liệu này, ví dụ một vài loại như sau: Kao-lin trắng, Kaolinoda, cát xấy, … Nhiên liệu: là những vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm, dùng để bôi trơn máy móc thiết bị. Tại Công ty sử dụng những nhiên liệu như: xăng, dầu, nhớt, mỡ bò, … Bao bì: Công ty sử dụng khoảng 654 loại, ví dụ các loại bao bì như: bao giấy, thùng giấy, băng keo, chai, lọ, … Phụ tùng thay thế: tại Công ty sử dụng các loại phụ tùng như: bạc đạn, động cơ điện, vỏ xe 155 – 400, vỏ ruột 1000*20. Công ty Vipesco là một Công ty có quy mô sản xuất lớn với nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, vì vậy để dễ quản lý Công ty đã đặt ra 7 ký tự để ký hiệu cho nguyên vật liệu như sau: 1 2 3 4 5 6 7 Ký tự 1: thể hiện loại nguyên vật liệu: N: vật liệu P: bao bì B: bán thành phẩm X: nhiên liệu Ký tự 2: thể hiện các kho. Công ty có 23 kho, đây là một số kho chính: A: kho Bình Triệu (1) B: kho Thành Sơn (2) C: kho Tân Thuận (3) D: kho Gò Vấp (4) E: kho Trung tâm Nghiên cứu Nông dược (5) X: kho Hà Nội L: kho trung gian (12). Đây là kho dùng để hạch toán chứ không có trên thực tế và luôn có số dư bằng 0. Ký tự 3: thể hiện loại hàng. Đối với dạng sản xuất luôn có ký hiệu là A. Ký tự 4: thể hiện dạng nguyên vật liệu: A: hạt B: bột C: rắn D: lỏng E: tinh thể F: khí I: bao bì Ký tự 5, 6, 7: là số thứ tự của nguyên vật liệu. Ví dụ: Chai thuỷ tinh loại 480cc có số thứ tự là 1, là bao bì tại kho Tân Thuận sẽ được ký hiệu như sau: PCAI001. 2.2.1.2.2. Phân loại công cụ dụng cụ Do tính chất đặc thù của ngành sản xuất nông dược, số lượng công cụ dụng cụ nhập xuất hàng tháng nhiều nhưng giá trị không lớn và không ảnh hưởng nhiều đến giá thành sản phẩm nên thông thường khi Công ty mua công cụ dụng cụ về sẽ xuất hết một lần toàn bộ giá trị chứ không phân bổ. Vì vậy, ở Công ty Vipesco đối với công cụ dụng cụ thì không có phân loại chính thức chỉ có phân loại theo nơi sử dụng như: Công cụ dụng cụ là phụ tùng thay thế Công cụ dụng cụ là máy móc nhỏ phục vụ sản xuất Công cụ dụng cụ là phượng tiện phục vụ công tác hành chánh văn phòng. 2.2.1.3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán 2.2.1.3.1. Yêu cầu quản lý Về thu mua: phải xác định nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để lập ra các phương pháp thu mua cho hợp lý, cũng như để xác định rõ về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục và thuận lợi. Về công tác bảo quản và dự trữ: quản lý theo đúng yêu cầu bảo quản đối với từng loại vật liệu theo các đặc tính lý hoá của chúng, tránh hư hao làm ảnh hưởng đến phẩm chất của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu kém phẩm chất sẽ làm cho sản phẩm kém chất lượng. Về việc sử dụng: đảm bảo sử dụng theo đúng yêu cầu của quá trình sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Không ngừng cải tiến nghiên cứu nhằm giảm chi phí sản xuất. 2.2.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán Tổ chức ghi chép và phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình thu mua, bảo quản và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để có biện pháp quản lý thích hợp. Kiểm tra thường xuyên việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm hạn chế lãng phí, phát hiện kịp thời các trường hợp sử dụng vật liệu, dụng cụ sai mục đích và đề ra biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu, ứ đọng hoặc kém phẩm chất. Áp dụng đúng đắn, đầy đủ nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện đầy đủ chế độ kế toán theo quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo. 2.2.1.4. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1.4.1. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam dùng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá thành thực tế nhập kho. Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phíthu mua thực tế - Các khoản giảm trừ Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến Giá gốc nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công + Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển Giá gốc nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thoả thuận giữa các bên tham gia góp vốn + Chi phí vận chuyển Ví dụ: - Phiếu nhập kho ngày 01/12/2009 và hóa đơn số 24025, nhập kho Bình Triệu 2000kg Natri Photphat (Na3PO4), đơn giá 6.230đ/kg. Thuế GTGT 5% Trị giá vật liệu nhập kho là: 2.000kg x 6.230 = 12.460.000đ - Hóa đơn số 28110 ngày 02/12/2009, nhập 3 máy vi tính để bàn hiệu Acer, đơn giá 7.900.000đ. Thuế GTGT 10%. Trị giá CCDC nhập kho là: 4 cái x 7.900.000 = 31.600.000 2.2.1.4.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Tại Công ty có nhiều nguyên vật liệu được nhập nhiều lần, mà mỗi lần nhập có giá trị khác nhau. Như vậy, kế toán có trách nhiệm xác định được giá trị của từng loại nguyên vật liệu trong mỗi lần xuất kho. Do vậy, để dễ dàng và đơn giản hơn trong công tác kế toán, Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định để tính giá xuất kho cho nguyên vật liệu. Đơn giá bình quân = Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Đơn giá bình quân Ví dụ: - Tình hình nhập xuất của nhiên liệu dầu diesel trong tháng 12/2009 như sau: Tồn đầu tháng là 2.000 l, đơn giá bình quân đầu tháng là 4.700đ/l. Ngày 05/12/2009 nhập kho 4.500 l, đơn giá 4.950đ/l Ngày 15/12/2009 xuất kho 4.000 l Ngày 20/12/2009 nhập kho 3.250 l, đơn giá 5.100đ/l Ngày 25/12/2009 xuất kho 3.600 l Căn cứ vào tình hình trên, cuối tháng kế toán sẽ tính đơn giá bình quân gia quyền cho nhiên liệu dầu diesel này như sau: Đơn giá bình quân = (2.000 * 4.700) + (4.500 * 4.950) + (3.250 * 5.100) = 4.949(đ/l) (2.000 + 4.500 + 3.250) Trị giá dầu diesel xuất kho trong tháng: - Ngày 15/12: 4.000 x 4.949 = 19.796.000đ - Ngày 25/12: 3.600 x 4.949 = 17.816.400đ Đánh giá công cụ dụng cụ xuất kho Tại Công ty Vipesco mỗi tháng có nhiều công cụ dụng cụ nhập kho và xuất sử dụng nhưng Công ty không phân bổ dần giá trị công cụ vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ khác nhau mà sử dụng phương pháp phân bổ hết một lần vào chi phí. Ví dụ: Trong ngày 02/12/2009, Công ty nhập kho 3 máy tính hiệu Acer. Đến ngày 31/12/2009 Công ty xuất kho 3 máy tính. Trị giá xuất kho = 3 * 7.900.000 = 31.600.000đ 2.2.2. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng tại Công ty Hợp đồng mua bán Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu chi, phiếu thu Biên bản kiểm hàng Giấy đề nghị thanh toán Phiếu xuất kho hạn mức Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Sổ tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Sổ cái nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.2.2. Thủ tục lập chứng từ Khi mua ngoài vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT sẽ kiểm tra, đối chiếu về số lượng chủng loại và ghi chép lại khi nhận hàng. Sau đó, bộ phận vật tư sẽ lập phiếu nhập kho với số lượng thực tế nhập kho và đơn giá theo hóa đơn. - Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại kho + Một liên chuyển kho kế toán vật tư + Một liên lưu tại phòng kế toán vật liệu - Khi phiếu nhập kho đã được trình ký, bộ phận vật tư sẽ chuyển phiếu nhập kho kèm với hóa đơn của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sang phòng kế toán. - Kế toán tiến hành nhập số liệu bao gồm số lượng và giá trị nhập vào máy tính ở tài khoản 152, 153 Khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ từ nước ngoài, sau khi tìm hiểu và thỏa thuận giá cả với nhà cung cấp, Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ đã về kho, dựa vào Packing List của nhà cung cấp gửi, thủ kho kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập về, sau đó báo cáo cho bộ phận vật tư lên biên bản kiểm hàng. Bộ phận vật tư dựa trên hợp đồng mua bán, lên biên bản kiểm hàng. Sau đó, dựa trên hợp đồng mua bán, Invoice và biên bản kiểm hàng để lên phiếu nhập kho, sau đó chuyển các chứng