Khóa luận Khảo sát mức độ tin học hóa trong quản trị logistics của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thành phố Hồ Chí Minh

g, chiếm lấy thêm một thị phần càng khó khăn hơn. Trong sự hữu hạn về thị trường tiêu dùng đó, một trong những cách hiệu quả nhất giúp các DN đạt mục tiêu lợi nhuận nên bắt đầu từ chính bản thân nội bộ của mình, làm sao để kiểm soát hiệu quả và tiết kiệm chi phí, làm cho giá bán đến tay người tiêu dùng cuối cùng cạnh tranh hơn. Như vậy, DN cần chú trọng đến cả đầu ra để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận đồng thời phải biết cắt giảm chi phí không cần thiết mà vẫn bảo đảm được hệ thống chạy tốt. Xét đến khía cạnh đầu vào, DN cũng gặp khó khăn nhất định khi nguồn lực cho sản xuất như nhân lực, vật lực (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị), tài lực (vốn, tiền mặt..) và đặc biệt là thời gian… có giới hạn. Quản trị Logistics trong DN giúp DN trả lời cho bài toán tiết kiệm chi phí đầu vào và sử dụng các nguồn lực sao cho tối ưu nhất. Do vậy có rất nhiều định nghĩa về hoạt động quản trị Logistics nhưng nhìn chung các định nghĩa đều nên lên lợi ích thiết thực mà quản trị Logistics mang lại. Trong nghiên cứu của mình, sinh viên nhận thấy rằng: “Quản trị Logistics trong DN bao gồm những hoạt động giúp tối ưu hóa về vị trị, thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn nguyên vật liệu, bán thành phẩm,..,thành phẩm từ nơi nhà cung cấp đến khách hàng của DN với tổng chi phí thấp nhất” Với định nghĩa trên ta thấy quản trị Logistics là một chuỗi các hoạt động liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban trong DN như bộ phận thu mua, quản lý nguyên vật liệu, bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý kho.... Nếu trước đây mỗi phòng ban là một “ốc đảo” riêng biệt thì quản trị Logistics thiết kế và quản lý các hoạt động này một cách có khoa học để cắt giảm những chi phí không cần thiết phát sinh trong mỗi phòng ban và giúp cho bộ máy quản lý của DN hoạt động hiệu quả hơn, là cơ sở quan trọng để DN nâng cao năng lực canh tranh. 2.1.2 Vai trò của quản trị Logistics đối với DN Từ định nghĩa của quản trị Logistics cũng cho thấy rõ quản trị Logistics đóng vai trò quan trọng bảo đảm tính hiệu quả trong hoạt động của DN với chi phí tiết kiệm. Từ đó, DN có thể cung cấp sản phẩm giá thành thấp hơn nhưng có chất lượng đáp ứng đúng hoặc hơn cả mong đợi của khách hàng. Mặt khác quản trị Logistics cũng giúp DN chủ động hơn trong việc chọn lựa nguồn cung cấp, duy trì mối quan hệ chặt chẽ hơn đối với nhà cung cấp và khách hàng. Từ việc chủ động hơn trong khâu tìm nguyên vật liệu, quản trị Logistics đồng thời hỗ trợ trong việc lên kế hoạch sản xuất tốt hơn. Sự kết hợp giữa hai khâu này giúp việc sản xuất luôn ở mức ổn định. Ngoài ra quản trị Logistics hỗ trợ đắc lực cho chiến lược marketing, đặc biệt là marketing hỗn hợp 4P (Product, Price, Place, Promotion), vì chỉ có quản trị Logistics hoạt động kết hợp chặt chẽ các phòng ban trong DN, đóng vai trò then chốt để đưa sản phẩm đến nơi cần đến vào đúng thời điểm thích hợp. 2.1.3 Nội dung của quản trị Logistics trong DN: Trước hết quản trị Logistics trong DN là quản lý một quá trình xuyên suốt có sự