Khóa luận Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam chi nhánh An Giang

hành đạt của nhiều doanh nghiệp. Ngày 23 tháng 09 năm 2008, thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng ký quyết định 1354/QĐ-TTg phê duyệt phương án cổ phần hóa Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Ngày 02 tháng 11 năm 2008, NHNN ký quyết định số 20604/QĐ-NHNN về việc công bố giá trị doanh nghiệp Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Ngày 25 tháng 12 năm 2008, Ngân hàng Công Thương Việt Nam tổ chức bán đấu giá cổ phần ra công chúng thành công và thực hiện chuyển đổi thành doanh nghiệp cổ phần. Ngày 03/07/2009, Ngân hàng Nhà nước ký duyệt quyết định số 14/GP-NHNN thành lập và hoạt động Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam. NHTMCP Công Thương Việt Nam chính thức hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu số 0102038874 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp Hà Nội cấp ngày 03/07/2009. Trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển đến nay, Vietinbank đã phát triển theo mô hình ngân hàng đa năng với mạng lưới hoạt động được phân bố rộng khắp trên 56 tỉnh, thành phố trong cả nước, bao gồm 01 Hội sở chính, 01 sở giao dịch, 147 chi nhánh, 527 phòng giao dịch, 116 quỹ tiết kiệm, 1042 máy rút tiền tự động (ATM), 5 Văn phòng đại diện, va2 Công ty con bao gồm công ty cho thuê tài chính, công ty cổ phần chứng khoán Ngân hàng Công Thương (Vietinbank SC) và công ty Bất động sản và đầu tư tài chính ngân hàng Công Thương Việt Nam và công ty Bảo hiểm Ngân hàng Công Thương Việt Nam, 3 đơn vị sự nghiệp bao gồm Trung tâm thẻ, Trung tâm Công nghệ thông tin, trường Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Ngoài ra, NHCT còn là cổ đông lớn của những công ty hàng đầu trên thị trường tài chính Việt Nam như: Ngân hàng Indovina và công ty Liên doanh Bảo hiểm Châu Á-VietinBank (IAI), công ty cổ phần Chuyển mạch Tài chính quốc SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 21 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang gia Việt Nam, Công ty cổ phần Xi măng Hà Tiên, Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Công Thương… Với qui mô này, VietinBank trở thành một trong những Ngân hàng lớn nhất Việt Nam. VietinBank hiện tại có quan hệ đại lý với trên 800 ngân hàng, định chế tài chính tại trên 90 quốc gia, vùng lãnh thổ trên toàn thế giới. Trong suốt thời gian qua, VietinBank đã không ngừng cải tiến, hoàn thiện, phát triển và đã đạt được một số thành tựu nổi bật tính đến thời điểm hiện tại, đồng thời cũng là thế mạnh của NHCT so với các ngân hàng thương mại khác như sau: • Tăng trưởng nhanh qui mô Tài sản Nợ, Tài sản Có và các nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu phục vụ tích cực có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và dân cư, khẳng định được vai trò một ngân hàng thương nại chủ lực ở Việt Nam. Mở rộng và phát triển các loại hình sản phẩm dịch vụ mới, hội nhập với thị trường tài chính khu vực và thế giới. • Xây dựng, phát triển bộ máy tổ chức và mạng lưới kinh doanh lớn mạnh, phát triển nguồn nhân lực để vận hành có hiệu quả hệ thống kinh doanh của NHCT.VN. • Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các cơ chế, quy chế về nghiệp vụ và điều hành nội bộ: mang tính thống nhất, đầy đủ, tiên tiến, đáp ứng yêu cầu kinh doanh trong giai đoạn mới, đảm bảo an toàn, chất lượng, hiệu quả. Có thể kể đến Bộ cẩm nang sổ tay tín dụng và 61 quy trình nghiệp vụ theo quy chuẩn khoa học được cấp chứng nhận