Khóa luận Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Vận tải và Thuê tàu – VIETFRACHT

ớc) Trích trước tiền lương nghỉ phép Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phúc lợi BHXH phải trả theo phân cấp Trích BHXH, BHYT, KPCĐ(19%) BHXH được cấp bù Tk 335 SƠ đồ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Vận tải và Thuê tàu – VIETFRACHT. 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty. - Tên gọi: Công ty Vận tải và thuê tàu. - Tên giao dịch quốc tế: Transport and chartering corporation. - Tên viết tắt: VIETFRACHT. - Địa chỉ: 74 Nguyễn Du – Hà Nội. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước mà Tổng công ty vận tải ngoại thương – VIETFRACHT được ra đời từ ngày 18/2/1963 theo quyết định số 103/ BNgT/ TCCB của Bộ Ngoại thương ( nay là Bộ Thương mại ), là tiền thân của Công ty Vận tải và Thuê tàu ngày nay. Tháng 10/ 1984, đơn vị được chuyển từ Bộ Ngoại thương sang Bộ Giao thông vận tải theo quyết định số 334/ CT ngày 01/10/1984 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ ). Tại quyết định số 145/ HĐBT ngày 9/11/1984 của Hội đồng Bộ trưởng đơn vị được đổi tên thành: “ Tổng công ty thuê tàu và môi giới hàng hải “, trực thuộc Bộ giao thông vận tải. Thực hiện Nghị định 388/HĐBT ngày 20/1/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị đổi tên thành: “ Công ty Vận tải và Thuê tàu “ theo quyết định số 1084/ QĐ - TCCB - LĐ ngày 01/06/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Trong hơn 40 năm hoạt động với thời gian gần nửa thế kỷ, VIETFRACHT đã trải qua nhiều bước thăng trầm và sóng gió, song với truyền thống đoàn kết nội bộ, vận dụng sáng tạo đường lối của Đảng và Nhà nước, phát huy tinh thần phấn đấu vươn lên, dám nghĩ dám làm. Đồng thời được sự giúp đỡ và chỉ đạo tận tình của cấp trên, hơn 40 năm qua VIETFRACHT đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị của mình qua từng giai đoạn lịch sử của đất nước. Những thành tích đó đã được cơ quan cấp trên và các cơ quan quản lý Nhà nước xác nhận qua các kỳ xét duyệt, kiểm tra, khen thưởng với nhiều bằng khen cờ thi đua và huân chương các loại, mà phần thưởng cao quý nhất là được Chủ tịch Nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam tặng huân chương lao động hạng nhất. Trong quá trình hoạt động của mình VIETFRACHT đã tạo được uy tín lớn trên thị trường thế giới, có quan hệ đối tác với hàng trăm khách hàng ( chủ yếu là các hãng tàu, các hãng giao nhận, các công ty lớn ).Tàu vận tải biển của Công ty cũng đã cập bến của các nước khắp các châu lục: châu Âu, châu Phi, châu Mỹ... Hiện nay VIETFRACHT đã và đang tham gia nhiều tổ chức quốc tế lớn như: Bimco ( Hiệp hội hàng hải quốc tế và vùng Bantic ), Fiata ( Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế )...Đồng thời Công ty cũng là sáng lập viên và thành viên của các hiệp hội trong nước như: Hiệp hội chủ tàu, Hiệp hội đại lý giao nhận... Mặc dù qua nhiều lần thay đổi tổ chức nhưng chức năng, nhiệm vụ, phạm vi kinh doanh không những không bị thu hẹp, giảm bớt những ngành nghề truyền thống ( quản lý và khai thác đội tàu biển, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, công tác thuê tàu, môi giới...) vẫn được duy trì phát triển mà ngày càng tăng lên và mở thêm nhiều ngành nghề mới như: đại lý tàu biển, đại lý giao nhận vận tải đường không, đường biển, đường bộ, xuất nhập khẩu trực tiếp, kinh doanh kho bãi, tư vấn về hàng hải...