Khóa luận Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

ệu đồng là 15 khách hàng, mang lại doanh số 2,002 tỷ , chiếm tỷ trọng 14% doanh thu năm 2008, tăng 66,6% về số lượng khách hàng và 10,4% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007. Trong số đó có 1 khách hàng nước ngoài. - Khách hàng có doanh thu trên 300 triệu đồng: là 7 khách hàng, mang lại doanh số 4,118 tỷ đồng, chiếm 28,6% doanh thu năm 2008. So với năm 2007 số lượng khách hàng tăng 75% và tỷ lệ so với doanh số tăng 9,4%. + Về mặt hàng Mặt hàng có doanh số lớn nhất là máy móc thiết bị và dây chuyền sản xuất có doanh thu là 6,088 tỷ đồng chiếm 42% tổng doanh số của Chi nhánh năm 2008 + Về loại hình giám định - Giám định hàng nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất với doanh thu là 10,017 tỷ đồng - Giám định hàng xuất khẩu có doanh thu là 2,284 tỷ đồng - Giám định hàng nội địa mang lại doanh thu 2,108 tỷ đồng - Giám định hàng hải mang lại doanh thu 2,310 tỷ đồng Hình 5 : Bảng so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận. Chỉ tiêu Thực hiện năm 2007 Kế hoạch năm 2008 Thực hiện năm 2008 Tỉ lệ % so với KH Tlệ % so với năm trước Doanh thu 9.331.255.899 9.900.000.000 14.347.655.035 147,19 156,01 Lợi nhuận 1.586.663.870 1.683.000.000 2.611.257.005 155,23 170,18 Lao động 67 87(b/q 12 tháng) 126,32 (Nguồn: Phòng HC-KT, “Báo cáo tổng kết năm 2008”) Năm 2008 Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng không những đạt được kế hoạch kinh doanh cao nhất từ trước đến nay mà còn là một bước đột phá về hoàn thành kế hoạch. Chi nhánh đã hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao về doanh số thực hiện ngay từ tháng 8 năm 2008 và là đơn vị hoàn thành kế hoạch sớm nhất của Công ty, được Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng. Cả 3 phòng giám định trong Chi nhánh cũng đều hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Phòng giám định 2 thực hiên kế hoạch vượt mức sớm nhất từ tháng 8 năm 2008, phòng giám định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch sau một tháng (tháng 9/2008), sau đó là phòng giám định 1. Đây là những tiền đề quan trọng để Chi nhánh Vinacontrrol Hải Phòng bước sang năm 2009 một năm được dự báo trước là rất khó khăn do tình hình suy giảm kinh tế đang diễn ra gây trở ngại rất nhiều. 2.1.4.2. Mặt hạn chế - Chi nhánh bị một số khách hàng phàn nàn về việc cấp giấy chứng thư chậm, chưa chính xác, thái độ chấp hành kỷ luật của một số giám định viên chưa cao, do đó đã làm ảnh hưởng tới quan hệ của Chi nhánh với khách hàng. - Việc chủ động nâng cao tinh thần phục vụ của một vài giám định viên chưa trở thành ý thức trong họ. Trong năm 2008 Chi nhánh đã có bổ sung thêm một số dịch vụ mới như : thẩm định giá, thẩm định công trình xây dựng, giám định môi trường nhưng chưa được ban lãnh đạo và các giám định viên khai thác, phát triển mở rộng dịch vụ này. - Việc quan tâm đến chất lượng công tác trong các phòng giám định của một số giám định viên vẫn còn coi nhẹ. Các sai sót trong chứng thư mặc dù được cập nhật và tổ chức rút kinh nghiệm song vẫn còn chậm. Đôi khi việc duyệt chứng thư chưa hoàn toàn đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. - Công tác tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ của giám định viên cũng đã được Chi nhánh tổ chức thực hiện nhưng việc tổ chức thực hiện này vẫn chưa được diễn ra thường xuyên. - Bộ phận kế toán của phòng HC-KT chưa chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhánh. Nhất là các khoản tồn nợ lâu ngày của các khách hàng như : Công ty cấp nước Hà Nam, Nhà máy tôn mạ màu Việt Pháp, thép Vạn Lợi. Trong tình hình suy giảm kinh tế hiện nay, việc giảm thiểu nợ đọng là một vấn đề trở nên rất khó khăn. Mặt khác công tác tài chinh kế toán vẫn còn bộc lộ những điểm yếu trong việc tham mưu cho lãnh đạo để quản lý việc chi tiêu tiền, quản lý nguồn vốn, kinh doanh có hiệu quả. - Trang thiết bị thí nghiệm của Chi nhánh