Khóa luận Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Hữu Phúc

hức năng của công ty. Công ty đảm nhận chức năng phân phối sản phẩm chính hãng tại Đà Nẵng cho các hãng sau: Thức uống dinh dưỡng DUTCHLADY Giấy lụa NEWTOYO-ICC. b. Nhiệm vụ của công ty. - Xây dựng hệ thống phân phối sản phẩm và tổ chức thực hiện các chương trình kế hoạch nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch mà hãng đưa ra. - Thu thập thong tin từ thị trường từ đó nghiên cứu nhằm điều chỉnh, cân đối lại kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực và đa dạng hoá cơ cấu sản phẩm hàng hoá. - Quản lý và sử dụng tốt, hiệu quả nguồn vốn kinh doanh. - Chấp hành tốt chính sách chủ trương của pháp luật về quản lý kinh tế và sử dụng lao động cũng như các nghĩa vụ của nhà nước. - Thực hiện chính sách về bảo vệ môi trường, an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội. II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Hữu Phúc 1. Thị trường, thị phần và khả năng cạnh tranh Công ty TNHH Hữu Phúc hoạt động kinh doanh thương mại trên thành phố Đà Nẵng, công ty là nhà phân phối độc quyền chính hang nên chỉ giới hạn hoạt động trong phạm vi địa bàn phân bổ mà cụ thể là ở quận Thanh Khê và quận Liên Chiểu của Thành Phố Đà Nẵng và hình thức lao động chủ yếu của doanh nghiệp là thực hiện trên lĩnh vực bán buôn. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty sữa đang hoạt động trong đó đáng kể nhất là các công ty như: Vinamilk, Nutifood, Hancofood, Abbott, F&N… ngoài ra còn có các công ty nước giải khát như Fesi cola, Coca cola, Tribeco…Đây là những công ty có tính cạnh tranh gián tiếp mạnh đối với sản phẩm của công ty Dutch Lady. Trong đó sản phẩm cạnh tranh chủ yếu như: - Sữa tươi: Gồm các đối thủ Vinamilk, Nutifood, F&N…. - Sữa lon: Vinamilk, Hancofood - Sữa bột: Vinamilk và Abbott. Trong thời điểm hiện tại thì sự cạnh tranh giữa các hang cung cấp sữa là rất gay gắt, bằng chứng là các công ty không ngừng đưa ra các chương trình khuyến mãi rầm rộ, quyết liệt và sôi động. Và điều này cũng có tác dụng tích cực đến công ty TNHH Hữu Phúc. Đồng thời cũng gây áp lực lên công ty đòi hỏi phải giữ được thị phần hiện tại, từng bước cũng cố thị phần để tăng mức tiêu thụ sản phẩm DutchLady . Một vấn đề đáng lưu ý ở đây là không có sự cạnh tranh giữa những nhà phân phối sản phẩm Sữa Cô Gái Hà Lan trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Hiện nay trên địa bàn thành phố Đà Nẵng có 3 nhà phân phối và được phân chia thị trường như sau: - Nhà phân phối Minh Hoàn: Phụ trách quận Ngũ Hành Sơn. - Nhà phân phối Trần Trương: Phụ trách quận Hải Châu. - Nhà phân phối Hữu Phúc: Phụ trách quận Thanh Khê và Liên Chiểu. Mỗi công ty phụ trách thị trường riêng của mình, cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường và tự phát triển thị trường. 2.Tình hình hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh của doanh của doanh nghiệp đang trên đà phát triển ổn định. Công ty đã luôn chủ động trong việc lập ra các kế hoạch kinh doanh, việc tập trung và khai thác các nguồn lực để vươn tới các mục tiêu của doanh nghiệp. Nhờ thế doanh nghiệp đã đi vào hoạt động ổn định trong suốt 3 năm qua. BẢNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM Chênh lệch Chỉ tiêu năm 2005 năm2006 năm2007 06/05 07/06 1.Doanh thu thuần 30.065.287.555 35.838.629.789 41.588.978.974 1,19 1,16 2.Giá vốn hang bán 29.741.703.883 34.872.754.779 41.153.873.549 1,17 1,18 3.Lợi nhuận gộp 323.583.672 965.875.010 435.105.425 2,98 0,45 4.Chi phí tài chính 74.938.023 165.390.928 315.433.550 2,21 1,91 5.Chi phí QLDN 1.005.009.602 1.119.931.316 1.017.387.671 1,11 0,91 6.Lợi nhuận từ HĐKD (756.363.953) (319.447.234) (897.715.796) 0,42 2,81 7.Lãi khác 787.985.357 458.745.806 985.957.933 8.Tổng LN trước thuế 31.621.404 139.298.572 88.242.137 4,41 0,63 9.Thuế TNDN 