Khóa luận Kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

g Kế toán các công ty thành viên Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ Kế toán chi phí Kế toán tổng hợp Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam *Kế toán trưởng: -Quản lý toàn bộ công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc về nhiệm vụ công tác của mình. -Tham mưu cho Tổng giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. -Bố trí và cung cấp nguồn vốn cho các công trình theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. *Kế toán tổng hợp: Định kỳ chỉ đạo các kế toán viên làm báo cáo đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng quy định. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và lãnh đạo Tổng công ty. *Thủ quỹ: Theo dõi và thực hiện việc thu chi tiền mặt, rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi tiền vào ngân hàng. *Kế toán tài sản cố định: Trực tiếp theo dõi toàn bộ tài sản của Tổng công ty, mở sổ theo dõi, quản lý hồ sơ, chứng từ tăng giảm và tính khấu hao theo quy định. *Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng, phụ trách công việc tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội và các chi phí khác. *Kế toán công nợ: Mở sổ theo dõi các khoản công nợ khách hàng, công nợ nội bộ, tiến hành đối chiếu công nợ với các đơn vị trực thuộc và của Tổng công ty. *Kế toán ngân hàng: Theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay giữa Tổng công ty với các ngân hàng, giám sát việc chấp hành thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, thời hạn trả nợ kịp thời báo cáo với *Kế toán chi phí: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh chi phí, giám sát tình hình thực hiện chi phí ở Tổng công ty. *Kế toán các công ty thành viên: Thực hiện công tác kế toán tại đơn vị theo đúng quy định của Bộ tài chính và theo chỉ đạo của Tổng công ty, định kỳ có trách nhiệm gửi báo cáo với Tổng công ty để làm báo cáo tài chính tổng hợp toàn công ty. *Kế toán đội thi công: Chịu trách nhiệm về quản lý vật tư,tiền lương của đội mình, tổng hợp chứng từ hàng tháng mang về Tổng công ty để tổng hợp số liệu và ghi chép sổ sách. 3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam Tổng công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, trình tự ghi như sau: - Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, kế toán tổng hợp sẽ lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời kế toán chi tiết sẽ căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, thủ quỹ ghi vào quỹ. Sau khi lập chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp đăng ký số tiền phát sinh vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi Sổ cái. - Định kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán thực hiện kiểm tra việc ghi chép. - Cuối kỳ, kế toán tổng hợp dựa vào số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo kế toán. * Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ được phản ánh theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ quỹ Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu B - Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam Căn cứ vào các hợp đồng xây dựng được ký kết giữa Tổng công ty và chủ đầu tư, Tổng công ty tiến hành hoạt động thi công xây lắp trên các công trình đã được xác định. Công việc trước tiên rất cần thiết là công tác chuẩn bị như: tổ chức cung ứng vật tư, tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công, san lấp mặt bằng, làm các công trình tạm…Công việc chuẩn bị hoàn thành sẽ được bộ phận quản lý tiến hành kiểm tra, đây là giai đoạn kiểm soát ban đầu mà Tổng công ty thực hiện. Hoạt động thi công xây lắp sau đó sẽ được triển khai thực hiện theo một trình tự đã được nghiên cứu qua các bản vẽ thiết kế, dự toán chi phí cho phòng Kinh tế kế hoạch và phòng Kỹ thuật vật tư lập ra nhằm phối hợp tốt nhất các yếu tố sản xuất đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp diễn ra một cách thuận lợi và tiết kiệm nhất. Xuyên suốt quá trình từ lúc chuẩn bị các yếu tố ban đầu, tiến hành thi công xây lắp cho đến lúc công trình hoàn thành bàn giao thì nhiều khoản chi phí sẽ phát sinh. Do đó đòi hỏi bộ phận quản lý phải có sự kiểm soát xuyên suốt, chặt chẽ để đảm bảo chi phí phát sinh là đúng thực tế. Việc thực hiện kiểm soát các khoản chi phí này