Đặc biệt Công ty đã và đang làm dịch vụ “tiếp nhận”(logistics) cho một số đối tác lớn nước ngoài. Bằng việc phát triển mạnh các dịch vụ trên, tổng doanh thu, lãi và các khoản nộp ngân sách Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và thu nhập cho cán bộ công nhân viên của Công ty luôn ổn định, tăng lên từ khi thành lập cho đến nay, nhất là trong hơn mười năm đổi mới, tự chủ trong sản xuất kinh doanh và tự chủ trang trải về tài chính. Công ty Vận tải và Thuê tàu là một doanh nghiệp Nhà nước tổ chức sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được phép mở tài khoản tại ngân hàng trong và ngoài nước, được phép sử dụng con dấu riêng và chính thức nhận vốn, tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tự trang trải về tài chính từ ngày 01/01/1991. Sau hơn mười năm đổi mới, phấn đấu gian khổ, tìm đối tác, tìm việc làm, tổ chức tốt công tác quản lý cộng với sự lao động hết mình của hầu hết CBCNV và luôn luôn hết mình với sự nghiệp của cơ quan nên Công ty đã đạt được những thành quả đáng kể trong sản xuất kinh doanh, đã đóng cho Nhà nước một khối lượng thuế tương đối lớn góp phần làm tăng Ngân sách, thực hiện vượt chỉ tiêu đề ra. Biểu1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty từ năm 2002- 2004. Đơn vị: triệu đồng Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Doanh thu Lãi Doanh thu Lãi Doanh thu Lãi Vận tải biển 48796 2190 65148 -1983 66210 -3049 Vận tải Bộ 7459 -448 6088 114 7568 -1109 Thuê tàu 212 48 162 44 217 -254 Giao nhận 44106 4731 49994 5889 41829 6298 Đại lý tàu 8515 2127 5552 1998 7535 3758 Đại lý Contr 29920 4283 13684 9657 12738 11554 Thu khác 30421 4621 24933 5816 37153 5207 Tổng cộng 169429 17552 165561 21535 173250 22405 ( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ). Ghi chú: Dấu (-) là kinh doanh không có lãi( hay lỗ). Biểu 2: Khả năng tài chính của Công ty từ năm 2000 -2004. Đơn vị: triệu đồng. Thời điểm tính Vốn bằng tiền Các khoản phải thu Giátrị còn lại TSCĐ Tổng cộng Các khoản phải trả Chênh lệch thừa(+), thiếu(-) 31/12/2000 46925 52897 37668 137490 46659 + 90831 31/12/2001 58711 34571 67949 161231 37482 +123749 31/12/2002 74813 41571 59210 175594 68853 +106741 31/12/2003 88735 37070 48959 174764 71194 +103570 31/12/2004 104251 49847 41117 195215 80060 +115155 ( Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác tài chính kế toán và kết quả sản xuất kinh doanh năm 2000 – 2004 ). Qua hai bảng số liệu trên cho thấy khả năng tài chính từ năm 2000 đến năm 2004 luôn dư thừa chủ yếu là do đơn vị làm ăn có hiệu quả và quan tâm đúng mức đến công tác thanh toán, thu nhanh để tăng vòng quay vốn. Giá trị tài sản còn lại đến ngày 31/12/2004 là 41.117.076.000 đồng ( trong đó đội tàu là 23.618.390.000 đồng và các TSCĐ khác là 17.498.686.000 đồng). Do đơn vị đa dạng hoá ngành nghề, mở rộng phạm vi hoạt động, thực hiện đúng đắn, nghiêm chỉnh chính sách tiết kiệm của Đảng và Chính phủ nên hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao doanh thu tăng dần theo các năm, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, lợi nhuận bình quân đạt hơn14.707.000.000 đồng/ năm, thực hiện được nhiệm vụ chính trị của mà Nghị quyết Đại hội Đảng lần 7 đã nêu ra là: “Đảm bảo lợi ích của Nhà nước”. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty. Hơn 40 năm xây dựng, phấn đấu và trưởng thành ( từ ngày 18/2/1963 đến ngày 18/2/2005) Công ty đã nhiều lần phải thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với tình hình thực tế và các chính sách của Nhà nước theo định hướng Xã Hội Chủ Nghĩa, để phù hợp với đường lối mở cửa, với chức năng, nhiệm vụ được Bộ Giao thông vận tải giao, đặc biệt là xu thế cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước hiện nay.VIETFRACHT đã đi tiên phong, mở đầu cho một mô hình quản lý mới ở Việt Nam đó là tổ chức quản lý công ty theo mô hình công ty Mẹ – công ty con. Nhờ có sự mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh mà tổ chức của Công ty ngày càng được mở rộng, năng lực, trình độ nghiệp vụ của cán bộ ngày càng được nâng cao, số lượng lao động ngày càng tăng. Khi mới thành lập Công ty chỉ có 4 phòng ban nghiệp vụ chủ yếu kinh doanh khai thác đội tàu VIETFRACHT, kinh doanh thuê tàu, môi giới và 4 chi nhánh chủ yếu làm chức năng đại diện và phục vụ cho kinh doanh đội tàu VIETFRACHT, đến nay đã có nhiều phòng kinh doanh nghiệp vụ số lượng tăng lên là 8 phòng gồm: +) Phòng kế toán tài vụ. +) Phòng tổ chức cán bộ. +) Phòng hành chính quản trị. +) Phòng đầu tư xây dựng. +) Phòng vận tải biển. +) Phòng giao nhận 1. +) Phòng giao nhân 2. +) Phòng tổng hợp. Các chi nhánh, xí nghiệp cũng tăng thêm và một số xí nghiệp, đại lý, chi nhánh đã cổ phần hoá nhưng vẫn thuộc Tổng công ty như: Chi nhánh VIETFRACHT ( VF ) tại Đà Nẵng, Cần thơ, Hải phòng, Quy Nhơn, Công ty cổ phần Vận tải và thuê tàu Hồ Chí Minh, Công ty cổ phần Giao nhận kho vận ( ASACO )...các chi nhánh, xí nghiệp kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao. Về cán bộ – lao động trong công ty: từ chỗ tại văn phòng và các cơ sở số lượng cán bộ rất ít chủ yểu là lực lượng thuyền viên, đến nay số cán bộ công nhân viên đã tăng lên cả về số lượng và chất lượng như: +) Tại chi nhánh VF thành phố Hồ Chí Minh trước đây là chi nhánh lớn nhất ( phụ trách từ Nha Trang trở vào các tỉnh phía Nam) cũng chỉ có 27 người với chức năng chủ yếu làm đại lý và phục vụ kinh doanh cho đội tàu VF, nay đã tăng lên 120 cán bộ, cộng thêm cùng trên địa bàn thành phố đơn vị còn thành lập thêm Xí nghiệp APL ( nay là Công ty APL Việt Nam- AVN ) với số lượng 70 người. +) Chi nhánh VF Hải Phòng trước đây có 12 người tăng lên 60 người... +) Chi nhánh VF Đà Nẵng( Công ty cổ phần Vận tải và thuê tàu Đà Nẵng) trước đây chỉ có 4 người nay tăng lên 40 người... Sơ đồ tổ chức quản lý công ty mẹ – công ty con vietfracht. HĐQT Ban Kiểm Soát Tổng Giám Đốc Phó TGĐ 1 Phó TGĐ 2 Phó TGĐ 3 Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức cán bộ Phòng hành chính quản trị Phòng tổng hợp Phòng đầu tư xây dựng Phòng vận tải biển Phòng giao nhận 1 Phòng giao nhận 2 Chi nhánh VF Quảng Ninh Chi nhánh VF Vinh Khối liên quan Khối cổ phần Công ty Mẹ giữ cổ phần chi phối hoặc cổ phần đặc biệt Cty CP vận tải và thuê tàu HCM Cty CP giao nhận kho vận ASACO Cty CP vận tải và thuê tàu Đà Nẵng Cty CP giao nhận vận tải Hải Phòng Cty thuê tàu môi giới hàng hải Cty CP cơ khí sửa chữa - MERES Cty vận tải biển thế kỷ (CSS) Cty APL Việt Nam - AVN Cty giao nhận -dimer Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo, điều hành trực tiếp. Quan hệ vốn đầu tư, chỉ đạo gián tiếp Với bộ máy quản lý đa năng, hiện đại, năng động, tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, trong hơn chục năm đổi mới Công ty đã hoạt động hết sức hiệu quả, tại văn phòng Tổng công ty khối nghiệp vụ hàng hải có đủ khả năng đảm nhận mọi hình thức vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, quản lý đội tàu, thuê tàu và môi giới tại các cảng biển trên toàn quốc. *) Chức năng của từng phòng ban. +) Tổng Giám Đốc: là người được Bộ Giao thông vận tải và Hội đồng quản trị uỷ nhiệm quyền điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổng Giám Đốc có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn theo phương