ISO. • Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật và hiện đại hóa công nghệ ngân hàng: Toàn bộ hệ thống mạng lưới trụ sở giao dịch kiêm kho từ Trụ sở chính đến các chi nhánh, phòng giao dịch, điểm giao dịch đều khang trang hiện đại, được thiết kế qui chuẩn mang thương hiệu Vietinbank, nâng cao công nghệ ngân hàng hiện đại nhằm đáp ứng tốt mọi yêu cầu của khách hàng và đảm bảo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Với những kết quả đạt dược, VietinBank xứng đang nhận được nhiều giải thưởng lớn như: giải thưởng “Sao vàng Đất Việt” cho sản phẩm thanh toán điện tử năm 2003, giải thưởng ngân hàng có “Hoạt động xuất sắc trong thanh toán quốc tế 2003-2004 với tỷ lệ STP cao” do Citigroup trao tặng và giải thưởng “Thương hiệu mạnh Việt Nam” năm 2004, 2005, 2006, trong đó năm 2005 và năm 2006 đạt Topten, giải thưởng “Thương hiệu cạnh tranh năm 2006” do Cục Sở hữu trí tuệ trao tặng, giải thưởng “Ngọn Hải Đăng” năm 2006 do Hiệp hội Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ trao tặng, giải thưởng “Cầu vàng” 2007 do Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam và Hiệp hội Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ tổ chức bình chọn, và trong năm 2008, Ngân hàng Công thương còn đạt Giải thưởng “Sao vàng Thủ đô 2008” trao cho sản phẩm thẻ E-Partner, Cúp vàng “Thương hiệu- Nhãn hiệu” lần III, giải thưởng “Cúp vàng ISO lần thứ IV – 2008” do Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức bình chọn và trao tặng, “Giải thưởng chất lượng quốc tế”- International Star Award bình chọn và trao tặng, “Giải thưởng chất lượng quốc tế”- Internatonal Star Award ( ISAQ) tại Thụy Sĩ, trở thành ngân hàng đầu tiên tại Việt Nam được nhận vinh dự này. Quá trình hình thành tổ chức bộ máy hoạt động của NHCT VN có thể được chia thành 3 giai đoạn sau: SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 22 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang 9 Giai đoạn thứ nhất (từ tháng 7/1988 đến hết năm 1990): Trong giai đoạn này Ngân hàng Công Thương Trung Ương chỉ thực hiện nhiệm vụ quản lý như một Liên hiệp Xí nghiệp đặc biệt, các chi nhánh thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập. 9 Giai đoạn thứ hai ( từ tháng 1/1991 đến tháng 9/1996): sau khi Pháp lệnh Ngân hàng có hiệu lực thi hành ( 10/1990), theo quyết định 402/CT ngày 14/11/1990 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Thủ tướng Chính phủ), NHCT VN mới thực sự trở thành một Ngân hàng thương mại có chức năng kinh doanh tiền tệ. Mô hình tổ chức kinh doanh được định hình rõ: NHCT VN là một pháp nhân thuộc sở hữu nhà nước, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có các chi nhánh là các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. 9 Giai đoạn thứ ba (từ tháng 9/1996 đến nay): Theo mô hình Tổng Công ty Nhà nước, NHCT VN được quản lý bởi Hội đồng Quản trị, điều hành bởi Tổng Giám đốc, có các chi nhánh là các đơnvị hạch toán phụ thuộc (chi nhánh cấp I ). 1.1.2 Tầm nhìn Xây dựng Ngân hàng Thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam thành Tập đoàn tài chính ngân hàng đa năng trên cơ sở áp dụng các thông lệ quốc tế tốt nhất, tiêu chuẩn hóa các dịch vụ, quản trị ngân hàng và quản trị nguồn nhân lực, hướng tới mục tiêu trở thành tập đoàn tài chính hàng đầu tại Việt Nam, ngang tầm với khu vực và vươn xa tầm hoạt đông ra thế giới. 1.2 Giới thiệu về Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương- chi nhánh An Giang Là một trong những chi nhánh của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam, chi