vẫn còn nghèo nàn và chỉ tập trung vào một số chỉ tiêu đơn giản. Chi nhánh đã đầu tư một hệ thống thiết bị kiẻm tra Gas tương đối hiện đại nhưng hiệu suất hoạt động vẫn chưa cao. Do cảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết các khách hang kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêu cầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao. Số mặt hàng cần kiểm tra giám định thì nhiều nhưng lại phân tán và số lượng ít, do đó Chi nhánh khó có khả năng đầu tư, đổi mới trang thiết bị hiện đại. 2.1.4.3. Tình hình thuận lợi, khó khăn * Thuận lợi Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phòng là do có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động vói phần lớn đội ngũ cán bộ công nhân viên là các kỹ sư chuyên ngành, các kỹ thuật viên và các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định. Lượng khách hàng của Vinacontrol nói chung và Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng nói riêng là truyền thống lâu năm và luôn giữ được uy tín dối với họ. Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol. Như vậy các tổ chức giám định khác rất khó cạnh tranh vơi Vinacontrol bởi chữ TÍN rất đảm bảo từ trước đến nay. Trung tâm Phân tích và thử nghiệm 1 của Công ty đặt tại Hà Nội có đủ phương tiện để phân tích nhiều loại hàng hóa khác nhau. Giám định viên được trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác giám định theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, Vinacontrol Hải Phòng còn được sự hỗ trợ có hiệu quả của các phòng thử nghiệm thuộc các viện nghiên cứu, các trường đại học, các trung tâm thí nghiệm quốc gia của nhiều chuyên ngành trên toàn quốc. Vinacontrol Hải Phòng đặt tại trung tâm thành phố, đây là một trong những trung tâm thương mại, trung tâm công nghiệp lớn ở miền Bắc cũng như toàn quốc, Hải Phòng có cảng biển rất thuận lợi cho công tác giám định của Chi nhánh. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khác, uy tín và thương hiệu của Vinacontrol nói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế đã tạo ra vị thế vững chắc cho Chi nhánh trong cơ chế thị trường. * Khó khăn Hiện nay, tại Hải Phòng có khoảng gần 40 tổ chức giám định, như vậy đối thủ cạnh tranh của Chi nhánh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khó khăn. Bên cạnh đó là tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nói riêng. Đây là khó khăn chung của cả nền kinh tế. Kể từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2008 số lượng yêu cầu giám định đã giảm, song kế hoạch doanh thu năm sau ít nhất là bằng hoặc cao hơn năm trước do đó doanh số của Chi nhánh giảm so với những tháng trước đó. Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêu doanh số cũng có ảnh hưởng. 2.2. Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán và theo dõi tình hình tài chính của Chi nhánh, bao gồm : Kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, các khoản phải thu, các khoản chi…..Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý nguồn vốn, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng vốn có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử ly các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh. Hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ... và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện công tác mở sổ sách và các biểu, báo cáo đầy đủ, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán. - Thực công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự : tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. - Thực hiện nhiệm vụ hành chính, đó là làm các công việc sau : mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cả Chi nhánh, tiếp khách, giao dịch, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ, bảo vệ, lái xe ... 