án và điều lệ trong Công ty. Ngoài ra, Tổng Giám Đốc còn phải phụ trách chung các mặt trong Công ty, chịu trách nhiệm quyết định các chủ trương, phương hướng công tác cũng như xây dựng kế hoạch phát triển của đơn vị, đề ra các biện pháp nhằm thực hiện các chủ trương, phương hướng và kế hoạch của Công ty trên cơ sở có sự tham gia của các đồng chí Phó Tổng Giám Đốc. Tổng Giám Đốc trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp, phòng vận tải biển và các chi nhánh, xí nghiệp trong Công ty. +)Công ty có 3 Phó Tổng Giám Đốc( PTGĐ), trong đó: - PTGĐ thường trực Công ty thay mặt cho Tổng Giám Đốc(TGĐ) điều hành công việc của Công ty khi TGĐ vắng mặt và chịu trách nhiệm với công việc đó, có trách nhiệm phụ trách trực tiếp công tác của các phòng: Hành chính quản trị, trung tâm thuê tàu và môi giới hàng hải. Đồng thời PTGĐ thường trực còn phải phụ trách mọi mặt liên quan đến công tác đại lý cho các hãng tàu, công tác môi giới và thuê tàu của công ty Mẹ và công ty thành viên, công tác liên doanh trong nước, nước ngoài, giúp TGĐ trong công tác đối ngoại. - PTGĐ phụ trách công tác chính sách chế độ của công ty, duyệt chi tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý kinh doanh bất động sản, là Giám Đốc chất lượng của Công ty, chỉ đạo xây dựng và triển khai thực hiện hệ thống chỉ tiêu chất lượng của Công ty theo tiên chuẩn ISO 9001: 2000. Ngoài ra, PTGĐ này còn có trách nhiệm phụ trách trực tiếp công tác các phòng: kế toán tài vụ, quản lý đầu tư xây dựng. - PTGĐ chị trách nhiệm trước TGĐ về công tác giao nhận đường biển, đường không , đường bộ, container kể cả giao nhận đa phương thức, dịch vụ tiếp vận và phát chuyển nhanh của công ty Mẹ và các đơn vị thành viên, trực tiếp chỉ đạo việc mua bảo hiểm dân sự cho người làm giao nhận tiếp vận, nghiên cứu và hướng dẫn các đơn vị thành viên về thủ tục, luật lệ về giao nhận tiếp vận đối với các đối tác và thị trường mới. PTGĐ này có nhiệm vụ điều phối hoạt động giao nhận tiếp vận của các đơn vị thành viên trong Công ty để tránh cạnh tranh trong nội bộ, phụ trách dự án kho bãi Cái Lân, Quảng Ninh và Hưng Yên, phụ trách công tác pháp chế và nghiên cứu(phòng tổng hợp), quản lý kinh doanh kho CFS, bãi container và cả việc xin giấy phép hoạt động theo quy định của pháp luật. +) Phòng kế toán tài vụ: giúp việc Ban Giám đốc về các mặt quản lý sử dụng vốn kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế, tổ chức hạch toán đảm bảo chính xác, kịp thời mọi hoạt động kinh tế phát sinh đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính theo đúng chế độ Nhà nước quy định. +) Phòng tổ chức cán bộ: giúp việc Ban Giám đốc về các mặt quản lý nhân sự, tổ chức cán bộ, tuyển dụng đề bạt, quy hoạch, sử dụng và đào tạo cán bộ, theo dõi, giám sát việc phân phối tiền lương, tiền thưởng, thực hiện công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật, giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động như: nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thuyên chuyển công tác... +) Phòng hành chính quản trị: giúp Ban Giám đốc tổ chức công tác hành chính, hành chính quản trị, xây dựng các nội quy, quy định hoạt động của cơ quan, quản lý hồ sơ lưu trữ ở cơ quan, đón tiếp khách hàng của Công ty hàng ngày, lo thủ tục cho cán bộ công nhân viên đi công tác, phục vụ cho đội ngữ quản lý doanh nghiệp, lập kế hoạch tu sửa tài sản và máy móc phục vụ văn phòng, lập kế hoạch mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng... +) Phòng tổng hợp: giúp Ban Giám đốc về các mặt kế hoạch kinh doanh, lập các