nhánh Ngân hàng TMCP Công Thương An Giang chính thức được thành lập theo Quyết định số 54/ NH-TCCB ngày 14/7/1988 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Chi nhánh Ngân hàng Công thương An Giang có trụ sở chính tại 270, đường Lý Thái Tổ, Phường Mỹ Long, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang. Chi nhánh Ngân hàng Công thương An Giang là một Ngân hàng thương mại quốc doanh, thực hiện hạch toán nội bộ, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ theo quy chế tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Công thương Việt Nam. Cùng với hệ thống các chi nhánh Ngân hàng Công Thương trên mọi miền đất nước từ khi thành lập (1988) đến nay, VietinBank An Giang đã có những bước phát triển vững chắc. Phát huy mạnh mẽ tính chất kinh doanh đa dạng của một Ngân hàng thương mại đa năng, không chỉ đáp ứng nguồn vốn cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, chế biến công nghiệp tại các khu công nghiệp, đô thị, mà chi nhánh còn rất chú trọng đến các chương trình cho vay phát triển kinh tế nông nghiệp và vận tải. Bên cạnh những hiệu quả đạt được từ đầu tư tín dụng vào phát triển kinh tế, NH TMCP CT AG cũng đã phát triển được các nghiệp vụ : phát hành thẻ, thanh toán xuất- nhập khẩu, chi trả kiều hối,.. góp phần làm tăng tỷ lệ thu từ dịch vụ cho chi nhánh. Mặc dù phải cạnh tranh với rất nhiều ngân hàng thương mại, các quỹ tín dụng trên địa bàn nhưng thực tế hướng kinh doanh đa dạng này đã đạt được những SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 23 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 24 kết quả khả quan, chi nhánh Ngân hàng TMCP Công Thương An Giang đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển kinh tế xã hội trong tỉnh An Giang 2. Cơ cấu tổ chức: Chi nhánh Ngân hàng TMCP Công Thương An Giang có bộ máy tổ chức bao gồm: Ban Giám đốc, 7 phòng nghiệp vụ giúp việc cho Ban Giám đốc, 4 phòng giao dịch ở các huyện: • Phòng giao dịch Thành phố Long Xuyên. • Phòng giao dịch Ngân hàng Công Thương huyện Thoại Sơn • Phòng giao dịch Ngân hàng Công Thương huyện Chợ Mới. • Phòng giao dịch Ngân hàng Công Thương huyện Châu Thành • Phòng giao dịch Ngân hàng Công Thương huyện Châu Phú • Phòng giao dịch Ngân hàng Công Thương huyện Phú Tân Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động tại CN.NHCT.AG ¾ Ban Giám đốc: Ban Giám đốc có nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi hoạt động của chi nhánh, hướng dẫn chỉ đạo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cấp trên giao. Ban giám đốc gồm:1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc. Giám đốc lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của các phòng, và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc NH Ban Giám đốc Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kh doanh nghiệp Phòng Kế toán giao dịch Phòng Tiền tệ kho quỹ Phòng Quản lý rủi ro Phòng Kh cá nhân Phòng Thông tin đ toán iện P.GD Thoại Sơn P.GD Long Xuyên P.GD Châu Thành P.GD Chợ Mới P.GD Châu Phú P.GD Phú Tân Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang TMCP Công Thương Việt Nam. Giúp việc cho Giám đốc có 2 Phó Giám đốc:1 Phó Giám đốc phụ trách nguồn vốn và kinh doanh, 1 Phó Giám đốc phụ trách kho quỹ, tài chính. ¾ Phòng Tổ chức hành chính: Là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của NH TMCP CT VN. Thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ an ninh, an toàn chi nhánh. Thực hiện quy định của Nhà nước và NH TMCP CT VN có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bào hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Thực hiện quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực, trình độ và nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh. ¾ Phòng Khách hàng doanh nghiệp Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, tài trợ thương mại, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của NH TMCP CT VN. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho các doanh nghiệp. ¾ Phòng Khách hàng cá nhân: Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là cá nhân để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của NH TMCP CT VN. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho các khách hàng cá nhân. ¾ Phòng Kế toán giao dịch: Là phòng nghiệp vụ thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, các nghiệp vụ và các công việc liên quan đến công tác quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ tại chi nhánh, cung cấp các dịch vụ ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, xử lý hạch toán các giao dịch. Quản lý và chịu trách nhiệm đối với hệ thống giao dịch trên máy, quản lý quỹ tiền mặt đến từng giao dịch viên theo đúng qui định của Nhà nươc và NH TMCP CT VN. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng về sử dụng các sản phẩm ngân hàng. ¾ Phòng Tiền tệ kho quỹ: Là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiền mặt theo tiền mặt theo quy định của NHNN và NH TMCP CT VN. Ứng và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, thu chi tiền mặt cho các doanh nghiệp có thu chi tiền mặt lớn. ¾ Phòng Quản lý rủi ro và nợ có vấn đề: Là phòng có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về công tác quản lý rủi ro của chi nhánh. Quản lý giám sat thực hiện danh mục cho vay, đầu tư đảm bảo tuân thủ các giới hạn tín dụng cho từng khách hàng. Thẩm định hoặc tái thẩm định khách hàng, dự án, phương án đề nghị cấp tín dụng. SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 25 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang Thực hiện chức năng đánh giá, quản lý rủi ro trong toàn bộ các hoạt động ngân hàng theo chỉ đạo của NH TMCP CT VN. Chịu trách nhiệm về quản lý, xử lý các khoản nợ có vấn đề ( bao gồm các khoản nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ, nợ quá hạn, nợ xấu). Quản lý, khai thác, xử lý tài sản đảm bảo nợ vay theo quy định của Nhà nước nhằm thu hồi các khoản nợ gốc và lãi tiền vay. Quản lý, theo dõi và thu hồi các khoản nợ đã được xử lý xử lý rủi ro. ¾ Phòng Thông tin điện toán: Thực hiện công tác quản lý ,duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh. Bảo trì, bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hệ thống suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của chi nhánh. 3. Tổ chức kế toán 3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán Trưởng phòng kế toán Kiểm soát viên Hậu kiểm Cán bộ GL Giao dịch viên 3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: ¾ Kế toán trưởng Tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán hạch toán tại đơn vị theo chế độ kế toán Việt Nam, tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ mọi biến động tài sản, phân tích hoạt động kinh tế trong Ngân hàng, lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán. ¾ Kiểm soát viên: Kiểm tra, kiểm soát, mọi chứng từ phát sinh đều phải có sự kiểm duyệt và chữ ký của Kiểm soát viên. ¾ Hậu kiểm: Kiểm tra, đối chiếu chứng từ sau một ngày làm việc, nếu chứng từ có sai sót sẽ chuyển về lại