từ sang phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán. - Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi trả cho nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại phòng + Một liên chuyển cho thủ quỹ + Một liên giao cho nhà cung cấp - Việc xuất kho vật liệu trong công ty nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất. Khi có nhu cầu sản xuất, phòng Kinh tế kế hoạch lập kế hoạch sản xuất đồng thời lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng xí nghiệp. - Bộ phận vật tư của phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất, căn cứ vào định mức đó phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên: + Một liên lưu giữ tại kho + Một liên chuyển cho kế toán nguyên vật liệu + Một liên giao cho khách hàng Nếu xuất vật tư từ kho này đến kho khác hay từ xí nghiệp này đến xí nghiệp khác ngoài khu vực thì sử dụng phiếu xuất vật tư kiêm vận chuyển nội bộ. Đối với công cụ dụng cụ, khi xuất kho sẽ xuất toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ tính vào chi phí của nơi cần sử dụng chúng. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sau khi đối chiếu với thủ kho, kế toán lập báo cáo nhập xuất tồn lưu trữ tại đơn vị. 2.2.2.3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Do việc xuất nhập tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên, xảy ra liên tục, để kế toán dễ dàng đối chiếu với sổ sách và ghi sổ cho phù hợp nên kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Trình tự ghi chép Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng xuất tồn cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính ra lượng tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho với thực tế. Mẫu thẻ kho:  Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam THẺ KHO Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Trang: Quy cách phẩm chất: Đơn vị: Stt Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày … tháng … năm … Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ở phòng vật tư: căn cứ vào chứng từ gốc do thủ kho chuyển lên đưa vào máy tính và làm phiếu nhập, phiếu xuất gửi lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán: để dễ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu về cả số lượng và giá trị, hàng ngày thủ kho lập bảng giao nhận chứng từ gốc chuyển lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ gốc này, kế toán nguyên vật liệu nhập các thông tin vào máy tính. Đây là một chương trình Foxpro được cài đặt sẵn theo yêu cầu quản lý của Công ty, trong đó bao gồm: Tập F: thu chi tiền Tập N: vật tư và các tài khoản khác liên quan TẬP N Loại phiếu (N:nhập, X:xuất): Số chứng từ: Ngày chứng từ: Mã khách hàng: Khách hàng: Mã kho: Tên kho: Mã hàng: Tên hàng: Đơn vị tính: Số lượng: Đơn giá: Thành tiền: Loại tiền: Hình thức thanh toán: Ghi nợ: Lý do nhập xuất: Ghi có: Mã thành phẩm: Bạn có muốn nhập liệu nữa không? Ví dụ: Phiếu nhập kho 102 ngày 22/12/2009, nhập kho 3.200 chai loại 100, đơn giá 1.200 đ/cái từ cơ sở nhựa Tân Tiến, trả bằng tiền mặt. Kế toán nhập liệu vào tập tin N như sau: TẬP N Loại phiếu (N:nhập, X:xuất): N Số chứng từ: 102 Ngày chứng từ: 22/12/2009 Mã khách hàng: SGKA106 Khách hàng: Xí nghiệp nhựa Tân Tiến Mã kho: _01 Tên kho: Bình Triệu Mã hàng: PAAI006 Tên hàng: Chai 100 Đơn vị tính: cái Số lượng: 3.200 Đơn giá: 1.200 đ/cái Thành tiền: 3.840.000 Loại tiền: VNĐ Hình thức thanh toán: trả ngay bằng tiền mặt Ghi nợ: 1524.10 Lý do nhập/xuất: Mua hàng HĐ 3333 (22/12/2009) Ghi có: 1111.10 Mã thành phẩm: Bạn có muốn nhập liệu nữa không? Sơ đồ kế toán chi tiết Sơ đồ 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Thẻ kho Bộ chứng từ nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp NXT Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 2.2.