kết hợp hợp lý giữa các phòng ban để đạt được mục đích tối ưu của tổ chức. Do vậy nội dung của quản trị Logistics trong DN khá rộng bao gồm: Dịch vụ khách hàng Hệ thống thông tin Dự trữ Quản trị vật tư Vận tải Kho bãi Quản trị chi phí 2.1.3.a Dịch vụ khách hàng Dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng nếu được thực hiện tốt không những giúp DN giữ chân được khách hàng cũ mà còn thu hút được khách hàng mới, hay nói khác đi dịch vụ khách hàng chính là hình ảnh của DN trong lòng khách hàng. Trong thị trường hàng hóa ngày càng được mở rộng, khách hàng khi cần mua một loại hàng hóa nào đó, họ có rất nhiều sự lựa chọn. Nếu nhiều DN đưa cùng đưa vào thị trường những sản phẩm có đặc điểm, chất lượng, giá cả gần như tương đương nhau thì dịch vụ khách hàng trở thành vũ khí cạnh tranh sắc bén. Định nghĩa: Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của công ty nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng liên quan đến thực hiện đơn hàng (từ lúc tiếp nhận, xử lý đơn hàng), những hoạt động đó có thể là: lập bộ chứng từ, xử lý, truy xuất đơn hàng, giải quyết các khiếu nại liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, các chương trình khuyến mãi mà DN cam kết cung cấp cho khách hàng. (Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006) Như vậy dịch vụ khách hàng có liên quan đến rất nhiều yếu tố. Nhìn chung sẽ được chia thành ba nhóm: Trước giao dịch Trong giao dịch Và sau giao dịch Chi tiết của từng yếu tố được mô tả qua hình sau: Hình 1: Các yếu tố của dịch vụ khách hàng Các yếu tố trước giao dịch: Xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng Giới thiệu các dịch vụ cho khách hàng Tổ chức bộ máy thực hiện Phòng ngừa rủi ro Quản trị dịch vụ Các yếu tố trong giao dịch: Tình hình dự trữ hàng hóa Thông tin hàng hóa Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng Khả năng thực hiện các chuyến hàng đặc biệt Khả năng điều chuyển hàng hóa Thủ tục thuận tiện Sản phẩm thay thế Các yếu tố sau giao dịch: Lắp đặt, bảo hành sửa chửa và các dịch vụ khác Theo dõi sản phẩm Giải quyết than phiền, khiếu nại, trả lại sản phẩm Cho khách hàng mượn sản phẩm Chăm sóc khách hàng, duy trì và phát triển, duy trì mối quan hệ với khách hàng DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG (Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006) 2.1.3.b Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được xem là mạch máu của DN, hãy tưởng tượng nếu thông tin không được trao đổi lẫn nhau thì việc ra quyết định trong chính từng phòng ban gặp rất nhiều khó khăn. Một ví dụ đơn giản là, bộ phân kinh doanh khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nếu không có thông tin về tình hình hàng hóa trong kho, tình hình của sản xuất, hoặc thông tin về mối quan hệ giữa DN và khách hàng đó, bộ phận kinh doanh không thể tự mình đưa ra quyết định có chấp nhận đơn hàng hay không. Thông tin chính là cơ sở để đưa ra quyết định và rõ ràng thông tin càng nhiều việc ra quyết định càng thuận lợi hơn. Như ta đã biết nhiều dữ liệu và sự kiện khi được sắp xếp và nhìn nhận một cách có hệ thống sẽ tạo ra những thông tin giá trị. Giá trị của thông tin tùy thuộc rất nhiều vào khả năng của người dùng dữ liệu để