2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán Hình 6 : Sơ đồ cơ cấu phòng Hành chính-Kế toán TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN HC-TC NV văn thư, lưu trữ NV thường trực bảo vệ NV hành chính NV lao công, tạp vụ Kế toán viên Thủ quỹ NV Lái xe (Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng) *Trong đó trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ nhân viên trong phòng như sau: Trưởng phòng -Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát… - Quản lý trực tiếp hồ sơ cán bộ, công nhân viên toàn chi nhánh. - Quản lý lao động: +Tổ chức cán bộ +Theo dõi tiền lương của CB CNV - Phụ trách chung công tác: + Kế toán tài vụ theo dõi thu phí qua ngân hàng và thông báo cho các chủ nợ. + Chế độ chính sách, hưu trí người lao động (BHXH) + Hành chính quản trị và công tác quân sự Chi nhánh Trưởng phòng HC-KT có quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trong phòng cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của toàn Chi nhánh. Trưởng phòng HC-KT chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả hoạt động của phòng HC-KT. Phó phòng Phó phòng đóng vai trò là trưởng bộ phận kế toán của phòng HC-KT và điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tổng hợp Phó phòng thực hiện các công việc sau: - Kế toán máy, in báo cáo tổng hợp công tác kế toán của Chi nhánh tháng, quý, năm theo yêu cầu của Công ty. - Kế toán theo dõi in phát hành, quản lý hóa đơn bán ra. - Kế toán theo dõi thu giám định phí. - Tổng hợp báo cáo hóa đơn mua vào, bán ra (gồm cả VAT) hang tháng. - Kế toán thu, chi tiền mặt, theo dõi và tính khấu hao giá trị tài sản của Chi nhánh - Lưu trữ chứng từ kế toán - Điều hành mọi công việc của phòng khi Trưởng phòng đi vắng, hoặc đi công tác. Phó phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả hoạt động của bộ phận Kế toán do phó phòng quản lý. Bộ phận hành chính, tổ chức Bộ phận này gồm các nhân viên và công việc của từng người như sau: - Nhân viên văn thư: làm nhiệm vụ: + Nhân viên văn thư nhận báo, vào sổ công văn trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền duyệt văn bản + Phát công văn đến cho các bộ phận theo quy định, giúp Trưởng phòng theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến + Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi và theo dõi gửi văn bản đi theo yêu cầu của lãnh đạo. + In sao, bảo quản các bản lưu để phục vụ cho việc sử dụng, tra cứu. + Viết phiếu xuất nhập kho vật tư, văn phòng phẩm hàng tháng + Bảo quản con dấu và viết giấy đi đường + Thực hiện một số công việc đột xuất theo sự phân công của lãnh đạo phòng - Nhân viên thường trực, bảo vệ + Thường trực, bảo vệ cơ quan tại số 56 và 80-Phạm Minh Đức và bảo vệ môi trường, cảnh quan của cơ quan + Trông coi xe của khách và hướng dẫn khách đến làm việc tại các bộ phận + Không bỏ vị trí công tác, giữ gìn an ninh trật tự Chi nhánh + Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ, an ninh trật tự trong phạm vi Chi nhánh - Nhân viên hành chính: thực hiện công việc: + Phụ trách công tác hành chính của cơ quan + Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu + Quản lý và đề xuất công tác sửa chữa cho cơ quan + Mua sắm vật tư, văn phòng phẩm khi có yêu cầu + Theo dõi quản lý tài sản của phòng và của cơ quan, đề xuất lãnh đạo công tác sửa chữa vật dụng, nhà cửa + Thực hiện một số công việc theo sự phân công của Trưởng phòng - Nhân viên lái xe: + Lái xe đảm bảo an toàn, bảo dưỡng và kiểm tra xe an toàn theo đúng định kỳ quy định + Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng - Nhân viên lao công (hợp đồng công nhật) + Làm công việc vệ sinh, lao công tạp vụ cơ quan (cả 2 địa điểm 56 & 80 – Phạm Minh Đức) hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ + Phục vụ nước phòng khách, phòng họp, phòng Giám đốc, Phó giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận này do Phó phòng làm trưởng bộ phận, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng. Bộ phận kế toán thực hiện các nhiệm vụ: thủ quỹ, kế toán tài vụ. Trong đó Phó phòng đảm nhiệm công tác kế toán tổng hợp. - Công