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU - Do tính chất đặc điểm của Công ty, để dễ dàng đối chiếu phát hiện sai xót trong quá trình hạch toán kế toán Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời tránh nhầm lẫn trong việc hạch toán và có đầy đủ số liệu để đối chiếu giữa các bộ phận khi cần thiết. 2.2.3.1. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành, tuy nhiên để tiện cho việc theo dõi và quản lý Công ty đã lập ra hệ thống tài khoản riêng phù hợp với quy mô và tình hình quản lý của Công ty. Hệ thống tài khoản của Công ty được phân thành 3 cấp: Tài khoản cấp 1 gồm 3 ký tự là tài khoản chính. Tài khoản cấp 2 gồm tài khoản chính và thêm 1 ký tự được gọi là tiểu khoản. Và các ký tự đại diện cho các chi nhánh trực thuộc như: 10: Tại Công ty 11: Tại xí nghiệp Bình Triệu 12: Tại xí nghiệp Tân Thuận 13: Tại xí nghiệp Thanh Sơn 14: Tại Trung tâm Nông Dược 15: Tại chi nhánh Hà Nội Công ty đang sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” phản ánh giá hàng nguyên vật liệu Công ty đã mua đang đi trên đường chưa về nhập kho. Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” phản ánh tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Tài khoản 152 mở chi tiết các tài khoản cấp 2: TK 1520.11 Nhiên liệu tại xí nghiệp Bình Triệu TK 1520.12 Nhiên liệu tại xí nghiệp Tân Thuận TK 1520.13 Nhiên liệu tại chi nhánh 3 TK 1521.10 Nguyên liệu tại Công ty Tài khoản này có những tài khoản sau: TK 1522.10 Bán thành phẩm tại Công ty TK 1523.10 Nhiên liệu tại Công ty TK 1524.10 Bao bì tại Công ty Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 331 Phải trả cho người bán TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 141 Tạm ứng TK 138 Phải thu khác TK 338 Phải trả, phải nộp khác …. 2.2.3.2. Kế toán trường hợp thu mua, nhập kho nguyên vật liệu 2.2.3.2.1. Chứng từ sử dụng Hợp đồng mua bán Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm tra chất lượng Khi hoàn thiện, bộ chứng từ sẽ chuyển qua phòng kế toán để lập phiếu đề nghị thanh toán. 2.2.3.2.2. Thủ tục lập chứng từ - Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, phiếu này được chuyển lên cho Ban giám đốc. Tại đây Ban giám đốc đưa ra kế hoạch sản xuất và được chuyển lên phòng Kế hoạch để cân đối tồn kho và lên kế hoạch mua hàng. - Hợp đồng mua hàng được ký, trong đó giá cả và phương thức thanh toán được thỏa thuận, thường là thanh toán sau 30 ngày, hàng được giao tại kho của Công ty. - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài về nhập kho kèm theo hoá đơn, trước khi nhập kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT sẽ đối chiếu, kiểm tra số lượng, chủng loại và ghi chép rõ ràng đến khi nhận đủ hàng để ghi trên hoá đơn. Khi nhập hàng, thủ kho ký vào số thực nhập trên hoá đơn. Sau đó đem hoá đơn đến phòng Kế hoạch để lập phiếu nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua từ nguồn cung cấp nước ngoài, sau khi tìm hiểu và thoả thuận giá cả với nhà cung cấp, Công ty sẽ tiến hành kí hợp đồng mua bán. Khi vật liệu đã về kho, dựa vào Packing List của nhà cung cấp gửi, thu kho kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập về, sau đó báo cáo cho phòng Kế hoạch lên biên bản kiểm hàng để lập phiếu nhập kho. - Phiếu nhập được lập thành 3 liên: ü 1 liên được sử dụng tại Phòng Kế hoạch để thực hiện hồ sơ thanh toán và làm giấy Đề nghị thanh toán, sau đó chuyển cho phòng Kế toán để thanh toán cho người bán. ü 1 Liên lưu tại kho. ü 1 liên giao cho Phòng Kế toán để kế toán nguyên vật liệu nhập thông tin vào máy tính. - Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán công nợ lập phiếu chi trả cho nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành 3 liên: ü 1 liên lưu tại phòng Kế toán ü 1 liên chuyển cho thủ quỹ ü 1 liên giao cho người bán. 2.2.3.2.3. Nghiệp vụ phát sinh Bảng 2.1. Một số loại nguyên vật liệu tiêu biểu trong tháng 12/2009: STT Tên NVL Tài khoản tương ứng ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ 1 METHYL VIOLET 1521.10 Kg 1.130 4.000 4.130 