Khóa luận Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng

nh ngày càng khó khăn. Tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nói riêng. Đây là khó khăn chung của cả nền kinh tế. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 33 Kể từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2009 số lượng yêu cầu giám định đã giảm do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế chung, song kế hoạch doanh thu năm sau cứ phải cao hơn năm trước do đó doanh số của Chi nhánh giảm so với những tháng trước đó. Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêu doanh số cũng có ảnh hưởng. Chủ quan Bộ phận kế toán của phòng HC-KT chưa chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhánh. Nhất là các khoản tồn nợ lâu ngày của các khách hàng như: Công ty cấp nước Hà Nam, Nhà máy tôn mạ màu Việt Pháp, thép Vạn Lợi. Trong tình hình suy giảm kinh tế hiện nay, việc giảm thiểu nợ đọng là một vấn đề trở nên rất khó khăn. Mặt khác công tác tài chính kế toán vẫn còn bộc lộ những điểm yếu trong việc tham mưu cho lãnh đạo để quản lý việc chi tiêu tiền, quản lý nguồn vốn, kinh doanh có hiệu quả. Trang thiết bị thí nghiệm của Chi nhánh vẫn còn nghèo nàn và chỉ tập trung vào một số chỉ tiêu đơn giản. Chi nhánh đã đầu tư một hệ thống thiết bị kiểm tra Gas tương đối hiện đại nhưng hiệu suất hoạt động vẫn chưa cao. Do cảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết các khách hàng kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêu cầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao. Số mặt hàng cần kiểm tra giám định thì nhiều nhưng lại phân tán và số lượng ít, do đó Chi nhánh khó có khả năng đầu tư, đổi mới trang thiết bị hiện đại. Chủ động nâng cao tinh thần phục vụ của một vài giám định viên chưa trở thành ý thức trong họ. Trong năm 2009 Chi nhánh đã có bổ sung thêm một số dịch vụ mới như: thẩm định giá, thẩm định công trình xây dựng, giám định môi trường nhưng chưa được ban lãnh đạo và các giám định viên khai thác, phát triển mở rộng dịch vụ này. Việc quan tâm đến chất lượng công tác trong các phòng giám định của một số giám định viên vẫn còn coi nhẹ. Các sai sót trong chứng thư mặc dù được cập nhật và tổ chức rút kinh nghiệm song vẫn còn chậm. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 34 2.2 Tổ chức bộ máy phòng hành chính – kế toán. 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – kế toán. Thực hiện công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự: tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Chi nhánh. Thực hiện nhiệm vụ hành chính: mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của các Chi nhánh, tiếp khách, giao dịch, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ, bảo vệ, lái xe… Thực hiện nghiệp vụ kế toán và theo dõi tình hình tài chính của Chi nhánh, bao gồm: kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, các khoản phải thu, các khoản phải chi…. Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng vốn có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử lý các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh. Hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ… và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện công tác mở sổ sách và các biểu, báo cáo đầy đủ, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo dúng pháp lệnh thống kê kế toán. Căn cứ vào mô hình tổ chức, quản lý và điều hành chung của Chi nhánh và căn cứ vào khối lượng công việc thực tế của phòng HC – KT để phát huy tối đa hiệu quả công tác, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng CBCNV trong phòng phối kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn thành khối lượng công việc của phòng với các đơn vị, các phòng ban liên quan trong Chi nhánh phòng HC – KT đề xuất mô hình tổ chức theo sơ đồ: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 35 Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HC – KT (Nguồn: Vinacontrol hải Phòng) Căn cứ vào sơ đồ tổ chức trên cơ cấu nhân sự được bố trí như sau: Trưởng phòng Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát… Quản lý chung công tác hành chính quản trị - nhân sự: + Quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự của Chi nhánh. + Tổ chức cán bộ, hồ sơ tuyển dụng, báo cáo đào tạo. + Phụ trách công tác quản lý hệ thống chất lượng của phòng. + Theo dõi tiền lương của CBCNV. Đảm bảo quyền lợi theo đúng hợp đồng lao