8.853.993 39.003.600 24.707.798 10.Lợi nhuận sau thuế 22.767.411 100.294.972 63.534.339 4,41 0,63 Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh việc khai thác các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra, là thước đo cơ bản để đánh giá mức độ hoàn thiện các mục tiêu của doanh nghiệp qua các giai đoạn phát triển. Công ty TNHH Hữu Phúc cũng đã không ngừng phấn đấu để đạt được hiệu qủ kinh doanh như mong muốn và nhìn chung qua 3 năm thì daonh nghiệp đã đạt được những kết quả nhất định. Doanh thu thuần của doanh nghiệp đã có bước tăng trưởng khá đều đặn qua 3 năm với mức tăng 15%/năm tương đương khoảng hơn 5tỷ/năm. Đó là do khả năng tiêu thụ sản phẩm đã tăng lên, bên cạnh đó thì công tác thu nợ cũng được cải tiến đáng kể. Đây là dấu hiệu tích cực khi công ty chỉ mới thành lập vào năm 2002 nhưng trong những năm sau đó đã có xu hướng đi vào phát triển ổn định. Tương đồng với doanh thu thuần thì giá vố hàng bán cũng có mức tăng tương ứng khoảng 15%/năm. Đây là một điều rất hợp lý vì khi doanh thu thuần tăng lên thì GVHB cũng phải tăng lên để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ. Khi mức độ hoạt động của công ty tăng lên đặc biệt vào năm 2007 thì chi phí tài chính cũng theo đó mà đã tăng lên. Trong năm 2007 công ty phải di chuyển địa điểm kinh doanh nên chi phí tổ chức có sự gia tăng đột biến gần 100%.Chi phí quản lý thì vẫn được duy trì ổn định qua 3 năm. Công ty chỉ làm công tác phân phối sản phẩm, không hưởng lợi nhuận từ chênh lệch giá và nếu có thì cũng rất nhỏ nên không đủ để bù trừ các khoản chi phí hoạt động, chi phí quản lý và chi phí tổ chức vì vậy lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh qua 3 năm đều âm. Lợi nhuận của công ty sẽ được tăng thêm khi nhận được hoa hồng từ nhà cung cấp thể hiện ở chỉ tiêu lãi khác. Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp cân bằng lại chi phí và lợi nhuận. Lợi nhuận trước thuế đã tăng trong 3 năm từ 31 triệu năm 2005 đến 139 triệu năm 2006 (41%). Nhưng đến năm 2007 thì lợi nhuận trước thuế lại giảm xuống còn 88triệu (giảm 37%) vì trong năm vừa qua doanh nghiệp đã đầu tư them một số xe tải phục vụ việc phân phối sản phẩm, ngoài ra phải di dời địa điểm kinh doanh nên làm cho các chi phí tăng lên đột biến. Dù lợi nhuận của năm 2007 bị giảm xuống, tuy nhiên đây chỉ là sự giảm sút tạm thời khi mà các công cụ đã được đầu tư sẽ phát huy khả năng cộng với năng lực hiện có thì có thể trong những năm tới công ty sẽ đi vào quỹ đạo tăng trưởng như những năm trước đó. III. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Hữu Phúc tổ chức quản lý kinh doanh theo mô hình trực tuyến chức năng. Trực thuộc công ty là các bộ phận bán hàng của công ty, chịu sự quản lý mọi mặt của công ty mà trực tiếp là từ giám đốc. Với mô hình này tại công ty bộ máy quản lý bao gồm Phòng Giám Đốc Phòng Kế toán trưởng Phòng Bán Hàng Phòng Kế toán viên Quan hệ trực tuyến 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Giám đốc: - Là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và là người chịu trách nhiệm chính về kết qủa kinh doanh của doanh nghiệp. - Tiếp nhận các thông tin về chỉ tiêu, các chương trình về kế hoạch từ văn phòng của các hãng , phân tích và xử lý thông tin sau đó đưa ra các kế hoạch bán hàng phù hợp. Kế toán trưởng: - Là người điều hành chung công tác kế toán trong phòng kế toán, tổ chức hạch toán kế toán, tham gia các hợp đồng kế toán với tư cách là người chịu trách nhiệm chính về mặt tài chính. Ngoài ra kế toán trưởng còn là người tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty. Kế toán viên: Mỗi kế toán viên tương ứng với vị trí của mình sẽ có chức năng và nhiệm vụ riêng. Bộ phận bán hàng Sữa Dutch lady: - Trực tiếp giao sản phẩm là sữa đến các cửa hàng trong địa bàn và sau đó có thể trực tiếp thu nợ từ các cửa hàng đó. - Thu thập thông tin phản hồi từ các cửa hàng của công ty và cả các thông tin thị trường liên quan về sản phẩm sữa. Bộ phận bán hàng Giấy New Toyo- Icc: -Trực tiếp giao sản phẩm là giấy đến các cửa hàng trong địa bàn và sau đó co thể trực tiếp thu nợ từ các cửa hàng đó. -Thu thập các thông tin phản hồi từ các cửa hàng của công ty và cả thông tin về thị trường giấy. IV. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Tất cả các công việc như kiểm tra phân loại chứng từ gốc, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, hạch toán tổng hợp chi phí, lập báo cáo kế toán đều được tập trung ở phòng tài chính kế toán. a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán. Kế toán kho Kế toán tiêu thụ giấy Kế toán tiêu thụ sữa Thủ quỹ Kế toán tổng hợp và TSCĐ Kế toán trưởng Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm phụ trách chung phòng kế toán tài vụ. Chịu trách nhiệm trước Công ty về công tác hạch toán, điều hành hoạt động chung của phòng đồng thời tham mưu kịp thời cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Cuối kỳ tập hợp sổ sách báo cáo với Giám Đốc về tình hình kinh tế tài chính của Công ty. Kế toán tiêu thụ: Làm nhiệm vụ ghi chép theo giõi tình hình tiêu thụ sản phẩm. Mặt khác còn kiểm tra và giám các hoạt động của công ty. Trong công ty, kế toán tiêu thụ gồm 2 bộ phận: -Kế toán tiêu thụ Sữa. - Kế toán tiêu thụ Giấy. Cả hai bộ phận này đều chịu trách nhiệm ghi chép, nhập liệu tình hình tiêu thụ và giám sát các hoạt động kinh doanh của bộ phận. Có đặc điểm chung là cả hai bộ phận đều nhập liệu trên 2 phần mềm tin học: - Phần mềm nhập liệu mà công ty sở hữu: Cập nhật thông tin bán hàng hằng ngày của nhân viên và xử lý số liệu. - Phần mềm nhập liệu của Hãng đưa xuống: Nhập liệu thông tin bán hàng và chuyển các số liệu về văn phòng Hãng để theo dõi tình hình của nhà phân phối. Kế toán kho: Theo dõi và điều hành việc xuất - nhập hàng hoá trong công ty. Kế toán tổng hợp và TSCĐ: - Là người chịu trách nhiệm về công tác kế toán trước kế toán trưởng, lập kế hoạch tài chính, theo dõi tình hình tăng giảm, biến động toàn bộ TSCĐ của Công ty; hằng năm đăng ký với chi cục thuế về việc tăng giảm nguồn khấu hao.Đồng thời cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển, và lập các báo cáo. Thủ quỹ: Là người nhận tiền từ ngân hàng, theo dõi cấp phát tiền mặt theo số liệu kế toán, ghi chép sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng tháng. 2. Hình thức Sổ kế toán áp dụng tại công ty Hình thức kế toán: Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chứng từ. Công ty sử dụng phần mềm FAST 2002 vào công tác tổ chức hạch toán kế toán, giữa các máy vi tính được nối mạng. Chương trình tiến hành cập nhập chứng từ vào máy, máy tự động lên các Bảng kê hoá đơn bán hàng, Bảng tổng hợp xuất sản phẩm, Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản, Sổ cái, Báo cáo tài chính. Với sự trợ giúp của máy tính nên việc nhập chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, kịp thời, chính xác Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày, kế toán cập nhập chứng từ gốc vào máy thì máy sẽ tự động vào Sổ chi tiết tài khoản ( Sổ nhật ký chứng từ) theo thứ tự thời gian, bảng kê, tờ kê chi tiết có liên quan. Đối với các trường hợp ghi vào bảng kê, tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu ở các tờ kê chi tiết ghi vào Nhật ký- chứng từ hoặc Bảng kê có liên quan và tổng hợp số liệu ở bảng kê ghi vào Nhật ký- chứng từ có liên quan. Cuối tháng, từ Sổ chi tiết tài khoản (Sổ nhật ký - chứng từ) ghi vào Sổ tổng hợp tài khoản rồi lên Sổ Cái; Từ các Sổ chi tiết tổng hợp số liệu lập Bảng tổng hợp số liệu với các tài khoản tương ứng trên Sổ cái. Cuối cùng từ số liệu của Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Nhật ký- chứng từ ta lập các Báo cáo kế toán. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Chứng từ gốc Bảng kê và bảng phân bổ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Công ty sử dụng tỷ giá thực tế thông báo tại thời điểm phát sinh làm tỷ giá chuyển đổi ngoại tệ ra Việt Nam đồng. Kỳ hạch toán theo tháng, cuối tháng kế toán tính giá thành thực tế của sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phản ánh vào sổ Cái mở cho tháng đó, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho tháng. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ. Doanh nghiệp đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC. I. Các phương thức tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc. 1. Đặc điểm sản phẩm và tổ chức tiêu thụ tại công ty của công ty TNHH Hữu Phúc a. Đặc điểm sản phẩm Công ty là một doanh nghiệp đảm nhận chức năng phân phối sản phẩm chính hãng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng cho các hãng: Thức uống dinh dưỡng Dutch Lady: Chủ yếu là các loại sữa như Sữa lon, Sữa tươi, Sữa bột. Giấy lụa New Toyo- Icc. Đây là những sản phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của người dân, sản phẩm là thức uống hàng ngày cần thiết cho người tiêu dùng trong việc chăm sóc sức khoẻ của bản thân. Vì thế việc tiêu thụ sản phẩm phụ thuộc rất nhiều vào tỷ lệ tăng trưởng kinh tế của xã hội bởi khi tỷ lệ tăng trưởng kinh tế cao thì sẽ nâng cao mức tiêu dùng của xã hội. Sản phẩm là thức uống dinh dưỡng nên thường có thời hạn sử dụng không quá dài và có yêu cầu cao về bảo quản và vận chuyển sản phẩm. b. Đặc điểm tổ chức tiêu thụ tại công ty Hằng tháng thì công ty Dutch Lady Việt Nam sẽ giao chỉ tiêu về lượng sản phẩm tiêu thụ trong tháng cho công ty. Giám đốc Công ty sẽ căn cứ vào chỉ tiêu được giao sẽ tổ chức và phân bổ lại chỉ tiêu cho bộ phận bán hàng. Sau đó mỗi buổi sáng ở các bộ phận bán hàng sẽ tiến hành họp với nhân viên bán hàng, trong cuộc họp sẽ có các điểm cần chú ý sau: Công bố nợ các cửa hàng mà nhân viên bán hàng phụ trách và kế hoạch thu nợ từ các cửa hàng đó. Công bố tiến độ chương trình khuyến mãi trong tháng và công tác thực hiện trong ngày. Trưởng bộ phận bán hàng công bố chỉ tiêu đã thực hiện và còn phải thực hiện. Sau cuộc họp này thì công tác bán hàng của nhân viên được thực hiện theo tuần tự sau: Nhân viên bán hàng đăng kí doanh số bán trong ngày. Viết đơn đặt hàng và nhận hàng tại kho. Sau khi nhận hàng nhân viên sẽ phân phối hàng tại tuyến được chia. Tại các cửa hàng nhân viên bán hàng tiến hành các nhiệm vụ như: Quan sát xem xét số lượng mặt hàng thiếu. Thông báo chương trình khuyến mãi. Sau khi giao hàng xong, khoảng hai ngày sau nhân viên bán hàng sẽ quay lại cửa hàng để xem xét tình hình tiêu thụ như thế nào, viết đơn hàng và thu nợ. Đây là một chu trình tiêu thụ ngắn gọn và đơn giản. Khách hàng của công ty hiện nay khoảng 1000 khách hàng chủ yếu là các cửa hàng, các quán, tiệm và các sạp. Trong đó đáng chú ý là các cửa hàng và Đồng Cỏ Xanh tuy số lượng không lớn nhưng những khách hàng này tiêu thụ hàng hoá của công ty rất nhiều, còn lại đa số là các loại hình như tiệm và quán tuy có số lượng lớn nhưng doanh số bán ra lại không lớn. 2. Phương thức tiêu thụ Tiêu thụ là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của thành phẩm, hàng hoá, tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng. Quá trình tiêu thụ là quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp, bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn. Các phương thức bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp TNHH Hữu Phúc được thực hiện thông qua hai phương thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. * Phương thức bán buôn là việc bán hàng cho các đại lý. Kết thúc quá trình này, hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Đặc điểm của phương thức bán buôn là số lượng bán một lần lớn nên doanh nghiệp thường lập chứng từ cho