cho Giao dịch viên kiểm tra, điều chỉnh sai sót đó. ¾ Giao dịch viên: Giao dịch trực tiếp với khách hàng đến NH giao dịch tại NH. Ngoài ra còn có GDV thực hiện thanh toán chuyển đổi bù trừ và thanh toán nội tỉnh. ¾ Cán bộ GL: Thực hiện nghiệp vụ thanh toán chi tiêu nội bộ, kế toán ATM, tài sản. SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 26 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 27 3.3 Hệ thống sổ sách và hình thức ghi chép sổ kế toán: 3.3.1 Hình thức ghi chép sổ kế toán: Ngân hàng sử dụng các loại sổ sách kế toán: -Sổ Nhật ký chung, Sổ cái -Sổ, thẻ kế toán chi tiết 3.3.2 Hình thức ghi chép Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ quỹ Sổ Cái Bảng Cân đối kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ NGHIỆP VỤ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM- CHI NHÁNH AN GIANG Tại ngân hàng TMCP Công Thương An Giang hiện nay thì hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng phổ biến nhất là Séc, Lệnh chi, Thẻ ngân hàng. Việc hạch toán được các GDV thực hiện dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Tổng Giám đốc NH TMCP Công Thương Việt Nam ban hành. 1. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán: Tại NH TMCP Công Thương Việt Nam, việc xây dựng các tài khoản hoàn toàn độc lập với hệ thống TK kế toán do NHNN ban hành, chỉ sử dụng ký tự đầu tiên chỉ loại tài khoản (từ 1 đến 9) của hệ thống TK kế toán do NHNN ban hành. Với cách xây dựng TK kế toán này, Ngân hàng không phụ thuộc vào sự thay đổi, bổ sung hệ thống TK kế toán của NHNN và có thể thực hiện việc thêm hoặc bớt các tài khoản như mong muốn mà không làm ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị. Hệ thống tài khoản kế toán của Ngân hàng được chia thành 2 phần: + Tài khoản sổ cái + Tài khoản giao dịch trực tiếp với khách hàng 1.1 Tài khoản sổ cái: Để đáp ứng yêu cầu về việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh một cách cụ thể, NH TMCP CT VN đã xây dựng hệ thống tài khoản sổ cái theo nguyên tắc chi tiết hóa tài khoản cấp 3 của NHNN trên cơ sở yêu cầu quản lý của NH, thông qua đường dẫn kết nối trực tiếp theo một trình tự logic từ TK chi tiết đến TK sổ cái tổng hợp và cuối cùng là phản ánh vào từng tài khoản mà NHNN đã ban hành cho các TCTD theo đúng quy định. Tài khoản sổ cái là tài khoản cấp 4 do NH mở theo đặc thù và yêu cầu quản lý của tổ chức mình. Theo quy định tại điểm 3.1.1 của quyết định 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Hệ thống kế toán của Tổ chức tín dụng, NH đủ điều kiện để mở tài khoản cấp 4. Hệ thống tài khoản sổ cái được tổng hợp trên các giao dịch chi tiết trực tiếp trong hệ thống Incas thông qua mã nhóm sổ cái trên cơ sở tự động. Mã nhóm sổ cái: là các nhóm số, gồm 3 số tự nhiên được quy định và cài đặt sẵn trong hệ thống. Thông qua mã nhóm sổ cái, các giao dịch liên quan đến từng sản phẩm sẽ được tự động cập nhật vào tài khoản sổ cái. Incas: viết tắt từ Incombank advanced system- hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán. Cấu trúc tài khoản sổ cái: XXXX.YY.ZZZ Nhóm 1: gồm 4 ký tự đầu tiên - Ký tự thứ nhất:được đánh số từ 1 đến 9 phản ánh 9 loại TK thuộc các loại tài sản, cụ thể như sau: Tài khoản 1, 2, 3 Phản ánh loại tài sản có + TK 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 28 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang + TK 2: Hoạt động tín dụng + TK 3: Tài sản cố định và tài sản Có khác Tài khoản 4, 6 Phản ánh tài sản nợ gồm + TK 4: các khoản phải trả + TK 6: Vốn chủ sở hữu Tài khoản 5 