Khóa luận Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

ng do đó ảnh hưởng không nhỏ tới giá vốn của các mặt hàng. Cùng với việc tăng doanh thu, giá vốn cũng tăng, nhưng do tốc độ tăng của giá vốn lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu nên mặc dù chỉ tiêu doanh thu năm 2009 có tăng so với năm 2008 nhưng chỉ tiêu lợi nhuận lại giảm xuống 207.434.945 đồng tương ứng với 10,78%. Điều này có thể do Xí nghiệp chưa tiết kiệm được chi phí sản xuất để hạ giá thành, trong thời gian tới Ban lãnh đạo nên có các biện pháp nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng doanh thu. Mặt khác, Xí nghiệp mới đi vào cổ phần hóa, đang trong thời gian hoàn thiện nên chi phí quản lý doanh nghiệp vẫn còn cao, đây có thể coi là nhược điểm của Xí nghiệp. Năm 2009 cuộc khủng hoảng tài chính có ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam, nhu cầu về lưu thông vận tải giảm dẫn đến việc thị trường đóng mới và sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ đóng băng. Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng năm 2009 Xí nghiệp vẫn có lãi dù lãi không nhiều, chỉ đạt 62.254.904 đồng nhưng đây được xem là một thành tích của Xí nghiệp. Tóm lại, qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh có thể thấy sự nỗ lực, cố gắng của tập thể Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp cùng với sự phát triển đó không thể không kể đến vai trò to lớn của bộ phận văn phòng của Xí nghiệp. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 35 1.5 Những thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng hoạt động năm 2010 của Xí nghiệp 1.5.1 Những thuận lợi, khó khăn * Thuận lợi: - Một thuận lợi lớn cơ bản của Xí nghiệp là luôn được Đảng ủy, HĐQT, Giám đốc, Công đoàn Công ty chỉ đạo trực tiếp và quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ. Được sự hỗ trợ nhiệt tình của các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty. - Có đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiệt tình, có tay nghề gắn bó với Xí nghiệp. - Đoàn kết nhất trí với quyết tâm cao của Đảng bộ, Giám đốc và các tổ chức đoàn thể công đoàn, thanh niên, phụ nữ cùng toàn thể Cán bộ công nhân viên đều hết lòng tâm huyết với Xí nghiệp. Lãnh đạo Xí nghiệp với tinh thần trách nhiệm cao, mạnh dạn, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm để tiếp cận và tìm kiếm thị trường. - Thị trường vận tải hàng hoá thuỷ nội địa được mở rộng. - Địa hình sản xuất kinh doanh thuận lợi cả đường sông và đường bộ (giáp sông Cấm và đường quốc lộ 5). - Xí nghiệp đã bố trí tổ chức sản xuất hợp lý, bố trí đủ năng lực thi công. * Khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi trên Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn sau: - Năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới. Tình hình kinh tế thị trường có nhiều diễn biến phức tạp, giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động tăng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp. - Do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính thế giới nên nhu cầu về lưu thông Vận tải hàng hóa suy giảm nghiêm trọng dẫn tới nhu cầu đóng mới và sửa chữa phượng tiện trên thị trường bị đóng băng làm cho gần 2 tháng đầu năm Xí nghiệp không có việc làm, đã ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp đóng tàu trên địa bàn. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 36 - Do thời tiết có những thay đổi bất thường ảnh hưởng không ít đến việc sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Vào mùa khô nguồn điện lưới quốc gia không đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất của Xí nghiệp, thường xuyên bị cắt điện luân phiên để đảm bảo đủ điện năng, do đó Xí nghiệp phải tăng ca thêm giờ nhất là giai đoạn cuối để hoàn thành gấp sản phẩm theo tiến độ đã cam kết với khách hàng. Những thuận lợi và khó khăn trên đây ảnh hưởng rất lớn đến kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp trong năm qua. 1.5.2 Nhiệm vụ, mục tiêu của Xí nghiệp năm 2010 * Nhiệm vụ kế hoạch năm 2010 Các chỉ tiêu pháp lệnh Công ty giao: - Giá trị sản lượng hàng hóa thực hiện 40.000.000 đồng Trong đó: - Thu nhập bình quân: 2.400.000 đồng/người/tháng - Lợi nhuận: 500.000.000 đồng - Sửa chữa sà lan 250 - 460 tấn: 9 chiếc - Đóng mới: + 02 đầu máy lắp máy 300 cv/chiếc + 04 sà lan đẩy 460 tấn/chiếc * Mục tiêu phấn đấu: - Hoàn thành toàn diện kế hoạch sản xuất Công ty giao. - Tích cực tìm kiếm thị trường, khai thác triệt để mọi nguồn lực, phấn đấu mọi người trong dây chuyền sản xuất có việc làm thường xuyên và ổn định. - Đời sống cán bộ công nhân viên được nâng lên, thu nhập bình quân tăng so với năm 2009. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 37 2. Cơ cấu tổ chức văn phòng tại Ban Nhân chính - Kế hoạch 2.1 Cơ cấu tổ chức Ban Nhân chính – Kế hoạch (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) Trong cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch có vai trò như là một nhân tố trọng tâm của các nguồn thông tin và phục vụ hậu cần. Nếu xét trong tổng thể cơ cấu tổ chức Xí nghiệp thì Ban Nhân chính – Kế hoạch là một bộ phận cấu trúc của Xí nghiệp với vai trò chính là tham mưu giúp việc cho Giám đốc điều hành bộ máy của Xí nghiệp đồng thời cũng là trung tâm phục vụ toàn bộ cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Xí nghiệp. 2.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Nhân chính - Kế hoạch Giống như các phòng ban khác trong Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch cũng có những chức năng và nhiệm vụ riêng nhằm duy trì hoạt động và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Ban Nhân chính – Kế hoạch có những chức năng nhiệm vụ sau: Trưởng phòng Phó phòng Cán bộ tiền lương Nhân viên VTLT Nhân viên Lái xe Nhân viên Tạp vụ Nhân viên Y tế Tổ Bảo vệ Nhân viên định mức Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 38 2.2.1 Chức năng - Chức năng tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp. - Chức năng hậu cần quản trị: phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp. 2.2.2 Nhiệm vụ - Ban Nhân chính – Kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện. - Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp. - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản. - Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ - bảo quản con dấu. - Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động nghạch bậc của CBCNV. - Chỉnh lý bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiệm người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc khác về nhân sự, lao động. - Theo dõi thời gian công tác, tham gia BHXH của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm. - Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản. - Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng - Kế hoạch trật tự trị an, an toàn cơ quan. - Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách. - Thực hiện công tác quản lý lao động - định mức lao động - tiền lương. - Thực hiện các chế độ của người lao động do pháp luật quy định. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 39 - Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ lương hợp lý. - Thực hiện chương trình bỗi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc công nhân. - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý, năm kịp thời, chính xác - Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành của Xí nghiệp 2.3 Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch * Trưởng ban Trưởng ban Nhân chính – Kế hoạch đóng vai trò quản lý cao nhất trong Ban và có trách nhiệm về công việc sau: - Tổ chức, phân công cán bộ nhân viên theo đúng chức năng để góp phần hoàn thiện nhiệm vụ được giao. - Xây dựng được các văn bản, các nội quy, quy chế về công tác hành chính. - Tổ chức thực hiện công tác mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị in ấn các ấn phẩm phục vụ cho văn phòng đồng thời thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo và quản lý quá trình sử dụng. - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ và chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khu vực văn phòng của Xí nghiệp. - Tổ chức quản lý về lĩnh vực hành chính và quản trị như làm việc, nhà ở, điện nước sinh hoạt. Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp bố trí sắp xếp chỗ làm việc cho các phòng ban đơn vị của Xí nghiệp. - Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp, Đảng ủy về công tác thi đua khen thưởng. * Phó ban - Giúp Trưởng ban xây dựng các văn bản, các nội quy, quy chế, và công tác hành chính, theo dõi việc sử dụng các trang thiệt bị văn phòng… - Quản lý về lĩnh vực tạp vụ, vệ sinh môi trường… - Phụ trách công tác tuyên truyền giúp Trưởng ban xây dựng được nội quy, quy chế về công tác khen thưởng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 40 - Tham mưu cho Trưởng ban tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho khu vực văn phòng Xí nghiệp và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ toàn Xí nghiệp. - Làm các báo cáo nghiệp vụ chuyên môn được giao. * Nhân viên định mức - Theo dõi bổ sung điều chỉnh trong quá trình thực hiện thanh toán sản phẩm. - Hàng ngày căn cứ vào định ngạch, định mức của ngành đang hiện hành. Các hạng mục yêu cầu sửa chữa do Ban Kỹ thuật - điều độ xác định có thông qua Giám đốc Kỹ thuật tính toán giao Giám đốc nội chính ký duyệt. - Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi định mức lao động dựa trên phương pháp định ngạch kỹ thuật, xây dựng các định mức còn thiếu. - Thường xuyên đi giám sát công nhân cải tiến trong sản xuất, phát hiện, bổ sung các thiếu sót, giám sát việc thực hiện đúng, đủ yêu cầu sửa chữa về hạng mục, khối lượng công việc, chất lượng. - Hàng năm nghiên cứu tổ chức lập kế hoạch hành chính phí đảm bảo thông tin liên lạc, trang bị văn phòng, dụng cụ văn phòng, văn hoá phẩm, báo chí, in ấn văn phòng phẩm, đề xuất quy định sử dụng. Sau khi được duyệt hàng quý, tháng, căn cứ vào kế hoạch tiến độ mua sắm, nhập kho hành chính, quản trị. - Mua sắm chi trả bồi dưỡng độc hại cho công nhân. - Quản lý lao động, theo dõi cập nhật quân số lao động cụ thể. - Theo dõi chế độ nghỉ thai sản. * Cán bộ tiền lương - Hàng năm tham gia xác định năng lực sản xuất, kinh doanh của Xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ của Công ty giao, nghiên cứu, xác định, dự thảo điều lệ tổ chức của bộ máy quản lý, hệ thống chỉ huy sản xuất của Xí nghiệp, quán triệt thực hiện trong Xí nghiệp. - Nắm vững quy chế của Công ty về công tác nhân sự, lao động, tiền lương, hành chính quản trị, phân cấp về hạch toán. Xác định phạm vi quản lý, quan hệ phân công trong Xí nghiệp. Thành lập mới hoặc hợp nhất, giải thể các đơn vị trong Xí nghiệp. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 41 - Căn cứ vào yêu cầu sản xuất kinh doanh, bộ máy chỉ huy và quản lý. Xác định chức danh công việc định viên cần thiết cùng các Ban nghiên cứu, xác định nhiệm vụ cơ bản, quan hệ phân công của các chức danh gián tiếp chủ yếu. Xác định những điều kiện tiêu chuẩn cần có của các loại nhân viên để bố trí chính xác. - Hàng năm qua kiểm tra, tổng kết, tình hình thực hiện kỷ luật định viên, đề xuất tăng, giảm định viên. - Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất - kỹ thuật – tài chính – nghiên cứu tổ chức lao động, đảm bảo phải hoàn thành nhiệm vụ, giữ tỷ lệ quy định giữa nhân viên gián tiếp với công nhân sản xuất. Cùng các bộ phận liên quan giải quyết vấn đề người thừa. - Nghiên cứu xác định bổ sung, sửa đổi quy chế tiền lương tính theo giờ, theo sản lượng, tính khoán. - Phương pháp tính đơn giá: biện pháp, quy trình thanh toán chi trả lương, theo dõi, kiểm tra, tổng kết các công tác trên. - Kiểm tra nghiên cứu tình hình thu nhập của công nhân từng khu vực, ngành nghề. Tham gia phân phối việc làm cho các tổ sản xuất. Dựa trên các tiêu chí, vị trí của nghề trình độ kỹ thuật, điều kiện lao động, xem xét điều chỉnh đơn giá, giờ công các nghề, khu vực, đảm bảo mặt bằng thu nhập trong Xí nghiệp được hợp lý. - Thường xuyên cập nhật chính sách, chế độ, tình hình kinh tế chung của Nhà nước, của ngành, của Công ty, quán triệt nguyên tắc phân phối “ Hưởng thụ theo lao động”. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu tiền lương bình quân, tổng mức tiền lương, mức nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp. - Nghiên cứu, xác định, đề xuất phương án điều chỉnh tiền lương đảm bảo nguyên tắc: Tốc độ tăng tiền lương phải nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động. - Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. - Nắm vững chế độ thang, lương, phụ cấp lương, tiền lương, tiền thưởng lập kế hoạch lao động tiền lương hàng năm, chú ý chỉ tiêu tiền lương bình quân khi đạt, vượt kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu doanh thu. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 42 - Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi các chế độ khen thưởng có tính thường xuyên về sản xuất, tiết kiệm, các phụ cấp đãi ngộ khác. Cùng các bộ phận liên quan nghiên cứu, tổ chức thực hiện chế độ thưởng sáng kiến, thưởng hoàn thành nhiệm vụ hàng năm. - Nắm vững nội dung thi đua lao động, đề xuất biện pháp thi đua lao động. Tổ chức và thực hiện công tác bình xét thành tích thi đua, cùng các bộ phận liên quan thực hiện công tác xét xử theo dõi kỷ luật. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc khác về nhân sự, lao động. - Tham gia dự thảo, kiểm tra, tổng kết việc ký hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể. - Nghiên cứu, xác định, quán triệt quy định về thời gian lao động, chế độ giờ làm việc, giờ nghỉ, giờ thường trực, giữ nghiêm kỷ luật lao động. - Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, chốt sổ BHXH, ký duyệt hàng năm. - Nghiên cứu, xây dựng biên chế lực lượng tự vệ, quân sự, kế hoạch cơ quan, hoàn thành chương tình công tác huấn luyện hàng năm. * Nhân viên văn thư lưu trữ - Chịu trách nhiệm quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản theo quy định của pháp luật. - Nhận, phân loại, vào sổ theo dõi công văn đi, đến, gửi đến các địa chỉ theo yêu cầu. - Hàng ngày đảm nhiệm công việc văn thư, lưu trữ, bảo mật tổ chức in ấn phát hành các hồ sơ, tài liệu, văn thư của Xí nghiệp. - Lập kế hoạch cấp phát, theo dõi kiểm tra việc sử dụng, làm thủ tục nhập xuất kho, bảo quản cấp phát văn phòng phẩm, vật tư, dụng cụ hành chính theo kế hoạch. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 43 - Kiểm tra bản công chế độ, bảng chia lương sản phẩm, bồi dưỡng độc hại của các tổ sản xuất cập nhật theo dõi. - Hàng ngày trực điện thoại Xí nghiệp, đảm bảo liên lạc, nhận chuyển công văn, thư, báo chí, sắm vật phẩm cho lãnh đạo Xí nghiệp tiếp khách. - Soạn thảo các văn bản và chứng thư bằng máy vi tính. * Nhân viên lái xe - Trong giờ làm việc phải có mặt tại nhà của tổ xe sẵn sàng nhận lệnh phục vụ kịp thời. Khi nhận được lệnh công tác phải chủ động tính toán về thời điểm xuất phát để đảm bảo thời gian, trên đường phải giữ an toàn tuyệt đối, chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ giao thông, luôn giữ thái độ vui vẻ. - Sau mỗi chuyến đi phải ghi chép đầy đủ vào các cột trong giấy xác nhận kết quả quãng đường của chuyến công tác, lấy xác nhận của cán bộ đi xe. - Khi thanh toán phải thực hiện các bước theo quy định: phải có lệnh điều động và hoá đơn mua xăng dầu, xác nhận của người đi công tác và văn phòng công ty. - Luôn có ý thức bảo vệ xe, mang xe đi bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo an toàn cho chuyến công tác của lãnh đạo. * Tổ bảo vệ - Chịu trách chiệm bảo vệ tài sản, của cải vật chất của Xí ngiệp cũng như phương tiện đi lại của khách đến cơ quan. - Bảo vệ an ninh trật tự cho Xí nghiệp 24/24 giờ trong ngày. Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy tại trụ sở Xí nghiệp trong phạm vi được phân cấp quản lý. - Giám sát sự ra vào Xí nghiệp của tất cả mọi người. - Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy, quản lý vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại . * Nhân viên tạp vụ - Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm dọn dẹp văn phòng. - Biết cách sắp xếp công việc, nơi làm việc gọn gàng Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 44 - Bảo đảm nước uống , chè thuốc, nước nóng để phục vụ đón tiếp khách của văn phòng. * Nhân viên y tế - Thường xuyên theo dõi sức khỏe cho CBCNV trong toàn Xí nghiệp. - Cấp, phát thuốc điều trị các bệnh thông thường cho cán bộ công nhân viên, cấp giấy nghỉ ốm theo quyền hạn. - Tổ chức công tác phòng chống dịch bệnh. - Mua và chấp hành nghiêm túc các quy định của Nhà nước về Bảo hiểm y tế cho người lao động. 2.4 Trang thiết bị văn phòng STT Thiết bị văn phòng Số lƣợng Đơn vị 1 Máy vi tính 03 Bộ 2 Máy in 02 Chiếc 3 Máy photocopy 01 Chiếc 4 Điều hòa nhiệt độ 01 Chiếc 5 Tủ đựng tài liệu 01 Chiếc 6 Máy điện thoại 01 Cái 7 Máy fax 01 Chiếc 8 Đèn chiếu sáng 04 Cái 9 Quạt treo tường 04 Chiếc 10 Bàn ghế làm việc 03 Bộ 11 Bàn tiếp khách 01 Bộ ( Nguồn : Ban Nhân chính – Kế hoạch ) Phòng làm việc là nơi diễn ra mọi hoạt động quản lý, các trang thiết bị hiện đại trong các phòng làm việc góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng và tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên. Ngày nay, khi xu hướng HĐH ngày càng phát triển mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiện đại càng có vai trò đặc biệt Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 45 quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Những phương tiện kỹ thuật mới hiện nay được trang bị cho các văn phòng hiện đại có thể kể ra như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại, máy ghi âm, máy tính điện tử và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xóa, tủ đựng hồ sơ, máy huỷ tài liệu và các loại đồ dùng thông thường khác. Một văn phòng hiện đại không thể thiếu các trang bị đó vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Các trang thiết bị hiện nay của Ban Nhân chính – Kế hoạch gồm: - Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy điện thoại, máy in… - Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách, các loại kẹp hồ sơ, bút xóa, tủ đựng hồ sơ… - Các trang thiết bị đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường: quạt, đèn điện, điều hoà nhiệt độ, chống ồn, thông gió... Qua đó ta có thể thấy sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với bộ phận văn phòng, thấy rõ tầm quan trọng của công tác văn phòng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên đã trang bị cho văn phòng các thiết bị thiết yếu cho hoạt động văn phòng. Bộ phận văn phòng cần trang bị thêm các thiết bị hiện đại như: máy scan có khả năng chỉnh sửa, lắp đặt mạng LAN, Internet đường truyền tốc độ cao... để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. 3. Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Ban Nhân chính - Kế hoạch 3.1 Xây dựng chƣơng trình công tác Chương trình công tác của Xí nghiệp được Ban Nhân chính – Kế hoạch xây dựng dựa trên chiến lược phát triển và chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp. - Chương trình công tác của Xí nghiệp đã định hình công việc, mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý của Xí nghiệp theo thời gian nhất định. - Chương trình công tác tác chiến cho lãnh đạo điều hành Xí nghiệp đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước mắt cũng như những công việc lâu dài. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 46 - Để xây dựng được chương trình làm việc Xí nghiệp Ban Nhân chính – Kế hoạch dựa vào các chỉ tiêu, kế hoạch và tình hình thực tế tại Xí nghiệp để đưa ra chương trình làm việc năm, quý, tháng, tuần như sau: + Chương trình làm việc năm: cuối mỗi năm Ban Nhân chính - Kế hoạch gửi báo cáo tổng kết của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên ban lãnh đạo và các phòng ban trong Xí nghiệp để các đơn vị phòng ban căn cứ vào đó mà thực hiện công việc. + Chương trình làm việc quý: trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận, đơn vị trong Xí nghiệp đã đánh giá tình hình thực hiện chương trình làm việc quý đó, những kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn và thuận lợi. Đồng thời nghiên cứu, xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị ban lãnh đạo điều chỉnh chương trình làm việc cho quý sau. + Chương trình làm việc tháng: hàng tháng các bộ phận, đơn vị trong Xí nghiệp căn cứ vào chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc tháng sau. + Chương trình làm việc tuần: căn cứ vào chương trình làm việc tháng để đưa ra chương trình làm việc tuần và căn cứ vào những phát sinh, tồn tại để điều chỉnh chương trình làm việc của toàn Xí nghiệp cho tuần tiếp theo. Trong thời gian qua việc thực hiện xây dựng chương trình làm việc của Xí nghiệp đã đạt được những kết quả sau: - Ban Nhân chính – Kế hoạch đã phối hợp với các phòng ban xây dựng, quản lý thực hiện chương trình làm việc tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu đề ra. - Các chương trình đã bám sát được trọng tâm, bao quát được các mặt hoạt động của Xí nghiệp, giúp cho việc lãnh đạo điều hành Xí nghiệp được dễ dàng thuận lợi hơn. - Việc chương trình công tác đã giúp cho việc phân công công việc dễ dàng hơn không bị trùng lặp gây lãng phí thời gian, sức lực và nguồn kinh phí. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 47 - Xây dựng chương trình công tác đã thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc mà Xí nghiệp, đơn vị, phòng ban thực hiện. Bên cạnh đó còn tồn tại hạn chế như: + Tình trạng chạy theo thành tích khiến cho các công việc được thực hiện theo chương trình chỉ đảm bảo về số lượng mà coi nhẹ về mặt chất lượng công việc. + Văn phòng chưa đi sâu, đi sát trong việc chỉ đạo, đôn đốc các phòng ban khác thực hiện đúng chương trình đã lập. + Sự phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban, các bộ phận còn chưa chặt chẽ, chưa ăn khớp nhịp nhàng. Nguyên nhân của những thiếu sót trên: + Các đơn vị, các phòng ban chưa chủ động trong việc đề xuất các biện pháp giải quyết những khó khăn, vướng mắc, còn bị động chờ sự phân công giao nhiệm vụ của cấp trên. + Nguyên nhân của việc xây dựng chương trình làm việc còn nhiều hạn chế do việc phát sinh các công việc nằm ngoài chương trình trong khi quỹ thời gian còn thiếu dẫn đến công việc phải điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp với điều kiện thời gian, việc thực hiện chương trình khó khăn bị động. 3.2 Công tác thông tin - Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào nhu cầu về thông tin là rất lớn, tuỳ theo từng công việc, mục đích sử dụng lượng thông tin sẽ được sử dụng sẽ nhiều hay ít. Do đó bộ phận văn phòng phải liên tục cập nhật thông tin để thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo cơ quan, giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình và xử lý kịp thời có hiệu quả các công việc nảy sinh trong hoạt động điều hành, quản lý của mình. - Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động quản trị của lãnh đạo cơ quan đạt được hiệu quả cao nhất. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 48 - Công tác thu thập thông tin tại Ban Nhân chính – Kế hoạch vẫn còn rất hạn chế, thủ công. Chủ yếu vẫn là thu thập qua các văn bản, hay trực tiếp đến tận nơi để tìm kiếm thông tin nên số lượng thông tin thu thập được còn ít, nhân viên văn thư cũng khá thụ động với cách thu thập này. Một những trong hình thức thu thập thông tin hiện đại ngày nay là qua mạng Internet, bằng phương pháp này