được tiến hành theo các khoản mục cụ thể và được kiểm soát dưới hai hình thức: Kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán. I- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1. Kiểm soát tổ chức Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn trên tổng giá thành của mọi công trình xây lắp. Do đó nếu nhà quản lý sơ hở trong quá trình kiểm soát chi phí sẽ hình thành nhiều khoản chi phí không hợp lý, giá thành công trình xây lắp tăng thêm, lợi nhuận mang lại cho công ty bị giảm xuống. Bên cạnh đó, chất lượng công trình xây lắp không đảm bảo, không an toàn cho việc sử dụng lâu dài, chắc chắn công ty sẽ không đủ sức cạnh tranh với các công ty khác, không tạo được uy tín và niềm tin đối với nhà đầu tư. Với mục đích cần thiết đó, vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý là làm thế nào để kiểm soát thật tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Thông qua việc kiểm soát vật chất và nhân sự ở các khâu: thu mua vật tư, nhập tồn kho vật tư, bảo quản vật tư, sử dụng vật tư trên công trình. Thực tế tại Tổng công ty, vật tư được mua về dùng cho thi công công trình dưới hai hình thức: + Vật tư do Tổng công ty trực tiếp mua và đưa về kho cất trữ, khi có nhu cầu thì các đội đề xuất dùng. + Vật tư do các đội tự đi mua và đưa về kho tạm tại công trình đang thi công cất trữ, bảo quản phục vụ thi công công trình. 1.1. Vật tư do Tổng công ty mua - Khâu thu mua vật tư: Tổng công ty giao cho phòng Kỹ thuật vật tư đảm trách công việc này, căn cứ vào lượng vật tư dự tính sử dụng phục vụ thi công công trình trong một khoảng thời gian nhất định nào đó và sức chứa của các kho, phòng Kỹ thuật vật tư sẽ lập giấy đề nghị mua vật tư trình lên Tổng giám đốc ký duyệt, sau đó cử nhân viên thực hiện mua vật tư. Ở khâu này nếu nhân viên mua vật tư không năng động, nhạy bén thì rất có thể sẽ mua vật tư với đơn giá mua cao hơn, chất lượng chủng loại không đảm bảo, chi phí vận chuyển bốc dỡ gia tăng không hợp lý. -Khâu nhập vật tư: Sau khi vật tư được mua chuyển về kho thì thủ kho kiểm nhận và tiến hành cho nhập kho đủ số lượng ghi trên hóa đơn, sau đó ghi vào phiếu nhập kho và chuyển về phòng kế toán một liên lưu trữ làm chứng từ. Mọi trường hợp mất mát, hư hỏng vật tư đều do thủ kho chịu trách nhiệm. -Khâu xuất vật tư: Ở công trình khi hoàn thành nhu cầu thì đội trưởng lập giấy đề nghị xuất vật tư trình lên phòng Kỹ thuật vật tư ký duyệt. Sau khi được trưởng phòng Kỹ thuật vật tư ký duyệt sẽ chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên số lượng vật tư được duyệt và tiến hành cho xuất vật tư. Thủ kho phải kiểm tra phiếu đề nghị xuất vật tư có đầy đủ chữ ký của Tổng giám đốc, trưởng phòng Kỹ thuật vật tư thì mới cho xuất. Nếu có trường hợp gian lận, sai sót xảy ra thì thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. -Khâu sử dụng vật tư: Khi vật tư được xuất ra khỏi kho thì được quản lý bởi đôi trưởng đội thi công. Các đội trưởng, tổ trưởng sẽ trực tiếp chỉ đạo công nhân pha trộn vật tư cho phù hợp. Căn cứ vào khối lượng xây lắp hoàn thành, phòng Kỹ thuật vật tư sẽ tính ra số lượng vật tư thực tế sử dụng là bao nhiêu đồng thời báo cáo lại cho các bộ phận liên quan để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng vật tư có đúng với số lượng xuất ra hay không, số lượng vật tư còn trên công trường là bao nhiêu. Qua đó tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công trình một cách đầy đủ, chính xác. Ở khâu này mọi vấn đề sơ suất thất thoát vật tư làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do ban quản lý chịu trách nhiệm. Nếu trong quá trình kiểm soát, giám sát công trình, các đội trưởng chủ quan sơ hở sẽ dễ dàng xảy ra trường hợp mất mát, pha trộn vật tư không đúng định mức, kỹ thuật, sử dụng vật tư lãng phí. -Khâu bảo quản, dự trữ vật tư: Đối với vật tư phục vụ công trình, Tổng công ty thường không để tồn kho quá nhiều mà khi nào có nhu cầu thì mới mua về nhập kho nhằm giảm bớt chi phí tồn kho, bảo quản, tránh tình trạng vật tư kém chất lượng do bảo quản không tốt hoặc do tồn kho quá lâu, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn. Tuy nhiên, đối với một số vật tư chủ yếu như: sắt, thép, xi măng…thì phải mua và dự trữ đầy đủ, đáp ứng kịp thời quá trình thi công. Kiểm tra việc bảo quản, dự trữ vật tư tại các kho là yêu cầu cần thiết đối