việc của nhân viên thủ quỹ: + Quản lý kho văn phòng phẩm và hóa chất + Cấp phát vật tư, VPP, sắp xếp vệ sinh kho hàng tuần + Quản lý thu phí giám định bằng tiền mặt, chi tiền mặt + Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng - Công việc của kế toán viên: + Thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp + Nhập các số liệu, dữ liệu kế toán đầy đủ, chính xác + Lập bảng kê tổng hợp để báo cáo cho Trưởng phòng + Thực hiện một số công việc theo sự phân công của Trưởng phòng 2.2.3. Điều kiện làm việc của phòng * Bố trí phòng làm việc Việc bố rí phòng làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả, chất lượng công việc. Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đó sao cho phù hợp, tận dụng tối đa diện tích mặt bằng các phòng làm việc. + Yêu cầu bố trí văn phòng: Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng. Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng. Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên, giúp họ hoàn thành công việc với năng suất cao nhất. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập và xử lý thông tin. Tiết kiệm chi phí lắp đặt Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động. Phòng HC-KT của Vinacontrol Hải Phòng được bố trí theo không gian mở-đóng gồm 3 phòng làm việc: 1 phòng làm việc của Trưởng phòng, 1 phòng làm việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phòng làm việc của Phó phòng cùng các nhân viên kế toán ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức. Riêng nhân viên văn thư được bố trí bàn làm việc ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng. Không gian làm việc của cả 3 phòng không rộng lắm, do Chi nhánh có 2 địa điểm và diện tích mặt bằng cũng không phải là rộng nên việc bố trí như vậy đã tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật và mặt bằng. Phòng làm việc của Phó phòng và các nhân viên kế toán được bố trí theo không gian mở, có nghĩa là bàn làm việc của Phó phòng và các nhân viên kê sát nhau để thuận tiện cho trao đổi giữa các nhân viên với nhau và thuận lợi cho Phó phòng quản lý, trao đổi với nhân viên. Vì không khí làm việc thoải mái, cởi mở tạo sự hứng khởi làm việc, thư giãn khi căng thẳng nên tâm lý làm việc của mọi người không bị ảnh hưởng nhiều. Với việc bố trí một phòng làm việc riêng cho Trưởng phòng giúp Trưởng phòng tập trung cao trong công việc, hạn chế được sự ảnh hưởng các tác động bên ngoài, đảm bảo những thông tin mật chuyển cho Trưởng phòng. Các phòng đều được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện cho việc tìm kiếm và lưu trữ. Riêng phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí tới 3 tủ đựng hồ sơ. Có 2 bộ bàn ghế tiếp khách: 1 được đặt tại phòng làm việc của các nhân viên thuộc bộ phận hành chính và 1 bộ được bố trí tring phòng làm việc của Trưởng phòng. Ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức có bàn ghế dành cho khách chờ được đặt tại hành lang ngay cạnh bàn làm việc của nhân viên thường trực, bảo vệ. Còn ở trụ sở 56 Phạm Minh Đức không có bàn ghế dành cho khách chờ, khi có khách đến làm việc ở đây thường đứng đợi. Vì Vinacontrol Hải Phòng có 2 trụ sở làm việc nên việc phòng HC-KT phải chia mỗi bộ phận ở một địa điểm cũng là để thuận lợi làm việc với các phòng ban khác và đảm bảo hoạt động của toàn Chi nhánh luôn được diễn ra thông suốt. Song việc bố trí bàn ghế tiếp khách như vậy dễ làm ảnh hưởng tới công việc của Trưởng phòng, nhân viên hoặc gián đoạn giao tiếp với khách. Đặc biệt, sự tập trung vào công việc của họ sẽ giảm và khách không thoải mái trong khi trao đối. Ngoài ra, diện tích phòng làm việc của Trưởng phòng vừa nhỏ lại bố trí tới 3 tủ đựng hồ sơ, 1 bộ bàn ghế tiếp khách nên không gian càng chật hẹp. Mặt khác, phòng có một cửa sổ lớn nhưng lúc nào cũng đóng kín cả cửa gỗ và cửa kính nên hoàn toàn sử dụng ánh sáng điện, như vậy không tiết kiệm được điện do không sử dụng ánh sáng tự nhiên. * Trang thiết bị