tạo ra thông tin. Trước đây, để thu thập dữ liệu DN ghi chép lại dữ liệu, sự kiện, hoạt động bằng một hệ thống sổ sách, và thực hiện chế độ báo cáo để có thông tin nhằm phân tích hoạt động trong quá khứ, lập kế hoạch cho tương lai,… và rất nhiều quyết định khác. Việc này đã khiến DN gặp phải một số vấn đề: Gây mất thời gian khi phải ghi chép khối lượng lớn dữ liệu Tốn không gian để lưu trữ sổ sách giấy tờ, dữ liệu có thể bị mất hoàn toàn khi xảy ra sự cố hỏa hoạn Thời gian để có thông tin cần tìm không nhanh chóng Việc ghi chép dữ liệu để báo cáo có thể xảy ra sai sót, có thể xảy ra chỉnh sửa số liệu. Và máy tính đã giúp DN giải quyết phần lớn các vấn đề trên. Máy tính giảm tối đa không gian lưu trữ dữ liệu, truy tìm, sao chép dữ liệu nhanh và chính xác, có nhiều biện pháp để bảo mật dữ liệu và khả năng mất dữ liệu thấp nếu thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu. Trong quản trị Logistics, thông tin được sử dụng có liên quan đến thông tin của rất nhiều phòng ban, cụ thể là thông tin tại bộ phận Logistics, kĩ thuật, kết toán - tài chính, marketing, sản xuất, kinh doanh, kho, bến bãi, vận tải…Các thông tin của những bộ phận đó nếu được kết nối chặt chẽ với nhau, sẽ hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định của từng bộ phận đặc biệt là bộ phận xử lý đơn hàng của khách hàng. Chu trình xử lý một đơn hàng trong một DN có thể qua những khâu sau: Hình 2: Đường đi của một đơn hàng Thông tin trực tiếp Thông tin gián tiếp (Nguồn Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006 Hình trên cho thấy đường đi của một đơn hàng qua rất nhiều khâu xử lý, cần nhiều thông tin liên quan. Do vậy cách thức xử lý thông tin có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chu trình xử lý đơn đặt hàng, Nếu thực hiện một hệ thống sổ sách ghi chép như cách truyền thống, chắc chắn không thể nào rút ngắn được thời gian xử lý. Trong khi đó với sự trợ giúp của máy tính và nếu các thao tác xử lý được tiến hành trên một chương trình phần mềm chuyên dụng, các công đoạn được rút ngắn thời gian rất đáng kể. Phần này sẽ được trình bày rõ hơn trong mục III. 2.1.3.c Dự trữ Dự trữ (NVL, bán thành phẩm, thành phẩm) là một thành phần quan trọng của quản trị Logistics trong DN, dự trữ góp phần nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, giảm thiểu rủi ro khi có biến động thị trường về giá cả, nhu cầu, xu hướng (tăng/giảm). Nhưng dự trữ đồng thời cũng gây ảnh hưởng làm tăng chi phí kho bãi, bảo quản, hư hao, mất mát, tính hiệu quả sử dụng vốn…Tuy vậy để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục cần phải dự trữ một lượng nhất định nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm...Sự tích lũy, ngưng đọng nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… ở mỗi giai đoạn vận động của quá trình Logistics như vậy được gọi là dự trữ. Chi phí dự trữ làm tăng thêm giá trị trên mỗi đơn vị thành phẩm. Do vậy quản trị Logistics tốt cần phải thực hiện tổ chức dự trữ hợp lý một mặt đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, mặt khác bảo đảm chi phí dự trữ là thấp nhất. 2.1.3.d Quản trị vật tư Nguồn lực sử dụng, những yếu tố đầu vào luôn có mức giới hạn, nên quản trị vật tư có vai trò quan