với ban quản lý công ty. Thông thường định kỳ sáu tháng, Tổng công ty sẽ lập ban kiểm kê xuống kho đột xuất nhằm kiểm tra,đánh giá vật tư, so sánh với sổ sách kế toán. Nếu phát hiện thừa, thiếu Tổng công ty sẽ tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm cho những đối tượng liên quan, đồng thời có biện pháp tích cực hơn trong việc bảo quản vật tư, tránh trường hợp lạm dụng, sử dụng không đúng mục đích. BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO Ngày... tháng... năm... Tổ kiểm kê gồm có: 1. Ông (Bà): Chức vụ: Kết quả kiểm kê như sau: Đvt: đồng Stt Loại vật tư Đơn giá Đvị Sổ sách Thực tế Chênh lệch SL TT SL TT Thừa Thiếu 01 Thép tấm kg 02 Kẽm kg 03 Xi măng tấn ... ... Tổ kiểm kê Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) 1.2. Vật tư do đội tự mua - Tổng công ty quy định việc mua vật tư ở trường hợp này phải có sự đồng ý của phòng Kỹ thuật vật tư. Khi phát sinh nhu cầu, các đội thi công lập “Giấy đề nghị mua vật tư” trình lên phòng Kỹ thuật vật tư ký duyệt theo số lượng cần thiết, sau đó viết “Giấy đề nghị tạm ứng” tiền mua vật tư trình lên phòng Tài chính Kế toán. Phòng Tài chính Kế toán căn cứ vào “Giấy đề nghị mua vật tư” đã được duyệt và “Giấy đề nghị tạm ứng” tiền mua vật tư của đội sẽ xét duyệt cho tạm ứng, sau đó mới tiến hành thu mua và chuyển thẳng về công trình phục vụ thi công hoặc nhập ở kho tạm. - Trường hợp này tương đối phức tạp trong việc quản lý chất lượng và số lượng vật tư. Do đó Tổng công ty thực hiện việc kiểm tra giám sát chặt chẽ thông qua ban quản lý công trình phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Tổng công ty. Định kỳ, kế toán ở các đội tập hợp chứng từ gửi về phòng kế toán để hoàn chứng từ. Kế toán trưởng đối chiếu kiểm tra xem việc hạch toán chi phí đã đúng chưa, nếu có sai sót thì sửa chữa kịp thời. 2. Kiểm soát kế toán Đây là quá trình kiểm soát việc luân chuyển chứng từ về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và việc hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán có liên quan. 2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Tổng công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu gồm: Hợp đồng mua sắm, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn Giá trị gia tăng, Hóa đơn chi phí (vận chuyển, lưu kho bãi…), Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận và kiểm tra, Giấy đề nghị xuất vật tư… 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán * Tổ chức tài khoản kế toán Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Tổng công ty sử dụng tài khoản 621, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Kết cấu Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Bên Nợ: + Phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc xây lắp các công trình, hạng mục công trình. Bên Có: + Giá trị nguyên liệu, vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho. + Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp thực tế sử dụng cho sản xuất kinh doanh để tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành trong kỳ. Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ * Tổ chức sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phù hợp với hình thức ghi sổ kế toán tại Tổng công ty và theo đúng quy định của Bộ Tài chính. 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép Để đảm bảo quá trình thi công được diễn ra liên tục, thực hiện đúng tiến độ thi công công trình, việc cung ứng vật tư do phòng Kỹ thuật vật tư thực hiện. Khi mua vật tư phải có đầy đủ các chứng từ: Hóa đơn GTGT, Phiếu yêu cầu nhập vật tư với đầy đủ chữ ký của Tổng giám đốc, trưởng phòng Kỹ thuật vật tư , kế toán vật tư. Trường hợp địa điểm thi công nằm cách xa kho của công ty thì để giảm chi phí vận chuyển, vật tư được nhập ở kho của đội thi công công trình tại nơi thi công (kho tạm). Khi vật tư được chuyển đến, phụ trách phòng Kỹ thuật vật tư phải có đầy đủ các chứng từ như Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu mua…căn cứ vào đó kế toán sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho và thủ kho sẽ ghi theo đúng số lượng thực nhập. Khi có nhu cầu vật tư cho công trình, căn cứ Giấy đề nghị xuất vật tư đã được ký duyệt, phụ trách phòng Kỹ thuật vật tư lập Phiếu xuất kho, thủ kho phản ánh số lượng thực xuất và tiến hành xuất vật tư. Khi nhận được chứng từ liên