động. Quản lý chung công tác: + Kế toán theo dõi thu, chi qua 2 ngân hàng: Ngoại thương & Trưởng phòng Bộ phận hành chính, tổ chức Phó phòng Bộ phận kế toán Nhân viên văn thư Kế toán tổng hợp Nhân viên hành chính – lái xe Thủ quỹ, thủ kho Nhân viên lao công Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 36 Techcombank trên hệ thống phần mềm FAST. + Cập nhật doanh thu những hóa đơn đã thu qua ngân hàng trên hệ thống phần mềm quản lý doanh số nghiệp vụ. + Chế độ chính sách, hưu trí người lao động (BHXH). + Hành chính quản trị & Công tác Quân sự Chi nhánh + Phân công công việc đột xuất cho nhân viên trong phòng. Trưởng phòng HC-KT có quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trong phòng cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của toàn Chi nhánh. Trưởng phòng HC-KT chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả hoạt động của phòng HC-KT. Phó phòng Phó phòng đồng thời là trưởng bộ phận kế toán của phòng HC-KT và điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tổng hợp. Phó phòng thực hiện các công việc sau: - Kế toán chi tiền mặt. - Kế toán theo dõi, quản lý hóa đơn bán ra (Doanh số). - Theo dõi và tính phân bổ khấu hao giá trị tài sản của Chi nhánh. - Kế toán lương, BHXH, BHYT, thuế TNCN của người lao động. - Tổng hợp báo cáo hóa đơn mua vào, bán ra (gồm cả VAT) hàng tháng, kế toán in báo cáo tổng hợp công tác quyết toán của Chi nhánh tháng, quý, năm theo yêu cầu của Công ty. - Báo cáo quyết toán thuế tháng, năm. - Lưu trữ chứng từ kế toán. - Phục vụ Công tác kiểm toán năm. - Điều hành mọi công việc của phòng khi Trưởng phòng đi vắng, hoặc đi công tác. Phó phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả hoạt động của bộ phận Kế toán do phó phòng quản lý. Bộ phận hành chính, tổ chức Bộ phận này gồm các nhân viên và công việc của từng người như sau: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 37 - Nhân viên văn thư: làm nhiệm vụ: + Thường trực cơ quan tại số 56-Phạm Minh Đức. + Hướng dẫn khách đến làm việc tại các bộ phận. + Nhân viên văn thư nhận báo, theo dõi công văn đến, vào sổ công văn trình Giám đốc duyệt, phát cho các bộ phận theo quy định. + Theo dõi gửi công văn đi theo yêu cầu cho khách hàng ngoại tỉnh. + Giao công văn (Chứng thư, hóa đơn) trực tiếp cho khách hàng nội tỉnh. + Thực hiện một số công việc đột xuất theo sự phân công của lãnh đạo phòng. - Nhân viên hành chính – lái xe: thực hiện công việc: + Lái xe đảm bảo an toàn, quản lý và đề nghị bảo dưỡng kiểm tra xe an toàn theo đúng định kỳ quy định. + Làm công tác lễ tân: đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu. + Quản lý và đề xuất công tác sửa chữa tài sản nhà cửa cơ quan khi bị hư hỏng. + Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư khi có yêu cầu. + Theo dõi quản lý kiểm kê tài sản của phòng và đôn đốc các phòng kiểm kê vật tư tài sản cuối năm của Chi nhánh. + Theo dõi công cụ cần kiểm định. + Chuyển công văn đến khách hàng nội tỉnh khi được phân công. + Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. - Nhân viên lao công (hợp đồng công nhật) + Làm công việc vệ sinh, lao công tạp vụ cơ quan ( 56 & 80 - Phạm Minh Đức) hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ. + Phục vụ nước phòng khách, phòng họp, phòng Giám đốc, Phó giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán thực hiện các nhiệm vụ: thủ quỹ, kế toán tài vụ. Trong đó Phó phòng đảm nhiệm công tác kế toán tổng hợp và nhân viên thủ quỹ. * Công việc của nhân viên thủ quỹ: - Quản lý kho văn phòng phẩm và hóa chất. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 38 - Cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, sắp xếp vệ sinh kho hàng tuần. - Quản lý quỹ, lập phiếu thu phí giám định bằng tiền mặt, chi tiền mặt theo lệnh chi. - In hóa đơn bán ra của Chi nhánh. - Báo cáo sử dụng hóa đơn theo quy định. - Vào doanh thu những hóa đơn đã thu tiền mặt qua hệ thống phấn mềm quản lý doanh số nghiệp vụ. - Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. * Nhân viên kế toán: - Kế toán theo dõi chi tiết thu hồi công nợ. - Thông báo đề nghị khách hàng thanh toán phí giám định. - Kế toán theo dõi kho: Xuất, Nhập vật tư văn phòng phẩm. - Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. 