trọng trong quản trị Logistics. Mặc dù quản trị vật tư không tác động trực tiếp đến người tiêu dùng cuối, nhưng chất lượng của quản trị vật tư có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng, quản trị vật tư không tốt sẽ tác động ngay từ khâu đầu vào thì quá trình sản xuất khó hứa hẹn cho ra một sản phẩm đạt chất lượng như thiết kế ban đầu hoặc là cam kết chất lượng của DN với khách hàng. Từ đây sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề hàng bị trả lại, chỉnh sửa, trễ hẹn giao hàng… làm mất uy tín của DN. Thêm nữa khi xảy ra sai sót, mắc lỗi thì nhiều khả năng DN phải ngừng chuyền sản xuất gây gián đoạn sản xuất thì thiệt hại sẽ nặng nề hơn do vậy DN cần phải làm đúng ngay từ đầu mà cụ thể là công việc quản trị tốt đầu vào của mình. 2.1.3.e Vận tải Vận tải giúp cho việc vận chuyển NVL từ nhà cung cấp đến đơn vị sản xuất hay nhà máy sản xuất và phân phối thành phẩm kịp thời đến khách hàng (đại lý, nhà bán lẻ, người tiêu dùng cuối) theo lộ trình định trước và cam kết của DN. Tùy theo sản phẩm DN sản xuất mà DN lựa chọn hình thức vận chuyển cho hợp lý. Ngoài ra trong khâu quản trị đầu vào của DN vận tải cũng đóng vại trò quan trọng, làm sao để đưa nguyên liệu, bán thành phẩm vào kịp quá trình sản xuất liên tục. Ngày nay, các DN có xu hướng sử dụng dịch vụ bên ngoài để thực hiện khâu này. Các dịch vụ vận tải có thể giúp DN không cần phải đầu tư nhiều vào khâu chuyển hàng, thủ tục hải quan,.. do vậy DN có thể hoàn toàn tập trung vào công việc sản xuất chính. Thậm chí, chi phí sử dụng dịch vụ của DN còn thấp hơn khi các công ty dịch vụ tận dụng được tính kinh tế về quy mô. Do vậy quản trị Logistics cần cân nhắc các hình thức vận chuyển và quyết định tự mình thực hiện hay thuê ngoài. Một quyết định tốt của công tác quản trị Logistics có thể giúp giảm thiểu chi phí đồng thời tinh gọn bộ máy hoạt động của DN. 2.1.3.f Kho bãi Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm…và cung cấp những thông tin về tình trạng và vị trí hàng hóa trong kho. Vai trò của quản trị Logistics trong DN là giúp thiết kế lựa chọn vị trí của nhà kho sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất. Ví dụ nhà kho chứa nguyên vật liệu, bán thành phẩm cần bố trí gần nhà xưởng, nơi sản xuất hoặc thậm chí ngay trong nhà xưởng. Đối với các thành phẩm thì tuy theo mạng lưới kênh phân phối mà có sự bố trí nhà kho hợp lý giúp đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng. 2.1.3.g Quản trị chi phí Theo kết quả của các nhà nghiên cứu thì chi phí Logistics có thể vượt quá 25% chi phí sản xuất (Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006) Điều đó một lần nữa khẳng định quản trị Logistics tốt có thể tiết kiệm một chi phí đáng kể là cơ sở để giảm giá thành nâng cao tính cạnh tranh của DN. Khi phân tích tổng chi phí Logistics ta có: Chi phí phục vụ khách hàng Chi phí vận tải Chi phí kho bãi Chi phí giải quyết đơn hàng và hoạt động hệ thống thông tin Chi phí sản xuất thu mua Chi phí dự trữ Quản trị Logistics có vai trò phối hợp hoạt động của các bộ phận để giảm thiểu các thành phần chi phí trên. Thêm nữa, hoạt động Logistics và chi phí Logistics có liên hệ mật thiết với nhau vì chính hoạt động nên phát sinh chi phí, do