Khóa luận Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng

Do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Trung tâm là chuyên kinh doanh mặt hàng xe máy hãng VMEP, ô tô và xe máy Suzuki, công nghệ thông tin, buôn bán với quy mô khá lớn, trình độ quản lý cũng như trình độ nhân viên kế toán cao nên Trung tâm áp dụng kiểu mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Mô hình này rất phù hợp với đơn vị bởi vì từ việc ghi sổ kế toán chi tiết đến tổng hợp số liệu báo cáo kế toán đều được thực hiện một cách tập trung tại phòng kế toán nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ và kịp thời cho nhà quản lý. Từ đó giúp cho nhà quản lý có những chính sách, đường lối chỉ đạo phù hợp với tình hình phát triển của Trung tâm. SƠ ĐỒ 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ – XE MÁY ĐÀ NẴNG KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thanh toán Kế toán kho hàng Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Theo hình thức này, Trung tâm tổ chức một phòng kế toán Trung tâm, còn các cửa hàng trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ lập phiếu báo giá lên phòng kế toán sau đó đưa cho lãnh đạo Trung tâm duyệt để phòng kế toán căn cứ phiếu báo giá viết hóa đơn và ghi vào sổ kế toán. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính trong Trung tâm. * Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau: - Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước luật pháp, trước Giám đốc về việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán, là người tham mưu về các quyết định tài chính. Chỉ đạo việc tổ chức bộ máy, tổ chức việc tính toán ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời tổ chức hướng dẫn và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo kế toán tài chính, kiểm tra kế toán nội bộ, hướng dẫn cho đội ngũ kế toán thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước. Định kỳ (quý, năm) lập báo cáo kế toán tài chính và xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ thanh toán lương, BHXH. Giữa các kế toán viên phải có mối liên hệ chặt chẽ để giúp cho kế toán trưởng nắm bắt tình hình hoạt động kinh tế cũng như mặt tài chính của Trung tâm. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, đồng thời theo dõi các khoản thu, chi, mở sổ quỹ, sổ ngân hàng, cập nhật số liệu và theo dõi sổ chi tiết tiền mặt, gửi ngân hàng, các khoản phải thu của khách hàng. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của đơn vị, thực hiện việc thu chi tiền mặt khi có chứng từ và có hóa đơn thanh toán hợp lệ đồng thời ghi chép vào sổ quỹ. Cuối tháng, đối chiếu số liệu kế toán và số tiền thực có tại quỹ. - Kế toán kho hàng: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình biến động và tồn kho hàng hóa. Theo dõi, giám sát, phát hiện kịp thời và phản ánh sự tồn đọng, thiếu hụt, dư thừa hàng hóa trong kho của Trung tâm. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải thu, phải trả với nhà cung cấp và khách hàng. - Kế toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ, tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp và chi tiết tình hình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh kết quả tiêu thụ. Nhìn chung do tính chất kinh doanh chủ yếu là mặt hàng xe máy nên nghiệp vụ kế toán khá đơn giản. Việc bố trí các phần hành cho bộ máy kế toán hiện nay ở Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng và tương đối hợp lý. 2.2. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Nội dung trên các chứng từ kế toán được phản ánh lên sổ sách kế toán tại Trung tâm, đảm bảo cho các thông tin trên sổ sách kế toán là đầy đủ và thực sự phát sinh. Tại Trung tâm, tất cả các chứng từ như: Đơn đặt hàng, giấy báo Có, phiếu thu, phiếu chi,... đều là cơ sở ghi sổ kế toán. Các chứng từ này phải được phê duyệt bởi người có trách nhiệm và kiểm tra chặt chẽ. Để giảm thiểu khả năng sai sót xảy ra, kế toán trưởng điều hành thường xuyên, theo dõi quá trình thực hiện lập và trình tự luân chuyển chứng từ của các nhân viên kế toán. Để tránh tình trạng lập và luân chuyển chứng từ giả thì Trung tâm quy định mọi chứng từ phải được đánh số thứ tự, phải được sự phê duyệt đầy đủ và lập đúng liên giao cho bộ phận, cá nhân có liên quan. * Các chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền: - Hợp đồng kinh tế: Thể hiện những thỏa thuận giữa khách hàng và Trung tâm về những điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hóa. - Hóa đơn GTGT: Do kế toán tiêu thụ lập, là cơ sở để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng phát sinh, ghi sổ kế toán doanh thu và nợ phải thu khách hàng - Phiếu thu: Là cơ sở để ghi tăng tài khoản tiền mặt và ghi giảm nợ phải thu khách hàng. - Giấy báo Có: Là chứng từ do ngân hàng lập. Đây là chứng từ làm căn cứ ghi nhận việc tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng và ghi giảm nợ phải thu khách hàng - Biên bản giao nhận hàng hóa: do Phòng kinh doanh lập và giao cho người vận chuyển hàng hóa. 2.3. Hệ thống sổ sách kế toán và tài khoản sử dụng 2.3.1. Hình thức sổ kế toán áp dụng Do đặc điểm hoạt động kinh doanh nên Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng đang áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi chép kế toán của Trung tâm trong hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ theo sơ đồ dưới đây: SƠ ĐỒ 3: TRÌNH TỰ GHI SỔ TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG Các sổ chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Thẻ kho Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ đăng ký CTGS Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các hóa đơn GTGT được bộ phận kế toán kiểm tra chặt chẽ. Sau đó, dựa vào các hóa đơn kế toán sẽ căn cứ để vào sổ chi tiết doanh thu và giá vốn bán hàng, sau đó vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ được tập hợp hàng tháng theo từng tập và được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Kế toán kho thì mở thẻ kho để theo dõi từng loại mặt hàng bán ra và lên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào số tổng cộng để lên bảng kê các tài khoản có liên quan. Sau đó kế toán trưởng sẽ kiểm tra, tập hợp vào Bảng cân đối tài khoản, Sổ cái tất cả các tài khoản có liên quan. Bảng cân đối kế toán và kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được lập từng quý. Ở Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy, hàng tháng Trung tâm chi báo cáo lên công ty kết quả kinh doanh trong tháng về doanh thu, số lượng bán, các chi phí, lãi lỗ của tháng. Còn cứ mỗi quý, Trung tâm lập báo cáo quyết toán quý lên Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng. Như vậy việc hạch toán kế toán ở Trung tâm rất độc lập với Công ty. 2.3.2. Hệ thống sổ kế toán chu trình bán hàng - thu tiền Hệ thống sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ phát sinh của chu trình bán hàng - thu tiền được lập nhằm cung cấp thông tin về lượng hàng há bán ra, theo dõi nợ phải thu khách hàng... - Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: Được mở chi tiết theo từng khách hàng nhằm theo dõi việc thanh toán của khách hàng về tiền hàng nợ Trung tâm. - Sổ tổng hợp công nợ phải thu: Tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ, tại Trung tâm, kế toán lập theo quý. - Sổ chi tiết doanh thu: Được lập để tổng hợp doanh thu bán hàng. - Sổ tổng hợp doanh thu: Được lập để tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiện được trong tháng, quý. - Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Được lập để theo dõi số tiền mà khách hàng thanh toán tiền hàng cho Trung tâm. - Sổ quỹ: Nhằm theo dõi tình hình thu, chi tại Trung tâm. 2.3.3. Tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản kế toán là cơ sở để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết nhằm xử lý thông tin phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng đã tổ chức hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Bộ tài chính theo các quyết định và thông tư mới nhất để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh. Trung tâm đã tổ chức hệ thống tài khoản như sau: - TK 511xe: Doanh thu bán hàng xe máy - TK 511v: Doanh thu bán hàng vi tính - TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 131xe: Phải thu khách hàng mua xe: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Trung tâm về tiền bán xe máy. - TK 131v: Phải thu khách hàng mua vi tính: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Trung tâm về tiền bán xe máy. - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng Và một số tài khoản có liên quan. Trong sổ chi tiết doanh thu, Trung tâm theo dõi các loại hàng hóa bằng việc phân loại xe máy, vi tính... Nhìn chung, hệ thống tài khoản được sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Trung tâm tương đối đơn giản, gọn nhẹ và đầy đủ. Ngoài ra, để tiện theo dõi từng loại mặt hàng. Trung tâm đã sử dụng các ký hiệu riêng cho từng loại hàng hóa do nhà máy sản xuất xe quy định. 2.4. Báo cáo kế toán Vào cuối mỗi quý, số liệu trên sổ kế toán sẽ được kế toán của Trung tâm tổng hợp thành các chỉ tiêu, khoản mục trên Báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán là những Bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở sô liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của Trung tâm sau một thời kỳ nhất định. Thông qua hệ thống Báo cáo kế toán, nhà quản lý Trung tâm sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm để từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Hệ thống Báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng - thu tiền của Trung tâm gồm có: - Báo cáo tổng hợp doanh thu. - Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu. - Bảng cân đối Xuất - Nhập - Tồn. 3. Các thủ tục kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm hoạt động có hiệu quả phần lớn nhờ vào việc thiết kế các thủ tục kiểm soát ở các khâu, các bộ phận phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Trung tâm. Đồng thời, việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát tương đối chặt chẽ dựa trên các nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” và nguyên tắc “ủy quyền và phê chuẩn”. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Mỗi bộ phận được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và mỗi thành viên trong bộ phận lại được người phụ trách nhiệm vụ thích hợp phù hợp với trình độ và khả năng làm việc. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: - Có sự cách ly trách nhiệm giữa người ghi chép sổ sách với người quản lý tài sản: cụ thể là Thủ quỹ không kiêm kế toán vốn bằng tiền. - Có sự cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ với người thực hiện nghiệp vụ. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Ở Trung tâm, các nghiệp vụ được phê chuẩn hợp lý và riêng cho từng trường hợp. 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ Ở Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động của Trung tâm. Chính vì điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của việc ngăn ngừa cũng như phát hiện ra các sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản... nếu có sự cố tình. II. Đặc điểm phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1. Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ bán hàng tại Trung tâm Do nhu cầu cuộc sống ngày càng cao, phương tiện đi lại và công nghệ thông tin ngày càng hiện đại để phục vụ con người. Trên thị trường xe máy hiện đang cạnh tranh nhau về chất lượng, mẫu mã và giá cả có các hãng xe đang được ưu chuộng và phổ biến như: Honda, Suzuki, VMEP, Yamaha, Deahan... Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng đang tiêu thụ mặt hàng chủ yếu là xe máy hãng VMEP... Đối tượng khách hàng chủ yếu của Trung tâm là các đại lý bán xe máy và khách hàng nhỏ lẻ của các tỉnh Nam Trung Bộ và khu vực Đà Nẵng. Hiện nay, tại Trung tâm có hai phương thức bán hàng chủ yếu. Mỗi phương thức bán hàng có đặc điểm riêng về thủ tục chứng từ bán hàng cũng như trình tự luân chuyển của các chứng từ đó: 1.1. Phương thức bán buôn Theo phương thức này hàng được xuất tại kho của Trung tâm và hình thức bán hàng cụ thể là bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Trung tâm phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng và tuân thủ giao dịch theo vùng. Hiện nay, Trung tâm đáp ứng nhu cầu sản phẩm cho các tỉnh như Quảng Nam, Quảng Ngãi, Huế và khu vực Tp Đà Nẵng. Khách hàng đến trực tiếp kho của Trung tâm để nhận hàng. Sau khi Phòng kế hoạch - kinh doanh thỏa thuận giao dịch với khách hàng xong, Phó giám đốc phụ trách bán hàng xuất lệnh viết hóa đơn, sau đó chuyển cho nhân viên phòng kế toán viết hóa đơn. Trong hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, người mua hàng và người bán hàng. Hóa đơn được chuyển cho kho xuất hàng. Đồng thời Phòng Kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan và làm thủ tục giao nhận khác (thẻ bảo hành, cataloge...). Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Trung tâm, chỉ khi nào khách hàng kiểm nhận hàng hóa, ký vào hóa đơn và chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển do đại lý các tỉnh chịu còn chi phí bốc xếp do Trung tâm chịu. Căn cứ vào báo cáo hàng ngày ở các cửa hàng, kế toán tiến hàng đăng ký hóa đơn. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán doanh thu. 1.2. Phương thức bán lẻ 1.2.1. Bán lẻ thu tiền trực tiếp Khi có khách hàng đến mua, giữa khách hàng và bộ phận bán hàng sẽ giao dịch với giá cả thỏa thuận. Nhân viên bán hàng sẽ thu thập thông tin từ khách hàng như tên, địa chỉ, điện thoại... đồng thời viết phiếu báo giá qua cửa hàng trưởng ký tên, chuyển lên Phòng kế hoạch - kinh doanh. Tại đây, Phòng kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan giao cho Phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT gồm ba liên như ở phương thức bán buôn. Hóa đơn có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng. Khi hoàn thành công việc này thì kế toán giao lại cho nhân viên bán hàng, đưa cho khách hàng và vào thẻ kho, nhật ký bán hàng tại các cửa hàng. Nhân viên bán hàng thu tiền đủ ở khách hàng trước khi giao xe. Cuối ngày, các cửa hàng tổng hợp tiền, lên bảng kê tiền và nộp lên Thủ quỹ của Trung tâm. Đối với các cửa hàng bán lẻ xe máy, có hóa đơn GTGT riêng, khi có khách hàng thì gọi điện xin duyệt của Giám đốc và ký thay vào hóa đơn GTGT. Cuối ngày báo cáo về Phòng kế toán của Trung tâm. Đối với hàng hóa có giá trị thấp dưới mức quy định phải lập hóa đơn như phụ tùng, linh kiện... thì bộ phận bán hàng lập bảng kê bán lẻ theo từng lần bán, từng mặt hàng rồi cuối ngày cộng bảng kê viết một hóa đơn GTGT, gửi về Phòng kinh doanh để kiểm tra, tổng hợp. Sau đó, chuyển cho Phòng kế toán làm căn cứ tính thuế GTGT và ghi nhận doanh thu. Ở các cửa hàng bán lẻ, các nhân viên hạch toán chỉ làm nhiệm vụ thống kê, hạch toán ban đầu chứ chưa thực hiện các nghiệp vụ của kế toán. 1.2.2. Bán hàng trả góp Đây là phương thức bán hàng có sự thỏa thuận giá giữa khách hàng và Trung tâm. Khi khách hàng chưa thanh toán đủ số tiền, Trung tâm có thể tiến hành cho khách hàng trả tiền dần dần. Số tiền phải trả ban đầu lớn hơn 50% giá trị sản phẩm, số tiền còn lại khách hàng có thể thế chấp tài sản có giá trị trên giá trị còn lại đó. Khi tiến hành các thủ tục, nhân viên bán hàng sẽ đưa thông tin cho Phòng kế hoạch - kinh doanh để tiến hành làm hợp đồng trả góp. Khách hàng có thể thế chấp giấy sở nghiệp chủ, giấy chứng nhận tiền gửi, trái phiếu... Sau đó, các thủ tục khác được tiến hành tương tự như phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Phương thức bán hàng trả góp chỉ tiến hành trong hình thức bán lẻ. 2. Phương thức thanh toán Khách hàng có thể lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp, linh hoạt với điều kiện của từng khách hàng. Hiện nay, ở Trung tâm việc mua bán hàng hóa được thực hiện thông qua các hình thức thanh toán như: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua tài khoản ngân hàng, cho khách hàng nợ. III. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng 1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 1.1. Phê duyệt nghiệp vụ tiêu thụ Việc hỏi giá hay đơn đặt hàng của khách hàng là điểm khởi đầu cho toàn bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm. Từ việc hỏi giá và đơn đặt hàng của khách hàng đến khi hợp đồng kinh tế được ký kết thì giữa Trung tâm và khách hàng phải qua một quá trình giao dịch, thương thảo về các điều kiện giao dịch. Sau khi đơn đặt hàng được Phòng kinh doanh kiểm tra về tên hàng, số lượng thời gian giao hàng, thời gian thanh toán... thì được chuyển cho Giám đốc duyệt đơn đặt hàng, Phòng kinh doanh tiến hành lập Hợp đồng kinh tế dựa trên đơn đặt hàng và những điều kiện đã thỏa thuận giữa hai bên. Hợp đồng được lập thành 03 bản, trong đó khách hàng giữ 01 bản, Phòng kinh doanh giữ 01 bản, 01 bản sẽ được chuyển đến phòng kế toán để theo dõi và viết Hóa đơn GTGT. Hợp đồng kinh tế phải có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo hai bên, người có chức vụ cao nhất thì mới có giá trị. Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng có những vấn đề về chất lượng thì Phòng kinh doanh sẽ tìm cách giải quyết. 1.2. Chuyển giao hàng hóa Hiện nay, việc giao nhận hàng hóa được thực hiện tại kho của Trung tâm, Trung tâm không chịu chi phí vận chuyển mà chi phí vận chuyển do đại lý các tỉnh chịu còn chi phí bốc xếp do Trung tâm chịu. Sau khi Phòng kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và có sự phê chuẩn của Giám đốc Trung tâm, hóa đơn được chuyển cho kho xuất hàng. Đồng thời Phòng Kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan và làm thủ tục giao nhận khác (thẻ bảo hành, cataloge...), chỉ khi nào khách hàng kiểm nhận hàng hóa, ký vào hóa đơn và chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Thủ kho có trách nhiệm giao đúng số lượng hàng hóa, chủng loại như đã ghi trong hóa đơn, người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm nhận về số hàng hóa cũng như chất lượng hàng được giao. Sau đó, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. 1.3. Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ 1.3.1. Đối với chu trình bán hàng theo phương thức bán buôn Khi khách hàng đến mua hàng hóa, phòng kinh doanh giao dịch thỏa thuận với khách hàng. Sau đó, Phó giám đốc phụ trách kinh doanh xuất lệnh viết hóa đơn chuyển cho Phòng kế toán viết hóa đơn GTGT và làm các thủ tục giao nhận khác như đưa cho khách hàng thẻ bảo hành, cataloge... Đối với trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì thủ quỹ thu tiền và theo dõi trên Sổ quỹ tiền mặt nhằm quản lý chặt chẽ lượng tiền mặt thu từ bán hàng trong ngày. Nếu khách hàng chưa trả tiền ngay thì kế toán ghi vào sổ tổng hợp công nợ và sổ chi tiết công nợ được mở riêng cho từng khách hàng. Sau đó, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết doanh thu , sổ này gồm các cột : chứng từ, số, ngày, tên đơn vị mua xe, loại xe, số tiền... theo mẫu và ghi vào chứng từ ghi sổ theo trình tự các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ ghi sổ cũng là căn cứ để kế toán lập các sổ cái vào cuối tháng. Sau khi lập chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ kiểm tra thông tin và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. BIỂU SỐ 1: HOÏA ÂÅN Máùu säú 01/GTKT-3LL GIAÏ TRË GIA TÀNG QD/2005N Liãn 1: Lưu 0081247 Ngaìy 06 thaïng 02 nàm 2007 Đơn vị bán hàng: Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng Địa chỉ: 76 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng Số tài khoản: Điện thoại: 05113.649744 MS: 0 4 0 0 1 0 0 7 6 0 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH-XNK-TMDV Kiêm Yến Địa chỉ: 137 Phan Chu Trinh - Đà Nẵng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 1 1 0 0 6 6 5 7 7 9 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Xe máy M9P Chiếc 02 25.818.181 51.636.362 02 Xe máy M9R Chiếc 02 24.000.000 48.000.000 03 Xe máy M9N Chiếc 02 20.181.818 40.363.636 Cộng tiền hàng: 139.999.999 đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 14.0000.002 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 154.000.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) BIỂU SỐ 2: SỔ CHI TIẾT DOANH THU THÁNG 01/2007 ĐVT: Đồng Chứng từ Tên đơn vị mua Loại xe Số tiền Ghi Có TK 511, Ghi Nợ các TK Số Ngày 131xe 111 80910 2/1/2007 Công ty Kim Yến Xe máy 47.363.400 47.363.400 80911 2/1/2007 CH Xe máy Phước Xe máy 123.125.600 123.125.600 80912 2/1/2007 CH Xe máy Thao Xe máy 45.453.100 45.453.100 80913 2/1/2007 Thanh Hà Xe máy 133.090.500 133.090.500 80914 2/1/2007 Kim Thoa Xe máy 24.090.909 24.090.900 80915 2/1/2007 Quang Hiệp Xe máy 13.363.600 13.363.600 ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 5.896.586.540 4.789.185.600 1.107.428.150 Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với kế toán kho hàng xe máy, sau khi ghi hóa đơn thì phân loại các loại xe vào thẻ kho và vào Bảng cân đối xuất nhập tồn. Cuối tháng báo cáo cho Kế toán trưởng để tổng hợp và lên Sổ Cái, Tờ kê chi tiết doanh thu. Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán xác định doanh thu để vào sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết theo trình tự thời gian của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối tháng kế toán tổng hợp để lập Bảng cân đối xuất nhập tồn và vào Sổ cái các tài khoản. Sau khi kiểm tra đối chiếu kế toán lập Bảng cân đối tài khoản. Để xác định doanh thu từng mặt hàng khác nhau kế toán căn cứ vào thẻ kho, sổ chi tiết doanh thu, kiểm tra số lượng và căn cứ Bảng cân đối xuất nhập tồn xe xuất bán và tồn lại cuối kỳ. Mục đích để theo dõi từng loại mặt hàng nhằm cung cấp thông tin chính xác cho việc lập báo cáo doanh thu phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Do khối lượng hàng hóa bán ra của Trung tâm rất lớn nên đối với mặt hàng xe máy thì bán hàng lúc nào thì ghi ngay hóa đơn lúc đó. Cuối mỗi ngày, hóa đơn do các cửa hàng bán lẻ đưa lên cũng được kiểm tra đối chiếu rồi tiến hành đăng ký. Riêng đối với mặt hàng vi tính và phụ tùng trong ngày có thể ghi vào Bảng kê bán lẻ hàng hóa, cuối ngày tổng hợp chung và ghi vào một hóa đơn GTGT cho mỗi mặt hàng. 1.3.2. Đối với chu trình bán hàng theo phương thức bán lẻ a. Bán lẻ thu tiền trực tiếp Khi có khách hàng đến mua xe máy thì bộ phận bán hàng sẽ giao dịch với khách hàng với giá cả thỏa thuận. Sau đó, cửa hàng trưởng viết Phiếu báo giá đưa lên cho Giám đốc duyệt. Phiếu báo giá có mẫu: BIỂU SỐ 3: TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG PHIẾU BÁO GIÁ Họ tên người mua : Ngô Thị Phương Lan Địa chỉ: : 114 Ngô Quyền – Tp Đà Nẵng Loại xe : ATTILA M9P thắng đĩa Số máy (ghi đầy đủ) : 3S31 – 092030 Giá bán : 25.810.000 đ Cộng : 2.581.000 đ (thuế GTGT) Phần thu khác : Duyệt Đà Nẵng, ngày 25 tháng 03 năm 2007 Sau khi viết Phiếu báo giá, Phòng kinh doanh sẽ chuyển cho nhân viên kế toán viết hóa đơn GTGT theo mẫu gồm 3 liên như trường hợp bán buôn. Hằng ngày, căn cứ vào hóa đơn, kế toán sẽ vào Sổ chi tiết doanh thu, viết chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Kế toán kho xe thì viết thẻ kho và vào Bảng cân đối xuất nhập tồn. Cuối tháng từng bộ phận sẽ tập hợp báo cáo lên cho Kế toán trưởng. Cuối tháng, Kế toán trưởng sẽ căn cứ vào Sổ chi tiết doanh thu, chứng từ ghi sổ, sẽ tổng hợp Sổ Cái doanh thu, Báo cáo doanh thu. Cuối quý, kế toán sẽ lập tờ kê và Bảng kê tài khoản 511, Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. b. Bán hàng trả góp Để tạo điều kiện thuận tiện cho quá trình tiêu thụ hàng hóa, Trung tâm đã tiến hành thủ tục mua bán hàng trả góp cho khách hàng. Khi khách hàng đồng ý mua hàng trả góp, Phòng kinh doanh sẽ tiến hành làm hợp đồng mua bán hàng trả góp theo mẫu. Hằng tháng, khách hàng có thể đến trực tiếp Trung tâm để trả góp bằng tiền mặt hoặc có thể thông qua tài khoản của Trung tâm tại ngân hàng. Sau đó, nhân viên Phòng kế toán sẽ viết hóa đơn GTGT, trên hóa đơn vẫn phản ánh giá và thuế của chiếc xe. Sau khi viết hóa đơn GTGT, kế toán thanh toán vào Sổ chi tiết doanh thu, chứng từ ghi sổ và kiểm tra số liệu ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời kế toán mở Sổ chi tiết theo dõi tài khoản 3387 và 515. Căn cứ chứng từ ghi sổ để cuối tháng kế toán lập Sổ Cái theo dõi các tài khoản liên quan. Kế toán công nợ vào thẻ công nợ, bù trừ công nợ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp trên Sổ Cái tài khoản doanh thu, doanh thu chưa thực hiện. Bảng kê tài khoản 3387 và Bảng kê tài khoản 511, 515 được kế toán lập vào cuối mỗi quý. Sau đó, kế toán đối chiếu, kiểm tra để ghi vào Bảng kết quả hoạt động kinh doanh. Trình tự luân chuyển chứng từ ở bán hàng trả góp cũng giống như kế toán bán buôn và bán lẻ. Doanh thu từ hoạt động tài chính là lãi từ việc thu tiền bán hàng trả góp. Phương thức bán hàng này nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng khi chưa đủ tiền thanh toán cho Trung tâm. Kết quả là phía khách hàng và Trung tâm đều có lợi. Tuy nhiên nếu lượng khách hàng mua trả góp quá lớn thì Trung tâm cũng gặp khó khăn vì bị tồn đọng vốn và các khoản phải thu tăng lên. Điều này cũng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của Trung tâm. 1.4. Kiểm soát các khoản giảm trừ Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của công ty, do vậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xác doanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sách tiêu thụ mà công ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Do đặc điểm Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng là Tổ