dự án xuất nhập khẩu, vạch ra các phương án giúp Ban Giám đốc đề ra các quyết định nhanh chóng và chính xác nhất trong việc xem xét hợp đồng và cách thực hiện hợp đồng. +) Phòng đầu tư xây dựng: có trách nhiệm thực hiện xây dựng các công trình do Tổng Giám Đốc duyệt như: xây dựng văn phòng, nhà xưởng, kho bãi... cho công ty. +) Phòng giao nhận 1 và 2: giúp Ban Giám đốc quản lý về các mặt giao nhận hàng hoá đường biển, đường không, đường bộ, container kể cả giao nhận đa phương thức, dịch vụ tiếp nhận và phát chuyển nhanh của công ty mẹ và các đơn vị thành viên. +) Phòng vận tải biển: giúp Ban Giám đốc quản lý về các mặt vận chuyển hàng hoá hàng hoá bằng đường biển, lập phương án phát triển trẻ hoá đội tàu, phương tiện vận tải, kho bãi chuyên dụng, hệ thống dịch vụ tiếp vận, liên hiệp vận chuyển trên biển... 2.2. Đặc điểm, quy trình kế toán tại công ty. 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Bộ máy kế toán là một trong những bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của Công ty, nhờ có sự phản ánh của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh, đã giúp cho Giám Đốc, các tổ chức cá nhân có quan tâm đến Công ty đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn. Việc tổ chức bộ máy kế toán là rất quan trọng vì hoạt động của bộ máy kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình phát triển và uy tín của công ty trên thương trường. Để phù hợp với tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty, Ban lãnh đạo và kế toán trưởng đã quyết định chọn làm công tác kế toán theo hình thức kế toán độc lập. Theo hình thức này chỉ có một phòng kế toán tại văn phòng Tổng công ty, còn ở các đơn vị trực thuộc: công ty con, Chi nhánh đều có tổ chức một phòng kế toán riêng, cuối mỗi quý các phòng kế toán ở các đơn vị gửi báo cáo về Tổng công ty để kế toán tại Tổng công ty hạch toán cho toàn quý và đệ trình lên TGĐ xem xét đánh giá.Tại mỗi đội tàu công ty bố trí thêm một kế toán thống kê để thường xuyên kiểm tra, giám sát mọi hoạt động phát sinh trong quá trình tàu lênh đênh trên biển. Với hình thức tổ chức này người chịu trách nhiệm cao nhất là kế toán trưởng. Kế toán trưởng được TGĐ uỷ quyền giám sát mọi hoạt động kế toán tài chính có liên quan đến tài sản, nguồn vốn của công ty, bên cạnh đó các nhân viên phòng kế toán cũng phải chịu trách nhiệm về công việc, nhiệm vụ của mình dưới sự điều khiển của kế toán trưởng. Hình thức kế toán độc lập đã giúp cho bộ máy kế toán của công ty giảm nhẹ thời gian đi lại và khối lượng công việc của các cán bộ thống kê. Tuy nhiên hình thức này còn có một số nhược điểm: do địa bàn hoạt động rộng khắp trên cả nước nên việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo công ty đối với các công tác kế toán cũng như những hoạt động khác không kịp thời sát sao và bị hạn chế. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty. Kế toán vật tư, nguyên nhiên liệu, TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng công nợ Kế toán lương, thủ quỹ Kế toán ở các đơn vị trực thuộc *) Chức năng của từng người, từng bộ phận trong phòng kế toán tài vụ. Phòng kế toán tài vụ của công ty có 8 nhân viên, trong phòng có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng từng người một. +) Kế toán trưởng: đồng thời là trưởng phòng, phụ trách chung công tác tài chính kế toán của công ty, trực tiếp phụ trách các bộ phận kế toán: kế toán tổng hợp, tài sản cố định, đầu tư dài hạn, ngắn hạn, góp vốn liên doanh và xây dựng cơ bản dở dang, bộ phận tài chính, chế độ chính sách và tài chính