đó chúng có tác động ảnh hưởng lẫn nhau. Nhà quản trị Logistics phải có khả năng cân bằng hai yếu tố này để đạt được mục đích của tổ chức. 2.2 CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS Logistics bao gồm quản lý đơn hàng, hàng hóa, vận tải và kết hợp với lưu kho, dỡ hàng, đóng gói, tất cả được tích hợp thông qua một mạng lưới được thiết kế sẵn. Mục tiêu của Logistics là hỗ trợ thu mua, sản xuất và đáp ứng yêu cầu trong vận hành. Trong một công ty thách thức là kết hợp khả năng của các bộ phận vào một hoạt động kết hợp tập trung vào dịch vụ khách hàng. Trong bối cảnh chuỗi cung ứng, sự đồng bộ trong vận hành rất cần thiết với khách hàng cũng như nhà cung cấp nguyên liệu và dịch vụ để liên kết bên trong và ngoài như một quá trình tích hợp. Xét trong phạm vi một DN Logistics chủ yếu tạo ra giá trị qua hai dòng chảy hàng hóa và thông tin. Thông tin từ thị trường tiêu dùng và khách hàng giúp DN dự báo, tổ chức hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa. Từ đây DN cũng nhận được những thông tin phản hồi về hàng hóa của mình trên thị trường như tình hình tiêu thụ, mức độ chấp nhận của thị trường đối với mỗi loại hàng hóa. Do vậy, hàng hóa và thông tin là hai dòng chảy có tác động qua lại, quan hệ mật thiết với nhau theo sơ đồ sau: Dòng chu chuyển hàng hóa Khách hàng Dòng thông tin Đáp ứng khách hàng Cung ứng NVL Doanh nghiệp sản xuất Hỗ trợ sản xuất Nhà cung cấp Hình 3: Chuỗi giá trị của Logistics trong DN (Nguồn:Dịch từ Tác giả Donald J. Bowersox, David J.Closs, M.Bixby Cooper. Supply Chain Logistics Management 2nd edition McGraw-Hill Internetiional Edition) 2.2.1 Dòng chu chuyển hàng hóa Ngay từ công đoạn thu mua hàng hóa, quản trị Logistics làm tăng thêm giá trị của hàng hóa bằng cách di chuyển hàng hóa đến đúng nơi và đúng thời điểm cần đến, và cứ như thế qua nhiều công đoạn sản xuất trong phân xưởng, nguyên vật liệu và bán thành phẩm được tăng thêm giá trị qua mỗi công đoạn sản xuất cho đến khi trở thành thành phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Điều này cũng dễ hiểu như từng bộ phận của một cái máy không có giá trị sử dụng bằng một cái máy được ráp hoàn chỉnh, và một cái máy nằm yên trong kho cũng không có giá trị bằng khi nó được giao cho khách hàng, đúng tại thời điểm cần thiết. Như vậy, cả giá trị và sự dịch chuyển của nguyên vật liệu, bán thành phẩm,…là một phần giá trị của quá trình hoạt động Logistics. Hoạt động này được chia thành ba lĩnh vực chính gồm: Đáp ứng nhu cầu khách hàng Hỗ trợ sản xuất Thu mua hàng hóa 2.2.2 Dòng chu chuyển thông tin Thông tin luôn cần thiết và xảy ra cùng lúc với ba hoạt động chính của Logistics. Thông tin phản ánh những hoạt động thực tế xảy ra trong vận hành, nhờ vậy quản lý có thể ra quyết định chỉnh sửa, khắc phục, ngăn ngừa sự cố tránh gây sai sót hàng loạt. Nhìn chung, dòng thông tin trong quản trị Logistics phục vụ cho quản trị vận hành và quản trị lập kế. Tóm lại Logistics tạo ra chuỗi giá trị thông qua hai dòng di chuyển của thông tin và hàng hóa. Chính nhờ hai dòng này mà quản trị Logistics tối ưu về vị trí và thời gian của nguyên vật liệu bán, thành phẩm từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng. 2.