những lần bán và kế toán tiến hành ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương thức này thường được tiến hành theo các hình thức sau: - Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển đến cho người mua doanh nghiệp phải chịu. Phương thức này được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp. - Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử người đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng người mua phải chịu. * Phương thức bán lẻ được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trực tiếp của khách hàng. Đặc điểm của hình thức này là khách hàng mua với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách hàng thanh toán ngay. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp thì hình thức này xảy ra không thường xuyên. II. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hữu Phúc 1 . Môi trường kiểm soát a. Quan điểm và phong cách của nhà quản lý Mặc dù là một công ty mới thành lập, phải cạnh tranh trong một môi trường kinh doanh đầy phức tạp và gay gắt nhưng nhà quản lý của công ty TNHH Hữu Phúc vẫn quyết tâm thực hiện một quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, đồng thời phải đề ra các biện pháp để hạn chế rủi ro kinh doanh. b. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp, có hiệu quả nhà quản lý của công ty TNHH Hữu Phúc phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quản tài sản - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. c. Chính sách nhân sự Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Công ty TNHH Hữu Phúc đã có những chính sách cụ thể, rõ ràng như việc tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạc, khen thưởng, kỷ luật nhân viên; việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạc nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp; có những chính sách hợp lý để nâng cao tính trung thực của đội ngũ nhân viên. d .Ủy ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị. Ủy ban kiểm soát có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính - Dung hoà những bất đồng giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài e . Môi trường bên ngoài Các nhân tố bên ngoài tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý; sự thiết kế và vận hành các quy chế, thủ tục kiểm soát nội bộ. Môi trường bên ngoài gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường quản lý, đường lối phát triển của đất nước 2 . Tổ chức thông tin kế toán tiêu thụ tại công ty Về mặt hạch toán kế toán cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ, phòng kế toán của công ty đã phân công nhân viên phụ trách hạch toán các nghiệp vụ trong quá trình tiêu thụ. Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ được thực hiện như sau: 1.1. Tổ chức chứng từ Đối với quá trình tiêu thụ, các chứng từ được được công ty sử dụng bao gồm: -Yêu cầu đặt hàng: Khách hàng của công ty hầu hết là những đại lý phân bổ đều trên địa bàn Đà Nẵng , yêu cầu đặt hàng từ các khách hàng chủ yếu là thông qua điện thoại và thông qua nhân viên bán hàng. Việc yêu cầu đặt hàng như vậy vừa thuận tiện và nhanh chóng. Đối với trường hợp khách hàng đặt hàng qua fax thì công ty có cơ sở để đối chiếu về sau, riêng đối với trường hợp khách hàng yêu cầu đặt hàng thông qua điện thoại thì không để lại căn cứ để có thể đối chiếu với khách hàng sau này nếu có sai sót xảy ra, mặt khác hình thức này cũng dễ gây nhầm lẫn và sai sót. Chẳng hạn nhân viên bán hàng ghi chép lại yêu cầu mua hàng không chính xác vì vậy có thể dẫn tới việc xem xét loại sản phẩm thực sự mà khách hàng cần mua không chính xác, số lượng sản phẩm khách hàng yêu cầu không còn đủ để cung cấp cho khách hàng nhưng do ghi chép nhầm lẫn nhân viên bán hàng sau khi kiểm tra đã thông báo chấp nhận yêu cầu đặt hàng cho phía khách hàng, việc này có thể dẫn đến tranh cãi và mất lòng