kế toán. Kế toán trưởng điều hành và kiểm tra việc chấp hành các chính sách tài chính, thường xuyên báo cáo với Tổng Giám Đốc tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, những thiếu sót và kiến nghị các biện pháp khắc phục. +) Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để ghi vào sổ cái, hàng quý tập hợp các chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. Giám sát hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lượng và giá trị, hàng năm kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản cố định, phân tích phản ánh kết quả của công ty hàng tháng, hàng quý và hàng năm. +) Kế toán thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để lập phiếu thu, phiếu chi, lập bảng chứng từ thu, chi tiền mặt, bảng kê chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục nợ vay và trả ngân hàng các thủ tục tạm ứng, thanh toán tạm ứng của công nhân viên. Lập dự toán, quyết toán đoàn ra, đoàn vào trình phụ trách phòng ký duyệt, theo dõi công nợ... +) Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ thi, chi quỹ tiền mặt, các chứng từ chi tiêu khác trước khi trình kế toán trưởng ký duyệt và có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của công ty. +) Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền, theo dõi những khoản thu, chi trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. +) Kế toán tiền lương: hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lương tại các đơn vị trực thuộc và các phòng ban, phân tích việc sử dụng lao động. Hàng quý căn cứ vào bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành, các chứng từ liên quan khác như: phiếu nghỉ hưởng BHXH, nghỉ ốm ... do các bộ phận chi nhánh gửi lên, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, thanh toán BHXH, thanh toán thưởng... sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát theo tiền lương, theo dõi khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên, thanh toán theo BHXH... +) Kế toán vật tư, nguyên nhiên liệu – TSCĐ: theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, tài sản cố định, tình hình sử dụng nguyên nhiên liệu của các đội tàu, đội xe container, trích lập khấu hao, thanh lý, nhượng bán, cho thuê TSCĐ của công ty. +) Kế toán ngân hàng và công nợ: chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng, làm thủ tục và theo dõi các khoản thanh toán với ngân hàng. Bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng có hiệu quả, các kế toán ở các phần hành đều có sự quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau và chỉ có kế toán trưởng mới có thể chi phối, điều hành trong một thể thống nhất để cùng tiến hành thu nhập hệ thống hoá toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trongcông ty. 2.2.2. Đặc điểm về lao động. Nhờ có sự mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh mà tổ chức của công ty ngày càng mở rộng, năng lực, trình độ nghiệp vụ của CBCNV càng được nâng cao, số lượng lao động ngày càng tăng: từ chỗ tại văn phòng công ty và các cơ sở số lượng CBCNV rất ít chủ yếu là lực lượng thuyền viên, đến nay số CBCNV của công ty đã tăng lên nhiều cả về số lượng và chất lượng. Biểu 3: Số lao động và doanh thu của công ty năm 2003 - 2004. Năm Chỉ tiêu 2003 2004 Số lao động Số nữ Số lao động Số nữ Số lao động( người) 568 198 570 198 Doanh thu( đồng) 165.561.000.000 179.429.000.000 ( Nguồn: Sổ quản lý lao động phòng tổ chức cán bộ ) Từ năm 2004 đến nay số lao động của công ty tăng là 570 người tăng so với năm 2003 là 2 người, sự biến động nhỏ này không làm ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong công ty. Số lao động tăng chỉ có 2 người nhưng doanh thu tăng gần 14 tỷ đồng, điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn được tiến hành tốt. Tính đến thời điểm này toàn công ty có 570 người đều có trình độ học vấn cao, đội ngũ lãnh đạo là những người có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm. Họ còn là những người đã tốt nghiệp cao cấp lý luận chính trị, tiếng Anh thành thạo. Đội ngũ nhân viên phần lớn là ở độ tuổi tương đối trẻ có trình độ học cao, năng nổ nhiệt tình, đây là một thế mạnh của công ty. Toàn công ty có 570 người trong đó có trên 350 người có trình độ cao đẳng và đại học, có chuyên môn nghiệp vụ chính được đào tạo tại các trường đại học, chủ yếu là Đại học Hàng Hải, Đại học Ngoại Thương và các nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật khác. Còn lại đội ngũ thuyền viên đều có trình độ sơ cấp, trung cấp trở lên được đào tạo tại các trường Cao Đẳng, Trung Cấp Hàng Hải.Hầu hết CBCNV trong công ty đều có nhiều năm công tác, có trình độ ngoại ngữ khá, đội ngũ lao động trẻ được bố trí đan xen với những lao động nhiều kinh nghiệm để giúp đỡ những nhân viên trẻ bởi vì nhân viên trẻ có trình độ cao, nhiệt tình, tiếp thu khoa học kỹ thuật công nghệ nhanh nhưng kinh nghiệm làm việc còn hạn chế. Biểu 4: Cơ cấu độ tuổi CBCNV toàn công ty. ( Đơn vị: người) Độ tuổi Tổng số người 20 – 35 253 36 – 45 198 45 – 58 119 ( Nguồn: Sổ quản lý lao động phòng tổ chức cán bộ ) 2.2.3. Đặc điểm, hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ mà công ty sử dụng. Do công ty hoạt động trên phạm vi cả nước với quy mô tương đối lớn, cho nên để phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy mô hoạt động, công ty đã chọn hình thức chứng từ ghi sổ để tập hợp phát sinh, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính cho toàn công ty. Sơ đồ phản ánh quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Quan hệ đối chiếu. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ,trường hợp những đối tượng cần theo dõi chi tiết thì kế toán ghi vào sổ (thẻ ) kế toán chi tiết, đối với chứng từ tiền mặt hàng ngày thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi cào sổ cái tài khoản liên quan, từ sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết kế toán ghi vào sổ tổng hợp chi tiết, sổ này được đối chiếu với sổ cái và là cơ sở để lập báo cáo kế toán. Cuối tháng cộng số phát sinh, tính số dư trên các sổ cái để ghi vào bảng cân đối số phát sinh, bảng này dùng để lập hệ thống báo cáo kế toán. 2.3. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. 2.3.1. Trình tự kế toán tiền lương các khoản trích theo lương tại công ty. Để tiến hành hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương công ty đã sử dụng các tài khoản: 622, 642, 334, 338, 632, 138, 336. Trong đó các tài khoản 622, 334, 632, 138, 336 được mở chi tiết cho từng phòng ban, chi nhánh để tiện cho việc theo dõi, tập hợp nghiệp vụ phát sinh qua máy vi tính vì công ty áp dụng hình thức kế toán máy vào hệ thống kế toán. Cuối kỳ tập hợp các nghiệp vụ phát sinh này và phân bổ cho từng phòng ban, chi nhánh. Đối với các phòng vận tải biển, giao nhận 1, giao nhận 2, đầu tư xây dựng cơ bản dở dang công ty sử dụng tài khoản 622 và chi tiết cho từng phòng, còn các phòng tổ chức cán bộ, tổng hợp, kế toán tài vụ, hành chính quản trị, Ban kiểm soát công ty sử dụng tài khoản 6421 để tính trả lương cho CBCNV. Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được cụ thể như sau: +) Hàng quý tính tiề