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) TRONG DN 2.3.1 Định nghĩa HTTT trong DN Như đã đề cập trong chuỗi giá trị của quản trị Logistics trong DN, chuỗi giá trị đó chủ yếu được tạo qua dòng di chuyển của hàng hóa và thông tin. Dòng thông tin di chuyển trong một HTTT trong DN. Và chính HTTT giúp người quản lý, ra quyết định đồng thời theo dõi thông tin liên quan đến mọi quá trình hoạt động. Ngoài ra HTTT còn giúp việc chia sẻ thông tin bên trong và bên ngoài DN diễn ra dễ dàng hơn. Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đã tạo ra cuộc cách mạng trong phương thức quản lý và xây dựng HTTT trong DN. Trước hết “HTTT là một hệ thống được tạo lập để gửi, nhận và lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu, trong đó thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử ” (Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006), hay một định nghĩa cụ thể hơn về HTTT là: “HTTT là một tổ hợp có tổ chức các tài nguyên con người, phần cứng, phần mềm, mạng thông tin và dữ liệu. Các tài nguyên này được thu thập biến đổi và phổ biến thông tin trong một tổ chức. Con người dựa và HTTT để giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng nhiều thiết bị vật lý (phần cứng), các lệnh và thủ tục xử lý thông tin (phần mềm), các kênh truyền thông (mạng) và dữ liệu đã được lưu trữ (data resource) từ buổi ban mai của nền văn minh” (Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng. Hệ thống thông tin quản lý. NXB Đại học Quốc Gia Tp.Hồ Chí Minh) Con người Dữ liệu Mạng Phần cứng Phần mềm Hình 4: Thành phần của HTTT Sản phẩm của HTTT là sản phẩm của quá trình biến đổi xử lý dữ liệu thành nhiều sản phẩm thông tin khác nhau. Quá trình biến đổi xử lý dữ liệu bao gồm việc nhập, xử lý, xuất lưu trữ và các hoạt động điều khiển. Bảng dưới đây tóm tắt các thành phần và sản phẩm của HTTT: Con người Các chuyên gia-Nhà phân tích hệ thống, lập trình viên, nhân viên điều hành máy tính Người dùng cuối-Những người còn lại sử dụng HTTT (cụ thể trong đề tài là DN) Phần cứng Máy móc-Máy tính, màn hình, ổ đĩa từ, máy in, máy quét… Phương tiện-Đĩa mềm, băng từ, đĩa quang, thẻ từ, mẫu tài liệu… Phần mềm Chương trình-Chương trình hệ điều hành, bảng tính, xử lý văn bản, chương trình tính lương… Thủ tục-Thủ tục nhập liệu, sửa chửa lỗi, phân phối hóa đơn thanh toán… Dữ liệu Các sản phẩm mô tả, bản ghi khách hàng, hồ sơ nhân viên, dữ liệu tồn kho… Mạng Phương tiện truyền thông, bộ xử lý truyền thông, phần mềm truy xuất và điều khiển mạng Sản phẩm thông tin Các báo cáo và tài liệu kinh doanh sử dụng kết xuất dạng văn bản và đồ họa, đáp ứng âm thanh và biểu mẩu Bảng 1: Chi tiết thành phần và sản phẩm của HTTT (Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng. Hệ thống thông tin quản lý. NXB Đại học Quốc Gia Tp.Hồ Chí Minh) Trước đây DN thực hiện tạo một hệ thống sổ sách để lưu lại các số liệu liên quan đến tình hình hoạt động sản xuất, một trong những khuyết điểm lớn nhất của hệ thống sổ sách là gây khó khăn trong sắp xếp lưu trữ dữ liệu, từ đó kéo theo thời gian tìm kiếm thông tin rất chậm. Nay nếu xây dựng tốt một HTTT, DN có thể khắc phục hầu hết các khuyết điểm của hệ thống sổ sách truyền thống. 