làm việc: * Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Việc tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Và hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của thời đại, trong đó yếu tố trang thiết bị làm việc là yếu tố chính của hiện đại hoá công tác văn phòng và hỗ trợ hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vinacontrol Hải Phòng hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định nên yếu tố trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác giám định cũng như quản lý điều hành đều được Ban Giám đốc chú trọng đầu tư hợp lý. Vì điều này sẽ tạo tác động tích cực tới tâm lý làm việc của nhân viên, trong đó phải kể đến trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ để đáp ứng được yêu cầu công việc. - Trang thiết bị văn phòng Hình 7: Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng (tháng 12/2008) STT Loại thiết bị Số lượng (chiếc) 1 Máy vi tính 06 2 Máy photo 01 3 Máy in 03 4 Điện thoại 08 5 Máy fax 02 6 Máy điều hoà 03 7 Máy chiếu 01 8 Máy scan 03 9 Loa đài 01 10 Tủ hồ sơ 06 11 Bàn làm việc 10 12 Bàn tiếp khách 03 13 Quạt 03 (Nguồn: Phòng HC-KT, “Bảng kê trang thiết bị văn phòng”) 2.3. Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin * Khái niệm: Có một số khái niệm thông tin như sau: - Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó. - Thông tin là dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thi những vấn đề cụ thể giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Như vậy, thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đó với môi trường xung quanh. * Vai trò của thông tin Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng và được ví như là mạch máu hoạt động có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. Vì vậy vai trò của thông tin được thể hiện như sau: Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu chung. Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý ra các quyết định và là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý. Thông tin vừa là đối tượng vừa là công cụ đắc lực của nhà quản trị, vai trò này được thể hiện thông qua: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu + Lập kế hoạch + Tổ chức và quản lý các nguồn lực + Lựa chọn, đánh giá bổ nhiệm cán bộ + Lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện kế hoạch + Kiểm tra hoạt động Thông tin là một dạng tiềm năng cũng quan trọng như các tiềm năng khác Thông tin là nhu cầu thường xuyên trong cuộc sống và của các cơ quan, doanh nghiệp Thông tin là của cải quý và đặt trong quản lý kinh tế-xã hội Thông tin là để phát triển dân trí * Yêu cầu về tổ chức thu thập và xử lý thông tin của Vinacontrol Hải Phòng + Thông tin phải phù hợp với yêu cầu Vinacontrol Hải Phòng đặt ra Từ các nguồn dữ liệu và các hình thức khác nhau thông tin truyền vào Chi nhánh rất phong phú, phức tạp. Do đó, người tiếp nhận thông tin (chính là phòng HC-KT) cần phải xử lý ngay từ khi thu thập rồi phân loại thông tin theo các kênh tổng hợp, xác định được những thông tin nào phù hợp với yêu cầu đã đặt ra của Chi nhánh, phục vụ cho công tác quản lý của Chi nhánh nói chung, của các phòng ban chức năng nói riêng. + Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất Tuỳ theo mục đích sử dụng mà phòng HC-KT khi tiếp nhận thông tin phải sắp xếp thông tin thành từng khối, từng tệp dữ liệu. Việc sắp xếp này nhằm mục đích tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm thông tin và phục vụ kịp thời nhu cầu cung cấp thông tin cho giám đốc, phó giám đốc, và các trưởng phòng khác. Đồng thời có tác dụng kiểm tra, kiểm soát được thông tin, nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch. + Thông tin phải đảm bảo chất lượng Chất lượng thông tin được phản ánh qua các tiêu chí sau: - Tính chính xác: Bởi vì thông tin là cơ sở để ban lãnh đạo của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh sao cho có hiệu quả nhất, do đó phải đảm bảo tính chính xác