Phản ánh lưỡng tính + TK 5: hoạt động thanh toán Tài khoản 7 Phản ánh thu nhập Tài khoản 8 Phản ánh chi phí Tài khoản 9 Phản ánh tài sản theo dõi ngoại bảng Ký tự 2, 3, 4: được đánh số theo lựa chọn phù hợp với từng loại tài sản trong khoảng 001 đến 999 dùng để phản ánh, theo dõi tổng hợp các giao dịch của KH theo nhóm sản phẩm dịch vụ tương ứng trong hệ thống. Nhóm 2: gồm 2 ký tự thể hiện tính chất kế toán của nhóm sản phẩm dịch vụ. Nhóm 3: gồm 3 ký tự cuối: theo dõi chi tiết cho từng loại hình nghiệp vụ/sản phẩm theo yêu cầu quản lý. 1.2 Tài khoản giao dịch với khách hàng: Gồm 2 loại: - Nhóm tài khoản được thiết kế độc lập với tài khoản sổ cái được phát sinh từ module tiền gửi và cho vay. Do TK tiền gửi và tiền vay cần được theo dõi chi tiết để đáp ứng yêu cầu quản lý nên hai loại TK này không sử dụng TK sổ cái mà sử dụng TK giao dịch với KH với cấu trúc như sau: 9 Cấu trúc tài khoản tiền gửi: gồm 15 ký tự XXX.YY.NNNNNNNNN.K Trong đó: XXX Mã sản phẩm YY Loại tiền gửi NNNNNNNNN Tài khoản chi tiết của khách hàng – số chạy tự động (do hệ thống quản lý) K Số kiểm tra Ví dụ: tài khoản tiền gửi của khách hàng Nguyễn A là 12902.000024509.8 3 ký tự “129” Loại sản phẩm tiền gửi tiết kiệm (12 tháng ) 2 ký tự tiếp theo “02” Loại tiền gửi là USD SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 29 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang 9 ký tự tiếp theo “000024509” Tài khoản chi tiết của khách hàng A- do hệ thống cung cấp khi mở TK cho khách hàng Ký tự cuối “8” Số kiểm tra tính đúng của TK trong hệ thống 9 Cấu trúc tài khoản tiền vay: gồm 15 ký tự XXX.YZ.NNNNNNNNN.K Trong đó: XXX Mã sản phẩm tiền vay Y Loại tài khoản + 0: TK chính + 1: TK chi tiết + 2: TK thông thường Z Loại tiền tệ cho vay NNNNNNNNN Tài khoản chi tiết của khách hàng- số chạy tự động (do hệ thống quản lý) K Số kiểm tra Ví dụ: tài khoản tiền vay của khách hàng Nguyễn Văn B là “20121.000000110.8 3 ký tự đầu “201” Loại sản phẩm cho vay phục vụ tiêu dùng 1 ký tự tiếp theo “2” Loại cho vay thông thường 1 ký tự tiếp theo “1” Loại tiền được giải ngân là VND 9 ký tự tiếp theo “000000110” Tài khoản chi tiết của khách hàng B -do hệ thống cung cấp khi mở TK cho khách hàng Ký tự cuối cùng “8” Là số để hệ thống kiểm tra tính đúng đắn của TK 1.3 Sự kết nối giữa tài khoản giao dịch KH với TK sổ cái Các TK chi tiết được mở và theo dõi trên từng ứng dụng hệ thống Incas sẽ quản lý chi tiết từng bút toán hạch toán của từng giao dịch vào từng tài khoản. Mỗi giao dịch phát sinh được hạch toán vào tài khoản chi tiết (15 số ). Và thông qua mã nhóm sổ cái để cập nhật tức thời vào từng tài khoản sổ cái theo 1 dãy ký tự đường thẳng cụ thể như sau: AAAAAAAAAAAAAAA.BBB.CCCCCCCCC 15 ký tự đầu: phản ánh tài khoản chi tiết 3 ký tự tiếp theo: phản ánh mã nhóm sổ cái 9 ký tự tiếp theo: phản ánh tài khoản sổ cái. Dựa vào một hoặc nhiều tài khoản sổ cái được kết nối, chương trình tự cập nhật, chuyển đổi tương ứng từ tài khoản sổ cái (TK cấp 4) về tài khoản cấp 3 mà NHNN đã SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 30 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang ban hành thông qua bảng kết hợp tài khoản, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra sự chính xác, khớp đúng của hạch toán phân tích và lập bảng cân đối tài khoản vào cuối mỗi ngày. 2. Thanh toán bằng Séc Tại Ngân hàng TMCP Công thương An Giang hình thức thanh toán bằng Séc chủ yếu phát sinh là Séc lĩnh tiền mặt tại ngân hàng nơi người ký phát mở tài khoản, còn các hình thức khác gần như