2.3.2 Chức năng (vai trò) của HTTT trong quản trị Logistics Xét về lợi ích đối với khách hàng của DN HTTT đáp ứng những thông tin về tình trạng đơn hàng, khả năng đáp ứng hàng hóa của công ty, theo dõi quá trình giao hàng,…, đây chính là nhưng thông tin mà khách hàng luôn mong muốn được cập nhật đối với đơn hàng của mình. HTTT giúp DN thông báo cho khách hàng những vấn đề trên một cách nhanh chóng và chính xác. Xét về lợi ích trong hoạt động của DN HTTT đóng vai trò kết nối mọi hoạt động Logistics và kết nối những hoạt động đó vào hoạt động chung của DN, rộng hơn nữa là tích hợp hoạt động của DN vào hoạt động của chuỗi cung ứng. HTTT có khả cập nhật nhanh chóng những diễn biến mới nhất trong tình hình hoạt động của DN, giúp giảm thiểu những yêu cầu không cần thiết về nguồn lực và hàng hóa, đồng thời tăng khả năng thích ứng linh hoạt trong quản trị Logistics, giúp các cấp quản lý đưa ra quyết định/giải pháp kịp thời, bảo đảm tính thông suốt của hệ thống. Cuối cùng là khả năng hợp tác với các thành phần trong chuỗi cung ứng của DN và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng. HTTT trong được chia thành 4 cấp độ sử dụng: Hỗ trợ xử lý giao dịch Hỗ trợ điều khiển quản lý Hỗ trợ phân tích ra quyết định Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược vKế hoạch liên minh chiến lược Phát triển và chọn lọc những cơ hội mới Phân tích dịch vụ khách hàng Phương thức sử dụng phương tiện vận chuyển Mức độ tồn kho và quản trị tồn kho Tích hợp dọc,.., sử dụng thuê ngoài… Đo lường: Chi phí § Dịch vụ khách hàng Tài sản § Năng suất Chất lượng Quản trị đơn đặt hàng Ÿ Xếp hàng Sắp xếp hàng hóa Ÿ Định giá và lập chứng từ Phân bổ đơn hàng Ÿ Chăm sóc khách hàng Hỗ trợ xử lý giao dịch Hỗ trợ điều khiển quản lý Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược Hỗ trợ phân tích ra quyết định Hình 5:Chức năng của HTTT qua bốn cấp độ quản lý (Nguồn:Dịch từ Tác giả Donald J. Bowersox, David J.Closs, M.Bixby Cooper. Supply Chain Logistics Management 2nd edition McGraw-Hill Internetiional Edition) 2.3.2.a Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống này gồm những quy luật được chuẩn tắc điều khiển và ghi chép lại từng hoạt động của Logistics và các bộ phận khác. Chức năng tiêu biểu của HT xử lý giao dịch bao gồm ghi chép những đơn hàng, sắp xếp hàng hóa, phân bổ đơn hàng, giao hàng, định giá, gửi thông báo giao dịch cho khách hàng…Ví dụ: Khi một dơn đặt hàng được nhập vào hệ thống, HT này thực hiện tiếp bước thứ hai là phân bổ hàng hóa cho đơn đặt hàng này, kế đến là gửi đến nhà kho để sắp xếp chung với những đơn hàng trước đó nếu có và phát lệnh chuyển hàng. Cuối cùng HT này tự động gửi thông báo đến bộ phận kế toán ghi chép một khoản phải trả vào tài khoản của chủ đơn hàng này. Như vậy toàn bộ quá trình này được thực hiện khép kín trong HT xử lý giao dịch của DN. 2.3.2.b Hệ thống điều khiển quản lý HT này sẽ tập trung đo lường hoạt động và tạo báo cáo. Đo lường hoạt động rất cần thiết, nó cung cấp những phản hồi về tình hình hoạt động và độ hữu ích của việc sử dụng nguồn lực. HT này thường tập trung vào đo lường chi phí, dịch vụ khách hàng, năng suất, chất lượng, và tài sản DN. HT này cũng giúp quản lý cấp trung ghi nhận những trường hợp đặc biệt, bất thường để có thể dự