quan, kế toán tổng hợp sẽ tính chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho từng công trình và lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình thi công. GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Hương Bộ phận công tác: phòng Kỹ thuật vật tư Lý do xuất:Xây lắp đường dây 220Kv trạm 5 – Quảng Nam (đoạn từ G33-G50) Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng kg 2 Thép góc SS540 kg 3 Thép góc SS400 kg 4 Dây dẫn AC150 m 5 Sắt f 8 Kg 6 Sứ cách điện bát PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 10 năm 2007 Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Hương Bộ phận công tác: Phòng Kỹ thuật vật tư Lý do xuất: Xây lắp đường dây 220Kv trạm 5 – Quảng Nam (đoạn từ G33-G50) Đvt:đồng Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng kg 2 Thép góc SS540 kg 3 Thép góc SS400 kg 4 Dây dẫn AC150 m 5 Sắt f 8 Kg 6 Sứ cách điện bát Cộng Người nhận Phòng KTVT Phòng TCKT Tổng giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ số:…. Ngày 15 tháng 10 năm 2007 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất vật tư thi công công trình 621 152 Tổng Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình ... Quý 4 – 2007 Đvt:đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK,Có TK 152 Ghi chú SH NT TK621 .... Xuất Xi măng Xuất Thép góc SS540 Xuất Thép góc SS400 Xuất Dây dẫn AC150 Xuất Sắt f 8 Xuất Sứ cách điện ... Tổng cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) SỔ CÁI TK 621 – Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp Công trình ... TT Ngày CT SH CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 01 Xuất vật tư cho thi công công trình 621 152 ... Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Trường hợp vật tư do đội tự tổ chức thu mua, bảo quản và xuất dùng cho quá trình thi công: quá trình luân chuyển chứng từ cũng tương tự như trường hợp do công ty tổ chức thu mua nhưng “Giấy đề nghị mua vật tư” và “Giấy đề nghị tạm ứng” do các đội lập, cuối kỳ kế toán đội tập hợp chứng từ gửi về phòng kế toán Tổng công ty để được hoàn chứng từ. Ở trường hợp này cũng còn nhiều vấn đề bất cập như quá trình thu mua vật tư do các đội thực hiện dễ xảy ra gian lận, thông đồng, không khách quan, thường bỏ qua khâu kiểm tra chất lượng vật tư trước khi nhập kho. Nhìn chung quá trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở Tổng công ty được thực hiện tương đối tốt nhưng vấn đề cơ bản vẫn còn nhiều vấn đề bất cập cần phải khắc phục như công tác kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho chưa được thực hiện, việc tổ chức thu mua vật tư nên được thực hiện bởi Phòng Kỹ thuật vật tư và chuyển thẳng xuống cho các đội thi công. Đội tự mua chỉ khi nào thật sự cần thiết và chỉ mua với số lượng nhỏ, thực hiện như thế vừa mang tính khách quan đồng thời vừa tiết kiệm chi phí bảo quản, lưu kho. II-Kiểm soát đối với Chi phí nhân công trực tiếp 1. Kiểm soát tổ chức *Khâu tuyển dụng: - Phòng Tổ chức nhân sự và đào tạo là nơi lập kế hoạch tuyển dụng, tiêu chí tuyển chọn những nhân viên được xác định dựa trên các tiêu thức kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ và ý thức đạo đức. Mỗi nhân viên được tuyển chọn làm việc tại Tổng công ty phải có sự xét duyệt của Tổng giám đốc và có một bộ hồ sơ ghi rõ ngày tiếp nhận, mức lương quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên. Phòng kế toán lưu một bản để làm căn cứ tính lương cho nhân viên. - Mỗi công trình được thi công, ngoài lực lượng nòng cốt là nhân viên công ty thì lực lượng thuê ngoài cũng chiếm một tỷ lệ khá cao. Đây là một lực lượng lao động không có hợp đồng lâu dài, Tổng công ty chưa quản lý được chất lượng công nhân thuê ngoài này. Do đó rất có thể trình độ tay nghề cũng như ý thức,trách nhiệm của công nhân kém sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình, làm gia tăng chi phí không hợp lý. Vì vậy về nguyên tắc, Ban giám đốc phân công cho đội trưởng quản lý chặt chẽ số lao động thuê ngoài. *Khâu giám sát thi công: - Để kiểm soát tốt nhân viên thi công công trình thì các đội trưởng là người luôn có mặt tại công trường để kiểm tra sự có mặt của công nhân thông qua bảng chấm công, giám sát giờ làm việc của công nhân. Trường hợp công nhân nghỉ do ốm đau, tai nạn…phải xin phép đầy đủ với đội trưởng. - Tổng công ty luôn đặt sự an toàn cho