tin đối với khách hàng. - Lệnh xuất kho : Lệnh xuất kho được viết sau khi có sự thoả thuận về số lượng, chủng loại hàng hoá khách hàng mua, mục đích của lệnh xuất kho là căn cứ để nhân viên bán hàng nhận hàng tại kho, và căn cứ để thủ kho xuất kho sản phẩm cho khách hàng. Lệnh xuất kho phải được xét duyệt của thủ trưởng đơn vị, phụ trách phòng bán hàng, trưởng phòng kế toán và người lập lệnh. Lệnh xuất kho được lưu tại phòng bán hàng và thủ kho để cuối kỳ đối chiếu, số lệnh xuất kho đưa cho khách hàng được phòng bán hàng ghi chép lại để làm căn cứ lập hoá đơn cho khách hàng tránh trường hợp khách hàng khai số lệnh xuất kho ít hơn thực tế làm thất thoát hàng của công ty. - Hoá đơn bán hàng : Hoá đơn bán hàng là chứng từ xác nhận việc hàng hoá của công ty đã chuyển quyền sở hữu cho khách hàng và chứng minh việc hình thành một khoản phải thu của công ty đối với khách hàng. Hoá đơn bán hàng được lập theo số lượng sản phẩm thực nhận của khách hàng,Hoá đơn được xét duyệt bởi đầy đủ các bộ phận theo qui định của chế độ kế toán Việt Nam. Hoá đơn bán hàng sau đó được gửi cho phòng kế toán để hạch toán. Khi giao nhận hoá đơn nhân viên kế toán phải ký xác nhận vào sổ số lượng hoá đơn mà mình đã nhận để phân chia rõ trách nhiệm nếu sau này có tình trạng mất hay thất lạc hoá đơn xảy ra. Trong quá trình hạch toán nếu có phát hiện sai sót trong hoá đơn thì kế toán công nợ gạch bỏ dòng ghi của hoá đơn đó trong sổ chi tiết công nợ. Sau đó hoá đơn được chuyển qua cho phòng bán hàng để huỷ Hoá đơn và lập lại hoá đơn mới. Hoá đơn GTGT được công ty mua tại Cục Thuế đã được đánh sẵn số thứ tự do vậy rất dễ kiểm soát.  HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫusố:01GTKT3LL Phát hành theo số1664 CT/AV ngày 7/4/2006củaCụcThuếTP. Ngày 10 tháng 3 năm 2007 Ký hiệu:AA/2006T Số: 013053 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC Địa chỉ: 64 Lê Quang Sung- Thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 0511 817127 MST: 0400101531 Lệnh xuất kho số:... 13261....................Ngày:....08/03/2007....................................... Họ, tên người mua hàng:............................................................................................. Đơn vị: .....Cửa hàng Hà Đức Vinh.............................................................................. Địa chỉ: ......Số 10 Lê Quang Sung - ..Thanh Khê – Đà Nẵng...................................................... Hình thức thanh toán: trả bằng tiền mặt....MST: ...5900287097..................................... STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sữa đặc CGHL cao cấp lon 100 10.000 1000.000 2 Sữa bột CGHL 123 hộp 30 179.000 5.370.000 3 Sữa tươi CGHL 456 hộp 20 212.000 4.240.000 Cộng tiền hàng:....................................10.610.000.... Thuế suất GTGT: 10.0% Tiền thuế GTGT :.......................................1.061.000.... Tổng cộng tiền thanh toán:.............................11.671.000..... Số tiền bằng chữ:(Mười một triệu sáu trăm bảy mươi mốt ngàn đồng ............................................................................................................... Người mua hàng Người viết hoá đơn Phòng bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Để thúc đẩy hoạt động tiêu thụ các sản phẩm, công ty đã qui định một số chính sách nhằm khuyến khích khách hàng, những khoản thanh toán chế độ đó được phòng bán hàng tập hợp và lập giấy thanh toán chế độ bán hàng để có cơ sở thanh toán cho khách hàng. GIẤY THANH TOÁN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG Tháng 2/2007 Đvt:đồng TÊN CỬA HÀNG : HOÀI NHÂN ĐỊA CHỈ : Đà Nẵng PHÂN PHỐI MẶT HÀNG : Sữa CGHL 1/ SỐ DƯ ĐẦU KỲ (01/02/2007): 185.687.244 2/ HÀNG NHẬN TRONG KỲ: 485.633.627 3/THANH TOÁN TRONG KỲ: 545.909.488 4/DƯ NỢ CUỐI KỲ (31/01/2007): 125.411.383 5/DƯ NỢ CHO PHÉP (20%): 97.126.725