không phát sinh nên việc hạch toán chủ yếu sử dụng những tài khoản sau: 2.1 Tài khoản sử dụng TK NHNN TK NHCT TÊN TÀI KHOẢN 1011 101101001 Tiền mặt đã kiểm đếm 10101xxxxxxxxxx Tiền gửi thanh toán cá nhân trong nước 4211 10201xxxxxxxxxx Tiền gửi thanh toán tổ chức kinh tế trong nước 7130 7316001006 Thu phí dịch vụ kho quỹ (kiểm đếm) 4531 462101001 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 7900 741002006 Thu tiền bán ấn chỉ 2.2 Quy trình hạch toán: 9 Khi GDV nhận séc trắng từ phòng Tiền tệ -Kho quỹ, sẽ ký nhận và ghi vào sổ theo dõi thẻ trắng về hoạt động nhận và bán séc của mình. 9 Khi khách hàng đề nghị mua séc, GDV sẽ thu tiền bán séc : - Đối với DN tối đa 3 quyển/lần. - Đối với cá nhân tối đa 1 quyển/lần Định khoản: Nợ TK 10201xxxxxxxxxx ( nếu KH là tổ chức) Nợ TK 10101xxxxxxxxxx ( nếu KH là cá nhân) Có TK 741002006 số tiền bán ấn chỉ Có TK 462101001 thuế VAT Xử lý chứng từ: - GDV sẽ nhập các thông tin của KH vào chương trình và in thông tin lên Giấy đề nghị bán séc kiêm phiếu trả tiền, duy trì số sêri séc vào hệ thống. - GDV thông báo sẽ trừ vào TK của KH và hạch toán vào chương trình (giá séc 11.000 đồng/cuốn gồm VAT) - GDV in hạch toán này vào Phiếu thu kiêm hóa đơn dịch vụ với nội dung là “thu tiền bán 1 cuốn séc”. Ngày 18/03/2010 Công ty TNHH Đông Nam (TK tại NH TMCP CT AG là 102010000578215) đề nghị mua 1 cuốn séc và trả bằng chuyển khoản, GDV sau khi in thông tin lên séc và giấy đề nghị bán séc thì hạch toán: Nợ TK 10201000058215 11.000 SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO 31 Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NH TMCP CT VN- CN An Giang Có TK 741002006 10.000 Có TK 462101001 1.000 9 Khi KH có nhu cầu lĩnh tiền mặt bằng séc, KH sẽ nộp tờ séc đã được điền đầy đủ thông tin cho NH kèm theo giấy CMND của người thụ hưởng. Định khoản: Nợ TK người phát hành Có TK 101101001 Xử lý chứng từ: - Khi GDV nhận được tờ séc của KH, GDV nhập vào chương trình và chuyển cho KSV để kiểm tra séc và sau đó tiến hành phê duyệt. - GDV vấn tin để kiểm tra số dư tài khoản sau khi đã trừ số tiền tối thiểu phải giữ lại trong tài khoản ( 100.000 đ/ cá nhân, 1.000.000 đ/tổ chức) của chủ tài khoản để kiểm tra xem có đủ thanh toán số tiền được ghi trên séc. - GDV sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của séc như chữ ký của chủ tài khoản, chữ ký của kế toán trưởng, dấu…đã đăng ký với Ngân hàng trước đó, so sánh với séc. Nếu tất cả đều hợp lệ sẽ tiến hành hạch toán, ghi lại số séc. - GDV dùng Phiếu thu kiêm hóa đơn dịch vụ in thông tin về phí từ chương trình, chuyển séc và phiếu thu cho kiểm soát viên phê duyệt. Nếu tất cả các thông tin đều hợp lệ, KSV sẽ ký tên và đóng dấu, chuyển trả lại cho GDV. - GDV nhận lại, chuyển liên 2 của phiếu thu cho KH, lưu liên 1 và séc vào tập chứng từ gốc. - In Bảng kê giao nhận các loại tiền do GDV tự nhập vào chương trình, chuyển cho Thủ quỹ dựa vào bảng kê và chi tiền cho KH. Ngày 18/3/2010 ông Lê Thiên Quốc (TKTG tại NH TMCP CT AG là 10101000593723) ký phát séc lĩnh tiền mặt cho Lý Cẩm Chi số tiền 600.000.000 đồng Sau khi kiểm tra séc và CMND , GDV hạch toán Nợ TK 10101000593723 600.000.000 Có TK 101101001 600.000.000 Nếu séc này đến và KH lĩnh tiền luôn trong ngày ký phát séc sẽ thu phí là 0.02%/ số tiền trên séc, khách hàng có thể trả phí bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản: Nợ TK 101102001, 10101000593723 132.000 Có TK 462101001 120.000 x 10% = 12.000 Có TK 7316001006 600.000.000 x 0.02% =120.000 - Nếu khách hàng có đăng ký và lĩn