đoán trước bất thường, rút kinh nghiệm và xử lý tốt hơn cho lần sau. Cần chú ý rằng, đối với những yếu tố bên trong DN như chi phí, năng suất… là những yếu tố rất cụ thể được kiểm soát bằng HT rất tốt, nhưng đối với các yếu tố “ít cụ thể” hơn như dịch vụ khách hàng thì khó kiểm soát hơn vì một phần lớn nó phụ thuộc vào khách hàng, yếu tố bên ngoài DN. 2.3.2.c Hệ thống phân tích ra quyết định HT này chủ yếu dùng các phần mềm hỗ trợ người quản lý trong việc xác định, đánh giá lựa chọn các phương án giúp DN hoạt động có hiệu quả hơn. Ví dụ như lựa chọn phương án thiết kế kênh phân phối, quản trị mức độ tồn kho, tồn kho bao nhiêu thì an toàn, phân bổ nguồn lực như thế nào, nên tấn công vào thị phần nào, thời điểm nào là thích hợp...Những vấn đề này không có cấu trúc ổn định, HT bao gồm nhiều cơ sở dữ liệu, mô hình phân tích, ra quyết định để hỗ trợ người dùng. Quyết định cuối cùng vẫn thuộc người quản trị. 2.3.2.d Hệ thống lập kế hoạch chiến lược Đây là HT tổng hợp và sắp xếp dữ liệu thành những tập dữ liệu hỗ trợ quản lý cấp cao đánh giá, lựa chọn những chiến lược khác nhau. Ví dụ như so sánh lợi ích DN đạt được khi lựa chọn một chiến lược và những mất mát cơ hội đã bỏ qua, hoặc là tích hợp theo chiều dọc hay ngang, có nên mở rộng đầu tư sản xuất…Và rõ ràng, đây là những vấn đề phức tạp không có cấu trúc. Một quyết định tốt còn phụ thuộc rất nhiều về kinh nghiệm đối với vấn đề cần giải quyết của người quản trị. 2.4 NHỮNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS 2.4.1 Ứng dụng CNTT trong xây dựng HTTT quản lý “Các nhà quản trị kinh doanh đang chuyển từ cách làm việc kiểu truyền thống mà theo đó các yếu tố CNTT không ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh sang một cách làm việc mới trong đó CNTT giữ vai trò rất quan trọng đến nỗi các nhà quản trị sẽ không thể nào lên kế hoạch về sản phẩm, tiếp thị, quan hệ quốc tế, tổ chức, hay về tài chính mà không có chúng” (Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng. Hệ thống thông tin quản lý. NXB Đại học Quốc Gia Tp.Hồ Chí Minh) Khẳng định trên một lần nữa cho thấy việc ứng dụng CNTT đã trở nên rất cần thiết trong phương thức quản lý của DN. Quản trị Logistics là một hoạt động rất sâu rộng, là một hoạt động đòi hỏi người quản lý phải tổng hợp được nhiều thông tin từ nhiều nơi, kết hợp, vận dụng nhiều thông tin đó để đưa ra quyết định chính xác, hợp lý và kịp thời. Do vậy sự trợ giúp của CNTT đối với hoạt động quản trị Logistics là vô cùng hữu ích. CNTT giúp tập trung các cơ sở dữ liệu, thông tin từng phòng ban về một nơi tạo điều kiện truy xuất dẽ dàng và các ứng dụng CNTT ngày nay cũng trở nên dễ dàng sử dụng hơn đối với người dùng cuối. Dựa trên 5 thành phần cơ bản của HTTT và ứng dụng CNTT, người ta đã phát triển HTTT để hỗ trợ cho hoạt động quản trị và điều đặc biệt, những HT này không đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức sâu rộng như những chuyên gia thiết kế ra chúng. Một HT chỉ huy, điều khiển, hỗ trợ ra quyết định và tạo báo cáo cho đến lập kế hoạch và vận hành Logistics bao gồm: HT hoạch định nguồn lực ERP HT truyền thông HT vận hành HT lập kế hoạch Các thành phần trên được mô tả qua hình sau: Ứng dụng truyền thông Ứng dụng mối q