công nhân trong quá trình thi công lên trên hết. Do đó Tổng công ty đã đưa ra một số biện pháp quản lý như: yêu cầu đầy đủ các công nhân trực tiếp thi công trên công trình phải phải có bảo hộ lao động,công nhân không chấp hành sẽ bị phạt trừ vào lương. Quy định này nhằm đảm bảo sự an toàn cho công nhân đồng thời giảm bớt trách nhiệm cho Tổng công ty. - Tổng công ty thường xuyên kiểm tra đột xuất số nhân công thực tế thi công trên công trường để xem xét việc chấm công của các đội trưởng có đúng trung thực không, so sánh số nhân viên thực tế với số nhân viên theo hợp đồng ở Phòng Tổ chức nhân sự và đào tạo. 2. Kiểm soát kế toán 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp của Tổng công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán về nhân công gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương nhân công, Bảng nghiệm thu kỹ thuật, Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành.. 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán * Tổ chức tài khoản kế toán Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, Tổng công ty sử dụng tài khoản 622, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Kết cấu Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Bên Nợ: + Chi phí nhân công trực tiếp tham gia thực hiện khối lượng công tác xây lắp trong kỳ. + Khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch trong năm. Bên Có: + Kết chuyển hoặc phân bổ Chi phí nhân công trực tiếp để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành trong kỳ. Tài khoản 622 không có số dư cuối kỳ * Tổ chức sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán về chi phí nhân công trực tiếp được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phù hợp với hình thức ghi sổ kế toán tại Tổng công ty và theo đúng quy định của Bộ Tài chính. 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép Đồng thời với việc quản lý ngày công, giờ công cũng như tinh thần làm việc của các nhân viên thi công trên công trường thì việc hạch toán các khoản chi phí nhân công phát sinh trên công trường cũng rất quan trọng và phức tạp, người thực hiện hạch toán này là kế toán chi phí. Việc ghi chép, phản ánh được căn cứ vào: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương nhân công, Bảng nghiệm thu kỹ thuật, Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành.. *Cách tính lương: Ở Tổng công ty, việc tính trả lương cho người lao động được tiến hành theo hai hình thức chủ yếu là trả lương theo thời gian và trả lương khoán. - Trả lương theo thời gian: Tổng công ty áp dụng hình thức này đối với những công nhân gián tiếp thi công như: công nhân vận chuyển vật liệu thi công, bảo dưỡng bê tông, dọn dẹp vật liệu trên công trường…Những công việc này không tạo ra một sản phẩm cụ thể nào, do đó Tổng công ty không xây dựng được định mức lương cho từng nhân viên mà chi dùng thước đo phân loại thi đua để trả lương nhằm khuyến khích nhân viên làm việc tích cực đem lại hiệu quả chung cho Tổng công ty. Phương pháp trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn giản, dễ tính nhưng không phản ánh được mức độ tích cực của từng công nhân. - Trả lương khoán: Hình thức trả lương này thường được áp dụng đối với những công nhân trực tiếp thi công công trình. Dựa vào độ phức tạp của công trình, Tổng công ty chia công trình thành nhiều hạng mục và khoán cho các đội. Mỗi đội sẽ được giao khoán một hạng mục công trình tùy vào số lượng, kinh nghiệm và trình độ tay nghề của công nhân. Cũng có thể mỗi đội sẽ phân chia hạng mục công trình của mình thành nhiều hạng mục nhỏ và giao khoán lại cho một vài công nhân thực hiện, khi phát sinh đội sẽ trực tiếp thanh toán tiền. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, nâng cao trách nhiệm cho từng tổ, từng công nhân, kích thích tinh thần làm việc giúp chất lượng công việc được cao hơn. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là việc phân chia thành nhiều đội, nhiều tổ sẽ tốn kém chi phí quản lý, giám sát, hơn nữa các đội trưởng, tổ trưởng không thể kiểm soát dẫn đến hiện tượng nhiều công nhân thiếu tích cực trong quá trình làm việc nhưng vẫn được hưởng lương như người khác. Cả hai hình thức trả lương trên đều có những ưu nhược điểm của nó. Tuy nhiên bằng kinh nghiệm, trình độ của mình các nhân viên quản lý sẽ kiểm soát tốt nhất, hạn chế đến mức t