của thông tin. Nếu thông tin bị sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác dẫn đến việc ra quyết định có thể sai lệch, kéo theo đó là hậu quả xấu sẽ xảy ra. - Tính đầy đủ: Thông tin có đầy đủ thì mới mô tả được trọn vẹn về sự vật, hiện tượng, quá trình. Nếu thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý (Ban giám đốc Chi nhánh) nhận biết sai lệch về hiện tượng, sự vật, kết quả phân tích không chính xác. - Tính kịp thời: Bởi vì, nếu thông tin không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định của ban lãnh đạo, nhất là trong thời đại ngày nay các tổ chức, doanh nghiệp đều chạy đua để tìm kiếm thông tin thì việc tìm kiếm thông tin kịp thời càng tỏ ra quan trọng. - Tính hệ thống và tổng hợp: Khi thông tin truyền vào Chi nhánh không chỉ đòi hỏi đầy đủ về lượng mà còn phải xây dựng, sắp xếp thông tin theo hệ thống có logic. Qua đó khi cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo có hệ thống, mang tính tổng hợp sẽ giúp cho nhân viên thuộc bộ phận hành chính, tổ chức tiết kiệm được thời gian, chi phí. - Tính đơn giản, dễ hiểu: Để tránh hiểu sai, hiểu lầm dẫn đến kết luận sai, làm sai thì thông tin càng đơn giản, dễ hiểu, càng rõ ràng, mạch lạc bao nhiêu thì người tiếp nhận thông tin đó càng dễ nhớ, dễ thực hiện bấy nhiêu. Nhất là các thông tin về chuyên môn, kỹ thuật ở các Phòng Giám định 1, 2, 3 cần phải giải thích rõ ràng, ghi chú đầy đủ để hiệu quả công tác giám định của Chi nhánh đảm bảo chính xác, giữ được uy tín với khách hàng , đối tác. + Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật của Chi nhánh Những tài liệu thuộc nội bộ doanh nghiệp, những tài liệu theo quy định của Nhà nước phải đảm bảo bí mật, tránh trường hợp những thông tin đó thất thoát ra ngoài sẽ gây những hậu quả xấu không lường trước được. + Thông tin phải đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm Bởi vì thông tin được triển khai từ những nguồn dữ liệu khác nhau, với các trữ lượng cũng khác nhau nên phòng HC-KT khi khai thác cần phải biết được khai thác đến mức như thế nào là đảm bảo về số lượng, chất lượng, chủng loại cũng như thời hạn của thông tin. Việc khai thác đủ, đúng thông tin vừa tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền của lại vừa đảm bảo tính kịp thời, khoa học, đồng thời tránh được tình trạng rối loạn, gây nhiễu thông tin cho Vinacontrol Hải Phòng. Việc trang bị máy móc, thiết bị công nghệ hiện đại cho công tác thông tin ở đây cũng phải được cân nhắc giữa nhu cầu với khả năng sử dụng, giữa kết quả mang lại với chi phí bỏ ra để tránh lãng phí cho công ty. *Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ thông tin ở Vinacontrol: Bước 1: Thu thập thông tin Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của Chi nhánh. Bởi vì số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong Chi nhánh. Ngoài việc tiếp nhận thông tin theo hệ thống, tính chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh mà còn phải thu thập thông tin theo yêu cầu của ban lãnh đạo Chi nhánh. Kênh thông tin cần thu thập gồm có: + Kênh thông tin theo ngành trong từng phòng ban, trong Công ty, Chi nhánh, trong phạm vi trong nước, quốc tế + Kênh thông tin qua các báo cáo định kỳ, qua các cuộc họp giao ban, hội nghị…. + Kênh thông tin qua giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp + Kênh thông tin qua việc tra cứu các văn bản Nhà nước Phòng HC-KT của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được coi là cửa sổ của mọi luồng thông tin, là bộ lọc thông tin cho Chi nhánh. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải qua phòng này để thu thập và xử lý, phối hợp. Để tiến hành các hoạt động này phòng HC-KT phải phối hợp các loại hình thông tin chính là các hình thức truyền đạt thông tin. Ví dụ như thông tin được truyền đạt bằng hình thức văn bản, lời nói, thông tin được ghi nhận qua dư luận về Vinacontrol nói chung và Vinacontrol Hải Phòng nói riêng; còn thông tin dự