1.000 2 PVA 1521.10 Kg 546 1.600 300 1.846 3 KAOLIN 1522.10 Kg 554,5 5.050 2.150,5 3.454 4 CÁT TRẮNG XK 1522.10 Kg 0 45 45 0 5 F.CARBOFURAN 1521.10 Kg 1.606 5.000 6.000 606 6 BAO PELD 1524.10 Kg 104 208 150 162 7 BAO PP 1524.10 Cái 720 5.080 3.740 2.060 8 PETVIPURAN 1524.10 Cuộn 70 5.750 4.800 1.020 9 VIFOSAT 1521.10 Kg 1.200 2.000 3.200 0 10 DẦU LỬA 1523.10 Lít 155 1.000 1.055 100 11 GLYPHOSATE 1521.10 Kg 13.700 10.000 23.250 450 12 BỘT HỒ 1523.10 Kg 50 0 20 30 13 BĂNG KEO 1524.10 Cuộn 50 0 30 20 14 EMAMECTIN BENZOATE 69% 1524.10 Kg 100 0 0 100 15 ISOPROTHIOLANE 1524.10 Kg 1.432 0 0 1.432 16 GERONOL CH800 1524.10 Kg 32 0 0 32 17 IMIDACLOPRID 1524.10 Kg 200 0 0 200 Ngày 01/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1124, đơn vị nhập kho: + Nguyên vật liệu màu tím (METHYL VIOLET) với số lượng thực nhập 4.000 kg, đơn giá 60.000 đ/kg. + PVA với số lượng thực nhập là 1.600 kg, đơn giá 41.000 đ/kg. + Thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho Công ty Nông Dược Hai. + Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1521.10 240.000.000 Nợ TK 1331.10 24.000.000 Có TK 3311.10 264.000.000 Nợ TK 1521.10 65.600.000 Nợ TK 1331.10 6.560.000 Có TK 3311.10 72.160.000 Ngày 07/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1125, đơn vị nhập kho KAOLIN với số lượng thực nhập 5.050 kg, đơn giá 282.000 đ/kg. + Thuế suất GTGT là 10%. + Chưa thanh toán cho Công ty Thanh Bình, kế toán ghi: Nợ TK 1522.10 1.424.100.000 Nợ TK 1331.10 142.410.000 Có TK 3311.10 1.566.510.000 Kèm theo phiếu nhập kho 1125/12/2009 và hóa đơn GTGT EM/2009N – 18665 là chứng thư chất lượng đảm bảo hàng nhập kho đủ chất lượng. HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EM/2009N Liên 2: Giao khách hàng 018665 Ngày 07 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH SX TM DV THANH BÌNH Địa chỉ: 153 Tạ Uyên, Phường 4, Quận 11, TP. Số tài khoản: 0301193644-1 Điện thoại: 08-8566289 Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM Địa chỉ: 102 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1, TP HCM Số tài khoản: 102010000087726 Hình thức thanh toán: TM hoặc CK MS: 03 0040894 6 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 KAOLIN Kg 5.050 282.000 1.424.100.000 Cộng tiền hàng: 1.424.100.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 142.410.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.566.510.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ năm trăm sáu mươi sáu triệu năm trăm mười ngàn đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) CTY CP THUỐC SÁT TRÙNG VN PHIẾU NHẬP Số: 1125/12/2009 102 Nguyễn Đình Chiểu, Q1 Ngày: 07/12/2009 Nợ:_______ Có:_______ Họ tên người giao hàng: CTY TNHH SXTM DV THANH BÌNH Kèm theo: HĐ 18665 Thuế VAT: 10.00% Nhập tại kho: NHÀ MÁY ND BÌNH DƯƠNG (CN3) Nội dung: Mua hàng STT Tên hàng và Quy cách Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập 1 KAOLIN Kg 5.050 5.050 282.000 1.424.100.000 Cộng 1.424.100.000 Thành tiền: Một tỷ bốn trăm hai mươi bốn triệu một trăm ngàn đồng. Phụ lục 2: WLPLN.MNX/02 Nhập ngày 07 tháng 12 năm 2009 Người giao hàng Phụ trách kế toán Thủ kho Phụ trách bộ phận Ngày 10/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1126, đơn vị nhập kho CÁT TRẮNG XK với số lượng thực nhập là 51 kg, đơn giá 261.000 đ/kg. + Thuế suất GTGT là 10%. + Thanh toán ngay bằng tiền mặt. + Khi nhập kho, Công ty phát hiện thiếu 5 kg. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1522.10 13.311.000 Nợ TK 1331.10 1.331.100 Nợ TK 1381.10 1.305.000 Có TK 1111.10 15.947.100 + Khi đơn vị báo cho bên bán, bên bán giảm trị giá lô hàng phải trả: Nợ TK 1111.10 1.435.500 Có TK 1381.10 1.305.000 Có TK 1331.10 130.500 Ngày 14/12/2009, theo phiếu nhập kho số 1127, đơn vị nhập kho F.CARBOFURAN với số lượng thực nhập là 5.000 kg, đơn giá nhập 7,20 $/kg. + Thuế suất nhập khẩu 1%. Thuế suất thuế GTGT là 5%. + Chưa thanh to