2.2.2 Hoạt động của Phòng Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng tuy không tách riêng biệt thành bộ phận văn phòng riêng nhưng các chức năng của phòng HC – KT lại thể hiện như là bộ phận văn phòng của Chi nhánh. Do đó khi em thực tập và tìm hiểu hoạt động tổ chức văn phòng ở Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng chỉ tập trung tìm hiểu về cơ cấu cũng như chức năng, nhiệm vụ phòng HC – KT. Mỗi bộ phận của phòng HC – KT của Vinacontrol Hải Phòng hoạt động với mục tiêu sau: * Bộ phận Tổ chức cán bộ: 1. Đảm bảo quản lý chặt chẽ toàn bộ hồ sơ của CBCNV trong chi nhánh. 2. Cập nhật số liệu vào hồ sơ kịp thời như lên lương, tăng, giảm lao động - Thực hiện việc theo dõi, quản lý việc lên lương của CBCNV kịp thời, chính xác, đúng kỳ hạn. - Giải quyết chế độ BHXH, làm thủ tục hưu trí với cơ quan BHXH thành phố đúng thời gian quy định cho CBCNV, chốt sổ bảo hiểm định kỳ hàng năm với bảo hiểm Quận. - Thực hiện tốt, đúng quy trình công tác tuyển dụng lao động khi có yêu Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 39 cầu theo đúng quy chế Công ty đề ra. * Bộ phận hành chính: * Mua sắm: Đảm bảo mua sắm vật tư văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm khác đúng kế hoạch đã dự trữ để kịp thời phục vụ cho công tác chuyên môn, không để chờ vật tư văn phòng phẩm quá 4 đến 8 giờ. - 100% công việc mua sắm phải theo danh sách nhà cung ứng đã được duyệt. - Mua sắm phải đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý và đã được lãnh đạo duyệt trước vào các thông báo giá. - Phải cập nhật kho đầy đủ khi vật tư đã được mua về cơ quan. * Cấp phát: Cấp phát đúng, đủ, kịp thời, những vật tư, ấn phẩm khi có nhu cầu của chuyên môn mà đã được lãnh đạo duyệt theo phiếu lĩnh vật tư. - Không được tự động cấp phát khi chưa có lệnh của lãnh đạo Chi nhánh. - Phải kiêm kê và thông báo cho cán bộ phụ trách biết những vật tư cần thiết khi kho còn số lượng ít để có kế hoạch mua bổ sung. - Bảo quản kho phải ngăn nắp, cẩn thận, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm. - Trước khi ra về kiểm tra kho tắt điện, khóa cửa để tránh hỏa hoạn hoặc mất cắp xảy ra. - Phục vụ cho việc khánh tiết, đón tiếp khách chu đáo. - Đôn đốc vệ sinh sạch sẽ cơ quan nhất là những khu vực công cộng. - Quản lý chặt chẽ tài sản mà cơ quan giao cho cá nhân quản lý, không được để mất mát, thất lạc, phải kiêm kê tài sản thường xuyên. * Bộ phận lái xe: - Luôn bảo vệ, giữ gìn, bảo quản xe sạch sẽ, luôn kiêm tra hệ thống an toàn xe, theo dõi kiểm định xe đúng thời hạn, tiết kiệm xăng dầu. - Phấn đấu lái xe an toàn (100%) cho người và tài sản. - Người lái xe phải chấp hành tốt sự phân công, điều động của lãnh đạo các cấp, phục vụ công tác khẩn trương, nhanh nhẹn, thực hiện đúng giờ. - Tinh thần, thái độ phục vụ hòa nhã, đúng mực, làm tròn nghĩa vụ và trách nhiệm của người lái xe. - Các phòng có nhu cầu công tác bằng xe con phải đăng ký vào sổ xin Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 40 xe của phòng HC - KT và được Giám đốc duyệt. Phải bàn giao xe trong tình trạng trước khi giao và nhận xe. * Bộ phận văn thƣ: - Bộ phận văn thư nhận, gửi vào sổ công văn kịp thời, ghi chép danh mục công văn đầy đủ. - Bộ phận văn thư sao gửi cho các bộ phận ngay trong ngày khi đã được Giám đốc phê duyệt. - Không để thất lạc công văn. - Khi các phòng nhận công văn phải ký nhận vào sổ(100%). - Giao công văn, chứng thư kịp thời theo yêu cầu chuyên môn. * Bộ phận thƣờng trực, bảo vệ: - Giữ gìn an ninh trật tự được đảm bảo. - Không bỏ vị trí công tác. - Không để xảy ra mất mát tài sản của cơ quan, của CBCNV và của khách hàng đến Chi nhánh làm việc. Nếu để xảy ra hậu quả mất mát tùy theo mức độ cá nhân phải chịu trách nhiệm bồi thường. - Bộ phận thường trực, bảo vệ có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng đến các bộ phận làm việc một cách chu đáo. * Bộ phận kế toán tài vụ * Thu: Phải kết hợp chặt chẽ với các phòng Nghiệp vụ và 3 phòng Giám định đảm bảo việc cấp phát hóa đơn thu phí giám định được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng hủy và sửa chữa hóa đơn. - Kiểm tra, phát hiện và thông báo cho các bộ phận có liên quan về nội dung thu phí giám định và hình thức thanh toán cho đầy đủ trước khi phát hóa đơn cho khách hàng. - Phát hành hóa đơn đầu ra kịp thời, đầy đủ, cập nhật báo cáo kế toán đúng thời gian. - Đẩy mạnh công tác thu phí giám định bằng nhiều hình thức tiền mặt, nhất là hình thức nhờ thu qua ngân hàng, yêu cầu phải đầy đủ thủ tục dấu và chữ ký của chủ hàng trên giấy yêu cầu khi công việc đã hoàn thành. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 41 - Công tác hạch toán thu chi phải đảm bảo chính xác, kịp thời giảm tỷ lệ nợ đọng xuống mức thấp nhất theo quy định của Công ty. * Chi: Chi trả kịp thời, đúng thời gian quy định theo chế độ hiện hành các khoản như: Thuế môn bài năm, Thuế đất, thuế VAT tháng, thuế TNCN và các khoản nghĩa vụ nộp về Công ty, BHXH, Y Tế, KPCĐ nộp cấp trên. - Không để bị phạt về tài chính các khoản thực hiện sai cơ chế tài chính hiện hành. - Công tác thanh toán nội bộ, sau khi nhận được chứng từ của các cá nhân và phòng giao nộp, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và thanh toán ngay sau khi đã được duyệt, chậm nhất không quá 2 ngày khi chứng từ đầy đủ. - Tất cả các chứng từ thanh toán phải được kiểm tra 100% theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Từ chối ngay những chứng từ không đúng quy định. - Thanh toán các khoản phải trả như: Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ đúng thời gian đã quy định của Chi nhánh, nếu có thay đổi phải báo cáo và xin ý kiến Giám đốc. - Bộ phận kế toán tài vụ giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ chi phí, nếu phát hiện những chi phí bất hợp lý làm giảm tỷ lệ lợi nhuận và giảm lương phải báo cáo Giám đốc biết để chỉ đạo. - Phải đảm bảo công tác hạch toán được chính xác đúng theo yêu cầu về chuyên môn của Công ty đề ra. * Thủ quỹ - Thủ quỹ cấp phát tiền kịp thời khi lệnh chi đã được Giám đốc duyệt. - Thực hiện đúng chế độ thu, chi tiền mặt theo nguyên tắc tài chính hiện hành, nghĩa là khi chi tiền phải có đầy đủ chữ ký trên phiếu chi. - Khi chi tạm ứng đợt này người xin tạm ứng phải thanh toán hết tạm ứng của đợt trước. - Khi cấp phát tiền phải đảm bảo 100% không sai sót, mất mát. - Cuối thứ 6 hàng tuần và ngày cuối cùng của tháng bộ phận kế toán tài vụ phải kiểm kê quỹ tiền mặt để đối chiếu số đã thu chi với sổ sách kế toán và có báo cáo tồn tiền mặt tại quỹ. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 42 2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng 2.2.3.1 Công tác sắp xếp bố trí văn phòng Phòng HC – KT của Vinacontrol Hải Phòng được bố trí theo không gian mở - đóng gồm 3 phòng làm việc: 1 phòng làm việc của Trưởng phòng, 1 phòng làm việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phòng làm việc của Phó phòng cùng các nhân viên kế toán ở trụ sở 80- Phạm Minh Đức. Riêng nhân viên văn thư được bố trí bàn làm việc ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng. Không gian làm việc của 3 phòng không rộng, do Chi nhánh có 2 địa điểm và diện tích mặt bằng cũng không phải là rộng nên việc bố trí như vậy đã tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật và mặt bằng. Phòng làm việc của Phó phòng và các nhân viên kế toán được bố trí theo không gian mở. Vì không khí làm việc thoải mái, cởi mở tạo sự hứng khởi làm việc, thư giãn khi căng thẳng nên tâm lý làm việc của mọi người không bị ảnh hưởng nhiều. Với việc bố trí một phòng làm việc riêng cho Trưởng phòng giúp Trưởng phòng tập trung cao trong công việc, hạn chế được sự ảnh hưởng các tác động bên ngoài, đảm bảo những thông tin mật chuyển cho Trưởng phòng. Các phòng đều được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện cho việc tìm kiếm và lưu trữ. Riêng phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí tới 3 tủ đựng hồ sơ. Vì Vinacontrol Hải Phòng có 2 trụ sở làm việc nên việc phòng HC – KT phải chia mỗi bộ phận ở một địa điểm cũng là để thuận lợi làm việc với các phòng ban khác và đảm bảo hoạt động của toàn Chi nhánh luôn được diễn ra thông suốt. Song việc bố trí bàn ghế tiếp khách như vậy dễ làm ảnh hưởng tới công việc của Trưởng phòng, nhân viên hoặc gián đoạn giao tiếp với khách. Đặc biệt, sự tập trung vào công việc của họ sẽ giảm và khách không thoải mái khi trao đổi. Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Việc tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 43 2.2.3.2 Trang thiết bị văn phòng Vinacontrol Hải Phòng hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định nên yếu tố trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác giám định cũng như quản lý điều hành đều được Ban giám đốc chú trọng đầu tư hợp lý. Vì điều này tác động tích cực tới tâm lý làm việc của nhân viên, trong đó phải kể đến trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ để đáp ứng được yêu cầu công việc. Văn phòng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các CBCNV được đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu thập xử lý lưu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức chính vì vậy việc trang bị thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc được thuận lợi hơn. Các trang thiết bị của văn phòng của Chi nhánh gồm 3 loại: - Các trang thiết bị phục vụ cho công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy điện thoại…. - Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách… - Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…. Số lượng các trang thiết bị trong phòng Hành chính được bố trí tương đối đầy đủ, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các nhân viên làm việc tại phòng: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 44 Hình 4: Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng (tháng 12/2009). STT Loại thiết bị Số lƣợng (chiếc) 1 Máy vi tính 06 2 Máy photo 01 3 Máy in 04 4 Điện thoại 08 5 Máy fax 02 6 Máy điều hòa 03 7 Máy chiếu 01 8 Máy scan 03 9 Loa đài 01 10 Tủ hồ sơ 06 11 Bàn làm việc 10 12 Bàn tiếp khách 03 13 Quạt 03 (Nguồn: Phòng HC – KT, Vinacontrol Hải Phòng) 2.3 Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Chi nhánh. 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin. Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng và được ví như là mạch máu hoạt động có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. Phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là nhằm đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị đó được cung cấp những thông tin cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đem lại hiệu quả. Điều đó có thể được thực hiện thông qua hệ thống văn bản quản lý và các công nghệ hiện đại. Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ngoài công việc thu nhận thông tin qua hệ thống văn bản công ty thì thông tin còn được thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet… Nhờ những công nghệ hiện đại này mà công tác quản lý và sử dụng thông tin của công ty trở nên hiệu quả và đảm bảo hơn. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 45 Quy trình tổ chức công tác thông tin của phòng (có 4 bước) Bước 1: Thu thập thông tin Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của Chi nhánh. Bởi vì số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong Chi nhánh. Ngoài việc tiếp nhận thông tin theo hệ thống, tính chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh mà còn phải thu thập thông tin theo yêu cầu của ban lãnh đạo Chi nhánh. Kênh thông tin cần thu thập gồm có: + Kênh thông tin theo ngành trong từng phòng ban, trong Công ty, Chi nhánh, trong phạm vi trong nước, quốc tế. + Kênh thông tin qua các báo cáo định kỳ, qua các cuộc họp giao ban, hội nghị…. + Kênh thông tin qua giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. + Kênh thông tin qua việc tra cứu các văn bản Nhà nước. Phòng HC-KT của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được coi là cửa sổ của mọi luồng thông tin, là bộ lọc thông tin cho Chi nhánh. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải qua phòng này để thu thập và xử lý, phối hợp Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác thông tin của phòng HC-KT (chính là nhân viên văn thư) phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để đưa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho cấp trên. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thư khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 46 Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu ra cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ phận, đối tượng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt như: văn bản, cuộc họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp…. Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin Vì thông tin không phải chỉ được sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải được lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy thông tin phải được bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo yêu cầu cầu nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản thông tin. Có các phương pháp bảo quản như sau: + Qua hệ thống máy tính điện tử của Chi nhánh. + Qua hệ thống phim ảnh. + Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gang. Kết quả thực hiện nghiệp vụ thông tin: Tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ngoài công việc thu nhận thông tin qua hệ thống